Functiebeschrijving Clubmanager

Functieomschrijving Clubmanager Hockeyclub Klein Zwitserland
De Clubmanager verricht zijn/haar taken ten behoeve van Vereniging Hockey Club
Klein Zwitserland (“de Vereniging”), alsook ten behoeve van Stichting Sportpark Klein
Zwitserland (“de Stichting”), met als basiskader de overeenkomst van opdracht die
hij met de Stichting is aangegaan.
Taken en verantwoordelijkheden
 Aanspreekpunt/overlegpartner/informatiebron en degene die afspraken maakt
namens de Vereniging en de Stichting, voor:
a. alle gebruikers van sportcomplex Klein Zwitserland, m.b.t.
algemene dagelijkse zaken;
b externe partijen als KNHB, omroeporganisaties, Gemeente en
andere overheden, over aangelegenheden die het gebruik van
het sportcomplex Klein Zwitserland betreffen;
c bewoners, bedrijven en verenigingen binnen en rondom
sportcomplex Klein Zwitserland, in het bijzonder MAX Health
Club en tennisvereniging Leimonias;
d de vaste en incidentele huurders van sportcomplex Klein
Zwitserland;
e de horeca-exploitant;
f de Gemeente in haar rol als “aannemer” van de
onderhoudswerkzaamheden en als subsidieverstrekker voor
investeringen in het complex;
g. de besturen van de Vereniging en de Stichting m.b.t. de
dagelijkse gang van zaken rond de accommodatie en de
Vereniging;
h andere relevante daarvoor in aanmerking komende partijen.
 inhoudelijk en financieel aansturen van de administratieve medewerkers, de
groundsman, de materiaalcommissaris en andere daarvoor in aanmerking
komende functionarissen;
 het ondersteunen van de exploitatie van de bovenruimte van het Klein
Zwitserland clubhuis als koffie-, lunch-, borrel- en dinergelegenheid;
 het stimuleren van en toezien op een zo (kosten)efficiënt-, voordelig- en hoog
mogelijke exploitatie van de Klein Zwitserland buffetten;
 het beheer van de technische aspecten m.b.t. de infrastructuur van het
sportcomplex;
 het i.s.m. de verantwoordelijke bestuursleden van vereniging en stichting
ontwikkelen en uitvoeren van het beleid m.b.t. de infrastructuur van het
sportcomplex;
 het maken en up-to-date houden van en uitvoering geven aan een
onderhoudsplan voor de accommodatie;
 het identificeren en realiseren van mogelijkheden tot subsidiëring van
(onderdelen van) de infrastructuur van het sportcomplex en van
verenigingsactiviteiten
 het archiveren, beheren en uitoefenen van controle op de naleving van
contracten met leveranciers, sponsoren en huurders;









het bieden van praktische ondersteuning aan degenen die ten behoeve van
Hockey Club Klein Zwitserland commerciële- en sponsoring activiteiten
verrichten;
het opzetten (samen met de penningmeester van de Vereniging), onderhouden
en ondersteunen van een zo efficiënt mogelijke financieel-administratieve
organisatie voor Hockey Club Klein Zwitserland;
het uitoefenen van controle op alle binnenkomende facturen en andere
relevante financiële aangelegenheden, onder meer op het gebied van de
accommodatie;
het stimuleren van en toezien op het (juiste) gebruik van de accommodatie door
gebruikers van het sportcomplex in de meest brede zin des woords;
het stimuleren, mede-organiseren en zekerstellen van toezicht op de uitvoering
van evenementen en toernooien ten behoeve van derden;
het aan de hand van het daartoe vastgestelde tarievenstelsel verhuren van de
accomodatie aan incidentele huurders en het voorbereiden van de facturering
terzake;
het zo kostenefficiënt mogelijk exploiteren en onderhouden van de
accommodatie;
het vaststellen en beheren van de agenda met betrekking tot niet-competitie
hockey activiteiten op sportcomplex Klein Zwitserland;
het ondersteunen van de penningmeesters bij het maken van een jaarlijkse (in
juni) begroting m.b.t. bovengenoemde punten voor het volgende seizoen c.q.
het aanleveren van de cijfers ten behoeve van de begroting;
Het bovenstaande voor zover van toepassing in samenwerking met de voor de
betreffende activiteiten ingestelde commissies, besturen en bestuursleden.
Van de Clubmanager wordt verwacht dat hij/zij op bovenstaande terreinen:
- initiatief neemt en voortgang in activiteiten behoudt;
- voortdurend verdere professionalisering nastreeft en ieder jaar de diverse
categorieën opnieuw onderhandelt om een zo laag mogelijke prijs te bedingen
(energie, telefonie, etc.);
- op de relevante punten en momenten de verantwoordelijke bestuursleden
informeert en met hen overlegt, alvorens definitieve afspraken namens de
Vereniging of Stichting te maken;
- m.b.t. alle investeringen boven een bedrag van EUR 1.000,-, tijdig c.q. zo vroeg
mogelijk aangeeft dat deze te verwachten zijn en voorafgaand aan de investering,
op basis van meerdere offertes en een begroting, goedkeuring aan de
penningmeester van de Vereniging vraagt;
- actief bewaakt dat goedgekeurde investeringen en uitgaven binnen de
bijbehorende begrotingen/budgetten blijven;
- regelmatig aan de penningmeester van de Vereniging verantwoording aflegt over
gedane uitgaven;
- contractonderhandelingen altijd voert tezamen voert met dan wel na voorafgaand
overleg met de betrokken bestuursleden;
- namens de verantwoordelijke bestuursleden de voortgang van projecten bewaakt;
- bestuursleden zoveel en waar mogelijk ondersteunt in de dagelijkse uitvoering
van zaken.
- de participatie door vrijwilligers stimuleert en de totstandkoming van een
vrijwilligersorganisatie c.q. –structuur binnen de vereniging bevordert.
De Clubmanager heeft een zo vaak als nodig gevraagd en ongevraagd periodiek
voortgangsoverleg met het bestuur c.q. betrokken bestuursleden van de vereniging
en zendt daartoe voorafgaand aan dergelijk overleg een kort activiteiten- en
statusoverzicht ter informatie aan het betreffende bestuurslid toe.
Het bestuur kan de clubmanager uitnodigen ten behoeve van informatie-uitwisseling
de vergaderingen van het bestuur van de Vereniging en van het bestuur van de
Stichting bij te wonen.
Met de Clubmanager worden jaarlijks, aan het begin van het seizoen, doelstellingen
afgesproken. Eén keer per 3 maanden vindt hierover overleg plaats met de
verantwoordelijke bestuursleden van HCKZ en SPKZ.
Aan het eind van het seizoen wordt vastgesteld in hoeverre de doelstellingen bereikt
zijn.
1 november 2014

Download Report