Bijlage 2c Raadsbrief januari 2014

Aan de gemeenteraad
Datum
: 21 januari 2014
Ons kenmerk
: 2014.0.002.819
Zaaknummer
: 2014-01-00603
Contactpersoon
: Jan-Henk Janssen
Telefoonnummer
: (026) 377 4993
Onderwerp : voortgang intergemeentelijke samenwerking
Geachte Voorzitter en leden,
Met deze brief informeren wij u over ons besluit om in te stemmen met de opdracht om te komen tot de
oprichting van een intergemeentelijke uitvoeringsdien st. Tevens informeren wij u over de voortgang van
de diverse samenwerkingsprojecten die door de gemeent en Arnhem, Lingewaard, Overbetuwe , Rheden
en Renkum zijn gestart.
Eén organisatie voor intergemeentelijk samenwerken?
De rond de zomer geformeerde stuurgroep Intergemeent elijk Werken, bestaande uit de burgemeesters
van Asseldonk (Overbetuwe, voorzitter); Gebben (Renk um ); Schuurmans (Lingewaard) en de
wethouders Haverkamp (Rheden) en namens Arnhem wetho uder Leisink, heeft een opdracht
geformuleerd om een intergemeentelijke uitvoeringsdi enst (IGUD) in te richten.
Wat de stuurgroep voor ogen staat is “een intergeme entelijk samenwerkingsverband dat gericht is op de
uitvoering van beleidsarme processen”. De gemeenten ze lf blijven verantwoordelijk voor het betreffende
beleid. Doel van het samenwerkingsverband is:
- het verm inderen van kwetsbaarheid (door het bieden van continuïteit)
- het leveren van (m inimaal gelijke) kwaliteit
- tegen (op termijn) lagere kosten
- het vergroten van de aantrekkelijkheid voor medewerke rs op een op termijn weer schaarse
arbeidsmarkt.
Vooralsnog is besloten om te starten met de onderwe rpen waaraan de afgelopen drie jaar gewerkt is
binnen het intergemeentelijk werken. Op termijn kan he t takenpakket voor de nieuwe
uitvoeringsorganisatie door de deelnemende gemeente n verder worden uitgebreid.
Regionale interimpool
Op de kop af drie jaar werken de medewerkers van de Re gionale Interimpool aan interim - en/of
projectmanagementopdrachten of leveren zij management advies aan de G5-gemeenten. In het algemeen
tot volle tevredenheid van de opdrachtgevers. De laa tste jaren werkt de Regionale Interimpool vooral aan
opdrachten waarbij de regionale samenwerking centraal staat: samenwerking op het gebied van Sport,
ICT en Belastingen en samenwerking in de drie decentr alisaties. Verder wordt de pool ingezet op
opdrachten waarbij verzelfstandiging van gemeentelijk e instellingen centraal staat. De Regionale
Interimpool heeft een plek in de samenwerking van de G5 verworven op basis van succesvol uitgevoerde
opdrachten en tevreden opdrachtgevers die graag bij h en terugkomen. Na drie jaar is het tijd om te kijken
of de ingezette koers nog de juiste is. Het veld om o ns heen en de soort opdrachten veranderen van
kleur. De Regionale Interimpool actualiseert haar bed rijfsplan en stelt de koers daar waar nodig bij.
Eusebiusbuitensingel 53
Datum: 21 januari 2014
Ons kenmerk: 2014.0.002.819
Zaaknummer: 2014-01-00603
Pagina: 2
Regionale Belastingsamenwerking
Begin 2013 is een doorstart gemaakt met het onderzoek naar de belastingsamenwerking. In mei en
oktober zijn de belastingmedewerkers van de vijf gemee nten met elkaar in gesprek geweest om elkaar te
leren kennen, ideeën en vragen met elkaar te delen en vooral om Best Practices vanuit iedere gemeente
in te brengen. Wat kunnen we behouden en/of verbeter en in de samenwerkingsorganisatie?
Door het projectteam wordt nu gewerkt aan een rappor tage waarbij varianten vergeleken worden op de
vier k's (kosten - kwaliteit - kwetsbaarheid - klantge richtheid). Er wordt onderzoek gedaan waarbij deze
varianten op een aantal aspecten/criteria tegen elkaar worden afgewogen en ze af te zetten tegen de
huidige situatie c.q. de nuloptie. Vergeleken wordt o p financiële, juridische, organisatorische, personele
en informatie-technische aspecten.
Samenwerking Openbare Ruimte
In 2011 zijn de vijf gemeenten begonnen met het verke nnen van de samenwerking bij werken in de
Openbare Ruimte. De vijf gemeenten willen samenwerke n om schaarste van personeel op te vangen en
om elkaars kennis op peil te houden. In 2011 ging het vooral om kennismaken en uitwisselen van kennis;
sinds 2012 wordt samengewerkt aan diverse projecten.
In de praktijk hebben de activiteiten betrekking op de r ealisatie van werken in de Openbare Ruimte.
Voorbeelden zijn de ontwikkeling van het project Zuider beek in Renkum en omgeving, de ontwikkeling
van de openbare ruimte van het stationsgebied in Di eren, de plaatsing van VRI’s in Elst en de
samenwerking op het gebied van afvalbeheer en gladh eidsbestrijding. Om nog beter te kunnen
samenwerken is er voor 2013 en 2014 een gezamenlijk w erkplan opgesteld met werken, diensten en
leveringen.
ICT
In de maand januari nemen de colleges besluiten over de samenwerking op ICT-gebied. In eerste
instantie is dat een samenwerking tussen de gemeente n Rheden, Renkum, Lingewaard en Arnhem. De
gemeente Overbetuwe haakt op een later tijdstip bij dit proces aan. Door de samenwerking ontstaat een
ICT-organisatie met een grotere omvang aan personee l met als doel een stevige en flexibele eenheid te
vormen. Er ontstaan meer mogelijkheden om taken te ve rdelen en specialismen op te bouwen. Door de
omvang ontstaat er ook een betere onderhandelingspos itie naar leveranciers en partners.
Het gaat concreet om de diensten systeem/netwerk beheer , technisch applicatiebeheer en helpdesk. De
levering vindt plaats op basis van dienstverlenings overeenkomsten. De samenwerking is ingegeven om
robuustheid van de ICT-dienstverlening voor de lang ere termijn te borgen en kwetsbaarheid van de
afzonderlijke gemeenten het hoofd te bieden (met m ini maal gelijkblijvende kwaliteit). De vorm waarin
wordt samengewerkt is vanuit de op te richten interge meentelijke uitvoeringsorganisatie.
De samenwerking is niet primair ingegeven door bezuin igingen maar mag zeker geen structurele
kostenverhoging met zich meebrengen. Voor de implemen tatie wordt een zo kort mogelijk periode
aangehouden, om de desintegratiekosten bij de deelne mende gemeente zo laag mogelijk te houden is
maximaal vier jaar uitgetrokken om tot één centrale ICT infrastructuur te komen en de kosten terug te
verdienen.
Intergemeentelijk Subsidie Bureau
Op basis van de in juni 2013 gehouden evaluatie (se cretarissenoverleg) is besloten om deze vorm van
samenwerking te continueren. Na de opstartfase is de aanpak in het tweede jaar voornamelijk gericht op
het “oogsten”. Er is in 2013 bijna 4 m iljoen aan su bsidies aangevraagd voor diverse gemeentelijke
(gezamenlijke) projecten. Dit heeft geleid tot circa1 m iljoen aan daadwerkelijk verworven subsidies. Over
de overige aanvragen wordt begin 2014 beslist.
Eusebiusbuitensingel 53
Datum: 21 januari 2014
Ons kenmerk: 2014.0.002.819
Zaaknummer: 2014-01-00603
Pagina: 3
In dit tweede jaar werkt het subsidiebureau aan het verbeteren van de bekendheid en de zichtbaarheid.
Dit wordt bereikt door het intensiveren van contacten binnen de vijf gemeenten, het voeren van
gesprekken op MT niveau en het sturen van mailings. D e medewerkers van het subsidiebureau gaan bij
elke gemeente een dagdeel per week “spreekuur” houden. In Lingewaard en Renkum is dit al het geval
en zijn de ervaringen positief. Arnhem, Rheden en O verbetuwe volgen in de loop van 2014. Zo krijgt het
subsidiebureau een eigen “gezicht” binnen de G5.
Voor 2014 zijn de onderstaande doelen gesteld:
een digitaal “subsidieportaal” introduceren via i ntranet, zodat medewerkers eenvoudig en snel
een subsidievraag kunnen stellen en informatie kunnen vinden over subsidieregelingen;
anticiperen op de nieuwe Europese fondsen en sub sidies; strategie ontwikkelen en
samenwerking stimuleren;
nieuwe strategieën aanpakken om in gezamenlijkheid, o ok dichter bij huis, meer subsidies te
verwerven;
professionaliseren van de bedrijfsvoering “achter de schermen”.
Intergemeentelijke Sportorganisatie G5
Op dit moment rest nog het bestuurlijk besluitvormin gsproces over het oprichtingsplan Intergemeentelijke
Sportorganisatie G5. Zodra de 5 colleges van B&W hu n standpunt hebben bepaald worden de
ondernem ingsraden van de vijf gemeenten om advies g evraagd. Na een definitief besluit van de 5
colleges krijgen de 5 gemeenteraden een voorstel om i n te stemmen met het voornemen tot de oprichting
van een verzelfstandigd Sportbedrijf. Dit voorstel ku nt u als raad naar verwachting nog voor de
zomerperiode 2014 tegemoet zien. Bij instemm ing word t dan vanaf medio 2014 gewerkt aan het in het
oprichtingsplan geschetste eindperspectief, t.w. een ze lfstandig sportbedrijf per 1 augustus 2016. Door
samen te werken kan de kwantiteit en continuïteit van d e diensten en producten beter worden
gegarandeerd, waarbij het vertrekpunt is dat de huid ige kwaliteitsniveau zoals iedere gemeente nu heeft,
overeind blijft.
Door samen te werken kan er meer worden gedaan met he tzelfde budget. Om niet te hoeven wachten op
een zelfstandig sportbedrijf om de voordelen van sam enwerking te bereiken, zal in de periode medio
2014-medio 2016 het college van de gemeente Arnhem a ls centrumgemeente op basis van per
gemeente op te stellen dienstverleningsovereenkomste n een aantal taken en bevoegdheden uitoefenen
voor de andere G5 gemeenten.
Inkoop en aanbesteden
De projectgroep Inkoop en aanbesteden heeft inm iddels een aantal goede resultaten van
inkoopsamenwerking bereikt. Zo zijn er nu eenduidige g emeentelijke beleidskaders en regelingen als
gemeenschappelijke basis:
• Afstemm ing van Inkoop- en aanbestedingsbeleid;
• Afstemm ing algemene inkoopvoorwaarden;
• Realisatie van verplichte klachtenprocedure bij aanbe steden
• Samenwerkingsprotocol bij aanbestedingstrajecten
Implementatie heeft bij het merendeel van de vijf g emeenten reeds plaatsgevonden.
De komende periode worden inkoopadvisering en operati onele inkoop vormgegeven, ondersteund door
een digitaal inkoopportaal.
Ondersteuning
Naast bovengenoemde projecten is er nog een aantal werkgroepen en kenniskringen actief om met elkaar
ervaringen uit te wisselen en eventueel werkprocessen te verbeteren. Het gaat om werkgroepen op het
terrein van Arbeidsvoorwaarden, HRM, Juridische zaken e n Control. De gemeentesecretarissen hebben
daarnaast frequent overleg met een afvaardiging van de 5 Ondernem ingsraden.
Eusebiusbuitensingel 53
Datum: 21 januari 2014
Ons kenmerk: 2014.0.002.819
Zaaknummer: 2014-01-00603
Pagina: 4
Tot slot
Met dit memo hebben wij u de laatste stand van zaken gegeven voor de verschillende projecten. Het
intergemeentelijk werken begint ook buiten de bovengen oemde taakvelden aandacht te krijgen. Zo zijn er
onlangs initiatieven genomen om een aantal wettelij ke taken op het gebied van kinderopvang te regelen.
De komende maanden staan vooral in het teken van de v oorbereiding van de uitvoeringsorganisatie en
het plan is om u daar in maart 2014 verder over te informeren.
Uiteraard houden wij u van andere belangrijke ontwikk elingen in de samenwerking op de hoogte.
Hoogachtend
het college van burgemeester en wethouders van Arnhe m,
de secretaris,
Eusebiusbuitensingel 53
de burgemeester,

Download Report