In dienst van de gezondheidszorg. UKE

In dienst van de
gezondheidszorg.
UKE
Gezondheidszorg
UKE – Case Study
In dienst van de gezondheidszorg.
BijhetUniversitairMedischCentrum
Hamburg-EppendorfheeftCanonhet
beheervanvrijwelalleafdruksystemen
overgenomen.Hetresultaat?Transparante
kostenenvereenvoudigdewerkwijzen.
OverUKE
Het Universitair Medisch Centrum HamburgEppendorf (UKE) omvat meer dan 80
interdisciplinaire samenwerkende klinieken,
poliklinieken en instituten verspreid over 14
locaties in Hamburg. Met 1.369 bedden,
waarvan 120 bedden in het Universitäres
Herzzentrum (UHC), is UKE één van de
grootste ziekenhuizen van de stad. Per
jaar neemt het medisch centrum zo’n
50.000 patiënten op. Daar komen nog
circa 70.000 poliklinische patiënten en
43.000 spoedeisende patiënten bij. In de
regio Hamburg kunnen een groot aantal
behandelingen en complexe chirurgische
ingrepen, zoals hart-, lever-, nier- en
beenmergtransplantatie, alleen bij UKE
uitgevoerd worden.
Veel nieuwe behandelingsmethoden
zijn mogelijk door intensief onderzoek
naar de oorzaak en herkomst van ziekten.
UKE is gespecialiseerd in onderzoek op
het gebeid van neurologie, oncologie en
patiëntenzorg. Andere onderzoeksterreinen
zijn hart- en vaatziekten, aangeboren
stofwisselingsziekten, transplantatie /
stamceltherapie, moleculaire skeletbiologie
en endoprotheses (heupimplantaten). Van
de 5.800 medewerkers zijn er 1.085 artsen
en biomedische wetenschappers. Verder
zijn er 2.153 werkzaam in de verpleging en
als therapeut. De medische faculteit van het
centrum biedt universitaire opleidingen op het
gebied van geneeskunde en tandheelkunde.
Het Universitair Medisch Centrum had zich ten
doel gesteld om de afdrukkosten te verlagen
en complexe diensten uit te besteden. Het
aﬂopen van het contract was voor UKE de
aanleiding om de printinfrastructuur, van
meer dan 4.500 individuele printers, op
kostenefﬁciëntie te onderzoeken. Samen met
Canon ontwikkelde UKE een totaalstrategie
waarmee het aantal printers met één derde
werd teruggebracht. Deze aanpak is uniek
voor instellingen binnen de gezondheidszorg
en publieke sector van deze omvang. Dankzij
de geïntegreerde Services van Canon –
variërend van on-site servicetechnici tot toner
management – kon UKE alle print gerelateerde
processen sterk vereenvoudigen.
Samen met het Canon-team kon Florian
Benthin van UKE speciﬁeke service aan de
eindgebruiker leveren en tegelijkertijd kosten
besparen.
Na een pilot met een proefopstelling in de
bedrijfsomgeving was het management van
de universiteitskliniek Eppendorf overtuigd en
koos zij voor Canon.
Uitdaging
“Na een uitgebreide inventarisatie van alle
printsystemen in 2008, besloten we ons
om het totale output management bij één
partner onder te brengen om uniformiteit
in de printomgeving en diverse services te
realiseren”, aldus Florian Benthin, Hoofd
Desktop Services van UKE. Als één van de
modernste en grootste medische centra
in Europa wilde UKE de printkosten sterk
verminderen met een nieuw en uniek concept.
De voormalig printomgeving bestond uit 400
verschillende modellen van 41 verschillende
leveranciers. Het was dan ook niet verrassend
dat de printservice naar gebruikers niet
eenduidig en organisatie breed zeer
inconsistent was. UKE had verder geen goed
zicht op de kosten voor onderhoud, installatie
en gebruik. De inkoop van toners geschiedde
per kliniek en afdeling en was daarom ook
zeer onvoordelig. “Wij waren al bekend met de
impact van een dergelijk systeem door onze
kennis van andere projecten. Een ziekenhuis
heeft echter een complexere infrastructuur dan
een gemiddelde organisatie. Alleen al door
het grote aantal gebouwen. Wij moesten echt
samenwerken om een passende oplossing
te ontwikkelen. Daarbij moesten we ook
individuele vereisten van de medische staf in
het geheel verwerken”, vertelt projectleider
Abdellah Hulich van de Canon Deutschland
Solution Business Group.
Oplossing
Als leverancier van geïntegreerde
printoplossingen realiseerde Canon een
maatwerkoplossing voor UKE. De uitrol van
de hardware werd door een team van het
Canon Business Center Hamburg uitgevoerd.
In de eerste fase werd UKE’s nieuwe kliniek
met circa 500 Canon systemen uitgerust. Eind
2009 was de tweede fase voltooid met de
uitrol over de uitgestrekte ziekenhuiscampus,
bestaande uit diverse gebouwen. “De uitrol
was complex en bood veel uitdaging voor
Canon en UKE. Maar uiteindelijk overtuigde
Canon ons van de kwaliteit van hun systemen
en het werkmodel dat zij leverden”, zo stelt
Florian Benthin. Afdrukkwaliteit en eenvoudige
interfacing met de talrijke medische
applicaties was cruciaal- voor het printen van
patiëntenbrieven tot complexe diagnoses.
Alle oude kopieermachines die onder het
aﬂopende leaseovereenkomst vielen, werden
op de beëindiging over de gehele campus
vervangen door Canon imageRUNNER
iR1024iF-,iR3235N multifunctionele
printsystemen (MFP’s). De volgende stap was
de vervanging van alle desktop printers door de
moderne i-SENSYS LBP-laserprinters. “In een
kantoor met vier mensen is het logischer om
één werkgroepprinter te installeren in plaats
van het onderhouden en ondersteunen van
drie desktopprinters. Op afdelingsniveau kozen
we voor grote multifunctionele systemen met
scan- en kopieerfunctionaliteit”, gaat Florian
Benthin verder. Het beheer van de nieuwe
infrastructuur is gebaseerd op Canon’s unieke
servicemodel. “Managed Print Services zijn
een vitaal concept voor organisaties van deze
omvang. Je krijgt veel meer ondersteuning
op workﬂowniveau dan bij hardware
georiënteerde benaderingen, die nog altijd de
norm zijn,” licht Marcus Nickel, MPS Business
Development Manager bij Canon Deutschland
toe. Canon zette vier engineers in voor
ondersteuningen onderhoud op de campus.
Het automatisch sturen van meldingen als de
toner bijna op is door de e-Maintenance-tool,
maakt het gebruikers mogelijk te focussen op
het werk in plaats van op toner.
In de nieuwe kliniek van UKE, één van de
modernste in Europa, startte het project.
e-Maintenance:voortevredengebruikers
e-Maintenance is een service tool die de
prestaties van multifunctionele Canonsystemen optimaliseert. Dit serviceconcept
verbetert de beschikbaarheid van de systemen.
Het monitoring systeem maakt gebruik
van ingebouwde sensoren om kritische
systeeminstellingen bij te houden. In het
geval van storing kan de service engineer het
probleem op afstand dan wel on site oplossen.
Dit gebeurt vaak al voordat gebruikers de
storing opmerken. e-Maintenance informeert
engineers automatisch over de systeemstatus,
of toners en andere verbruiksartikelen moeten
worden aangevuld, en meldt automatisch
alle tellerstanden. E-Maintenance biedt een
uitgebreid inzicht in systeemprestaties, op
elk moment, 365 dagen per jaar, en actueel
beeld van alle aangesloten Canon systemen.
E-Maintenance biedt meer zekerheid tegen
onvoorziene stilstand, beheert toner voorraad
centraal en bestelt automatisch toner voor de
aangesloten systemen.
UKE – Case Study
“Omdat we twee printservers met ieder hun
eigen netwerk op de campus gebruiken,
ontlasten wij de interne IT-afdeling”, voegt
Abdellah Hulich toe. “Deze oplossing is in lijn
met de doelstellingen die sinds 2004 leidend
zijn voor alle beslissingen: De inkoop van
hardware, diensten en verbruiksmaterialen is
op alle terreinen gestandaardiseerd. Dit maakt
ons werk veel eenvoudiger en het onderscheidt
ons van andere opleidingen voor het hoger
onderwijs en gezondheidsinstellingen die
met verschillende printsystemen naast
elkaar blijven werken, gewoon omdat zij bij
verschillende leveranciers bestellen”, zegt
Florian Bethin.
Om de meer dan 5.800 medewerkers
op de 35 hectare grote campus ook voor
kleinere opdrachten snelle toegang tot
printfaciliteiten te bieden, combineerde UKE
de imageRUNNER multifunctionals met de
1.695 laserprinters, waaronder de i-SENSYS
LBP3460 zwart-wit en i-SENSYS LBP5360 en
i-SENSYS LBP5970 voor kleurenprints. UKE
verwacht gedurende de vijfjarige contractduur
de kosten met 16% te verlagen en daarmee
een bedrag van zeven cijfers te besparen.
Voordelen
“De ondersteuning van printers en
multifunctionals is nu voor onze gebruikers
veel beter omdat het door Canon’s experts
wordt uitgevoerd. Het resultaat is dat wij ons
als IT-afdeling effectiever kunnen richten op
onze kerntaken. Bovendien printen we tegen
lagere kosten dan voorheen”, aldus Florian
Benthin. Dit is een strategisch voordeel, zo
stelt hij, voor een groeiende onderneming in
de gezondheidszorg. Anders dan veel andere
ziekenhuizen van deze omvang, heeft UKE
met succes de ballast van een heterogeen
printlandschap, ondoorzichtige kosten,
ingewikkelde service en versplinterde inkoop
afgeworpen. “UKE is ook een van de eerste
klanten die wij door middel van e-Maintenance
van data over alle kosten konden voorzien die
direct in hun ERP-systeem geladen konden
worden”, voegt Marcus Nickel toe. De kosten
per printer kunnen daardoor exact berekend
worden. Tegelijkertijd daalde het aantal
ingezette printers met meer dan een derde.
Canon’s uniFLOW Output Manager (OM)
software biedt beheerders complete controle
over de totale printoplossing. uniFLOW OM
draait op een back-end server en voert functies
uit zoals doorbelasting van kosten en beheer
van verbruiksmaterialen als papier en nietjes.
uniFLOW OM bevordert ook het waarborgen
van de vertrouwelijkheid van documenten.
Dankzij de Secure Printing-functie moet
iedere gebruiker bij de imageRUNNER zijn
PIN invoeren om toegang te krijgen tot het
systeem en zijn/haar documenten. Het
gebruik van de printsystemen en daarmee de
verwerking van gegevens is daarbij transparant
en zeker – juist in de gezondheidszorg staat
gegevensbeveiliging hoog op de agenda.
Naast het serviceconcept zijn ook de technische
mogelijkheden van de Canon-printsystemen
winst voor UKE. Vooral de scanfunctie op
de imageRUNNER multifunctionals is
een belangrijke factor voor toekomstige
ontwikkeling van de IT-infrastructuur. Nu wordt
het al voor het elektronisch patientendossier
(EPD) gebruikt waardoor de verwerking
efﬁciënt en papierarm verloopt. “In de
toekomst kunnen wij met behulp van de
Canon-systemen veel processen stroomlijnen
door de inzet van de scanfunctionaliteit.
Hiermee kan het gebruik van faxberichten
en kopieën worden gereduceerd. Wij zullen
de investering van Canon’s oplossing nog
beter benutten als UKE nieuwe workﬂows
introduceert”, concludeert Florian Benthin,
die overtuigd is van functies zoals scan to
e-mail. Het aantal faxapparaten zal eveneens
dalen doordat werknemers de imageRUNNER
gebruiken om papieren documenten te
scannen en ze per mail te versturen.
Wilt u meer weten over dit project en de
oplossing die wij gepresenteerd hebben?
Beginsituatie
41 verschillende leveranciers
400 verschillende modellen
Prijs per afdruk onbekend
Hoge aanschafkosten
Veel aankoopinspannigen
Veel onderhoudsinspanningen
Matige gebruiksvriendelijkheid
Naimplementatie
Canon-oplossing
1 leverancier
10 modellen
e-Maintenance
Kostentransparantie
Uniforme service
Gestandaardiseerde processen
Scan-to-pdf
Eenvoudige bediening
Beveiligd printen
«Hardware-gebaseerde modellen zijn
iet uit het verleden. Managed print
services zijn de sleutel tot succes»
Marcus Nickel
Canon Deutschland GmbH
Canon Europe Ltd
Canon Nederland N.V.
3 The Square
Stockley Park
Uxbridge
Middlesex
United Kingdom
UB11 1ET
Tel: +44 208 588 8000
Fax: +44 208 588 8001
Bovenkerkerweg 59-61
1185 XB
Amstelveen
Nederland
Tel:+31 20 714 94 00
Fax:+31 20 714 94 01
www.canon-europe.com
www.canon.nl

Download Report