In dienst van de gezondheidszorg. UKE Gezondheidszorg UKE – Case Study In dienst van de gezondheidszorg. BijhetUniversitairMedischCentrum Hamburg-EppendorfheeftCanonhet beheervanvrijwelalleafdruksystemen overgenomen.Hetresultaat?Transparante kostenenvereenvoudigdewerkwijzen. OverUKE Het Universitair Medisch Centrum HamburgEppendorf (UKE) omvat meer dan 80 interdisciplinaire samenwerkende klinieken, poliklinieken en instituten verspreid over 14 locaties in Hamburg. Met 1.369 bedden, waarvan 120 bedden in het Universitäres Herzzentrum (UHC), is UKE één van de grootste ziekenhuizen van de stad. Per jaar neemt het medisch centrum zo’n 50.000 patiënten op. Daar komen nog circa 70.000 poliklinische patiënten en 43.000 spoedeisende patiënten bij. In de regio Hamburg kunnen een groot aantal behandelingen en complexe chirurgische ingrepen, zoals hart-, lever-, nier- en beenmergtransplantatie, alleen bij UKE uitgevoerd worden. Veel nieuwe behandelingsmethoden zijn mogelijk door intensief onderzoek naar de oorzaak en herkomst van ziekten. UKE is gespecialiseerd in onderzoek op het gebeid van neurologie, oncologie en patiëntenzorg. Andere onderzoeksterreinen zijn hart- en vaatziekten, aangeboren stofwisselingsziekten, transplantatie / stamceltherapie, moleculaire skeletbiologie en endoprotheses (heupimplantaten). Van de 5.800 medewerkers zijn er 1.085 artsen en biomedische wetenschappers. Verder zijn er 2.153 werkzaam in de verpleging en als therapeut. De medische faculteit van het centrum biedt universitaire opleidingen op het gebied van geneeskunde en tandheelkunde. Het Universitair Medisch Centrum had zich ten doel gesteld om de afdrukkosten te verlagen en complexe diensten uit te besteden. Het aflopen van het contract was voor UKE de aanleiding om de printinfrastructuur, van meer dan 4.500 individuele printers, op kostenefficiëntie te onderzoeken. Samen met Canon ontwikkelde UKE een totaalstrategie waarmee het aantal printers met één derde werd teruggebracht. Deze aanpak is uniek voor instellingen binnen de gezondheidszorg en publieke sector van deze omvang. Dankzij de geïntegreerde Services van Canon – variërend van on-site servicetechnici tot toner management – kon UKE alle print gerelateerde processen sterk vereenvoudigen. Samen met het Canon-team kon Florian Benthin van UKE specifieke service aan de eindgebruiker leveren en tegelijkertijd kosten besparen. Na een pilot met een proefopstelling in de bedrijfsomgeving was het management van de universiteitskliniek Eppendorf overtuigd en koos zij voor Canon. Uitdaging “Na een uitgebreide inventarisatie van alle printsystemen in 2008, besloten we ons om het totale output management bij één partner onder te brengen om uniformiteit in de printomgeving en diverse services te realiseren”, aldus Florian Benthin, Hoofd Desktop Services van UKE. Als één van de modernste en grootste medische centra in Europa wilde UKE de printkosten sterk verminderen met een nieuw en uniek concept. De voormalig printomgeving bestond uit 400 verschillende modellen van 41 verschillende leveranciers. Het was dan ook niet verrassend dat de printservice naar gebruikers niet eenduidig en organisatie breed zeer inconsistent was. UKE had verder geen goed zicht op de kosten voor onderhoud, installatie en gebruik. De inkoop van toners geschiedde per kliniek en afdeling en was daarom ook zeer onvoordelig. “Wij waren al bekend met de impact van een dergelijk systeem door onze kennis van andere projecten. Een ziekenhuis heeft echter een complexere infrastructuur dan een gemiddelde organisatie. Alleen al door het grote aantal gebouwen. Wij moesten echt samenwerken om een passende oplossing te ontwikkelen. Daarbij moesten we ook individuele vereisten van de medische staf in het geheel verwerken”, vertelt projectleider Abdellah Hulich van de Canon Deutschland Solution Business Group. Oplossing Als leverancier van geïntegreerde printoplossingen realiseerde Canon een maatwerkoplossing voor UKE. De uitrol van de hardware werd door een team van het Canon Business Center Hamburg uitgevoerd. In de eerste fase werd UKE’s nieuwe kliniek met circa 500 Canon systemen uitgerust. Eind 2009 was de tweede fase voltooid met de uitrol over de uitgestrekte ziekenhuiscampus, bestaande uit diverse gebouwen. “De uitrol was complex en bood veel uitdaging voor Canon en UKE. Maar uiteindelijk overtuigde Canon ons van de kwaliteit van hun systemen en het werkmodel dat zij leverden”, zo stelt Florian Benthin. Afdrukkwaliteit en eenvoudige interfacing met de talrijke medische applicaties was cruciaal- voor het printen van patiëntenbrieven tot complexe diagnoses. Alle oude kopieermachines die onder het aflopende leaseovereenkomst vielen, werden op de beëindiging over de gehele campus vervangen door Canon imageRUNNER iR1024iF-,iR3235N multifunctionele printsystemen (MFP’s). De volgende stap was de vervanging van alle desktop printers door de moderne i-SENSYS LBP-laserprinters. “In een kantoor met vier mensen is het logischer om één werkgroepprinter te installeren in plaats van het onderhouden en ondersteunen van drie desktopprinters. Op afdelingsniveau kozen we voor grote multifunctionele systemen met scan- en kopieerfunctionaliteit”, gaat Florian Benthin verder. Het beheer van de nieuwe infrastructuur is gebaseerd op Canon’s unieke servicemodel. “Managed Print Services zijn een vitaal concept voor organisaties van deze omvang. Je krijgt veel meer ondersteuning op workflowniveau dan bij hardware georiënteerde benaderingen, die nog altijd de norm zijn,” licht Marcus Nickel, MPS Business Development Manager bij Canon Deutschland toe. Canon zette vier engineers in voor ondersteuningen onderhoud op de campus. Het automatisch sturen van meldingen als de toner bijna op is door de e-Maintenance-tool, maakt het gebruikers mogelijk te focussen op het werk in plaats van op toner. In de nieuwe kliniek van UKE, één van de modernste in Europa, startte het project. e-Maintenance:voortevredengebruikers e-Maintenance is een service tool die de prestaties van multifunctionele Canonsystemen optimaliseert. Dit serviceconcept verbetert de beschikbaarheid van de systemen. Het monitoring systeem maakt gebruik van ingebouwde sensoren om kritische systeeminstellingen bij te houden. In het geval van storing kan de service engineer het probleem op afstand dan wel on site oplossen. Dit gebeurt vaak al voordat gebruikers de storing opmerken. e-Maintenance informeert engineers automatisch over de systeemstatus, of toners en andere verbruiksartikelen moeten worden aangevuld, en meldt automatisch alle tellerstanden. E-Maintenance biedt een uitgebreid inzicht in systeemprestaties, op elk moment, 365 dagen per jaar, en actueel beeld van alle aangesloten Canon systemen. E-Maintenance biedt meer zekerheid tegen onvoorziene stilstand, beheert toner voorraad centraal en bestelt automatisch toner voor de aangesloten systemen. UKE – Case Study “Omdat we twee printservers met ieder hun eigen netwerk op de campus gebruiken, ontlasten wij de interne IT-afdeling”, voegt Abdellah Hulich toe. “Deze oplossing is in lijn met de doelstellingen die sinds 2004 leidend zijn voor alle beslissingen: De inkoop van hardware, diensten en verbruiksmaterialen is op alle terreinen gestandaardiseerd. Dit maakt ons werk veel eenvoudiger en het onderscheidt ons van andere opleidingen voor het hoger onderwijs en gezondheidsinstellingen die met verschillende printsystemen naast elkaar blijven werken, gewoon omdat zij bij verschillende leveranciers bestellen”, zegt Florian Bethin. Om de meer dan 5.800 medewerkers op de 35 hectare grote campus ook voor kleinere opdrachten snelle toegang tot printfaciliteiten te bieden, combineerde UKE de imageRUNNER multifunctionals met de 1.695 laserprinters, waaronder de i-SENSYS LBP3460 zwart-wit en i-SENSYS LBP5360 en i-SENSYS LBP5970 voor kleurenprints. UKE verwacht gedurende de vijfjarige contractduur de kosten met 16% te verlagen en daarmee een bedrag van zeven cijfers te besparen. Voordelen “De ondersteuning van printers en multifunctionals is nu voor onze gebruikers veel beter omdat het door Canon’s experts wordt uitgevoerd. Het resultaat is dat wij ons als IT-afdeling effectiever kunnen richten op onze kerntaken. Bovendien printen we tegen lagere kosten dan voorheen”, aldus Florian Benthin. Dit is een strategisch voordeel, zo stelt hij, voor een groeiende onderneming in de gezondheidszorg. Anders dan veel andere ziekenhuizen van deze omvang, heeft UKE met succes de ballast van een heterogeen printlandschap, ondoorzichtige kosten, ingewikkelde service en versplinterde inkoop afgeworpen. “UKE is ook een van de eerste klanten die wij door middel van e-Maintenance van data over alle kosten konden voorzien die direct in hun ERP-systeem geladen konden worden”, voegt Marcus Nickel toe. De kosten per printer kunnen daardoor exact berekend worden. Tegelijkertijd daalde het aantal ingezette printers met meer dan een derde. Canon’s uniFLOW Output Manager (OM) software biedt beheerders complete controle over de totale printoplossing. uniFLOW OM draait op een back-end server en voert functies uit zoals doorbelasting van kosten en beheer van verbruiksmaterialen als papier en nietjes. uniFLOW OM bevordert ook het waarborgen van de vertrouwelijkheid van documenten. Dankzij de Secure Printing-functie moet iedere gebruiker bij de imageRUNNER zijn PIN invoeren om toegang te krijgen tot het systeem en zijn/haar documenten. Het gebruik van de printsystemen en daarmee de verwerking van gegevens is daarbij transparant en zeker – juist in de gezondheidszorg staat gegevensbeveiliging hoog op de agenda. Naast het serviceconcept zijn ook de technische mogelijkheden van de Canon-printsystemen winst voor UKE. Vooral de scanfunctie op de imageRUNNER multifunctionals is een belangrijke factor voor toekomstige ontwikkeling van de IT-infrastructuur. Nu wordt het al voor het elektronisch patientendossier (EPD) gebruikt waardoor de verwerking efficiënt en papierarm verloopt. “In de toekomst kunnen wij met behulp van de Canon-systemen veel processen stroomlijnen door de inzet van de scanfunctionaliteit. Hiermee kan het gebruik van faxberichten en kopieën worden gereduceerd. Wij zullen de investering van Canon’s oplossing nog beter benutten als UKE nieuwe workflows introduceert”, concludeert Florian Benthin, die overtuigd is van functies zoals scan to e-mail. Het aantal faxapparaten zal eveneens dalen doordat werknemers de imageRUNNER gebruiken om papieren documenten te scannen en ze per mail te versturen. Wilt u meer weten over dit project en de oplossing die wij gepresenteerd hebben? Beginsituatie 41 verschillende leveranciers 400 verschillende modellen Prijs per afdruk onbekend Hoge aanschafkosten Veel aankoopinspannigen Veel onderhoudsinspanningen Matige gebruiksvriendelijkheid Naimplementatie Canon-oplossing 1 leverancier 10 modellen e-Maintenance Kostentransparantie Uniforme service Gestandaardiseerde processen Scan-to-pdf Eenvoudige bediening Beveiligd printen «Hardware-gebaseerde modellen zijn iet uit het verleden. Managed print services zijn de sleutel tot succes» Marcus Nickel Canon Deutschland GmbH Canon Europe Ltd Canon Nederland N.V. 3 The Square Stockley Park Uxbridge Middlesex United Kingdom UB11 1ET Tel: +44 208 588 8000 Fax: +44 208 588 8001 Bovenkerkerweg 59-61 1185 XB Amstelveen Nederland Tel:+31 20 714 94 00 Fax:+31 20 714 94 01 www.canon-europe.com www.canon.nl
© Copyright 2024 ExpyDoc