Presenteer uw organisatie op een beurs

Presenteer uw organisatie op een beurs
Hoe spreek ik iemand aan op een stand , hoe hou ik mijn presentatie en
hoe vraag ik mensen om lid te worden van de vereniging.
De Zaak Roovers i.s.m. PGOsupport
De Zaak Roovers ©
Inleiding
De Stand
Aandacht en plaats
 aandacht vragen en vasthouden
 waar sta je ten op zichte van de ander
Het Gesprek
 Zender en Ontvanger
 Het doel
 Driehoek in Communicatie
 Luisteren Samenvatten Doorvragen (LSD)
Lid of geen lid, that’s the question
Hoe verkoop ik de vereniging
 Opening
 Behoeftebepaling
 Presentatie
 Afsluiting
Algemene Tips en Achtergronden
 Effectieve Communicatie, Wat en Hoe
 Lichaamstaal : houding-status-mimiek-gebaren
 De Stem
 Presentatie maken
 Tips
De Zaak Roovers ©
Inleiding
Wie met een stand op een informatiemarkt staat, heeft als doel mensen te
informeren over de organisatie die men vertegenwoordigt en vaak ook om
hen te interesseren om lid te worden.
In vaak wisselende omstandigheden, want soms zijn er veel mensen , soms
weinig, de acoustiek en de drukte kunnen het moeilijk maken om te
communiceren, bepaalde mensen vragen veel aandacht of je verzeilt in een
discussie. Steeds wordt er een beroep gedaan op jouw flexibiliteit om je aan
de situatie aan te passen. De meeste zaken echter, heb je zelf in de hand, of
kun je naar je hand zetten. Bepalend daarin is, welke keuzes je maakt en
welke middelen je inzet.
Als je weet wat je doel en je doelgroep is, kan je keuzes maken in:
 de inrichting en opzet van de stand
 welke informatie wil je geven en hoe is dat vormgegeven
 hoe vraag je de aandacht en hoe hou je die vast
 hoe communiceer je met belangstellenden
 hoe presenteer je je organisatie
 hoe vraag je geïnteresseerden om lid te worden
De Stand
Als vrijwillger of medewerker heb je niet altijd invloed op de vormgeving.
Bedenk wel dat het belangrijk is hoe de stand eruit ziet. Mensen die voorbij
lopen moeten in één oogopslag kunnen zien , welke organisatie jij
vertegenwoordigt en wat de belangrijkste boodschap of premisse is. Ook voor
mensen die, op een drukke informatiemarkt, speciaal op zoek zijn naar jouw
organisatie, is het handig als er een herkenbare stand is.
Men kan daarbij gebruik maken van dezelfde principes als veel commerciële
organisaties doen, die op beurzen staan :
 een logo met eventueel foto en een goede slogan. Je kunt hiervoor ook
een banner of een poster gebruiken, die je voor of achter je tafel kan
zetten.
 eenheid in kleur en stijl. De huisstijl van de organisatie kan natuurlijk in
gehele aankleding terugkomen.
 rust, door niet te veel materiaal neer te leggen . Less is more. Als er te
veel materiaal ligt kan het snel rommelig en onoverzichtelijk worden.
 Audio-visueel materiaal kan helpen met een professionele uitstraling
en is ook praktisch: als je veel mensen te woord moet staan kun je
altijd verwijzen naar b.v. een filmpje waar de belangrijkste zaken van
jouw organisatie wordt uitgelegd.
 Zorg ervoor dat je contacten verzamelt, mensen die geïnteresseerd zijn
en waarmee je na de beurs contact kunt opnemen. Een lijst waarop
namen en gegevens staan geschreven is daarbij onontbeerlijk.
Het materiaal dat je neerlegt is een blikvanger en een manier om met mensen
in contact te komen. Over het algemeen hebben organisaties standaard
materiaal, maar de doelgroepen waar het materiaal voor bedoeld is,
De Zaak Roovers ©
verschillen vaak. Artsen en medisch personeel willen vaak andere dingen
weten dan patiënten of aspirant-leden voor jouw organisatie.
Audio-visueel materiaal kan ook helpen om mensen informatie en een
ervaring te geven en ook daarin moet je een keuze maken: wat is de
boodschap, hoe wordt dat vormgegeven en hoe laat je dat zien ( een t.v.scherm met een doorlopende video, of juist een klein scherm met
koptelefoon, etc.). Zo kun je een stand inrichten die rust, vertrouwen en een
bepaalde professionaliteit uitstraalt. Dat maakt het voor jou als medewerker
en voor de geïnteresseerde passant makkelijker om een gesprek aan te gaan.
Aandacht en Plaats
1. Aandacht vragen en vasthouden
Een beurs kan heel hectisch zijn, maar soms ook juist heel rustig. Je moet je
altijd aanpassen aan de omstandigheden: als het druk is, ben je bezig met het
verdelen van je aandacht en energie en als het rustig is, zul je een actievere
houding moeten aannemen.
Je kunt er dus voor kiezen om achter de tafel/stand te gaan staan of zitten
en afwachten wie er informatie komt halen. Dat heeft als voordeel dat het
niet opdringerig overkomt, omdat je het aan de mensen zelf overlaat . Niet
iedereen is echter zo direct, dat hij of zij meteen op het doel afgaat. Zeker bij
onderwerpen die als moeilijk of taboe ervaren worden.
Daarom is het noodzakelijk om vanachter de stand in elk geval een actieve
houding aan te nemen :
 wees alert en kijk/weet wie er langsloopt
 maak oogcontact
 wees je bewust van je non-verbaal gedrag: wat straal je uit ?
 wees je bewust van het non-verbale gedrag van bezoekers aan de
stand
 spreek mensen aan als je daartoe aanleiding ziet; zet de eerste stap
 nodig iemand (of een groep mensen) uit een gesprek met jou aan te
gaan
 loop naar iemand toe, zodat je de afstand letterlijk kleiner maakt
Belangrijk is, dat je je bewust bent van jezelf en je omgeving, zodat je op een
flexibele manier kunt communiceren.
Je kunt er in bepaalde gevallen ook voor kiezen om voor je stand te gaan
staan of te lopen. Je kunt het publiek dan actiever aanspreken; zeker als je
een reden hebt, zoals het houden van een enquête of als je iets hebt dat je
wilt aanbieden. Je kunt voor de stand gaan staan en passanten prikkelen met
een vraag of een zin, waar ze over na kunnen denken. Dit zijn manieren om
met mensen in contact te komen en in gesprek te raken. Je geeft dan aan hen
de gelegenheid om en passant de vragen te stellen die ze hebben.
De Zaak Roovers ©
2. Waar sta je ten op zichte van de ander
Vaak bepalen mensen intuïtief de plaats, die ze innnemen ten op zichte van
de ander. Als je iemand goed kent, dan ga je dichter bij hem of haar staan
dan wanneer dat niet zo is. In bepaalde gevallen is het goed om hierin een
bewuste keuze te maken. Over het algemeen is het zo: hoe groter de afstand
hoe onpersoonlijker de relatie. De Amerikaanse antropoloog Hall heeft
uitgebreid onderzoek gedaan naar de betekenis van afstanden die mensen
aanhouden tijdens verschillende contacten.
Hij onderscheidt de volgende zones:



de publieke zone (3,6 meter of meer): voor mensen die je niet (goed)
kent. Er wordt voldoende afstand ingebouwd. Geschikt voor een
presentatie voor een grote groep, mits je je houding en stemgebruik
daarop aanpast.
de sociale zone (3,6 m-1.20m): tot ongeveer een armlengte afstand. In
deze zone spelen zich de meeste contacten af. Kijk maar naar de
opstelling van balies, kassa’s en de afstand die je hanteert ten opzichte
van bijvoorbeeld collega’s. Dit is ook de afstand die je inneemt
vanachter de stand.
de persoonlijke zone (1.20-45cm): Dit is over het algemeen voor
mensen met wie je goed kunt opschieten of waarmee je iets
vertrouwelijks wilt communiceren. Tijdens het gesprek heb je genoeg
mogelijkheid om elkaar aan te kijken en weg te kijken. Alle
gezichtuitdrukkingen en armbewegingen van de ander zijn goed te
zien. Deze zone biedt ruimte aan de gespreksdeelnemers en kan een
eventuele derde persoon de gelegenheid bieden om deel te nemen
aan het gesprek. Bovendien biedt deze zone ook genoeg veiligheid om
over vertrouwelijke zaken te spreken. Als u een grotere afstand dan
deze zou aannemen, zou het veel lastiger zijn om op vertrouwelijke
basis met elkaar te spreken.
De Zaak Roovers ©

de intieme zone(45cm-0): iemand staat letterlijk dicht tegen je aan. Dit
staan we over het algemeen maar bij enkelen toe. Geschikt voor je
naasten of geliefden. In een enkel geval kan er toch sprake zijn van
contact op deze afstand, bij mensen die verder van je afstaan, b.v. als
iemand in snikken uitbarst en je voelt aan dat het gepast en nodig is
om een arm om iemand heen te slaan.
Het Gesprek
In een gesprek tussen twee of meerdere mensen kunnen we een aantal
dingen onderscheiden, die bepalend zijn voor succesvolle communicatie.
1. Zender - Ontvanger
In de communicatie is er altijd sprake van zenden en ontvangen. Heel
eenvoudig: als jij aan het woord bent, ben je de zender en als je luistert
de ontvanger. Er is een regel die zegt: De ontvanger bepaalt.
Je kunt nog zo goed voorbereid zijn en je best doen iets uit te leggen, als
de ander het niet begrijpt, dan is dat helaas zo en zul je je manier moeten
aanpassen. Hetzelfde geldt voor jouw presentatie: als mensen er van in
slaap vallen, terwijl jij vind dat het juist een hele goede en leuke
presentatie is, heeft de ontvanger ook in dit geval ‘gelijk’. In die zin, dat je
je inhoud , vorm en manier moet kunnen aanpassen als dat nodig is.
Daarvoor is het belangrijk dat je in het gesprek gevoelig bent voor verbale
en nonverbale signalen. En dat jij als ontvanger ook die signalen kunt
uitzenden.
Het is ook van belang dat er in het gesprek een goede balans zit tussen
zenden en ontvangen. Soms is het nodig dat je een tijd lang alleen
‘zendt’, b.v. als je iets uitlegt. In andere gevallen zul je een goed
evenwicht moeten vinden in zenden en ontvangen, zodat je niet steeds
zelf aan het woord bent, waardoor de ander afhaakt.
2. Het doel
Communicatie is dus twee-richtingsverkeer. Jij hebt een doel voor het
gesprek en de ander ook. Dat hoeft niet altijd hetzelfde te zijn. Het is goed
De Zaak Roovers ©
om jouw eigen doel voor ogen te houden, zonder het doel van de ander te
negeren. Hoe helderder je bent in de communicatie hoe beter het is.
Doordat je opgaat in het doel van de ander, kun je je eigen doel uit het
oog verliezen. Of andersom kan je de ander overompelen met jouw
verhaal zodat je gesprekspartner niet meer aan het eigen doel toekomt.
Je kunt ten alle tijden uit de inhoud van het gesprek stappen om het
gesprek een wending te geven.
In een gesprek, een vergadering of een debat kun je drie niveau’s
onderscheiden.
3. Driehoek in Communicatie
De Inhoud: het onderwerp van gesprek en de technische uitleg.
Bijvoorbeeld : wat gebeurt er bij een opname in het ziekenhuis, wat zijn
de kenmerken van deze fase in het ziekteproces, wat zijn de voordelen
van het lidmaatschap etc.
Het Proces: Het kader en de vorm waarin iets wordt verteld en de
procedures: de agenda van de vergadering, de tijd van aanvang, de
volgorde van de sprekers, de manier waarop we met elkaar spreken.
Relatie: De betrekkingen tussen de sprekers en de gevoelens die er
tijdens de communicatie zijn.
Op alle onderdelen kun je een interventie doen. Meestal door te stoppen
met de inhoud en iets te zeggen of te vragen over de manier waarop het
wordt gecommuniceerd.
‘ Vind u het goed, als ik u eerst deze informatie geef en dat u daarna de
vragen stelt, die u heeft ? “
De Zaak Roovers ©
De Inhoud is de valkuil binnen de communicatie. We zijn geneigd om
alles op te lossen in de inhoud. Door maar door te gaan met je verhaal (of
een verhaal aan te horen) en alle signalen te negeren, die wijzen op een
probleem, mis-communicatie, of energie dat er niet meer is, kun je de
plank behoorlijk misslaan. Stap dan uit de inhoud en zeg of vraag iets
om de communicatie te verbeteren.
‘ U kijkt me aan met een vragend gezicht. Ben ik niet helemaal duidelijk ?’
4. Luisteren Samenvatten en Doorvragen (LSD)
Voor een heldere communicatie is de zogenaamde LSD-techniek een
goed hulpmiddel. Je kunt op die manier op effeciënte wijze veel aan de
weet komen van de ander, zonder te oordelen of al een tegenzet te
moeten plaatsen. Ook kan het je helpen om de leiding in het gesprek te
houden, zonder zelf veel aan het woord te zijn. De belangrijkste reden om
de LSD techniek toe te passen is, dat de ander het gevoel krijgt dat hij of
zij serieus genomen wordt, omdat er echt wordt geluisterd.
Luisteren.
Actief luisteren doe je niet alleen met je oren, maar met je hele lichaam.
Aandachtspunten
open houding
oogcontact
knikken en 'hummen'
aantekeningen maken
non-verbaal 'meeveren'
afstand verkleinen, afstand nemen, gebaren spiegelen.
korte vragen stellen als: Wat bedoel je met klein ? Met hoeveel mensen ?
Samenvatten.
Op een bepaald moment in het gesprek kun je een samenvatting maken
van wat je hebt gehoord. Dit heeft drie functies. In de eerste plaats toon je
daarmee serieuze belangstelling. In de tweede plaats zorgt je er voor dat
er geen verschil van interpretatie ontstaat over de inhoud van het
gesprokene. Als jouw samenvatting niet klopt, kan dat onmiddellijk
gecorrigeerd worden. In de derde plaats help je het gesprek naar een
volgende fase.
Vat het antwoord van je gesprekspartner in de kern samen: ‘ Als ik u goed
begrijp dat zegt u dat…Ik begrijp hieruit dat u vindt dat…’
Goed samenvatten betekent dat je uit het betoog de achterliggende
kernboodschap begrepen hebt. Formuleer die kern liefst zo constructief
mogelijk. Liever niet: ‘U bent het dus helemaal niet met me eens’, maar: ‘Ik
begrijp dat u graag een andere oplossing hoort.’ Het verschil tussen beide
kernboodschappen is wezenlijk. De tweede samenvatting nodigt uit tot het
zoeken naar oplossingen. Samenvatten met een vraagteken werkt ook
constructiever dan samenvatten met een punt. Samenvatten met een
vraagteken zoals: ‘Begrijp ik het goed dat u…?’
De Zaak Roovers ©
Doorvragen
Doorvragen ligt in het verlengde van samenvatten. Doorvragen betekent:
zoeken naar de essentie van het probleem, zoeken naar de achterliggende
beweegredenen en naar de werkelijke behoeften en belangen. Merk op dat
gesprekspartners niet altijd meteen tot de kern van de zaak durven komen.
Als het probleem ligt in het verleden, vraag door naar het nu. Als het een
vaag onderwerp is, maak het concreet etc.
Ook kun je hiermee door naar een volgend onderwerp, of het gesprek
afsluiten. Op die manier hou je zelf de regie over het gesprek.
Lid of geen lid, that’s the question
Als je op een stand staat, voer je vaak gesprekken met mensen die interesse
tonen voor jouw vereniging en eventueel ook om daarvan lid te worden. Het is
niet altijd makkelijk om te vragen of men ook inderdaad lid wilt worden.
Wanneer vraag je het en op welke manier ?
Als je het niet hebt gevraagd is het een gemiste kans, als je het te vroeg of op
een verkeerde manier hebt gevraagd ook. Blijkbaar is er een bepaalde timing
en een bepaalde manier voor nodig, die mensen de gelegenheid geeft om op
een open manier ja of nee te kunnen zeggen.
In verkoop-trainingen worden hiervoor bepaalde technieken toegepast, want
het is inderdaad de vraag:
Hoe verkoop ik de vereniging
Los van de negatieve klank die ‘verkopen’ zou kunnen hebben, want het gaat
natuurlijk niet om een commercieel product. Wel kunnen we leren van hoe
professionele verkopers hun product aan de man of de vrouw brengen.
De grootste valkuil voor elke verkoper is : je product presenteren voor dat je
weet wat de consument eigenlijk wil. Elke verkoper is over het algemeen
dermate enthousiast over het product, dat ze dat meteen willen laten weten.
Ook de kennis over het product kan dan in de weg zitten. De kunst is om je
eerst in te leven in de klant: wat is de behoefte, vanuit welke situatie is hij of
zij geïnteresseerd in het product (lees: lidmaatschap van de vereniging) en
hoe kan het product zo goed mogelijk aansluiten bij het probleem of gemis dat
de consument heeft. Daarop pas je je gesprek aan.
Als we nader ingaan op het gesprek zien we 4 fasen:
1. Opening
De Zaak Roovers ©
2. Behoeftebepaling
3. Presentatie
4. Afsluiting
1. Opening
In het begin van het gesprek kom je eerst met elkaar op raport : contact
maken, jezelf voorstellen, weten wie de ander is en wat de reden is van de
ander, om met jou in gesprek te komen. Als het gesprek moeilijk verloopt kun
je vragen stellen die de ander helpt om iets over zichzelf te vertellen. Ook kun
je dan besluiten of je doorgaat met het gesprek of niet. Een informatiemarkt of een beurs kan een drukke en vermoeiende aangelegenheid zijn,
waarbij je je enrgie goed moet verdelen. Soms is het goed om een gesprek
hier af te sluiten, informatie mee te geven of te verwijzen naar de website van
de vereniging. Dit geldt voor mensen die zeer in het algemeen iets willen
weten en ver van jouw doelgroep afstaan. Het vergt uiteraard enige tact om
dat duidelijk te maken, zodat je je open kunt stellen voor anderen.
2. Behoeftebepaling
In deze fase pas je de LSD techniek toe. Actief luisteren, samenvatten wat
men zegt en open vragen stellen.
Open vragen beginnen met Wie, Wat, Waarom en Hoe. Deze vragen zijn
bedoeld om duidelijk te krijgen, wat men bedoelt en hoe de situatie precies in
elkaar zit. In deze fase is het van belang om vooral de ander aan het woord
te laten en kun je sturen door bepaalde vragen te stellen.
Bij een verkoopgesprek maakt men in deze fase ook wel gebruik van de
SPIN-methode. Het is een methode ontwikkeld door Neil Rackman. Spin
staat voor:
 Situatievragen
 Probleemvragen
 Implicatievragen
 Nut –en noodzaakvragen
Situatievragen: Breng de situatie van je gesprekspartner in kaart met een
beperkt aantal situatievragen. Hoe , wat, waarom en een korte samenvatting
van de situatie. Je gesprekspartner kan dan zelf aanvullingen geven, die hij of
zij van belang vindt.
Probleemvragen: Vragen die de problemen, zorgen, vraagstukken en
frustratie aan het licht brengen. ‘ Wat is het belangrijkste probleem ?’ Waar
maakt u zich het meeste zorgen over ?’
Implicatievragen: verdiepen de problematiek. Ze bereiden de weg voor om
over een oplossing te praten. ‘ Wat zijn de gevolgen voor u persoonlijk ?’ ‘
‘Wie heeft u in uw omgeving om hierover te praten ?’
Nut –en noodzaakvragen: door deze vragen te beantwoorden, verwoordt de
gesprekspartner zelf welke voordelen het heeft om – in dit geval – lid te
worden van de vereniging.
‘ Zou u ermee geholpen zijn, als u met lotgenoten zou kunnen praten ?’
Vanweg de integriteit kun je ervoor kiezen om het achterliggend doel wat je
hebt, eerder naar voren te brengen.
De Zaak Roovers ©
‘Ik vraag u dit, omdat ik denk dat onze vereniging u zou kunnen helpen. ‘
‘Als u wilt, kan ik u iets vertellen over onze vereniging en wat dat voor uw
situatie zou kunnen betekenen.’
3. Hier en Nu
Uiteraard gaat een gesprek in werkelijkheid vaak anders dan volgens
bovengenoemde regels. Meestal moet je improviseren en snelle keuzes
maken. Het is van belang dat u in alle gevallen zelf de regie houdt. Iemand
kan u b.v. meteen vragen naar de voordelen van het lidmaatschap. In plaats
van meteen te antwoorden kunt u ook een tegenvraag stellen: ‘ Ik begrijp uw
vraag, maar om dat goed te beantwoorden, zou ik graag eerst iets meer van
uw situatie weten.’
Richt je vragen, je antwoorden en je presentatie in elk geval altijd specifiek op
degene die voor je staat. Een arts of iemand uit de zorg wil misschien maar
één specifiek onderdeel weten. Op een korte vraag kun je uiteraard ook een
kort antwoord geven. Hieronder staat beschreven hoe je in het algemeen een
presentatie kunt opbouwen.
4. Presentatie
Als je een goed beeld hebt van je gesprekspartner en er is een wederzijdse
bereidwilligheid voor een presentatie, kun je gaan presenteren.
In alle gevallen is het sterke van jou verhaal dat je het persoonlijk kunt
maken. Jouw ervaringen met de medische wereld, vooroordelen, pijn en
verdriet, hoop en uitzicht op een andere toekomst is een belangrijk wapen.
Als je ervarings-deskundige bent, schuw dan ook niet om deze ervaring in
jouw presentatie te gebruiken.
Het is aan jou om te kiezen om je presentatie interactief te maken: vragen
stellen, dilemma’s voorleggen, ingaan op opmerkingen etc. Het voordeel van
een interactieve manier is dat je dynamisch houdt en mensen blijven ‘bij de
les’. Bovendien kun je checken of men alles begrijpt, of je op het goede spoor
zit met jouw informatie en of er eventuele aanvullingen zijn.
Het voordeel om het zonder interventies te doen is dat je het in eigen hand
houdt, dat je je verhaal zo kunt voorbereiden zoals je het ook gaat doen en
dat het minder onrustig is. Vooral voor mensen die moeite hebben om de
structuur aan te houden, is dit een goede optie. De principes van de opbouw
van elke presentatie blijven echter gelijk.
Hoe bouw je een presentatie op ?
Elke presentatie heeft een Begin-Midden –Eind
Begin
In het begin is het belangrijk om contact te maken (of te houden) met je
toehoorder(s): eventueel jezelf voorstellen, aankijken, je gevoel uit spreken.
De agenda, de volgorde van wat je gaat vertellen is ook een optie voor het
begin.
Belangrijk is een goede openingszin, die mensen laat nadenken, prikkelt of
een onmiddellijk gevoel geeft van herkenning. Ook al heb je al een heel
gesprek achter de rug, kan deze zin helpen om jouw presentatie krachtig te
openen. Maxima is een toespraak eens begonnen met de zin :
‘De Nederlander bestaat niet.’
De Zaak Roovers ©
Hoe je ook over de inhoud kan denken, het zet mensen meteen op scherp.
Midden
In deze fase kun je dieper ingaan op jouw persoonlijke verhaal, wat de
vereniging voor jouw heeft betekend, welke technische ontwikkelingen er zijn
voor wat betreft behandelingen en medicijnen etc.
Denk na over een sleutelzin, die ergens in het midden van dit onderdeel zit.
Daarin vat je jouw verhandeling samen of geef je mensen iets mee om over
na te denken.
‘ Dus blijkbaar is het niet alleen een kwestie van het juiste medicijn, maar je
hebt ook mensen nodig die je emotioneel kunnen steunen.’
Als je het doel hebt om leden te werven, kun je dat ook met zoveel woorden
doen. Bedenk van te voren een aantal objectieve en subjectieve
argumenten voor een lidmaatschap van jouw vereniging.
Eind
Hier kun je samenvatten en concluderen, verwijzen naar websites e.d. Denk
ook na over een eindzin , die blijft hangen.
5.Afsluiting




De vraag stellen
Elk verkoopgesprek heeft een afsluiting, met als doel de order binnen
te halen. Als ledenwerving een doel is van jouw presentatie dan is het
goed in elk geval die vraag te stellen: ‘wilt u lid worden van onze
vereniging ?’ Soms houdt men een hele presentatie en vergeet men dit
te vragen. Als men positief reageert is het tijd voor actie: opnemen van
gegevens en inzetten van de procedure.
Omgaan met weerstanden.
Mensen kunnen geïnteresseerd zijn, maar toch nog bepaalde
voorwaarden hebben, of op het laatste moment met tegenargumenten
komen. Ten eerste is het van belang om deze zaken serieus te nemen
en mee te veren: begrip tonen of doorvragen. Je kunt daarna
informatie geven over b.v. de hoeveelheid tijd of geld dat een
lidmaatschap kost.
Vervolgens kun je met een gesloten vraag (alleen te beantwoorden
met ja of nee) checken of men nog steeds geïnteresseerd is.
De knoop doorhakken. Als je gesprekspartner erg twijfelt, is het goed
dat iemand de knoop doorhakt.
Je kunt ook uitgaan van de vanzelfsprekendheid, dat men lid wilt
worden en vragen: ‘als u hier uw gegevens wilt achterlaten, dan nemen
we zo snel mogelijk contact met u op.’ Men is immers blijven staan en
heeft waarschijnlijk al een aantal signalen afgegeven geïnteresseerd te
zijn. Hoe minder beladen je het dan maakt , hoe beter het is.
Evaluatie en afronding. Hierin kun je aangeven wat je vond van het
gesprek, van het feit dat iemand lid is geworden, afspraken maken
voor contact e.d., afscheid nemen.
De Zaak Roovers ©
6. Elevator-pitch
Hierboven staat beschreven hoe je in het algemeen een presentatie kan
opbouwen.
Op een beurs heb je niet altijd de tijd om dat op een uitgebreide manier te
doen. Dan is het goed dat je altijd een ‘Elevator-pitch’ achter de hand hebt.
Een korte presentatie van een aantal minuten, de tijd dat de lift naar boven of
beneden gaat, waarin je kort en krachtig vertelt waar jouw organisatie voor
staat, waarom het voor jou belangrijk is en b.v. de mededeling dat er meer
leden nodig zijn, om dit werk te kunnen blijven doen. Ook hier is het van
belang dat je eindigt met een zin die blijft hangen of een oproep: word lid !
Een elevator-pitch kun je thuis, of in je vereniging, voorbereiden en fine-tunen.
Als je ‘m paraat wilt hebben, zul je ‘m zo nu en dan moeten oefenen. Een
goede elevator-pitch staat of valt met een krachtige en snelle manier van
presenteren, dus: wees voorbereid !
De Zaak Roovers ©
Algemene tips en achtergronden
Effectieve communicatie
Waar mensen bij elkaar zijn wordt gecommuniceerd en is het bijna onmogelijk
om nìet te communiceren. Zwijgen of iemand vrolijk aankijken zijn ook vormen
van communiceren. Een rood overhemd, tikken met je pen, armen over
elkaar…alles wordt door de anderen waargenomen en direct beoordeeld.
Effectieve Communicatie
Hoe zorg je ervoor dat jouw boodschap overkomt zoals jij het bedoelt, met het
effect wat jij voor ogen hebt ? Dat betekent dat je op een aantal facetten van
de communicatie grip moet zien te krijgen.
Wat en Hoe
Over het algemeen vinden mensen, die spreken voor een publiek, de inhoud
van hun woorden het belangrijkste. Je wilt je toehoorders van iets overtuigen,
of ze iets leren en nieuwe inzichten verschaffen.
Toch is de inhoud niet doorslaggevend.
Verschillende onderzoekers schatten dat minstens 70% van de communicatie
door middel van stemklank en lichaamstaal plaatsvindt. Het meest bekend is
de theorie van de Amerikaanse psycholoog Mehrabian.
Hij stelt dat wanneer het gaat om de geloofwaardigheid van de spreker:
55% wordt bepaald door lichaamstaal,
38% door de stemklank en intonatie
7% door (inhoud van) woorden.
De Zaak Roovers ©
A: ‘Hallo Daan, had je een goede vakantie ?’
D: ‘ Ja, geweldig.’
Vraag: had Daan een goede vakantie ?
Als Mehrabian gelijk heeft, dan wordt onze geloofwaardigheid als spreker
zelfs voor 93% bepaald door non-verbale communicatie en dus maar voor
7 % door de inhoud.
Als iemand zijn woorden tegenspreekt door middel van lichaamstaal, wordt de
non-verbale boodschap haast altijd als de meest ware opgevat. Het is
namelijk heel moeilijk door middel van lichaamstaal te liegen. De meeste
mensen zijn zich niet erg bewust van hun lichaamstaal.
Als iemand liegt, of niet precies weet waar hij ‘t over heeft, kunnen we door
zijn gedrag het gevoel krijgen dat er iets niet klopt. We zijn dan het meest
geneigd om op dit gevoel af te gaan en hem niet te geloven. Lichaamstaal
heeft dus een grote betrouwbaarheidswaarde en is dus ook bij een
presentatie een belangrijk element.
Daarmee is niet gezegd dat de inhoud totaal onbelangrijk is. Het betekent dat,
wil je jouw inhoud op een effectieve manieren laten aankomen, je veel
aandacht moet besteden aan hoe je iets zegt, hoe je erbij staat of je erbij kijkt.
De Zaak Roovers ©
Lichaamstaal
Onder lichaamstaal wordt verstaan :
- houding
- status
- mimiek
- gebaren
- de plaats
- timing
Jouw authenticiteit is de kracht -en ook het geheim- van een geslaagde
performance. Of je nu een presentatie houdt voor een groot publiek of voor
twee mensen op een informatie-markt. Daarvoor moet je weten wie je bent:
hoe kom ik over op een (neutraal) publiek en hoe wil ik overkomen ?
Tip: Breng je lichaamstaal in overeenstemming met je woorden en maak
daarin keuzes.
Stel je daarbij de vraag: wat is mijn kracht en wat is minder sterk. Er zijn
dingen die je misschien niet bewust doet, zoals veel bewegen, om de 2
woorden ..eh..zeggen etc. En sterke dingen zoals je gevoel voor humor, of
een goede dictie. Als je deze dingen beheerst en dus bewust kan aanwenden,
kun je ook een keuze gaan maken in je repertoir aan verbale en non-verbale
middelen.
Bij een bepaald onderwerp hoort misschien een vlammend betoog, bij een
ander juist een ingetogen manier.
Tip: Blijf in het Hier en NU.
Als je op een drukke informatiemarkt staat zul je je volume en manier van
praten moeten aanpassen. Ook hebben mensen misschien een energiek
verhaal nodig, omdat ze wat moe zijn geworden van alle indrukken.
Hier en Nu betekent ook dat je jezelf kunt corrigeren. Hoe gebruik je je stem,
hoe sta je erbij en hoe kijk je. Als je je bewust bent van je omgeving kun je
jouw manier daaraan aanpassen. Ook tijdens jouw uitleg, of presentatie.
Houding
Het is goed om te weten wat jouw neutrale houding is, want dat kan je als
vertrekpunt nemen. Ga recht en ontspannen staan, met je handen langs je
lichaam. Kijk het publiek aan met een open blik.
Voor wie moeite mee heeft met een neutrale houding volgen hier een aantal
tips:
- je voeten onder je heupen en wijzen naar voren
- gewicht is verdeeld over beide voeten
De Zaak Roovers ©
- zet je knieën niet op slot
- je rug is recht ( kantel je bekken iets naar voren)
- je kin wijst iets naar beneden, terwijl je kijkt op ooghoogte of in de richting
van je toehoorders
Van daaruit kun je alles doen wat nodig is: lopen, bewegen, stilstaan….
Zolang dit bewuste en duidelijke bewegingen zijn is het een versterking van
jouw woorden. Van sommige zaken zijn mensen zich niet bewust: wippen,
ijsberen en tics, die onzekerheid of nervositeit aangeven. Probeer deze
zoveel mogelijk te beheersen en zet jezelf daarbij niet op slot.
Status
Je geloofwaardigheid van jou als spreker wordt voor een deel bepaald door je
status. Hoeveel gewicht leg je in de schaal. Het is interessant om van jezelf te
weten wanneer je status hoog of laag is.
Het kan zijn dat je vooraf een hoge status hebt, doordat je een autoriteit bent
op het gebied van jouw onderwerp. Tijdens de presentatie moet je die
autoriteit natuurlijk ook uitstralen. Dat kan op vele manieren. De
natuurkundige Steven Hawkin heeft tot 2008 presentaties gegeven vanuit zijn
rolstoel, met behulp van een spraakcomputer. Op vele manieren wijkt zijn
performance af van de meeste presentaties en toch heeft hij een hoge status.
Zijn eigenheid, doorzettingsvermogen en kennis dwingen respect af en zijn
daarin dus doorslaggevend. Als we kijken naar status in het algemeen dan
ervaren mensen een zekere houding als hoge status en een onzekere als een
lage status.
Hoog
Staat stevig of zit rechtop
Controle over stem en beweging
Kan de ander aankijken en bepaalt
zelf wanneer hij/zij de blik afwendt
Neemt relatief veel ruimte in
Soms bedreigend
Laag
Staat wiebelig, zit ineengedoken
onvaste stem, gefriemel
Kijkt de ander niet direct in ogen
Neemt relatief weinig ruimte in
Nooit bedreigend
Een hoge status is niet per definitie beter dan een lagere. Je kunt ervoor
kiezen om een lagere status aan te nemen om je publiek beter te bereiken.
Door bijvoorbeeld naast je toehoorders te gaan zitten, als een ‘gelijke’ met
hen te praten en en passant iets uit te leggen.
Zolang het een keuze is kan het jouw performance versterken.
Mimiek
Wat kun je lezen op iemands gezicht. Dan hebben we het over
gelaatsexpressie, oogcontact, de kijkrichting, maar ook over blozen,
verbleken of transpireren. Met name oogcontact is als non-verbaal aspect van
groot belang in 1 op 1 gesprekken. Bij een presentatie is hierbij de kijkrichting
van belang. Soms sta je in het volle licht en zie je je publiek nauwelijks. Door
in hun richting te kijken, voelt men zich toch direct aangesproken. Plaats je
tekst, op een gecontroleerde manier, naar alle kanten waar het publiek zit.
Gelaatsexpressie is de meest directe manier om gevoelens te vertalen, zoals
blijdschap, verbazing of woede. Als het in overeenstemming is met jouw
De Zaak Roovers ©
woorden kan het kracht uitstralen en je boodschap versterken. Emotie tonen
kan belangrijk zijn. Het geeft je eigen betrokkenheid aan bij het onderwerp en
het emotioneert ook de toehoorders.
Gebaren
Gebaren kunnen heel verschillende betekenissen hebben. Bepaalde gebaren
horen bij de dagelijkse omgang en zijn volstrekt duidelijk (vinger op de lippen,
zwaaien als groet). Andere gebaren zijn wat onbepaalder; ze geven b.v. aan
dat je het maar ‘zo zo’ vind. In een gesprek of presentatie zijn gebaren
belangrijk, als ze in overeenstemming zijn met de inhoud van je woorden, de
emotie en de sfeer. Het kan jouw betoog verlevendigen en de mate van
passie aangeven die je met een bepaald onderwerp hebt. In Italië gebruiken
ze over het algemeen meer armgebaren dan in Nederland, dus de culturele
achtergrond speelt hierin ook een grote rol.
De Zaak Roovers ©
De stem
C’est le ton qui fait la musique
Aan iemands stemgeluid kunnen we vaak horen met wat voor persoonlijkheid
we te maken hebben. Sommige stemmen vinden we vervelend, andere juist
prettig. Wat is het dat we in het stemgeluid beoordelen?
Gaat het om de toonhoogte waarop iemand zijn stemgeluid laat klinken, of
aan het aan het volume ? Of horen we spanning in het stemgeluid?
Wees je allerleerst bewust van jouw eigen stem. Hoe klinkt het en hoe komt
het over bij ander. Spreek je met een zwaar accent, articuleer je slecht ? Heb
je van nature een warme stem ? Bij de één is een accent een voordeel, bij de
ander niet. Het is aan jou om daarin een keuze te maken.
Ben je van nature geneigd zacht te praten, zet je volumeknop dan iets harder
als mensen aangeven jou slecht te verstaan. Plaats je zinnen naar de laatste
rij van de zaal, zodat iedereen het goed kan verstaan. Als je twijfelt , vraag het
gewoon aan jouw toehoorders.
Als je zorgt voor voldoende afwisseling in toonhoogte, luidheid en tempo
wordt je manier van spreken levendiger. Bepaalde sleutelzinnen of termen die
belangrijk zijn in je betoog kun je op allerlei manieren uitspreken.
Experimenteer eens voor jezelf met hoe je dat kan uitspreken; tot je een
intonatie te pakken hebt , die goed voelt.
‘C’est le ton qui fait la musique !’
Onderhoud en oefening
Je stem is dus een belangrijk instrument, die je moet onderhouden. Hoe
minder je de stem belast en forceert hoe beter het is.
Tijdens een drukke beurs of informatiemarkt ligt het forceren van je stem op
de loer. Warm daarom van te voren je stem op, zodat je er goed voorbereid
aan begint.
Hieronder volgen er paar oefeningen. Als je geen tijd hebt kun je ook tijdens
een autorit, of de wandeling ernaar toe, je stem opwarmen. Door te neuriën
en onderdelen van de oefening die hieronder beschreven staat te doen.
De Zaak Roovers ©
Oefening
- Ga ontspannen staan. Adem rustig in en uit. Leg je hand op je buik en zorg
ervoor dat je bij het inademen je buik en borst uitzet. Laat je adem stromen.
- Neurie bij het uitademen. Laat een natuurlijk klank uit je neus komen.
Varieer daarna in hoogte en laagte. Neurie een melodie.
- Doe alsof je gaapt en maak geluid erbij. Je keel staat helemaal open.
- Open je je mond en maak klank van laag naar hoog. A (met een losse
kaak)-O –U-I. Zorg ervoor dat je geen druk voelt op je stembanden.
- La-la-la-la-la-la-laaa ( 1-3-5-8-5-3-1 van een toonladder) van laag naar hoog.
- Laat je hoofd ontspannen naar voren hangen en schudt alles los, inclusief je
tong, terwijl je geluid maakt.
- Buig voorover , met je hoofd naar de grond en weer terug. Wikkel daarbij
goed af zonder je spieren te forceren. Laat daarbij een vloeiende klank- van
laag naar hoog en weer terug- uit je mond komen.
- Oefen woorden en tongtwisters achter elkaar: kopjecapuchino,
kopjecapuchino etc., zingende nonnen en mompelende moniken etc.
- Oefen een zin uit je presentatie. Of een combinatie van woorden die niet
makkelijk uit je mond komt.
Daarnaast kun je tijdens gesprekken of je presentatie gebruik maken van
stem -en ademtechniek. Hoe minder je druk legt op je stembanden, hoe beter
het is. En dat kun je doen om bijvoorbeeld steun te geven vanuit je bekken en
buik. Bij het spreken gaat je buik naar binnen en bij het inademen naar buiten.
Je adem kun je controleren door van te voren even goed in –en uit te
ademen.Tijdens het spreken heb je in feite weinig adem nodig en laat je de
lucht vanzelf in je longen komen. Hou je adem dus ‘laag’ en rustig, want met
hoge -en onrustige adem is het moeilijker je stem te controleren en breng je
jouw onrust over op je toehoorders.
De Zaak Roovers ©
20
Algemene Tips
- Maak contact. Voor je toehoorders ( en voor jezelf) is een goede start van
belang, want zo zet je de toon. Een ijsbreker of een positieve opmerking kan
ook helpen.
- Aantekeningen. Als geheugensteuntje is het goed als je van te voren wat
steekwoorden opschrijft, die je gebruikt tijdens de presentatie. Als je ervoor
kiest om een speech voor te lezen, hou de aandacht dan vast, door het
publiek regelmatig aan te kijken en een natuurlijke dictie aan te houden. Dat
kan alleen als je goed weet wat er staat en je zo ‘los’ kan komen van het
papier.
- Fouten maken mag ! Een verspreking of een black-out zijn zaken die
kunnen gebeuren. Accepteer dat het even fout gaat en corrigeer jezelf. Je
kunt er een zin aan wijden en daarna gewoon doorgaan. Blijf in elk geval
ontspannen en zie er de humor van in. Een fout kan zo ook juist een goede
wending geven aan je presentatie.
- Neem de tijd. Haal rustig adem, neem zo nu en dan een pauze in je
verhaal, zodat het publiek op adem kan komen of eventueel kan reageren.
- Humor kan een wapen zijn om zware onderwerpen wat te relativeren en om
de aandacht op een positieve manier vast te houden. In de voorbereiding kun
je al bekijken waar er kansen hiervoor liggen. Spontane invallen kunnen zo
mogelijk nog beter werken, dus probeer je hiervoor open te stellen.
- Feedback. Als je iemand hebt die jou feedback kan geven na je presentatie,
maak daar dan gebruik van.
- Ga ervoor. Je hebt jezelf goed voorbereid en je staat helemaal achter jouw
onderwerp en presentatie. Laat je dus niet uit het veld slaan door kritische
blikken en vragen vanuit jouw toehoorders, of dingen die je niet had verwacht.
- Werk samen als een team. Op een beurs ben je meestal niet alleen.
Samenwerken betekent dat je goed gebruik maakt van elkaars expertise en
persoonlijkheid. Ook dat je elkaar in de gaten houdt, zodat je te hulp kunt
schieten als dat nodig is. Bepaalde gesprekken kun je beter overdragen aan
iemand anders en andersom . Als dat van te voren duidelijk is, haalt iedereen
er meer rendement en energie uit.
De Zaak Roovers ©
21

Download Report