Nieuwsflits LHV 7 februari 2014

Nieuwsflits LHV
7 februari 2014
Bestuurscrisis bij LHV?
“Crisis is een groot woord, maar vervelend is het wel,” zo bestempelt voorzitter Marita Voogt de situatie die is
ontstaan. Bij LHV stoppen twee zeer gewaardeerde vrijwilligers, waardoor er voor het besturen van de club
acuut nieuwe vrijwilligers nodig zijn. Het betreft de secretarisfunctie van Joost Tijmensen en de coördinatie
van de kantine die recent opgepakt was door Sandra Hofland. Joost en Sandra hebben beiden besloten te
stoppen. Niet omdat ze het niet leuk meer vonden, maar omdat andere zaken nu en de komende tijd hun
aandacht vragen.
Marita Voogt: “We grijpen de situatie aan om niet alleen een secretaris en kantinecoördinator te werven,
maar willen binnen het bestuur ook een nieuwe functie creëren, die van vrijwilligerscoördinator.” De nieuwe
functie ontlast niet alleen de secretaris, maar zorgt ook voor meer aandacht voor het werven, waarderen en
behouden van vrijwilligers. Eens te meer blijkt hoe belangrijk het is om voldoende, enthousiaste vrijwilligers
te hebben. “Juist nu de club goed op weg is, is het belangrijk om met elkaar die goede richting vast te
kunnen houden,” aldus de voorzitter. “Na een paar jaar van ledenterugloop, groeien we weer. Aan de
onderkant met onze F-jeugd, maar ook bij de oudere doelgroepen als de recreanten en trimhandbal.
Daarnaast zoeken en vinden we steeds meer de samenwerking met andere organisaties. Denk bijvoorbeeld
aan de Sportieve Naschoolse Opvang die gebruik maakt van onze kantine.”
Om die goede lijn vast te houden, zijn nieuwe vrijwilligers heel hard nodig. Daarom ook deze nieuwsflits, met
informatie over de vrijwilligersfuncties waarvoor op korte termijn mensen nodig zijn. We zijn flexibel, we gaan
graag in gesprek om de wensen van nieuwe vrijwilligers af te stemmen op wat LHV nodig heeft. Want
vrijwilligerswerk moet in ieders agenda passen. Pas dan kun je met elkaar een goed team vormen!
LHV bestuur, Ed Davids – Gert Visscher – Marita Voogt
Contact: Marita Voogt (06-21134576)
1
Nieuwsflits LHV
7 februari 2014
Waarom vrijwilligerswerk voor LHV doen?
•
•
•
•
•
En …
•
Omdat het leuk is en leidt tot (nieuwe) sociale contacten
Omdat je er veel van kunt leren (staat goed op je CV!)
Omdat je je kwaliteiten kunt inzetten
Omdat je goede ideeën hebt voor de toekomst van LHV en die zo in praktijk kunt brengen
Omdat het voldoening geeft je in te zetten voor iets wat er toe doet
Omdat je wilt bijdragen aan het bestaan van jouw club of die van je zoon of dochter!
Nieuwe functie: Vrijwilligerscoördinator
We hebben een concept vrijwilligersbeleid in de maak. Tot het vaststellen ervan is het nog niet gekomen, en
ook in de uitvoering zijn we nog niet structureel met de goede dingen bezig. We missen daarvoor
menskracht.
Mede daarom is nu het moment om hier speciaal iemand voor te vinden. Iemand die het leuk vindt om
contact te hebben met mensen, die kwaliteiten van mensen herkent en boven tafel krijgt om ze zo aan een
passende klus binnen de club te koppelen. Het werven van vrijwilligers behoort tot het takenpakket van het
bestuur als geheel en de commissies. De vrijwilligerscoördinator ondersteunt daarbij. We verwachten
nadrukkelijk niet van je dat je in je eentje vrijwilligers werft. Verderop in deze Nieuwsflits meer informatie over
de functie-inhoud.
We vinden dat een vrijwilligerscoördinator deel uit moet maken van het bestuur, omdat vrijwilligers de kern
van onze club zijn. We kunnen ons voorstellen dat de coördinator bijgestaan wordt door een commissie,
zodat taken verdeeld kunnen worden.
De nieuwe vrijwilligerscoördinator hoeft niet met lege handen te beginnen. Wat hebben we al?
• Een concept vrijwilligersbeleid
• Een schema van de organisatie
• Een up-to-date overzicht van de vrijwilligers
• Functiebeschrijvingen van de meeste functies
• Een format voor inventariseren van wensen van nieuwe leden
• Informatie uit een belronde langs de leden van 2 jaar geleden.
Maar hij/zij wordt van harte uitgenodigd om met voorstellen voor vernieuwing te komen.
De tijdsbesteding en -planning staat voor een aantal activiteiten redelijk vast (1x per maand
bestuursvergadering, in het voorjaar een vrijwilligersavond), maar verder is de invulling naar eigen inzicht. Je
kunt op de momenten dat het jou uitkomt zaken meer of minder aandacht geven.
Contact: Marita Voogt (06-21134576)
2
Nieuwsflits LHV
7 februari 2014
Kantinecommissie
De kantinecommissie bestaat door het stoppen van Sandra Hofland uit Ellen Boekholt en Paul Vivie. Ellen
coördineert de schoonmaak en Paul is verantwoordelijk voor hygiëne. Daarnaast zijn Steven Rothuizen en
Klaas Pranger vergunninghouders voor LHV en zorgen in dat kader o.a. voor de instructie verantwoord
alcohol schenken aan onze barvrijwilligers.
Concreet zoeken we mensen voor de volgende taken:
• Inkoop
• Indeling bardiensten
• Voorzitter kantinecommissie
De inkoper houdt de voorraad bij en koopt in. Drankinkoop gaat eenvoudig vanuit huis via de website van
Scheerder, waarna het bij de kantine afgeleverd wordt (daar hoeft van LHV niemand bij te zijn). Etenswaren,
koffie e.d. worden zelf ingekocht bij de Sligro of een supermarkt. De inkoper is daarom in het ideale geval in
het bezit van een eigen auto (benzinekosten kunnen in overleg gedeclareerd worden).
De indeler van de bardiensten is verantwoordelijk voor een tijdige indeling van barvrijwilligers op
wedstrijddagen en tijdens activiteiten. Voor het houden van feeling met de bardiensten is het wenselijk dat
hij/zij zelf af en toe een dienst draait, maar het is nadrukkelijk niet de bedoelding dat deze persoon alle gaten
zelf opvult.
De voorzitter van de kantinecommissie coördineert de kantinecommissie en zorgt ervoor dat alle benodigde
taken uitgevoerd worden door de commissieleden en hem/haarzelf. Hij/zij woont de vergaderingen van het
bestuur bij, eventueel beperkt tot de agendapunten die voor de kantine relevant zijn.
De tijdsbesteding van deze functies hangt af van het moment in het jaar. Tijdens de veldcompetitie ben je er
meer tijd mee bezig dan in de winterperiode. Het varieert dan naar schatting tussen de 1-4 uur per week
indien alle drie de functies bezet zijn. De kantinecommissie komt 4-5 keer per jaar bij elkaar voor overleg.
Secretaris
De secretaris is onmisbaar in het bestuur. Hij/zij zorgt ervoor dat e-mails bij de juiste personen terecht
komen, dat de informatievoorziening naar de leden op orde is. Dat laatste o.a. door het coördineren van de
LHV Nieuwsbrief. De nieuwsbrief hoeft hij/zij niet zelf te maken, wel verzamelt de secretaris alle input. We
zoeken een gestructureerd werkende persoon, die tijdens de vergaderingen acties en besluiten bijhoudt (we
werken alle langere tijd niet met complete notulen) en die de stukken voor de ALV en jaarverslag tot een
mooi geheel maakt.
Joost Tijmensen hield ook altijd het vrijwilligersoverzicht bij, maar die taak brengen we onder bij de nieuwe
vrijwilligerscoördinator. Met Julien Voogt hebben we een goede ledenadministrateur aan boord, zodat de
secretaris daar weinig tijd aan hoeft te besteden.
Een mooie kennismaking met de secretarisfunctie kan het maken van het verslag van de Algemene Leden
Vergadering op dinsdag 25 februari zijn!
Contact: Marita Voogt (06-21134576)
3
Nieuwsflits LHV
7 februari 2014
Secretaris
Functieomschrijving
•
Maakt deel uit van het dagelijks bestuur
•
Eerste aanspreekpunt van de vereniging voor algemene informatie, post en e-mail
•
Behandeling ingekomen post en e-mail (distributie naar juiste personen)
•
Verslaglegging bestuurs- en ledenvergaderingen (vastleggen acties en besluiten)
•
Agendabeheer voor bestuurs- en ledenvergadering
•
Aanspreekpunt van en naar de redactie van de LHV-Nieuwsbrief
•
Aanspreekpunt van en naar de Ledenadministratie
•
Sleutelbeheer
•
Aan begin nieuw seizoen: update LHViertje (informatiedocument voor leden) en update websiteinformatie.
Algemene bestuurstaken:
•
Woont bestuursvergaderingen bij (1x per maand)
•
Betrokken bij werving vrijwilligers
•
Beleidslijnen uitzetten
Profiel
•
Gestructureerd kunnen werken
•
Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
•
Goed contacten kunnen onderhouden (met vrijwilligers, commissies)
•
Regelmatig email behandelen (minimaal eens in de 3 dagen)
•
(Willen opdoen van) basis-computervaardigheden (o.a. voor de website)
•
Brede bestuurlijke interesse
•
In team kunnen werken
•
Affiniteit met LHV en de handbalsport
•
Zichtbaar zijn voor leden
Tijdsbesteding
Per week ca. 4 uur, bestuursvergadering 1x per maand.
Contact: Marita Voogt (06-21134576)
4
Nieuwsflits LHV
7 februari 2014
Vrijwilligerscoördinator
Doel
Geeft inhoud aan het vrijwilligerswerk binnen de vereniging.
Plaats in de vereniging
De coördinator maakt deel uit van het bestuur. De coördinator kan bijgestaan worden door een
vrijwilligerscommissie, waarin taken verdeeld worden.
Hoofdtaak
Het planmatig aandacht besteden aan de vrijwilligers.
Functie-inhoud
•
Is belast met de coördinatie van alle vrijwilligers binnen de vereniging.
•
Adviseert het bestuur en de commissies over vrijwilligers (beleid)
•
Coördineert de introductie van nieuwe vrijwilligers en de begeleiding en
deskundigheidsbevordering van bestaand kader.
•
Stelt taak- en functieomschrijvingen op en evalueert deze jaarlijks.
•
Maakt een ‘vrijwilligersplanning’ waarin de (toekomstige) vrijwilligersbehoefte van de vereniging
staat beschreven en maatregelen worden voorgesteld om ervoor te zorgen dat in deze behoefte
kan worden voorzien.
•
Behartigt de belangen van de vrijwilligers: waardering, onkostenvergoeding, verzekering en
dergelijke.
•
Is verantwoordelijk voor “het lief en leed” binnen de vereniging, bijvoorbeeld een bloemetje bij
ziekte, een verjaardagskaartje, etc.
•
Stimuleert dat bij de taakinvulling zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen,
motieven en mogelijkheden van de vrijwilligers.
•
Draagt er zorg voor dat vrijwilligers zo nodig opleidingen kunnen volgen.
•
Organiseert jaarlijks een vrijwilligersavond met het bestuur.
•
Zorgt voor actueel houden van de vacaturelijst
Kerncompetenties
•
Goede communicatieve vaardigheden
•
Sterk in motiveren
•
Goed kunnen omgaan met vrijwilligers
•
Flexibele instelling en stressbestendig
•
Planmatig denken en werken
•
Coördineren
Tijdsbesteding
•
Informeel naar eigen invulling, schatting ca. 10 uur per maand.
•
Formeel bijwonen van de bestuursvergaderingen, 1x per maand
Contact: Marita Voogt (06-21134576)
5
Nieuwsflits LHV
7 februari 2014
Kantine Voorzitter
Functieomschrijving
•
Geeft leiding aan de kantinecommissie
•
Stelt een begroting op en bewaakt deze, in samenspraak met de penningmeester
•
Realiseert de begrote kantineomzet
•
Agendabeheer (activiteiten in de kantine)
•
Onderhoudt contact met de activiteitencommissie / personen die activiteiten in de kantine
organiseren.
•
Onderhoudt contact met de verantwoordelijke voor de kantinezaken bij Antilopen
•
Houdt algeheel toezicht op het clubhuis
•
Voert de controle op
Brandveiligheid
EHBO en/of BHV
Ontruimingsplan
•
Zorgt voor een up-to-date kantine handboek
•
Werft vrijwilligers voor de kantinecommissie
•
Zorgt in samenspraak met commissieleden ervoor dat taken van vacante functies binnen de
commissie uitgevoerd worden
•
Bewaakt regels en normen als door het bestuur gesteld
•
Woont periodiek bestuursvergaderingen bij, meldt de voortgang aan het bestuur
Profiel
•
Affiniteit met LHV
•
Affiniteit met horecawerkzaamheden
•
Servicegericht
•
Initiatiefrijk en creatief
•
Communicatief vaardig
•
Verantwoordelijkheidsgevoel
•
Nauwgezet
Tijdsbesteding
Er zijn twee piekperioden in het jaar, samenvallend met de veldcompetitie: eind augustus t/m half
oktober en half maart t/m eind juni. Afhankelijk van vacante functies binnen de commissie is de
tijdsbesteding in deze periode ca. 2-6 uur per week. In de winterperiode is het rustig, op enkele
activiteiten in de kantine na.
De commissie komt 4-5 keer per jaar bij elkaar voor overleg.
Een keer per maand bestuursvergadering (eventueel alleen aanwezig bij agendapunt Kantinezaken).
Contact: Marita Voogt (06-21134576)
6
Nieuwsflits LHV
7 februari 2014
Kantinecommissie leden
Coördinator schoonmaak (Ellen Boekholt)
•
Zorgt voor het schoonhouden van kantine en kleedruimtes
•
Coördineert de schoonmaak van de kantine
•
Onderhoudt contact met Antilopen m.b.t. tot de schoonmaak
Inkoop (vacant)
•
Inventariseert de voorraad
•
Zorgt voor de inkoop voor de kantine:
drank via Scheerder online bestellen
etenswaren, koffie e.d. zelf inkopen bij Sligro of supermarkt (autobezit is een pré)
schoonmaak in overleg met coördinator schoonmaak
Indeling bardiensten (vacant)
•
Zorgt voor bezetting van de kantine
•
Zorgt voor een tijdige communicatie met barvrijwilligers
•
Draait af en toe zelf een dienst om feeling te houden
Hygiëne (Paul Vivie)
•
Voert controle op de hygiëne normen
Vergunninghouders / “leidinggevenden” (Steven Rothuizen en Klaas Pranger)
•
Voeren de controle op de wettelijke bepalingen:
Horeca vergunning en Exploitatie vergunning
Milieuverordeningen
•
Zorgen voor de Instructie Verantwoord Alcoholschenken aan barvrijwilligers.
•
Zijn in bezit van de Verklaring Sociale Hygiëne
Tijdsbesteding
Er zijn twee piekperioden in het jaar, samenvallend met de veldcompetitie: eind augustus t/m half
oktober en half maart t/m eind juni. Afhankelijk van de functie is de tijdsbesteding in deze periode ca.
1-3 uur per week (excl. eventuele bardiensten). In de winterperiode is het rustig, op enkele activiteiten
in de kantine na.
De commissie komt 4-5 keer per jaar bij elkaar voor overleg.
Contact: Marita Voogt (06-21134576)
7

Download Report