WERVING EN SELECTIE: De juiste talenten aantrekken, een kunst die u kan leren! Inhoud Voorbereidingsfase: weet wat u zoekt! (bezint eer ge begint) .............................................................. 3 Heeft u daadwerkelijk iemand nodig? ................................................................................................ 4 Wat mag de nieuwe medewerker verwachten? ................................................................................. 4 Wat verwacht u van uw medewerker? ............................................................................................... 5 Wat is een competentie? ................................................................................................................ 5 Welke competenties verwacht u?................................................................................................... 6 Hoe ziet u dat iemand een competentie bezit?.............................................................................. 6 Wervingsfase........................................................................................................................................... 8 Opstellen van vacaturebericht............................................................................................................ 8 MAGDA?.......................................................................................................................................... 9 Welk medium kiest u? ....................................................................................................................... 10 Formele kanalen ........................................................................................................................... 10 Informele kanalen ......................................................................................................................... 12 Spontane sollicitaties .................................................................................................................... 13 Selectiefase ........................................................................................................................................... 14 1e Selectie op basis van cv en motivatiebrief.................................................................................... 14 2e Selectie op basis van een selectie-interview ................................................................................ 15 Voorbereiding selectievragen....................................................................................................... 15 Hoe bevraagt u toekomstig gedrag? ............................................................................................ 17 Scenario van het eigenlijke selectie-interview ............................................................................. 19 Nog enkele tips voor een goed interview ..................................................................................... 23 3e Selectie op basis van een test ....................................................................................................... 25 Beoordelingsfase .................................................................................................................................. 27 Beoordelingsfouten .......................................................................................................................... 27 Keuze kandidaat ................................................................................................................................... 29 2 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens De juiste talenten aantrekken, een kunst die u kan leren! Iedereen zou graag de witte raaf vinden om binnen zijn organisatie te werken. Maar hoe doet u dat? Hierover vertellen wij u graag meer in dit praktische naslagwerk. Voorbereidingsfase: weet wat u zoekt! (bezint eer ge begint) Vanaf de dag dat u bedenkt dat u misschien een medewerker (extra) wil aantrekken, bent u al, hetzij onbewust, begonnen aan uw wervingsproces. De oorzaken van deze gedachte kunnen uiteenlopend zijn: - Uw activiteiten zijn gestegen, u heeft - een bijkomende erkenning gekregen - Één van uw medewerkers is langdurig afwezig door ziekte… Één van uw medewerkers verlaat de organisatie omwille van - o Pensioen o Gedwongen ontslag o Vrijwillig ontslag Één van uw medewerkers wenst minder te werken - Wat de reden ook is, het is op dit moment belangrijk dat u nagaat of u dit effectief wil doen en welke functie u wenst in te vullen. Vaak wordt de fout gemaakt om de nieuwe of extra persoon aan te nemen met identiek dezelfde functie-inhoud als de vorige werknemer. Een andere ‘fout’ kan zijn dat u als leidinggevende (onbewust) op zoek gaat naar een kopie van uzelf. Hierdoor laat men dan een kans liggen om kritisch na te denken over de inhoud van de (nieuwe) functie. Wanneer u beslist om uw eerste medewerker aan te werven is het nog belangrijker om dit weloverwogen te doen. Starten met personeel is immers een belangrijke stap binnen een organisatie. Budgettair moet er ook gekeken worden of uw organisatie deze (extra) kost kan dekken. Wij raden aan om een aanwerving steeds weloverwogen te doen en er wat tijd in te steken, dit verhoogt uw kansen om de witte raaf te vinden. Hou in gedachten dat iemand snel aanwerven minder tijd kost op korte termijn, maar indien dit niet de juiste persoon is op de juiste plaats, dit op lange termijn wel een hoge kostprijs heeft. Denk maar aan de geïnvesteerde tijd, personeelskost, inwerktijd, de impact op collega’s, … 3 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Heeft u daadwerkelijk iemand nodig? Vooraleer u effectief beslist om een functie open te stellen, kijkt u best ook even naar de personeelsplanning. U probeert zo om een voorspelling te maken van de toekomstige personeelsbehoeften. Een eenmalige drukke periode (bv. een project) kan misschien beter niet opgevangen worden door een permanente medewerker. U kan zich ook afvragen wanneer er een medewerker wegvalt, of deze zelfs vervangen moet worden. Is er misschien een mogelijkheid om het werk efficiënter te organiseren zodat het verdeeld kan worden over de collega’s? Moet de collega voltijds vervangen worden of is een deeltijdse vervanging voldoende? Wat mag de nieuwe medewerker verwachten? Wanneer u heeft beslist dat er nood is aan een extra medewerker gaat u vervolgens extra informatie verzamelen. Hou steeds in gedachten dat de medewerker die vertrekt uw belangrijkste bron van informatie is. Deze informatie zal u helpen om uw toekomstige medewerker een juist beeld van de functie te geven. Het is immers belangrijk dat uw medewerker vooraf weet aan wat hij/zij zich kan verwachten. Het heeft geen zin om de functie, afdeling of organisatie mooier of anders voor te stellen dan het in werkelijkheid is. Wanneer u dit wel doet, kan een medewerker tijdens de confrontatie met de werkelijkheid zich bedrogen voelen en alsnog de organisatie verlaten. Aan de hand van volgende vragen creëert u een duidelijk beeld van de functie binnen uw organisatie: - Wat zijn de specifieke uitdagingen in de job? Wat zijn doelstellingen van de functie? Wat zal er niet meer gebeuren als de functie wegvalt? Wat zijn de verwachte realisaties binnen de functie? Waarmee moet men rekening houden? - Is het een nieuwe functie? Of zijn er nieuwe taken binnen de functie? Wat zijn precies de taken van de functie? Kan de medewerker terecht bij collega’s die dezelfde taken uitoefenen? - In welke werkomgeving komt de nieuwe medewerker terecht? Is het een familiale sfeer of eerder concurrentieel tussen collega’s? Wordt er strak of flexibel omgegaan met werktijden? Hoe spreken medewerkers elkaar onderling aan? - Aan wie moet de medewerker rapporteren? Onder wiens bevoegdheid valt men? Krijgt men nog van andere mensen instructies? Welke mensen moeten hun goedkeuring geven over de kandidaat? Wie moet betrokken worden in het verdere selectieproces? - Aan welke medewerkers moet de nieuwe medewerker leiding geven? Hoeveel medewerkers zijn dit? Hoe is dit team samengesteld? - 4 Zijn er groeikansen binnen deze functie? Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Kan men evolueren naar een leidinggevende of management functie? Kan men doorgroeien naar een expertniveau? Is het een vlakke functie waar geen doorgroei mogelijk is? Welke perspectieven zijn er voor de nieuwe medewerker? - Wat zijn de vooruitzichten van de organisatie? Wat is het strategisch plan? Wat zijn de uitdagingen voor de organisatie in de toekomst? Een groot deel van de antwoorden op bovenstaande vragen kunnen in een functiebeschrijving gegoten worden. Hierin wordt onder andere beschreven wat de doelstellingen van de functie zijn en welke taken tot de functie behoren. Wij raden aan om dit beknopt te houden. Ervaring leert dat te lange functiebeschrijvingen in de kast belanden, stof liggen te vergaren en dus niet gebruikt worden. Het is niet de bedoeling dat elke taak tot in detail beschreven wordt, maar de grote lijnen van de functie moeten wel duidelijk zijn. Het werken met functiebeschrijvingen maakt het achteraf makkelijker om een gesprek aan te gaan met de medewerker over het invullen van de functie. Weet dat medewerkers “het” enkel goed kunnen doen als ze weten wat “het” is. Zonder duidelijkheid zal iedereen hier een andere invulling geven afhankelijk van zijn manier van kijken naar de functie. Bij een nieuwe aanwerving is het dan ook aan te raden dat u, indien u al een functiebeschrijving had, deze te herbekijken. Functies en takenpakketten kunnen immers ook in de tijd veranderen. Wat verwacht u van uw medewerker? Wanneer u weet wat de medewerker zal moeten doen binnen uw organisatie en in welke context hij/zij terecht komt, staat u best even stil welk profiel u verwacht. Hier gaat u eigenlijk op zoek naar de belangrijkste criteria waaraan de nieuwe medewerker moet voldoen. We praten dan over de competenties die iemand moet bezitten. Wat is een competentie? Over competenties wordt veel gesproken, maar wat is dat nu eigenlijk? “Een observeerbare eigenschap onder de vorm van kennis, vaardigheden en attitude die een voorspellende waarde bezitten naar het realiseren van een prestatie” Kennis is wat iemand weet en kent over specifieke gebieden. Wat iemand kent: theoretische kennis, vaktechnische kennis, praktische kennis, … U gaat dan na wat uw medewerker moet kennen om de functie uit te oefenen. Bijvoorbeeld: ICT-kennis 5 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Vaardigheden zijn dingen die iemand geleerd heeft door middel van herhaaldelijke oefening. Bij vaardigheden gaat om het correct uitvoeren van bepaalde handelingen en het in de praktijk brengen van de kennis die men al verworven heeft. U gaat dan na wat uw medewerker moet kunnen om de functie uit te oefenen. Bijvoorbeeld: Mondeling communiceren Een attitude beschrijft hoe iemand zich opstelt ten opzichte van personen of zaken. U gaat dan na hoe uw medewerker moet zijn om de functie uit te oefenen. Bijvoorbeeld: Collegiaal zijn of collegialiteit Welke competenties verwacht u? Bij het opstellen van uw verlanglijstje van competenties met betrekking tot een bepaalde functie zal al snel blijken dat het bijna onmogelijk is dat u iemand vindt die al deze competenties bezit. Belangrijk is daarom dat u vooraf vastlegt of de medewerker de competenties al moet bezitten voor u start of dat deze nog kunnen aangeleerd worden tijdens de uitoefening van de job. Verder houdt u er best ook rekening mee dat bepaalde competenties bijna niet aan te leren zijn, voornamelijk de competenties gelinkt aan een attitude. Deze worden eerder gevoed door de persoonlijkheid van de medewerker dat de oorsprong heeft in onder andere de opvoeding en achtergrond. Hier mag u er dan ook van uit gaan dat wanneer deze competentie niet aanwezig is, deze er op termijn wellicht ook niet zal komen. Van bijvoorbeeld iemand die veel waarde hecht aan regels, structuur en afspraken zal u niet kunnen verwachten dat hij/zij zich gaat ontwikkelen naar een heel flexibel persoon. Hoe ziet u dat iemand een competentie bezit? Competenties zijn zelf niet zichtbaar, u kan ze enkel waarnemen via gedrag. Gedrag is echter wel zichtbaar en dus ‘meetbaar’. Vandaar dat wij aanraden om de competenties die u belangrijk vindt te vertalen naar gedragsindicatoren. Hierdoor worden ze ook duidelijker voor de medewerker. Denk maar aan de competentie klantgerichtheid. Hoe zien we dat iemand klantgericht is? Het antwoord op deze vraag zijn gedragsindicatoren. Deze kunnen ook verschillend zijn afhankelijk van de eigenheid van uw organisatie of van de functie waarop de competentie betrekking heeft. 6 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens De competenties die u verwacht, verduidelijkt met een aantal gedragsindicatoren, adviseren wij om ook in de functiebeschrijving op te nemen. Zo geeft deze functiebeschrijving een volledig beeld wat de functie inhoudt en aan welke competenties men moet voldoen om deze functie in te vullen. We spreken hier dan van een competentieprofiel. 7 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Wervingsfase Wanneer het duidelijk is wie u nodig heeft, voor welke functie en welke competenties u van de nieuwe medewerker verwacht, kan u overgaan tot de wervingsfase. Het doel van deze fase is betrekkelijk eenvoudig: de meest geschikte kandidaten aantrekken. Wij bespreken in dit naslagwerk enkel de werkwijze wanneer u zelf op zoek gaat naar kandidaten. Er is ook een mogelijkheid dat interimkantoren voor u kandidaten zoeken of een kandidaat in hun bestand hebben die ze aan u willen voorstellen. In dat geval geeft u een stuk van de wervingsfase uit handen, maar daar gaan wij hier in dit werk niet dieper op in. Opstellen van vacaturebericht Wanneer u weet welk profiel u wilt aannemen, wordt het opstellen van een vacaturetekst veel eenvoudiger. Belangrijk hier is weer dat u een juiste weergave geeft van de functie en uw verwachtingen. Wanneer u dit correct omschrijft, is het ook makkelijker om achteraf kandidaten die niet in aanmerking komen voor de functie dit te laten weten op een objectieve manier. Een ander voordeel van een duidelijke omschrijving is dat niet geschikte personen minder geneigd zullen zijn om te solliciteren op de vacature. U wilt immers enkel de juiste kandidaten aantrekken. Liever 5 goede sollicitanten, dan 10 waarvan er niemand geschikt is. Volgende items kunnen opgenomen worden in uw vacaturetekst: - De functienaam zoals die gehanteerd wordt in uw organisatie - Uw organisatie kort beschreven - Waar u gevestigd bent, of voor welke vestiging de vacature ingevuld wordt - De reden voor het uitschrijven van de vacature Dit kan u niet altijd vermelden, maar wanneer dit bijvoorbeeld door een uitbreiding van uw erkenning is, is dit een pluspunt en dus zeker het vermelden waard. Bijvoorbeeld: Door onze stijgende activiteit zijn wij op zoek naar een gedreven mekanieker om ons team te versterken. - De functiebeschrijving: hier vermeldt u kort het doel en de taken van de functie zodat de sollicitant zich een beeld kan vormen van wat de functie precies inhoudt. Bijvoorbeeld: U zorgt voor een vriendelijk onthaal, zowel persoonlijk als telefonisch, van onze cliënten en verwijst ze door naar de juiste persoon 8 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens - Het verwachte profiel, hier beschrijft u de kritische competenties die aanwezig moeten zijn bij de kandidaat. We denken hierbij aan kennis, vaardigheden, attitude, inzicht, ervaring, diploma's, attesten, persoonlijkheid, voorkomen, houding, motivatie, … Probeer duidelijk te maken welke competenties u noodzakelijk vindt en welke een meerwaarde vormen. Bijvoorbeeld: Nauwkeurigheid en zin voor detail typeren u en zijn voor ons onontbeerlijk. Ervaring is geen vereiste, bereidheid tot leren is een must. - Uw aanbod, hier kan u uw troeven als organisatie extra in de verf zetten. We denken hier aan bijzondere arbeidsvoorwaarden en omstandigheden, extralegale voordelen, doorgroeimogelijkheden, opleidings- of vormingsmogelijkheden, uurregeling, teamwerk of niet, soort arbeidsovereenkomst, … Stel dat u gebruik maakt van flexibele uren of uw medewerkers extra verlofdagen hebben, is dit zeker een troef om te vermelden. - De gegevens van de contactpersoon waar men terecht kan voor bijkomende informatie. - De manier waarop u de cv’s en de motivatiebrieven wenst te ontvangen, met vermelding voor welke datum deze moeten toekomen. MAGDA? U mag niet eender wat vermelden bij het opstellen van een vacaturetekst. U bent gebonden aan de antidiscriminatiewetgeving. De meest bekende gronden waarop u niet mag selecteren zijn geslacht, seksuele geaardheid, huidskleur, handicap, levensbeschouwing, politieke overtuiging en leeftijd. Tenzij u kan verantwoorden dat u deze eis stelt op basis van een gegronde reden. Tijdens het hele rekruteringsproces en de eventuele verdere arbeidsrelatie blijven deze regels van kracht. Met enkele voorbeelden willen we u dit verduidelijken. Mag u dit in uw vacaturetekst plaatsen? Wij zoeken een boekhouder tussen 25 en 30 jaar. Neen, hier verwijst u specifiek naar de leeftijd. Wij zoeken een jonge dynamische kracht. Neen, dynamisch mag u gebruiken in uw tekst, dit duidt niet op een leeftijd, maar met jong geeft u aan dat oudere werknemers niet in aanmerking komen, wat als discriminatie geïnterpreteerd kan worden. Wij zoeken een junior projectmedewerker. 9 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Ja, dat mag, op zich verwijst junior naar het aantal jaren ervaring en niet naar de leeftijd van de sollicitant. Wij zoeken een vrouwelijk model voor vrouwenlingerie. Ja, dat mag, hoewel u niet mag selecteren op geslacht is het hier verantwoordbaar dat u enkel vrouwen selecteert voor het presenteren van vrouwenlingerie Wij zoeken een mannelijke technische onderhoudsmedewerker Neen, er zijn geen wettelijke argumenten waarom u enkel mannen als technisch medewerker wil aannemen. Zelfs als u denkt dat vrouwen niet in dat team zouden passen, toch mag u dat niet vermelden. Het argument dat mannen misschien meer geschikt zijn, mag u ook niet gebruiken, want dan discrimineert u op basis van fysieke eigenschappen. Wij zoeken een viertalige poetsmedewerker voor onze residentie in Antwerpen. Neen, in deze functie is het niet te verantwoorden waarom iemand viertalig moet zijn. Talenkennis mag gevraagd worden, maar het moet in verhouding staan met de uit te oefenen functie. Wij zoeken een piloot met een uitstekend zicht. Ja, dat mag, in principe mag u niet op handicap selecteren, maar voor een piloot mag u wel vragen naar zijn zicht omdat dit een beroepsvereiste is om de functie correct en veilig uit te oefenen. U kan er ook voor kiezen om in vacatures expliciet te vermelden dat u aanwerft op basis van competenties. Dat kan door bv volgend zinnetjes toe te voegen aan de vacature: “Wij werven aan op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, origine, handicap, ...” Welk medium kiest u? Wanneer uw vacaturetekst klaar is, is de volgende stap dat potentiële kandidaten weten dat u een vacature heeft. Formele kanalen Een eerste weg om uw vacature bekend te maken is effectieve publicatie. Dit kan zowel online als in de gedrukte pers. Hou er rekening mee dat wanneer u kiest voor een commercieel kanaal, hier steeds een prijskaartje aan vast hangt. Onze ervaring leert dat wanneer het gaat om een lokale vacature, u best eerst probeert de juiste kandidaten te vinden zonder dat u hiervoor kosten maakt. 10 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Hieronder vindt u een selectie van de meest voorkomende formele kanalen: - Website VDAB Wij raden aan om elke vacature te publiceren via de website van de VDAB (www.vdab.be). Dit kost u niets en indien u wenst, kunnen medewerkers van VDAB u ondersteunen tijdens uw zoektocht. Er bestaat wel eens het misverstand dat u enkel werkloze kandidaten bereikt via dit medium, maar dit is niet waar. Wij ervaren dat mensen met zeer uiteenlopende profielen, die nood hebben aan een nieuwe uitdaging ook hier komen zoeken. - Website van de organisatie Indien uw organisatie een website heeft, kan u deze ook gebruiken om uw vacature kenbaar te maken. Kandidaten die uw organisatie volgen en graag bij u zouden komen werken, houden deze websites vaker in het oog. - Scholen of opleidingscentra Scholen of opleidingscentra delen hun afgestudeerde studenten graag job mogelijkheden mee. De meeste (hoge)scholen en universiteiten hebben een eigen job-databank. De meeste scholen publiceren hierop gratis de vacatures van potentiële werkgevers indien hun oud-studenten hiervoor in aanmerking komen. Soms is er ook de mogelijkheid om een papieren versie van de vacature uit te hangen op de studentenvalven. De scholen waarmee u samenwerkt met betrekking tot stages, kan u zeker ook laten weten dat u een vacature heeft. - Jobsites: Regiojobs, Vacature, Monster, Stepstone Wilt u een breder publiek aantrekken, dan kunnen deze betalende sites een goed kanaal vormen. - Social media: LinkedIn, Facebook Indien u een eigen Facebook pagina heeft of een LinkedIn profiel heeft, kan u zo de vacature gratis kenbaar maken binnen uw eigen netwerk. Er bestaat ook de mogelijkheid om via LinkedIn de vacature betalend te publiceren zodat er actief op gezocht kan worden. Ons lijkt dit meer bestemd voor wanneer u zoekt naar hoger geschoolde profielen. - Lokale bladen zoals de Streekkrant Lokale bladen worden soms bekeken door mensen die niet actief op zoek zijn naar een job. Een vacature plaatsen in deze bladen kan soms mensen over de streep halen om toch eens te solliciteren. Vaak speelt dan de troef “werk dicht bij huis” een grote rol. - Nationale bladen Vacature, Jobat De nationale bladen liggen in het verlengde van de grote jobsites. Ook hier kan dit nuttig zijn als u een breder publiek wil aantrekken. - 11 Vakbladen Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Indien uw organisatie zich positioneert in een ‘niche markt’ met bijbehorende vakbladen, kan het nuttig zijn indien u een specifiek profiel zoekt, dit via deze weg te publiceren. Op betalende kanalen worden vacatures automatisch afgesloten wanneer uw betaalde periode voorbij is. Bij gratis kanalen moet u dikwijls zelf de vacature afsluiten of verwijderen wanneer deze ingevuld is. Vergeet dit niet op het einde van uw selectieproces, anders gaat u sollicitaties blijven ontvangen en creëert u verwarring voor nieuwe kandidaten. Het beste tijdstip om een vacature te publiceren is in het begin van de week, tijdens de werkuren. Potentiële kandidaten blijken dan het meeste te zoeken naar vacatures. Wanneer u dan publiceert heeft u het meeste kans om nog hoog in de zoekresultaten terecht te komen. Na enkele dagen komt u automatisch wat lager te staan omdat de meest recente vacatures steeds bovenaan staan. Bij sommige sites is het wel mogelijk om, mits een meerprijs, regelmatig terug naar boven gehaald te worden. Informele kanalen Naast formele kanalen, zijn er nog tal van informele kanalen om uw vacature bekend te maken. Het is belangrijk dat u hier gebruik van maakt, want via deze weg kan u ook onmiddellijk meer betrouwbare informatie krijgen over de kandidaten. Een eerste vorm van selectie is zo ook al een stuk gebeurd want niemand heeft graag op zijn geweten dat ze een ‘slechte’ medewerker hebben aanbevolen. Belangrijk is wel dat er correct wordt omgegaan met de sollicitanten die via informele kanalen binnen komen. Dit wil zeker niet zeggen dat u iedereen moet aannemen, maar wel dat u iedereen een eerlijk antwoord moet geven waarom ze niet in aanmerking komen. - Eigen personeel Breng uw eigen medewerkers steeds op de hoogte wanneer er een vacature opengesteld wordt. Niets is zo vervelend als wanneer ze dit via een ander kanaal moeten vernemen. Uw medewerkers kennen misschien wel iemand die past binnen de functie. Een voordeel van een rekrutering via dit kanaal is dat de toekomstige medewerker meteen een realistisch beeld krijgt van de organisatie van binnen uit. Uit studies blijkt ook dat er een lager verloop is door medewerkers die via deze weg zijn aangenomen. Een ander voordeel is dat de nieuwe medewerker mogelijk sneller geacclimatiseerd zal zijn doordat men al iemand kent bij wie men onduidelijkheden kan bevragen. - Relaties Uw eigen persoonlijke netwerk kan ook een goed kanaal zijn om uw vacature kenbaar te maken. Ook via deze weg kan u kandidaten bereiken die mogelijks niet op zoek zijn naar een nieuwe job, maar waarvan uw netwerk vermoedt dat ze wel eens goed zouden kunnen passen in uw organisatie. 12 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Wanneer u een kandidatuur heeft ontvangen via een informeel kanaal, is het wel aan te raden deze ook via de formele weg verder te laten solliciteren. Zo voorkomt u dat er sollicitaties verloren gaan of dat andere sollicitanten het gevoel hebben dat zij geen eerlijke kans gekregen hebben. Dit maakt het ook makkelijk om achteraf een objectief oordeel te vormen bij het kiezen van de juiste kandidaat. Spontane sollicitaties De spontane sollicitaties, die u in het (half) jaar voorafgaand aan de vacature heeft binnen gekregen, kan u best ook even terug bekijken. Hier zit misschien een geschikte kandidaat tussen. U neemt dan best terug even contact op met deze persoon met de vraag of hij/zij nog steeds geïnteresseerd is en zo ja of men zijn meest recente CV nog even wil doorsturen. Om dit kanaal te kunnen gebruiken, plaatst u best standaard op uw website het volgende bericht: “Momenteel hebben wij geen openstaande vacatures, maar u kan steeds uw CV aan ons bezorgen voor een eventuele mogelijkheid in de toekomst.” Indien u hiervoor kiest, is het wel belangrijk dat u elke spontane sollicitant kort laat weten dat zijn CV goed ontvangen is. U houdt ook best een overzicht bij van de kandidaten die wel in aanmerking komen voor een eventuele functie. Stel dat er iemand spontaan solliciteert, waarvan u vindt dat dit een heel interessante kandidaat is, kan het soms nuttig zijn om deze persoon al eens uit te nodigen voor een zeer vrijblijvend gesprek. Op de HRwijs-website vindt u een zeer volledig overzicht van gratis online vacaturekanalen, op maat van de verschillende socialprofitsectoren. Surf naar: www.hrwijs.be/thema/mogelijke-wervingskanalen. 13 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Selectiefase Wanneer u de eerste sollicitaties binnen krijgt, kan u beginnen aan de selectiefase. U kan ervoor opteren om eerst enkele weken te wachten vooraleer u begint te selecteren, dat werkt efficiënter. Langs de andere kant kan het dan wel voor de eerste kandidaten lang duren vooraleer ze een antwoord krijgen. Afhankelijk van uw specifieke situatie en de urgentie die er al dan niet is om de vacature in te vullen, zoekt u best een gulden middenweg. 1e Selectie op basis van CV en motivatiebrief Uw eerste selectie start bij de cv. In eerste instantie kijkt u naar de opmaak en stijl van de cv. Komt dit overeen met wat u verwacht van uw kandidaat. Let wel op dat uw verwachtingen in verhouding zijn met de functie. - Bijvoorbeeld - Een CV in het Engels past niet voor een Spelfouten zijn heel storend voor wie kleine een administratieve functie ambieert, opereert maar iemand misschien minder erg die enkel organisatie die erg lokaal voor technische handelingen moet stellen. - Een saaie CV die niet in het oog springt, is gek voor iemand die solliciteert voor een creatieve functie. - Vervolgens kijkt u naar de inhoud van de cv. U gaat eerst na of de kandidaat voldoet aan de vooropgestelde criteria. Vervolgens schrijft u uw bedenkingen en opmerkingen op wanneer u de CV doorleest. Voor de meeste opmerkingen die u heeft, zal er een logische verklaring zijn, maar u zult ze wel moeten vragen tijdens het gesprek wanneer dit niet af te leiden is uit het cv. Enkele zaken waarop u moet letten en eventueel verder kan op ingaan tijdens een gesprek: - Heeft de kandidaat een stabiel werkverleden? - Heeft de kandidaat nog andere engagementen? We denken dan aan verenigingsleven, sportclub, bijberoep, … 14 - Zijn er hiaten in de CV? Kloppen alle data? - Kan u zich een beeld vormen van de vorige jobs van de sollicitant? Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Nadien bekijkt u de motivatiebrief. Hierin wordt vaak vermeld hoe men bij uw vacature is terecht gekomen, wat voor u belangrijke informatie kan zijn voor een volgende selectieprocedure. Verder hebt u zo een eerste zicht waarom de kandidaat bij u wilt werken. Soms kan u hier al uit afleiden dat de sollicitant, ondanks uw goede vacaturetekst, toch niet helemaal begrijpt welk profiel u zoekt. Bijvoorbeeld U zoekt een administratieve medewerker voor uw balie die voornamelijk uitvoerend, ondersteunend werk zal verrichten. Motivatie van de kandidaat: Uw vacature als office manager sprak me aan omdat ik ambitieus ben en graag wil doorgroeien naar een leidinggevende functie. Bij de eerste screening zullen er een groot deel van de kandidaten niet weerhouden worden. Hoewel de kandidaat op dit moment niet veel voor u kan betekenen, raden wij u wel ten stelligste aan om iedereen op de hoogte te brengen. Dit getuigt van respect voor de kandidaten en heeft impact op uw imago als organisatie én op uw imago als werkgever. Het is altijd mogelijk dat huidige sollicitanten in de toekomst in een andere hoedanigheid met uw organisatie in contact komen. Wanneer u het moeilijk vindt om een keuze te maken en niet met iedereen een persoonlijk gesprek wenst wegens tijdgebrek, kan u de kandidaten kort telefonisch screenen. U kan dan nog eens extra peilen naar de motivatie en de verwachtingen van de kandidaat. Op die manier zal uw lijst met kandidaten die u persoonlijk wil zien krimpen. Wanneer u weet wie u wilt spreken, kan u de kandidaten uitnodigen voor een gesprek. Hou in gedachten dat wanneer er veel tijd verstrijkt tussen het openstellen van de vacature en de gesprekken, het kan zijn dat sommige kandidaten al een ander jobaanbod hebben ontvangen en niet meer geïnteresseerd zijn. 2e Selectie op basis van een selectie-interview Voorbereiding selectievragen Zoals in vele gevallen geldt hier ook het motto dat een goede voorbereiding het halve werk is. U wilt tijdens het gesprek eigenlijk een voorspelling maken van hoe de kandidaat zich gaat gedragen in uw organisatie op het moment dat u hem/haar aanneemt. We noemen dit het toekomstig gedrag van de kandidaat. We weten dat dit gedrag bepaald wordt door volgende elementen: 15 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens - Gedrag uit het verleden Hoe iemand zich in het verleden gedragen heeft voorspelt hoe iemand zich in de toekomst zal gedragen. - Persoonlijkheid Hoe mensen zich gedragen wordt deels bepaald door hun persoonlijkheid. Zoals hierboven al is aangegeven is dit iets wat bijna niet veranderbaar is. - Goesting, wil Medewerkers die gemotiveerd zijn, de wil hebben om te werken en enthousiast zijn over hun job, zullen op een andere manier werken dan gedemotiveerde personen. - Omgeving: organisatie, collega’s, privé-situatie De omgeving bepaalt eveneens het gedrag van de werknemer. Niet iedereen zal hetzelfde gedrag stellen in dezelfde omgeving. Denk maar aan medewerkers die productiever werken in een rustige omgeving met duidelijke richtlijnen, waar er anderen zijn die hierdoor net minder gestimuleerd worden. Verder is het zo dat wanneer er een match is tussen collega’s dit zich uit door een heel ander gedrag dan wanneer de collega’s elkaar niet kunnen verdragen. Collega’s nemen soms ook het gedrag van elkaar over. Wanneer het de gewoonte is om zeer hard te werken binnen de organisatie, zal een nieuwe collega met een lager werkritme zich toch aanpassen aan het gedrag van zijn collega’s. De privé-situatie kan ten slotte ook het gedrag beïnvloeden. Een gewijzigde gezinssituatie kan ervoor zorgen dat uw medewerker zich niet meer flexibel kan opstellen (co-ouderschap), dat de job een lagere prioriteit heeft gekregen (kinderen, zorg voor ouders, …), dat men zich terug meer wil focussen op de job (wanneer de kinderen uit huis zijn), … Daarom focussen we hierop tijdens het selectiegesprek. Voor het interview plaats vindt, bekijkt u terug uw initiële verwachtingen ten aanzien van de nieuwe medewerker. U moet ervoor zorgen dat u net die dingen bevraagt tijdens het interview. Omdat goede vragen stellen niet makkelijk is, stelt u best op voorhand een lijst met vragen op. Op deze manier stelt u aan iedereen dezelfde vragen en kan u achteraf de kandidaten beter vergelijken. Het hanteren van goede vragen zal de voorspellende waarde van het interview verhogen. 16 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Hoe bevraagt u toekomstig gedrag? Vaak wordt er tijdens een interview aan de liegt of het verleden mooier voorstelt dan het in kandidaat situatie werkelijkheid was. Daarom is het noodzakelijk voorgelegd. Bijvoorbeeld: wat zou u doen dat u verder doorvraagt. Een tip is dat u blijft wanneer u een fout maakt? Hierop zal de doorvragen tot u de situatie helemaal voor u kandidaat antwoorden, maar de kans is groot ziet. Personen die liegen spreken zich na dat men hier zal rekening houden met wat verloop van tijd tegen wanneer u blijft sociaal wenselijk is zodat u niet weet of men dit doorvragen. een hypothetische effectief in de toekomst zal doen. Zoals hierboven aangegeven is, vraagt u beter naar het gedrag in het verleden: Kan u mij een situatie beschrijven waar u een fout hebt gemaakt? Met deze vraag peilt u naar het gedrag uit het verleden. Doordat u naar een concrete situatie vraagt, vermindert de kans dat de sollicitant sociaal wenselijk antwoordt. Er bestaat natuurlijk wel de kans dat de kandidaat De methodiek die hiervoor gehanteerd wordt is de STAR methode. Deze methode vergt wel wat oefening om hem helemaal onder de knie te krijgen. We geven u graag mee hoe u deze techniek toepast. STAR is het acroniem van Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Het is de bedoeling dat wanneer u een vraag stelt met betrekking tot gedrag uit het verleden, dat u doorvraagt op deze 4 niveau’s. We verduidelijken met een voorbeeld: We willen kijken of de kandidaat de competentie conflict hanteren beheerst. In eerste instantie peilen we naar de situatie. We willen weten wat er zich exact afspeelde. Interviewer: “Beschrijf eens een recent zakelijk conflict of meningsverschil.” Geef de kandidaat de tijd om hier even over na te denken. Gebruik de kracht van de stilte en wacht tot de sollicitant met een voorbeeld komt. Schoolverlaters die nog geen werkervaring hebben kunnen wanneer ze nog geen professionele situatie hebben een situatie van op school geven of desnoods een privé-situatie. Het is belangrijk om de vraag op deze manier te stellen en dus niet letterlijk te stellen dat je peilt naar de wijze waarop de kandidaat met een conflict omgaat. Kandidaat: “Wij moesten vorige maand nieuw materiaal bestellen en mijn collega en ik waren het niet eens over de keuze van het materiaal.” Interviewer: “Over welk soort materiaal ging het?” 17 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Kandidaat: “Werkhandschoenen” U blijft doorvragen tot u de situatie helemaal voor u ziet. Nadien gaat u verder vragen op het taakniveau. Hier peilt u dan naar de taken/verantwoordelijkheden die de kandidaat had. Interviewer: “Wat is uw verantwoordelijkheid binnen het bestelproces?” Kandidaat: “Wij bestellen dit eigenlijk niet zelf, maar wij moeten doorgeven aan onze leidinggevende wat we nodig hebben. Hij wil wel dat we onderling overleggen wat er nodig is.” Stel dat u deze bijvraag niet gesteld had, ging u er misschien van uit dat deze kandidaat een grotere verantwoordelijkheid heeft dan het in werkelijkheid is. Interviewer: “En wie moet het dan doorgeven aan uw leidinggevende?” Kandidaat: “Mijn collega doet dit meestal, maar daar zijn geen echte afspraken over.” Vervolgens gaat u bevragen dat precies het gedrag was van de kandidaat zelf, met andere woorden welke actie heeft hij ondernomen? Interviewer: “U was het dus niet eens over de te bestellen werkhandschoenen. Wat hebt u dan concreet gedaan?” Kandidaat: “Ik had in de nieuwe catalogus handschoenen gezien waar je fijner mee kunt werken, want degene die we nu hebben werken niet gemakkelijk. En ik wou graag deze nieuwe eens proberen, maar mijn collega geloofde niet dat die beter waren.” Interviewer: “En wat heeft u toen gedaan?” Kandidaat: “Ik heb gezegd dat vrienden van mij daar al mee werken en daar heel tevreden van zijn, maar hij wou niet luisteren.” Interviewer: “Heeft u verder nog iets gedaan?” Kandidaat: “Neen, als ze mijn mening vragen, dan geef ik ze, maar als ze niet willen luisteren moeten zij het weten.” Tenslotte bevraagt u wat het resultaat van de situatie was. Interviewer: “Hoe is het dan afgelopen?” Kandidaat: “Gewoon, mijn collega heeft de normale handschoenen doorgegeven om te bestellen. Maar ik heb zelf wel die andere handschoenen gekocht met mijn eigen geld en die werken echt beter, maar dat kunnen de andere dus nu niet ervaren. Dat is spijtig, maar ja…” 18 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Hieruit zou u kunnen afleiden dat de kandidaat wel een eigen mening heeft en daar voor uit zal komen, maar in een conflict niet zal strijden om zijn gelijk te halen. In deze situatie ontloopt hij eerder het conflict. Belangrijk tijdens de STAR methode is dat u blijft doorvragen tot de kandidaat in de Ik-vorm spreekt. Dan pas weet u wat de kandidaat zelf heeft gedaan, zolang men praat over wij, kan het zijn dat de kandidaat zelf niets gedaan heeft. Scenario van het eigenlijke selectie-interview Hieronder geven wij u een mogelijk scenario voor het verloop van het interview. Wanneer u dit op voorhand uitschrijft, heeft u een leidraad en zorgt u ervoor dat het interview in de richting gaat zoals u wilt en u alles kan vragen wat u voorzien had. Anders loopt u het risico dat kandidaten het interview als het ware overnemen. Net als bij het opmaken van de vacaturetekst bent u hier ook gebonden aan de antidiscriminatiewetgeving. Vermijd daarom vragen met betrekking tot seksuele geaardheid, huidskleur, handicap, levensbeschouwing, politieke overtuiging en leeftijd. 1. Onthaal en introductie Zorg voor een rustige ruimte waar u het gesprek kan laten plaats vinden. Probeer voldoende tijd te voorzien en uw telefoon even door te schakelen naar iemand anders. Wanneer u constant gestoord wordt of de hele tijd met uw telefoon bezig bent, kan de kandidaat zich afvragen of u wel in hem/haar geïnteresseerd bent. Verder is het ook voor u als interviewer belangrijk dat u niet afgeleid wordt. Om goede vragen te kunnen stellen is het aan te raden dat u goed kan luisteren naar uw kandidaat. Tijdens de introductie van het gesprek behandelt u volgende punten: - Gerust stellen Elke kandidaat is wat onwennig wanneer men op gesprek komt, vandaar dat het nuttig is om de kandidaat eerst gerust te stellen. Probeer eerst wat ‘small talk’ zodat het ijs gebroken is. Bijvoorbeeld: Hebt u het goed gevonden? Wat een mooie dag om te komen solliciteren! Niet te veel last gehad van de files? Wenst u iets te drinken? - Kennismaking U stelt zichzelf voor en wat uw functie is in de organisatie. Daarna stelt u de organisatie kort voor. 19 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens - Situering interview U licht toe welke stappen u al heeft gevolgd in het selectieproces en wat de volgende stappen zullen zijn. Bijvoorbeeld: Wij mochten 15 cv’s ontvangen voor deze vacature, na de screening van deze cv’s bleven er 5 kandidaten over, waaronder u, waar wij potentieel in zagen. Deze kandidaten zijn allemaal uitgenodigd voor een eerste gesprek. De top 2 zullen we uitnodigen voor een praktische proef waarna we de definitieve keuze zullen maken. - Open gesprek Benadruk dat u graag een open gesprek zou hebben met de sollicitant. Dat u zult proberen een zo realistisch beeld van de functie mee te geven, maar dat u ook verwacht dat de kandidaat een open houding aanneemt. Enkel zo kan er een lange termijn samenwerking ontstaan. - Notities Vermeld dat u notities zal nemen om achteraf op een objectieve manier te kunnen oordelen wie de meest geschikte kandidaat is. - Introductievraag Vervolgens stapt u over van informatie over u en de organisatie naar informatie over de kandidaat zelf. Bijvoorbeeld: Op welke manier heeft u de organisatie/ de vacature leren kennen? 2. Verleden en heden Wanneer de introductie gebeurd is, gaat u vervolgens informeren naar het verleden en heden van de sollicitant. De CV met de opmerkingen die u genoteerd heeft, kan een extra hulpmiddel zijn. - Persoon U vraagt in eerste instantie of de persoon zichzelf kort kan voorstellen. - Opleiding Vervolgens bevraagt u de gevolgde opleidingen en stelt kritische bijvragen indien er hiaten zijn. Bijvoorbeeld: Welke opleiding heeft u genoten? Waarom deze keuze? Als u vandaag opnieuw kon kiezen, waarom zou u wel of niet dezelfde opleiding volgen? Welke ambities had u toen u aan de opleiding begon? Wat waren uw verwachtingen naar de toekomst? Aan welke job en werkomgeving dacht u? 20 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens - Werkervaringen Nadien peilt u naar de werkervaringen, indien de sollicitant veel verschillende jobs heeft gedaan, vraagt u of men de meest relevante verder kan toelichten. Ook hier weer stelt u bijvragen indien er dingen niet duidelijk zijn of er hiaten in het verhaal zijn. Bijvoorbeeld: In wat voor organisatie werkte u? Wat waren de activiteiten? Was het een grote organisatie? Welke sfeer/cultuur heerste er? Wat waren uw taken? Wat voor jobs heeft u gedaan? Welke en hoe ver gingen uw verantwoordelijkheden? Aan wie moest u rapporteren/verantwoording afleggen? Waar hebt u het liefst gewerkt? Waarom? Waarom bent u veranderd? Waarom wilt u nu veranderen? Over welke verwezenlijkingen (werk) uit het verleden bent u trots? - De huidige situatie, persoonlijke interesses Nadat u zich een beeld heeft kunnen vormen van de carrière van de sollicitant, bevraagt u zijn persoonlijke interesses die niet werk gerelateerd zijn. Bijvoorbeeld: Welke activiteiten doet u in uw vrije tijd? 3. Toekomst Nadat u het verleden en het heden heeft bevraagd stapt u over naar vragen gericht op de motivatie en de verwachtingen van de kandidaat in de toekomst. - Motivatie Eerst vraagt u waarom een kandidaat solliciteert voor deze functie, kijk ook even naar de motivatiebrief of dit overeen komt. Vraag verduidelijking indien u opmerkingen had met de motivatiebrief. Bijvoorbeeld: Waarom solliciteert u voor deze job? Wat spreekt u aan in de advertentie? Wat spreekt u minder aan? Waarom wilt u voor onze organisatie werken? - Verwachtingen Vervolgens peilt u naar de verwachtingen ten aanzien van de job. Zo kan u meteen zien of de kandidaat een realistisch beeld heeft van de job. Bijvoorbeeld: 21 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Wat verwacht u van deze job/het takenpakket? - Persoonlijkheid Op dit moment tijdens het gesprek kan u dieper ingaan op de persoonlijkheid van de kandidaat en hoe dit zich verhoudt met de huidige persoonlijkheden binnen uw organisatie. Bijvoorbeeld: Wat als ik uw familie/vrienden zou opbellen en vragen mij u te omschrijven in 10 seconden, wat zouden ze antwoorden? Zowel positieve als werkpunten. (iedereen heeft werkpunten of kleine kantjes, dus met het antwoord: “ik heb geen werkpunten” mag u geen voldoening nemen) Wat is voor u belangrijk qua werkomgeving/job-inhoud om u tevreden en gemotiveerd te houden? Waar zou u op afknappen qua werkomgeving/job-inhoud? Welke persoonlijkheden vermijdt u liever? - Ambities Als laatste vraag naar de toekomst vraagt u naar de persoonlijke ambities. Hier kan u nagaan of uw kandidaat graag wil doorgroeien en voor uzelf uitmaken of deze ambities haalbaar zijn in uw organisatie. Bijvoorbeeld: Wat zijn uw korte/lange termijn ambities? Wenst u ooit een leidinggevende functie uit te oefenen Hoe ziet uw droomjob eruit indien u geen rekening met beperkingen moet houden 4. Competenties (STAR) Nadien bevraagt u aan de hand van de STAR methode de competenties die u belangrijk vindt in de functie. U gaat dus van het gedrag dat men in het verleden gesteld heeft afleiden welk gedrag men in de toekomst zal stellen. We geven hieronder van enkele competenties mogelijke voorbeeldvragen. Afhankelijk van uw werkomgeving kan u de vragen specifieker maken. Bijvoorbeeld Competentie: Accuraatheid Wat doet u om fouten te vermijden in uw werk? Geef een voorbeeld. Wanneer heeft voor het laatst een fout gemaakt in uw werk? Hoe hebt u toen gehandeld? Competentie: Doorzettingsvermogen Beschrijf een situatie waarin het moeilijk was het doel te bereiken maar waarbij u toch heeft doorgezet? Wat waren toen uw drijfveren? Competentie: Feedback ontvangen 22 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Beschrijf een situatie waarin u feedback heeft gekregen over een fout die u had gemaakt. Hoe hebt u gereageerd? Wat was de leukste feedback die u ooit heeft gekregen? Hoe hebt u daarop gereageerd? Competentie: Werken in een team Welke rol in een team past u het best? Geef een voorbeeld van een situatie waarin u die rol vervulde. Wat was het resultaat van uw inspanningen? In welk team heeft u het liefste gewerkt? 5. Functie Wanneer u voldoende informatie heeft over de persoon, geeft u best nog wat meer uitleg over de functie en de verwachtingen. Ook hier is het weer belangrijk dat u een realistisch beeld schept, zodat de kandidaat goed weet wat hij/zij mag verwachten. Wanneer de verwachtingen correct zijn, is er minder kans dat de kandidaat op korte termijn de organisatie zal verlaten. Vervolgens peilt u naar de loonsverwachtingen van de kandidaat. Wanneer hier niet meteen een antwoord op komt, kan u vragen wat het minimum loon zou moeten om het privé financieel aan te kunnen. Zo heeft u meteen een idee of dit financieel haalbaar is voor uw organisatie. U dient natuurlijk te bekijken of er binnen uw organisatie en bij uitbreiding uw sector mogelijkheden wat de verloning betreft. Indien deze er niet zijn, is het best om dit ook zo snel mogelijk duidelijk te maken aan de kandidaat. 6. Afronden U checkt, ten slotte of alles duidelijk is voor de kandidaat en of er misschien nog dingen zijn die men wil meegeven. Eventueel kan u nog polsen naar de beschikbaarheid van de kandidaat en of men nog in andere selectieprocedures zit. Hier hoeft men niet op te antwoorden, maar zo kan u wel weten of u misschien wat sneller moet reageren indien het een goede kandidaat is. Als laatste geeft u de kandidaat mee wanneer men een antwoord kan verwachten. Bovendien kan u ook vragen aan de kandidaat om zelf nog even na te denken over de functie en u iets te laten weten wanneer deze functie toch niet is waar men naar op zoek is. Vergeet niet dat tijdens dit gesprek beide partijen zich een mening vormen en dat een kandidaat zelf kan concluderen dat uw functie niets voor hem/haar is. U kiest de juiste kandidaat, maar de juiste kandidaat moet ook nog voor u en uw organisatie kiezen. Nog enkele tips voor een goed interview 1. Open vragen Stel steeds open vragen. Dit zijn vragen beginnend met een vragend voornaamwoord (wie, wat, waar, waarom, wanneer, welke, …) Of vraag naar voorbeelden: beschrijf, illustreer, vergelijk… Vermijd zoveel 23 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens mogelijk de gesloten vragen. Dit zijn vragen waarop een ja/nee antwoord kan volstaan. Deze beginnen meestal met de persoonsvorm van een werkwoord. Bijvoorbeeld: eet je graag frietjes? Wanneer u enkel gesloten vragen stelt zal u niet veel extra informatie vanuit de kandidaat ontvangen. 2. Doorvragen Vermijd dat u verschillende vragen achter elkaar stelt zonder dat de kandidaat de kans heeft om te antwoorden. Stel één vraag tegelijkertijd, wacht het antwoord af en stel vanuit het antwoord een nieuwe vraag. 3. Suggestieve vragen Vermijd suggestieve vragen. Hierbij wordt het vermeende juiste antwoord al in de vraag zelf gegeven, meestal omdat er sprake is van een oordeel. De kandidaat zal dan ook geneigd zijn om uw juiste antwoord te geven in plaats van zijn antwoord. Bijvoorbeeld Je wilt toch niet deeltijds werken? Je hebt toch geen problemen met …? 4. Hypothetische vragen Hypothetische vragen zijn vragen die een vooronderstelling in zich hebben. Ze worden gebruikt om de fantasie aan het werk te zetten of om een denkproces bij de sollicitant op gang te brengen. Wij raden aan om deze enkel te stellen wanneer u wilt peilen naar kennis en inzichten. Bijvoorbeeld: Wat zou u doen wanneer u als technieker merkt dat de motor niet start? Dit kan, want u peilt naar de kennis die een technieker heeft Wat zou u doen in situatie x met een cliënt? -> Dit raden we af, beter zou zijn: Geef een voorbeeld hoe u in het verleden met situatie x bent omgegaan. 5. Actief luisteren Een selectiegesprek kan best vermoeiend zijn wanneer u actief luistert naar de kandidaat. Het is belangrijk dat u alles begrijpt wat de kandidaat zegt, het interpreteren van de antwoorden doet u best pas achteraf. Check daarom af en toe of u het juist begrepen hebt. Dit kan u doen door het verhaal van de kandidaat te herformuleren en te vragen of u dit goed begrepen heeft. 6. Stiltes Gebruik de kracht van de stilte. Omdat we zeer concrete voorbeelden vragen, hebben sommige kandidaten de tijd nodig om een voorbeeld te geven. U moet proberen deze stilte dan te respecteren. Een mogelijke valkuil is dat u toch meteen een andere vraag stelt zodat het gesprek niet stil valt, maar 24 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens hierdoor mist u een antwoord. Wanneer een kandidaat toch zegt dat hij echt geen voorbeeld heeft, probeer dan uw vraag te herformuleren. Pas wanneer het echt niet lukt, kan u overgaan tot de volgende vraag. 7. Houding Wees ervan bewust dat uw houding als interviewer ook impact heeft op de kandidaat. Probeer zo een open mogelijke houding aan te nemen zonder vooroordelen. Let ook op de non-verbale signalen die u uitzendt. Wanneer u bijvoorbeeld met uw ogen fronst, kan de kandidaat geïntimideerd zijn en denken dat u zijn antwoord niet goed vindt. Wij adviseren dat u geïnteresseerd luistert naar uw kandidaat en hem/haar het gevoel geeft dat u begrijpt wat men zegt. 3e Selectie op basis van een test Een laatste fase in een selectieprocedure kan een bijkomende test zijn. Het is afhankelijk van het profiel welke test u al dan niet kiest. Wat wel binnen quasi elke functie kan opgenomen worden is dat de top 2 of 3 een paar uurtjes meelopen in uw organisatie. Op die manier wordt het voor de kandidaten nog duidelijker waar men terecht komt. Een ander voordeel is dat uw medewerkers de potentieel nieuwe collega al eens ontmoeten. Soms is het beschikken over een bepaalde (technische) vaardigheden belangrijker dan de persoonlijkheid en het gedrag van de kandidaat. Dan kunt u er steeds voor opteren om de test te laten plaatsvinden voor het gesprek. Dit is praktisch enkel haalbaar wanneer de organisatie van zo’n test niet veel tijd in beslag neemt. Naast een meeloopmoment en een praktische proef zijn er nog tal van testen beschikbaar. Best dat u vooraf bekijkt welke testen nuttig voor u kunnen zijn. We sommen hier nog een aantal courante testen op: - Intelligentietest Een intelligentietest gaat na wat het intellectueel niveau is van de kandidaat. Dit kan gaan over verbale of numerieke intelligentie, dit staat los van wat men geleerd heeft. - Kennistest Een kennistest gaat specifiek nagaan of de kandidaat de theoretische, aangeleerde kennis bezit. Een voorbeeld hiervan is een taaltest. - Persoonlijkheidstest Een persoonlijkheidstest is een vragenlijst die een aantal persoonlijkheidskenmerken meet, waardoor u een weerspiegeling krijgt van de persoonlijkheid van de kandidaat. Dit kan u dan vergelijken met de persoonlijkheidskenmerken die u al had vastgesteld tijdens het interview. - 25 Upgrading vzw Presentatie Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens U kunt uw kandidaat vragen om een presentatie voor te bereiden en dit laten voorstellen. 26 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Beoordelingsfase Na elke selectie moet u gaan bepalen welke kandidaat u al dan niet meeneemt naar de volgende ronde. Van nature beoordelen wij op ons buikgevoel. Dat is net iets wat we moeten vermijden omdat we hierdoor fouten kunnen maken. Niets belet u natuurlijk dat wanneer u objectief gezien twee goede kandidaten heeft, u uw buikgevoel volgt in de keuze tussen deze twee personen. Wij raden aan dat u na elke ronde objectief probeert te formuleren waarom iemand wel of niet doorgaat naar de volgende ronde. Kijk ook terug naar wat u vooraf had opgesteld qua eisen en wensen. Referenties opvragen bij vroegere werkgevers is een gebruikelijke manier om in de laatste rechte lijn nog wat extra informatie te krijgen. Wij ervaren dat deze meer betrouwbaar zijn wanneer u de vroegere werkgevers persoonlijk kent. Tenzij het grondig fout gelopen is, gaan de meeste ex-werkgevers vrij neutraal antwoorden op uw vragen. Let wel. Wanneer een kandidaat expliciet referentiepersonen heeft opgegeven in zijn CV, kan u ervan uitgaan dat u deze referenties mag checken. Wanneer een kandidaat, behalve vorige werkgevers, niet expliciet contactpersonen heeft doorgegeven, dient u in principe schriftelijke toestemming te vragen om deze als referenties te checken. Beoordelingsfouten 1. Eerste indruk Onze eerste indruk durft vaak doorslaggevend te zijn voor de rest van de CV, het interview of de testen. Hierdoor luistert u misschien niet meer naar de rest van het verhaal. Het is verstandiger om te proberen die eerste indruk niet te laten domineren. Een trucje hiervoor is dat u deze indruk opschrijft, bijvoorbeeld slappe handdruk. Zo weet u voor uzelf dat u het niet zal vergeten en hoeft u er tijdens de rest van het gesprek niet meer aan te denken. We raden ook aan, zeker tijdens een interview enkel te noteren wat u hoort en er nog geen interpretatie aan te koppelen. Zo blijft u beter gefocust op het gesprek zelf. 2. Vooroordelen en stereotypen Vooroordelen en stereotypen kunnen er voor zorgen dat u de werkelijke capaciteiten van een sollicitant niet goed kan inschatten. Door attent te zijn op uw eigen vooroordelen, zal u ze minder maken. Bijvoorbeeld: Oudere werknemers willen niet vernieuwen Jongeren blijven nooit lang bij eenzelfde werkgever 3. Eén positief aspect Wanneer u aan één positieve eigenschap van de sollicitant te veel waarde hecht, spreken we van het halo-effect. Wanneer u dit doet, gaat u misschien de negatieve kanten van deze persoon niet meer zien. 27 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Bijvoorbeeld: Iemand heeft een specifieke opleiding gevolgd binnen uw vakgebied en dat zou super zijn voor uw organisatie. Het gevaar hier is dat u misschien niet meer ziet dat deze persoon een karakter heeft dat echt niet past binnen uw organisatie. 4. Eén negatief aspect Het omgekeerde is ook mogelijk. U hecht te veel waarde aan één negatief aspect. Dit noemen we het horneffect. Wanneer u dit doet, gaat u misschien de positieve kanten van deze persoon niet meer zien. Bijvoorbeeld: Iemand is ontslagen bij zijn vorige werkgever en is momenteel werkloos, dit vindt u toch een negatief punt. Het gevaar hier is dat u daardoor de positieve punten van deze medewerker uit het oog verliest. 5. Hetzelfde als u Een andere beoordelingsfout kan zijn dat u zich herkent in de kandidaat, waardoor u meteen een sympathie voor hem/haar heeft. Het is niet omdat de kandidaat dezelfde hobby’s heeft, dezelfde muzieksmaak heeft, dat hij/zij daarom een geschikte kandidaat is. Dit kan leuk zijn, maar mag niet overheersen. 6. Angst voor de eigen positie Wanneer u collega’s betrekt in het sollicitatieproces bestaat de kans dat zij de kandidaat negatiever gaan beoordelen omdat ze zich bedreigd voelen. Dit komt wel vaker voor wanneer er sterke kandidaten solliciteren. Daarom is het belangrijk dat wanneer collega’s mee mogen oordelen, zij ook een op een objectieve manier kunnen verantwoorden waarom ze iemand minder geschikt vinden. 28 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens Keuze kandidaat Wanneer u uw witte raaf gevonden heeft, start er een nieuw hoofdstuk voor uw organisatie, zeker wanneer dit uw eerste medewerker is. Laat u in dat geval zeker begeleiden door uw sociaal secretariaat zodat u administratief in orde bent. Vergeet niet dat wanneer u zo veel energie heeft gestoken in uw selectieproces, het belangrijk is dat u uw medewerker goed onthaalt, maar dat is een ander thema. Breng ten slotte al de kandidaten die u niet weerhouden heeft op de hoogte zodat zij ook weten waaraan ze toe zijn. Indien kandidaten het vragen, kan u ook de reden waarom ze niet weerhouden zijn meegeven. 29 Upgrading vzw Van Benedenlaan 32 – 2800 Mechelen - www.upgrading.be Nancy Cantens
© Copyright 2024 ExpyDoc
