Handleiding klanten v1.1 - Public

HANDLEIDING KLANTEN
Project IProf: technische ondersteuning IT profielen – Vlaamse overheid
Inhoudstafel
1. HOE WERKT CONNECTING-EXPERTISE VOOR JOU
2. ALGEMEEN PROCES
3. OVERZICHT ROLLEN
4. CONNECTING-EXPERTISE: VERKLARENDE WOORDENLIJST
5. INLOGGEN
6. SYSTEEMNAVIGATIE – DESKTOP & MIJN PROFIEL
7. AANVRAGEN (AANMAAK, GOEDKEURING)
8. SELECTIEPROCES (LONGLIST – SHORTLIST – INTERVIEW)
9. CONTRACT (AANMAAK, GOEDKEURING)
10. TIMESHEETS (GOEDKEURING, WEIGERING)
11. FACTURATIE
12. BUSINESS RULES
13. RAPPORTAGE
14. ONDERSTEUNING/VRAGEN
2
1. Hoe werkt Connecting-Expertise
voor jou?
•
Connecting-Expertise is de onafhankelijke software partner van USG Public-Sourcing.
•
De software is een Vendor Management Software (VMS).
•
Het is een web-based oplossing – een SaaS – en is 24/24 en 7/7 beschikbaar.
•
U krijgt toegang door middel van registratie op het platform. U kan simpel inloggen met een login
en paswoord.
•
Elke actie wordt geregistreerd in het systeem.
•
Elke stap – van aanvraag tot prestatiebeheer – wordt uitgevoerd via het platform.
•
Uw aanvraag bereikt meer dan 2000 leveranciers en freelancers via de marktplaats en het
gebruik van social media.
3
2. Algemeen proces
High level flow VO
Boekhouding
Phase
Fin
goedkeurder
15.Factuur
Bus
goedkeurder
1.Aanmaak
aanvraag
Kandidaat
Leverancier
PS
2.Goedkeuren
aanvraag
Aanvrager
11. Goedkeuren
ct
4
3.Goedkeuren
aanvraag
4.Publiceren
aanvraag
5.Voorstellen
kandidaten
7.Interview &
eindselectie
8.Aanmaak CT
6.Longlisten &
shortlisten
kandidaten
9.Goedkeuren ct
14. Goedkeuren
prestaties (enkel
vrt)
13.Goedkeuren
prestaties
10.Goedkeuren
CT
12.Schrijven
prestaties
3. Overzicht rollen
Aanmaker
rol die aanvragen kan aanmaken, interviews regelen, PO nummers toevoegen etc. Deze rol kan
alles zien/doen, met uitzondering van activiteiten waar beslissingsbevoegdheid voor vereist is (bv
eindselectie kandidaat, goedkeuren timesheets)
Aanvrager
Rol die aanvragen mag plaatsen, mag beslissen welke kandidaat geselecteerd wordt, timesheets
mag goedkeuren.
Business goedkeurder
Rol die aanvragen goedkeurt. Andere tabs: enkel leesrechten
Financieel goedkeurder
Rol die “contract” goedkeurt, andere tabs: enkel leesrechten
Boekhouder
Rol die notificatie toegestuurd krijgt dat er een factuur beschikbaar is
Alleen lezen
Enkel leesrechten
Leverancier
Rol die kandidaten kan voorstellen aan de klanten
5
4. Verklarende woordenlijst
Contractor:
Persoon die als freelancer of werknemer in contract gaat
bij de aanvrager.
Contract:
Finale offerte in Connecting-Expertise. Dit is geen
wettelijk bindend contract, maar geldt als bijlage bij de
raamovereenkomst
Requester:
Aanvrager
Referentie:
Automatisch gegenereerd referentienummer (dus NIET de
referentie die de klanten in/aan een bepaalde module
geven)
Functieprofiel:
Profiel dat in de functiecatalogus van de Vlaamse overheid
opgenomen is (op aanvraag te verkrijgen)
6
5. Inloggen
1
2
3
Stap 1: Ga naar customer.connecting-expertise.com
Stap 2: Meld je aan met de gegevens die je hebt ontvangen
→ Gebruikersnaam of emailadres (1)
→ Wachtwoord (2)
! Indien je je wachtwoord kwijt bent, klik je op (3).
7
6. Desktopnavigatie & mijn profiel
7
1
1.
2
3
4
5
6
Aanvragen: In deze module vindt u een overzicht van alle aanvragen die u reeds heeft ingediend
en kunt u nieuwe aanvragen opstellen.
2.
Contracten: Hier vindt u een overzicht van alle contracten.
3.
Contractors: Onder dit tabblad vindt u alle contractors en kunt u hun status opvolgen.
4.
Prestaties: Dit tabblad geeft een overzicht van alle timesheets, alsook de status van goedkeuring.
5.
Rapportering: Via rapportering kan u een overzicht krijgen van de verschillende aanvragen,
voorstellen, prestaties en contractors.
6.
Leveranciers: Hier kant u uw leveranciers en functieprofielen beheren.
7.
Mijn instellingen: Hier kan u de frequentie van uw meldingen en uw wachtwoord aanpassen.
8
7. Aanvragen
Aanmaak – vanuit functiecatalogus
4
2
1
3
5
Aanvraag zoeken: Aanvragen die reeds in het systeem zitten, kunnen met behulp van een filter
gezocht worden op (1) referentie, (2) Gebruiker, (3) status van de aanvraag en (4) aanmaakdatum.
Nieuwe aanvraag: Om een nieuwe aanvraag in te voeren, klikt u op (5)
9
7. Aanvragen
Aanmaak – nieuwe aanvraag
1
2
Bij het aanmaken van een nieuwe aanvraag, krijgt u twee opties. U kunt ofwel gebruik maken van
een eerder gedefinieerd functie profiel via het scroll-down menu (1) of u kunt zelf een nieuw
functieprofiel definiëren door op (2) te klikken.
10
7. Aanvragen
Aanmaak – nieuwe aanvraag
Bij het aanmaken van een nieuwe aanvraag, zijn er enkele
1
velden die standaard gevraagd worden:
2
3
(1) Type aanvraag: Deze zal standaard bestaan uit ‘Time &
4
5
6
7
Material’ en u zal hier doorgaans niets aan moeten wijzigen.
(2) Afdeling en (3) Requester: hier geeft u aan vanuit welke
afdeling en requester de aanvraag wordt gedaan. Er is ook
8
de mogelijkheid om zelf een nieuwe gebruiker te definiëren.
(4) Categorie: Deze staat standaard op ‘ICT’ ingesteld en
ook hier zult u standaard niets aan moeten wijzigen.
9
(5) Titel: Hier kunt u een titel geven voor het gewenste
functieprofiel (bvb. ‘Java Programmeur’ of ‘Project Office
medewerker’)
10
11
12
13
14
11
(6) Uiterste reactiedatum: Hier stelt u de uiterste datum in
waartegen u reacties verwacht op de aanvraag. Indien nodig,
kan u deze datum achteraf nog bijstellen.
(7) Locatie: De locatie van tewerkstelling.
7. Aanvragen
Aanmaak – nieuwe aanvraag
(8) Omschrijving: In dit veld geeft u een beschrijving van de
1
2
3
vereisten en persoonlijke bekwaamheden die nodig zijn voor
de functie.
4
5
6
7
(9) Technische context: Hier kunt u een verdere toelichting
geven van de (technische) context waarbinnen het project zal
worden uitgevoerd.
8
(10) Business context: Hier kunt u bijkomende informatie
geven over de werkomgeving (of het team) waarbinnen
gewerkt zal moeten worden.
9
(11) Aantal personen: Hier geeft u het aantal contractors
aan dat u nodig heeft voor de opdracht.
10
(12) Gewenste startdatum en (13) Eind datum: De data
11
12
waarop de opdracht normaal zou starten en zou aflopen.
(14) Volgende: Om de aanvraag verder te zetten.
13
14
12
! Bij het selecteren van een reeds gedefinieerd functieprofiel,
zullen velden (5), (8), (9) en (10) reeds ingevuld zijn.
7. Aanvragen
Aanmaak – Bijkomende informatie
(1) Bijkomende job informatie: In dit veld kunt u,
indien nodig, bijkomende inlichtingen verstrekken
betreffende de specifieke opdracht.
1
(2) Interne referentie: In dit veld geeft u een
referentienummer voor intern gebruik. Er zal eveneens
2
3
4
5
6
automatisch ook een referentienummer (van het type
PSxxxxx) gegenereerd worden door het systeem.
(3) Te werken uren: Hier geeft u aan wanneer de
contractor zal moeten werken en/of beschikbaar zijn.
(Dag = tijdens de normale dag-uren ; Wacht = de contractor moet buiten de gewone uren standby zijn ;
Weekend = Er zal (ook) tijdens weekends gewerkt worden)
(4) Min aantal dagen: Hier geeft u aan hoeveel dagen er minimum zullen gewerkt moeten worden.
(5) Max aantal dagen: Hier geeft u aan hoeveel dagen er maximum zullen gewerkt moeten worden.
(6) U kunt tijdens de aanvraag altijd teruggaan naar de vorige stap. Uw voortgang en reeds ingevulde velden
zullen (tijdelijk) bewaard blijven.
13
7. Aanvragen
Aanmaak – Document toevoegen
2
3
1
Indien u tijdens de eerste stap van de aanvraag gekozen hebt voor het aanmaken van een
nieuw functieprofiel, kan u in deze stap een document toevoegen aan het functieprofiel
(bijvoorbeeld een functieomschrijving of een document met bijkomende
achtergrondinformatie).
Dit kan eenvoudig door (1) een bestand te kiezen vanop uw harde schijf, vervolgens (2) het
bestand op te laden en uiteindelijk (3) door te gaan naar de volgende stap.
! Indien u gebruik maakt van een bestaand functieprofiel, kan u geen bestand uploaden en
gaat u gewoon verder naar de volgende stap.
14
7. Aanvragen
Aanmaak – Vaardigheden
Indien u gebruik maakt van een reeds
bestaand functieprofiel, is ook deze stap
1
reeds voltooid en kan u gewoon op (5)
Bewaren klikken.
2
In het geval van een nieuw functieprofiel, kan
u via dit overzicht verschillende (1)
3
Opdrachtspecifieke, (2) Sectorgebonden, (3)
Algemene of (4) Domeinspecifieke
4
vaardigheden en ervaringen toevoegen.
Vervolgens kan u (5) de aanvraag bewaren
5
en krijgt u een overzicht van de aanvraag.
! Het systeem zal vragen om minimum 3
vaardigheden in te geven alvorens te
bewaren.
15
7. Aanvragen
Aanmaak – Vaardigheden
1
2
(1) Naam: Geef een korte beschrijving van de gewenste vaardigheid.
(2) Type reactie:
Ervaringsniveaus en jaar ervaring → Vraagt de contractor naar het niveau van
ervaring (junior-medior-senior) en het aantal jaar ervaring
Ja / Neen → Gaat na bij de contractor of de contractor de vaardigheid bezit of niet
Datum → Vraagt naar een datum waarop certificaten of diploma’s werden behaald
Ervaringsniveaus → Vraagt de contractor naar het niveau van ervaring (juniormedior-senior)
16
7. Aanvragen
Aanmaak – Vaardigheden
1
2
3
4
(1) Nadat u de vaardigheden hebt toegevoegd, zal u vervolgens moeten ingeven wat de
vereisten zijn m.b.t. deze vaardigheden. Wat u in deze velden dient in te geven, hangt af van
het type reactie dat u selecteerde bij het toevoegen van de vaardigheden (2). Zo zal u, indien u
een type reactie ‘Ja/Nee’ selecteerde, moeten aangeven of u een ‘Ja’ of een ‘Nee’ verwacht
voor deze functie.
(3) U kunt ook altijd nog ervaringen toevoegen of verwijderen
(4) Indien u tevreden bent met deze vaardigheden, klikt u op ‘Bewaren’ en zal u doorverwezen
worden naar een overzicht van de aanvraag.
17
7. Aanvragen
Aanmaak – Overzicht en Activatie
Nadat de aanvraag wordt bewaard, krijgt
deze automatisch de status van ‘draft’ (1)
1
en krijgt de aanvraag een automatische
2
referentienummer (2) toegewezen (het
referentienummer voor intern gebruik vind
u terug bij (3) ‘interne referentie’.
Onderaan kan u vervolgens de aanvraag
in draft nog (4) wijzigen, (6) annuleren of
(7) als pdf laten verzenden naar uw
emailadres.
3
Wanneer u tevreden bent met de
aanvraag, klikt u op (5) Aanvraag
activeren.
4
18
5
6
7
7. Aanvragen
Aanmaak – Overzicht en Activatie
1
(1) Na de activatie verandert de status in ‘aangevraagd’. Men kan hier ook zien welke
(goedkeuring)stappen al doorlopen zijn (in dit geval: 0) en hoeveel er nog doorlopen moeten worden (in
dit geval: 2). Vanaf dat alle stappen doorlopen zijn, zal de Status veranderen in ‘goedgekeurd’.
Het overzicht van elke aanvraag kan men ten allen tijde raadplegen onder het tabblad ‘Aanvragen’
19
7. Aanvragen:
Goedkeuring (Business Goedkeurder)
1
2
Om aanvragen goed te keuren, gaat u eert naar het tabblad (1) aanvragen en klikt u vervolgens op
de (2) titel van de aanvraag die u wilt goedkeuren. Hierdoor krijgt u de details van deze aanvraag
(zie volgende stap)
20
7. Aanvragen:
Goedkeuring (Business Goedkeurder)
1
2
3
4
5
6
Indien u autorisatie als business goedkeurder heeft, vindt u bij de details van geactiveerde
aanvragen onderaan volgende mogelijkheden:
(1) Aanvraag wijzigen: U kan wijzigingen doen aan de aanvraag. (Voor meer info: zie slides ‘7.
Aanvragen- aanmaak’)
(2) Aanvraag terugsturen: U kan de aanvraag terugsturen naar de Aanmaker. Hierbij zal u
redenen of specifieke instructies kunnen aan toevoegen voor de Aanmaker.
(3) Aanvraag goedkeuren: Deze actie keurt de aanvraag goed en zorgt ervoor dat de aanvraag
wordt uitgestuurd naar de leveranciers.
(4) Aanvraag weigeren: De aanvraag wordt geweigerd. (Er is een optie om feedback te geven)
(5) Aanvraag annuleren: De aanvraag wordt geannuleerd.
(6) Mail (pdf): Met deze actie wordt het overzicht van de aanvraag in pdf-formaat naar je
emailadres verzonden
21
7. Aanvragen
Goedkeuring (Business Goedkeurder)
Vanaf dat de business goedkeurder de aanvraag heeft goedgekeurd, zal deze door Public-Sourcing
gepubliceerd worden op de marktplaats en kunnen leveranciers en freelancers zich aanbieden. De
status zal nu veranderen in ‘goedgekeurd’.
Vanaf dat ogenblik tot de eerder gedefinieerde uiterste reactiedatum, zullen freelancers en
leveranciers voorstellen kunnen doen. Deze kan de aanvrager bekijken vanuit het detailblad van de
aanvraag.
22
8. Selectieproces
Longlist*
Wanneer kandidaten zich aanbieden of worden voorgesteld, worden deze zichtbaar in via
Aanvragen > Detail Aanvraag > Voorstellen.
Deze voorstellen worden vervolgens door Public-Sourcing een eerste maal beoordeeld en er wordt
een ‘koude match’ gemaakt op basis van de vereisten. Dit resulteert in een zogeheten (1) ‘longlist’.
In principe is dit proces volledig voor rekening van Public-Sourcing. Het kan echter voorkomen dat
de aanvrager een specifieke kandidaat zeker op gesprek wil hebben. Daarom heeft de aanvrager
ook altijd de mogelijkheid om onmiddellijk een interview in te plannen.
Om de details van de kandidaat te zien of om een interview in te plannen, klikt u op (2) details (zie
verder onder ‘8. Selectieproces - interview’)
2
1
23
8. Selectieproces
Shortlist
2
1
Kandidaten die op de (1) longlist
terechtkomen, kunnen door de aanvrager op
de ‘shortlist’ gezet worden. Via (2) de details
heeft men nu een knop (3) shortlist. Door
hierop te klikken, plaatst u een kandidaat op
de ‘shortlist’ en geeft u aan dat u voor deze
kandidaat interesse hebt.
U kan ook nog altijd een interview inplannen
of een beslissing registreren door op (4)
‘nieuwe actie’ te klikken
24
3
4
8. Selectieproces
Interview en beslissing
1
Om een interview in te plannen of een beslissing te
nemen, gaat u eerst naar de (1) details van de
kandidaat. Vervolgens klikt u op (2) Nieuwe actie.
In dit nieuwe venster kunt u ofwel (3) een afspraak
inplannen of (4) een beslissing registreren.
2
3
4
25
8. Selectieproces
Interview en beslissing
Inplannen interview:
1
Door via (1) een voorstel van datum en uur
voor een interview in te geven en vervolgens
op (2) te klikken, wordt automatisch een
2
afspraak gemaakt met de kandidaat.
3
4
Registreren beslissing:
(3) Hier geeft u aan of het interview op tijd heeft
5
6
plaatsgevonden of niet (indien er geen
interview plaatsvond is dit ook ‘nee’)
7
(4) Indien er geen interview plaatsvond, geeft u
(7) Indien er een gesprek plaatsvond, geeft u hier de
hier de reden hiervoor aan.
datum in. Indien er geen gesprek heeft plaatsgevonden,
(5) Hier geeft u aan of de beoordeling wel of
niet positief is.
(6) Indien de beoordeling niet positief is (=
weigering), geeft u hier aan waarom dit zo is.
26
geeft u de datum waarop u de beslissing nam.
8. Selectieproces
Interview en beslissing
Bevestigen beslissing:
Nadat u een positieve beslissing
hebt geregistreerd zal er u
gevraagd worden om ofwel (1) uw
keuze te bevestigen ofwel (2) de
selectie als winnend voorstel
ongedaan te maken.
Indien u op (2) klikt, wordt u
doorverwezen naar een pagina
waar u enkele gegevens moet
ingeven voor het contract (zie
verder punt 9)
27
1
2
9. Contract
Na het bevestigen van de beslissing, worden
Aanmaak
Bevestiging keuze
volgende velden gevraagd:
(1) De reden voor uw keuze zal standaard op ‘beste
match’ ingesteld staan.
(2) U wordt gevraagd om een bijkomende
1
toelichting te geven bij uw keuze.
Contractbepalingen
2
(3) Hier doet u een voorstel van tarief. Doorgaans
zal dit overeenkomen met het tarief dat werd
voorgesteld in de offerte. (Dit tarief is excl. btw en
3
4
5
7
excl. de fee van Public-Sourcing)
(4) Startdatum en (5) Einddatum van het contract
6
(6) Het aantal dagen (= 8 uur) dat er gewerkt zal
worden tijdens de contractperiode
(7) Referentie (evt. voor intern gebruik, niet
8
verplicht)
Tenslotte klikt u op (8) Bewaren en wordt er een
contract aangemaakt en aangevraagd.
28
9. Contract
Goedkeuring (Financieel Goedkeurder)
1
Vanaf dat het voorstel van contract
door de aanvrager wordt ingediend,
zal dit contract via Public-Sourcing
worden doorgestuurd naar de
leverancier of freelancer. Nadat
deze akkoord gaat met de
contractvoorwaarden, moet de
financieel goedkeurder nog een
goedkeuring geven vooraleer het
contract actief wordt.
Om dit te doen gaat u naar het
tabblad (1) ‘contracten’ en klikt u
op (2) contracten goedkeuren.
29
2
9. Contract
Goedkeuring (Financieel Goedkeurder)
3
1
2
4
Na voorgaande stap komt u terecht bij een lijst van alle contracten waarbij u nog uw goedkeuring moet
geven vooraleer deze actief worden.
De contracten die u wenst goed te keuren, kunt u aanvinken door op de vakjes voor de titel te klikken (1) en
vervolgens op (2) contracten goedkeuren te drukken.
U kan eveneens alle contracten tegelijkertijd selecteren door op (3) te klikken. Om contracten terug te sturen
(indien u niet akkoord gaat), klikt u op (4) contracten terugsturen. Hierdoor zal het contract teruggestuurd
worden naar Public-Sourcing.
30
9. Contract
Verlengen van een bestaand contract
1
Indien u, als financieel
goedkeurder, een bestaand
contract zou willen verlengen, gaat
u weer naar (1) tabblad
contracten en klikt u deze keer op
(2) contracten verlengen.
Hier krijgt u dan een lijst van alle
lopende (actieve) en afgelopen
(gestopte) contracten..
31
2
9. Contract
Verlengen van een bestaand contract
1
2
3
4
8
5
6
7
Om een specifiek contract op te (4) zoeken in deze lijst, kan u gebruik maken van (1) sleutelwoorden,
(2) data en (3) de afdeling waarin het contract werd afgesloten.
Om contracten te verlengen (of niet te verlengen) heeft u twee opties:
A. U selecteert één of meerdere contracten via (5) de selectievakjes en klikt vervolgens op (6)
Contracten verlengen of (7) niet verlengen
B. U klikt op een individueel contract via (8)
32
9. Contract
Verlengen van een bestaand contract
Optie A:
1
Verlengen: U kiest (1) een nieuwe einddatum
voor alle geselecteerde contracten
Niet verlengen: U selecteert (2) de reden van
het niet-verlengen van de contracten.
2
33
9. Contract
Verlengen van een bestaand contract
Optie B:
Wanneer u een individueel contract selecteert in de rol van
financieel goedkeurder, krijgt u een aantal opties:
(1) Wijzig contract: u kunt nog wijzigingen aanbrengen in het
contract (m.b.t. data, contractor, dagen, locatie, enz.)
(2) Stop contract: Door hier op te klikken, zet u het contract
stop en zal u gevraagd worden naar de effectieve
einddatum en de redenen voor stopzetting.
(3) Annuleren: Het contract wordt geannuleerd en zal dit
contract verwijderd worden. Deze tool wordt voornamelijk
gebruikt bij foutief aangemaakte contracten.
(4) Contractperiode toevoegen: Hier kan u een nieuwe
periode (met begin-en einddatum) toevoegen aan een
contract.
1
34
2
3
4
5
6
7
9. Contract
Verlengen van een bestaand contract
5)
Verleng contract: Hier kan u een nieuwe einddatum
ingeven voor een contract dat (bijna) verloop
6)
Niet verlengen: Indien de contractperiode (bijna) verlopen
is, kan/moet u ook aangeven of u het contract niet verlengd.
7)
8
Mail (pdf): Creëert een pdf bestand met een overzicht van
het contract en stuurt dit naar je emailadres.
8)
Details Contractor: Geeft de details weer van de
contractnemer in kwestie.
9
9)
Details Aanvrager: Geeft informatie over de aanvrager van
de initiële aanvraag.
10) Details bijhorende offerte: Geeft de offerte weer.
10
1
35
2
3
4
5
6
7
10. Timesheets
Goedkeuring en weigering (Aanvrager)
1
2
3
4
5
Wanneer de kandidaat het prestatieblad (timesheet) heeft ingevuld, komt deze terecht bij de
aanvrager. De aanvrager kan deze prestaties terugvinden onder het tabblad (1) prestaties en kan
vervolgens doorklikken naar (2) prestaties goedkeuren.
Om de prestaties goed te keuren, zijn er twee opties:
A. U maakt gebruik van (3) de selectievakjes om één of meerdere prestatiebladen tegelijkertijd goed
te keuren via (4) of weigert deze via (5)
B. U klikt op (6) details en keurt ieder prestatieblad individueel goed of af.
36
10. Timesheets
Goedkeuring en weigering (Aanvrager)
Door naar de details te gaan van de prestaties, krijgt u een overzicht
van de uren zoals deze werden doorgegeven. In dit voorbeeld (3)
heeft de kandidaat enkel uren doorgegeven voor de week van 15/09
tot 19/09 en wordt er niet gewerkt tijdens het weekend (zoals
gespecifieerd in het contract)
Door te klikken op (1) prestatie goedkeuren, keurt u de timesheet
goed, door op (2) prestatie terugsturen te klikken, weigert u de
timesheet. In beide gevallen zal u naar een scherm geleid worden
waar u eventueel toelichting kan geven over de beslissing.
3
1
2
37
11. Facturatie
Indien u de rol van boekhouder hebt, zal u ook een tabblad (1) financieel hebben. Indien u in dit
tabblad op (2) facturen klikt, komt u op het overzicht van alle facturen. Deze facturen worden
automatisch gegenereerd nadat de aanvrager de prestatiebladen (timesheets) heeft goedgekeurd.
Binnen deze facturen kan u zoeken op (3) sleutelwoord, (4) de status van de factuur (in praktijk
zullen de facturen altijd op actief staan) of (5) met behulp van een periode in te geven waarin de
vervaldatum van het contract valt. Door op (6) te klikken, kan u de factuur bekomen.
6
38
11. Facturatie
Door met de linkermuisknop op (1) te klikken, zal de factuur in pdf-formaat gedownload worden.
Indien u de factuur in een specifieke map wil opslaan, gebruikt u rechtermuisklik > ‘Opslaan als’ en
selecteert u de gewenste map.
1
39
12. Business rules
•
Om er zeker van te zijn dat een voorkeurskandidaat in de shortlist wordt opgenomen, kan/mag je
hem altijd zelf shortlisten
•
De stap interview is niet verplicht en kan overgeslagen worden
•
Elke keuze/weigering van een kandidaat dient gemotiveerd te worden
•
De timesheets worden zijn beschikbaar vanaf de eerste dinsdag na het afsluiten van de vorige
maand, je kan deze ook wekelijks raadplegen
•
Een goedgekeurde timesheet komt overeen met een pv voorlopige oplevering
•
Je ontvangt enkel nog facturen van Public-Sourcing
•
Borgtocht dient expliciet aangevraagd te worden tijdens de allereerste werkaanvraag, en dit voor
het geheel van opdrachten dat de komende 6 maanden geplaatst zal worden. Dit bedrag is
standaard 5% van het totaalbedrag voor alle opdrachten samen
40
13. Rapportage
1
2
3
4
5
Onder het tabblad (1) rapportering vind u vier opties:
(2) Overzicht aanvragen: Via deze optie kan u een overzichtslijst genereren waarin alle
aanvragen met hun status, referenties en bijhorende data zijn opgenomen. U kunt deze lijst ook
downloaden als een Excel bestand.
(3) Overzicht voorstellen: Via deze optie verkrijgt u een overzicht van alle voorstellen die zijn
geformuleerd op aanvragen die u reeds heeft uitgestuurd. In dit overzicht vind u eveneens alle
data gegevens die aan deze voorstellen zijn verbonden.
(4) Prestaties: Deze optie geeft een overzicht van alle uren en dagen die via prestatiebladen
(timesheets) zijn ingediend.
(5) Contractors: Via deze optie bekomt u een lijst van alle contractors
41
13. Rapportage
1
2
3
1
2
3
1
2
3
1
3
Deze vier opties hebben een gelijkaardige werking mbt de werking. Bij alle opties zal u gevraagd
worden een (1) periode in te geven waarbinnen u alle gegevens wenst (einddatum kan u indien
gewenst ook ingeven). In het geval van de aanvragen, voorstellen en prestaties zal eveneens
gevraagd worden naar (2) de afdeling tot de welke ze betrekking heeft. Wanneer u na het instellen
van deze parameters op (3) zoeken klikt, zal er automatisch een lijst gegenereerd worden.
42
13. Rapportage
1
Nadat een lijst is gegenereerd, kan u deze via (1) ook downloaden (exporteren) als een Excel bestand
43
14. Ondersteuning & Vragen
Contactgegevens
Voor alle vragen, zowel wat de procedure als de technologie betreft, kunnen jullie
terecht op:
0800/500 30
U kan ons ook bereiken op volgend mailadres:
[email protected]
44
Public-Sourcing nv
Frankrijklei 101
2000 Antwerpen

Download Report