Handboek Transfer of Innovation CALLs 2011-2012-2013 oktober 2013 Inhoudsopgave Gebruik van dit handboek ................................................................................................ 5 Lijst met wijzigingen per versie ........................................................................................ 6 Deel I Aanvragen, Selectie, Contractualisatie .................................................................. 7 1 Kiezen voor Transfer of Innovation .............................................................................. 8 1.1 Wat is een Transfer of Innovation project? .............................................................. 8 1.2 Wanneer kies ik voor een Transfer of Innovation project? ......................................... 8 1.3 Hoe bereid ik een aanvraag voor? .........................................................................10 1.4 Wat kan het Nationaal Agentschap voor mij betekenen? ..........................................11 2 Voorwaarden ............................................................................................................. 12 2.1 Wie mag aanvragen? ...........................................................................................12 2.2 Projectduur en subsidiebedrag..............................................................................12 2.3 Moet ik straks veel administratie bijhouden? ..........................................................12 2.4 Minimum aantal partners en landen ......................................................................13 2.5 Mogelijke partnerlanden ......................................................................................13 2.6 Mogelijke rollen van de partners ...........................................................................13 2.7 Overzicht data van aanvraag tot afronding .............................................................14 2.8 Wat moet ik precies inleveren voor een aanvraag? ..................................................15 3 Aanvragen Call 2013 .................................................................................................. 16 3.1 Waar vind ik documenten over Transfer of Innovation? ...........................................16 3.2 Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld?...................................................................16 3.3 Europese prioriteiten ...........................................................................................17 3.4 Hoe verloopt de selectie? .....................................................................................17 3.5 Contractualisatie.................................................................................................18 Deel II Het project uitvoeren, Rapporteren, Afsluiten .................................................... 19 4 Checks, rapporteren en wijzigingen project ............................................................... 20 4.1 Amendement: wijzigingen in het contract ..............................................................20 4.2 Het Europese systeem van checks en controles ......................................................21 4.3 Interimrapportage en verzoek tot tweede voorschot................................................22 4.4 Eindrapportage en laatste betalingen ....................................................................24 5 Kostenposten en hun onderbouwing .......................................................................... 27 5.1 Algemene regels onderbouwing van kosten ............................................................27 5.2 Personeelskosten (staff costs) ..............................................................................27 5.3 Reiskosten (travel costs) .....................................................................................30 5.4 Verblijfkosten (subsistence costs) .........................................................................30 5.5 Kosten voor apparatuur (equipment costs) ............................................................31 5.6 Kosten voor subcontracting ..................................................................................32 5.7 Overige kosten ...................................................................................................33 5.8 Indirecte kosten .................................................................................................33 6 Instructie invullen financiële rapportage ................................................................... 35 6.1 Technische instructies format financiële eindrapportage...........................................35 6.2 Tabblad 1 Identification .......................................................................................35 6.3 Tabblad 2 Total project costs J.1 (a+b+c) ..............................................................35 6.4 Tabblad 3 Total project costs by Partner J.2 (a+b) ..................................................36 6.5 Tabblad 4 Details of Bank Transfers J.2 (c) ............................................................36 6.6 Tabblad 5 Declaration of staff costs J.3 ..................................................................36 6.7 Tabblad 6 Travel & Subsistence Expenses J.4 .........................................................36 6.8 Tabblad 7 equipment costs J.5 .............................................................................37 6.9 Tabblad 8 other costs j.6 .....................................................................................37 6.10 Tabblad 9 subcontracting costs J.7 ........................................................................37 Bijlage I Tabellen daily rates .................................................................................... 38 6.11.............................................................................................................................38 6.12 Table 2 :............................................................................................................39 6.13 Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs 2011 .......................................40 6.14 Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs 2011 ............................41 6.15 Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs 2012 .......................................42 6.16 Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs 2012 ............................43 6.17 Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs 2013 .......................................44 6.18 Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs 2013 ............................45 Bijlage II Specification daily rate .............................................................................. 46 Bijlage III Registration form hours spent on project .................................................. 47 Bijlage IV Project opzet formulier .............................................................................. 48 Bijlage V Supplement eForm TOI 2013 .................................................................... 50 Bijlage VI Ontvankelijkheidscriteria Aanvraag ........................................................... 51 Project reference number (as in LLPlink): …………………………… ..............................................51 Language: 51 Conclusion ....................................................................................................................52 Check ..........................................................................................................................52 3 Versie mei 2014 Colofon Titel Handboek Transfer of Innovation Auteur Anita van Doorn, Natasja Buitenhuis, Ellen Hanselman Versie Oktober 2013 Datum 21 oktober 2013 CINOP Erasmus+ NA LLP Leonardo da Vinci Postbus 1585, 5200 BP ’s-Hertogenbosch Tel: 073-6800762 www.erasmusplusmbo.nl [email protected] © NA LLP Leonardo da Vinci 2013 4 Versie mei 2014 Gebruik van dit handboek Dit handboek helpt u als u een aanvraag ToI wilt doen. Daarnaast bevat het informatie voor lopende projecten over de financieel administratieve aspecten van Leonardo da Vinci Transfer of Innovation projecten. Financieel administratieve aspecten staan nooit los van de inhoud van uw project, bijvoorbeeld in het geval van wijzigingen in het project. Uw project heeft een inhoudelijk en een financieel contactpersoon van het Nationaal Agentschap. Deze zullen bij vragen van uw kant contact met elkaar opnemen. Als u contact opneemt met het Nationaal Agentschap, vragen wij u ook de inhoudelijk contactpersoon op de hoogte te stellen. Deze versie van het handboek is geschreven voor lopende projecten Call 2011-2012 en 2013. Het handboek moet samen met de tekst van uw ‘grant agreement’ (contract) en onderstaande documenten gelezen worden. Call 2011 Strategic priorities LLP (voor aanvragers) LLP-Guide 2011 Part I –General provisions LLP-Guide 2011 Part II A Sub-Programmes and Actions LLP-Guide 2011 Part II B Explanations by Action (fiches) Call 2012 Strategic priorities LLP (voor aanvragers) LLP-Guide 2012 Part I –General provisions LLP-Guide 2012 Part II A Sub-Programmes and Actions LLP-Guide 2012 Part II B Explanations by Action (fiches) Call 2013 Strategic priorities LLP (voor aanvragers) LLP-Guide 2013 Part I –General provisions LLP-Guide 2013 Part II A Sub-Programmes and Actions LLP-Guide 2013 Part II B Explanations by Action (fiches) Deze documenten bevatten de regels die van toepassing zijn op de administratie en de financiering van de activiteiten die worden gesteund door de Europese Gemeenschap in het kader van het Leven lang Leren Programma en dus ook uw project. In geval van tegenstrijdigheden tussen teksten gelden bovenstaande documenten boven dit handboek. Het handboek is een aanvulling op bovenstaande documenten. Voor een goede projectadministratie moet u alle documenten gebruiken. Het bevat Nederlandse invulling van Europese regels waar ruimte is voor nationale invulling. Het geeft uitleg over regels en verwijst naar de bovenstaande documenten voor meer informatie. Het zet helder op een rij welke documenten als onderbouwing in uw administratie aanwezig moeten zijn. 5 Versie mei 2014 Lijst met wijzigingen per versie Versie Wijziging Oktober 2009 Eerste uitgave November 2009 Hst 5.3 Personeelskosten: aantal uren in een fulltime dag is gebaseerd op nationale wetgeving. Europese minimum verwijderd. Januari 2010 Hst 3 toegevoegd, Aanvragen call 2010 Hst 3.5 en 3.6 toegevoegd, Selectie van aanvragen Bijlage I Daily rates call 2010 Bijlage IV toegevoegd Project opzet formulier Bijlage V toegevoegd Supplement for the eForm Februari 2010 Hst 5.3 Personeelskosten; 5e bullet gewijzigd Maart 2010 Hst 5.3 Personeelskosten; 5e bullet verwijderd, ZZP-er is geen staff costs Hst 5.7 Verwijzing ZZP-er verwijderd Juli 2010 Hst 5.6 aanpassen huur of leasen apparatuur Oktober 2010 Hoofdstuk 4.3 instructie interim-rapportage Call 2009 (eForm) November 2010 Compleet herziene versie Invoegen informatie en prioriteiten call 2011, o.a. in hoofdstuk 3 Geen wijzigingen in regels voor call 2008 – 2009 – 2010 Call 2007 verwijderd. December 2010 Blz 4 aanpassing jaartal LLP guides onder 2011 Maart 2011 Hst 3.2.: Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld? Wijziging maximaal aantal punten September 2011 Gebruik van dit handboek: Call 2008 verwijderd, Call 2012 toegevoegd in hst 2.6, 2,7, 3.1, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.6, 6 Hst 2.5 wijziging omschrijving mogelijke partnerlanden Hst 2.7 Wijziging omschrijving aanleveren van de aanvraag en deadline 2012 Hst 3.6 Contractualisatie: toevoeging vermelding contracting form Hst 4.1 budgetwijziging met akkoord van partners toegevoegd mbt amendement Informatie uit Guide van Europese Commissie Hst 4.4 Omschrijving eindrapportage Call 2009 aangepast Hst 5.1 verwijderen titel (is geen hoofdstuk) Hst 5.1 verwijst nu naar de algemene regels. Toevoeging van Call 2012 Wijziging verwijzing naar de bijlagen I.6 Wijziging voorbeeld dagloonberekening Hst 5.4 Verblijfkosten: wijziging Onderbouwing projectadministratie Bijlage VI: toevoeging ontvankelijkheidscriteria bij ontvangst aanvraag December 2011 Hst 3.2 hoogte beoordelingscriterium Hst 3.4 hoogte van Nationale Prioriteitspunten Bijlage VI Ontvankelijkheidcreteria Aanvraag 2012 Januari 2012 Bijlage IV: link naar supplement e-Form 2012 Maart 2012 Hst 2.6 toe gevoegd Mogelijke rollen van de partners in de call 2012 Oktober 2012 Gebruik van dit handboek: Call 2009 verwijderd, Call 2013 toegevoegd in hst 2.6, 2,7, 3.1, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.6, 6 Januari 2013 Wijzigingen links in verband met vernieuwing website Februari 2013 Wijziging procedure rapportage interim- en eindrapportage Oktober 2013 Call 2010 verwijderd 6 Versie mei 2014 Deel I Aanvragen, Selectie, Contractualisatie 7 Versie mei 2014 1 Kiezen voor Transfer of Innovation 1.1 Wat is een Transfer of Innovation project? Transfer of Innovation (vanaf hier: ToI) projecten hebben tot doel om door transnationale samenwerking de kwaliteit en aantrekkelijkheid van het beroepsonderwijs in Nederland en Europa te verbeteren. U werkt twee jaar samen met minimaal twee andere partnerorganisaties voor beroepsonderwijs uit minimaal twee andere landen die aan het Lifelong Learning Programme meedoen. Kenmerkend voor ToI is verder dat het project duidelijk aansluit bij de belangrijkste beleidsonderwerpen in Europa en Nederland. Elk jaar worden deze vastgesteld in de strategische prioriteiten bij de Call for Proposals en de Nederlandse prioriteiten ToI. U begint daarbij niet met het ontwikkelen van iets heel nieuws, maar maakt gebruik van al bestaande innovaties en oplossingen voor het probleem dat u aanpakt. Dit kan het resultaat van een ander project zijn, maar ook een oplossing die u elders aantrof. De toegevoegde waarde binnen de nieuwe context moet helder zijn. Meestal passen bestaande innovaties niet precies in uw eigen context of die van uw partners. Het project draait erom deze innovatie aan te passen, te testen en te implementeren in een nieuwe context (bijvoorbeeld land, maar ook economische sector, type onderwijs en type organisatie). Transfer van innovatieve oplossingen kan vanaf call 2012 in twee richtingen. Het is mogelijk dat een project een oplossing van Nederland naar buitenlandse partners exporteert. Daarnaast kunt u een buitenlandse oplossing naar ons eigen land importeren. Het is ook mogelijk verschillende innovatieve oplossingen te combineren tot één nieuwe. Omgekeerd kan een innovatieve oplossing in de verschillende partnerlanden op een verschillende manier worden geïmplementeerd, omdat dit beter bij de lokale omstandigheden past. 1.2 Wanneer kies ik voor een Transfer of Innovation project? ToI projecten zijn één van de subsidiemogelijkheden van Leonardo da Vinci. Voor u een aanvraag doet is het belangrijk helder te krijgen of een ToI past bij uw ideeën en behoeften. Hiervoor kunt u zich twee vragen stellen: Past mijn idee binnen Leonardo da Vinci? Leonardo da Vinci is bedoeld voor alle beroepsonderwijs op ‘niet tertiair’ (of hoger onderwijs) niveau. In Nederland is dit mbo-niveau. Het programma staat open voor alle typen beroepsonderwijs. Initieel onderwijs gegeven door roc’s en aoc’s valt eronder, maar ook bedrijfsopleidingen, branche opleidingen en beroepsgerichte bij- en nascholing van volwassenen. Als het onderwerp van samenwerking hoger beroepsonderwijs is, of beroepen op hoger onderwijs niveau betreft, valt uw idee onder het Erasmus programma (http://www.nuffic.nl ). Hogere onderwijsinstellingen kunnen alleen meedoen aan Leonardo da Vinci projecten als het onderwerp van de samenwerking ten goede komt aan het middelbaar beroepsonderwijs. Denk bijvoorbeeld aan lerarenopleidingen voor opleidingen op mbo-niveau. 8 Versie mei 2014 Als het onderwerp van samenwerking gaat over algemeen onderwijs aan volwassen, zoals bijvoorbeeld voor laaggeletterden, past uw idee beter bij de doelstellingen van het Grundtvig programma dat zich richt op niet beroepsgerelateerd volwassenenonderwijs (http://www.europeesplatform.nl/sf.mcgi?597). Past mijn idee bij een ToI? Onderstaand schema geeft een overzicht van alle projectsoorten van Leonardo da Vinci, in de Engelstalige benamingen uit de Europese documenten, die een uitgebreidere beschrijving geven (http://llp.eupa.org.mt/files/fiches_en.pdf ). Als uw projectidee vooral gaat over de individuele leerervaringen van professionals of leerlingen, dan past een mobiliteitsproject het best. Het merendeel van het subsidiebedrag is bestemd voor o.a. de reis- en verblijfkosten voor het individu dat in het buitenland gaat leren. Zie voor meer informatie het handboek Mobiliteit. Partnerschappen zijn projecten voor kleinschalige samenwerking draaien om de samenwerking tussen organisaties. De gezamenlijke doelstellingen van de organisaties zijn de kern van het project. Kleinschalige samenwerking betekent dat de samenwerking zich grotendeels afspeelt tussen en binnen de partnerorganisaties. Het project moet vooraf heldere doelen en resultaten vaststellen en beschrijven hoe het deze al samenwerkend bereikt. Ze zijn geschikt als uw doelen individuele leerervaringen overstijgen. Ook als u voor het eerst internationaal samenwerkt of als uw idee met kleinschalige samenwerking goed valt te realiseren is het een goede keus. Tot slot kunt u een Partnerschap gebruiken als opstapje naar een ToI. Zie voor meer informatie het handboek ToI. Kenmerken voor het transfereren in ToI is het aanpassen en implementeren van een bestaand idee naar een nieuwe context. Daarnaast is het een project voor grootschalige samenwerking. De financiële vergoeding is groter dan bij de andere projectsoorten die u bij het Nationaal Agentschap kunt aanvragen. De maximum subsidie is € 300.000 voor twee jaar. Daar staat tegenover dat een gedetailleerder uitgewerkte en planmatiger aanpak gevraagd wordt, met omvangrijker resultaten en meer oog voor de impact en duurzaamheid van projectresultaten. 9 Versie mei 2014 Mocht u twijfelen over welke projectsoort het meest geschikt is bij uw idee, dan kunnen wij u hierover adviseren. Bij Development of Innovation (DoI) gaat het om het ontwikkelen van een nieuw idee, en is implementatie minder belangrijk. De maximum subsidie is € 400.000 voor twee jaar. DoI projecten kunnen niet bij uw Nationaal Agentschap worden aangevraagd, maar worden bij het Executive Agency in Brussel aangevraagd (http://eacea.ec.europa.eu). Dit zal alleen uw vragen over regels beantwoorden, maar geeft geen feed back op uw projectidee. Verder lezen: LLP guide part IIa http://llp.eupa.org.mt/files/502cae2317d64part2_en.pdf (met een LLP guide part IIb http://llp.eupa.org.mt/files/fiches_en.pdf (met een beschrijving van overzicht over alle subsidiemogelijkheden) alle projectsoorten, ook wel ‘actions’ of ‘actielijnen’ genoemd. 1.3 Hoe bereid ik een aanvraag voor? Een ToI project schrijft u niet in een achternamiddag. Als u de aanvraag indient moet deze al goed uitgewerkt zijn en moet duidelijk zijn wat de rol van uw partners wordt. Tijdens de voorbereiding dient u de volgende zaken voor te bereiden. Het aanvraagformulier vraagt hier ook om. Kies aan welke prioriteit u gaat werken en zorg dat uw idee goed aansluit op de beschrijving van die prioriteit; dat de innovatie een oplossing biedt die past binnen de thematiek zoals te vinden in de strategische prioriteiten. Bekijk het aanvraagformulier, zodat u een beeld heeft wat er van u wordt verwacht. Maak een analyse van de behoefte van uw doelgroep en de verbetering die u wilt bereiken aan het einde van het project en daarna. Maak een analyse van mogelijke innovaties, bij voorkeur meer dan één, die aan de behoefte voldoen de verbetering zullen realiseren. Kijk voor voorbeeldprojecten op www.adam-europe.eu en informeer bij het Nationaal Agentschap. Beschrijf hoe u de innovaties zult combineren, beperkt verder ontwikkelen, testen, en Zoek goede partners (zie ook 1.5) Win advies in bij het Nationaal Agentschap (zie 1.4) integreren in de dagelijkse gang van zaken rondom uw doelgroep of organisaties. 10 Versie mei 2014 1.4 Wat kan het Nationaal Agentschap voor mij betekenen? Ondersteuning van aanvragers is één van de taken van het Nationaal Agentschap. Op www.leonardodavinci.nl (onder ‘indienen van een projectvoorstel/management’ van de actielijn Transfer of Innovation – in de rechterkantlijn) vindt u handboeken, het aanvraagformulier en informatie over contact seminars waar u partners kunt ontmoeten. Daarnaast geven onze adviseurs u graag advies over uw projectidee. Dit kan per telefoon, via email, of tijdens een adviesgesprek. Ter voorbereiding van een adviesgesprek vragen wij u uw projectidee te beschrijven. Hiervoor kunt u het projectopzet formulier gebruiken, dat is te downloaden van onze website (zie bijlage III). Dit is geen officieel formulier, maar een hulpmiddel om uw projectidee gestructureerd op papier te krijgen. U kunt ook een conceptversie van uw aanvraag aan ons opsturen. Let op! Advies van het Nationaal Agentschap is geen onderdeel van de aanvraagprocedure. In dit stadium hebben onze medewerkers een adviserende functie. Zij geven u feedback over de belangrijkste sterke en zwakke elementen van uw projectidee, maar kunnen het project niet beoordelen of succes garanderen. Een medewerker die u over uw aanvraag heeft geadviseerd zal op geen enkele wijze betrokken zijn bij de beoordeling ervan. 11 Versie mei 2014 2 Voorwaarden 2.1 Wie mag aanvragen? Alleen organisaties (rechtspersonen) kunnen Leonardo da Vinci projecten aanvragen. In principe kunnen alle mogelijke organisaties die op enige wijze bij middelbaar beroepsonderwijs zijn betrokken een aanvraag doen. In de LLP Guide for Applicants IIb fiche over Leonardo da Vinci Transfer of Innovation vindt u een lijst organisaties. 2.2 Projectduur en subsidiebedrag Voor een maximumduur van twee jaar is maximaal € 300.000 subsidie beschikbaar. De formele minimumduur van een project is een jaar. Ervaring leert dat dit in praktijk niet voorkomt. Een TOI is een groot samenwerkingsproject en heeft tijd nodig. Projecten korter dan twee jaar komen incidenteel voor. Een project van 18 maanden of minder hoeft normaal gesproken alleen een eindrapportage en geen interim-rapportage in te leveren. In de LLP Guide IIb explanation by action staat in beschrijving van TOI dat de subsidie per jaar € 150.000 is. In het geval dat uw project korter duurt dan twee jaar dient het bedrag dat u aanvraagt proportioneel te zijn. Bij het beoordelen van de cost-benefit ratio wordt hier door de beoordelaars op gelet (zie hoodfstuk 3.2). Er geldt een minimum cofinanciering van 25%. Dit wil zeggen dat als het totale projectbudget € 300.000 bedraagt, u zelf € 75.000 aan eigen middelen in het project moet inbrengen. Het subsidiebedrag is dan € 225.000. Zowel de subsidie als de cofinanciering verdeelt u over de partners. Mocht uw aanvraag worden goedgekeurd, dan zal het Nationaal Agentschap de subsidie overmaken naar de aanvrager, die het vervolgens over de partners verdeeld. Tijdens het selectieproces wordt gekeken naar de ‘cost benefit ratio’. Dit kan tot gevolg hebben dat het budget lager uitvalt. Een ToI budget bestaat uit een aantal kostensoorten, die u beschreven vindt in hoofdstuk 5 van dit handboek en in hoofdstuk 4 van de LLP Guide I general provisions. 2.3 Moet ik straks veel administratie bijhouden? Een ToI vraagt bewijsvoering van gemaakte kosten. Afhankelijk van het type kosten wordt om bewijsvoering gevraagd, zoals facturen en urenregistratie. Het Nationaal Agentschap geeft ieder jaar een workshop voor financiële administratie, waarbij wij lopende en nieuwe projecten informeren en adviseren over projectadministratie. Net als bij andere projectsoorten dient u halverwege een interimrapportage in (niet voor projecten van 18 maanden of korter tenzij anders overeengekomen) en aan het einde een eindrapportage. 12 Versie mei 2014 2.4 Minimum aantal partners en landen In een ToI moeten minimaal drie landen aan een aanvraag meedoen, waarvan minimaal één EU lidstaat (Nederland is een EU lidstaat). 2.5 - Mogelijke partnerlanden De 28 EU lidstaten: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Duitsland, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatie, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slowakije, Slovenië, Spanje, Tsjechië, Zweden en het Verenigd Koninkrijk. - De landen van de Europese Economische ruimte: Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. - Zwitserland - Kandidaat lidstaat: Turkije - Er zijn onderhandelingen met: Albanië, Bosnië-Herzegovina, voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Montenegro en Servië. - Overzeese gebieden en territoria: voor een volledige lijst zie de Europese documenten. 1 Let op: deze gebieden worden niet als extra land geteld bij het bepalen van het aantal landen in een partnerschap. De Nederlandse Antillen worden bijvoorbeeld onder Nederland geteld. - Voor een volledig en actueel overzicht zie http://ec.europa.eu/education/lifelong-learningprogramme/doc1208_en.htm 2.6 Mogelijke rollen van de partners Er zijn 4 verschillende partner rollen mogelijk binnen een ToI project 1. Management Co-ordinator: if the applicant organisation will not coordinate/manage the project, if selected, then a partner has to assume the role of management co-ordinator. 2. Core partner: this is a partner which due to its particular and high expertise and capacity is crucial for the achievement of the project objective/s - without being the management coordinator. 3. Associated partner: this is a partner which plays a less crucial role in the project implementation but has been included in the consortium either for some very specific tasks or because the organisation ensures socio-economic support (associations, NGOs, etc.) or political support (authorities, social partners, etc.) to the project. 4. Ineligible partner: this is a "silent partner" which does not fulfil the eligibility criteria of the LLP programme and therefore cannot receive any Community funding. But it happens that such organisations are nevertheless included in consortia, for example, for their very specific experience. Begrip van Associated partner 1 Zie LLP Guide for applicants part IIa general provisions, paragraaf ‘Which countries participate in the Programme’ 13 Versie mei 2014 Associated partners: Organisations that are involved in the application although they do not form part of the consortium. They cannot receive direct funding from the project's EU grant. Associated partners provide the consortium with input, facilities or assistance that enhances the quality of the work programme. Associated partners may be organisations that are based in one of the countries participating in the Lifelong Learning Programme or in Third Countries. Associated partners do not feature in the application budget of eligible costs as they neither contribute to the eligible costs nor manage a portion of the grant funds, they participate on the basis of their own contributions. Aspects of their participation may be covered within the eligible budget if they are eligible in general terms and if those costs pass through the accounts of one of the members of the consortium (e.g. participation in meetings). Associated partners cannot appear either as Third Country Partners or subcontractors. 2.7 Overzicht data van aanvraag tot afronding Een ToI project duurt maximaal twee jaar. Onderstaande data kunnen aan verandering onderhevig zijn. De laatste informatie is altijd te vinden op www.leonardodavinci.nl. Mijlpaal Data Call 2011 Data Call 2012 Data Call 2013 Informatie en nov 2010 – feb nov 2011 – feb nov 2012 – jan advies door het 2011 2012 2013 2 feb 2012 31 jan 2013 mrt- juli 2011 mrt- juli 2012 mrt- juli 2013 sept 2011 aug- sept 2012 aug -sept 2013 Vanaf 1 okt 2011 Vanaf 1 sept 2012 Vanaf 1 sept 2013 Eerste betaling Binnen 45 dagen na Binnen 45 dagen na Binnen 30 dagen door Nationaal tekening van het tekening van het na tekening van Agentschap Grant Agreement Grant Agreement het Grant Nationaal Agentschap Deadline indienen aanvragen Selectie van de aanvragen Tekenen Grant Agreement Startdatum van uw project Agreement Indienen Vanaf 1 nov 2012 Vanaf 30 sept 2013 Vanaf 30 sept 2014 Vanaf 30 sept 2013 Vanaf 31 aug 2014 Vanaf 31 aug 2015 Vanaf 30 nov 2013 Vanaf 31 okt 2014 Vanaf 31 okt 2015 Interim Report Einddatum van uw project Indienen Eindrapportage 14 Versie mei 2014 2.8 Wat moet ik precies inleveren voor een aanvraag? U dient het eForm online in te dienen. Zie de Applicants Guide LLP eForm call 2013 Leonardo da Vinci The Netherlands. Daarnaast dient u uw aanvraag op papier en per e-mail in te dienen. Zie onderstaande instructie. Zorgt u ervoor dat u de laatste versie van Adobe heeft om het e-Form te kunnen openen. Opent u het document in géén geval als HTML versie. Dit levert foutmeldingen op. Op papier: aanvraagformulier Transfer of Innovation Call 2013 o 1 papieren origineel, inclusief bijlagen getekend door de tekenbevoegde van uw organisatie; o 2 papieren kopieën, inclusief bijlagen. Per email naar [email protected], met in het onderwerp van uw mail “ToI- de naam van uw organisatie – titel van uw project”: o Een digitale versie van het eForm (pfd) 2, o Eventueel: Uw eForm in XML format3 Indien nog niet in ons bezit: een uittreksel van de Kamer van Koophandel van maximaal twee jaar oud, waaruit blijkt dat de tekenbevoegde van uw organisatie ook daadwerkelijk tekenbevoegd is. Als de aanvraag is getekend door een andere persoon dan een tekenbevoegde, dient u een machtiging van een tekenbevoegde voor deze persoon mee te sturen. Postadres: Nationaal Agentschap LLP - Leonardo da Vinci Postbus 1585 5200 BP ’s-Hertogenbosch De deadline Call 2013 is 31 januari 2013. Poststukken gestempeld ná deze datum zijn niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen. U wordt aangeraden de aanvraag aangetekend op te sturen. Bij voorkeur geen envelop met ‘port betaald’ aangezien hier nooit een datumstempel op staat vermeld. Wanneer u uw aanvraag persoonlijk wilt afgeven bij het Nationaal Agentschap, vraag dan om een ontvangstbewijs (voorzien van datum). U ontvangt binnen 30 dagen na ontvangst een bevestiging van het Nationaal Agentschap dat uw aanvraag is ontvangen. 2 Zie de handleiding Applicants Guide LLP eForm call 2013 Leonardo da Vinci The Netherlands 3 Alleen te gebruiken indien het online submitten niet lukt. 15 Versie mei 2014 3 Aanvragen Call 2013 3.1 Waar vind ik documenten over Transfer of Innovation? Alle informatie over voorwaarden en doelen van Transfer of Innovation staat beschreven in de verschillende delen van de LLP Guide for Applicants. Het aanvraagformulier Call 2013 wordt gepubliceerd op www.leonardodavinci.nl zodra het beschikbaar is, samen met een handleiding. Het formulier is een pdf eForm, met verplichte velden en optionele velden. Vult u het formulier zo volledig mogelijk in. Voorwaarden voor de aanvraag vindt u in LLP-Guide 2013 Part I –General provisions en Part IIb Explanations by Action (fiches). Financiële regels en voorwaarden vindt u onder hoofdstuk 4F van de LLP-Guide 2013 Part I general provisions, Multilateral Projects. De tabellen met Daily rates for staff en subsistence costs vindt u in dit handboek in Annex I, 6.17. Alle bovengenoemde documenten kunt u vinden op http://www.leonardodavinci.nl/1_1274_Projectvoorstel_Partnerschappen.aspx. 3.2 Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld? Het Nationaal Agentschap van het land van de aanvrager organiseert de beoordeling en selectieprocedure zoals beschreven in hoofdstuk 3.B van de LLP Guide Part I: General provisions. De ontvankelijkheidscheck stelt vast of uw project voldoet aan de administratieve criteria. Wanneer dit het geval is ondergaat het project de inhoudelijke beoordeling. Als uw aanvraag niet ontvankelijk is stellen wij u daarvan schriftelijk op de hoogte. Zie hiervoor de criteria verderop in dit handboek. De inhoudelijke beoordeling gebeurt door twee experts, die beide niet werkzaam zijn bij het Nationaal Agentschap. Projecten krijgen een score tussen 0 en 100. Experts beoordelen aan de hand van beoordelingscriteria de kwaliteit en inhoud van uw aanvraag. Het scoremechanisme en de weging zijn hetzelfde in alle landen. Het gemiddelde van de scores van de twee experts is uw uiteindelijke ‘geconsolideerde score’. Het aanvraagformulier kan u helpen met het opzetten van een kwalitatief goed ToI project. De vragen in het formulier vertellen u stap voor stap wat er van een project wordt verwacht. De experts die uw voorstel zullen beoordelen geven punten aan elke vraag. Probeer alle vragen daarom zo concreet mogelijk te beantwoorden. Houd er rekening mee dat de experts een algemene kennis hebben van opleiding, onderwijs en leren in een internationale context. Vanwege de brede waaier aan mogelijke onderwerpen is het niet zeker dat zij expert zijn op precies uw onderwerp. Daarom is het verstandig uw onderwerp en context kort te schetsen. Daarnaast geldt: wat u een expert niet vertelt kan hij ook niet meenemen in zijn beoordeling. 16 Versie mei 2014 Er zijn 8 beoordelingscriteria, met elk een maximaal aantal punten, die samen 100 punten kunnen opleveren. Elke beoordelingscriterium heeft een drempelwaarde, een minimum aantal punten. Als de gemiddelde score van de twee experts beneden de drempelwaarde is, wordt uw aanvraag afgekeurd. Drempel Max aantal punten 7 10 10 15 3 Quality of the consortium 6 10 4 European added value 7 10 5 Quality of the Work Programme Quality of the valorisation plan (dissemination and exploitation 6 of results) 13 20 6 10 7 Impact 10 15 6 10 Totaal 100 Beoordelingscriterium 1 Relevance Innovative character and improvement of national VET 2 systems through transfer of innovation 8 Cost Benefit 3.3 Europese prioriteiten Europese prioriteiten worden door de Europese Commissie opgesteld. U vindt de prioriteiten in de Call for Proposals Strategic priorities 2013 op http://www.leonardodavinci.nl/1_1274_Projectvoorstel_Partnerschappen.aspx. Als uw projectaanvraag niet aan één van de prioriteiten voldoet, zal het de drempel van het kwaliteitscriterium “Relevance” niet halen en wordt uw aanvraag afgewezen. Alleen aansluiten op de titel van een prioriteit is niet voldoende. De beoordelaars beoordelen de relevantie van uw voorstel aan de hand van de beschrijving van de prioriteiten. In de call 2013 zijn de nationale prioriteiten komen te vervallen. 3.4 Hoe verloopt de selectie? Naast kwaliteit wordt er bij selectie ook rekening gehouden met een evenredige verdeling van projecten over strategische prioriteiten. Beslisregels: Projecten die op één of meer Europese criteria lager scoren dan de drempelwaarde worden afgewezen. Projecten met een score onder het Europees minimum worden afgewezen Er wordt gekeken naar een evenredige verdeling van projecten over strategische prioriteiten, Als het budget ontoereikend is om alle projecten te financieren vindt toekenning plaats op toekenning vindt plaats op basis van score op het beoordelingscriterium relevantie. basis van een gelijkmatige verdeling van projecten over de strategische prioriteiten. De laagst scorende projecten komen op een reservelijst. 17 Versie mei 2014 3.5 Contractualisatie Als uw aanvraag is geselecteerd krijgt u van het Nationaal Agentschap een brief met daarin uitleg over de gang van zaken rond het opstellen en tekenen van uw contract (grant agreement). In dit contract staan de subsidievoorwaarden, informatie over betalingen, rapportages en checks. Ter voorbereiding van het contract zullen wij u om informatie vragen middels het Contracting Form. Het Nationaal Agentschap stuurt u twee contracten, die u beide tekent en retourneert. Vervolgens tekent het Agentschap en sturen wij u uw exemplaar retour. 18 Versie mei 2014 Deel II Het project uitvoeren, Rapporteren, Afsluiten 19 Versie mei 2014 4 Checks, rapporteren en wijzigingen project 4.1 Amendement: wijzigingen in het contract Hoe werkt het? Een wijziging in de overeenkomst (amendement) is nodig wanneer er zich wijzigingen in het project voordoen. Dit geldt voor budgettaire wijzigingen, maar ook wijzigingen in het partnerschap, projectduur, inhoudelijke wijzigingen in het werkplan etc. Op http://www.leonardodavinci.nl/1_1280_ProjectMN_-_Transfer_of_Innovation.aspx (bij de betreffende Call – zie rechterkantlijn) kunt u een ‘amendement request form’ downloaden. Hiermee vraagt u het amendement aan bij het Nationaal Agentschap. In de meeste gevallen is het handig om eerst uw contactpersoon te raadplegen. U kunt tot uiterlijk één maand voor de einddatum van uw project een verzoek indienen. Let op: alle partners dienen vooraf schriftelijk akkoord te zijn gegaan middels een handtekening van de tekenbevoegde. In het geval van een budgetwijziging moet het voorgestelde nieuwe budget getekend worden, ook door alle partners. Het NA besluit tot goed- of afkeuring van dit amendement. Een aanvraag voor een wijziging in het budget zal ook inhoudelijk beoordeeld worden. Het NA beoordeelt de redelijkheid van het verzoek en de gevolgen voor het projectresultaat. Een verzoek tot amendement moet bevatten: een ingevuld en ondertekend amendment request form; bijlagen zoals gevraagd in het amendment request form, bijvoorbeeld een letter of bewijs dat alle partners het met de wijziging eens zijn. In geval van budgetwijziging wordt withdrawal; het veranderde budget door alle partners ondertekend. Welke wijzigingen in het budget zijn toegestaan? Een budgetwijziging moet de regels voor het maken van budgetten respecteren. Zaken die bij aanvraag niet waren toegestaan, kunt u ook niet aanvragen door het indienen van een amendement. Denk bijvoorbeeld aan de plafonds van 10% voor equipment en 30% voor subcontracting. Een amendement leidt nooit tot een hoger projectbudget. call 2011 Zonder amendement mag u tot maximaal 10% van het budget van elke Call 2012 en call 2013 zijn de kostenposten ( headings): Subsistence, Travel and Special Een verschuiving meer dan 10% moet via een amendement gebeuren. U dient de reden kostenpost (het grant agreement gebruikt het woord ‘heading’) verschuiven. Needs, Subcontracting, Equipment en Other Costs onder 1 heading gekomen. voor de verschuiving in het formulier te onderbouwen. Informatie uit Guide van Europese Commissie Regels over toegestane wijzigingen staan in uw contract - 2011-2012-2013: art III.4 en 13 : Beschrijvingen kostenposten, plafonds etc.: - LLP-Guide 2011-2012-2013 Part I –General provisions, hoofdstuk 4F 20 Versie mei 2014 4.2 Het Europese systeem van checks en controles Om de administratieve lasten van het programma te verlagen, schrijft de Europese Commissie een systeem van financieel administratieve checks voor, waarbij alle projecten een lichte basischeck ondergaan en een beperkte groep één of meerdere zwaardere checks. In totaal zal hierdoor de administratieve last voor projecten en NA verminderen. Het systeem berust op twee principes: 1. At random steekproeven voor de selectie van projecten voor zwaardere checks zijn een belangrijk onderdeel van dit systeem. Het is overigens altijd mogelijk voor het NA om gericht extra checks uit te voeren naar aanleiding van signalen over het verloop van een project. 2. Het systeem gaat ervan uit dat alle projecten een volledige en correcte administratie voeren. Daarom kondigt het NA pas op een zeer laat moment aan dat u voor een check bent geselecteerd. Alles moet aangetoond kunnen worden, bijvoorbeeld ook dienstverband. Niet alles hoeft altijd opgestuurd te worden. Op grond van de uitkomsten van de checks kan de Europese Commissie het percentage zwaardere checks voor een projectsoort of een land verhogen of verlagen. De checks staan los van de inhoudelijke monitoring en advisering door uw inhoudelijke contactpersoon van het NA. In onderstaand overzicht vindt u een korte typering van de check en de planning. De volledige projectadministratie moet worden bewaard tot vijf jaar na de laatste betaling door het Nationaal Agentschap. Naam check Wat Planning Base Check Final Het NA beoordeelt uw financiële Na aanlevering Final Report eindrapportage report, gebeurt altijd Desk Check Final Het NA beoordeelt uw financiële Na aanlevering Final Report eindrapportage en financiële onderbouwing Report, 2 weken tevoren door NA aangekondigd. On the Spot Check Het NA controleert uw gehele Tijdens de projectduur, 2 during the action projectadministratie bij u ter plekke weken tevoren door NA On the Spot Check Het NA controleert uw gehele Tot 5 jaar na de laatste after the action door projectadministratie bij u ter plekke betaling door NA On the Spot Check De Europese Commissie controleert uw Tot 5 jaar na de laatste after the action door gehele projectadministratie bij u ter plekke betaling door NA aangekondigd NA Europese Commissie In uw contract: Call 2011-2012-2013 - Checks and audits, art. 19 In de Europese handleidingen: Call 2011-2012-2013: LLP-Guide 2011-2012-2013 Part I –General provisions, hoofdstuk 2.B Financial Cycle 21 Versie mei 2014 4.3 Interimrapportage en verzoek tot tweede voorschot Hoe werkt het? Halverwege de projectperiode dient u een interimrapportage in. De precieze deadline voor inlevering staat in uw contract. De interimrapportage heeft betrekking op de eerste helft van het project en geldt alleen voor projecten die langer dan 18 maanden duren, tenzij contractueel anders is overeengekomen. De interimrapportage gaat middels een eForm. Ongeveer 2 maanden voor de deadline van de interim rapportage ontvangt u een email van het Nationaal Agentschap met daarin een link naar uw rapportage. Hierin is een groot aantal gegevens al automatisch voor u ingevuld. Daarnaast vindt u de Excel file voor de financiële rapportage. Lees Instructies voor het invullen van de interimrapportage onderaan deze paragraaf voor u aan de slag gaat. Beoordeling van uw rapportage en eventuele betaling van een tweede voorschot gebeuren binnen 90 dagen. Een externe expert beoordeelt het inhoudelijke deel en een financiële expert van het NA het financiële deel. Dit is nooit uw vaste financieel adviseur. U krijgt zowel inhoudelijke als financiële feedback over uw rapportage. De financiële check gebeurt grondig, zodat u bij eventuele opmerkingen nog voldoende tijd heeft uw projectadministratie aan te passen Wat moet ik opsturen? Het geprinte rapportage formulier + bijlagen als beschreven in sectie J (1 getekend papieren origineel en 1 kopie). De geprinte versie van de Excel file financiële rapportage. Controleer of alle benodigde velden zijn ingevoerd; print alle bladzijden uit en voorzie J.1c van datum, handtekening. Financiële onderbouwing van de gemaakte kosten (zie hoofdstuk 5), 1 papieren kopie. Originelen dient u in de projectadministratie te bewaren. De pdf van het rapportageformulier per e-mail naar [email protected]. De Excel file voor de financiële rapportage per e-mail naar [email protected]. U kunt ook gebruik maken van www.wetransfer.com voor het versturen van zware bestanden. In uw contract: Call 2011-2012-2013 Payment arrangements art. IV.2 Aan te leveren documentatie, art. 15.2 Submission of reports, inclusief deadlines art. V Instructies voor het invullen van de interimrapportage Om een rapportage e-Form te kunnen downloaden moet u in het bezit zijn van een ECAS loginnaam en wachtwoord. Zo niet, dan moet u zich eerst registreren in ECAS (Central Authentication Europese Commissie Service). Hier vindt u ook een FAQ met veel gestelde vragen: https://webgate.ec.europa.eu/cas/help.html Uitleg inloggen ECAS 22 Versie mei 2014 Financiële gegevens vult u in, in zowel het eForm als de Excel Financiële Rapportage. Begin met de Excel Financiële Rapportage. Het Excel formulier voor financiële rapportage is per Call anders. Op http://www.leonardodavinci.nl/1_1280_ProjectMN_-_Transfer_of_Innovation.aspx staan de juiste versies. Let erop dat u het formulier van de juiste call download. Een uitgebreide toelichting vindt u in hoofdstuk 5 van dit handboek. Als u deze af heeft dient u de totalen per partner over te nemen in het eForm sectie K. Op deze manier komen de gegevens van uw project in het Europese informatiemanagement systeem, dat door de Europese Commissie wordt gebruikt voor financiële controles. Inhoudelijke gegevens vult u in in het eForm. Een deel van de gegevens is al ingevoerd in het Europese informatiemanagement systeem. Deze zijn voorgedrukt in het formulier. Voor de overige gegevens volgt u de onderstaande Engelstalige instructie. General steps for completing the online Interim Report Form You will receive an email from your National Agency, 2 months prior to the deadline of the interim report, containing a unique link to where you can download your own interim report template in a writable PDF file. We recommend you to install the latest version of Adobe Reader (http://get.adobe.com/nl/reader). These notes are intended to help you complete and submit the report. You should open the link to the Interim Report form (PDF file) and save it to your own computer before starting to fill it in. Filling in the form This can be done offline, i.e. you do not need to be connected to the internet during this stage. Different sections of the form need different treatment: Compulsory sections, which have an orange background or a red border. These sections must be completed. The validation process (described below) will not allow you to submit the form unless this is done. Optional sections, which have a yellow background. These sections should be completed if appropriate for your particular application. Automatic sections, which have a grey background. These will be filled automatically based on entries you make elsewhere in the form. You cannot enter data into these sections. You can save part-completed versions of the form at any time and return to it at a later date. We recommend you save the file regularly as you go along; un-saved data will be lost at the online application stage. Validating the form This can be done offline, i.e. you do not need to be connected to the internet during this stage. The validation will check that all necessary parts of the form have been completed. If there are any incomplete sections, you will be prevented from submitting the form and will be alerted to the first incomplete section identified by the validation process. This process may need to be repeated until all of the incomplete sections have been identified and corrected. NB do not validate each page separately as you go along, as correct validation can only be done at the end when all the compulsory fields have been completed. If you do try to validate each page as you go along, the form will jump to the next mandatory field and you may miss sections that are relevant to your application. 23 Versie mei 2014 Submitting the form You need to be connected to the internet during this stage. Pressing the submit button will automatically send the completed report form to the European Commission’s database. If the submission is successful, a “submission confirmation” message will appear in section O. If you cannot gain access to the internet at this stage, you can create an email attachment version of the form to send to the National Agency by email at a later stage. Printing the form You must print out the submitted version of the form for signature. You should send a copy of the completed form to the National Agency according to instructions above. Keep a copy of everything for yourself. 4.4 Eindrapportage en laatste betalingen De eindrapportage gaat deels middels een e-Form. Hoe werkt het? De eindrapportage bestaat uit een inhoudelijk format en een financieel format. Uiterlijk twee maanden na de einddatum van uw project dient u de eindrapportage in. U ontvangt een maand voor de einddatum van uw project een email van het Nationaal Agentschap met daarin een link naar uw inhoudelijke rapportage ( het e-form). U kunt, desgewenst, eerder een link opvragen bij het NA. Houdt u er echter rekening mee, dat wijzigingen nadien middels een amendement, dan nog niet meegenomen zijn in de vooraf ingevulde eindrapportage. Om een rapportage e-Form te kunnen downloaden moet u in het bezit zijn van een ECAS loginnaam en wachtwoord. Zo niet, dan moet u zich eerst registreren in ECAS (Central Authentication Europese Commissie Service). Hier vindt u ook een FAQ met veelgestelde vragen: https://webgate.ec.europa.eu/cas/help.html Uitleg inloggen ECAS De precieze deadline voor inlevering staat in uw contract. In de eindrapportage rapporteert u over de gehele projectduur, inclusief het eerste jaar. Het financiële deel is een Excel document. Beoordeling van uw rapportage en eventuele betaling van de resterende subsidie gebeuren binnen 90 dagen. Twee experts beoordelen het inhoudelijke deel en een financiële expert van het NA het financiële deel. Dit is nooit uw vaste financieel adviseur. Het is mogelijk dat het NA u om extra informatie vraagt tijdens de beoordeling. U krijgt hier dan schriftelijk bericht van. Alle projecten ondergaan in eerste instantie een basis check. Een percentage at random geselecteerde projecten wordt daarnaast aan de intensieve desk check onderworpen. U wordt twee weken voor de eindrapportagedatum hiervan op de hoogte gesteld. De hoogte van de laatste betaling is afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag dat na financiële beoordeling ontvankelijk wordt verklaard. In extreme gevallen kan het zijn dat u geld terug moet betalen. De inhoudelijke beoordeling kan gevolgen hebben voor de hoogte van het subsidiebedrag. In geval van een slechte beoordeling van de inhoudelijke rapportage zal er een korting op het 24 Versie mei 2014 subsidiebedrag worden uitgevoerd. De regelgeving hiervoor vindt u hieronder: Where the rating falls between 0 and 4, a reduction of the Community contribution to the eligible staff costs will be implemented according to the following scale: Final Rating Very Good Good Acceptable Weak Very Weak Corresponding reduction to eligible staff costs in the final Community contribution 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0% 25% 50% 75% 85% Een eindrapportage dat niet is geselecteerd voor een zwaardere check moet bevatten: eindrapportage inhoudelijk deel, 1 getekend papieren origineel en 2 kopieën en 1 digitaal aan [email protected]; inhoudelijke bijlagen inclusief eindproducten, 1 getekend papieren origineel en 2 kopieën; eindrapportage financieel deel, 1 getekend papieren origineel en 1 digitaal aan [email protected]; van elke partner het document ‘Reporting template for project partners: J1a + J1b. Onderbouwing van de uitbetalingen aan de partners doormiddel van kopie bankafschriften: J.2c (Call 2011). A.2c (Call 2012-2013) Onderbouwing van subcontracting: J.7 (Call 2011) A.7 (Call 2012-2013) Instructie: Controleer of alle benodigde velden zijn ingevoerd; print alle bladzijden uit en voorzie J.1 (a+b+c) of A.1 (a+b+c) van datum en handtekening. Print eveneens per partner het document ‘Reporting template for project partners J1a + J1b en laat deze door de betreffende partners tekenen (document staat op onze site). Mochten er bij de basis-check opmerkingen zijn, dan vragen wij de financiële onderbouwing van de gemaakte kosten op. U dient die dan binnen 30 dagen aan te leveren. Een eindrapportage die wel is geselecteerd voor een zwaardere desk check moet bevatten: alle bovenstaande bewijsstukken; financiële onderbouwing van de gemaakte kosten (zie hoofdstuk 5 en uw contract), 1 papieren kopie. Originelen dient u in de projectadministratie te bewaren. Laatste betalingen aan uw partners Na de beoordeling van het NA zal het subsidie bedrag worden vast gesteld. Vervolgens vindt de afrekening plaats dit is binnen 30 dagen na ontvangst van de vaststellingsbrief. Vervolgens dienen de partners binnen het project hun laatste betaling te ontvangen. Binnen 60 dagen dient het NA hiervan het bewijs te ontvangen in de vorm van een kopie bankafschrift. Dan pas wordt 25 Versie mei 2014 het project afgesloten en gaat de bewaarplicht in voor eventuele on the spot checks vanuit het NA of de Europese Commissie. In uw contract: Call 2011-2012-2013 - Payment arrangements art. IV.2 - Aan te leveren documentatie, art. 15.2 - Submission of reports, inclusief deadlines art. V - Financial Corrections, art. 12 - Payment of the balance, art. 15.4 - Determining the final grant, art. 17 zie 17.3 over ‘reduction of the grant’ - Recovery, art. 18 26 Versie mei 2014 5 Kostenposten en hun onderbouwing De kostenposten van het ToI budget staan beschreven in de Europese handleidingen. In dit hoofdstuk vindt u een korte samenvatting en waar nodig een verdere invulling naar de Nederlandse praktijk. Het is absoluut noodzakelijk dat u voor uw projectadministratie tevens de Europese handboeken raadpleegt! Call 2011-2012-2013 LLP-Guide Part I –General provisions, met name hoofdstuk 4A, 4B, 4F 5.1 Algemene regels onderbouwing van kosten De regels voor onderbouwing van kosten met bewijsstukken gelden voor het totale projectbudget, zowel de subsidie als de eigen bijdrage. Alle overschrijvingen naar partners moeten worden onderbouwd door een kopie van bankafschriften van de overschrijving. Na overmaking van de laatste betaling door het NA zal het NA u nog vragen om de laatste bewijzen van overschrijvingen naar de partners. Pas als wij deze hebben ontvangen is het project helemaal afgesloten. Onderbouwing van declaraties met andere valuta dan de Euro. Op het document noteren welke wisselkoers is aangehouden en per welke datum. U dient de wisselkoers van de bank aan te houden op de datum dat het geld van het NA op uw rekening werd gestort. In uw projectadministratie dient u dit te onderbouwen, bijvoorbeeld met een uitdraai van internetsite van uw bank waarop de datum en de wisselkoers staat. Indien dit bij uw eigen bank niet mogelijk is, accepteert het NA ook een uitdraai van de koersen van de Europese bank http://ec.europa.eu/budget/inforeuro. Verder lezen in uw contract: call 2011-20122013 art V; Een document opmaken waarin van elke consortium partner staat of zij btw-plichtig zijn of niet. Consortium partners die btw-plichtig zijn (ondernemers) mogen geen btw declareren. Consortium partners die niet btw-plichtig zijn moet een kopie van het document dat hen hiervan vrijstelt in de projectadministratie aanwezig zijn. Zorg dat alle onderliggende onderbouwing voorzien is van de nummering corresponderend met de rapportage. Onderbouwing van declaraties in andere taal dan Nederlands, Duits, Frans of Engels. Voorzien met een korte bondige omschrijving in een van de bovengenoemde taal. 5.2 Personeelskosten (staff costs) Wat valt onder personeelskosten? Zowel de coördinator als de partner mogen kosten alleen opvoeren onder staff costs als er een arbeidscontract is tussen de organisatie en een individu. In Nederland is er dan ook een arbeidsverhouding. In het buitenland bestaat soms andere arbeidswetgeving, dus kan het voorkomen dat er in uitzonderingsgevallen voor partners meer uitzoekwerk aan vast zit. Dit mag via een andere organisatie gaan, zoals een uitzendbureau of een detacheringsbureau. 27 Versie mei 2014 Mogelijke Nederlandse contractsoorten zijn: vast contract; tijdelijk contract; 0-urencontract; contract via een extern bureau (uitzendbureau, detacheringsbureau). Alle andere vormen van contractering vallen onder de kostenpost subcontracting. Let op! In eerdere versie van dit handboek stond dat ZZP-ers in sommige gevallen onder staff costs kunnen vallen. Nader onderzoek wees uit dat dit niet het geval is en de kosten voor ZZP-ers dus onder subcontracting vallen. ZZP-ers die via een extern bureau worden ingehuurd (zie bullet 4) vallen uiteraard wel onder staff costs. Neem bij problemen of onduidelijkheden contact op het het Nationaal Agentschap. Let op! Het management en de administratie dient altijd door een van de consortium partners gedaan te worden en mag onder geen geval via subcontracting lopen. Dit betekent voor ToI in Nederland dat personen of organisaties die projectmanagement of administratieve taken voor het project voorbereiden of uitvoeren, lid moeten zijn van het consortium van partners. Als een organisatie specifiek voor dit soort taken bij het project is betrokken dan hoort deze organisatie partner te zijn en gelden de tarieven en regels voor personeelskosten. Het is mogelijk technische boekhoudkundige taken uit te besteden aan een administratiekantoor. Hierbij geldt dat in dit geval het administratiekantoor geen sturende rol mag hebben naar de partners wat wel en niet mag of wenselijk is. Dit is strikt voorbehouden aan de partner die het projectmanagement doet en als verantwoordelijke coördinator optreedt voor het project. Hoe worden de personeelskosten berekend? Staff costs worden vergoed op basis van scale of unit principe: aantal dagen maal een het werkelijke dagtarief. Het dagtarief mag niet hoger zijn dan de maximum daily rate. Deze maximum daily rate staat gepubliceerd in: Call 2011: Zie bijlage I - 6.13 table 1 in dit handbook, die is gebaseerd op LLP guide 2011 Call 2012: Zie bijlage I - 6.15 table 1 in dit handbook, die is gebaseerd op LLP guide 2012 Call 2013: Zie bijlage I -6.17 table 1 in dit handbook, die is gebaseerd op LLP guide 2013 Part I general provisions hoofdstuk 4.F. staff costs table 5a Part I general provisions hoofdstuk 4.F. staff costs table 5a Part 1 ganeral provisions hoofdstuk 4.F. staff costs table 5a Voor de berekening van een gewerkte dag voor de daily rate dient u het aantal uur van een voltijdse dag aan te houden zoals deze in de organisatie geldt. Het aantal uren in een voltijdse werkdag moet worden gebaseerd op nationale wetgeving of regelingen. In Nederland is dit bijvoorbeeld een CAO. De personeelskosten worden berekend door het aantal gewerkte uren op het project te vermenigvuldigen met het werkelijke uurtarief. Als deze boven de maximale daily rate uitkomen houdt u de daily rate aan. Als u een hogere daily rate declareert zullen de extra kosten worden afgekeurd. 28 Versie mei 2014 Het salaris, de sociale bijdrage en andere wettelijke kosten mogen in rekening worden gebracht. Bonussen, lease auto, dertiende maand en andere extra vergoedingen mogen hierin niet worden meegenomen. Mocht de medewerker loonsverhoging hebben gehad, dan dient er een nieuwe dagloonberekening te worden gemaakt met onderliggende stukken. Gebruik in dit geval dan 2 regels (of meer indien nodig) voor deze persoon. Ook het aantal gewerkte dagen dienen dan gesplitst te zijn naar rato. Van medewerkers die parttime werken dient u het aantal gewerkte uren naar een dagtarief om te rekenen (zie ook voorbeeld). Voorbeeld dagloonberekening Medewerker (trainer) uit NL Een parttime trainer heeft een basis jaarsalaris 8% vakantietoeslag sociale lasten Totaal jaarsalaris € 27.500,- 2.200,- 6.875,€ 36.575,- Deze trainer werkt echter maar 5 uur per dag en 200 dagen per jaar. In totaal 5 x 200 = 1.000 uur per jaar. Deze trainer kost € 36.575,- : 1.000 = € 36,58 per uur. Om het dag tarief te berekenen moet men uitgaan van fulltime medewerker met een minimale werkweek van 37,5 uur. In dit voorbeeld gaan we uit van 7,5 uur per dag. Dagtarief 7,5 uur x € 36,58 = € 274,35 Maximaal tarief volgens tabel Project 2012 voor trainer is € 262,Conclusie: voor deze persoon mag maximaal € 262,- per dag gehanteerd worden. Onderbouwing in uw projectadministratie Berekening van het werkelijke dagloon dient u te onderbouwen met loonstrookjes of jaaropgaven (zie voorbeeld bijlage 2). Een urenregistratie (Zie voorbeeld bijlage 3). De dagloonberekening en urenregistratie dienen geaccordeerd te zijn door de financieel In het arbeidscontract moet altijd de naam van de medewerker vermeld staan. verantwoordelijke persoon van de instantie waar deze medewerker in dienst is. Let op: Houdt u er rekening mee dat indien er een accountantscontrole plaats vindt door het NA of Europese Commissie, contracten en CV’s opgevraagd kunnen worden. Deze gegevens vallen niet onder de wet bescherming persoonsgegevens, aangezien persoonsgegevens mogen worden verstrekt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is (hoofdstuk 2, paragraaf 1, artikel 8.c van “Wet Bescherming Persoonsgegevens”). 29 Versie mei 2014 5.3 Reiskosten (travel costs) Wat valt onder reiskosten? Onder reiskosten valt al het vervoer van vertrekpunt in Nederland naar het hotel in het buitenland en terug. Overig vervoer in het land van aankomst valt onder verblijfkosten. Alleen reiskosten van medewerkers van de partners in het project die vallen binnen de projectactiviteiten zijn ontvankelijk. Een combinatie met activiteiten voor een Partnerschap project is niet mogelijk in verband met dubbele financiering. Alle overige reiskosten die betrekking hebben op activiteiten van het project vallen onder overige kosten of onder subcontracting. Hoe worden reiskosten berekend? De reiskosten worden vergoed op basis van werkelijke kosten. Daarbij geldt een aantal regels: Men moet te allen tijde gebruikmaken van de goedkoopst mogelijke manier van reizen. Indien gebruik wordt gemaakt van eigen auto dient te berekenen wat het goedkoopst is; Een kilometer vergoeding in overeenstemming met de interne regels van de betreffende Of een vergoeding van de prijs van trein-, bus-, of vliegtuigticket. Deze heeft maximaal de organisatie met een maximum van € 0,22 per kilometer. hoogte van één ticket, onafhankelijk van het aantal personen dat met dezelfde auto reist. De goedkoopste optie wordt toegepast. Onderbouwing in uw projectadministratie Alles moet aantoonbaar gemaakt worden met behulp van tickets, boarding passes en facturen. De bewijzen moeten op naam van de medewerker vermeld zijn. Dat reizen met eigen vervoer goedkoper is dan openbaar vervoer dient u aan te tonen door bijvoorbeeld: een uitdraai van het aantal kilometers via een routeplanner op internet en een uitdraai kosten openbaarvervoer via internet. Dit opnemen in een kilometer declaratie form. 5.4 Verblijfkosten (subsistence costs) Wat valt onder verblijfkosten? Onder verblijfkosten vallen bijvoorbeeld hotelkosten, eten en drinken en lokaal vervoer. Alleen de verblijfkosten van medewerkers van consortium partners voor activiteiten met betrekking tot het project zijn ontvankelijk. Een combinatie met activiteiten voor een Partnerschap project is niet mogelijk in verband met dubbele financiering. Alle overige verblijfkosten die betrekking hebben op activiteiten van het project vallen onder overige kosten of onder subcontracting. Hoe worden verblijfkosten berekend? Kosten dienen per persoon per reis te worden berekend. Er zijn twee manieren om de verblijfkosten vast te stellen: op basis van werkelijke kosten of op basis van een dagvergoeding (daily rate, per dag). Per partner dient aan het begin van het project te worden vastgesteld op welke basis deze kosten worden vergoed. Hierbij dient u de gangbare methode binnen de organisatie aan te houden. 30 Versie mei 2014 In beide gevallen geldt dat de vergoeding niet meer mag zijn dan de tabellen met maximale daily rates (bijlage 1 table 2). U kunt alleen een dagvergoeding declareren als er sprake is van een overnachting; zonder overnachting kunt u maximaal 50% van de dagvergoeding declareren. Voor een dag vergaderen in Nederland kunt u dus maximaal 50% dagvergoeding declareren. Onderbouwing in uw projectadministratie Op basis van werkelijke kosten. Hierbij dienen alle onderliggende facturen/bonnen te worden overlegd. Op basis van een dagvergoeding. Deze dagvergoeding dient vooraf te worden vastgesteld en mag niet meer zijn dan de tabel, per call zijn dit andere tarieven (Zie bijlage 1 bij dit handboek). In beide gevallen Kopie van gangbare methode binnen de organisatie. Bewijs te zijn dat er een overnachting heeft plaatsgevonden. Bewijs dat de activiteit werd bijgewoond bijv. d.m.v. een getekende presentielijst Voorbeeld kostenoverzicht daadwerkelijke kosten Een trainer uit België gaat voor de start conferentie 3 dagen naar Nederland. Hij heeft de volgende kosten; Met de bus naar het station Trein naar Amsterdam (retour) Taxi naar eindbestemming Taxi naar station Totaal vervoerskosten regel 1 € 3,50 bewijs J4-001a € 65,50 bewijs J4-001b € 9,50 bewijs J4-001c € 11,-- bewijs J4-001d € 89,50 Tijdens zijn verblijf heeft hij de volgende kosten gemaakt: Hotel 2 overnachtingen met ontbijt Lunch Buskaart voor hotel naar conferentie Gedineerd met groep van 10 deelnemers zijn deel € 170,00 bewijs J4-001f € 11,25 bewijs J4-001e € 8,50 bewijs J4-001g € 35,80 (Totale factuur € 358,-) bewijs J4-001h Geluncht met groep 15 deelnemers zijn deel € 11,85 (Totale factuur € 177,75) bewijs J4-001i Gedineerd met groep 8 deelnemers zijn deel € 42,90 (Totaal factuur € 343,20) bewijs J4-001j Lunch Totale verblijfkosten voor deze reis regel 1 € 12,50 bewijs J4-001k € 292,80 Als er op basis werkelijke kosten wordt vergoed de uitgerekende bedragen overnemen Als op basis daily rate wordt vergoed werkelijke reiskosten opnemen en maximaal 2,5 dagen (tarief zie tabel) Tip: Stel voor iedere persoon per reis een kostenoverzicht op met betrekking tot reis- en verblijfkosten. (zie voorbeeld kader 2: Voorbeeld kostenoverzicht). Verwijs hierin naar de desbetreffende facturen, tickets en andere bonnen. Heeft u vooraf besloten met dagvergoedingen te werken, dan hoeven niet alle bonnen van de verblijfkosten te worden overlegd. Wel dient aantoonbaar te worden gemaakt dat er een overnachting heeft plaats gevonden en dat de activiteit is bijgewoond. 5.5 Kosten voor apparatuur (equipment costs) Wat valt onder kosten voor apparatuur? Hieronder verstaan we de aankoop,- huur en lease; nieuw of tweedehands. Voorwaarde is dat deze kosten rechtstreeks relevant zijn voor de inhoud van het project. Dit dient u helder te onderbouwen in het inhoudelijke deel van de rapportage. In de financiële rapportage dient u naar deze onderbouwing te verwijzen. Apparatuur dat wordt gebruikt voor administratie en management van het project, valt niet onder equipment costs, maar onder indirecte kosten. 31 Versie mei 2014 Hoe worden kosten voor apparatuur berekend? Voor huren of leasen wordt de volledige som vergoed. In geval van kopen geldt het volgende: de kosten voor aangeschafte apparatuur voor de start van het project worden niet vergoed. Van de aangekochte of gehuurde apparatuur dient aangegeven te worden voor welk gedeelte van de tijd het gebruikt wordt binnen de subsidieerbare periode. Alleen dit gedeelte kan dan doorberekend worden. Daarnaast dient u rekening te houden met een afschrijvingstarief (in maanden). Hierbij gelden de afschrijvingsregels voor het land van de organisatie die de apparatuur aanschaft. Voor Nederland is dit als volgt: voor apparatuur onder de € 10.000,- geldt een afschrijvingstermijn van 3 jaar, dat wil zeggen dat per jaar maximaal 33,33% van de nieuwwaarde ontvankelijk is. Voor apparatuur boven de € 10.000,- geldt een afschrijvingstermijn van 5 jaar en per jaar is maximaal 20% van de nieuwwaarde ontvankelijk. De berekening van het declarabele bedrag wijst zich vanzelf als u de financiële rapportage invult (zie hoofdstuk 6). Kosten voor apparatuur mogen niet meer dan 10% van de totale ontvankelijke directe kosten bedragen. Onderbouwing in uw projectadministratie In de inhoudelijke eindrapportage moet duidelijk worden beschreven waarom de aanschaf van de apparatuur noodzakelijk was voor het project. Een kopie van de factuur van de aangeschafte apparatuur. 5.6 Kosten voor subcontracting Wat valt onder kosten voor subcontracting? Alle partners in het consortium mogen kosten opvoeren onder subcontracting onder drie voorwaarden: Het gaat om kosten die gemaakt worden door een bedrijf, organisatie of persoon die niet werkzaam is bij een van de consortiumpartners. Werkzaam zijn betekent dat er een arbeidsverhouding bestaat als beschreven onder staff costs. Totale subcontracting kosten van het project bedragen niet meer dan 30% van de totale De werkzaamheden zijn niet het coördineren of de administratie van het project, zoals ontvankelijke direct costs van het project. beschreven onder de paragraaf over personeelskosten. Het contract kan worden afgesloten tussen twee organisaties, of tussen de partnerorganisatie en een individu. Hoe worden kosten voor subcontracting berekend? Subcontracting costs worden vergoed op basis van ‘real costs’ principe: alle werkelijk gemaakte kosten worden vergoed. Maximum daily rates zijn niet van toepassing. Onderbouwing in uw projectadministratie 32 Versie mei 2014 In de inhoudelijke eindrapportage dient duidelijk te worden gemaakt waarom er gebruik is gemaakt van subcontracting. De gemaakte kosten moeten worden onderbouwd met facturen en in de meeste gevallen één of meer offertes afhankelijk van bedrag en call. Hieronder staan de regels met betrekking tot het aanvragen van offertes voor de verschillende call beschreven. Call 2011-2012-2013: - Bedragen < €12.500,00 onderbouwen met een factuur - Contracten tussen € 12.501 en € 25.000,00 drie offerte + factuur - Contracten tussen € 25.001,00 en € 60.000,00 vijf offertes + factuur Let op: de onderbouwing van subcontracting dient altijd te worden meegestuurd. 5.7 Overige kosten Wat valt onder overige kosten? Hieronder vallen kosten die niet onder één van de andere kostenposten vallen en die nodig zijn voor uitvoering van het project (bijvoorbeeld disseminatie, vertalingen en evaluatie van de activiteiten). Tevens vallen hier de kosten van alle activiteiten onder zoals bijvoorbeeld seminar, Ook reis- en verblijfkosten van derden vallen onder deze post. Derden zijn personen die productie van boeken en dvd en cd printkosten voor publicaties. niet een medewerker van één van consortiumpartners zijn zoals beschreven onder de paragraaf personeelskosten, noch onder kosten voor subcontracting worden opgevoerd. Hoe worden overige kosten berekend? Uit de inhoudelijke eindrapportage dient te blijken dat deze kosten noodzakelijk waren voor het project. Overige kosten worden berekend op basis van werkelijke kosten. Reiskosten voor derden worden berekend op basis van de regels zoals beschreven onder de paragraaf reiskosten in hoofdstuk 5.4. Verblijfkosten voor derden worden berekend op basis van de werkelijke kosten die de derde persoon factureert (zie onder). Regels over maximum daily rate (bijlage 1) gelden niet. Onderbouwing in de projectadministratie Overige kosten worden onderbouwd met facturen. Reis en verblijfkosten voor derden worden onderbouwd zoals beschreven onder de paragrafen reiskosten en verblijfkosten. 5.8 Indirecte kosten Wat valt onder indirecte kosten? Alle hierboven beschreven kostenposten zijn directe kostenposten. Indirecte kosten zijn ‘overhead’, kosten die niet direct aan projectactiviteiten zijn gelinkt, maar die wel zijn gemaakt door het uitvoeren van het project. Voorbeelden zijn apparatuur voor management en administratie van het project, portokosten, huur en fotokopieën. 33 Versie mei 2014 Hoe worden indirecte kosten berekend? Indirecte kosten worden berekend op basis van een flat-rate van maximaal 7% van de directe ontvankelijke kosten. Berekening gaat als volgt. Bij ontvangst van uw rapportage noteert de expert het percentage indirecte kosten dat u declareert. Vervolgens beoordeelt hij de directe kosten, waarna hij het totale bedrag aan directe ontvankelijke kosten vaststelt. Aan de hand hiervan en het gedeclareerde percentage berekent hij het bedrag voor indirecte kosten. Onderbouwing in de projectadministratie Er hoeven geen bewijzen te worden overlegd. 34 Versie mei 2014 6 Instructie invullen financiële rapportage 6.1 Technische instructies format financiële eindrapportage In het document worden 3 kleuren gebruikt; 1. Witte cellen: alleen deze cellen moeten worden ingevuld. 2. Oranje cellen: zijn titelcellen. 3. Gele cellen: dit zijn de automatische berekeningen. Vul alle gegevens in! Partnernummer - Aangezien het rekenprogramma enkel cijfers herkent dienen hier cijfers te worden ingevuld. Er dient dus een cijfer te worden ingevoerd, dus ‘1’ in plaats van bijvoorbeeld ‘P1’. Voer de datum op de juiste manier in: dd/mm/jjjj. Het document is beveiligd. Dit om te voorkomen dat de automatische berekeningen niet worden overschreven. U kunt zelf geen extra kolommen of regels toevoegen. Indien u toch meer nodig heeft, mail het bestand dan naar uw financiële adviseur. Deze zal de toevoeging uitvoeren. Kopiëren en plakken is wel mogelijk. Gebruik echter enkel ‘kopiëren - plakken speciaal alleen waarden’. Indien wordt geknipt bestaat de kans dat (een deel van) de ingebouwde berekeningen wordt beschadigd. Bij het kopiëren en plakken van data uit andere documenten eveneens controleren of ook de juiste opbouw bij de datum wordt aangehouden. Het format is te downloaden van www.leonardodavinci.nl. Voor instructie voor het printen en tekenen van het format, zie hoofdstuk 4.3 en 4.4 over interimrapportage en eindrapportage. Hieronder volgt een uitleg per tabblad over hoe u het format invult en, waar nog niet aan bod gekomen, de onderliggende bewijzen. 6.2 Tabblad 1 Identification Vul projectnummer in. Kies gewenste taal van het document. (U kunt uit 3 talen kiezen). Vul begin- en einddatum in zoals vermeld in uw contract of amendement. 6.3 Tabblad 2 Total project costs J.1 (a+b+c) J.1a Breakdown of income sources Vul hier de inkomsten in zoals opgegeven in het contract. De gele velden worden automatisch berekend van uit J.2a. J.1b Breakdown of expenditure incurred Neem de bedragen over uit het contract of uit het laatste amendement en plaats deze in de witte velden. De gele velden worden automatisch berekend van uit J.2b. J.1c Request for payment from contractor 35 Versie mei 2014 Neem de bedragen voor de velden a en b over uit het contract en vul in de velden f de voorschotten in zoals deze zijn ontvangen. De gele velden worden automatisch ingevuld. Is het gehele document ingevuld, dan dient deze pagina te worden uitgeprint en te worden voorzien van datum en handtekening van de organisatie. 6.4 Tabblad 3 Total project costs by Partner J.2 (a+b) J.2a Breakdown of income sources Zoals J.1a maar dan de inkomsten van iedere partner afzonderlijk. Bankkosten die gemaakt zijn tijdens het project vallen onder ‘overhead’. J.2b Breakdown of expenditure incurred Vul in het witte gedeelte de Indirecte kosten in. De overige gele tabellen worden automatisch vanuit J3-J7 ingevuld. 6.5 Tabblad 4 Details of Bank Transfers J.2 (c) J.2c Details of Bank Transfers between contractor and Partners and the remaining LDV funds attributable to the contractor Vul hier alle banktransacties in tussen u als contracthouder en de partners. In de kolom ‘LdV contribution’ zet u het totale bedrag dat de betreffende partner volgens contract is toegekend. Onderbouwing in uw projectdossier Kopie van bankafschriften van de transacties naar de partners. (Dient altijd te worden meegeleverd bij rapportages) 6.6 Tabblad 5 Declaration of staff costs J.3 Gebruik voor iedere medewerker van het consortium bij voorkeur slechts één regel. Mocht de medewerker loonsverhoging hebben gehad, dan dient er een nieuwe dagloonberekening te worden gemaakt met onderliggende stukken. Gebruik in dit geval dan 2 regels (of meer indien nodig) voor deze persoon. Ook het aantal gewerkte dagen dienen dan gesplitst te zijn naar rato. Onderbouwing in uw projectadministratie Informatie hierover kan worden terugvonden in hoofdstuk 5, de paragraaf personeelskosten. 6.7 Tabblad 6 Travel & Subsistence Expenses J.4 Per persoon, per reis één regel gebruiken. Zie handboek hoofdstuk 5.4/5.5. Als er voor een groep betaald is en er maar één factuur is, dan dienen de kosten verdeeld te worden over de personen waarop deze factuur betrekking heeft. Het bedrag van één factuur voor een diner van een groep van 10 deelnemers moet dus gedeeld worden door 10. Door het partnernummer in te voeren, komen de kosten bij de goede partner te staan. 36 Versie mei 2014 De diverse tabellen dienen vervolgens te worden ingevuld. Dit levert over het algemeen geen problemen op, maar wij willen nog enkele punten benadrukken; U kunt alleen een dagvergoeding declareren als er sprake is van een overnachting. In dat geval vult u 1 in bij het aantal dagen. Zonder overnachting kunt u 50% van de dagvergoeding declareren. In dat geval vult u 0,5 in de tabel. Bij reiskosten kan een veld rood gekleurd oplichten. Dit gebeurd slechts bij de wat hogere kosten en heeft geen directe consequenties. Op deze manier zijn deze kosten tijdens onze controle eenvoudiger terug te vinden. Onderbouwing in uw projectdossier Indien er meer dan één factuur/bon betrekking heeft op één persoon, dan per reis het volgende: Een overzicht opstellen met uitsplitsing naar gemaakte kosten. Kosten onderbouwen met bonnen, facturen, boarding passes e.d. (duidelijke nummering aanbrengen) zie hoofdstuk 5 paragraaf 5.5 voorbeeld kosten overzicht Reis: Factuur, tickets, boarding passes en bonnen. Verblijf: Facturen/bonnen. Als dagvergoeding partnerorganisatie worden gehanteerd, dan verwijzen naar kopie van regeling dagvergoedingen. 6.8 Tabblad 7 equipment costs J.5 Let op: Apparatuur die halverwege het project wordt aangeschaft, kan slechts voor het resterende aantal maanden gedeclareerd worden. In de omschrijving van de factuur verwijzen naar het paragraafnummer in de inhoudelijke rapportage waar de noodzaak van de aanschaf wordt onderbouwd. Bewijslast Facturen van aangeschafte apparatuur. 6.9 Tabblad 8 other costs j.6 Geen specifieke instructies, wijst zich vanzelf. Bewijslast Facturen van alle gedeclareerde other costs. 6.10 Tabblad 9 subcontracting costs J.7 Geen specifieke instructies, wijst zich vanzelf. Bewijslast Facturen van alle gedeclareerde subcontracting costs. (Dient altijd te worden meegeleverd bij rapportages) 37 Versie mei 2014 Bijlage I Tabellen daily rates 6.11 38 Versie mei 2014 6.12 Table 2 : 39 Versie mei 2014 6.13 Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs 2011 Researcher Teacher Country Belgique/Belgie – BE Manager Trainer Technical Administrative 380 325 263 205 84 75 58 39 Ceska Republika – CZ 138 138 110 72 Danmark – DK 497 425 346 271 Deutschland – DE 356 309 248 191 Eesti – EE 102 94 66 46 Ellas – EL 280 239 196 152 Espana –ES 287 258 198 139 France – FR 423 258 234 179 Eire/Ireland – IE 386 336 280 205 Italia – IT 568 332 225 187 Kypros – CY 335 294 182 124 Latvija – LV 101 82 65 44 Balgarija- BG Lietuva – LT 90 77 59 41 Luxembourg – LU 508 436 353 275 Magyarorszag – HU 123 108 81 46 Malta – MT 136 123 96 68 Nederland – NL 388 339 269 211 Oesterreich – AT 420 324 241 199 Polska – PL 130 107 83 61 Portugal – PT 182 160 118 78 Romania- RO 155 119 93 59 Slovenija –SI 252 227 183 115 Slovensko –SK 151 122 108 88 Suomi – FI 374 268 221 185 Sverige – SE 443 376 312 240 United Kingdom – UK 412 389 273 197 Island – IS 460 419 361 232 Liechtenstein – LI 414 339 263 208 Norge – NO 529 459 375 283 - CH 392 322 249 198 Hrvatska / Croatia - HR 266 240 193 121 Türkiye – TR 176 112 74 47 Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra 40 Versie mei 2014 6.14 Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs 2011 Country Daily rate Belgique/Belgie - BE 232 Balgarija- BG 227 Ceska Republika - CZ 230 Danmark - DK 270 Deutschland - DE 208 Eesti - EE 181 Ellas - EL 222 Espana -ES 212 France - FR 245 Eire/Ireland - IE 254 Italia - IT 230 Kypros - CY 238 Latvija - LV 211 Lietuva - LT 183 Luxembourg - LU 237 Magyarorszag - HU 222 Malta - MT 205 Nederland - NL 263 Oesterreich - AT 225 Polska - PL 217 Portugal - PT 204 Romania- RO 222 Slovenija -SI 180 Slovensko -SK 205 Suomi - FI 244 Sverige - SE 257 United Kingdom - UK 276 Island - IS 245 Liechtenstein - LI 175 Norge - NO 220 Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra - CH 254 Hrvatska / Croatia - HR 222 Türkiye - TR 220 41 Versie mei 2014 6.15 Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs 2012 Researcher Teacher Country Belgique/Belgie – BE Manager Trainer Technical Administrative 460 360 240 214 40 26 22 15 Ceska Republika – CZ 134 88 72 53 Danmark – DK 361 284 236 197 Deutschland – DE 419 310 221 203 Eesti – EE 102 73 59 42 Ellas – EL 279 218 142 118 Espana –ES 321 212 163 117 France – FR 435 351 257 193 Eire/Ireland – IE 309 328 239 178 Italia – IT 454 298 200 174 Kypros – CY 316 217 142 96 Latvija – LV 78 63 50 38 Lietuva – LT 75 55 42 34 Luxembourg – LU 496 331 282 197 Magyarorszag – HU 107 79 57 44 Malta – MT 119 99 74 58 Nederland – NL 305 262 212 170 Oesterreich – AT 449 302 244 195 Polska – PL 109 77 51 39 Portugal – PT 258 181 122 77 Balgarija- BG Romania- RO 84 51 34 28 Slovenija –SI 240 161 109 89 95 54 45 34 Suomi /Finland– FI 368 255 196 163 Sverige – SE 360 256 226 176 United Kingdom – UK 355 334 231 153 Island – IS 338 219 193 151 Liechtenstein – LI 449 302 244 194 Norge – NO 440 345 311 239 - CH 478 354 252 232 Hrvatska / Croatia - HR 141 102 66 49 86 60 42 36 Slovenská republika –SK Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra Türkiye – TR 42 Versie mei 2014 6.16 Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs 2012 Country Daily rate Belgique/Belgie - BE 232 Balgarija- BG 145 Ceska Republika - CZ 195 Danmark - DK 311 Deutschland - DE 220 Eesti - EE 175 Ellas - EL 220 Espana -ES 227 France - FR 269 Eire/Ireland - IE 253 Italia - IT 247 Kypros - CY 194 Latvija - LV 172 Lietuva - LT 168 Luxembourg - LU 232 Magyarorszag - HU 184 Malta - MT 191 Nederland - NL 242 Oesterreich - AT 246 Polska - PL 179 Portugal - PT 197 Romania- RO 161 Slovenija -SI 208 Slovensko -SK 186 Suomi - FI 277 Sverige - SE 275 United Kingdom - UK 312 Island - IS 235 Liechtenstein - LI 340 Norge - NO 340 Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra - CH 340 Hrvatska / Croatia - HR 214 Türkiye - TR 190 43 Versie mei 2014 6.17 Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs 2013 Researcher Teacher Country Belgique/Belgie – BE Manager Trainer Technical Administrative 460 360 240 214 67 60 46 31 Ceska Republika – CZ 134 110 80 58 Danmark – DK 398 340 277 217 Deutschland – DE 419 310 221 203 Eesti – EE 102 75 59 42 Ellas – EL 279 218 157 122 Espana –ES 321 212 163 117 France – FR 435 351 257 193 Eire/Ireland – IE 309 328 239 178 Italia – IT 454 298 200 174 Kypros – CY 316 235 146 99 Latvija – LV 81 66 52 38 Balgarija- BG Lietuva – LT 75 62 47 34 Luxembourg – LU 496 349 282 220 Magyarorszag – HU 107 86 65 44 Malta – MT 119 99 77 58 Nederland – NL 310 271 215 170 Oesterreich – AT 449 302 244 194 Polska – PL 109 86 66 49 Portugal – PT 258 181 122 77 Romania- RO 124 95 74 47 Slovenija –SI 240 182 146 92 Slovenská republika –SK 121 98 86 70 Suomi /Finland– FI 368 255 196 163 Sverige – SE 360 303 250 192 United Kingdom – UK 355 334 231 158 Island – IS 368 335 289 186 Liechtenstein – LI 449 302 244 194 Norge – NO 440 367 311 239 Hrvatska / Croatia - HR 213 192 154 97 - CH 478 354 252 232 Türkiye – TR 141 90 59 38 Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra 44 Versie mei 2014 6.18 Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs 2013 Country Daily rate Belgique/Belgie - BE 232 Balgarija- BG 145 Ceska Republika - CZ 195 Danmark - DK 311 Deutschland - DE 220 Eesti - EE 175 Ellas - EL 220 Espana -ES 227 France - FR 269 Eire/Ireland - IE 253 Italia - IT 247 Kypros - CY 194 Latvija - LV 172 Lietuva - LT 168 Luxembourg - LU 232 Magyarorszag - HU 184 Malta - MT 191 Nederland - NL 242 Oesterreich - AT 246 Polska - PL 179 Portugal - PT 197 Romania- RO 161 Slovenija -SI 208 Slovensko -SK 186 Suomi - FI 277 Sverige - SE 275 United Kingdom - UK 312 Island - IS 235 Liechtenstein - LI 340 Norge - NO 340 Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra - CH 340 Hrvatska / Croatia - HR 214 Türkiye - TR 190 45 Versie mei 2014 Bijlage II Specification daily rate Reference no project: Projectname: Name Partner institution: Reporting period: Name employee Personnel register reference: Staff category Was the employee employed for the whole period of ……………. to ……………….? If not, during which period was the employment: From: Gross Monthly salary 1 Yes/No To: € Number of working days per month Cost to employer per day € Eligible cost to employer per day 2 € #DEEL/0! Start date of activities on project (dd/mm/yyyy) End date of activities on project (dd/mm/yyyy) Number of days spent on project: Total costs of personnel in € Costs to be covered by LdV grant in € Costs to be covered by own resources in € #DEEL/0! #DEEL/0! #DEEL/0! BV (75% of total costs) We declare that the above mentioned employee was in the employ of our institution during the period mentioned above. Signature employee Date: Signature duly authorised Financial Officer Date: IMPORTANT: Please enclose a copy of a pay slip or a copy of the contract of employement. If the amounts mentioned in the pay slip or contract of employment, are not in Euros, please mention the conversion rate to Euro. The copies must be certified by the remark: "Certified copy of original" + stamp of your organization + signature of the duly authorized officer 1 Please select one of the following categories: Manager/researcher/teacher/trainer/technical/administrative 2 Please take into account that the daily fee does not exceed the maximum rates for staff by profile per day 46 Versie mei 2014 Bijlage III Registration form hours spent on project Reference no. project: Projectname: Name Partner institution Reporting period: Name of employee Date Number of hours Transport Date Transport 0,0 0,0 Total number of hours Signature employee: Number of hours Date: 0,0 Signature duly authorised Financial Officer Date: 47 Versie mei 2014 Bijlage IV Project opzet formulier Dit formulier helpt u uw projectidee te structureren, ter voorbereiding van een adviesgesprek met een dan de adviseurs van het Nationaal Agentschap. Tijdens zo’n gesprek krijgt u feedback over sterktes en zwaktes van uw idee. Voor een daadwerkelijke projectaanvraag dient u het officiële aanvraagformulier te gebruiken! Alle benodigde informatie vindt u op www.leonardodavinci.nl (onder ‘indienen van een projectvoorstel/Transfer of Innovation’ – in de rechterkantlijn). A. U en uw partners Uw organisatie: Contactpersoon: Telefoonnummer: E-mail: Werktitel project: Beoogde partners en partnerlanden Hoe kwam u met Leonardo da Vinci in aanraking? B. Behoeften, prioriteiten en doelgroepen Een TOI project moet goed aansluiten bij de Europese Prioriteiten (LLP Guide Strategic priorities). Aansluiten bij een Nederlandse prioriteit is wenselijk en levert extra punten op. Daarnaast moet er een aantoonbare behoefte zijn aan het project in Nederland en in partnerlanden. Met andere woorden, voor welk probleem is uw project de oplossing? Wat is er op dit moment nog niet dat wel nodig is? Beschrijf hieronder kort het onderwerp van uw projectidee in relatie tot de prioriteiten. Analyseer uw einddoelgroep(en) en hun behoeften. C. Wie zijn er bij het project betrokken? Wie zijn uw (beoogde) partners? Welke rol spelen zij in het project? Welke expertise brengen zij in? Wie zijn belangrijke spelers in Nederland en de partnerlanden die indirect bij het project betrokken 48 Versie mei 2014 zouden moeten zijn? D. Wat gaat u transfereren en waarom voorziet dat in de behoefte? Beschrijf hieronder de bestaande innovatie(s) (product, methode, instrument, benadering). Waarom voorziet het in de behoefte waar uw project in voorziet? Hoe gaat u het aanpassen aan de nieuwe context en van u en uw partners? Wat is het verschil tussen de oude en de nieuwe context en hoe gaat u de innovatie aanpassen? Het is niet toegestaan dat u een eigen innovatie naar de partnerlanden te exporteert. Een Nederlandse TOI moet de innovatie ‘importeren in brede zin’. Een belangrijk deel van het project moet ten goede komen aan het Nederlandse beroepsonderwijs. Dat wil niet zeggen dat er tussen landen geen wederzijds uitwisseling mag zijn. E. Resultaat, impact, sustainability Tot welke resultaten zal het project leiden? Beschrijf zowel mogelijke producten als minder tastbare zaken, zoals netwerken, conferenties etc. Welke impact zal het project hebben? Wat is er van het einde van het project veranderd? Wat zijn effecten en indicatoren dat uw project succesvol is? Hoe denkt u het de projectresultaten en impact duurzaam te maken? Hoe zorgt u ervoor dat de impact merkbaar blijft na afsluiting van het project? Stuur uw opzet voor het Transfer of Innovation project naar: E-mail: [email protected] 49 Versie mei 2014 Bijlage V Supplement eForm TOI 2013 Zie: http://www.leonardodavinci.nl/1_1273_Projectvoorstel_Transfer_of_Innovation.aspx in de rechterkantlijn. 50 Versie mei 2014 Bijlage VI Ontvankelijkheidscriteria Aanvraag LLP SELECTION 2013 Leonardo da Vinci - Transfer of Innovation Identification Language: Project reference number (as in LLPlink): …………………………… Eligibility Check Submission of the application according to the procedures laid down in the Call for Proposals 2013, LLP Guide 2013, Part I, section 3.A. YES NO Submission of the application on the official 2012 application YES NO Application is also submitted in paper form YES NO Application is sent to the appropriate National Agency YES NO Compliance of the paper version with the deadline: 31January 2013 (postmark date not later than this date) YES NO Submission of the application in the working language of the YES NO Compliance with the minimum and maximum duration of projects YES NO Applicant organisation has the status of a legal body YES NO Compliance with the minimum number countries and consortium members: YES NO YES NO form for Multilateral Projects for Transfer of Innovation (in paper, electronically, on-line,…) consortium of eligible The consortium must consist of members originating from at least 3 countries, including at least 1 consortium member from an EU Member State. European associations with members established in several LLP participating countries who are actively participating in the project shall be considered to fulfil the requirement regarding the minimum number of countries, without having to involve other bodies in the consortium. Application includes the detailed budget 51 Versie mei 2014 Grant requested is indicated YES NO Total cost of the project is indicated YES NO Financial data are expressed in € YES NO Application, including the Declaration of honour, is signed in YES NO Submission of letters of intent of at least the minimum number of consortium members (see above), signed by persons in the partner organisations who are authorised to enter into legally binding commitments (a signed fax or scanned version can be accepted at application stage provided that at contracting stage the originals are available) YES NO For private bodies with grant request exceeding EUR 25.000, a copy of the official4 accounts for the most recent financial year for which the accounts have been closed, should be attached to the application YES NO original by one person in the applicant organisation who is authorised to enter into legally binding commitments Not applicable Comments The proposal is eligible The proposal is not eligible for the following reason: Conclusion Signature: Date: The proposal is provisionally not eligible for the following reason: Has the application been submitted electronically? YES NO Check 4 "official" means accounts certified by an appropriate external body, and/or published, and/or approved by the organisations general meeting 52 Versie mei 2014
© Copyright 2024 ExpyDoc
