Inleiding organisatieleer Hoofdstuk 1 Inleiding organisatieleer Woord vooraf bij de hoofdstukken 1 t/m 4 In de eerste vier hoofdstukken maakt u kennis met enkele elementaire begrippen uit de organisatiekunde en managementtheorieën. Voor sommigen mogelijk nieuw, voor anderen herhaling, maar in alle gevallen belangrijk. Toepassing van logistiek is niet mogelijk zonder inzicht in de elementaire organisatiekunde. In hoofdstuk 1 wordt een algemene inleiding gegeven over organisaties en processen. In wezen wordt de inrichting van de maatschappij in organisaties behandeld. Ook wordt binnen de verschillende organisaties naar mogelijke indelingen gekeken. Tot slot van het hoofdstuk wordt de onderlinge samenhang tussen verschillende organisaties nagegaan. Tevens wordt aandacht besteed aan het ontstaan van nieuwe organisaties en het opgaan van verschillende organisaties in een groter geheel. Allemaal onderwerpen uit de organisatiekunde die van belang zijn voor het inzicht van de plaats en de functie van de logistiek. Een organisatie bestaat onder meer uit mensen die daar werken. Het werk dat de medewerkers van een organisatie uitvoeren, moet worden gestructureerd en ingedeeld. Het kan niet zo zijn dat iedereen in een organisatie maar doet wat hij of zij op dat moment het beste voor de organisatie vindt. Bij deze structurering zullen steeds de begrippen taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid vallen. Op deze basis kan vanuit een proces een taakverdeling voor de medewerkers volgen. Naast de taakverdeling is uiteraard ook de structurering van de taken in groter verband en de hiërarchie binnen een taakgebied van belang. De relaties binnen een structuur geven mogelijkheden tot communicatie en samenwerking. Een aantal (model)structuren zijn te onderscheiden. De meeste organisatiestructuren die in de praktijk voorkomen, zijn daarvan afgeleid. Elementen van deze structuren zijn in de meeste organisatiestructuren terug te vinden. Deze functievorming en structurering zijn terug te vinden in hoofdstuk 2. 115A1.FM In hoofdstuk 2 is al gesproken over hiërarchie. Bij een hiërarchie is er altijd sprake van management en medewerkers. Over management en leidinggeven is veel geschreven en zijn veel theorieën ontwikkeld. Het probleem bij veel organisaties is dat de technisch-inhoudelijke deskundige niet altijd ook de meest aangewezen leider, manager is en dat ook het omgekeerde geldt. De meest aangewezen leider, manager is lang niet altijd de briljante technischinhoudelijke deskundige. Om de technisch-inhoudelijke kennis te maximaliseren, worden vaak cursussen of studies gevolgd. De voor u liggende cursus is hiervan een voorbeeld. Voor het maximaliseren van de leidinggevende capaciteiten lukt dat vaak veel minder goed. In hoofdstuk 3 is de relatie tussen management en leidinggeven in het kort weergegeven. Naast een organisatiestructuur bestaat er ook een organisatiecultuur (de manier waarop mensen met elkaar werken). Beide zijn onder meer van belang bij het geven van leiding. 1.1 Inleiding organisatieleer Iedere organisatie heeft doelstellingen. Deze doelstellingen bevinden zich op ieder niveau binnen de organisatie en dienen per niveau te zijn afgestemd. Om de doelstellingen te bereiken, wordt een bepaald beleid uitgestippeld. In dit kader moet u denken aan meerjaren- en jaarplannen. Voor de uitvoering van dit beleid moeten er acties en maatregelen worden genomen. Over deze acties en maatregelen moet worden besloten. In hoofdstuk 4 wordt de besluitvorming binnen een organisatie, zoals die kan verlopen, behandeld. Het is beslist niet zo dat ieder besluit dat binnen een organisatie genomen wordt, ook deze weg bewandelt. Jammer genoeg is het vaak niet het geval. In hoofdstuk 4 staat in algemene termen aangegeven hoe het eigenlijk zou moeten. Er wordt een structuur gegeven waarin de besluitvorming zou moeten plaatsvinden. Tenslotte gaan we in dit hoofdstuk de groei, de ontwikkeling van een organisatie na. In de cursus wordt uiteraard van vaktermen gebruikgemaakt. Nu kan het zijn dat u alle termen kent. Dan is er natuurlijk geen enkel probleem. Het kan ook zijn dat u als u bepaalde termen tegenkomt, denkt wat is dat of wat was dat ook weer. Dan kunt u de betekenis van die termen natuurlijk nazoeken in een boek of via de zoekmachines van internet. Een handig en redelijk volledig boekje voor dit doel met algemene managementbegrippen is: Nemas Management Begrippenlijst, drs. J. Heijnsdijk en drs. J.W.C. Lebens ISBN 90 75753 322 NUGI 684/756 uitgegeven door Uitgeverij Angerenstein te Arnhem. Voor logistieke begrippen kunt u eventueel gebruikmaken van: Logistiek begrippenlijst, ir. M.E.A. Striekwold e.a. ISBN 90 267 1556 0 NUGI 687 uitgegeven door Kluwer Bedrijfswetenschappen te Deventer. Voelt u zich op algemeen managementgebied wat te licht dan kan bij deze studie hulp bieden: Organisatiebestuur in de praktijk, J. Heijnsdijk ISNB 90-01-38557-5 uitgegeven door Wolters-Noordhoff te Groningen. Blader dit boek eens door of ga het lenen bij een bibliotheek! 1.2 Inleiding organisatieleer Inleiding hoofdstuk 1 Tot aan het eind van de negentiende eeuw was er geen sprake van grote, ingewikkelde arbeidsorganisaties. Er waren vooral ambachtslieden die als zelfstandige – soms met een klein aantal knechten – producten vervaardigden of diensten verleenden. Deze kleinschaligheid is nooit aanleiding geweest voor enig wetenschappelijk onderzoek. De uitvinding van de stoommachine was de grote doorbraak in het ontstaan van grote organisaties. Door de aandrijving van machines kon men beschikken over veel mechanische energie. Het thuiswerk werd vervangen door fabriekswerk met massaproductie. De nieuwe productiemogelijkheden maakten organisaties groter en talrijker. De noodzaak om organisatievraagstukken op te lossen, werd dringender. Zo werd een ontwikkeling in het organisatiekundig denken in gang gezet. Aanvankelijk richtte die zich op afstemming binnen de organisatie (interne afstemming). Sinds de zestiger jaren van de twintigste eeuw zien we stromingen die zich richten op afstemming tussen organisatie en omgeving (externe afstemming). Uitvinding stoommachine In de eerste paragraaf besteden we aandacht aan algemene begrippen. Daarna bespreken we enkele bekende organisatietheorieën en interne organisatieprocessen. Vervolgens komen verschillende indelingen van organisaties aan de orde, en tenslotte bespreken we de bedrijfskolom. U kunt dit hoofdstuk zien als een algemene kennismaking, waarin we niet te diep op de onderwerpen ingaan. Het biedt u vooral een ”kapstok” waar u langzamerhand meer kennis aan kunt ophangen. Algemene kennismaking Algemene begrippen Wat moeten we verstaan onder een organisatie? We beginnen met een veelgebruikte omschrijving. Wat is een organisa- 1 tie? Onder een organisatie verstaan we een samenwerkingsverband tussen een geordende groep mensen die met bepaalde middelen probeert een bepaald doel te bereiken. Deze omschrijving is nog erg ruim. Een gezin, een sportvereniging en een groot bedrijf voldoen allemaal aan de omschrijving. Als we ons willen beperken tot de arbeidsorganisatie, moeten we een nadere invulling geven aan de begrippen mensen, samenwerking en doel. Mensen: • Beroepsopleiding Een groot deel van het werk in de arbeidsorganisatie wordt uitgevoerd door mensen die daar een opleiding voor gevolgd hebben. • Betaald werk In de arbeidsorganisatie krijgen mensen betaald voor het leveren van prestaties. Samenwerking: 2 • Formele regels 115A1.FM In alle organisaties – ook in een gezin – komen gedragsregels en procedures voor. Typerend voor de arbeidsorganisatie is dat deze regels zo veel mogelijk schriftelijk zijn vastgelegd en door de leiding bindend verklaard. We noemen het daarom formele regels. 1.3 Inleiding organisatieleer • Functionele werkverdeling Er is sprake van verdeling van het werk in taken en functies. Die uitsplitsing is gebaseerd op vakkennis voor delen van het werk: de functionele werkverdeling. • Gezagslagen Een aantal mensen heeft tot taak het werk van anderen te coördineren. Daarvoor is het nodig dat zij bevoegdheden hebben om anderen opdrachten te geven. Zo ontstaan gezagslagen. • Specifieke doelen In een gezin of buurtvereniging streven de leden vaak individuele – vaak niet exact omschreven – doelen na. Bijvoorbeeld gezelligheid en onderling contact. Arbeidsorganisaties kennen concrete, specifieke doelen, zoals het maken van winst of het vergroten van het marktaandeel. Doelen: Organisatie, bedrijf, onderneming en instelling In de praktijk worden verschillende begrippen gebruikt om arbeidsorganisaties te benoemen. Soms worden die begrippen door elkaar gebruikt. Er zijn echter verschillen. We bespreken: organisatie, bedrijf, onderneming en instelling. • Organisatie Een organisatie is een algemene aanduiding voor een samenwerkingsverband waarin een geordende groep mensen met bepaalde middelen een bepaald doel probeert te bereiken. • Bedrijf Een bedrijf is een organisatie die goederen of diensten voortbrengt. De term bedrijf wordt veel gebruikt voor technische organisaties. We vinden bedrijven in zowel de profitsector (schildersbedrijf, grootwinkelbedrijf, installatiebedrijf) als in de non-profitsector (gemeentelijk vervoerbedrijf, energiebedrijf). 3 • Onderneming Een onderneming is een grote, zelfstandige arbeidsorganisatie die – om te kunnen overleven – winst moet maken. Een onderneming kan uit meer bedrijven bestaan. De term onderneming wordt vooral gebruikt voor grote organisaties als Philips, Unilever en AKZO. De term onderneming slaat ook op het financiële aspect: de waarde van de omzet. • Instelling Een instelling is een benaming voor een arbeidsorganisatie die we veel tegenkomen in de non-profitsector. Voorbeelden zijn: instelling voor maatschappelijke dienstverlening, onderwijsinstelling en ziekenhuizen. Op zich is het niet erg als u de termen door elkaar gebruikt en de benaming volgt die in uw (werk)omgeving gebruikelijk is. Organisatietheorieën In de verre oudheid bestonden al organisaties. De bekendste was het leger. Voorzover bekend, zijn organisaties pas sinds het begin van de vorige eeuw 1.4 Inleiding organisatieleer 4 onderwerp van gestructureerde analyse en studie. Er bestaan verschillen en overeenkomsten tussen organisaties. Onderzoekers zijn vooral geïnteresseerd in de overeenkomsten. Op grond van deze overeenkomsten kunnen bepaalde wetmatigheden worden aangetoond. Zo ontstaan theorieën op basis waarvan we verschijnselen kunnen verklaren en oplossingen zoeken voor problemen. Hierna vatten we de belangrijkste historische organisatietheoriën samen. We bespreken: • wetenschappelijke bedrijfsvoering • algemene managementtheorie • human relations-beweging • revisionisme • overige stromingen. Wetenschappelijke bedrijfsvoering F.W. Taylor Arbeidsstudies Scientific management 5 Aan het begin van de vorige eeuw hield de Amerikaan Frederick W. Taylor (1865–1915) zich bezig met oplossingen voor technische productieproblemen. Door nauwkeurige arbeidsstudies wilde hij prestatieverbeteringen bereiken, die zowel voor de baas als voor de arbeider acceptabel waren. Daardoor zou volgens Taylor de werksfeer verbeteren. Taylor zag daarbij het loon als belangrijkste motiverende factor. Hij streefde ernaar objectieve productienormen vast te stellen, aan de hand waarvan men prestaties zou kunnen beoordelen. Hij deed tijd-, bewegings- en methodenstudies. De oorsprong van de onderzoeken van Taylor is te vinden op de werkplek. Van daaruit ontwikkelde hij opvattingen over de wijze waarop een organisatie geleid zou moeten worden. Hieruit ontstond de functionele organisatie. Deze komen we later nog tegen bij de behandeling van organisatiestructuren. Taylor wordt beschouwd als de grondlegger van de wetenschappelijke bedrijfsvoering, ook wel scientific management genoemd (zie hoofdstuk 3). Afb. 1. De werkplek was het aanvankelijke onderzoekgebied voor Frederick Taylor. Hij probeerde door arbeidsstudies prestatieverbeteringen te bewerkstelligen. 115A1.FM (Bron: NFGD/Spaarnestad Fotoarchief– Haarlem.) 1.5 Inleiding organisatieleer Algemene managementtheorie Henri Fayol 6 Vijf essentiële elementen 7 Ook de Franse mijningenieur Henri Fayol (1841–1925) hield zich aan het begin van deze eeuw bezig met organisatieproblemen. In tegenstelling tot Taylor was Fayols uitgangspunt de hele organisatie. Fayol vroeg zich af hoe je een organisatie van boven af het beste zou kunnen leiden. Hij besteedde weinig aandacht aan de uitvoerende arbeid en de werkomstandigheden. Hij ontwikkelde aanbevelingen, richtlijnen en principes om aan de organisatie als geheel vorm te geven. Zijn bekendste richtlijnen zijn de vijf essentiële elementen van leidinggeven: vooruitzien en plannen, organiseren, eenheid van bevel, coördineren en controleren. De opvattingen van Fayol staan bekend als de algemene managementtheorie. Fayol was ook degene die de lijnorganisatie introduceerde. De lijnorganisatie komt in het volgende hoofdstuk ter sprake. Human relations-beweging Human relations Aandacht menselijke 8 aspecten De benaderingen van Taylor en Fayol waren gericht op technische en economische aspecten. Het duurde nog tot de jaren dertig van de vorige eeuw voordat aandacht werd geschonken aan de menselijke kant van arbeid. Uit die belangstelling ontstond een nieuwe opvatting over het functioneren van organisaties: de human relations-beweging. Elton Mayo, een Amerikaanse socioloog, hield zich bezig met onderzoek naar factoren die de prestaties beïnvloedden. Aanvankelijk baseerde hij zich nog op de opvattingen van wetenschappelijke bedrijfsvoering. Zijn bekende Hawthorne-onderzoek bracht daar verandering in. Dit experiment toonde aan dat er geen vanzelfsprekend verband bestond tussen technische beïnvloeding van de arbeidsomstandigheden en prestaties. Hij experimenteerde bij twee groepen met het veranderen van arbeidsomstandigheden. Bij de ene groep veranderde hij de omstandigheden, bij de andere groep niet. De laatste groep wist wel dat hij betrokken was bij een arbeidsonderzoek. En wat bleek? Hoewel de omstandigheden maar bij één groep veranderden, verbeterde de prestatie van beide groepen! Op grond van dit onderzoek constateerde hij dat alleen al de aandacht voor menselijke aspecten van invloed was op de prestatie. Deze constatering leidde tot verhoogde aandacht voor de werkende mens in de vorm van meer waardering en erkenning. De aandacht voor de productiemethoden verschoof naar de achtergrond. Revisionisme Lange tijd werd verondersteld dat wetenschappelijke en sociale stromingen niet verenigbaar waren. Men associeerde de wetenschappelijke benadering – ten onrechte – met ingenieurs en economen. De human relations-beweging werd – eveneens ten onrechte – gezien als het exclusieve terrein van sociologen en psychologen. Technische én sociale 9 organisatie 1.6 Mede onder invloed van veranderende maatschappelijke opvattingen over mensen, ontstond in de jaren zestig van de vorige eeuw een stroming die bekend is geworden als het revisionisme. Het revisionisme benadrukt zowel de technische als de sociale organisatie, waarbij democratisering en humanisering van arbeid centraal staan. Denkbeelden uit het revisionisme zijn de basis geweest voor opvattingen over leiderschap en organisatieontwerpen. Inleiding organisatieleer Blake en Mouton ontwikkelden een model voor stijlen van leidinggeven – de managerial grid – dat gebaseerd was op zowel aandacht voor de mens als voor de organisatie. We komen op dit model uitgebreider terug in hoofdstuk 3 over leidinggeven. Rensis Likert 0 De bekendste vertegenwoordiger van het revisionisme is ongetwijfeld Rensis Likert. Hij ontwikkelde onder andere een overlegmodel met overlappende groepsstructuren, bekend onder de naam linking pin-model. Hij koppelde verschillende hiërarchische lagen door een overlegvorm te creeren waarbij één (leidinggevende) functionaris tevens deelneemt aan een overleg op een hoger niveau. Deze functionaris is de verbindende factor – de linking pin – tussen de twee groepen. Hij geeft informatie uit zijn groep door naar boven en geeft informatie van boven weer terug in zijn groep. Meer praktisch: een afdelingshoofd is voorzitter van het werkoverleg van de eigen afdeling én is deelnemer aan het overleg met afdelingshoofden en bedrijfsleider. Overige stromingen Sinds de jaren zestig van de vorige eeuw zijn veel nieuwe stromingen ontstaan. Ze zijn gebaseerd op overtuiging of aanname, en nog te jong om door wetenschappelijk onderzoek voldoende onderbouwd te zijn. Het praktisch nut op termijn en de duurzaamheid moeten nog bewezen worden. Voorbeelden van zulke stromingen zijn de systeembenadering (zie hoofdstuk 13), de strategiebenadering en de communicatie- en informatiebenadering. Afb. 2. Een voorbeeld van een linking pin-model. Contingentietheorie Eén stroming mag echter niet onvermeld blijven: de contingentietheorie. q Deze theorie gaat ervan uit dat er geen standaardorganisatiestructuren en 115A1.FM -managementopvattingen kunnen bestaan. Ze zijn altijd situatiegebonden. De 1.7 Inleiding organisatieleer ene situatie is de andere niet. Eén oplossing is niet zonder meer van toepassing op ieder probleem. Organisatieprocessen w Eigen inbreng Omvormingsproces Product of dienst Een organisatie brengt producten of diensten voort die voorzien in een behoefte. Het productie- of dienstverleningsproces kunnen we ontleden in drie fasen: • input (invoer) • transformatie (throughput) (doorvoer) • output (uitvoer). Input Om een product te kunnen maken of een dienst te kunnen leveren, moet een organisatie eerst iets inbrengen. We noemen dat de input. De input bestaat hoofdzakelijk uit: menselijke arbeid, kennis, grondstoffen en kapitaal. Het woord ”grondstoffen” moet u hier ruim zien. Voor een productiebedrijf zijn dit de grondstoffen en andere ingrediënten om een product te kunnen maken. Voor een V.V.V.-kantoor is het de informatie waarover men beschikt en voor een bibliotheek zijn het de boeken die men uitleent. Onder kapitaal verstaan we niet alleen het saldo op de bank, maar ook de bezittingen die in geld zijn uit te drukken: gebouwen, machines, inrichting, computers enzovoort. Transformatie De input wordt zodanig omgevormd tot een product of dienst dat de consument er gebruik van kan maken. Dit omvormingsproces noemen we transformatie of throughput. Een productiebedrijf vormt grondstoffen om tot producten, een V.V.V.-kantoor verzamelt informatie en maakt brochures, een bibliotheek maakt een overzichtelijk systeem voor bewaren en registreren van boeken. Output Door de transformatie ontstaat uiteindelijk een product of een vorm van dienstverlening. We noemen dit de output. De input kost geld, de output moet geld opleveren. Voor profitorganisaties moet de waarde van de output altijd hoger zijn dan de kosten van de input. Het verschil tussen die twee is de winst. Winst is nodig om te investeren en investeren is nodig om ook op langere termijn te kunnen overleven. Bij non-profitorganisaties gaat dat anders. Die streven ernaar dat de waarde van de output zo veel mogelijk gelijk is aan of groter dan de kosten van de input. In veel gevallen bedraagt de opbrengst van de output echter minder. Dan springt de overheid bij in de vorm van bijvoorbeeld subsidies. Organisatieprocessen 1.8 Er komt in een organisatie heel wat kijken om alle processen rond input, transformatie en output goed te laten verlopen. We noemen dit de interne organisatie- of bedrijfsprocessen. De interne organisatieprocessen kunnen op verschillende manieren ingedeeld worden. We behandelen indelingen naar: • mate van betrokkenheid bij het productieproces • functie van het proces. Inleiding organisatieleer Betrokkenheid bij het productieproces e Niet ieder proces in een organisatie is in even sterke mate gericht op het productieproces. We beginnen met een onderverdeling van de processen in drie hoofdgroepen: • primaire proces • ondersteunend proces • beheersingsproces. Het primaire proces en de ondersteunende processen zijn gericht op de totstandkoming van het product of de dienst. Het beheersingsproces is meer gericht op het beheren van de organisatie als geheel. Verwart u beheersingsproces in dit verband niet met procesbeheersing zoals dat later in de cursus nog uitgebreid aan bod komt. We werken deze processen verder uit. Direct gericht op out- r put t Indirecte bijdrage aan output y Primaire proces Onder het primaire proces verstaan we alle activiteiten die direct gericht zijn op de transformatie en output. Anders gezegd: het zijn medewerkers en afdelingen die direct aan de productie of dienstverlening werken. Ze produceren goederen of leveren diensten persoonlijk. We geven enkele voorbeelden van functionarissen die aan het primaire proces werken: • buschauffeur die passagiers vervoert • productiemedewerker die een (deel van een) product maakt • machine-operator die een productiemachine bedient • leraar die lesgeeft. Alle activiteiten die het primaire proces beïnvloeden, zodat de doelstellingen van het bedrijf worden gerealiseerd, noemen we het bestuursproces. Dit bestuursproces bestaat uit het bepalen van het doel, het formuleren van het beleid, het plannen van de activiteiten, het organiseren en het leidinggeven aan mensen. In hoofdstuk 3 gaan we hier verder op in. Ondersteunend proces Ondersteunende processen zijn alle activiteiten die indirect een bijdrage leveren aan de output. Voorbeelden van ondersteunende processen zijn: • productieplanning • marketing en verkoop • ontwerp en ontwikkeling • onderhoud. 115A1.FM Beheersingsproces Beheersingsprocessen bieden ook ondersteuning maar – in tegenstelling tot ondersteunende processen – zijn gericht op de organisatie als geheel. Voorbeelden van organisatiebeheersingsprocessen zijn: • financiën • logistiek • kwaliteitszorg • sociaal beleid • administratie. 1.9 Inleiding organisatieleer Primaire proces Interne bedrijfsprocessen Ondersteunende proces Beheersingsproces Productie of dienstverlening Planning Marketing Ontwerp en ontwikkeling Onderhoud Financiën Sociaal beleid Administratie Logistiek Kwaliteitszorg Afb. 3. Schema van de interne organisatieprocessen. u Om processen zo goed mogelijk te beheersen, zal men tijdens en na de realisatie van de activiteiten moeten controleren of alles volgens plan verloopt en daar waar nodig moeten bijsturen. Bijsturen van de activiteiten in de richting van de planning en de doelstelling noemt men procesbeheersing. Functie van het proces i We kunnen bedrijfsprocessen ook indelen naar de functie van het proces. Bij deze indeling onderscheiden we onder meer de volgende vijf functionele bedrijfsprocessen: • commercieel proces • technisch proces • financieel proces • personeel proces • logistiek proces. Commercieel proces Tot het commercieel proces rekenen we: • marketing • verkoop • inkoop • reclame en p.r. Technisch proces Onder het technisch proces vallen: • ontwikkeling en research • transformatieproces (primaire proces) • onderhoud. Financieel proces Tot het financieel proces behoren: • vaststellen van en voorzien in vermogensbehoefte • begroten en budgetteren • financiële administratie en rapportage. 1.10 Inleiding organisatieleer Personeel proces Tot het personeel proces rekenen we alle activiteiten van het sociaal beleid, waaronder: • werving en selectie • loopbaanplanning en management development • opleiding en training • honorering en beoordeling. o Logistiek proces Oorspronkelijk waren de belangrijkste aspecten van het logistiek proces: • lay-out en routing (de weg die gevolgd wordt om van input via transformatie te komen tot de output) • opslag en transport (intern en extern transport) • voorraadbeheer (inrichting van magazijnen, voorraad grondstoffen, halffabrikaten en eindproducten, omzetsnelheid enzovoort). Door de ontwikkeling van organisaties en veranderingen in de maatschappij is het logistieke proces aanzienlijk uitgebreid, wat u in de cursus zult zien. De groei is gegaan naar de besturing van de integrale goederenstroom. De ontwikkeling is duidelijk zelfs in de richting van een bedrijfsoverschrijdende besturing van deze goederenstroom. Indeling van organisaties Als u een cd-collectie hebt, kunt u die op diverse manieren indelen: op muzieksoort, op naam van de uitvoerende artiest, op componist enzovoort. Hoe u de collectie ook indeelt, ze blijft als eenheid dezelfde. Zo kunnen we organisaties ook op verschillende manieren indelen. Welke indeling u gebruikt, is afhankelijk van het inzicht dat u wilt krijgen. Uit financieel oogpunt is bijvoorbeeld de indeling naar rechtsvorm belangrijk. Uit het oogpunt van logistiek is de indeling naar type productie wellicht interessanter. We bespreken achtereenvolgens de volgende indelingen van organisaties, en werken die aansluitend verder uit: • profit en non-profit • aard en wijze van productie • type productie • rechtsvorm. 115A1.FM Profit en non-profit Winst maken Een profitorganisatie heeft het maken van winst (profit) als doel. Winst is nodig om nieuwe producten of diensten te kunnen ontwikkelen en investeringen te kunnen doen. De meeste bedrijven en ondernemingen zijn profitorganisaties. Algemeen maatschappelijk belang Een non-profitorganisatie levert diensten in het algemeen maatschappelijk belang. Het maken van winst mag geen doel zijn. Voorbeelden van non-profitorganisaties zijn ziekenhuizen, musea, openbare bibliotheken en (semi-)overheidsorganisaties als politie, brandweer, gemeentehuizen, ministeries en basisscholen. 1.11 Inleiding organisatieleer Afb. 4. Een non-profitorganisatie streeft geen winst na. Non-profitorganisaties leveren diensten in het algemeen maatschappelijk belang. Ze zijn geheel of deels afhankelijk van de landelijke, provinciale of gemeentelijke overheid. Privatisering p De laatste tijd zien we de ontwikkeling dat non-profitorganisaties meer op eigen kracht moeten functioneren. De overheidsbemoeienis – en daarmee de subsidiëring – vermindert of verdwijnt zelfs geheel. Deze organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor kosten en opbrengsten. Daarom moeten ze ook commerciëler en klantgerichter werken om tegen acceptabele kosten te kunnen blijven bestaan. Bij het beheersen en vaak ook bij het beperken van de kosten kan de logistiek vaak uitkomst brengen. Het afstoten van eigen organisaties door de overheid noemen we privatisering. Indeling naar aard en wijze van productie Een andere indeling van arbeidsorganisaties is die naar aard en wijze van productie of dienstverlening. Men onderscheidt hierbij vier sectoren, die zich, historisch gezien, globaal na elkaar ontwikkeld hebben. Natuurproducten Industriële bedrijven 1.12 • Primaire sector De eerste (primaire) menselijke bedrijvigheid was en is gericht op voorzien in dagelijkse levensbehoeften als eten en drinken. De primaire sector – de oudste sector – brengt natuurproducten voort. Onder de primaire sector vallen landbouw, veeteelt, tuinbouw, visserij en mijnbouw. • Secundaire sector Langzamerhand ontstond een afscheiding tussen productie en verwerking van de natuurproducten. Zo ontstond de secundaire sector. In de secundaire sector vinden we industriële bedrijven. Die vormen grondstoffen technisch om tot producten. Voorbeelden zijn metaalindustrie, autoindustrie en chemische industrie. Inleiding organisatieleer Commerciële diensten a • Tertiaire sector De productieomvang nam toe. Daardoor ontstond behoefte aan aparte organisaties voor transport, distributie en verkoop van producten: de tertiaire sector kwam tot ontwikkeling. In de tertiaire sector vinden we persoonlijke en zakelijke dienstverleners. We spreken ook wel van commerciële dienstverlening. Voorbeelden zijn detailhandel, garagebedrijven, transportbedrijven, adviesbureaus en advocatenkantoren. • Quartaire sector In de quartaire sector vinden we de dienstverlening door de (semi-) overheid op non-profitbasis. Bekende voorbeelden zijn: gezondheidszorg, onderwijs, ministeries, politie en gemeentelijke en provinciale overheden. Non-profitdiensten Type productie Eerder hebt u gezien dat in organisaties een omzettingsproces plaatsvindt. Input wordt via throughput getransformeerd naar output. Dit omzettingsproces kan op diverse manieren plaatsvinden: we onderscheiden verschillende typen productie. Die typen delen we in twee hoofdgroepen in, elk met een aantal onderverdelingen: s Hoofdgroepen type productie 1. Materiaalstroomgerichte bedrijven Onder te verdelen in: a. Industriële bedrijven voor: • enkelstukproductie • kleine-serieproductie • grote-serieproductie • massaproductie. b. Agrarische en extractieve bedrijven. 2. Niet-materiaalstroomgerichte bedrijven a. Dienstverlening: • commerciële dienstverlening (profit) • niet-commerciële dienstverlening (non-profit) b. Financiële instellingen c. Overheidsinstellingen. We werken de beide hoofdgroepen verder uit. 1. Materiaalstroomgerichte bedrijven Omzettingsproces Binnen materiaalstroomgerichte bedrijven vindt een omzettingsproces plaats van grondstof (input) tot een half- of eindproduct (output). We werken de indeling in industriële, agrarische en extractieve productie verder uit. 115A1.FM a. Industriële bedrijven Voor de indeling van industriële bedrijven gebruiken we de criteria: aantal en gelijkvormigheid van de voortgebrachte producten. We onderscheiden dan: • enkelstukproductie (bouwprojecten, specifieke productiemachines) • kleine-serieproductie (duurdere auto’s, vliegtuigen) 1.13 Inleiding organisatieleer • • Kenmerken industriële bedrijven grote-serieproductie (gangbare auto’s, tv’s, computers) massaproductie (confectiekleding, bier, wasmiddelen, bevestigingsmiddelen). Typische kenmerken van industriële bedrijven zijn: • Enkelstukproductie Meestal: grote producten, lange levertijden, hoge prijzen, geen voorraad, groot assortiment, zeer flexibel. d • Kleine-serieproductie - machines voor gelijke bewerkingen staan zo veel mogelijk bij elkaar - machinepark omvat veel gelijksoortige machines - veel allround vakmensen die ingewikkelde handelingen kunnen uitvoeren - instellingen van machines moet regelmatig veranderd worden. • Grote-serieproductie - alle producten doorlopen de productiestraat in dezelfde volgorde - per serie bestaan verschillen in maat, kleur of afwerking - naar verhouding veel lagergeschoolde medewerkers - machines hoeven minder vaak omgesteld te worden dan bij kleine-serieproductie - productie op voorraad. • Massaproductie - op- of afstelling van machines kan maandenlang gehandhaafd worden - de productie is georganiseerd per artikel - het machinepark omvat meestal specifiek voor dit proces ontwikkelde machines - productie op voorraad. b. Agrarische en extractieve bedrijven Met agrarische bedrijven bedoelen we onder andere land- en tuinbouw en veeteelt. Extractieve bedrijven onttrekken grondstoffen aan de bodem die daar al van nature – zonder tussenkomst van mensen – aanwezig zijn. Voorbeelden van extractieve bedrijven zijn: mijnbouw en zand- en steenwinning. 2. Niet-materiaalstroomgerichte bedrijven Geen tastbare grondstof Niet-materiaalstroomgerichte bedrijven hebben geen tastbare grondstof als input. De output is geen product maar een dienst. Niet-materiaalstroomgerichte bedrijven onderscheiden we in: a. Dienstverlening Dienstverlening kan zowel commercieel als niet-commercieel zijn. • Commercieel (profit) - persoonlijk: restaurant, kapper, detailhandel - zakelijk: transportbedrijf, adviesbureau, reclamebureau. • Niet-commercieel (non-profit) Niet-commerciële diensten worden vooral geleverd door organisaties die (deels) door de overheid gefinancierd en gecontroleerd worden. 1.14 Inleiding organisatieleer Voorbeelden zijn: gezondheidszorg, bibliotheken, algemeen maatschappelijk werk, musea en onderwijs. Er zijn ook bedrijven die zowel persoonlijke als zakelijke diensten verlenen. Denk aan de TPG Post, horeca en drukkerijen. Zowel persoonlijk als zakelijk b. Financiële instellingen Tot de financiële instellingen rekenen we onder andere: banken, makelaars, verzekerings- en beleggingsmaatschappijen. c. Overheidsinstellingen Met overheid bedoelen we instellingen op landelijk, provinciaal en gemeentelijk niveau. Ze houden zich bezig met het organiseren en besturen van de samenleving. Voorbeelden van overheidsinstellingen zijn: ministeries, gemeentehuizen, waterschappen, politie en de belastingdienst. Zoals u kunt zien, zijn de materiaalstroomgerichte bedrijven terug te vinden in de primaire en secundaire sector. De niet-materiaalstroomgerichte bedrijven bevinden zich in de tertiaire en quartaire sector. Rechtsvorm f Eén eigenaar Meer eigenaren De indeling naar rechtsvorm zegt vooral iets over de wettelijke aansprakelijkheid voor financieel beheer en de uitvoering van wetten en regels. We behandelen de indeling naar rechtsvorm globaal. Er zijn veel rechtsvormen. Voor deze cursus volstaan we met de meest voorkomende: • eenmanszaak • vennootschap onder firma (V.O.F.) • commanditaire vennootschap • besloten en naamloze vennootschap (B.V. en N.V.) • stichting • vereniging. Eenmanszaak De eenmanszaak heeft slechts één eigenaar, die zowel zakelijk als privé volledig aansprakelijk is. Bij een eenmanszaak kunnen overigens wel meer mensen in dienst zijn. Eenmanszaken komen veel voor in de tertiaire sector (detailhandel) en ook wel in de primaire sector (agrarische bedrijven). Vennootschap onder firma (V.O.F.) De vennootschap onder firma heeft meer dan één eigenaar: men noemt dit de beherende vennoten. Volgens een afgesproken verdeelsleutel brengen ze kapitaal in en verdelen ze de winst. Iedere eigenaar is zowel hoofdelijk, zakelijk als privé volledig aansprakelijk. Deze vorm vervalt en wordt vervangen door de personenvennootschap (PV). Commanditaire vennootschap Stille vennoten g De commanditaire vennootschap heeft naast beherende, ook een of meer stille 115A1.FM vennoten. Dat zijn meestal geldschieters. De stille vennoten zijn slechts aansprakelijk voor het (financiële) deel dat zij ingebracht hebben. Ze mogen de firma niet naar buiten toe vertegenwoordigen. 1.15 Inleiding organisatieleer Besloten en naamloze vennootschap (B.V. en N.V.) Beperkt privé aansprakelijk h Bij de B.V. en de N.V. zijn de eigenaren beperkt privé aansprakelijk. Dit is een van de belangrijkste verschillen met de V.O.F., waar de eigenaren volledig privé aansprakelijk zijn. B.V.’s en N.V.’s hebben meestal meer eigenaren. Door aandelenbezit hebben ze een belang en medezeggenschap in de onderneming. Het verschil tussen de besloten en naamloze vennootschap zit in het minimum in te brengen startkapitaal en in de uitgifte en overdraagbaarheid van aandelen. Bij de B.V. zijn de aandelen – in tegenstelling tot de N.V. – niet overdraagbaar. Vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen en besloten en naamloze vennootschappen komen voor in de primaire, secundaire en tertiaire sector. Geen winststreven Ledenvergadering Stichting Kenmerkend voor een stichting is dat geen winst nagestreefd mag worden. In de praktijk wordt soms wel winst gemaakt; deze mag dan in geen geval onder de bestuurders verdeeld worden. Het hoogste gezag bij een stichting is het bestuur. In principe is de stichting een ondemocratische vorm. Het bestuur kan namelijk zelf zijn leden benoemen en ontslaan. Vereniging Een van de grote verschillen tussen de stichting en de vereniging is het hebben van leden. Een vereniging heeft leden. Het hoogste gezagsorgaan in een vereniging is de ledenvergadering. Deze benoemt en ontslaat het bestuur en kan het bestuur voorschrijven op een bepaalde manier te handelen. Ook de vereniging mag niet als doel hebben winst te maken en die onder de leden te verdelen. j Stichtingen en verenigingen komen veel voor in de quartaire sector. Ziekenhuizen, verpleeghuizen, scholen, buurtwerk en kerkgenootschappen zijn voorbeelden van organisaties die als stichting of vereniging functioneren. Samenwerkingsvormen tussen organisaties Aan het slot van deze paragraaf behandelen we enkele samenwerkingsvormen tussen organisaties. Het kan efficiënt zijn om activiteiten in een groter verband te verrichten. Zo kan een aantal gelijksoortige bedrijven ieder een eigen inkoopafdeling hebben. Het blijkt goedkoper om gezamenlijk in te kopen. Om die reden richt men een inkoopcombinatie op die centraal inkoopt. De bekendste samenwerkingsvormen zijn: • samenwerkingsovereenkomst • joint venture • holding of concern • business units • franchising • fusie. Samenwerking op bepaald gebied 1.16 Samenwerkingsovereenkomst Bij een samenwerkingsovereenkomst spreken twee of meer organisaties af om op een bepaald gebied samen te werken. Voorbeelden zijn kartelovereenkomsten (de afspraak om elkaar binnen een bepaald gebied niet te beconcurreren) en in- en verkoopcombinaties. Samenwerkingsovereenkomsten komen voor in alle sectoren. Inleiding organisatieleer Joint venture Samenwerken in nieuwe organisatie k Een joint venture is een samenwerkingsvorm waarbij twee of meer organisaties op bepaalde gebieden samenwerken en daartoe een nieuwe organisatie in het leven roepen. Ieder brengt daarbij – volgens een verdeelsleutel – bepaalde kennis en (financiële) middelen in. De nieuwe organisatie is vaak een B.V. of een N.V. De joint venture komt in de profitsector veel voor. Een aantal bedrijven doet bijvoorbeeld samen research of richt gezamenlijk een eigen transportbedrijf op. Holding of concern Bij een concern – een zeer grote onderneming – zijn bevoegdheden en zeggenschap gecentraliseerd in een overkoepelende organisatie: de holding. Het kan gaan om veel of weinig bevoegdheden, afhankelijk van afspraken tussen de deelnemers. Meestal zijn ook stafdiensten als personeelszaken en de financiële administratie in het centrale orgaan ondergebracht. Bevoegdheden op centraal punt Business units Business units ontstaan door opdeling van een grote organisatie in kleinere eenheden (units). Een business unit functioneert tamelijk zelfstandig, met eigen (op de business gerichte) specialisten en stafdiensten. Een producent van elektronische apparatuur kan business units bijvoorbeeld indelen naar productsoort. We zien dan business units voor gloeilampen, geluidsdragers en huishoudelijke apparaten. Elke unit heeft zijn eigen marketingafdeling en eventueel zijn eigen afdeling logistiek. Logistiek is dan vaak ook opgenomen in de staf van de grotere organisatie. Opdelen van grotere organisaties Franchising Franchisegever en -nemer l Franchising is een samenwerkingsvorm die veel voorkomt in de detailhandel bij winkelketens. De winkeliers – de franchisenemers – maken tegen betaling gebruik van bepaalde faciliteiten van het moederbedrijf, de franchisegever. Gezamenlijk zijn onder andere: merknaam, reputatie, marketing, reclame, inkoop en distributie. De winkelier behoudt daarbij zijn zelfstandigheid en een percentage van de omzet. Fusie Een fusie is de ultieme vorm van samenwerken. Twee of meer organisaties heffen zichzelf op en gaan geheel op in een nieuwe organisatie. Fusies komen voor bij organisaties in alle sectoren. Ultieme samenwerking Indeling in de bedrijfskolom Een heel andere manier om organisaties in te delen, is de indeling in bedrijfskolommen. Een bedrijfskolom is het hele productietraject, van grondstofwinning tot aan de consument. We maken gebruik van het begrip bedrijfskolom om de relatieve plaats van een organisatie vast te stellen. Met relatieve plaats bedoelen we de plaats ten opzichte van andere organisaties in de kolom. Relatieve plaats Q Bedrijfstak z Een onderdeel van de bedrijfskolom is de bedrijfstak. 115A1.FM Een bedrijfstak is een aantal organisaties dat in het productie- of dienstverleningsproces nagenoeg dezelfde functie vervult. Voorbeelden van bedrijfstakken zijn: metaalindustrie, textielhandel, transportbedrijven en adviesbureaus. 1.17 Inleiding organisatieleer Afb. 5. Vereenvoudigd model van de bedrijfskolom van de auto-industrie. Bedrijfstakken staan met elkaar in verbinding via markten. De ”ingang” van een bedrijfstak is een inkoopmarkt, de ”uitgang” een verkoopmarkt. Inkoop- en verkoopmarkten Een scherpe verticale afbakening tussen verschillende bedrijfskolommen is niet altijd te geven. Vaak behoort een bedrijfstak tot meer bedrijfskolommen. Veel transportbedrijven vervoeren niet alleen maar goederen binnen één bedrijfskolom. Als u bijvoorbeeld de bedrijfskolom van de auto-industrie (zie afbeelding 5) bekijkt, komt u nogal wat verschillende bedrijfstakken tegen. Veel bedrijfstakken – bijvoorbeeld ijzermijnen, hoogovens, olie-industrie en transportbedrijven – werken niet alleen voor de auto-industrie. Ze passen in meer bedrijfskolommen. Veranderingen in de bedrijfskolom x Een bedrijfskolom ondergaat in de loop van de tijd veranderingen. Dit kunnen veranderingen in horizontale of verticale richting zijn. We onderscheiden vier veranderingen: • differentiatie • integratie • specialisatie • parallellisatie. Differentiatie en integratie zijn twee tegengestelde ontwikkelingen. Ze spelen zich af in verticale richting: de bedrijfskolom wordt langer (differentiatie) of korter (integratie). Bewerkingsfasen afstoten 1.18 Differentiatie Differentiëren betekent letterlijk: verschil aanbrengen. We spreken van differentiatie als een organisatie bewerkingsfasen afstoot en zich gaat toeleggen op een specifieke schakel in de bedrijfskolom. Van differentiatie is bijvoorbeeld sprake als een autofabriek het spuiten van carrosseriedelen afstoot. Dit gebeurt Inleiding organisatieleer vaak omdat afstoting rendabeler is dan eigen beheer. Door afstoting worden tussen de schakels nieuwe in- en verkoopmarkten gecreëerd; de bedrijfskolom wordt langer. Schakels samenvoe- c gen Integratie Het tegenovergestelde van differentiatie is integratie. Integreren betekent letterlijk samenvoegen. Bij integratie worden schakels in een bedrijfskolom in één bedrijfstak samengevoegd. De bedrijfskolom wordt korter en er verdwijnen in- en verkoopmarkten. Van integratie is bijvoorbeeld sprake als een organisatie de distributie niet meer uitbesteedt, maar in eigen beheer gaat verzorgen. Een bedrijfstak kan voor- of achterwaarts integreren. Als een organisatie een stap uit een voorafgaande fase aantrekt, is sprake van achterwaartse integratie. Trekt een bedrijfstak een stap uit een volgende fase aan, dan noemen we dat voorwaartse integratie. Veranderingen in een bedrijfskolom kunnen zich ook in horizontale richting afspelen. De bedrijfskolom wordt dan breder (specialisatie) of smaller (parallellisatie). Beperking assortiment v 115A1.FM Aantrekken van activiteiten Specialisatie Wanneer een bedrijf zich, binnen een bedrijfstak, gaat toeleggen op slechts één of een beperkt aantal soorten producten, noemen we dat specialisatie. Zo ontstaat een beperking van het assortiment. Bijvoorbeeld een brood- en banketbakkerij die alleen brood gaat bakken. Assortiment en markt worden door specialisatie kleiner. Dat maakt een organisatie kwetsbaarder. Daar staat tegenover dat de organisatie de consument met een beter product en een grotere kennis van zaken kan bedienen. Dit opent perspectieven voor nieuwe markten. Door specialisatie wordt de bedrijfskolom breder of er ontstaat een nieuwe bedrijfskolom. Parallellisatie Het tegenovergestelde van specialisatie is parallellisatie. Parallellisatie is het aantrekken van activiteiten uit een andere bedrijfskolom. Bijvoorbeeld een supermarkt die een foto-ontwikkelservice in huis haalt. Meestal zijn met parallellisatie activiteiten uit dezelfde fase van een andere bedrijfskolom gemoeid. Bij parallellisatie verdwijnen in- en verkoopmarkten. De bedrijfskolom wordt smaller of er verdwijnen bedrijfskolommen. Parallellisatie maakt een organisatie minder kwetsbaar en vergroot de overlevingskansen. Parallellisatie kan echter ook tot branchevervaging leiden. Een verschijnsel dat niet door iedereen met evenveel enthousiasme wordt begroet. 1.19 Inleiding organisatieleer Parate-kennisvragen 1 Wat is een organisatie? 2 Noem drie kenmerken van samenwerking in een arbeidsorganisatie. 3 Wat is een onderneming? 4 Noem vier bekende organisatietheorieën die sinds het begin van deze eeuw ontwikkeld zijn. 5 Wie was de grondlegger van het scientific management? 6 Wat was het uitgangspunt van Fayol bij het ontwikkelen van zijn organisatietheorie? 7 Onder welke naam staat de theorie van Fayol bekend? 8 Wat was de conclusie die Elton Mayo trok uit zijn Hawthorne-onderzoek? 9 Wat houdt het revisionisme in? 0 Hoe heet het overlegmodel dat Rensis Likert ontwikkelde? q Wat houdt de contingentietheorie in? w In welke drie fasen kunnen we het productieproces onderscheiden? e Noem de drie hoofdgroepen die men onderscheidt, uitgaande van de mate van betrokkenheid bij het productieproces. r Wat verstaat men onder het primaire proces? t Wat verstaat men onder het bestuursproces? y Noem vier ondersteunende processen. u Wat is procesbeheersing? i Noem vijf bedrijfsprocessen zoals ze worden onderscheiden naar hun functie. o Wat zijn de belangrijkste aspecten van het logistieke proces? p Wat is privatisering? a Welke organisaties vinden we in de tertiaire sector? s Geef de indeling van organisaties, gelet op het type productie. d Noem drie kenmerken van kleine-serieproductie. f Noem vijf mogelijke rechtsvormen voor een organisatie. g Wat is een commanditaire vennootschap? 1.20 Inleiding organisatieleer h Wat is het verschil in aansprakelijkheid tussen eigenaren van een B.V. en een N.V. enerzijds en die van een V.O.F. anderzijds? j In welke sector komen de rechtsvormen stichting en vereniging veel voor? k Wat is een joint venture? l Wat is franchising? Q Waarvoor wordt de indeling in bedrijfskolommen gebruikt? z Wat is een bedrijfstak? x Noem vier veranderingen die in of tussen bedrijfskolommen kunnen plaatsvinden. c Wat is integratie in een bedrijfskolom? 115A1.FM v Wat is het effect van specialisatie op de bedrijfskolom? 1.21
© Copyright 2024 ExpyDoc
