Klik hier om het reglement in te zien.

VVE Meander
Reglement camerabeelden van de Parkeergarage
Inhoudsopgave
1. Inleiding ........................................................................................................................................... 2
2. Begripsbepalingen ........................................................................................................................... 2
3. Algemene bepalingen ...................................................................................................................... 3
4. Beheer van de Gegevensverwerking ............................................................................................... 3
5. Doelstelling van het opnemen van camerabeelden ........................................................................ 3
6. Categorieën van Betrokkenen ......................................................................................................... 4
7. Verwerking van de Persoonsgegevens ............................................................................................ 4
8. Toegang tot de Persoonsgegevens .................................................................................................. 5
9. Verstrekking van de Persoonsgegevens........................................................................................... 5
10. Geheimhoudingsplicht .................................................................................................................. 6
11. Rechten van een Betrokkene ......................................................................................................... 6
11.1 Klachten ....................................................................................................................................... 6
12. Toezicht .......................................................................................................................................... 6
13. Slotbepaling ................................................................................................................................... 6
Bijlage 1: Verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden ...................................................... 7
Bijlage 2: Administratie van verzoeken en inzages .............................................................................. 8
Bijlage 3 Schematische weergave reglement camerabeelden van de Parkeergarage ........................ 9
1
1. Inleiding
Dit reglement geeft onder andere een beschrijving van de praktische uitvoering van het opnemen van en de
inzage in camerabeelden van de parkeergarage van complex Meander, mede met het oog op de bescherming
van de privacy van de gebruikers/bewoners en de bezoekers van ons complex. In bijlage 3 is een schematische
weergave opgenomen van het reglement.
Het cameratoezicht geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het Bestuur van de VVE Meander.
2. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
Beheerder Camerabeelden: De Beheerder Camerabeelden voert namens het Bestuur (de Verantwoordelijke)
het operationele beheer over de Gegevensverwerking.
Betrokkene: Een persoon die zich in de Parkeergarage of in de toegangen daartoe bevindt en van wie
camerabeelden worden verwerkt. Of een persoon van wie zich eigendommen bevinden in de Parkeergarage.
Bestuur: In dit reglement is het Bestuur VVE Meander de Verantwoordelijke in de zin van de Wbp.
Bewerker: Een bedrijf of een persoon die in opdracht van de Beheerder Camerabeelden persoonsgegevens
verwerkt, zonder dat er sprake is van een gezagsverhouding en zonder dat dit bedrijf of deze persoon (mede)verantwoordelijke wordt. Voorbeeld: een bedrijf dat in opdracht van VVE Meander de service aan de
apparatuur uitvoert.
Gegevensverwerking: dit begrip wordt in dit reglement omwille van de leesbaarheid gebruikt als synoniem
voor de “Verwerking van de Persoonsgegevens”.
Parkeergarage: Het gedeelte van de parkeergarage waar de VVE Meander eigenaar van is, zoals beschreven in
de splitsingsakte van de VVE Meander, inclusief de ingang van de Parkeergarage welke in eigendom is van “VVE
Meander 2 Parkeren”.
Persoonsgegeven: Elk gegeven over een identificeerbare natuurlijke persoon. Toelichting: in dit reglement gaat
het om:
• camerabeelden van personen of (eventueel) tot personen te herleiden objecten die zich in, of in de
toegangen tot, de Parkeergarage bevinden;
• naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, handtekening en soort en nummer legitimatiebewijs van een
Betrokkene die een verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden doet.
Privacycommissie: de tijdens de ALV van VVE Meander aangewezen personen als lid van de Privacycommissie
VVE Meander en belast met werkzaamheden zoals beschreven in dit reglement of anders door de ALV van VVE
Meander bepaald.
Splitsingsakte: Akte verleden 29 december 1997 ten overstaan van Mr. J.R.D.Deinum, notaris te Amersfoort en
betrekking hebbende op de splitsing van de eigendom van het appartementencomplex “Meander” bestaande
uit het woonappartementencomplex met enkele bedrijfsruimten, bergingen, parkeerplaatsen en erf, gelegen
aan de van Hallstraat/Kostverlorenvaart te Amsterdam, ten tijde van de splitsing kadastraal bekend als
Gemeente Amsterdam sectie Y nummer 40005, ter grootte van één hectare, negenentwintig are en
vijfentwintig centiare.
VVE Meander: Het appartementencomplex “Meander”, informeel ook wel genoemd “Meander 1”, ter
onderscheid van het appartementencomplex “Meander 2”; De Vereniging van eigenaars van
appartementencomplex “Meander” eigenaar van het appartementencomplex, kadeterrein, binnentuinen en de
ondergelegen parkeergarage, hierna te noemen VVE Meander. Zie ook Splitsingsakte.
2
Verwerking van de persoonsgegevens: alle handelingen die mogelijk zijn met persoonsgegevens
(camerabeelden, verzoek om inzage of gegevensverstrekking) zoals het vastleggen, ordenen, bewaren,
bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband
brengen, verstrekken, afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens. In dit reglement wordt
omwille van de leesbaarheid ook het begrip “Gegevensverwerking” gehanteerd.
Verantwoordelijke: De Verantwoordelijke is degene die formeel zeggenschap heeft over de
Gegevensverwerking. De Verantwoordelijke is hier het Bestuur van de VVE Meander, optredend namens de
gezamenlijke leden van de VVE Meander. Hierna te noemen: het Bestuur.
Verstrekken van gegevens: Het door of namens de Beheerder Camerabeelden op aanvraag van een
Betrokkene, binnen dan wel buiten VVE Meander, ter inzage of ter beschikking stellen van persoonsgegevens
die afkomstig zijn uit de Gegevensverwerking.
Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens
3. Algemene bepalingen
Meldingsplicht verwerking persoonsgegevens
Op grond van artikel 38 van het Vrijstellingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens is de VVE Meander
bevoegd geautomatiseerde video-opnamen te maken van haar Parkeergarage en deze beelden vast te leggen.
De verwerking van deze gegevens valt onder het Vrijstellingsbesluit Wbp. De verwerking persoonsgegevens
hoeft niet gemeld te worden bij het CBP omdat aan de doelstellingen en bewaartermijnen wordt voldaan.
De Persoonsgegevens die verkregen worden door middel van het cameratoezicht in de Parkeergarage van VVE
Meander worden gebruikt in overeenstemming met de Wbp, voor de doeleinden zoals vermeld in het
hoofdstuk 5 “Doelstelling van het opnemen van camerabeelden” van dit reglement.
De camerabeelden worden alleen gebruikt voor de doeleinden die in hoofdstuk 5 zijn vermeld. De
camerabeelden worden niet live bekeken, maar alleen na melding van een incident. Het feit dat er opnames
gemaakt worden, wordt door middel van tekst en/of afbeeldingen bekend gemaakt bij binnengaan van
Parkeergarage. De camera's zijn zichtbaar aangebracht in de Parkeergarage.
4. Beheer van de Gegevensverwerking
4.1 De Beheerder Camerabeelden
Als Beheerder van de verwerking van camerabeelden, en de verzoeken tot inzage of verstrekking daarvan,
treedt op de daartoe tijdens de ALV van VVE Meander of door het Bestuur aangewezen perso(o)n(en) binnen
de VVE Meander.
De Beheerder Camerabeelden dient de bepalingen in dit reglement en andere aanwijzingen van de
Privacycommissie strikt na te leven.
4.2 De Bewerker
Door het Bestuur kunnen bepaalde werkzaamheden, bijvoorbeeld onderhoud en service aan de apparatuur,
worden opgedragen aan een externe partij. Deze externe partij verwerkt de betreffende Persoonsgegevens
(uitsluitend camerabeelden) van VVE Meander in de rol van Bewerker.
Conform de bepalingen in de Wbp, dient een zogenaamde Bewerkersovereenkomst met deze externe partij te
worden afgesloten. NB deze overeenkomst levert het Bestuur als bijlage aan.
5. Doelstelling van het opnemen van camerabeelden
1.
2.
3.
4.
de bescherming van de veiligheid van een of meer natuurlijke personen;
de beveiliging van de toegangen tot de Parkeergarage;
de bewaking van objecten die zich in de Parkeergarage bevinden;
het vastleggen van incidenten
3
6. Categorieën van Betrokkenen
Van de volgende categorieën van Betrokkenen worden camerabeelden verwerkt:
1. Eigenaren, bewoners of bezoekers van het appartementencomplex VVE Meander die zich op enig
moment in de Parkeergarage bevinden of waarvan er zich eigendommen in de Parkeergarage
bevinden;
2. Gebruikers van de Parkeergarage, zijnde eigenaren of huurders van een parkeerplaats of bezoekers die
zich op enig moment in de Parkeergarage bevinden;
3. Personen werkzaam voor organisaties zoals de politie of onderhoudsbedrijven die zich na
toestemming van het Bestuur in de Parkeergarage begeven.
7. Verwerking van de Persoonsgegevens
7.1 Soorten van vastgelegde gegevens en wijze van verkrijging
1.
2.
3.
4.
De persoonsregistratie bevat wat betreft de in hoofdstuk 6 vermelde Betrokkenen de volgende
gegevens:
a. videobeelden van de persoon en zijn of haar eigendommen;
b. datum en tijdstip van de opname;
c. plaats van de opname.
De bovengenoemde gegevens worden verkregen uit het camerabewakingssysteem dat is gericht op
diverse locaties binnen de Parkeergarage.
De camera's zijn voor iedereen zichtbaar geplaatst. Tevens is bij de ingang van Parkeergarage melding
gemaakt van het opnemen van camerabeelden.
Indien een Betrokkene een verzoek tot inzage of verstrekking van Persoonsgegevens doet, worden de
volgende Persoonsgegevens door Betrokkene op het aanvraagformulier vastgelegd: naam, adres,
telefoonnummer, e-mailadres, handtekening en soort en nummer legitimatiebewijs. De gegevens op
het aanvraagformulier zijn noodzakelijk om de rechtmatigheid van verzoeken tot inzage of verstrekking
van camerabeelden te kunnen beoordelen en controleren.
7.2 De werking van de opname van camerabeelden
De camerabeelden worden opgeslagen en via een beveiligd netwerk doorgegeven aan de apparatuur voor
opslag. De apparatuur voor opslag van de camerabeelden staat opgesteld in een afgesloten en voor het publiek
ontoegankelijke ruimte. Toegang tot de camerabeelden is beperkt tot de Beheerder Camerabeelden die op
afstand, ook weer via een beveiligd netwerk, met inlogcode en password de beelden kan bekijken en indien
nodig veiligstellen.
7.3 Vastlegging van persoonsgegevens
De verkregen camerabeelden worden vastgelegd op een gegevensdrager en aangevuld met informatie over
tijdstip en locatie. Van de beelden kunnen digitale kopieën worden gemaakt indien dat noodzakelijk is voor de
doelstelling van de Betrokkene die een verzoek om gegevensverstrekking indient.
De persoonsgegevens van een Betrokkene die een verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden doet,
worden uitsluitend op het aanvraagformulier vastgelegd. Er vindt geen verdere verwerking van deze gegevens
plaats, anders dan raadpleging door de Beheerder Camerabeelden en de Privacycommissie, en de vernietiging
van de aanvraagformulieren.
7.4 Vernietiging van persoonsgegevens
De beeldinformatie wordt maximaal vier weken bewaard, conform het Vrijstellingsbesluit Wbp. De beelden
worden automatisch overschreven zodra de gegevensdrager vol is. In afwijking van het voorgaande mag, indien
een incident is geconstateerd, beeldinformatie die hiermee in relatie staat bewaard worden totdat het
onderzoek van het incident is afgesloten.
4
De aanvraagformulieren met verzoeken tot inzage of verstrekking van camerabeelden worden vernietigd nadat
de Privacycommissie verslag van haar controle heeft uitgebracht in de ALV van VVE Meander en décharge is
verleend door de ALV, tenzij een onderzoek naar een incident nog niet is afgesloten.
8. Toegang tot de Persoonsgegevens
De volgende personen hebben toegang tot de camerabeelden:
1. De Beheerder Camerabeelden;
2. Personen die in opdracht van het Bestuur of de Beheerder Camerabeelden zijn belast met het
onderhoud en service van het netwerk dat door het systeem wordt gebruikt voor het doorgeven van
camerabeelden;
3. In het kader van de toezichtsfunctie van de Privacycommissie (zie hoofdstuk 12) heeft de
Privacycommissie onder begeleiding van de Beheerder Camerabeelden toegang tot de
Persoonsgegevens.
De volgende personen hebben toegang tot de persoonsgegevens van Betrokkenen zoals vermeld op het
formulier “Verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden” (zie Bijlage 1):
1. De Beheerder Camerabeelden;
2. In het kader van de toezichtsfunctie van de Privacycommissie (zie hoofdstuk 12) heeft de
Privacycommissie onder begeleiding van de Beheerder Camerabeelden toegang tot de formulieren
teneinde de rechtmatigheid van verzoeken tot inzage of verstrekking van camerabeelden te kunnen
controleren.
9. Verstrekking van de Persoonsgegevens
De Persoonsgegevens kunnen alleen worden verstrekt indien dit in overeenstemming is met het doel waarvoor
zij worden verwerkt. De camerabeelden kunnen ter beschikking gesteld worden aan belanghebbenden om
schade te verhalen in het kader van civiele- of strafrechtelijke procedures.
Mocht er over de rechtmatigheid van een verzoek om verstrekking redelijke twijfel bestaan bij de Beheerder
Camerabeelden, dan dient het verzoek te worden doorgeleid aan de Privacycommissie en, indien er dan nog
twijfel bestaat, legt de Privacycommissie het verzoek voor aan het Bestuur.
Op verzoek van het Bestuur stelt de Beheerder Camerabeelden ook camerabeelden ter beschikking die van
belang zijn in juridische procedures van VVE Meander of andere Betrokkenen zoals omschreven in hoofdstuk 6.
De persoon aan wie Persoonsgegevens zijn verstrekt is verplicht tot geheimhouding daarvan. De
Persoonsgegevens mogen alleen verder verstrekt worden indien het doel van de verstrekking daartoe
noodzaakt, bijvoorbeeld indien de verzekeringsmaatschappij van Betrokkene deze nodig heeft voor haar taak.
De verstrekte gegevens mogen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn.
9.1. Procedure inzage of verstrekking camerabeelden
1.
2.
3.
4.
5.
Verzoeken om inzage en verzoeken om verstrekking worden in verband met het risico van het
overschrijven van de gegevensdrager zo spoedig mogelijk ingediend bij de Beheerder Camerabeelden
via het e-mailadres [email protected].
De Beheerder Camerabeelden beslist binnen twee weken na ontvangst van het verzoek op de in het
eerste lid bedoelde verzoeken.
Indien aan het verzoek wordt voldaan, verschaft de Beheerder Camerabeelden zo snel mogelijk de
gevraagde informatie.
Indien de Beheerder Camerabeelden weigert aan een verzoek als bedoeld in lid 1 te voldoen, stuurt hij
op hetzelfde moment dat hij het bericht van de met reden omklede weigering aan de Betrokkene
toezendt, een kopie aan de Privacycommissie via e-mailadres [email protected].
De Beheerder Camerabeelden draagt zorg voor de juiste vaststelling van de identiteit van de
Betrokkene aan de hand van het identiteitsbewijs.
5
9.3 Administratie
De Beheerder Camerabeelden draagt zorg voor een centrale administratie van (al dan niet gehonoreerde)
verzoeken tot inzages en verstrekkingen, waarin ten minste voorkomt: datum verzoek om verstrekking,
verzoekende persoon/instantie, het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd, legitimatie en handtekening
van de ontvangende persoon, datum verstrekking en eventueel andere bijzonderheden die van belang zijn. Zie
bijlage 2.
10. Geheimhoudingsplicht
Beheerder Camerabeelden en Privacycommissie zijn verplicht tot het geheimhouden van de Persoonsgegevens
die zij in het kader van hun functie Verwerken, tenzij de verstrekkingsbepalingen uit hoofdstuk 9 verstrekking
mogelijk of noodzakelijk maken.
11. Rechten van een Betrokkene
Een Betrokkene heeft op grond van de Wbp recht op:
1. inzage in de van hem of haar vastgelegde Persoonsgegevens;
2. het doen corrigeren van onjuistheden in de verwerking van zijn of haar Persoonsgegevens.
Aangezien het hier om feitelijke beeldinformatie gaat, is ‘correctie’ van feitelijke camerabeelden doorgaans niet
aan de orde.
Een verzoek om inzage of verstrekking van camerabeelden vindt samen met een motivering van het verzoek
plaats door middel van het aanvraagformulier uit Bijlage 1.
11.1 Klachten
Procedure
Klachten over de toepassing van het camerasysteem, over het gedrag van de bij de opslag en beheer van
camerabeelden betrokken personen of klachten over het weigeren van inzage van beeldinformatie, worden
schriftelijk binnen zes weken ingediend bij de Privacycommissie ([email protected]) wanneer het gaat
over het privacy-aspect. In geval van bejegeningsklachten wendt men zich tot het Bestuur.
12. Toezicht
De Privacycommissie controleert jaarlijks de administratie van de Beheerder Camerabeelden, de logging, de
rechtmatigheid van verzoeken, de verstrekkingen en inzages. Ook toetst de Privacycommissie of gewijzigde weten regelgeving consequenties heeft voor dit reglement. De Privacycommissie brengt hierover jaarlijks verslag
uit aan de ALV van VVE Meander, op vergelijkbare wijze als bij de Kascommissie gebeurt.
13. Slotbepaling
Dit reglement kan worden aangehaald als:
“VVE Meander Reglement Camerabeelden Parkeergarage”.
Dit privacyreglement is vastgesteld door de ALV VVE Meander op 25 juni 2014
en treedt in werking op 12 oktober 2014
6
Bijlage 1: Verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden
Ondergetekende
Volgnummer:
Naam:
Adres:
Woonplaats:
Telefoonnummer:
E-mailadres:
Soort legitimatiebewijs: paspoort / rijbewijs / identiteitskaart
Nummer legitimatiebewijs:
verzoekt tot inzage of verstrekking van relevante camerabeelden voor het volgende
*doel:
Het incident heeft plaatsgevonden in de periode tussen
datum/tijdstip
en
datum/ tijdstip
Verklaring van geheimhouding
Ondergetekende verklaart door ondertekening van dit document dat de beelden die aan hem of haar verstrekt
worden, alleen gebruikt worden voor het hierboven omschreven doel. Doorverstrekking kan alleen geschieden
als dit noodzakelijk is voor het doel en verder geldt een wettelijke geheimhoudingsplicht.
Voor akkoord Betrokkene:
Datum
Handtekening
Dit verzoek graag volledig ingevuld en ondertekend mailen naar: [email protected]
*Camerabeelden kunnen uitsluitend worden verstrekt met het doel:
1.
2.
3.
4.
de bescherming van de veiligheid van een of meer natuurlijke personen;
de beveiliging van de toegangen tot de Parkeergarage;
de bewaking van objecten die zich in de Parkeergarage bevinden;
het vastleggen van incidenten.
7
Bijlage 2: Administratie van verzoeken en inzages
Datum / tijdstip
Beheerder
Camerabeelden
Omschrijving / Aanvraagnummer *
* Bij aanvraag ‘Verzoek tot het verstrekken van camerabeelden’ vermeldt de Beheerder Camerabeelden het
volgnummer van het formulier. Verder functioneert het ingevulde aanvraagformulier als logboek. Bij aanvraag
door anderen zoals politie volgt een omschrijving van de reden en de naam en contactgegevens van de
persoon.
8
Bijlage 3 Schematische weergave reglement camerabeelden van de Parkeergarage
PC/12-10-2014/V1.0
9

Download Report