Rapport: Creditmanagement Software 2014 (Creditmanagement-, incasso- en gerelateerde software) Door: Gerard Bottemanne en Marcel Wiedenbrugge Rapport Creditmanagement software 2014 Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED en Marcel Wiedenbrugge, WCMConsult Datum: maart 2014 Versie: 4.0 Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, kunnen GBNED en WCMConsult niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden. Van de door de betreffende leveranciers opgegeven informatie in deze uitgave hebben wij niet de juistheid en volledigheid kunnen controleren. Alle gegevens zijn onder voorbehoud. Copyright GBNED en WCMConsult. Het rapport is gratis te downloaden via www.softwarepakketten.nl en www.ictfinancials.nl. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming door GBNED en WCMConsult. Maart 2014 2 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Creditmanagement en incasso 2.1 Inleiding 2.2 Wettelijke kaders 2.2.1 Wet Normering incassokosten 2.2.2 Betalingstermijnen 2.3 Gerelateerde software 2.4 Facturering 3. Aanbod van software 3.1 Inleiding 3.2 Aanbod software in Nederland 3.3 Specificatie softwaresystemen 3.3.1 10ForIT 3.3.2 AcceptEmail 3.3.3 Anachron 3.3.4 BeeOne 3.3.5 CE-iT 3.3.6 Credit Management Solutions International (CMSI) 3.3.7 Creditsafe 3.3.8 Credit Tools 3.3.9 directDevice 3.3.10 DiscoverEdge 3.3.11 EuroSystems Automatisering 3.3.12 Experian 3.3.13 Finan 3.3.14 FIQAS Software 3.3.15 Graydon Nederland 3.3.16 iFlow 3.3.17 MaxCredible Nederland 3.3.18 Mumps Software Systems 3.3.19 Nexum 3.3.20 Oracle 3.3.21 Praclox 3.3.22 Quercis 3.3.23 SAP 3.3.24 SunGard 3.3.25 TKB IT Solutions 4. Gebruikerservaring 4.1 Inleiding 3 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4.2 Quotes 4.3 Gebruikerservaring 4.4 Uw ervaring delen 5. Over de auteurs Bijlagen: I II III How creditmanagement software may improve your business performance Selectiecriteria software Literatuurverwijzing 4 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 1. Inleiding Sinds maart 2013, de maand waarin de eerste publicatie van dit rapport plaatsvond, en maart 2014 hebben we weinig veranderingen in de markt van credit management software aanbieders geconstateerd. Wel zien we dat er meer aandacht besteed wordt aan analyse en online beschikbaarheid, in het bijzonder in de incassosector en bij deurwaarders. Wat is nieuw in dit rapport? De informatie van alle eerder vermelde leveranciers is bijgewerkt naar de actuele stand van zaken. Softwareleveranciers die zich specifiek richten op de Nederlandse incasso- en deurwaardersmarkt zijn opgenomen. Leveranciers van aanverwante software-oplossingen zoals kredietinformatieverwerking, werkkapitaalanalyse en interactieve voice response (IVR) systemen zijn eveneens opgenomen. Dit jaar hebben we alle deelnemers ook gevraagd naar hun visie op de toekomst, zodat u een nog beter beeld krijgt over wat u op korte termijn mag verwachten en hoe u daar mogelijk op kunt anticiperen. Creditmanagement functionaliteit is binnen de meeste standaard boekhoudsoftware geen optie en blijft meestal beperkt tot een ouderdomsanalyse en een generieke aanmaning. Functionaliteiten als klantsegmentatie, business rules, het vastleggen en controleren van een betalingsregeling of het bijhouden van klantendossiers blijft vooralsnog voorbehouden aan gespecialiseerde creditmanagement software-oplossingen. Ditzelfde geldt voor een goede liquiditeitsprognose en (interne) scoring van klanten op basis van diverse parameters. Doordat het voor veel bedrijven moeilijk is om aan krediet via de bank te komen, zal het belang van gedegen creditmanagement naar onze verwachting eerder toe- dan afnemen. In combinatie met technische ontwikkelingen, valt te verwachten dat er voor de komende jaren nog steeds een (groeiende) markt zal zijn voor specifieke Creditmanagement software en wij deze ontwikkelingen op de voet zullen volgen. De auteurs van deze uitgave, Gerard Bottemanne van Onderzoeksbureau GBNED en Marcel Wiedenbrugge van WCMConsult, richten zich met dit generieke onderzoek op bedrijven die hun creditmanagement willen verbeteren door middel van specifieke creditmanagement software. De auteurs zijn voornemens met enige regelmaat een geactualiseerde versie van deze uitgave op de markt te brengen. Zo blijft informatie up to date met betrekking tot zowel het aanbod van creditmanagement software alsmede de (veelal technologische) ontwikkeling die aanpassing of uitbreiding van dergelijke software vraagt. 5 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Suggesties voor een volgende versie van deze uitgave zijn altijd welkom en kunt u sturen aan [email protected] (Gerard Bottemanne) en/of [email protected] (Marcel Wiedenbrugge). 6 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 2. Creditmanagement en incasso 2.1 Inleiding Creditmanagement houdt zich in de meest brede betekenis van het woord bezig met het managen en optimaliseren van de ‘pre-quote to cash cycle’ op een financieel, operationeel en commercieel verantwoorde en consistente wijze. In de praktijk komt dit neer op het managen en (continu) optimaliseren van: Het kredietrisico: hoe en hoeveelkunnen we verantwoord op rekening leveren aan klant XYZ? Hoe kunnen we voorkomen dat we leveren aan klanten die ons niet kunnen betalen . De cashflow / liquiditeit: ervoor zorgen dat er op tijd betaald wordt conform de gemaakte betalingscondities en/of betalingsafspraken. Met andere woorden wat is het risico dat een klant ons niet op tijd kan of wil betalen en welke redenen liggen daaraan ten grondslag. Het quote to cash proces: mede dankzij het gebruik van software, kan gericht onderzocht worden waar zich knelpunten in het quote to cash proces voordoen. Op die manier kunnen procesverbeteringen doorgevoerd worden, die de efficiency ten goede komen. De klantrelatie: de creditmanagementafdeling moet er niet alleen zorgen dat er op tijd betaald wordt / kan worden, maar ook de relatie met de klant goed houden. Een belangrijke activiteit binnen het creditmanagement is het klachtenmanagement. Klachten van klanten hebben over het algemeen zowel commerciële als financiële gevolgen. In de financiële betekenis zorgen klachten niet alleen voor extra kosten (een klacht moet immers opgelost worden), maar klachten kunnen ook de cashflow negatief beïnvloeden (door het blokkeren van de betreffende factuur). Doordat klachten en in het bijzonder de afhandeling daarvan zowel positieve als negatieve effecten op de klantrelatie kunnen hebben, is het van belang om voldoende aandacht aan de opzet en inrichting van het klachtenmanagement te besteden. De meeste creditmanagement software oplossingen beschikken daarom ook over enige functionaliteit om klachten te kunnen registeren, in de organisatie uit te zetten, te monitoren en te analyseren. Creditmanagement staat als vakgebied uiteraard niet op zichzelf. Zowel binnen als buiten een organisatie is gegevensuitwisseling van groot belang. Binnen de organisatie onderhoudt creditmanagement functionele relaties met onder andere verkoop, finance (boekhouding) en service (in het bijzonder het klachtenmanagement). Uit de activiteiten van het creditmanagement vloeit voort dat men ook met diverse partijen buiten de organisatie contacten onderhoud, zoals handelsinformatiebureaus, kredietverzekeraars, banken, incassobureaus en/of deurwaarders. 7 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Als creditmanagement volledig in het bedrijfsproces geïntegreerd is, kan dit er grafisch als volgt uitzien. QUOTE TO CASH (Q2C) CYCLUS Processen en Systemen - Orderacceptatie en – verwerking - Facturatie - Voorraadbeheer en distributie - Kredietbewaking en betalingen - Klachten, disputen - Automatisering (processen, workflow, managen, monitoren, optimaliseren) - Klantrelatie management - Werkkapitaalbeheer - Forecasting Upload bestandslijst met (potentiële) klanten Handelsinformatiebureau Feedback quickscan kredietwaardigheid en/of betalingsgedrag potentiële klanten. START 2 Marketing en sales bepalen doelgroepen en stellen lijsten met potentiële klanten samen. 3 Credit Management laat een quickscan op kredietwaardigheid uitvoeren. 1 4 Uitwisseling Informatie & rapportage Finance & Control Administratieve verwerking en rapportage Sales krijgt de gefilterde gegevens en gaat afspraken maken terugkoppeling van credit management naar sales 6, bepaling kredietlimiet Betalingsgedrag ervaringen vastleggen Debiteurensegmentatie en selectie Prospectie / orders klanten 5 Orderacceptatie 7 Levering en facturatie 8 Betaling klachten en disputen Incasso Evaluatie betaling Betalingsgedrag ervaring vastleggen, kredietwaardigheid en toekomstig leveringsbeleid bepalen Bron: WCMConsult / Credit Management Software, Kluwer B2B en B2C De belangrijkste verschillen tussen zakelijke (B2B) en consumentenmarkten (B2C) zijn vooral juridisch (incasso, rechtsvormen, aansprakelijkheid) en commercieel (marketing, relatiebeheer) van aard. Financieel gezien kunnen de verschillen minder groot zijn, met name als de levering van goederen en/of diensten op rekening / factuur plaatsvindt. Het op rekening leveren van goederen en/of diensten heeft uiteraard gevolgen voor de inrichting, opzet en automatisering van het credit risk management en zeker als bedrijven ook 8 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 internationaal actief zijn. Indien er op factuur geleverd wordt / gaat worden moeten zowel in B2B als in B2C moeten nieuwe en bestaande klanten op kredietwaardigheid beoordeeld worden, wat overigens in B2B (aanzienlijk) complexer kan zijn dan in B2C. Zodra er geleverd en gefactureerd is moet de betaling gemonitord worden en in het geval van (dreigende) overschrijding van de vervaldatum (of kredietlijn) moet er actie ondernomen worden. Dit laatste gebeurt soms ook proactief, waarbij de klant voor de vervaldatum door bijvoorbeeld het sturen van een rekeningoverzicht eraan herinnerd wordt welke facturen nog openstaan en/of binnenkort komen te vervallen. Indien een klant niet op tijd betaalt of kan betalen moet er uiteraard rekening gehouden worden met zowel de financiële als de commerciële belangen. Vandaar ook dat klantrelatiebeheer een belangrijke rol binnen het creditmanagement inneemt. Analyse Analyse neemt in toenemende mate een belangrijke plaats in binnen de werkzaamheden van het creditmanagement. Hierbij gaat het niet alleen om analyse van historische gegevens zoals betalingsgedrag en de effectiviteit van het creditmanagement, maar ook en met name voorspellingen voor de nabije toekomst, zoals cashflow- of liquiditeitsprognoses of het bepalen van het toekomstig kredietrisico van individuele klanten (predictive analytics). Indien het klachtenmanagement binnen de creditmanagement software wordt uitgevoerd, kan analyse van klachten gedetailleerd inzicht geven in het aantal, de soort, de kosten en de oorzaken van klachten. Dit soort analyses kunnen leiden tot duurzame verbetering van de zakelijke processen, de operationele efficiency en hogere klanttevredenheid. Het stroomdiagram op de volgende pagina laat zien hoe het klachtenmanagement er procesmatig uit kan zien en geanalyseerd kan worden. 9 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Bron: WCMConsult / Hebben ze al betaald?, Kluwer 10 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 2. Creditmanagement en incasso 2.2 Wettelijke kaders 2.2.1 Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) Per 1 juli 2012 is de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten1 in werking getreden. Deze wet kan invloed hebben op Creditmanagement- en incassosoftware, vandaar dat in dit hoofdstuk even kort wordt verwezen naar deze wet zonder er uitgebreid inhoudelijk op in te gaan. Op basis van de Wet Normering buitengerechtelijke incassokosten worden de buitengerechtelijke incassokosten berekend volgens een staffel en zijn ze aan een maximum gebonden. Wanneer de schuldenaar een consument is zijn partijen gebonden aan deze rekenwijze bij het vaststellen van incassokosten. Wanneer de schuldenaar geen consument is, maar handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, kan bij overeenkomst van de wettelijke normering van de incassokosten worden afgeweken. Zijn er over de incassokosten geen afspraken gemaakt, dan is de wettelijke regeling over de incassokosten van toepassing2. Uit een in 2013 door het Verbond van Creditmanagement Bedrijven (VCMB) gehouden onderzoek onder 149 creditmanagers van Nederlandse organisatie, blijkt overigens dat een jaar na de invoering van de WIK 1 op de 5 bedrijven nog altijd niet aan de wettelijke incassonormen voldoet. Mogelijke consequenties voor Creditmanagement- en incassosoftware zijn o.a.: Rekening houden met de staffel bij het berekenen van incassokosten. Rekening houden met vastleggen eventueel gemaakte afspraken over afwijking van de wettelijke incassokosten. Controle dat er geen afwijkingen van de wettelijke incassokosten gelden bij klanten die consument zijn. De wet incassokosten zelf valt verder buiten het bereik van dit rapport. Voor meer inhoudelijke informatie over (de wet) incassokosten wordt verwezen naar: http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/regel/incassobureaus-deurwaarders 1 Incassokosten zijn de kosten die een schuldeiser maakt om een geldvordering te innen die de schuldenaar niet uit zichzelf betaalt en die aan de schuldenaar worden doorberekend (bron www.rechtspraak.nl). 2 Bron: www.rechtspraak.nl. 11 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 2. Creditmanagement en incasso 2.2.2 Betalingstermijnen De betalingstermijnen bij overeenkomsten tussen bedrijven en bij overeenkomsten tussen bedrijven en overheden zijn per 16 maart 2013 wettelijk vastgelegd. Voorheen bepaalde de wet alleen dat de betalingstermijn niet onredelijk mocht zijn. De volgende informatie is afkomstig van http://www.antwoordvoorbedrijven.nl: Business-to-business (B2B) Als u contractueel niets regelt, moet de factuur worden betaald uiterlijk 30 dagen na de dag van ontvangst van de factuur; In de overeenkomst mag een langere betaaltermijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken; Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig is. Bedrijven en overheden Binnen 30 dagen na de factuurdatum moet worden betaald. Afwijken van deze termijn is vrijwel niet mogelijk. Geen of te late betaling Betaalt uw tegenpartij de factuur niet of te laat? Dan mag u een standaardvergoeding voor incassokosten vragen. U hoeft hiervoor geen aanmaning te sturen. Hebt u niets afgesproken over de hoogte van de vergoeding? Dan is de vergoeding een percentage van de rekening. Het minimumbedrag van de vergoeding is € 40. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen. Minimumbetalingstermijn Er is en er komt geen wettelijke minimumbetalingstermijn. U maakt hierover zelf afspraken met de tegenpartij. U kunt zelfs afspreken vooraf te betalen. Hierbij geldt dat de betalingstermijn niet onredelijk mag zijn. Voor de laatste stand van zaken rond richtlijn 2011/7/EU klikt u hier. Verder is het rapport“EU Late Payment Directive een papieren tijger”, dat Ernst & Young in februari 2014 gepubliceerd heeft, de moeite van het lezen waard. 12 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 2. Creditmanagement en incasso 2.3 Gerelateerde software Creditmanagement is in de aflopen tien jaar aanzienlijk professioneler geworden, waarbij software een belangrijke rol gespeeld heeft. Niet alleen is het aantal aanbieders van creditmanagement softwarepakketten toegenomen, maar ook het aantal toepassingen en tools die direct of indirect aan creditmanagement gerelateerd zijn (zie 3.2 Aanbod software in Nederland). Er is niet alleen steeds meer informatie over klanten beschikbaar, maar ook een duidelijke behoefte om deze informatie effectief samen te brengen en te interpreteren. Op die manier kunnen beslissingen over klanten en het leveren op krediet sneller en betrouwbaar genomen worden. Dit past ook in de trend dat er steeds meer werk in minder tijd met minder mensen gedaan moet worden, zonder dat dit ten koste mag gaan van de kwaliteit. Dat betekent dat relevante klantinformatie effectief en juridisch correct in bestaande softwaresystemen verwerkt, bijgehouden en geanalyseerd moet worden. Creditmanagement kan uiteraard niet los gezien worden van de andere werkkapitaalcomponenten, zoals crediteuren, voorraden en onderhanden werk. Uiteindelijk gaat het om de efficiency en continuïteit van het zakelijk proces, die tot uitdrukking komt in de “cash conversion cycle (CCC) “. In dit rapport besteden we daarom ook aandacht aan softwaretools, waarmee het mogelijk is om de CCC te analyseren, knelpunten te lokaliseren en (informatie-)processen eenvoudiger en/of effectiever te maken. Met behulp van softwaretools kan de CCC verantwoord verkort worden en zakelijke processen op een klantgerichte wijze verbeterd worden, wat uiteraard de resultaten ten goede komt. De algemene verwachting is dat het aantal ‘intelligente’ software-oplossingen op het gebied van quote to cash’ in de komende jaren verder zal toenemen. 13 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 2. Creditmanagement en incasso 2.4 Facturering Uitgaande facturen Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen facturering en creditmanagement. Facturering verloopt vaak via de verkoopadministratie en/of via de boekhouding. Als een ingevoerde order of bestelling in verschillende order processtappen wordt afgehandeld, dan zit creditmanagement aan het begin van het orderproces. Als een order in het systeem wordt ingevoerd en de klant wordt op rekening geleverd, dan is een van de eerste activiteiten om te kijken of de klant over voldoende kredietruimte beschikt om de order normaal te kunnen uitvoeren. Dit kan in principe volautomatisch gebeuren. Als blijkt dat er sprake is van afwijkingen, zoals kredietwaardigheidsproblemen of overschrijding van de beschikbare kredietlijn, dan moet er door het creditmanagement en eventueel in samenwerking met verkoop specifiek naar een order cq de klant gekeken worden. Ook afwijkingen ten opzichte van het gebruikelijke bestelpatroon zijn zaken waar een creditmanagement alert op moet zijn (early warning signals, indicaties voor mogelijke fraude). Inkomende facturen Het ontvangen, vastleggen en verwerken van inkomende facturen wordt ook wel aangeduid als ‘factuurverwerking’. Als sprake is van verregaande digitale afhandeling van facturen spreken we over ‘elektronische factuurverwerking’. Het volledige traject van inkoop tot betalen wordt aangeduid als ‘Purchase to Pay’. Het afhandelen (en dan met name betalen) van inkomende facturen heeft in die zin met creditmanagement te maken dat het gaat om uw creditrating en betalingscondities bij betreffende leveranciers. Als u zelf een slechte betaler bent zult u waarschijnlijk minder kredietruimte bij uw leveranciers krijgen en tevens zullen afgesproken betalingstermijnen door leveranciers strakker worden opgevolgd en/of minder gunstig zijn. Software op het gebied van elektronische factuurverwerking en van Purchase to Pay valt buiten het bereik van dit rapport. Elektronisch factureren Onder ‘elektronisch factureren’ wordt verstaan: ‘Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer’. Als voorloper van elektronisch factureren wordt gebruik gemaakt van ‘scan- en herkentoepassingen’ om inkoopfacturen zoveel mogelijk automatisch te boeken en digitaal op te slaan in de administratie. Het voordeel van elektronisch factureren is dat er minder administratieve fouten ontstaan bij het vastleggen van inkomende- en uitgaande facturen. Daardoor zullen er minder fouten ontstaan bij het betalen van facturen, maar zullen er mogelijk ook minder klachten zijn van klanten die verkeerde facturen ontvangen hebben. Dat laatste heeft een positief effect op de resultaten, klanttevredenheid en de werkdruk van het creditmanagement. 14 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van software 3.1 Inleiding Creditmanagement-, incasso en gerelateerde software bestaan in diverse soorten en maten. Er kan een onderscheid gemaakt worden naar: • Soort markt (consumenten/b2c, zakelijk/b2b en overheid/b2g); • Soort applicatie; Decision making / analytisch (vaak gericht op specifieke sectoren zoals banken, of Telecom). Creditmanagement software, gericht op het managen van het QtC proces. Incassosoftware, gericht op het afhandelen van het incassoproces (minnelijke en juridische fase) • Soort technologie; SaaS / Webbased / Cloudbased. Lokale installatie (client/server based). Hybride oplossingen / een combinatie van webbased en lokale installatie. In dit rapport behandelen we van de hiervoor genoemde software. De verschillen zitten niet alleen in de functionaliteit maar veelal in (belangrijke) details zoals: • De user interface: hoe gebruiksvriendelijk is deze; • De standaard aanwezige rapportage en rapportagemogelijkheden; • Koppelingen met externe dataleveranciers en/of dienstverleners (incassobureaus, handelsinformatie, kredietverzekeraars); • Specialistische functionaliteiten zoals scoring; • De ondersteuning van diverse talen in de software; • Helpdesk ondersteuning, offline en online, beschikbaarheid (ook qua talen); • Specifieke branche ervaring van de leverancier; • Schaalbaarheid en flexibiliteit; • De ondersteuning van meerdere database formats en besturingssystemen; In dit rapport worden geen aanbevelingen gegeven over de kwaliteit van de software en/of de leveranciers. 15 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3.2 Aanbod software in Nederland Op het gebied van creditmanagement-, incasso en gerelateerde software kennen we de volgende systemen (leveranciers staan op alfabetische volgorde) Leverancier / Softwarepakket Creditmanagement Incasso Gerelateerde software Toelichting gerelateerde software 10ForIT OCTET Communicatieplatform 10ForIT biedt naast outbound en inbound activiteiten, dataverrijking van e-mailadressen, bankrekeningnummers en telefoonnummers. AcceptEmail AcceptEmail – Smart billing Solutions AcceptEmail maakt het mogelijk om op een slimme manier digitaal en via mobile messaging betaalverzoeken naar consumenten te versturen. Anachron InvoicePortal (Order-to-Cash) platform voor het volledig digitaliseren van het Order-to-Cash proces. Elektronisch factureren t/m online betalen. BeeOne Cretix CE-iT Collect-iT en MA!N Ondersteuning andere workflows. Credit Management Solutions International HA! DIGI Creditsafe 3D Ledger Credit Tools CreditManager en Collector MatchMaker verzorgt betalingsverwerking (aflettering) in complexe of hoog-volume omgevingen. directDevice directDebiteur DiscoverEdge Working Capital Manager Totaalbeeld van werkkapitaal wordt haarscherp uitgelicht: ontvangsten van klanten, betalingen aan leveranciers & kapitaal in voorraden. 16 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Leverancier / Softwarepakket Creditmanagement Incasso Gerelateerde software Toelichting gerelateerde software EuroSystems Automatisering Credit Navigator Experian Tallyman Geavanceerde segmentatie en differentiatie mogelijkheden op basis van interne data/modellen en Experian data/modellen en scores. Finan Finan Order2Cash creditscoring, financieringsproducten FIQAS Software Abillity® Tarifering en facturatie (Speciaal geschikt voor partijen met bovengemiddeld complexe tariferingsen/of facturatieprocessen). Graydon Nederland Graydon Credit Management Online iFlow iFlow Incasso MaxCredible MaxCredible Customer Credit Management Software en Collections MUMPS Software Systems INCREASE® Boekhouding NEXUM Software REVENUETION Oracle Oracle ERP Onderdeel van volledige ERP oplossing. Praclox OthoMatic Quercis Quercis Creditmanagement Portal 17 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Leverancier / Softwarepakket Creditmanagement Incasso SAP SAP Receivables Management SunGard AvantGard Gerelateerde software Toelichting gerelateerde software SAP is een geintegreerde oplossing voor facturatie, CRM, cash management / treasury, SSC (inclusief telefonie integratie), crediteuren en diverse andere functionaliteiten. Geen interface nodig, - alle transactiedata is real time. Via Get Paid 3rd Party Agency Portal/ Module Credit Risk Management Module. TKB Trust.it In het volgende hoofdstuk is een specificatie per systeem opgenomen. 18 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3.3 Specificatie softwaresystemen De opgave van de informatie in dit hoofdstuk is direct afkomstig van betreffende leveranciers. De opgegeven informatie is niet gecontroleerd op inhoudelijke correctheid, maar biedt u wel een goed overzicht van de in Nederland beschikbare creditmanagement software en de aanbieders daarvan. 19 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.1 10ForIT Naam aanbieder Naam oplossing Website : 10ForIT : OCTET Communicatieplatform : www.10ForIT.com Doelgroep : Middelgroot Groot Internationaal Korte omschrijving product en functies 10ForIT is gespecialiseerd in outbound en inbound communicatietechnieken. Binnen 10ForIT is het OCTET platform ontwikkeld. OCTET - Outbound, Outbound Communicatie Telefonie E-mail en Tekstberichten, maakt het mogelijk om tegen zeer lage kosten, op een geautomatiseerde, persoonlijke en interactieve manier in contact te komen met klanten. Door middel van een op maat gemaakt communicatiescript kunnen klanten/debiteuren door middel van telefonische berichten, SMS’jes en e-mails op een efficiënte en effectieve manier worden benaderd. OCTET is een platform waarmee deze groepen klanten benaderd kunnen worden, zonder de inzet van dure (callcenter)medewerkers. Daarnaast heeft 10ForIT het ideale IVR (Interactive Voice Response) ontwikkeld; OCTET - 24x7 Inbound. Met dit platform is een bedrijf 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar. Dit IVR onderscheidt zich van bestaande IVR's, doordat klanten geautomatiseerd worden afgewikkeld. 10ForIT weet wie er belt, waarvoor diegene belt, en ze weten vervolgens hoe de klant afgewikkeld dient te worden. Daarnaast is 24x7 Inbound eenvoudig te implementeren naast de huidige telefonie infrastructuur. Bijzondere functionaliteit Doordat debiteuren een geautomatiseerd telefonisch bericht, SMS, e-mail ontvangen via ons communicatieplatform, is het mogelijk de effectiviteit van de inzet van callcenter medewerkers met een factor 2,5 te verhogen. Daarnaast is cash flow verbetering te realiseren, debiteuren betalen gemiddeld drie dagen eerder door de inzet van OCTET. Dit hangt samen met de bereikbaarheid; door de inzet van verschillende communicatiemiddelen op verschillende tijdstippen is 10ForIT in staat een zeer hoge bereikbaarheidsscore te behalen. Door de inzet van OCTET kunnen tevens meer klanten worden behouden daar de klanten hun rekening alsnog betalen. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen 10ForIT heeft een XML interface en daarnaast interfaces met verschillende paymentproviders zoals AcceptEmail, Buckaroo en Mail to Pay en veel van onze klanten gebruiken de betaallink iDEAL Tevens kunnen wij door middel van een link klanten/debiteuren direct linken naar de ‘mijn’-omgeving van de desbetreffende bedrijven. 20 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Onderscheidend vermogen Het onderscheidende aspect van OCTET zit in het modulaire en flexibele ontwerp. OCTET kan worden gezien als de ideale gereedschapskist voor het creditmanagement. Door het modulaire en flexibele ontwerp kunnen alle ideeën en wensen van een klant in een zeer korte termijn worden gerealiseerd. Daarnaast is het onderscheidend omdat dit platform geen grote aanslag heeft op de tijd van de medewerkers en het systeem van de klant. De klant hoeft naast het gezamenlijk ontwerpen van één of meerdere communicatiescripts enkel periodiek een bestand met gegevens van de debiteuren aan te leveren, 10ForIT en het platform doen de rest. Geschikt voor specifieke markten Het platform van 10ForIT is niet specifiek geschikt voor één markt. Momenteel wordt het platform ingezet bij telecombedrijven, incassobureaus, deurwaarders, woningbouwcorporaties, banken, verzekeringsmaatschappijen, waterleidingsbedrijven en energiemaatschappijen. Daarnaast kan het platform voor diverse andere (marketing)doeleinden ingezet worden zowel ten behoeve van profit als non-profit organisaties. Internationale aanwezigheid Benelux. Installatiemodel(len) OCTET is een SaaS oplossing, er zijn geen dure investeringen nodig in hardware en software. Voor de bediening is alleen een internetverbinding nodig, het werkt op PC, Mac, Smartphone en tablet. Wat is uw visie op de toekomst Wij denken dat ons OCTET platform in de toekomst fors uitgebreid gaat worden met nog meer bouwstenen. Het koppelen van moderne communicatie en betaaltechnieken worden in de toekomst nog crucialer. Wij gaan nog meer ontzorgen! Wat u verder het melden waard vindt 10ForIT biedt altijd een gratis pilot aan, zodat bedrijven zelf het effect van OCTET kunnen ervaren. Het is een oplossing waarbij van de klant weinig inspanning wordt gevraagd, terwijl er toch flinke efficiëntiewinst kan worden behaald. Verder verwijzen wij graag naar onze website: www.10ForIT.com. 21 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.2 AcceptEmail Naam aanbieder Naam oplossing Website : AcceptEmail B.V. : AcceptEmail – Smart Billing Solutions : www.acceptemail.com Doelgroep : MKB (afhankelijk volume) Middelgroot Groot Internationaal Korte omschrijving product en functies AcceptEmail maakt het mogelijk om op een slimme manier digitaal en via mobile messaging betaalverzoeken naar consumenten te versturen. AcceptEmail wordt ook veelvuldig gebruikt als herinnering, bij mislukte incasso’s en bij het afspreken van betaalregelingen. Wanneer de klant onverhoopt niet op tijd betaalt, ontvangt hij een AcceptEmail in zijn mailbox. AcceptEmail kan in een paar klikken vanuit de inbox veilig met iDEAL, PayPal of creditcard worden betaald. De revolutionaire technologie in AcceptEmail maakt het mogelijk om berichten te voorzien van real-time statusinformatie. Op deze manier is de inhoud van betaalverzoeken actueel en relevant, ongeacht het moment van openen door de ontvanger. Zodra de betaling is gedaan verspringt de Dynamic Status Indicator in de AcceptEmail van kleur en weet uw klant zeker dat zijn betaling gelukt is. Omdat alle drempels worden weggenomen, zal een klant ook daadwerkelijk sneller betalen. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Integraties met boekhoudpakketten en Credit Management Software. Onderscheidend vermogen Opdrachtgevers kiezen voor AcceptEmail als ‘premium’ oplossing vanwege het gebruiksgemak, de toegankelijkheid en het uitstekende track record op het gebied van: Functionaliteit & Design; Implementatie & Integratie Services; Security & E-mail Deliverability; Robuustheid & Performance; Kennis & Support. Geschikt voor specifieke markten AcceptEmail is toonaangevend in innovatieve oplossingen op het gebied van Billing & Mandates voor bedrijven in de B2C sector. Internationale aanwezigheid AcceptEmail is zowel in Nederland als wereldwijd beschikbaar. 22 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Installatiemodel(len) AcceptEmail biedt een premium SaaS Service met unieke functies zoals de Dynamic Statusindicator en inzicht in betaalstappen. AcceptEmail heeft een uitstekende reputatie voor snelle en moeiteloze implementaties. AcceptEmail zorgt voor beheer van uw account en richt een volledig geautomiseerd proces in voor factuurverwerking waarmee uw organisatie volledig ontzorgd is. AcceptEmail voor mobiel bevat dezelfde functionaliteiten als de desktopversie maar is speciaal ontwikkeld voor gebruik op kleinere schermen. Betaalmethoden zoals iDEAL, creditcard en PayPal zijn ook beschikbaar voor de mobiele transactiepagina. Om rekeningen te betalen vanaf een smartphone of tablet hoeft de ontvanger van een AcceptEmail géén app op zijn telefoon te installeren. Dit maakt het gebruik laagdrempeliger en biedt meer betaalgemak. Wat is uw visie op de toekomst Het verdwijnen van de (IBAN-)acceptgiro en de eenmalige incassomachtiging, de veranderde spelregels rondom nieuwe Europese Incasso’s en de knelpunten die worden verwacht doordat de kans op fouten bij gewone overboekingen door SEPA zal toenemen, zal naar verwachting leiden tot een explosieve groei van het gebruik van AcceptEmail. Wat u verder het melden waard vindt AcceptEmail heeft in 2013 haar portfolio uitgebreid met AcceptEmail Mandates (SEPA rulebook compliant machtigingen). 23 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.3 Anachron Naam aanbieder : Anachron Naam oplossing : InvoicePortal (Order-to-Cash) Website leverancier : www.invoiceportal.com Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Korte omschrijving product en functies InvoicePortal is het unieke platform voor het volledig digitaliseren van het Order-to-Cash proces. Zo verstuurt u niet alleen uw facturen elektronisch, maar biedt u ook de mogelijkheid om ze online te laten betalen en worden onbetaalde facturen adequaat opgevolgd. InvoicePortal biedt uw bedrijf een zorgeloos online factuur- en creditmanagement proces, en voegt extra waarde toe naar uw klanten met de multichannel aflevermogelijkheden (bv. email, B2B netwerken en de Digipoort). Ook hebben uw klanten toegang tot alle downloadformaten (bv. PDF, XML, UBL2.0) en het online factuurarchief waarbij de integriteit en authenticiteit gegarandeerd wordt middels elektronische handtekeningen. Via Single Sign-On (SSO) heeft u toegang tot de creditmanagement-module, waarmee elke factuur geautomatiseerd en foutloos wordt opgevolgd. Met elektronisch factureren kunt u uw Days Sales Outstanding (DSO) met 20% verlagen, en met de creditmanagement-module zelfs tot 50%. De voordelen voor gebruikers van InvoicePortal gaan veel verder dan slechts het terugdringen van papiergebruik. De gebruiksvriendelijke oplossing staat garant voor hoge klanttevredenheid, significante kostenverlagingen en een verbeterde cashflow. Bijzondere functionaliteit InvoicePortal biedt volledige controle over het Order-to-Cash proces; Facturen worden afgeleverd aan uw klant, op de manier dat uw klant het wenst; Uw crediteurenadministratie volgt onbetaalde facturen geautomatiseerd en gestructureerd; Facturen kunnen online betaald worden middels alle betaalmogelijkheden (iDeal, Credit Card, MisterCash etc.) en valuta; Via de dispuutfunctionaliteit komen issues direct en gebruiksvriendelijk binnen; Geen kopie meer, uw klant heeft 24/7 toegang tot alle facturen via het online archief; Gebruiksvriendelijke portal en uitgebreide rapportages; 24 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Multilingual en multicurrency. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen 25+ koppelingen om facturen te versturen direct vanuit uw boekhoudpakket, zoals SAP, Oracle, Exact, Unit4 etc. Online betalingen via nationale en internationale PSP’s Credit Scoring Interoperabiliteit met Purchase2Pay-netwerken zoals Basware, OB10, Digipoort etc. Onderscheidend vermogen InvoicePortal is het unieke platform voor het volledig digitaliseren van het Order-to-Cash proces. Geschiktheid voor specifieke markten MKB+, Corporates B2B / B2C Overheid en non-profit organisaties Internationale aanwezigheid Wereldwijd actief en beschikbaar. Installatiemodel(len) Software-as-a-Service (SaaS). Wat is uw visie op de toekomst InvoicePortal blijft innoveren in het Order-to-Cash proces. Met de combinatie van elektronisch factureren en online creditmanagement streven we naar efficiënter en effectiever management van cashflow en werkkapitaal, zonder impact op de huidige bedrijfsprocessen. Hierbij staan het verbeteren van de klantrelatie en significante kostenverlagingen centraal. Wat u verder het melden waard vindt Anachron, een marktleidende e-Invoicing provider met wereldwijde ervaring, heeft InvoicePortal ontwikkeld om het (inter)nationaal presenteren en opvolgen van elektronische facturen gemakkelijk te maken. Met ruim 14 jaar ervaring in het platform, biedt InvoicePortal de hoogste kwaliteit en betrouwbaarheid. 25 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.4 BeeOne Naam aanbieder : BeeOne BV Naam oplossing : Cretix Website leverancier : www.cretix.eu Doelgroep : Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Korte omschrijving product en functies Management van gehele risico portefeuille (debiteuren). E.a. conform de credit policy van de onderneming in kwestie. Bewaakt krediet limieten: over multiple ondernemingen van een groep; het leveren door meerdere business units aan een individueel bedrijf of groep; Landenlimieten; enz. Automatisch uploaden van debiteuren informatie (incl. jaar verslagen) van aanbieders als D&B en Bureau van Dijk. Analyseren en evalueren van alle data met behulp van (diverse) score cards. Automatisch kredietlimieten bepalen. Na evaluatie automatisch krediet limieten verlengen voor bepaalde duur (per credit policy). Vanwege de koppeling aan uw ERP systeem (zoals SAP, Oracle e.d.), gebruikt betalingsrecords en meer t.b.v. de risico evaluatie. Update uw ERP naar wens (zoals bijstelling/prolongatie van krediet limieten). Beschikt over een rapport generator (dus elk gewenst rapport kan worden gegenereerd). Mogelijkheid om workflow te integreren. Bijzondere functionaliteit Bijzonder is dat de credit policy van de onderneming in kwestie voor een groot gedeelte bepaalt hoe het systeem wordt ingericht, m.a.w. de functionaliteit is gebaseerd op hun specifieke situatie. Afgezien van het gebruik van score cards om het krediet risico van afnemers te evalueren, kan het systeem vergelijkingen maken met het gemiddelde van een land of branche. 26 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Cretix zal niet alleen de transparantie aanzienlijk verhogen maar tevens er voor zorgen dat er geen compliance-kwesties zijn. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Koppelingen kunnen vrij eenvoudig tot stand worden gebracht met alle relevante systemen en toepassingen. Hierbij is m.n. een koppeling aan het gebruikte ERP systeem aanbevolen (SAP/Oracle/anderen). Onderscheidend vermogen Cretix is een risico management systeem dat het beheer naar een hoger plan brengt. Het zal niet alleen het kredietrisico verder beperken, uw afschrijvingen op debiteuren terugbrengen, maar ook een behoorlijke tijdswinst boeken en derhalve de investering in arbeidskrachten minimaliseren dan wel daar inzetten waar aandacht vereist is. Geschiktheid voor specifieke markten Cretix is met name geschikt voor middelgrote en grote ondernemingen welke beschikken over een portefeuille van minimaal 1500 actieve debiteuren en een ondersteunende afdeling van minimaal 3 medewerkers. Zij kunnen hun investering binnen het eerste jaar terugverdienen! Cretix is met name gericht op het B2B segment en het programma is Engelstalig. Internationale aanwezigheid Een Europese helpdesk (Nederlands, Duits en Engelstalig) is beschikbaar. Installatiemodel(len) Cretix is een internet toepassing en wordt vanaf een centrale locatie gehost maar kan ook lokaal worden geïnstalleerd. Men kan het systeem gebruik van elke locatie, als er maar toegang is tot het web. Wat is uw visie op de toekomst Gedurende 2013 maakten vele ondernemingen een pas op de plaats en de investeringen werden tot een minimum teruggebracht. Het aantal nieuwe installaties van systemen liep dan ook belangrijk terug. Nu het economisch herstel enige vorm begint aan te nemen, trekken ook de investeringen weer aan en daarmee ook investeringen in het risk management beheer. Dat laatste is toch nog een onontgonnen gebied en velen hebben nog geen zicht op hoeveel een dergelijk systeem aan besparing kan opleveren. Ongetwijfeld iets dat de komende jaren zeker meer aandacht verdient, maar ook zal krijgen. Wat u verder het melden waard vindt Bekende instituten als Hackett en E&Y hebben, bij een aantal van de huidige gebruikers, aangegeven dat m.n. het gebruik van Cretix er toe bijdraagt dat zij zich, in het credit management, tot de beste van de klas mogen rekenen! 27 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.5 CE-iT Naam aanbieder Naam oplossing Website : CE-iT B.V. : Collect-iT en MA!N : www.ce-it.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal Korte omschrijving product en functies CE-iT heeft met Collect-iT en MA!N geavanceerde software applicaties die uw organisatie ondersteunen bij het efficiënt en effectief uitvoeren van processen. Collect-iT richt zich op debiteurenbeheer. MA!N ondersteunt het credit management op alle vlakken en gaat verder. Functionaliteit: Debiteurenbeheer Incasso Credit risk management Klachtenmanagement CRM Reporting / analyse Cash forecasts Order approval Bijzondere functionaliteit Zeer flexibel, onder meer ten aanzien van interfaces(import/exports/webservices etc.), schermen, businesslogica etc. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Met vrijwel alle bekende systemen (onder meer SAP, Exact, Unit4, CODA, etc.) zijn interfaces. Ook kunnen zeer eenvoudige imports voor andere systemen gerealiseerd worden. Onderscheidend vermogen Flexibiliteit t.a.v. het meedenken in oplossingen en de opzet van de applicatie. Geschiktheid voor specifieke markten In vrijwel alle branches (gemeente, ziekenhuis, telecom, handel, productie) reeds geïmplementeerd. Door de flexibiliteit voor vrijwel alle branches geschikt. 28 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Internationale aanwezigheid De software is internationaal geïmplementeerd. Installatiemodel(len) Lokale installatie en Saas. Wat is uw visie op de toekomst Bedrijven zijn steeds meer op zoek naar software die tegen relatief lage kosten (standaard software), goed aansluit bij de behoefte van de organisatie (flexibele software). Door goed te kijken naar de inzet van actuele technische oplossingen, in combinatie met een slimme project aanpak en inhoudelijk kennis kan een standaardsoftware systeem geïmplementeerd en geconfigureerd worden tegen relatief lage kosten die zeer goed aansluit bij de behoefte van de organisatie. Het flexibel configureren van standaard software, met branche oplossingen, is hierbij dus steeds meer van belang. Niet de beperking van standaard software (=bedrijf past zich aan aan de software), maar de mogelijkheden van de flexibiliteit van een standaard systeem (=software past zich aan aan de organisatie) ziet CE-iT als een steeds belangrijker onderscheidend vermogen. Daarnaast zal het luisteren naar en vertalen van klantwensen steeds belangrijker worden. De klanttevredenheid staat in voorop! Wat u verder het melden waard vindt De applicatie is breed inzetbaar, van debiteurenbeheer, credit management tot ondersteuning van andere workflows. 29 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.6 Credit Management Solutions International (CMSI) Naam aanbieder : Credit Management Solutions International BV Naam oplossing : HA! DIGI Website leverancier : www.cmsibv.com Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (meertalig; Nederlands, Engels, Frans, Spaans, Duits) Korte omschrijving product en functies De creditmanagementsoftware van CMSI maakt het mogelijk om, naast debiteurenbeheer, ook zélf de minnelijke fase van incasso te doen. Daarbij wordt het logo gebruikt van een gerenommeerde derde partij (incassobureau of deurwaarder). De software faciliteert de verzending van de eerste en tweede aanmaning met het eigen bedrijfslogo; regulier debiteurenbeheer. De ondernemer kan er daarbij – naar eigen voorkeur – voor kiezen om de aanmaning per mail of juist per brief te laten verzenden. Weigert de debiteur na deze eerste aanmaning(en) nog steeds te betalen, dan kan men dus zelf de minnelijke incassofase uitvoeren. Vervolgens volstaat een enkele druk op de knop om het dossier door te zetten naar de betreffende incassopartner. De software kan er zo voor zorgen dat uw creditmanagementproces eenvoudiger verloopt. De minnelijke incassofase kan overigens ook worden ingezet zonder gebruik te maken van de ingebouwde debiteurenbeheermodule. Met behulp van de HA! DIGI-software leest de ondernemer de openstaande debiteurenlijst vanuit zijn boekhouding in. Zodra dit is gebeurd, kan hij de eerste aanmaning verzenden. Met als mogelijk resultaat: a) de debiteur betaalt: vanuit de software ontvangt de debiteur automatisch een brief, waarin keurig vermeld wordt dat het dossier na zijn betaling gesloten is. Ook wordt daarin benadrukt dat de relatie met hem bijzonder op prijs wordt gesteld; b) de debiteur betaalt een deel: de debiteur ontvangt een brief waarin aan hem bevestigd wordt dat er een deelbetaling plaatsgevonden heeft; c) de debiteur meldt een dispuut: in dat geval ontvangt de debiteur een brief met de mededeling dat zijn dossier ‘on hold’ gezet wordt. Hierin wordt de debiteur te kennen gegeven dat een en ander eerst nader wordt uitgezocht; d) de debiteur betaalt niet: er gaat nu een tweede aanmaning naar de debiteur uit, voorzien van het logo van de incassopartner. Blijft betaling alsnog uit, dan kan het dossier met één druk op de knop worden doorgezet naar de incassopartner. Een incassobureau haalt gemiddeld 70% van de openstaande vorderingen binnen met de eerste brief. CMSI geeft u als ondernemer de mogelijkheid om deze eerste klap zelf uit te delen, met alle voordelen die de Wet Incasso Kosten (WIK) u daarbij biedt! 30 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Bijzondere functionaliteit Gemiddeld wordt 50 - 70% gescoord met onze incassosoftware; waarbij ‘gescoord’ moet worden uitgelegd als: de zaak wordt opgelost c.q. de debiteur betaalt. Als de debiteur in deze fase betaalt, dan wordt het geld gestort op rekening van de ondernemer en níet op rekening van het incassobureau. Eventuele disputen worden ook gemeld bij de ondernemer zelf en níet bij het incassobureau. Doel daarvan is het invorderingsproces zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen, zodat de cashflow van de ondernemer zo min mogelijk wordt aangetast. Uiteraard is ook de WIK-staffel volledig geïntegreerd in de software, die WIKproof is. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen De HA! DIGI-software koppelt moeiteloos met Exact Online en Globe, Twinfield en Worldpay. Ook wordt er momenteel samengewerkt met UNIT4, Acceptemail en enkele banken. Onderscheidend vermogen De gebruiker van HA! DIGI is en blijft volledig in control over het proces. In goed overleg met de incassopartner wordt de inhoud van de aanmaningen en de vervolgbrief/e-mail secuur afgestemd. De toon van deze aanmaningen is uitermate belangrijk. Doel is immers om de relatie met de debiteur te behouden, al blijft de betaling (nog even) uit. HA! DIGI is een SaaS-oplossing waarvoor geen licentiekosten verschuldigd zijn. De gebruiker betaalt dus uitsluitend bij gebruik van de software. De kosten worden vastgesteld op basis van de aantallen onbetaalde facturen en de hoofdsom van deze facturen. Geschiktheid voor specifieke markten De HA! DIGI-software is geschikt voor alle markten! Huidige klanten zijn onder meer gemeenten, woningcorporaties, internetproviders, telecom-aanbieders, accountants en detacheerders. Maar ook kleine MKB’ers die vijf incasso’s per jaar doen en werken met o.a. Exact Online, Twinfield of UNIT4 Multivers behoren tot de klantenkring. Internationale aanwezigheid Ja, ons bedrijf CMSI International BV heeft een kantoor in Curaçao en in Nederland. Vanuit Curaçao zijn wij onder meer actief in Caribisch Nederland. Ook bedienen wij vanaf Curaçao een grote internet/kabelprovider, die onder meer dáár, in Jamaica en in Barbados actief is. Dichter bij (uw) huis is CMSI onder meer in gesprek met een nieuwe partij in België en met een grote internationale softwarespeler, om te bekijken naar welke landen de door ons ontwikkelde incassosoftware (geïntegreerd) kan worden uitgerold. Op korte termijn is dit in ieder geval de UK. Installatiemodel(len) HA! DIGI werkt op dit moment volledig als Cloud-toepassing. Locale installatie is niet aan de orde. Eind 2013 komt de tabletversie van HA! DIGI beschikbaar. 31 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.7 Creditsafe Naam aanbieder : Creditsafe Naam oplossing : 3D Ledger Website leverancier : www.creditsafe.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (in meerdere landen verkrijgbaar) Korte omschrijving product en functies Welke openstaande posten hebben een verhoogde kans op wantbetaling of afschrijving door een lage rating of dreigend faillissement? Op deze vraag geeft 3D Ledger een antwoord. De gebruiker(s) krijgt overzichtelijk de kredietwaardigheid en betaalgedrag te zien van haar klanten en kan zo de juiste prioriteiten stellen. Daarnaast biedt het programma de mogelijkheid om bellijsten te creëren en te plannen, bedrijven extra te monitoren en directieverslagen uit te draaien. 3D Ledger is een online oplossing, dus geen lange en dure implementatieperiode. Bijzondere functionaliteit Het programma ondersteunt haar gebruikers bij het uitvoeren van goed creditmanagement, echter onderscheidt het zich van andere aanbieders doordat de factuurgegevens gecombineerd worden met de bedrijfsinformatie van Creditsafe. Hierdoor kan men de risico nog meer beperken. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen 3D Ledger kan direct aan meer dan 560 boekhoudsystemen worden gekoppeld, dit is mogelijk d.m.v. een automatische koppeling of d.m.v. een handmatige import scheduler die handmatig door de klant wordt aangeleverd. Onderscheidend vermogen Het dusdanig meer inzicht geven dat creditmanagement ook interessant wordt voor verkoop in combinatie met een ongekende betaalbare prijs. Geschiktheid voor specifieke markten Voor elk bedrijf dat B2B zakendoet en op krediet levert. Internationale aanwezigheid 3D Ledger is nagenoeg in alle Creditsafe landen te gebruiken. Installatiemodel(len) Saas. 32 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Wat is uw visie op de toekomst 3D Ledger ondergaat voortdurend verbeteringen en uitbreidingen door, waardoor we steeds dichterbij komen bij een ultieme combinatie van externe informatie en de dagelijkse behoefte van bedrijven om de rekening sneller betaald te krijgen. Wat u verder het melden waard vindt Een vrijblijvende live demonstratie van het programma is mogelijk. Creditsafe biedt naast 3D Ledger meer betaalbare producten waarmee risico´s vermijd kunnen worden en kansen kunnen worden gecreëerd. 33 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.8 Credit Tools Naam aanbieder : Credit Tools B.V. Naam oplossing : CreditManager en CreditManager Online Website leverancier : www.credittools.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Korte omschrijving oplossing en functies Creditmanager is erop gericht om alle handelingen die met het beheer van uw debiteuren te maken hebben, waar zinvol en mogelijk, te automatiseren. Tevens wordt er zoveel mogelijk informatie opgeslagen zodat uw historische opbouw van informatie centraal kan worden beheerd. Door middel van de uitgebreide rapportages helpt CreditManager u naast het automatiseren van uw debiteurenbeheer ook met het uitvoeren van analyses op zowel operationeel en tactisch niveau. Dit helpt u zowel bij het optimaliseren van processen alsmede uw cashflow. CreditManager is beschikbaar in twee versies, eenmaal als client-server applicatie, en eenmaal als webbased tool. Hierbij bieden wij de keuze om CMO “on premise” te installeren, dan wel om de hosting aan ons uit te besteden. Bijzondere functionaliteit CreditManager is rijk aan functionaliteit. Uiteraard zijn alle standaard benodigde functionaliteiten zoals agendering, workflows, klachtenafhandeling, rapportages etc. aanwezig, maar daarnaast is het ook mogelijk om de debiteuren te scoren aan een hand van eigen scoringsmodellen, en kan het pakket een accurate cashflow voorspelling doen aan de hand van het historisch betaalgedrag van de debiteuren. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Standaard zijn er veel koppelingen beschikbaar zoals: -Kamer van Koophandel -Dun & Bradstreet -Graydon -Focum -Atradius -Creditsafe -10forIT etc. Onderscheidend vermogen CreditManager laat zich door middel van parameters en slimme workflows helemaal inrichten 34 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 naar de wensen van de klant. Daardoor kan voor iedere branche, en ieder type debiteur de ideale benaderwijze gekozen worden. Geschiktheid voor specifieke markten CreditManager wordt met name ingezet door grotere organisaties met veel debiteuren/facturen. Met name zitten onze klanten in: -Energie sector -Banken en verzekeraars -Transport -Textiel -Installatiebedrijven -Groothandel Internationale aanwezigheid CreditManager wordt in 20 landen gebruikt, zowel binnen- als buiten Europa. Installatiemodel(len) CreditManager wordt zowel in een SaaS-configuratie als lokaal geïnstalleerd aangeboden. Bovendien is er een volledig webbased versie die op alle tablets draait. Naam oplossing : Collector Website leverancier : www.credittools.nl Doelgroep : Incassobureaus Advocatuur Bijzonder beheer afdelingen Korte omschrijving oplossing en functies Collector is gericht op het effectief vormen van incassodossiers, en de opvolging ervan. Dat doen we door het aanmaken van een dossier op meerdere wijzen mogelijk te maken (importeren, handmatig, via internet) en de dossiers daarna te koppelen aan een krachtig workflow-systeem waardoor acties steeds tijdig en doelgericht op de agenda van de medewerkers verschijnen. Typerend voor een incassopakket is dat er veel berekeningen gedaan moeten worden in de dossiers. Denk aan het correct berekenen van incassokosten volgens diverse staffels, het uitrekenen van de vervallen rentebedragen via diverse methodes, en het afrekenen van dossier in de methodiek die u met uw cliënt bent overeengekomen. Door middel van verschillende “Rekenboxen” voert Collector deze berekeningen in de achtergrond uit zodat de portefeuille steeds een actuele stand heeft, en zowel debiteuren als opdrachtgevers correct belast worden. Door het dossiervormende karakter en de aansturing van processen via workflows is gebleken dat Collector ook zijn effectiviteit bewijst op tal van anderen terreinen. Zo bewaakt een grote hypotheekverstrekker zijn achterstallige posten, en stuurt het veilingsproces aan via Collector en past een energieleverancier Collector toe om energiefraude te registreren en op te volgen 35 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Bijzondere functionaliteit Door middel van zog. Credit Apps kan de functionaliteit van Collector verder uitgebreid worden, zonder dat we de broncode hoeven aan te passen. Zo is er een Hypotheken App, een Rolagenda App en een Tijdregistratie App voor de advocatuur, social media apps etc. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Standaard zijn er veel koppelingen beschikbaar zoals: -Mail to Pay -Graydon -Focum -Experian -10forIT -Faillissementen.com etc. Onderscheidend vermogen Collector is volledig op Microsoft componenten gebaseerd. Daardoor zijn zowel de database als de overige architectuur industrie-standaard. Geschiktheid voor specifieke markten Collector wordt vooral ingezet door grotere organisaties met veel dossiers. Onze klanten zijn betreffen met name: -Incassobureaus -Advocatuur -Energie sector -Banken en verzekeraars Internationale aanwezigheid Collector is volledig multi-taal en multi-valuta en wordt al in veel landen binnen- en buiten Europa ingezet. Installatiemodel(len) Collector wordt zowel in een SaaS-configuratie als lokaal geïnstalleerd aangeboden. Wat is uw visie op de toekomst Wij voorzien op het gebied van credit management software vooral een toenemend gebruik van webservices met als doel een betere integratie tussen pakketten onderling en derde partijen als incasso-organisaties, deurwaarders en informatiebureaus. Wat u verder het melden waard vindt CreditManager en Collector maken deel uit van een complete suite van creditmanagement software, van debiteurenbeheer, reconciliatie tot en met (juridische) incasso . De verschillende componenten kunnen op elkaar aangesloten worden, en zo een complete invoice-aanmaan-invorderstraat vormen, dan wel stand alone toegepast worden. 36 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.9 directDevice B.V. Naam aanbieder : directDevice B.V. Naam oplossing : directDebiteur Website leverancier : www.directdevice.nl / www.directdebiteur.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (Nederlands, Engels, Duits, Frans) Korte omschrijving product en functies directDebiteur biedt alle functionaliteit om een debiteur goed te kunnen beheren. Zowel de interne als externe communicatie kunnen vanuit het debiteurendossier worden geregeld. In één oogopslag alle informatie bij de hand. Op het niveau van de factuur en de debiteur kunt u klachten vastleggen, facturen op on-hold plaatsen en toezeggingen opslaan en controleren. Maximale flexibiliteit om de debiteuren optimaal te kunnen beheren. Met gedifferentieerd debiteurenbeheer van directDevice stemt u aanmaningstrajecten af op verschillende typen klanten. Bij het inrichten van de applicatie worden verschillende actiepaden aangemaakt. Een actiepad bestaat uit één of meerdere telefonische- en schriftelijke sommaties (brief, e-mail en sms). Aan een actiepad kunnen ook andere events, zoals intern overleg en ter incasso worden gekoppeld. In het actiepad wordt aangegeven na hoeveel dagen de vervolgactie dient te worden geagendeerd. Inzage in uw debiteurenproces is enkel mogelijk wanneer u over alle informatie beschikt. directDebiteur geeft u alle informatie die u nodig heeft over uw openstaande posten en presenteert uitgebreide analyses van uw debiteurenportfolio. Door middel van een uitgebreid scoremodel kunnen risico’s in uw portefeuille op basis van betalingsgedrag en externe data worden bepaald en behandeld. Bijzondere functionaliteit directDebiteur beschikt over enkele bijzondere modules op het gebied van risico analyse. CLAS (credit limit approval system); Limiet acceptatie van nieuwe en bestaande klanten. Risk manager; Uitgebreide risico analyse van zowel interne als externe data. Kredietinformatie; Direct externe informatie beschikbaar in het debiteurendossier. Rating van interne en externe data op basis van zelf bepaalde parameters. Uitgebreide management informatie is beschikbaar over het gehele debiteurenbeheer proces en risicobeheer. Daarnaast beschikt de software over een facturatie en CRM module voor het MKB. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen 37 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Met directDebiteur importeert u eenvoudig de gegevens vanuit uw boekhoudpakket. De meeste klanten importeren hun debiteuren en openstaande posten bestanden via een FTPupload. Dit is zowel de goedkoopste als snelst te implementeren oplossing. Overige koppelingen en interfaces zijn als maatwerk beschikbaar. directDebiteur beschikt tevens over koppelingen met nationale en internationale informatiedatabases en kredietverzekeraars. Onderscheidend vermogen De basis functionaliteiten van de meeste debiteurenbeheer software oplossingen zijn gelijk. Op basis van een actiepad automatiseren van de workflow vanuit een actielijst of debiteurenkaart. directDevice is echter de enige onderneming die een eigen kredietinformatie database tot haar beschikking heeft binnen het concern. De combinatie tussen risicomanagement en debiteurenmanagement is tijdens de huidige economische tendens een groot voordeel. Debiteurenbeheer is niet de taak van één afdeling maar een proces binnen de gehele organisatie. directDebiteur rekent dus geen hoge kosten per gebruiker. Koppeling met zowel een nationaal als internationaal alert systeem waardoor relevante wijzigingen over de klant direct beschikbaar kunnen worden gemaakt in directDebiteur. directDevice biedt de mogelijkheid om meerdere werkmaatschappijen binnen een concern makkelijk te beheren vanuit één applicatie. Door sleutelbeheer in de sofware ontstaan overzichten van debiteuren die zaken doen met meerdere werkmaatschappijen binnen een bedrijfsstructuur. De overzichten geven een totaal inzicht van kredietlimieten, acties en scores van alle deelnemingen binnen een bedrijfsstructuur. Geschiktheid voor specifieke markten directDevice heeft klanten in bijna alle branches. Oplossingen zoals CLAS zijn echter vaker gebruikt door bijvoorbeeld lease maatschappijen of andere organisaties waar de gemiddelde factuurwaarde hoog is. Internationale aanwezigheid directDevice werkt met internationale agenten in Duitsland, België en Cyprus en wil haar netwerk in 2013 verder uitbreiden. Installatiemodel(len) directDebiteur is een SaaS oplossing. Een tablet oplossing (application) is op dit moment niet beschikbaar. Maar omdat de software geen gebruik maakt van Flash is de software wel te gebruiken op alle tablets en smartphones. 38 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.10 DiscoverEdge Naam aanbieder : DiscoverEdge Naam oplossing : Working Capital Manager Website leverancier : www.workingcapitalmanager.com, www.discover-edge.com Doelgroep : Middelgroot Groot Internationaal Korte omschrijving product en functies Met de Working Capital Manager hebben alle actoren in uw (multinationale) onderneming(en) zowel diepte- als overzichtsinformatie rond werkkapitaal op elk moment voorhanden. De tool, die zijn data haalt uit de aanwezige ERP systemen, biedt u in enkele clicks een erg intuïtieve en grondige inkijk in alle processen die het werkkapitaal beïnvloeden: U let er op dat u uw leveranciers niet te snel betaalt? Welke items roteren niet snel genoeg of hebben een te hoge voorraad? Welke klanten betalen te laat of veranderen hun betalingsgedrag? Door deze inzichten is de focus steeds helder voor alle betrokkenen en kan alle aandacht gaan naar het uitvoeren van de optimalisaties. Met de Working Capital Manager neemt u een “jump start” naar: Snelle inzichten in een complexe materie Gerichte verbeteringsacties met een helder zicht op de return Continue opvolging d.m.v. transparante targets Een verhoogde bewustwording rond cash flow en werkkapitaal binnen de organisatie Met de “Working Capital Manager” wordt werkkapitaal & cash flow een topic dat leeft in de hele organisatie waarbij gerichte & continue acties de cash positie op zowel korte als lange termijn moeten verbeteren. 39 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Main dashboard Order-to-cash analysis Bijzondere functionaliteit Wat kan men verwachten van de “Working Capital Manager”? Visuele & intuïtieve representatie van de complexe processen gerelateerd aan werkkapitaal Mogelijkheid tot “interne benchmarking” en opvolgen van dynamische targets Directe navigatie naar de oorzaken van het exces/teveel in werkkapitaal Een direct antwoord op nuttige “wat-als” vragen via simulaties Stimulerende omgeving om samen te werken rond cash flow (notities, gemeenschappelijke werksessies,..) Continue beschikbaarheid via een web-gebaseerde omgeving op uw computer, mobiele telefoon of iPad Een geconsolideerde visie rond werkkapitaal over bedrijven en systemen heen mét behoud van detail. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen De “Working Capital Manager” connecteert met SAP, MS Dynamics NAV, MS Dynamics AX, BAAN, Venice, JD Edwards. Connectie met “custom” ERP systemen zijn ook mogelijk. Onderscheidend vermogen De “Working Capital Manager” combineert 3 eigenschappen in een krachtige software tool. 1. Bevat een schat aan kennis rond het managen en opvolgen van werkkapitaal 2. Brengt steeds een up-to-date kijk op de situatie van het werkkapitaal via úw ERP data 3. Is een gebruiksvriendelijke applicatie die het thema van cash flow en werkkapitaal tot ver buiten het financiële departement brengt. 40 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Geschiktheid voor specifieke markten De “Working Capital Manager” is toepasbaar op verschillende markten/processen & systemen. In zijn volledigheid (3 componenten) focust de oplossing zich op producerende bedrijven en industriële groepen met (multinationale) activiteiten. Internationale aanwezigheid DiscoverEdge heeft zijn kantoren in België en assisteert zowel nationale als internationale klanten (e.g. Europa, US, Mexico, China…) in het beheren van hun werkkapitaal en cash. DiscoverEdge werkt tevens samen met een gespecialiseerde partner op het gebied van werkkapitaaladvies: Brian Shanahan (Informita, UK) is een werkkapitaal specialist die meer dan 100 klanten in 34 landen bediende. Installatiemodel(len) Installatie gebeurt op de interne bedrijfsserver, al dan niet cloud (cfr. data security & integriteit). De Working Capital Manager applicatie is vervolgens beschikbaar via een web browser alsook met handige swipe, pinch & drag functionaliteiten op de tablet. Wat is uw visie op de toekomst Werkkapitaal en cash moeten leven in het hele bedrijf, zodanig dat elke werknemer zich als een kleine ondernemer gedraagt. Dit is alleen mogelijk indien de complexe onderwerpen inzichtelijk en begrijpbaar gemaakt kunnen worden buiten het financiële departement. Wat u verder het melden waard vindt Een gratis, maar volledige trial web-versie kan volledig vrijblijvend aangevraagd worden via www.discover-edge.com & www.workingcapitalmanager.com . 41 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.11 EuroSystems Automatisering Naam aanbieder : EuroSystems Automatisering B.V. Naam oplossing : Credit Navigator Website leverancier : www.eurosystems.nl Doelgroepen: - Creditmanagement organisaties: Gerechtsdeurwaarders en incassokantoren - Creditmanagement afdelingen: Debiteuren-, achterstands- en bijzonder beheerafdelingen van banken, hypotheekverstrekkers, overheid en B2B & B2C organisaties met een hoog volume. Korte omschrijving product en functies Credit Navigator ondersteunt het hele creditmanagementproces, van facturatie tot schuldbewaking. Dit noemen wij ketenintegratie. (zie afbeelding). Credit Navigator stelt u in staat om een 360-graden benadering toe te passen en een volledig centraal klantbeeld op de bouwen. Vanuit deze visie is Credit Navigator ook uitermate geschikt voor toepassing door debiteuren-, achterstands- en bijzonder beheerafdelingen en voor automatisering van processen als predictive beheer, termijnenbeheer, zekerhedenbeheer en uitwinnen. Met Credit Navigator bent u in staat om een volledige, digitale dossieradministratie op te bouwen. Deze dossiers zijn overal en altijd beschikbaar. Vanuit deze 360-graden benadering kunt u uw processen binnen Credit Navigator optimaal inrichten. 42 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Bijzondere functionaliteit Financiële Administratie Naast dossierbehandeling van A tot Z is ook de financiële administratie volledig in de applicatie geïntegreerd. Dit is met name voor de professionele incassobureaus en gerechtsdeurwaarderskantoren zeer belangrijk. Een 100% aansluiting tussen de dossieradministratie en de financiële administratie is hiermee gegarandeerd. Uiteraard is de softwareoplossing ook te integreren in een ERP-omgeving, zonder gebruik te maken van de financiële administratie. Zo is de oplossing optimaal inzetbaar voor het insourcen van ‘hoog volume’ incassowerkwerkzaamheden. De kracht van Credit Navigator is gebaseerd op de volgende pijlers: Credit View voor een volledig klantbeeld Niet alleen de juiste gegevens van de klant, maar ook een compleet beeld van de vorderingen en mogelijkheden van de klant leiden tot de juiste aanpak. In Credit Navigator staat de klant centraal. Met behulp van dataverrijking, ontdubbelen en historische gegevens, wordt het juiste klantbeeld opgebouwd. Daarna kan segmentatie plaatsvinden. Credit Flow voor optimale processen Credit Navigator kan op basis van data over klanten en vorderingen een passend proces aanbieden. Met het MapRouteSysteem kunnen verschillende behandelpaden in de tijd worden uitgezet. Met de module Voorwaarden worden tijdens het proces automatisch controles en beslissingen uitgevoerd. Deze twee samen vormen een krachtige workflowoplossing en maken van Credit Navigator ‘decision making software’. Credit Channel voor flexibele communicatie Door het volledige klantbeeld en de intelligente workflow kan men klanten vanuit Credit Navigator flexibel benaderen. Flexibel in de tijd, maar ook qua inzet van alle communicatiekanalen zoals telefonie, post, sms, e-mail, voice broadcast, digitale acceptgiro’s, huisbezoeken en webportals. Alle inkomende en uitgaande communicatie kan worden vastgelegd. Zo heeft u altijd de laatste status, digitaal en overzichtelijk. Credit Connect voor efficiënt samenwerken Credit Navigator maakt digitaal samenwerken in de creditmanagementketen mogelijk. Niet alleen wordt data digitaal gedeeld tussen partners in de creditmanagementketen, ook de terugkoppeling verloopt geautomatiseerd. Het is dé oplossing voor een geslaagde samenwerking tussen met uw opdrachtgevers, het incassobureau en/of gerechtsdeurwaarderskantoor en derden. 43 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Credit Integration voor een totaaloplossing Credit Navigator kan worden geïntegreerd in het bestaande applicatielandschap. Door middel van een interface kan Credit Navigator naadloos communiceren met de aanwezige bronsystemen en financiële applicaties. Credit Reporting voor een duidelijk overzicht Credit Navigator bevat een groot aantal standaardoverzichten en -rapportages. Voor het maken van maatwerkoverzichten en aanvullende rapportages is een standaard koppeling met Hyperion beschikbaar. Voor de communicatie met externe relaties beschikt Credit Navigator over standaard webportals. Met behulp van webservices kan Credit Navigator ook eigen webportal(s) voorzien van de juiste, realtime data. Credit Analytics voor de juiste keuzes Rapportages moeten door analyse leiden tot bruikbare sturingsinformatie. De uitgebreide manier van vastleggen van gegevens en werkzaamheden in Credit Navigator maakt het mogelijk om alle input te relateren aan de uiteindelijke output. Deze output valt weer te gebruiken voor procesverbetering en scoremodellen. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen De basisapplicatie kan worden uitgebreid met talloze modules om de credit management werkzaamheden van klanten nog verder te automatiseren. Deze zijn speciaal voor EuroDossier/Credit Navigator geschreven en sluiten daardoor naadloos aan op de applicatie. Een aantal voorbeelden: AcceptEmail: digitaal factureren en herinneren per e-mail en direct betalen via iDeal Annabel: debiteuren herinneren via voicebroadcasting en SMS Scan module: de applicatie koppelt gescande documenten automatisch aan de juiste dossiers Standaard productie- en managementrapportages Hyperion: zelf (complexe) management rapportages op maat maken. Business Intelligence tool Document Logistiek: samenwerking met Ricoh voor het efficiënt printen van hoge volumes complexe documentensets PayPortal: extra mogelijkheden/kanalen om eenvoudig openstaande facturen te voldoen Track & Trace: optimale routes en vastlegging van documenten(statussen) XML module, klanten van EuroSystems kunnen eenvoudig onderling (dossier)informatie uitwisselen Dataverrijking: inzien en direct inlezen van persoonsgegevens via b.v. Focum en Experian 44 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Insolventie: automatisch periodiek verwerken van insolventiegegevens Modules GBA en WSNP Koppelingen met SNG, CJIB, en DUO Onderscheidend vermogen Ervaring en kennis; een jarenlange specialisatie in creditmanagement. Van oudsher heeft EuroSystems zich gericht op incasso, gerechtsdeurwaarders en debiteurenbeheer. Inmiddels ondersteunt de softwareoplossing alle fases van het creditmanagementproces, van debiteurenbeheer tot en met schuldbewaking. Credit Navigator maakt particuliere en zakelijke debiteuren uniek. Dit leidt tot een bijzonder totaalbeeld van alle aanwezige debiteuren, hoofdsommen en onderliggende facturen. Alle lopende en afgesloten vorderingen zijn gekoppeld aan die ene unieke debiteur. Door middel van interne- en externe scoringsmodellen op die unieke debiteur en daarnaast de uitgebreide workflow module, voegt men waar gewenst intelligentie toe aan het proces. “Voorwaarden” is de zeer krachtige module om workflows in te regelen. Iedere denkbare workflow is mogelijk. Dit maakt de software bij uitstek geschikt om op basis van zelf te definiëren segmentatiecriteria debiteuren flexibel te benaderen. Flexibel in de tijd, maar ook qua inzet van de gewenste communicatiemiddelen (telefoon, brief, sms, e-mail, huisbezoek etc.) en (rechts)maatregelen. Eén unieke debiteur met een eigen incassostrategie, dat bespaart inzet van middelen en levert uiteindelijk het meest op. EuroSystems is een Nederlands bedrijf met lokaal management en consultants. Dit leidt tot een optimale kennis van en focus op de Nederlandse markt, met korte lijnen en een pragmatische projectaanpak. EuroSystems is ISAE 3402 type-II gecertificeerd. ISAE 3402 is een internationaal geaccepteerde auditing standaard die organisaties in staat stelt uniforme informatie omtrent de beheersing van de organisatie en processen aan haar opdrachtgever te verstrekken. Door input van gebruikersvereniging ‘DipNed’ is de applicatie continu in ontwikkeling en groeit deze mee met de markt. Investeringen worden veelal gedragen door de diverse belanghebbenden in plaats van de individuele kantoren. Daardoor zitten we dicht op de markt en kunnen we zeer adequaat inspelen op behoeften in ontwikkelingen. DipNed vormt een waarborg voor de continuïteit van Credit Navigator. Geschiktheid voor specifieke markten Incassobureaus Gerechtsdeurwaarders Banken (achterstandsbeheer) Hypotheekverstrekkers (achterstandsbeheer) Financieringsmaatschappijen Verzekeraars 45 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Energiemaatschappijen Telecom Overheid, etc. Installatiemodel(len) Credit Navigator is in hoofdzaak een SaaS-oplossing, maar is tevens beschikbaar als lokale installatie. Toegang tot de applicatie is ook realiseerbaar via een tablet. Wat is uw visie op de toekomst De samenwerking in de creditmanagementketen tussen opdrachtgevers, incassokantoren en gerechtsdeurwaarders zal verder worden geoptimaliseerd. Software zal deze optimalisatie moeten ondersteunen door uitwisseling van gegevens in de keten eenvoudiger te maken. Daarnaast zal creditmanagement steeds meer maatwerk worden. Er wordt gezocht naar een optimale communicatiemix richting iedere klant/debiteur. Software zal dit ondersteunen door integratie van interne en externe data in het proces. Dit zal leiden tot optimale segmentatie en een behandelplan wat afgestemd is op de klant. Wat u verder het melden waard vindt Credit Navigator is medio 2013 live gegaan als opvolger van EuroDossier. Naast een volledig nieuwe user-interface en een nieuw technisch platform, biedt Credit Navigator ook voor kredietverstrekkers, verzekeraars, energieleveranciers en de overheid alle functionaliteit om hun achterstanden optimaal te beheren. Credit Navigator stelt de markt in staat om onderling te communiceren. Opdrachtgevers, incassopartijen en gerechtsdeurwaarders kunnen onderling dossiers uitwisselen in de verschillende fases van het proces. Credit Navigator automatiseert de volledige creditmanagementketen, ook over de partijen heen. Eén unieke debiteur, segmentering, slimme workflows en het juiste gebruik van data leiden tot een optimale inzet van de beschikbare resources en tot een beter incassoresultaat. U krijgt weer grip op uw risico's. 46 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.12 Experian Naam aanbieder : Experian Naam oplossing : Tallyman Website leverancier : www.experian.nl Doelgroep : Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Voor middelgrote organisaties en afhankelijk van de eisen is er Tallyman EasyStart. Dit is een variant met beperkte functionaliteit. Doorgroei naar uitgebreidere variant is hierna wel mogelijk. Tallyman is bij uitstek geschikt voor grote organisaties die hoge volumes beheren in achterstanden (Consumenten markten zoals banken, verzekeraars, utilities, overheid). TM kan multi-label worden geconfigureerd. TM wordt in 40 landen gebruikt en kent multi-country configuraties. Korte omschrijving product en functies Experian’s Tallyman debt management platform offers a complete solution that will allow clients ensure rapid ROI by utilising agile deployment and optimised ability to further enhance the solution. Leveraging best practice derived from Experian’s experience with some of the world’s most respected names in the banking, Telco, and utilities markets, Tallyman provides a comprehensive toolkit to address the challenges faced in collections. Key benefits of the platform include: • A sophisticated, rules-based workflow engine filters debtors into the most appropriate segment based on a range of defined characteristics and their performance and interaction with your company to date. These segments can then be easily assigned to the most efficient semi-automated or fully automated treatment strategy. • Collector performance can be monitored and managed down to a fine level of detail. Relative peer and workload comparison data can be produced enabling performance measurement identify training needs and incentivize staff. • All information stored in, generated by, or accessible to Tallyman is available for management information. This includes transactional information, audit information at operational and configuration levels, user, and portfolio performance statistics, etc. Tallyman is compatible with standard SQL reporting tools, but utilises MicroStrategy reporting as a standard. 47 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 • Tallyman uses industry standard, proven technology. It is written using Java (J2EE), which means that your company can choose a scalable platform and database that complies with corporate IT standards. • The system takes information from a number of different sources and produces customer-level (if required per intermediary level) information that enables the business to make strategic decisions on treatment at the intermediary or account (policy) level. • Tallyman also has dedicated debt collection agency (DCA) management software that will enable your company to creatively manage the agency placement process. It can also be used over a secure Internet (https) connection by clients partners and agents, thereby ensuring seamless workflow and constantly relevant and updated customer records. Tallyman’s underlying technology uses industry standard components and development standards to deliver a functionally rich innovative and creative collections environment. Tallyman has many benefits in terms of functionality, use of technology, and product innovation. These include, but are not limited to: • n-tier Java based architecture • Database independence, including remote database access • A configuration module for graphical design of workflow and treatment paths • Multi-currency, multi-lingual • User interface configuration, displays information relevant to the case in hand • HTML Web delivery enabling remote access via the intranet or Internet • Multiple communication channels including SMS, e-mail, letter, fax, Web • Call guidance/scripting • Online HTML user configurable business process manual • Real time integration with middleware including IBM MQ series • Web service integration for the extraction of data from external systems Bijzondere functionaliteit Tallyman ensures a rapid return on investment with the flexibility to institute continuous improvement for clients to address ongoing changes in the Collections business environment or strategy. It provides a functionally rich environment that supports the following: Customer risk profiling – Tallyman’s risk classification decides the appropriate collections treatment for an account. Based on this customer risk profiling, accounts undergo varying collections treatment in Tallyman. 48 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Segmentation and strategies – Appropriate segmentation and strategies specifically designed for your company provides the power of differentiated treatment which in turn reduces bad debt, enhances contact rates and reduces customer/intermediary dissatisfaction. Collection actions – Organizations use a variety of collection actions to prompt a debtor for payment. Tallyman supports a wide range of automated collection actions including sending of reminder letters, SMS, and assignment to third-party agencies. Agent screens – A set of screens for collection agents, supervisors, and managers provides ability to view and perform manual collection activities (e.g. set up payment arrangement) to manage intermediaries and their accounts. Pre-configured reports – A great number of pre-configured reports is available. These reports monitor the performance/success of collection strategies. In addition, reports are provided to measure collector/agency performance and to facilitate incentive calculation. There are broadly two categories of reports – management/strategic reports and operational reports. Third-party management – The third-party management component provides functionalities including automated assignment, management of communication/data updates during assignment, and settlements at the end of assignment to allow an organisation to manage third-party debt collection agencies and legal entities. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Integration – A collection system requires integration to various other systems in a business environment including loan management, product management, CRM, third-party agencies and messaging gateways, to name a few. Our design facilitates easy integration to key systems in a typical business environment. Data feeds – Information will be delivered to Tallyman to manage intermediary accounts/policies throughout the delinquency cycle. The primary sources of collectionsrelated data are loan and product management systems, CRM, and payment systems. The solution provides a built-in framework to provide the necessary data feeds to the system. Onderscheidend vermogen Experian has a great deal of experience of implementing Tallyman to time and budget. Our business and implementation consultants have unparalleled experience with working in complex environments to effectively integrate Tallyman with a variety of third-party systems. This accumulated knowledge will deliver a low risk, highly-effective collections system. Experian is committed to providing the highest quality product development, support, training, and consultancy in order to continually add value to Tallyman and to enhance the partnership we enjoy with our customers. These services combined with the inherent flexibility and extensive functionality ensures that Tallyman will provide the best collections solution now and well into the future. 49 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Geschiktheid voor specifieke markten Tallyman have been implemented throughout 40 countries worldwide at many leading financial institutions as well as many other businesses in different sectors. Combined with Experian’s vast experience through its data and other analytics solutions, the argument for Experian and Tallyman is compelling. Internationale aanwezigheid Zie hiervoor. 50 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.13 Finan Naam aanbieder : Finan B.V. (Topicus groep) Naam oplossing : Finan Order2Cash Website leverancier : www.finan02c.nl of www.finan.nl Doelgroep : Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Partijen, die hun energie aan hun vele klanten/burgers willen besteden. Korte omschrijving product en functies Finan Order2Cash biedt volledig geautomatiseerde financiële- en procesondersteuning voor het “oriëntatie tot tevreden klant” proces, als ondersteuning van een naadloze klantreis. Vanaf het moment dat de klant zich oriënteert en bestelt, de levering en facturatie plaatsvindt, tot een succesvolle betaling. Als leverancier heeft u geen omkijken meer naar de afhandeling van een order; het proces is van bestelling, scoring tot en met (af)betaling of bijzonder beheer geautomatiseerd, met een STP graad van meer dan 95 %. Mede dankzij slimme algoritmes, open source webservices en klant self service. Daarom heeft de grootste etailer van Nederland bewust gekozen Finan Order2Cash. De software is ook uitstekend en snel inzetbaar bij bedrijven en instellingen in sectoren als telecom, utiliteit, overheid en financiën. Bijzondere functionaliteit De software is gebouwd rond het contract, de meest elementaire bouwsteen van de keten. Alle services zijn daarvan afgeleid, zoals scoring, risico inzicht, facturatie, retouren, betaling etc.. waardoor flexibiliteit exponentieel toeneemt en met slechts 1 real time dataset gewerkt wordt, Big data proof. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Alles op basis van webservices: BKR, Risk en credit data, Sepa Pain/Camt. Boekhoudpakketten, Document managementsystemen, Enterprise Service Bus (ESB). Onderscheidend vermogen 1. Aanpassingsvermogen – Zowel eenvoudig aan te sluiten op legacy IT landschap als gemakkelijk (financiele) producten te configureren (bijvoorbeeld “gespreid betalen”) 2. Schaalbaarheid – zoals bijv. bij grootste retailer van Nederland, Wehkamp.nl; 3. STP graad – van oriëntatie via order to cash – minder dan 5% manuele uitval. Geschiktheid voor specifieke markten 51 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 1. Elke partij met veel klanten (transacties) (>10.000 per jaar). Dus grote gemeentes, telecom, incassobedrijven, utiliteit, reiswereld, micropayment instellingen, woningcorporaties, grote (r)etailers, consumer app distributeurs; 2. Bedrijven met juist zware manuele order to cash processen en hogere Euro volumina, die hun conversie en klanttevredenheid willen verhogen en besparen op FTE en werkkapitaal. Internationale aanwezigheid (Nog) niet multi lingual, multi currency, m.u.v. zakelijk krediet scoring en analyse (ING global). Installatiemodel(len) Alle installatie typen mogelijk: SaaS, lokaal, licentie. Wat is uw visie op de toekomst Doeltreffend de consument en/of ondernemer aan het roer zetten geeft significante voorsprong voor alle leveranciers. Vaak is het aangaan en onderhouden van een overeenkomst net zo spannend voor uw klant als voor u.. De techniek maakt het mogelijk om traditionele grenzen tussen betalings-, financierings-en verzekeringsprocessen weg te nemen, waardoor “oriëntatie tot cash” processen in alle sectoren vele malen klantvriendelijker, sneller en goedkoper. Dat is onze visie op ketenintegratie. Wat u verder het melden waard vindt Bedrijven, banken, verzekeraars en overheden met grote aantallen klanten worstelen om zowel elk klant persoonlijk omnichannel te bedienen als de financiële processen efficiënt uit te voeren. Finan Order2Cash is de eerste SaaS oplossing die hieraan een einde maakt voor de totale klantreis. Kijk op www.finan.nl om te zien hoe Wehkamp.nl hiervan profiteerde in haar exponentiele groei. 52 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.14 FIQAS Software B.V. Naam aanbieder : FIQAS Software B.V. Naam oplossing : Abillity® Website leverancier : www.fiqas.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Korte omschrijving product en functies FIQAS biedt met Abillity® een bewezen totaaloplossing voor tarifering, facturatie, incasso en creditmanagement. Het inzetten van Abillity® betekent volledige controle over uw financiële processen, hoe complex deze ook zijn. Door middel van configuratie is de oplossing snel en eenvoudig aan te passen aan de specifieke processen en presentatie van uw organisatie, waardoor Abillity® uw organisatie van aanpassingsvermogen voorziet. FIQAS heeft vanuit jarenlange (nationale en internationale) ervaring een duidelijke visie ontwikkeld op collection & credit management, maar ook op de processen die daaraan voorafgaan. FIQAS heeft deze visie vertaald in een gebruiksvriendelijke toepassing, die aantoonbaar helpt bij het verlagen van uw DSO en het aantal crediteringen. 53 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Abillity® is modulair opgezet waardoor het ook op deelgebieden kan worden ingezet. Dit maakt het ook mogelijk om gefaseerd tot een volledige optimalisatie van het gehele financiële proces te komen. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Gedurende de twintig jaar dat FIQAS actief is in deze markt zijn er al vele tientallen koppelingen beschikbaar gekomen, zowel voor batch-gewijze als real-time verwerking. Door de open structuur van onze software kunnen nieuwe koppelingen met andere toepassingen snel worden gerealiseerd. Onderscheidend vermogen Abillity® is een configurabele oplossing die volledig op maat kan worden ingeregeld en waarmee ook direct kan worden ingespeeld op veranderingen binnen en buiten de organisatie. Als gebruiker van Abillity® profiteert u ook direct van de kennis en ervaring die FIQAS heeft als serviceprovider op het gebied van facturatie, incasso en creditmanagement. Onderscheidend zijn wij ook door onze specialisatie in de processen voorafgaand aan incasso en creditmanagement. Het is onze overtuiging dat financiële processen ‘aan de achterkant’ pas optimaal kunnen zijn als het proces ‘aan de voorkant’ goed geregeld is, dus dat het adequaat inregelen en toepassen van contract- en prijsafspraken randvoorwaardelijk is voor een zo laag mogelijke ‘bad debt’ binnen incasso- en creditmanagementprocessen. Tot slot bieden wij onze diensten zowel ‘in-house’ als op basis van outsourcing aan (FIQAS Billing & Collection Services), waarmee we uw organisatie ook op het personele vlak kunnen ontzorgen. Onze klanten kunnen zich daardoor focussen op hun kernactiviteiten, terwijl specialisten van FIQAS zorg dragen voor facturatie, debiteurenbeheer en betalingsverwerking. Aanvullende voordelen hierbij zijn onze brede ervaring en deskundigheid (leidend tot optimale procesinrichting), schaalbaarheid, continuïteit en –zeker niet onbelangrijk- kostenreductie. U kunt daarbij rekenen op ons aanpassingsvermogen in het samen met u vinden van het meest aantrekkelijke prijsmodel, bijvoorbeeld door het volledig variabel maken van uw kosten voor facturatie, incasso en creditmanagement. Geschiktheid voor specifieke markten Software van FIQAS wordt over het algemeen gebruikt door partijen met bovengemiddeld complexe administratieve en financiële processen, meestal in combinatie met grote datavolumes, zoals netwerk service providers (b.v. telefonie, televisie, internet, utility/energie), aanbieders van loyalty programma’s (b.v. brandstofpassen, communities), grote internetmarktplaatsen en logistieke dienstverleners (b.v. webwinkels). Vrijwel elk proces, hoe complex ook, kan in de software van FIQAS worden ingericht en zo nodig snel worden aangepast aan de ontwikkelingen. Internationale aanwezigheid Door een goede samenwerking met onze bestaande klanten zijn we met alleen een vestiging 54 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 in Nederland regelmatig over de landsgrenzen gegaan, waardoor onze oplossingen in 2014 ingezet zullen zijn op vrijwel alle continenten. Binnen Europa bedienen we klanten in Nederland, België, Luxemburg, Duitsland, Engeland, Schotland, Frankrijk, Italië en Tsjechië. Onze oplossingen zijn dus bewezen internationaal inzetbaar. Installatiemodel(len) Lokaal, hybride SaaS-oplossing (software in combinatie met outsourced services). Webportaal voor klantenservice en klanten. Wat is uw visie op de toekomst Wij zien diverse trends die ertoe leiden dat er meer en complexer gefactureerd zal worden. Communities en bepaalde diensten die nu nog gratis zijn zullen prijsmodellen moeten gaan hanteren. Er is daarnaast een duidelijke beweging van ‘bezit naar gebruik’, waardoor veel vaker ‘pay per use’ zal worden toegepast. Daarnaast zien we ontwikkelingen in de richting van gezamenlijk inkopen maar ook naar het bundelen van de afname van bepaalde diensten vanuit de gebruiker, die op steeds eenvoudiger wijze zal willen kunnen betalen (b.v. middels een smartphone, online of wellicht via een ‘borg/wallet principe’). Al deze ontwikkelingen leiden tot meer complexiteit in afrekenen en incasseren en daar is FIQAS met haar systemen op voorbereid, zowel in het voortraject (tarifering en facturatie) als daarna (incasso en creditmanagement). Onder druk van de crisis, maar ook daarna zal grote behoefte zijn/blijven aan efficiënte bedrijfsvoering met zo min mogelijk kosten en zo min mogelijk ‘bad debt’.Daarmee zal het belang van correcte en tijdige facturatie en van gefundeerd creditmanagement toenemen en daarmee ook de behoefte om creditmanagement daadwerkelijk te integreren in het volledige bedrijfsproces. Organisaties willen over een volledig en actueel klantbeeld beschikken en continu zicht houden op risico en rendement van hun dienstverlening. FIQAS speelt hier op in door geaggregeerde transactiedata via Business Intelligence binnen haar applicaties te ontsluiten, zodat ook de ‘big data’ component gewaarborgd is binnen onze oplossingen. Wat u verder het melden waard vindt Met de software en services van FIQAS houdt elke opdrachtgever greep op cruciale bedrijfsprocessen. Hierbij geldt in alle gevallen dat er snel kan worden ingespeeld op marktontwikkelingen, en eenvoudig aansluiting kan worden gevonden op andere administraties, indachtig het bedrijfsmotto van FIQAS: Aanpassingsvermogen is de sleutel tot succes! FIQAS heeft MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) hoog in het vaandel staan. FIQAS is een onderneming met ‘hersens en hart’ en wij streven een goede, eerlijke en duurzame relatie na met onze klanten, medewerkers en de maatschappij. 55 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.15 Graydon Nederland Naam aanbieder : Graydon Nederland BV Naam oplossing : Credit Management Online (CMO) Website leverancier : www.graydon.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Korte omschrijving product en functies Credit Management Online is een softwarepakket dat credit managers en debiteurenbeheerders ondersteunt bij het uitvoeren van hun taak en de bedrijfsleiding voorziet van uitgebreide informatie over de stand van zaken en het verloop binnen de debiteurenportefeuille. Doordat de software volledig online is ingericht, kunt u altijd en overal uw cashflow en DSO (Days Sales Outstanding) beheren en hoeft u niet te investeren in harden software. In combinatie met uitstekende integratie met de bedrijfsinformatie- en incassodiensten van Graydon heeft u dé tool in handen om uw debiteurenbeheer professioneel en efficiënt in te richten. Het pakket wordt gevoed vanuit het boekhoudsysteem en (optioneel) vanuit de Graydon databank. De zeer overzichtelijke gebruikersinterface kan aangepast worden aan de wensen van de betreffende gebruiker. Bijzondere functionaliteit Graydon Credit Management Online heeft een perfecte koppeling met bedrijfsinformatie en kredietbeoordelingen (zie ook hierna bij ‘interfaces/koppelingen’). Deze beoordelingen behoren tot de internationale top van financiële ratings. Graydon voldoet als enige kredietinformatiebureau aan de internationale ISO 10674 richtlijn voor rating- en scoringssytemen. Daarnaast beschikt Graydon over de meeste betaalervaringen. Het betaalgedrag van de onderneming is cruciaal om de actuele financiële gezondheid te bepalen. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Credit Management Online heeft een perfecte koppeling met bedrijfsinformatie en kredietbeoordelingen. Deze beoordelingen behoren tot de internationale top van financiële ratings. Graydon voldoet als enige kredietinformatiebureau aan de internationale ISO 10674 richtlijn voor rating- en scoringssytemen. Daarnaast beschikt Graydon over de meeste betaalervaringen. Het betaalgedrag van de onderneming is cruciaal om de actuele financiële gezondheid te bepalen. Het is uiteraard ook mogelijk om uw vorderingen bij Graydon Incasso in te dienen voor een laatste sommatie en/of een incassotraject. De status van uw vorderingen kunt u gaan volgen vanuit CMO zodat u 1 portaal heeft voor uw belangrijkste debiteurenbeheer zaken. 56 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Onderscheidend vermogen De nieuwe credit management software zorgt voor een automatische workflow en registratie, geautomatiseerde dagelijkse werkverdeling en overzichtelijke management rapportages zoals de DSO ontwikkeling. Daarnaast hebben debiteurenbeheerders zonder extra handelingen toegang tot alle relevante gegevens over de kredietwaardigheid van de debiteur, en worden incasso’s met één druk op de knop ingediend. Geschiktheid voor specifieke markten Credit Management Online is actief in verschillende markten en landen en kan dus in ieder gewenst marktsegment en ieder gewenst land worden ingezet. Installatiemodel(len) Credit Management Online is een SaaS oplossing, maar kan ook als lokale installatie worden aangeboden. Wat is uw visie op de toekomst Graydon wil in de (nabije) toekomst nog meer producten aanbieden om bedrijven succesvol te maken. Automatisering is een steeds belangrijker wordend onderdeel van het credit management vak en Graydon wil voorop lopen. Met de vooruitstrevende tool Credit Management Online biedt Graydon nu en in de toekomst een hoogwaardige debiteurenbeheer tool die de klant in staat stelt om het totale credit management beleid vanuit ’één systeem te beheersen. 57 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.16 iFlow Naam aanbieder : iFlow Naam oplossing : iFlow Incasso Website leverancier : www.iflow.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Korte omschrijving product en functies iFlow Incasso is krachtige en specialistische incasso-software voor o.a. incassobureaus en advocatenkantoren. iFlow Incasso is (en wordt) ontwikkeld in samenwerking met professionele bedrijven uit de incassobranche en streeft ernaar u zoveel mogelijk werkzaamheden uit handen te nemen. iFlow Incasso zorgt voor diverse automatische financiële berekeningen zoals de rente en incassokosten en met behulp van flexibele workflows wordt een dossier van het begin tot het eind verwerkt. Gedurende het (pre)incassotraject kunnen er automatisch brieven, emails en sms berichten worden verstuurd aan debiteur of opdrachtgever en kunnen er contactmomenten worden ingepland. Alle gedane acties worden automatisch vastgelegd voor een volledige dossiervorming. Dit zorgt ervoor dat u met iFlow Incasso al uw dossiers eenvoudig en efficiënt kunt behandelen, waardoor u méér dossiers in minder tijd kunt verwerken! De belangrijkste functionaliteiten van iFlow Incasso zijn: DIGITALE DOSSIERVORMING Volledig digitale dossiervorming, eenvoudig bijhouden alle relevante gegevens AGENDA Uitgebreide (automatische) agenda met herinneringsfunctie zoals in Outlook CORRESPONDENTIE Automatisch genereren correspondentie in MS Word en PDF formaat, verzending via post, email, sms en fax. DOCUMENT MANAGEMENT Centrale opslag van al uw documenten en correspondentie d.m.v. document management WORKFLOW Een uitgebreide workflow die (indien gewenst) per opdrachtgever is in te stellen 58 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 BULKVERWERKING Dankzij de uitgebreide workflow en de mogelijkheid om dossiers te importeren kunt u snel en eenvoudig grote hoeveelheden dossiers verwerken AUTOMATISCHE BEREKENINGEN Automatische berekening van alle (flexibele) financiële gegevens MANAGEMENT INFORMATIE Statistieken en informatie om de aansturing van medewerkers te bevorderen, o.a. via Excel WEB-ENABLED Volledig gebaseerd op webtechnologie; indien gewenst kunt u via internet gebruik maken van iFlow Incasso ONLINE DOSSIERINZICHT 7 dagen per week, 24 uur per dag online dossierinzicht voor uw opdrachtgevers en debiteuren Bijzondere functionaliteit iFlow Incasso is uit te breiden met drie modules waarmee u uw dienstverlening nóg completer kunt maken: 1. iFlow Incasso Opdrachtgeverportal: De iFlow Incasso Opdrachtgeverportal is een website die kan worden gekoppeld aan de database van iFlow Incasso. Hierdoor hebben uw opdrachtgevers inzicht in de actuele status van hun dossiers. Via hun eigen gebruikersnaam en wachtwoord en een beveiligde verbinding kunnen zij: De status van dossiers volgen Alle acties van een dossier inzien (u kunt via de iFlow Incasso applicatie zelf bepalen welke acties uw opdrachtgever wel of niet mag zien) Reacties plaatsen in het dossier Betalingen doorgeven Bestanden opsturen Bestanden downloaden 2. iFlow Incasso Debiteurenportal: De iFlow Incasso Debiteurenportal is, net als de Opdrachtgeverportal, een website die kan worden gekoppeld aan de database van iFlow Incasso. Via deze website hebben uw debiteuren inzicht in de actuele status van hun dossiers. Via hun eigen gebruikersnaam en wachtwoord en een beveiligde verbinding kunnen zij: De status van een dossier volgen Reacties plaatsen in het dossier 59 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Bestanden opsturen Vorderingen betalen via iDeal 3. iFlow Incasso Outlook module: De iFlow Incasso Outlook module is een module waarmee u automatisch alle binnenkomende email kunt verwerken. De email wordt door de Outlook module doorzocht op dossiernummers en indien er één of meerdere dossiernummers worden gevonden zal de email automatisch binnen iFlow Incasso worden opgeslagen in de correspondentiemap van het dossier. Binnen iFlow Incasso wordt de behandelaar van een dossier middels een agendapunt en actie geïnformeerd over de binnengekomen email. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen iFlow Incasso heeft een koppeling met Outlook d.m.v. de Outlook Module. Daarnaast zijn koppelingen met boekhoudpakketten mogelijk o.b.v. maatwerk, zo zijn er koppelingen ontwikkeld voor King en Exact. Op korte termijn is het de bedoeling dat er standaard koppelingen met verschillende boekhoudpakketten worden ontwikkeld. Het is ook mogelijk om te koppelen met Excel, bijvoorbeeld voor maatwerkrapportages. Onderscheidend vermogen iFlow Incasso is erg eenvoudig in gebruik, over het algemeen is het systeem binnen één of twee dagen te leren en in gebruik te nemen. iFlow Incasso kent een gunstige prijsstelling en is al te gebruiken vanaf 150 euro per maand of 2.625 euro eenmalig. Geschiktheid voor specifieke markten Momenteel wordt iFlow Incasso gebruikt door meer dan 40 bedrijven, voornamelijk incassobureaus en advocatenkantoren in het MKB. Qua omvang variëren ze van een incasso-afdeling bij een advocatenkantoor die een paar honderd dossiers op jaarbasis behandelen tot incassobureaus die duizenden dossiers per maand behandelen. Internationale aanwezigheid Met iFlow Incasso richten we ons op de Nederlandse markt. Installatiemodel(len) iFlow Incasso wordt op twee manieren geleverd: iFlow Incasso Local: Bij deze variant koopt u de software en wordt de software bij u op een lokale server geïnstalleerd. iFlow Incasso Hosted: Bij deze variant huurt u de software op maandelijkse basis. De applicatie wordt op een externe server gehost en u kunt via internet gebruik maken van iFlow Incasso. iFlow Incasso Hosted richt zicht op (startende) bedrijven die nog niet in het bezit zijn van een eigen server, of waarbij er onvoldoende middelen zijn om de software aan te schaffen. Bij iFlow Incasso Hosted zorgen wij voor een externe omgeving waarop iFlow Incasso wordt geïnstalleerd, waardoor u vanaf elke gewenste werkplek via internet met de applicatie kunt werken. Daarnaast worden de licentiekosten van iFlow Incasso op 60 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 maandelijkse basis in rekening gebracht, u hoeft dus geen grote investering te doen om te kunnen starten met iFlow Incasso. Qua functionaliteiten zijn beide oplossingen identiek, het verschil zit hem puur in de technische infrastructuur en de wijze van betaling. 61 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.17 MaxCredible Naam aanbieder Naam oplossing : MaxCredible : MaxCredible Customer Credit Management Software MaxCredible Collections (software voor incassobureaus) Website leverancier : www.maxcredible.com Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Korte omschrijving product en functies MaxCredible Customer Credit Management Software: MaxCredible: snellere betalingen tegen lagere kosten; Zeer eenvoudig in gebruik, lage kosten en compleet uitgerust met alle mogelijke opties. Voordelen: Snel in te richten en in gebruik te nemen: binnen enkele dagen up- en running; Eenvoudig te ontsluiten en te koppelen aan relevante interne en externe processen en systemen; 24X7 beschikbaar vanuit iedere gewenste locatie; Geïntegreerde workflows voor issue-/ dispuutmanagement; Consolidatiemogelijkheden voor het werken met meerdere administraties, business units, landen en/ of bedrijven; Gratis online trainingen voor gebruikers; Hogere klant- en medewerkerstevredenheid; Eenvoudige koststructuur, lage kosten: prijs per gebruiker per maand; Lage Total Cost of Ownership: volledige online oplossing, geen complexe ICT, geen hosting, beheer of dure VPN verbindingen benodigd; 62 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 MaxCredible is volledig online beschikbaar, de klant beschikt dus altijd over de meest moderne software. Collections (software voor incassobureaus): Het online MaxCredible Collections Platform stelt incassobureaus in staat het gehele Collections proces centraal aan te sturen. Het MaxCredible Collections platform is volledig web based en gebaseerd op ASP Software. De basis is een CRM- en verkoopmodule met alle benodigde flexibiliteit om per opdrachtgever de gewenste opvolgprofielen aan te maken. Dossiers kunnen eenvoudig geïmporteerd worden om direct in het automatische proces te worden opgevolgd. Daarnaast biedt het als volledige web-applicatie de opdrachtgever de mogelijkheid om 24x7, direct (online) de status van zijn klanten van binnen het incasso proces te volgen. Bijzondere functionaliteit MaxCredible biedt volledige controle over het credit management proces; Het instrument is ontwikkeld om te worden bediend en beheerd door de Finance afdeling, niet door de ICT-afdeling of externe consultants; MaxCredible is, als enige partij in de markt, volledig te integreren met een e-billingtoepassing. Hierdoor is er een veelvoud van infromatie beschikbaar waardoor het invoice-to-cash proces nog beter te monitoren is en het werkkapitaal beter beheersbaar wordt. Het MaxCredible platform automatiseert de vele handmatige handelingen in het order to Cash proces; Credit Management beleid wordt volledig in het pakket geïmplementeerd waardoor de organisatie zich kan richten op het verbeteren van de perfomance. Het platform biedt volop faciliteiten voor proces optimalisatie; Geavanceerd debiteurendossier- en issuemanagement: alle medewerkers of organisatieonderdelen waar ook ter wereld worden ontsloten om te werken, te communiceren en de issue-resolutietijden (en daarmee de DSO) te verlagen. Er is een speciale App beschikbaar voor medewerkers die veel op de weg zijn; Gebruiksvriendelijke en zelf instelbare werkschermen; Uitgebreide rapportagemogelijkheden zijn standaard in het pakket beschikbaar: Dashboards, Excel-exports, Standaard-, Dynamische (zelf instelbare)- en datawarehouse rapportages (geconsolideerd over alle administraties van de organisatie heen); Invulwizard ten behoeve van het creëren van business case en implementatie. Het is mogelijk om binnen een werkdag up en running te zijn; Opvolging op zowel debiteur- als factuurniveau mogelijk; Debiteur- of klantenportaal standaard beschikbaar; Multilingual en multicurrency. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen 650+ Financiële administratiepakketten; 63 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Krediet- en handelsinformatie; Credit Scorings modellen en business rules; Eenvoudige import van en export naar Excel; Communicatiemedia (elektronisch factureren, SMS, e-mal services, printstraten, call centerfunctionaliteit); Payment Service Providers; Op rekening verkopen voor Webshops; Reconciliatie; Factoring; E-Billing. Geschiktheid voor specifieke markten (Internationale) Groot bedrijven; MKB; B2B bedrijven; B2C bedrijven; Overheid en non-profit organisaties; Webshops; Factoring bedrijven; BPO-bedrijven; Incassobureaus; Deurwaarders; Callcenters; Customer Care Centers; Branche organisaties. Internationale aanwezigheid Wereldwijd beschikbaar en actief: (Europa, Afrika, Azie, Australië, Noord- en Zuid Amerika). Installatiemodel(len) Cloudoplossing: Software As A Service voor alle gebruikers en bedrijven. Indien noodzakelijk is een lokale installatie mogelijk. Wat is uw visie op de toekomst MaxCredible blijft verder innoveren. De toekomst van software ligt in de cloud. MaxCredible ontsluit met haar software naast financiële informatie ook steeds meer informatie die van belang is voor de marketing en sales afdelingen. Zo kunt u meer halen uit uw klantrelaties. Customer Credit Management Software sluit zo perfect aan bij uw CRM pakket. Zo optimaliseren we uw organisatie, de segmentatie en de communicatie met klanten. Wat u verder het melden waard vindt MaxCredible was de eerste volledige cloudbased oplossing op het gebied van creditmanagement. De software draait bij ons en niet bij de klant waardoor alle activiteiten en 64 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 inspanningen bij MaxCredible liggen, en niet bij de klant of diens ICT-afdeling.. Kosten-loze business case en/ of demonstratie. 65 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.18 MUMPS Software Systems Naam aanbieder : MUMPS Software Systems B.V. Naam oplossing : INCREASE® Website leverancier : http://www.increase.to Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Korte omschrijving product en functies INCREASE® is een gebruikersvriendelijk systeem voor incassobureaus en incasserende afdelingen. Met INCREASE® kan een incassomedewerker 700 dossiers per maand doeltreffend behandelen. INCREASE® is perfect afgesteld voor de fasen debiteurenbewaking, minnelijke incasso, juridische incasso en executie. Bijzondere functionaliteit Het bijzondere van INCREASE® is dat het gewoon doet wat een incassobureau nodig heeft. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Er zijn in de afgelopen jaren al veel koppelingen gerealiseerd en nieuwe zijn snel te maken. Onderscheidend vermogen – Door de vergaande integratie van de financiële administratie en de dossieradministratie bespaart INCREASE® veel werk. Declaraties en tussentijdse afdrachten kunnen effectief automatisch verzorgd worden; – INCREASE® wordt direct aangepast wanneer wet- en regelgeving veranderen; – INCREASE® rekent automatisch (correct) rente uit; – Bestanden met incasso- en betaalopdrachten kunnen direct door INCREASE® worden aangemaakt; – Bankmutaties kunnen door INCREASE® integraal worden verwerkt en automatisch toegewezen; – INCREASE® is voorzien van speciale modules voor de buitendienst; – In INCREASE® gegenereerde dagvaardingen kunnen direct naar deurwaarders van uw keuze worden geëxporteerd. 66 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Geschiktheid voor specifieke markten INCREASE® is geschikt voor bedrijven binnen de financiële sector en voor bedrijven met een eigen incasso-afdeling. Internationale aanwezigheid Zowel de user interfaces als het correspondentiesysteem (met o.a. mail en SMS) en de modules voor rapportage van INCREASE® zijn in alle van links naar rechts schrijvende talen te gebruiken. Alle, wettelijke of gewenste, regels en tarieven kunnen per rechtsgebied worden opgegeven. Installatiemodel(len) INCREASE® kan zowel in de Cloud als lokaal geïnstalleerd worden en is ook beschikbaar op tablet. Wat is uw visie op de toekomst Dankzij het jarenlange enthousiasme van onze gebruikers is INCREASE® een totaaloplossing voor incassobureaus. Wij blijven graag met onze klanten meedenken. Wat u verder het melden waard vindt Wij kunnen INCREASE® eenvoudig parametriseren en aanpassen aan uw wensen, ook als die de komende jaren veranderen door de ontwikkeling van uw bedrijf. INCREASE® heeft een geïntegreerde financiële administratie, maar u bent vrij om daaruit uw eigen boekhouding te voeden. Wij zijn "Value Added Reseller" en "Application Partner" van InterSystems. Door deze samenwerking kunnen wij meer leveren dan alleen Automatisch Incasseringsvermogen. 67 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.19 NEXUM Software Naam aanbieder : NEXUM Software Naam oplossing : REVENUETION Website leverancier : www.nexumsoftware.com | www.revenuetion.com Segment: SME (small); Provide SAAS based solution to the SME market allowing the to manage accounts and transfer to DCA’s if further action requred on bad debts. Mid size; We offer a hosted and local installed solution to this market sector with option mobile applications allowing remote access and client views. Large (SME+ and multinationals): We have a number of multi-national clients and NEXUM supports multiple languages for collectors and customers together with multiple currencies for invoices and disputes. International: See above. We specialise in providing solutions to the Utility, Educational, Outsourcing, nmanufacturing, distribution and professional services markets. Short description of your solution and functionalities NEXUM provides a single platform solution to optimise the order to cash process for clients ranging from SME’s through to large mulyti-national corporates. We provide either a locally installed or SaaS solution tailorable toe each client requirements. NEXUM incorprates a powerful solution to manage accounts throygh strategies customized around your specfic requirements. NEXUM incorporates payment functionaity together with automated telephony and scoring. A key aspect is the ability to link in with your existing systems. Special functionality (scoring, debt collection, business intelligence, etc.) NEXUM assumes that an account will go on a journey that could either a prompt payment, a dispute or a delinquent account. NEXUM offer powerful features to ensure that every eventuality is covered and that the most appropriate and effective strategy and approach is employed to ensure that you mitigate risks along the accounts journey. SME’s and Corporate clients have the ability to link into other NEXUM clients who offer debt collection and litigation services internationally and accounts can be moved between systems electronically, whilst all activity is recorded and accessible giving you an up to date picture of the accounts status. A full dashboard is available to each user providing key performance indicators and a powerful search engine to drill down into a granular level of detail. NEXUM also includes a scoring algorithm to forecast and predict risks and outcomes, this covers every process from managing ate payments through to invoice disputes. 68 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Data interfaces / connections with other applications NEXUM interfaces with leading accounting, CRM and ERP systems including SAP, PeopleSoft, Oracle, Sage, Navision and Salesforce.com. NEXUM also interfaces with credit information providers, telephony and payment provider systems. How does you solution differentiates (from others). NEXUM is a single product platform used across a wide range of market sectors, the flexibility is such that each customer can easily configure the system to deliver the most optized approach for managing the sales to cash process. NEXUM is also complimented by a range of smartphone and tablet apps providing remote access to employees and clients to deliver self services 24/7. Is your solution made suitable for specific markets (such as governments, telecom, debt collection, energy / utility companies) It has been designed a horizontal product although we do have a very good penetration of some markets such as debt collection, utility, education. International presence Office in Mumbai. SaaS and/or local install, table version Both Saas and local install. What is your vision on future developments To create the most result fulfilling sales to cash technology available on any platform and available to any type of business regardless of size or location. What is worth mentioning How our mobile apps have created a seamless strategy between creditor, customer and outsourcing agency, offering a 24/7 solution reducing the time and costs associated with managing the credit collections process. Plus we are a fun company to work with, privately owned for the past two decades. 69 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.20 Oracle Naam aanbieder : Oracle Naam oplossing : ERP Website leverancier : http://www.oracle.com Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal Korte omschrijving product en functies Binnen het ERP portfolio biedt Oracle een geïntegreerde oplossing voor Credit Management, Collections en een extern te benaderen debiteuren portaal (iReceivables). Credit Management De Credit Management Module wordt gebruikt om klanten te screenen op kredietwaardigheid. Dit kan gedaan worden op basis van externe gegevens, middels een standaard interface met Dun & Bradstreet of door betaalgedrag van de klant uit het verleden te gebruiken. Een flexibel in te regelen score stuurt zaken aan zoals kredietlimiet, blokkeringen, betaaltermijn, etc. Middels een workflow worden kredietanalisten aangestuurd om periodiek krediet checks uit te voeren. Door de volledige integratie met de debiteuren module en de collections module, wordt altijd vanuit één centraal klantbeeld gewerkt. Advanced Collections Volledig geïntegreerd met de debiteuren module, stelt de Advanced Collections module klanten in staat hun achterstallige klanten volledig geautomatiseerd tot betalen aan te sporen. Middels flexibel in te richten actieplannen (strategieën) worden zaken zoals het genereren van aanmaanbrieven, (bel) acties voor collection medewerkers, maar ook flexibel in te richten workflow acties zoals bijvoorbeeld het stopzetten van levering, aangestuurd. Middels score kunnen collections medewerkers hun activiteiten richten op die zaken die belangrijk zijn, doordat activiteiten op basis van prioriteit in hun persoonlijke werkbak terecht komen. Daarnaast biedt de module zaken als het vastleggen van betaalbeloftes (inclusief het monitoren van het nakomen hiervan), ouderdomsanalyse, KPI’s voor de achterstallige klant, en het aanmaken van geschillen (disputen) met de mogelijkheid tot een volledig automatische aanvraag tot een credit nota, met ingebouwde goedkeuringsworkflow. iReceivables (externe debiteuren portaal) De hierboven genoemde dispuutaanvraag kan ook extern beschikbaar worden gemaakt in de self service module, waardoor het call center ontlast wordt en meer tijd heeft voor proactieve acties om de DSO te verlagen. Naast dispuut aanvraag, kunnen klanten in deze portaal ook kopiefacturen opvragen en een volledig overzicht krijgen van hun openstaande facturen en betalingen die nog niet zijn gematcht. Klanten kunnen zelf aangeven welke betaling voor welke factuur is, waardoor wederom kostbare tijd bespaard wordt van call center medewerkers. 70 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Bijzondere functionaliteit (scoring, incasso, business intelligence, etc.) Naast bovengenoemde functionaliteit in de modules, biedt de business intelligence oplossing standaard dashboards met alle denkbare inzichten in achterstanden, DSO, etc. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Volledig geintegreerde oplossing. Koppeling met Dun & Bradstreet. Open Interfaces aanwezig voor het aansluiten van externe systemen. Geschiktheid voor specifieke markten / specialisatie (bijvoorbeeld overheid / gemeenten, telecom incassobedrijven, energiemaatschappijen) Geschikt voor alle markten. Internationale aanwezigheid Ja, beschikbaar in vele talen en ondersteunt vreemde valuta. SaaS en/of lokale installatie, tablet versie Binnenkort beschikbaar in SaaS en als dashboards op de mobile apps. 71 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.21 Praclox Naam aanbieder : Praclox B.V. Naam oplossing : OthoMatic Website leverancier : http://www.praclox.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Korte omschrijving product en functies Praclox is een softwareontwikkelaar in Gorinchem met een sterke focus op deurwaarders- en incassokantoren. Voor deze markten ontwikkelen en onderhouden wij het OthoMatic-pakket voor de complete administratie van dossiers en de bijbehorende boekhouding. Naast onze standaardoplossing OthoMatic is ook compleet maatwerk mogelijk in de vorm van ons Othopakket. Praclox staat bekend om een uitstekende service, goede relatie met klanten, een uitgebreide kennis van de deurwaarders- en incassobranche en de prettige mensen. Bijzondere functionaliteit OthoMatic biedt alle functies die incasso-organisaties vereisen in een compleet pakket. Hierbij hoeft een klant nauwelijks keuzes te maken uit diverse modules, alles is standaard inbegrepen in het pakket, waaronder: - Volledige geïntegreerde boekhouding; - Een workflowmodule waarmee dossier geautomatiseerd op basis van vele parameters een traject kunnen volgen; - Geavanceerd sjabloonbeheer voor aan te maken documenten; - Verwerking van gescande post plus andere elektronische bestanden (foto’s, geluidsfragmenten, etc.); - E-mailen/SMS vanuit het pakket, ook geautomatiseerd mogelijk; - Inzage van dossiers voor opdrachtgevers; - Aanvraag en verwerking van alle beschikbare SNG-berichten (specifiek voor deurwaarders); - Een uitgebreide rapportgenerator. De software wordt ontwikkeld op basis van wensen die door alle gebruikers ingediend worden. Dit ontwikkelen vanuit de praktijk is terug te vinden in vele handigheden die het werken door de gebruikers zeer efficiënt maken. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen OthoMatic bevat standaard een koppeling met Annabel van Alphacomm en de diensten van SMS Hosting. Daarnaast zijn optioneel te koppelen: - JasperSoft, een rapportagetool waarmee grafisch fraaie rapportages of dashboards te maken zijn; 72 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 - Het inlezen of verzenden van dossiers via XML; Uitgebreide online inzage door opdrachtgevers, eisers of debiteuren. Onderscheidend vermogen Het onderscheidende vermogen van Praclox bestaat uit een enkel woord: service. Vanuit jarenlange ervaring met de incassobranche kunnen de medewerkers van Praclox uitstekend inschatten wat de wensen van klanten zijn en welke prioriteit aan meldingen gegeven moet worden. Hierdoor hebben de klanten van Praclox de zekerheid dat er niet allen goed geluisterd worden naar wensen voor nieuwe ontwikkelingen, maar dat er ook snel en adequaat gereageerd wordt indien er problemen ontstaan aan bestaande functionaliteiten. En bij problemen is het dan niet relevant of deze veroorzaakt worden door het handelen van de klant of door de software, ze worden simpelweg opgelost. Geschiktheid voor specifieke markten Incassobureaus Gerechtsdeurwaarders Incasso-afdelingen van bedrijven. Internationale aanwezigheid Praclox heeft klanten in heel Nederland, inclusief de overzeese gebieden. Installatiemodel(len) De software van Praclox wordt geïnstalleerd bij de klant. Hierbij is het niet relevant of de server van de klant zich op locatie bevindt of in een hosting centrum. Praclox biedt geen hardware of systeembeheerdiensten, maar werkt daarin samen met de systeembeheerder van de klant. Eventueel brengen wij potentiele klanten in contact met een ervaren partner voor deze diensten. Wat u verder het melden waard vindt Praclox is reeds meer dan 20 jaar actief in deze markt, met vele klanten die reeds sinds de begintijd tevreden klant zijn. Daarnaast kent Praclox zelf ook stabiliteit met een zeer trouwe groep medewerkers. Hierdoor bestaan goede en hechte banden met de klanten. Praclox is een van de grootste leveranciers van software aan deurwaarders. Wij moedigen potentiële klanten daarbij aan om contact op te nemen met onze bestaande klanten, om een indruk te krijgen van de tevredenheid van deze klanten. 73 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.22 Quercis Naam aanbieder : Quercis B.V. Naam oplossing : Quercis Creditmanagement Portal Website leverancier : www.quercis.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Korte omschrijving product en functies De Quercis Creditmanagement Portal is een overzichtelijke en eenvoudig te bedienen oplossing voor creditmanagement. Het is ontwikkeld voor het debiteurenbeheer in organisaties die werken met de software van Exact Globe of Exact Financials. De webbased oplossing bestaat uit een portaal voor het beheren van openstaande posten en een portaal voor het, in bulk, kunnen versturen van aanmaningen. Het is een door Exact gecertificeerde Add-on voor Exact Software. Bijzondere functionaliteit Het in bulk, en volgens scenario’s, kunnen versturen van betalingsherinneringen (per brief of email) op basis van diverse criteria. Het snel en eenvoudig in het dossier kunnen vastleggen van gemaakte afspraken over 1 of meerdere openstaande posten, inclusief het vastleggen van klachten en betalingsregelingen.. Duidelijke weergave van te ondernemen acties per datum, geen tijdverspilling aan reeds betaalde facturen of bijwerken van overzichten. Het tijdens het telefonisch contact met 1 druk op de knop kunnen versturen van facturen, betalingsherinneringen, aanmaningen en een saldo overzicht in PDF formaat. Mogelijkheid om medewerkers uit de organisatie snel en eenvoudig te informeren of hen direct vanuit de portal te vragen actie te ondernemen. Flexibel in te richten voor wat betreft het tonen van gegevens. Hierdoor is het product klant specifiek in te richten. Standaard rapportages via het creditmanagement dashboard, waaronder historisch betaalgedrag van de klant en DSO. 74 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Eigen (specifieke) rapportage kan worden geïntegreerd en worden getoond in het portaal, evenals middels tabbladen per debiteur direct inzicht in overzicht gemiddelde betalingstermijn, overzicht disputen etc. Uitgebreide mogelijkheden voor business intelligence m.b.v. MS-Reporting Services. Meertalig, multi-currency en meerdere administraties binnen 1 interface te tonen. Interfaces/koppelingen met andere toepassingen De Quercis Creditmanagement Portal is in eerste instantie ontworpen voor gebruik in combinatie met Exact Globe en Exact Financials. Het ontwerp is echter zo dat het ook met andere ERP pakketten gekoppeld kan worden. Onderscheidend vermogen Gebruiksgemak, flexibiliteit van inrichting en prijs/prestatieverhouding. Ontwikkeld door en voor creditmanagers waardoor de software zeer goed aansluit bij de behoefte van deze professionals. Geschiktheid voor specifieke markten Geschikt voor alle markten. Internationale aanwezigheid Geen internationale implementaties tot op heden. Software is Nederlandstalig, Engelstalig, Duitstalig en Franstalig beschikbaar. Andere talen zijn snel in te richten. Installatiemodel(len) De Quercis Creditmanagement Portal op een lokale of gehoste server geïnstalleerd. Het is een web applicatie waardoor de software ook is te gebruiken via een tablet. 75 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.23 SAP Naam aanbieder : SAP Naam oplossing : SAP Receivables Management Website leverancier : www.sap.com Doelgroep : Middelgroot Groot Internationaal (meertalig) Korte omschrijving product en functies Collection & Dispute Management: Pro actief collecteren van je openstaande posten door middel van werklijsten die gegenereerd worden op basis van eigen collection strategieën. Tijdens klant gespreken kunnen binnen enkele klikken disputes, betalingsbeloftes, betalingsregelingen, correspondentie en notities worden gemaakt. Dit alles wordt ondersteunt met standaard workflow van SAP. Het grote voordeel is dat alle data realtime is en dat je kunt doorklikken tot het bronniveau wat bijvoorbeeld de verkooporders kunnen zijn. Credit Mangement: Het berekenen van kredietwaardigheidsscores op een zeer geavanceerde manier met onder andere data van externe kredietproviders. Deze uitkomst word gebruikt in de collectie strategieën. Werklijsten voor creditmanagers met nieuwe kredietaanvragen, geblokte verkooporders en geblokte debiteuren. Realtime creditchecks in het SAP verkoopproces met verschillende eigen te onderhouden creditchecks. Biller Direct: Het digitaal verstrekken van de “debiteurenkaart” middels een url. Klant kan aanloggen en data aanpassen (naw gegevens, bank gegevens), facturen printen en disputes vastleggen. Bijzondere functionaliteit Standaard mobile app aanwezig die dit proces op een beveiligd platform van SAP ondersteunt. Hiermee kunnen bijvoorbeeld accountmanagers op locatie van de klant samen de data doorlopen en eventueel disputes en/of betalingsbeloftes vastleggen. Alle data is realtime en er is een directe communicatie aanwezig met het backend systeem. 76 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Interfaces/koppelingen met andere toepassingen Geen interface nodig voor SAP systemen. Data ook beschikbaar in SAP CRM, SAP Business Intelligence en SAP Cash Management; Non SAP systemen kunnen ook gekoppeld worden; Interfaces mogelijk met alle externe krediet providers middels XML formaat. Geschiktheid voor specifieke markten Geschikt voor alle segmenten. Voor het Business to consumer segment zijn aparte functionaliteiten aanwezig in de specifieke industrie oplossing. Internationale aanwezigheid SAP is een leverancier met een wereld wijde dekking. Wereldwijd maken over de 1000 klanten gebruik van Receivables Management. Installatiemodel(len) Software aanschaf is on premisse. Wat is uw visie op de toekomst SAP klanten kunnen met de SAP Receivables Management oplossingen meeliften met de innovaties die op dit moment geïntroduceerd worden op het gebied van mobility, In memory technologie/rapportages, en een HTLM5 userinterface genaamd SAP Fiori. 77 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Wat u verder het melden waar vindt SAP heeft voor SAP omgevingen een nieuwe technologie geïntroduceerd genaamd HANA. Dit is een in-memory technologie waarmee performance winsten behaald worden. Dit bied ook mogelijkheden om de operationele omgeving te combineren met de rapportage omgeving. Geen aparte data warehouses zijn meer nodig en rapportages met grote aantallen gegevens zijn in een split second opvraagbaar. Verschillende rapportages worden standaard door SAP uitgeleverd om o.a. uitgebreide DSO analyses uit te voeren. (IOS en Windows8) SAP bied mogelijkheden om de “Receivables Management” processen uit te voeren in een Shared Service omgeving van SAP. Verschillende internationale organisaties hebben met behulp van deze tooling de debiteuren processen gecentraliseerd en geautomatiseerd. 78 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.24 SunGard AvantGard Name supplier : SunGard AvantGard Name solution : GetPaid Website : http://financialsystems.sungard.com/solutions/corporateliquidity/credit-collections Segment: SME (small); - Via Get Paid On Demand Express Standard Edition. - Deployed in multi tenant SaaS environment Mid size; - Get Paid either On Demand SaaS or hosted/on Premises installation. - Get Paid Gold Edition and Get Paid Platinum Edition. Large (SME+ and multinationals): - Get Paid Enterprise Edition. International: - Get Paid Enterprise Edition is deployed globally across a large number of multi national blue chip companies. Short description of your solution and functionalities Name of Functionality Description of Functionality Collections Module Automates to contact of outstanding accounts via email, fax, sms, or hard copy correspondence. Prioritizes outstanding accounts to contact based on segmentation, risk grades, along with any other predefinable criteria required. Dispute Module Automates the resolution of outstanding queries/disputes/problems recorded on accounts/invoices or line item records. Routiing of disputes (with user defined escalation) with the organisation for resolution or escalation. Credit Risk Module Allows for the ability to credit score or risk grade your customers to either allow or refuse further credit based on payment history and allowable lines of credit 79 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Cash Application/Allocation & Remittance Scanning Module Automated Cash matching and allocation via your bank file or remittance capture directly to Get Paid with full reconcillation to your ERP A/R ledger. 3rd Party (DCA) Agency Portal Allows for the automatic passing of accounts (at any defined parameter) from Get Paid to the Debt Collection Portal for accessing and processing by your nominated Debt Collection Agency. Sales & Service (Internal) Portal Portal Access for your sales and customer service staff to allow them to progress query/dispute resolution and provide direct feedback to the collection team. Customer (External) Portal Portal Access for you customers to allow them to Predictive Metrics Print copy invoices Print copy statement Make payments (via credit card) on line. Statistical Scoring Service provided by SunGard as part of Get Paid product that will provide Predictive Analytical Scoring of your GP/AR ledger which will highlight based on prior payment history indicative proactive indicators to those customer with a propensity “not to pay” Special functionality (scoring, debt collection, business intelligence, etc.) The SunGard Get Paid Predictive Metrics scoring modules provides analytical information back to the end user (fully integrated to Get Paid) that will automatically highlight and put in your contact queue those customers with a propensity not to pay your organization. Data interfaces / connections with other applications SunGard GetPaid have a number of interfaces with both ERP vendors and Credit Data providers. ERP Vendors – sample – SAP, Oracle, JD Edwards, Peoplesoft, Sun Accouts, Isacla, Microsoft Dynamics along with many legacy ERP systems. 80 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Data Providers – sample include D&B, Bureau Van Dyke, Credit Reform How does you solution differentiates (from others). * Predictive Metrics – a fully integrated statical scoring engine that will automatically determine your customer future propensity to pay you or your organisation. Those customers pre determined with a user definable “High Risk” propensity score to be a BAD payer to you are automticaly placed in your collectors queue /call list to help mitigate the future potential loss. Allowing your collectors to continue to do “more with less”. Full Deployment options available to the customer o Multi Tenant / SaaS Offering o ASP Hosted Offering – fully hosted by SunGard (no third party hosting company) o On Premises installation of Get Paid Application. Single source solution provider - the ability to provide all elements / modules from Sungard, fully integrated o Collections & Disputes o Cash Application/Allocation within the collections/disputes module o Internal (Sales) and External (Customer) Portal o Debt Collection Agency Portal. Is your solution made suitable for specific markets (such as governments, telecom, debt collection, energy / utility companies) The SunGard Get Paid product is primiarly focused on trade receviables in the Business to Business sector. Telecoms, utililty and government are services by the SunGard Predictive Metric Consumer scoring service. International presence SunGard Get Paid have operations (sales, services and customer support) in the following locations North America – USA and Canada EMEA – United Kingdom, France, Germany, Bennilux Asia Pacific – India, China, Australia This allows for Sungard to provide “Follow the Sun” support to our global Customers. 81 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 SaaS and/or local install, table version Please see above- Get Paid can be deployed as a SaaS offering ASP Hosted Offering On Premises – Traditional Installation. What is your vision on future developments As Accounts Payable move to a more “automated” process in the supply chain logistical envirionment it will force Accounts Receivables Departs and the respective software suppliers to those departments to also become more automated with less human intervention. Webservices will continue to play a more increased role in accounts receivables with AR systems interacting directly with AP systems in chasing outstanding recevables. The credit managers Portal will continue to grow in importance whereby they will be able to configure their own views to the information that is relevant to them, Legislative changes, credit updates, court rulings/bankruptcies. The concept of management by exception will become the “norm” when customers will contacted electronically by their preferred method (dependant on B2B or B2C) electronic payment and receipting will be the standard. 82 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 3. Aanbod van creditmanagement software 3.3.25 TKB IT Solutions Naam aanbieder : TKB IT Solutions B.V. Naam oplossing : Trust.it Website leverancier : www.tkb.nl Doelgroep : MKB Middelgroot Groot Internationaal (meertalig NL, DE, FR, EN, ES, IT) Korte omschrijving product en functies Trust.it is ontwikkeld voor en door gebruikers. Deze oplossing is het resultaat van de input en behoeftes van de daadwerkelijke uitvoerders van het credit management vak. Trust.it is zeer eenvoudig in gebruik en voldoet volledig aan de behoeftes van de gebruiker en haar organisatie. Het geeft alle inzichten, overzichten en rapportages die voor u van belang zijn. Trust.it is een web-based oplossing. Hierdoor hoeft u niet te investeren in kostbare hard- en software. Ook in het beheer ervan hoeft u niet te investeren. TKB neemt dit voor u uit handen waardoor continuïteit, kwaliteit en service voor u zijn gewaarborgd met de hoge standaard die u van TKB kunt verwachten. Real-time rapportage Met Trust.it kunt u beslissingen nemen op basis van de meest actuele informatie. Verschillende rapportages zorgen voor inzicht en overzicht. Workload management Trust.it geeft u inzicht in de werkdruk van uw medewerkers. U ziet het aantal belacties, behandelacties, incasso’s, brieven, etc. waardoor u een optimale werkverdeling kunt realiseren. Web-based Trust.it biedt u de flexibiliteit waardoor u wereldwijd toegang heeft tot uw gegevens. Naast wereldwijde toegang kunt u een onbeperkt aantal administraties en gebruikers toevoegen aan uw account Dispuut management Trust.it is een optimaal instrument om uw disputen te beheren. Disputen worden inzichtelijk gemaakt, zodat u adequaat en snel kunt reageren. Knelpunten worden hierdoor eerder opgelost met een positief resultaat op uw liquiditeit en DSO als gevolg. Bijzondere functionaliteit Directe incasso overdracht beschikbaar 83 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 E-maningen (electronisch aanmanen) Achterstalligheidsmelding kredietverzekering Factoringmodule Co-source mogelijkheden Voorzieningsopbouw Risico-analyse 28 out-of-the-box rapporten Rapportages op 7 niveaus kunnen downdrillen 2 Managementdashboards Interfaces/koppelingen met andere toepassingen De interface wordt verzorgd door een 3rd party, D-basics, waardoor vrijwel elke denkbare koppeling mogelijk is. Directe koppeling mogelijk alsmede CSV bestanden, TXT bestanden en Excel bestanden. Onderscheidend vermogen Webbased, Intuitief, One-click-away, Alle handelingen vanuit 1 scherm, Inzicht in gehele organisatie, Overzicht van de werkzaamheden, Dispuutmanagement, Real Time rapportages, Ontzorging van de organisatie, E-maningen, Risicoverlagend, Kostenbesparend. En natuurlijk de prijs/ kwaliteit verhouding. Geschiktheid voor specifieke markten Trust.it is niet voor specifieke/ specialistische markten ontwikkeld, maar kan door de flexibiliteit van de applicatie en de kennis van onze organisatie op elke gewenste markt/branche worden ingezet. Internationale aanwezigheid Trust.it wordt momenteel ruimschoots vertegenwoordigd in verschillende Europese landen, alsmede Australië, Hong Kong, USA als Caribbean. Installatiemodel(len) Trust.it wordt als SaaS aangeboden, en is volledig compatible met tablets die aan een minimale resolutie voldoen, zoals de IPad. In uitzonderlijke gevallen is een dedicated server voor een klant, of zelf een “black box” constructie niet ondenkbaar. Wat u verder het melden waard vindt Trust.it is onderdeel van TKB B.V., een creditmanagement specialist sinds 25 jaar. Hierdoor bieden wij onze klanten een volledig pallet aan diensten aan die ook allemaal op elkaar aansluiten. TKB is een one-stop-shop voor alle credit management gerelateerde diensten. 84 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.1 Inleiding De informatie in het voorgaande hoofdstukken is afkomstig van leveranciers. In dit hoofdstuk laten we graag gebruikers aan het woord. Wat is hun ervaring? Welke aandachtspunten zijn er en welke adviezen hebben zij voor toekomstige gebruikers van oplossingen op het gebied van creditmanagement en/of incassosoftware? Eerst leest u in hoofdstuk 4.2 enkele quotes van gebruikers, gevolgd door een wat uitgebreidere ervaring met software in hoofdstuk 4.3. 4.2 Quotes Enkele quotes die we, via leveranciers uit het voorgaande hoofdstuk, van gebruikers hebben ontvangen zijn de volgende: Credit Tools B.V. "Met CreditManager beschikt onze front –en backoffice over de tools om goed en efficiënt te kunnen werken." Peter Wezenberg, Enexis Netwerk. "CreditManager heeft ons in staat gesteld om te kantelen van een accounting benadering (grootboek-gedreven) naar een klantbenadering" Mark Brussel, Directeur Océ Italië. “CreditManager heeft vele losse eindjes samengebundeld tot één sterke tool, dat zorgt voor een beter creditmanagement en lagere DSO.” Arie Buis, Finance Manager Noxon. directDevice B.V. “directDevice is onze leverancier van credit management software. Al jaren kunnen onze klanten hun totale debiteurenbeheer aan Collactive uitbesteden. Vier jaar geleden waren wij op zoek naar een nieuw softwarepakket ter vervanging van de verouderde credit management software. Al snel zagen wij de specifieke mogelijkheden van een SaaS oplossing. Onze klant kan nu elke minuut en vanaf elke plek met ons meekijken en heeft volledig inzicht in de door ons uitgevoerde werkzaamheden. De communicatie vrijheid heeft onze dienstverlening verder verbeterd en een boost gegeven.” Wim Dielesen, Commercieel Directeur Collactive BV. Collactive is een credit management organisatie ontstaan als een verzelfstandiging van de incassoafdeling van de Lage Landen Factoring. Het zwaartepunt in de dienstverlening van Collactive ligt bij het incasseren van vorderingen. Het uitbesteden van debiteurenbeheer behoort uiteraard tot de dienstverlening van Collactive. DiscoverEdge “One of our main objectives is to free up cash for new investments. Companywide awareness of working capital quickly leads to results.” Stijn Eyckmans, CFO Pinguïn NV. 85 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 "When the Working Capital Manager was first plugged onto SAP, it instantly led us to valuable insights & a list of potential actions. “ Filip Debruyne, Group Controller Pinguïn NV. Finan B.V. “Met de kennis, inzet en visie van Topicus Finan hebben wij in korte tijd het volgende gerealiseerd: versimpelde en gecontroleerde ‘order to cash’ processen voor hoge aantallen transacties; Instant financial services, waar en wanneer de consument ze nodig heeft; Tot 40% gereduceerde ‘cost of ownership’ over de huidige processen en over de toekomstige verander projecten.” Wehkamp.nl /Lacent. NEXUM Software "We selected NEXUM to help us optimise our global revenue operation. Why NEXUM? their experience, forward thinking 'can do' attitude, as well as knowhow and understanding added enormous value to the project. It is rare in today's market to feel as confident when partnering in finding solutions. NEXUM have set a very high bench mark indeed." Nicholas Murphy-Whymark, Global Head of Revenue, Herbert Smith LLP. "Continued improvement of operations is our way. We selected NEXUM as a credit management solution to fully integrate into our Finance Operation. I see NEXUM as part of my team, their knowhow and approach is helping us achieve our longer term Credit Control objectives." David Tinsley, Credit Manager, First Utility. . "NEXUM have continued to work with us and their knowhow forms a vital part of the relationship. Although the NEXUM software delivers the features we require, the high level of service provided by the NEXUM team adds the real value." Oliver Martin, Head of Billing & Collections, South East Water. "We selected NEXUM with high expectations and are pleased with the outcome. The NEXUM teams’ know-how has helped us optimise our operation, supported by consistent high levels of service." Bill Humphries, Head of Legal Services, DSG Retail Limited. "We selected NEXUM to integrate within our collections operation as part of our drive to continually improve business efficiency. NEXUM's knowhow and approach ensured that the project was delivered to our high expectations." Bronia Day, Manager, Banque PSA. Quercis B.V. “Het gemiddeld aantal dagen dat facturen open staan is hierdoor sterk gedaald. Onze creditmanagers werken nu efficiënter en besparen veel tijd”. Peter Habraken, CFO, Camelot Vastgoedbeheer BV. SunGard “Late Payments have decliend by half and DSO improved by 21%.” Barbara Farge, Heineken. 86 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 “With AvantGard GETPAID the Tessenderlo Group was able to dramatically reduce its working capital requirements.” Daniel Van Damme, Group Working Capital Manager. Op de volgende pagina’s zijn ook uitgebreidere reacties van gebruikers in kaart gebracht die ervaring hebben opgedaan met creditmanagement software. 87 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.3 Gebruikerservaring Deze gebruikerservaringen met creditmanagement software zijn tot stand gekomen via interviews door de auteurs van dit rapport. Achtereenvolgens komt de ervaring van de volgende organisaties aan bod: 4.3.1 Groenendaal & Van Krijl gerechtsdeurwaarders 4.3.2 Hoornwijck Groep 4.3.3 Technisch Handelsbureau Rensa 4.3.4 Rosmalen Gerechtsdeurwaarders 4.3.5 Tremco illbruck 4.3.6 Incasso- en adviesbureau VMP & Partners 4.3.7 ELQ Hypotheken 88 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.3.1 Groenendaal & Van Krijl gerechtsdeurwaarders Contactpersoon Tonny Blonk, office manager Typologie organisatie Groenendaal & Van Krijl gerechtsdeurwaarders werkt vanuit haar vestigingen in Nijmegen (sinds 1978) en Lelystad (sinds 2012) met tien (tk)gerechtsdeurwaarders, vijf juristen en ruim veertig incassomedewerkers aan haar taak geld te brengen waar het hoort. Het middelgrote kantoor combineert de slagkracht van de grote kantoren om duizenden dossiers snel en doelmatig te kunnen verwerken met de flexibiliteit en het directe en persoonlijke contact van de kleinere kantoren: het beste uit twee werelden! Groenendaal & Van Krijl richt zich met haar ambtelijke praktijk op de top van de gespecialiseerde markt en heeft een moderne, geautomatiseerde incassopraktijk. Software Het volledige bedrijfsproces van Groenendaal & Van Krijl wordt aangestuurd met het pakket OthoMatic van Praclox. Naast het primaire proces gaat het hierbij ook om onder meer de administratie en de betalingen. Het primaire proces bestaat voornamelijk uit debiteurenbeheer, incasso en gerechtelijke incasso. Debiteurenbeheer heeft betrekking op openstaande vorderingen waarvan de vervaldatum is verstreken. Openstaande posten van de opdrachtgever worden automatisch ingelezen in OthoMatic en omgezet in dossiers. Uit naam van de opdrachtgever wordt vervolgens een herinnering gezonden en, als betaling uitblijft, een aanmaning. Betalingen of deelbetalingen komen via elektronische bankafschriften binnen in OthoMatic en worden zoveel mogelijk automatisch toegewezen aan betreffende dossiers. “Het voordeel dat betalingen direct ontvangen worden bij Groenendaal & Van Krijl in OthoMatic is dat snel inzicht blijft in de status van betreffende vordering. Op deze wijze hoeft de status van de posten niet continu afgestemd te worden met de opdrachtgever en kan de debiteur desgewenst geïnformeerd worden over de actuele status van de ontvangst van de betaling.”, zegt Tonny Blonk, office manager bij Groenendaal & Van Krijl. Incasso heeft betrekking op vorderingen die uit handen zijn gegeven aan Groenendaal & Van Krijl. Dit begint met het proces van ‘minnelijke incasso’ waarbij de debiteur in de gelegenheid wordt gesteld de vordering verhoogd met rente en incassokosten te voldoen. Een incassodossier wordt via OthoMatic samengesteld waarbij vervolgens de volledige status (afhandeling) van het dossier wordt bijgehouden. Net als bij het debiteurenbeheer worden betalingen via elektronische bankafschriften ontvangen en verwerkt. Othomatic maakt daarbij direct een splitsing tussen de hoofdsom en rente die afgedragen gaat worden aan de opdrachtgever en de incassokosten die zijn ontvangen. Daarbij kan het systeem automatisch de vele variaties aan cliëntafspraken herkennen en toepassen. Groenendaal & Van Krijl verzorgt ook het gerechtelijke incassotraject dat voor een belangrijk deel is geautomatiseerd. Zo wordt vanuit OthoMatic een dagvaarding samengesteld op basis 89 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 van codes in het dossier. Deze codes geven de kenmerken van de zaak weer zoals de kwalificatie van de vordering. Eenmaal ingevoerd verloopt het traject daarna vanzelf terwijl er toch maatwerk wordt geleverd. Dit hangt allemaal af van het goed inregelen van het systeem. “Er is veel mogelijk, we lopen graag voorop.”, Zegt Tonny Blonk. Naast het gerechtelijk traject worden ook eventuele beslagacties verwerkt met datum, tijd en kosten. Deze acties zijn gekoppeld aan vervolgacties zodat er nooit een termijn over het hoofd kan worden gezien en er altijd een actueel inzicht is in het dossiersaldo. Tenslotte vindt via OthoMatic de urenregistratie plaats van de juridische medewerkers. Op deze manier worden ook deze kosten automatisch in het dossier geboekt t.b.v. de declaratie. “Een dossier is feitelijk van a tot z digitaal. Alle binnenkomende correspondentie wordt gescand en opgeslagen in het digitale dossier. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van barcodes bij het inscannen, zoals bij stukken van deurwaarders.”, zegt Tonny Blonk. “Het enige dat we nog lijfelijk in de dossiers hebben zitten zijn de grossen en exploten.” We hebben duizenden dossiers tegelijkertijd onderhanden. Hierdoor is ook de agendafunctie in OthoMatic van groot belang om geautomatiseerd te signaleren”, zegt Tonny Blonk. Sinds 2009 is Groenendaal & Van Krijl klant bij Praclox en tevens lid van de gebruikersvereniging van het pakket OthoMatic. Tonny Blonk is uiterst tevreden over de software en service van Praclox. “De medewerkers van Praclox zie ik meer als collega’s dan als leverancier.”, zegt Tonny Blonk tot slot. 90 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.3.2 Hoornwijck Groep Contactpersoon Perry Telle, directeur Typologie organisatie Hoornwijck Groep heeft haar fundament in de dienstverlening aan het Midden- en Kleinbedrijf in de regio Groot Haaglanden. Niet alleen het MKB kan bij Hoornwijck Groep terecht, ook de particuliere cliënt wordt ondersteund bij de aangiften inkomstenbelasting of anderszins fiscaal advies. Naast de traditionele administratiediensten verleent Hoornwijck Groep meer specialistisch advies op meerdere gebieden, te weten: fiscaal, personeels- en loonadministratie en ICT. Software Als het om standaard software gaat is Hoornwijck Groep een echt UNIT4 (accountancy) bolwerk, waarbij het graag voor de troepen vooruit loopt als het gaat om ontwikkeling en innovatie. Hoornwijck Groep heeft software van UNIT4 in huis voor onder meer het voeren van de boekhouding, het maken van financiële rapportages, prognoses en het doen van de salarisadministratie. Primair wordt de debiteurenadministratie van Hoornwijck Groep zelf als van een aantal van haar klanten gevoerd binnen UNIT4 Multivers. Perry Telle geeft aan dat vanuit Multivers herinneringen en aanmaningen gezonden kunnen worden en dat een betalingsregeling, vergezeld met de nodige opmerkingen, kan worden bijgehouden in het pakket. In samenwerking met Bosveld incasso maakt Hoornwijck Groep gebruik van het incassosysteem van Credit Management Solutions International (CMSI). Door het zetten van één vinkje kan een openstaande factuur vanuit Multivers geselecteerd worden voor incasso. Via een export worden de betreffende facturen opgehaald en via een import opgenomen in het systeem van CMSI bij Bosveld. Een wens van Perry Telle is dat er in de toekomst een automatische koppeling is tussen de systemen van UNIT4 en CMSI. CMSI is via internet op afstand toegankelijk. Het incassotraject binnen het CMSI systeem van Bosveld wordt door medewerkers van Hoornwijck Groep zelf uitgevoerd. Zo wordt een aanmaning met rente en incassokosten gemaild aan klanten. Als na incasso betaling uitblijft wordt een vordering uiteindelijk overgedragen aan Bosveld als deurwaarder. Handig daarbij is dat medewerkers van Hoornwijck Groep het invorderingstraject kunnen blijven volgen via CMSI. In 2012 is Hoornwijck Groep begonnen aan een omschakeling op het gebied van creditmanagement. Het gaat niet alleen om de (boekhoud)software, maar om het proces legt Perry Telle uit. “Waar voorheen aparte medewerkers het debiteurenbeheer voor hun rekening namen zijn het nu de relatiebeheerders die klanten benaderen als er facturen langer dan de vervaldatum open staan. Iedere dinsdag hebben we op kantoor een aanmaningsronde. De aanmaningen, die per email de deur uitgaan, bevatten ieder een persoonlijke noot van betreffende relatiebeheerder.”, zegt Perry Telle. “Het begint dus eerst met het proces tegen het licht te houden en te handelen naar de algemene voorwaarden die wij aan elke klant verstrekken”, benadrukt Perry. 91 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 “Goed creditmanagement heeft ons in een tijdbestek van drie maanden 100.000 euro aan liquiditeit opgeleverd. Uiteindelijk heeft het ons bij elkaar slechts één klant gekost en zijn er verder geen klanten verloren gegaan. Een bijkomend voordeel is dat voor oudere openstaande posten meteen een goede betalingsregeling is afgesproken. Terwijl lopende debiteurenverplichtingen worden bewaakt zijn oude posten weer in beweging gebracht.”, zegt Perry Telle. Volgens Perry Telle is er vaak geen creditmanagementproces bij administratiekantoren en ondernemers. Maning op maning wordt gezonden en soms belt er iemand. Bij Hoornwijck Groep is eerst begonnen met de eigen administratie en klanten. In 2012 hebben daartoe alle klanten een brief ontvangen bij hun factuur met uitleg over de aanpak op het gebied van creditmanagement bij Hoornwijck Groep. De inhoud van deze brief sluit volgens Perry Telle aan bij de ‘Wet normering incassokosten’ die primair is bedoeld voor de B2C markt, maar ook prima uitgangspunt kan zijn voor de B2B markt. Volgens Perry Telle is er over het algemeen positief gereageerd op deze werkwijze die ook blijk geeft van het feit dat de Hoornwijck Groep haar eigen administratieve zaakjes goed op orde heeft. “Dat schept ook vertrouwen bij klanten die hun administratie aan ons uitbesteed hebben.”, zegt Perry Telle. Tot slot zegt Perry dat het om de mindset gaat en verwoordt dit als volgt: “denken in liquide middelen in plaats van omzet” en als: “iemand die niet betaalt is geen klant”. 92 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.3.3 Technisch Handelsbureau Rensa BV Contactpersoon Felix Monasso, Creditmanager Typologie organisatie De naam Rensa staat voor Rijwielen, Elektra, Naaimachines, Sanitair en Aanverwante artikelen en is opgericht in 1953. Inmiddels is Rensa uitgegroeid van een regionale groothandel met één vestiging tot een landelijk opererende groothandel met zeven verkoopkantoren en negentien servicebalies. Door die ontwikkeling is Rensa nu één van de grotere aanbieders / groothandels op de Nederlandse markt van producten op het gebied van verwarming en ventilatie. Naast Rensa behoren ook de groothandels Gafco-Altron, Deinzer & Weyland en Gévier-Dales tot de Rensa Groep. Door de samenwerking met GafcoAltron is Rensa ook op het gebied van airconditioning een professionele partner. De Duitse groothandelsonderneming Deinzer & Weyland is sinds mei 1999 onderdeel van de Rensagroep. Software Technisch Handelsbureau Rensa heeft een aparte creditmanagement afdeling met 7,5 FTE. De organisatie maakt gebruik van het ERP-systeem MOVEX van Infor. Ongeveer vier jaar geleden is de beslissing genomen een speciale creditmanagementtool aan te schaffen. Indertijd is Credit Tools gekozen via een selectietraject dat is opgestart via een student van de Hogeschool Arnhem-Nijmegen. Na het in kaart brengen van de markt voor Creditmanagement software en de behoefte aan functionaliteit is uiteindelijk gekozen voor het softwaresysteem CreditManager van Credit Tools. Mede omdat deze leverancier goed past bij de bedrijfscultuur van Rensa. Inmiddels is CreditManager al een aantal jaren naar volle tevredenheid in gebruik. Het gebruik van CreditManager levert meerdere voordelen op, te weten: Een agendering in de vorm van een cockpit. “In plaats van ophalen komt de relevante informatie in hapklare brokken naar je toe. Er kan geen vordering mee door heen schieten.”, aan het woord is Felix Monasso, Creditmanager bij Rensa. Er kunnen verschillende profielen ingericht worden voor klanten. Zoals het aantal waarschuwingen (betalingsherinneringen). Het creditmanagent systeem levert adequate rapportages waarop gestuurd kan worden. Naast rapportages over het betaalgedrag van klanten kunnen ook debiteurenbeheerders gevolgd worden met analyses als: hoe vaak is in een bepaalde periode gebeld over openstaande vorderingen en hoeveel brieven heeft hij/zij verstuurd. Om zo actueel mogelijk te zijn worden de gegevens uit het ERP-systeem MOVEX tweemaal per dag automatisch bijgewerkt in CreditManager op basis van een op maat gemaakte interfacefunctie. Het gaat dan om stamgegevens (zoals n.a.w-gegevens en condities), 93 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 openstaande posten en betalingen. De betalingen komen binnen via elektronische rekeningafschriften en worden in MOVEX verwerkt. “Het bijwerken duurt niet meer dan 5 minuten per keer en kost dus nauwelijks tijd.”, zegt Felix Monasso. Eventuele betalingsregelingen worden vastgelegd in CreditManager. Hiermee wordt rekening gehouden bij het bijwerken van de gegevens vanuit MOVEX, zodat bestaande betalingsregelingen niet worden overschreven. Binnen de Rensa-groep wordt, als gevolg van een overname, ook gewerkt met andere software voor credit management. “Op deze wijze leren we van elkaar.”, zegt Felix Monasso die daarnaast regelmatig advies geeft aan andere organisatie onderdelen. Naast CreditManager is Rensa bezig met de implementatie van ‘Policy Manager’. De implementatie van Policy Manager bevindt zich in een testfase en moet ondersteunen bij afgesloten kredietverzekeringen. Zo is vanuit Policy Manager straks een automatische koppeling met Atradius, waar debiteurenvorderingen zijn verzekerd. Tot slot geeft Felix Monasso aan dat de software continu wordt geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd in overleg met de leverancier. 94 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.3.4 Rosmalen Gerechtsdeurwaarders Contactpersoon Mariëtte Langes, gerechtsdeurwaarder/directeur. Typologie organisatie Het Bredase kantoor Rosmalen Gerechtsdeurwaarders is actief sinds 1971. Het kantoor telt zo’n zestig medewerkers - onder wie gerechtsdeurwaarders, kandidaatgerechtsdeurwaarders, juristen en huurspecialisten. Mariëtte Langes is directeur en tevens een van de weinige vrouwelijke gerechtsdeurwaarders in Nederland. Diensten worden verleend voor het midden- en kleinbedrijf, voor de overheid en voor grote ondernemingen als zorgverzekeraars en belaanbieders. De dienstverlening is omvangrijk te noemen en varieert van creditmanagement tot gerechtelijke incasso activiteiten. Voor grotere klanten verzorgt Rosmalen Gerechtsdeurwaarders ook de facturering en de debiteurenadministratie, inclusief het afhandelen van bankbetalingen. Het gaat dan bijvoorbeeld om voorschotnota’s met een jaarafrekening of wederkerende nota’s. Software Voor alle operationele activiteiten wordt gebruik gemaakt van de software van EuroSystems. Het gaat dan om facturering, debiteurenadministratie, creditmanagement, incasso en deurwaardersactiviteiten. Het gebruikte softwarepalet gaat dus veel verder dan alleen creditmanagementfuncties. Op diverse manieren worden gegevens door klanten aangeleverd. Op papier, via Excel of via een (maatwerk)koppeling met het administratiesysteem van de klant. Koppelingen met andere systemen zorgen voor een zo efficiënt mogelijke werkwijze. Zo wordt gebruik gemaakt van het automatisch inlezen van bankafschriften via de MT940 standaard. En ook automatische incasso’s voor klanten (die de facturering hebben uitbesteed aan Rosmalen Gerechtsdeurwaarders) worden op elektronische wijze via een batchbestand aan de bank geleverd. “We werken met steeds strakkere termijnen. Betalingstermijnen worden aan banden gelegd”, zegt Mariëtte Langes. Gericht op creditmanagement en feitelijk incasso activiteiten worden betalingsafspraken vastgelegd en de opvolging daarvan gecontroleerd via de software van EuroSystems. Een vorm van risicomanagement vindt plaats voor aanvang van een dagvaarding. “Van een kale kip kun je nu eenmaal niet plukken”, zegt Mariëtte Langes. Rosmalen Gerechtsdeurwaarders werkt al lange tijd samen met de Kredietbank WestBrabant. Internet en met name social media, zoals Facebook is een belangrijke bron om informatie over personen en bedrijven te verkrijgen laat Mariëtte Langes weten. Klanten ontvangen veel op maat gesneden rapportages die samengesteld worden op basis van een rapportgenerator van EuroSystems. Het gaat niet alleen om een lijst van de status per (openstaande) factuur, maar ook om rapportages over forcast en scores. “Zoveel klanten, zoveel verschillende rapportages”, zegt Mariëtte Langes. 95 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Over de samenwerking met EuroSystems is Mariëtte Langes positief en raad de leverancier dan ook aan voor collega kantoren. “We werken kritisch samen en ondanks dat EuroSystems marktleider is blijven ze oog hebben voor de individuele klant”, zegt Mariëtte Langes die wel reikhalzend uitkijkt naar de nieuwe software “Credit Navigator” als opvolger van het systeem “EuroDossier” van dezelfde leverancier. Het is niet voor niets dat Mariëtte Langes ook voorzitter is van de gebruikersgroep van EuroSystems. Voor collega kantoren die met de software van EuroSystems aan de gang gaan heeft Mariëtte Langes nog wel als tip om niet alles zelf uit te proberen, maar om in gesprek te blijven met EuroSystems. Dat laatste uit efficiency oogpunt. Duidelijk is in elk geval dat Rosmalen Gerechtsdeurwaarders de software van EuroSystems in haar volle omvang benut. 96 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.3.5 Tremco illbruck Contactpersoon Silvia van Kranenburg, Credit Controller Typologie organisatie Tremco illbruck is een Europese fabrikant en dienstverlener van hoogwaardige afdichting, verlijming, vloerafwerking, waterdichting en passieve brandwerendheid voor de bouw en industrie. Zij bieden een breed assortiment betrouwbare producten en diensten onder onze productmerken illbruck, TREMCO, Nullifire en PACTAN. Met bijna 80 jaar ervaring heeft Tremco illbruck ongekend veel inzicht in de bedrijfsactiviteiten van haar klanten. Tremco illbruck heeft meer dan 1100 werknemers in dienst op 25 locaties in Europa, Afrika het Midden Oosten. Software Tremco illbruck maakt bedrijfsbreed gebruik van het ERP-systeem Microsoft Dynamics-NAV. Silvia van Kranenburg werkt als Credit Controller voor de Benelux. Naast werkzaamheden op het gebied van creditmanagement voor de Benelux voert zij een belangrijk deel van de financiële administratie voor de Belgische vestiging. Voor creditmanagement wordt zowel voor de Nederlandse als de Belgische vestiging gebruik gemaakt van software van Graydon. In België wordt al wat langer voor creditmanagement gebruik gemaakt van de online oplossing CMO van Graydon. Deze toepassing gaat ook in Nederland gebruikt worden, waar tot voor kort is gewerkt met off-line systeem Argentis van Graydon. Zowel CMO als Argentis worden gevoed vanuit Microsoft Dynamics-NAV, voor wat betreft openstaande posten en bijbehorende debiteurengegevens. Voor dit laatste is software in gebruik van D-Basics. Per etmaal worden de gegevens meerdere malen over gezet. De administratie in Microsoft Dynamics-NAV is altijd leidend wat betreft de openstaande postenadministratie. Aanmanen en telefonisch contact vindt plaats vanuit het creditmanagent systeem waar op eenvoudige wijze ook notities vastgelegd kunnen worden. “Telefonisch nabellen gebeurt in België door een collega daar omdat dit meer effect heeft.”, zegt Silvia van Kranenburg. Als er uiteindelijk niet is betaald worden posten aan Graydon uitbesteed ter incasso. Voor incasso in Nederland worden openstaande posten ingevoerd via een online toepassing van Graydon Nederland. Door opgave van een Graydon-nummer per debiteur is herkenning in het systeem en worden automatisch de relatiegegevens erbij gezocht. Aanvullend kunnen dan nog gegevens opgegeven worden. Incasso’s vanuit België worden door Graydon België verzorgd die dan start met een ‘profit letter’. Silvia van Kranenburg is in 2007 begonnen bij Tremco. Haar eerste werkdag begon direct met het volgen van een gebruikerscursus bij Graydon. Nu werkt zij nog steeds met plezier met de software van Graydon. 97 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.3.6 Incasso- en adviesbureau VMP & Partners B.V. Contactpersoon Raymond J.A. Pappot, adjunct directeur Organisatie Incasso- en adviesbureau VMP & Partners B.V. is een nationaal en internationaal werkend incassobureau op zowel de B2B als op de B2C markt. Of het hierbij gaat om 1 dossier of een veelvoud hiervan (bulk), wij hebben een op uw debiteurenbeleid afgestemde efficiënte oplossing. Naast de diensten op het gebied van nationale- en internationale incasso, kent VMP & Partners B.V. ook nog een aantal pré-incasso modules. Deze modules zijn speciaal ontwikkeld om de (soms langdurige) feitelijke incassoprocedure te vermijden. Software Voor zowel de kantoorboekhouding van VMP & Partners B.V. zelf als de incasso activiteiten voor opdrachtgevers wordt gebruik gemaakt van het geïntegreerde softwaresysteem INCREASE van MUMPS Software Systems. VMP & Partners B.V. biedt haar opdrachtgevers een grote variëteit aan mogelijkheden. Dit begint al bij de pré-incasso activiteiten, waarbij openstaande posten elektronisch van de opdrachtgever kunnen worden ingelezen en ‘profit letters’ worden aangemaakt. Afrekening van de incasso dossiers kan bijvoorbeeld per dossier maar ook per week of per maand, onder aftrek van provisie of zonder aftrek van provisie. “Alle mogelijkheden die we onze opdrachtgevers bieden, worden ondersteund door ons incassosysteem anders zou dit teveel handwerk opleveren.” Zegt Raymond Pappot. Het incassotraject begint, net als bij de pré-incasso’s, met het elektronisch inlezen dan wel het handmatig invoeren van openstaande vorderingen van een opdrachtgever. Een opdrachtgever krijgt vervolgens een bevestiging uit het incassosysteem dat de vordering in behandeling is genomen. Het kan gaan om een individuele vordering of om vorderingen die in bulk worden aangeleverd door een opdrachtgever. Binnen het incassosysteem wordt van elke vordering een dossier aangemaakt en wordt de status en handelingen (zoals het vervaardigen van een of meer aanmaningen) bijgehouden. Een workflow die in het incassosysteem aanwezig is, zorgt ervoor dat op het juiste moment de juiste dossiers worden behandeld. Bijvoorbeeld het sturen van nog een aanmaning, het bellen van een debiteur die moet betalen of het in gang zetten van een procedure via de rechtbank. Als een betalingsregeling is getroffen, wordt dit ook vastgelegd in het incassosysteem en ondersteunt het systeem de verdere verwerking van de betalingsregeling. Bij een gerechtelijke procedure verzorgt het incassosysteem een document voor de opdrachtgever om toestemming te verlenen voor de procedure. Hierna wordt via het systeem een dagvaarding opgesteld. Alle stappen van de gerechtelijke procedure, waaronder het inschakelen van een deurwaarder, het op de rol plaatsen bij de rechtbank en het vonnis, worden in het systeem vastgelegd. Uiteindelijk worden dan ook de bedragen vanuit het vonnis overgenomen in het betreffende dossier. 98 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 “Praktisch aan INCREASE is dat we ook andere relaties kunnen toevoegen. We verrichten veel voor buitenlandse crediteuren, incassobureaus en advocaten en kunnen deze eenvoudig toevoegen. Per dossier kunnen we een ‘taalcode’ meegeven zodat de vaste teksten van de correspondentie direct in betreffende taal aangemaakt wordt. Natuurlijk moeten we inhoud van de boodschap zelf opgeven.”, zegt Raymond Pappot. Omdat in meerdere landen wordt gewerkt, heeft VMP & Partners B.V. ook te maken de incassospelregels per land. Zo verschilt bijvoorbeeld de rente per land of per opdrachtgever. In het incassosysteem is dit eenvoudig op te lossen omdat deze spelregels zelfs op dossierniveau opgegeven kunnen worden. VMP & Partners B.V. werkt al sinds haar oprichting (1-4-1997) met INCREASE en is daar erg tevreden over. Er valt natuurlijk altijd wat te wensen. Raymond Pappot zou in de toekomst graag meer automatische gegevensuitwisseling tot stand willen brengen. Dat scheelt het nodige handwerk en mogelijke kans op fouten. 99 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.3.7 ELQ Hypotheken Contactpersoon Lothar Kleinhaarhuis, CEO. Typologie organisatie ELQ Hypotheken is actief op de Nederlandse hypotheekmarkt en richt zich met haar dienstverlening op het servicen van hypotheekleningen. ELQ beheert leningen die door haar zelf zijn verstrekt en leningen van derden. Software Binnen ELQ Hypotheken wordt gebruik gemaakt van verschillende softwarepakketten. Zo wordt de financiële administratie gevoerd met CODA. De periodieke afhandeling van te innen incassotermijnen van lopende hypotheken is uitbesteed. Voor het afhandelen van achterstanden is het systeem Tallyman van Experian in gebruik. Er is geen koppeling tussen CODA en Tallyman omdat het afhandelen van achterstanden geen betrekking heeft op openstaande vordering die in de boekhouding staan. “De meeste organisaties die een creditmanagement oplossing in huis hebben kennen de openstaande (debiteuren)vordering vanuit de boekhouding als basis en dat is bij ons dus niet het geval. Ingeval van achterstandsbeheer voor hypotheken heb je te maken met complexe en verschillende situaties van klanten. Het is noodzakelijk dat een credit management systeem deze verschillende situaties kan ondersteunen. Hier moet gedacht worden aan preventief achterstands beheer, vroeg beheer en minnelijk beheer. Bij minnelijk beheer is het onder andere noodzakelijk om de nieuwe betaalcapaciteit van de klant te bepalen en de huidige hypotheekconstructie waarnodig aan te passen.”, zegt Lothar Kleinhaarhuis, CEO van ELQ Hypotheken. Tallyman is een uitgebreid systeem dat in meerdere landen wordt ingezet. Dat gekozen is voor Tallyman heeft te maken met de geboden functionaliteit en de mogelijkheden om wijzigingen in de verschillende processen eenvoudig en snel door te voeren. Het proces start bij preventief beheer hier worden onder andere klanten die regelmatig te maken hebben met een stornering van de maandincasso proactief benaderd dat de maandelijkse hypotheekincasso weer gepland staat. Vervolgens worden de daadwerkelijke achterstanden van 0-30 dagen, aangeduid als ‘ early’ behandeld. Tallyman bevat dan de betalingsverplichting eventuele kosten, historische data, klantgegevens, historische contact momenten. Op basis van een segmentatie (uitgevoerd door Tallyman) worden klanten automatisch gealloceerd aan een behandelaar. Bij het maken van een betalingsafspraak houdt Tallyman bij wat de afspraak is, bevestigd de betalingsafspraak en agendeert de betalingsafspraak. De betaalafspraaak wordt ,indien de klant niet heeft voldaan aan z’n verplichting automatische toegewezen aan behandelaar voor de desbetreffende dag. Ook als bij dezelfde hypotheekgever vaker sprake is van een achterstand is dat vastgelegd in het systeem, zodat achteraf inzicht is in de historie van betalingsachterstanden. Betalingsachterstanden van meer dan 30 dagen kennen een traject dat start met een ‘minnelijke incasso’ procedure. Bij dit laatste wordt bepaald wat de reden achterstand is, de 100 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 overall situatie en de betaalcapaciteit. Hierna bepaald de behandelaar een strategie voor de vervolgstappen (minnelijk oplossen, gerechtelijk oplossen, of oplossing is beperkt tot niet mogelijk). Ingeval van een betalingsregeling wordt deze regeling vastgelegd en alle daarbij behorende correspondentie met de klant. Ingeval van een situatie dat een deurwaarder noodzakelijk is worden de gegevens met de deurwaarders automatisch uitgewisseld zowel inkomend als uitgaand. Daarnaast bevat het systeem de procesgang voor een faillissement van een klant . Tallyman ondersteunt ook volledig het gehele proces voor verkopen van onderpanden. Dit gaat gaan om een onderhandse verkoop of bijvoorbeeld de veiling van een pand. Tallyman beschikt over de noodzakelijke operationele rapportages om de achterstanden beheer afdeling te kunnen besturen (bijvoorbeeld workload per medewerker, collection rates). Deze gegevens zijn online beschikbaar. Hiernaast worden de Tallyman data ingelezen in een zelf ontwikkeld data-warehousesysteem. Dit laatste om (data)analyse uit te voeren op de hypotheekportefeuille, zowel per achterstand als overall. De onderliggende database met achterstand gegevens wordt vanuit Tallyman gevoed. 101 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 4. Gebruikerservaring 4.4 Uw ervaring delen Heeft u als gebruiker een mening en/of ervaring met creditmanagement software en wilt u deze delen met andere gebruikers in de vorm van een quote of uitgebreidere bijdrage? Stuur dan een mail aan Gerard Bottemanne van GBNED via [email protected]. Er wordt dan binnen enkele dagen contact met u opgenomen en mogelijk wordt uw ervaring dan gepubliceerd in een volgende versie van dit rapport. 102 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 5. Over de auteurs Gerard Bottemanne AA Gerard is in 1999 gestart met onderzoeksbureau GBNED en de daaraan gerelateerde websites www.softwarepakketten.nl, www.ictaccountancy.nl (volledig gericht op ICT voor de accountancysector) en www.ictfinancials.nl (volledig gericht op financials, zoals controllers, hoofden administratie en bijvoorbeeld creditmanagers). Zijn kennisgebied richt zich met name op het raakvlak van ICT en administratie met als motto ‘zien is geloven’. Gerard is regelmatig (gast)spreker op congressen en heeft de nodige publicaties op zijn naam staan. Gerard is te bereiken via [email protected] en mobiel +31 (0)6 10069402. Marcel Wiedenbrugge Marcel is in 2008 gestart met WCMConsult (www.wcmconsult.com) en houdt zich bezig met consultancy inzake efficiënter maken en verbeteren van zakelijke processen voor B2B ondernemingen. Hij combineert kennis en ervaring op het gebied van sales, CRM/marketing, creditmanagement, servicemanagement en IT. Daarnaast geeft en ontwikkelt hij trainingen en workshops, treed als gastspreker op, verricht marktonderzoek, publiceert boeken en schrijft artikelen over de hiervoor vermelde vakgebieden, zowel in het Nederlands als in het Engels. Marcel is vooral geïnteresseerd in verbeteren van de samenwerking en communicatie tussen mensen, processen en systemen. Marcel is te bereiken via [email protected] en mobiel +31 (0)6 4590 2601. 103 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Bijlage I Article: Credit Management and automated solutions By Marcel Wiedenbrugge, WCMConsult Credit Management and automated solutions: you cannot manage what you do not measure. How credit management software may improve your business performance. Introduction Credit management can be associated with topics like credit risk assessment, creditworthiness, payment behavior, complaints, customer relations, cash flow, working capital, profitability, business continuity etc. However, if we want to deal with credit management in a structured and consistent way we do not only need a sound and market oriented credit policy and the right people on the job, but we also need automated solutions in place. Dedicated credit management software (CMS) enables you to translate your credit policy and procedures into the software, so you can measure, analyze, optimize and manage the quote to cash process efficiently and effectively. Regardless what is important for your business, if you do not measure it, you cannot manage it either. Compared to the usual methods, CMS can contribute significantly to improve the performance of your credit management process and your company results. In this article we will highlight some of the functional aspects of CMS. 104 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Automation and credit management Many companies use software tools like Microsoft Word, Excel and email to carry out their daily credit management activities. As long as you do not have too many customers this may work fine, but when the number of customers, invoices, the size and complexity of your business is growing the semi-automated or manual approach may lead to inefficiencies due to: Data is not stored centrally and thus not easily accessible for those who need those data Repetitive tasks such as writing dunning letters and reporting can be time consuming and may be subject to inaccurate calculations and other mistakes A standard (all customers are treated equal) or ad hoc approach Procedures may not be carried out consistently Prioritizing has to be done manually and may lead to wrong or inefficient decision making By using dedicated CMS solutions, a lot of these problems can be strongly reduced. Most CMS solutions focus on the following: improve communication by workflow driven actions and disclosing relevant data to other departments (like sales) improve accessibility of data by centralizing data (one - consolidated - database, all customer and invoice data can be easily accessed by one application) improve productivity by automating repetitive and time consuming tasks (like sending reminder letters, confirming and calculation payment schedules, reporting, etc) improving risk of non payment by use of scoring, so you can identify (potential) payment problems earlier improve data security by authorizations improve financial performance by enabling structured and consistent credit management thus reducing your AR balance, DSO, complaints, collections, bad debt improve payment behavior by a risk based segmented approach improve compliance as all transactions are registered and stored improve customer satisfaction by less complaints, faster resolution times and more time for building up the relationship 105 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 How to get started? First of all we need to take a closer look at our business processes and especially the order to cash cycle. In general this may look like the model as described below. Figure 1: order to cash diagram (source: Credit Management Software, Kluwer Praktijkreeks) 106 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 We can identify three mayor areas: 1) Determination of credit worthiness of your customers. As we know, good credit risk assessment is the basis of good credit management and doing sound business! 2) Complaints: as complaints lead to blocked invoices and unhappy customers (and employees) they have a negative impact on your operational, financial and commercial performance and results. Continuous (root cause) analysis and optimization of operational procedures require measurement over the full order to cash cycle. 3) Overdue invoices: this concerns not only (legitimate) complaints but also customers who (temporarily) cannot pay or customers who can but do not want to pay in time. Improving DSO requires that you measure payment behavior, analyze the (root) causes of late payment, improve operational efficiency and raise the customer continuously and consistently. By registering, measuring and managing these areas in an automated way we can make a start to improve the effectiveness and performance our credit management. What and how do we measure? Regardless if we talk about locally installed software or remote installed applications (Software as a Service, SaaS, via internet), CMS basically needs two kinds of data: 1) Customer (debtor) data, and 2) Outstanding invoices data. Most CMS solutions enable the user to segment their customers into different risk profiles and dunning strategies as shown in figure 2. 107 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 External financial risk * (experience from others) LOW Internal financial risk * (own experience) LOW Keep and develop Keep and develop AVERAGE HIGH AVERAGE Keep and develop Keep and develop Investigate and develop Keep a close watch HIGH Question mark, investigate and keep a (close) watch Keep a close watch Write off? Risk profiles / dunning strategy for customers: Key accounts Low risk Average risk High risk Collections Special procedures Export, etc. * based on (historial) creditworthiness and payment behavior Risk Profiles Customers (groups or individual customers) Tailor made dunning strategy for each group of customers (automated) Credit Management policy Align with (strategic) company goals and targets Figure 2: risk based customer segmentation (source: Credit Management Software, Kluwer Praktijkreeks) As such, each individual customer will be assigned to a risk profile, which means that you will be able to differentiate your dunning strategies according to type of customer, behavior, etc.. For example your key accounts may need a more delicate approach then high risk smaller customers. This differentiated approach can be very effective and over time often leads to sustainably better payment behavior. Technically it works like this. On a daily basis debtor and outstanding invoice data are exported from your financial source system and imported into the CMS application. The data are processed and analyzed by the software according to your own dunning strategy rules. After completion of the import, the result is a so called work flow or ‘things to do’ list as shown in figure 3. 108 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Credit Management Software Data are processed via the profiles into the software, which results in a workflow driven ‘to do’ list for the credit controller Results Workflow / to do list actions: Dunning Profile 1 - to be sent dunning letters (reminders, invoice overview) - call back actions Database Debtors Dunning (customers) and Profile 2 outstanding invoices Dunning Profile # - non commited payments - transfer to collections agency - risk profile changes - untimely solved queries Figure 3: the data import process (source: Credit Management Software, Kluwer Praktijkreeks) Depending on the software this workflow list may be prioritized. That means for example that customers with the highest risk (of non-payment) and the highest amount in that risk category will automatically be put on top of the workflow list. This is especially useful when you have to deal with a lot of (overdue) similar customers and limited workforce. At the end of the day, after you completed all your workflow activities, you may transfer all letters and /or emails to a batch and print or send them at once with one push on the button (instead of writing, printing and sending them one by one). It doesn’t take a lot of imagination that this can save you a substantial amount of time (and money). CMS Functionality In general, all the things you normally do during the day will now be centrally registered, guarded and executed in the CMS application. This means that all the data are stored in one central database and can be accessed by any authorized user. For example, calling your customers about overdue invoices. The manual approach may require a lot of pen and paper work and you manually need to check if the payment is received at the date the customer has promised to pay. If you use CMS, it could look as described in figure 4. 109 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 On day 50 you decide to call the customer. The customer promises to pay the invoice in 5 days (on day 55). You agree and may confirm the commited payment by email Day 30, due date of invoice 1234 30 30 32 Day 32, 1st reminder 34 36 38 40 42 44 46 48 50 50 52 54 55 56 58 60 Day 42, 2nd reminder The customer has 5 days to fulfil his commtied payment. The commited payment will be registered in the CMS application and guarded automatically. If the payment has not been received on day 55, the credit controller will automatically notified on day 56 as the software will create a new workflow action. The credit controller can then take appropriate action towards this customer. In case the customer does not improve his payment behavior, the customer may also be (automatically) transferred to a higher risk profile and according dunning strategy. Figure 4: example committed payment registration and guarding (source: Credit Management Software, Kluwer Praktijkreeks) In this example the software automatically reminds you when a customer has not kept his promise, so in time you can optimize your strategy towards this customer. Besides the software keeps a track record of each customer of the payment history and other relevant data. As such you can easily determine if a customer shows improvement in his or her payment behavior and what the underlying reasons might have been. A second important functionality is complaint management. Complaints are one of the main reasons why customer do not pay their invoices and can have a strong impact on your DSO, (operational) performance and customer satisfaction. Complaints can generally be divided into three groups: financial (invoice related) and physical (related to the shipment/delivery) and commercial (such a trade promotions) Almost any CMS application has dispute of complaint management functionality onboard. In the software all common existing complaints, causes and solutions are stored and translated into a workflow process. For example, if a customer calls you that he/she has received the ordered goods in a damaged condition, you can register the complaint in the software and send a predefined email (template) to your colleague from the sales administration (process new order) and a cc to the logistics department (arrange new delivery, pick up damaged goods). In the meantime 110 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 the invoice will be blocked for further actions. If the complaint is not solved in a predefined amount of time, the software will automatically generate a workflow action to take further internal action (see figure 3). If a complaint would not have been registered, the invoice would be overdue on day 30. Day 0 (zero), invoice date, Payment term is 30 days net 00 Invoice 4 8 12 14 16 20 24 28 30 30 34 38 38 Registration of the complaint (day 8) till resolution takes 8 days. During that time, the invoice is blocked for actions during that time (day 8 till day 16) 42 46 50 54 The software takes the resolution time (8 days) of the compiaint into consideration.The due date will now be shifted to day 38 (30+8 days), so the customer will not experience a disadvantage in net payment term due to the complaint resolution time. Figure 5: complaint registration and handling (source: Credit Management Software, Kluwer Praktijkreeks) As such a structured complaint management gives you sound insight in: The number of complaints The (average) resolution time The number of escalations The impact on cash flow and working capital Of course this all depends on the available functionality of the software and especially the reporting capability. However, a good understanding of your business processes and detailed insight in your complaints enables you to make (small) improvements which may lead to fewer complaints, faster resolution times, higher operational efficiency, a lower DSO and more satisfied customers. Other functionalities Those credit managers who already use CMS will probably read nothing new, but for those who are new in this area it may be interesting to know what kind of other functionality standard CMS has to offer: Register and guard payment schedules Register telephone actions and results (and guard them) Register notes (instead of writing post it papers) 111 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Data Interfaces with credit management service suppliers (credit information, credit insurance, collection agencies, etc.) and other software (Outlook, Lotus Notes) Register notes / remarks Keep full file records (especially useful when an invoice is transferred to a collection agency) Prioritized workflow Risk management functionality Web enabled access (browser) for other departments than credit management (to easily disclose and share relevant information for sales, service or logistics) Reporting such as: ageing lists / analyses, DSO calculations, cash flow (forecasts), collections and bad debt analysis, etc. Of course the available functionality may vary for each CMS vendor, but the principle remains the same. Managing risk and value of your most important asset. Never automate a bad process Though the performance of your credit management depends on many business aspects, research identified that many problems in credit management are strongly related to automation and procedures: CAUSE EFFECT Incomplete customer record file (poor master data management) leading to Wrong invoices, annoyed or unsatisfied customers, delays in payment, higher administrative costs Received payments are not registered in a timely manner Illegitimate / unnecessary reminder actions, higher administrative costs and inefficient use of your workforce Standard or ad hoc reminder policy / procedures Stimulates slow paying customers (waiting till the second or last reminder) Late invoicing Customers pay you later than possible Inefficient or unstructured complaint management Unsatisfied customers, higher operational, administrative and financial costs Incomplete registration or filing of actions Illegitimate reminder actions, disputes, inefficient and or ineffective collections So before you start thinking about buying CMS software, it is essential to take a look at your business process first. Describe your current situation and determine what you want to 112 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 improve and how you want to improve it. Automating an inaccurate or sloppy process without a clear picture of your current business processes will do your company more harm than you will benefit from it. Conclusion This article only provides you a short impression about how you can improve your credit management performance in a structured and consistent way by using CMS. Many best practice cases support the fact, that automation (and good people) is key to optimize the performance of your credit management department. In general investments in CMS can be amortized in 2 to 12 months, where prices may vary between Euro 3000,- to (far) more than Euro 200.000,-. However, it is not the investment itself, but the return of investment that you should look at. If you do that properly this will ultimately lead to improved payment behavior, better operational performance, better cash flow, lower working capital financing needs and ultimately more continuity and profitability for your business and its stakeholders. 113 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Bijlage II Selectiecriteria software Onderstaand vindt u de eigenschappen die afkomstig zijn van www.softwarepakketten.nl. De indeling van de criteria is zodanig opgezet dat u het overzicht kunt gebruiken bij uw pakketselectie naar creditmanagement software. Het eerste deel bestaat uit algemene eigenschappen die gelden voor administratieve software. Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Contactgegevens leverancier Naam aanbieder Adres Postcode en woonplaats Land Contactpersoon verkoop Telefoonnummer verkoop E-mail verkoop Website Aantal vaste medewerkers (Uitgedrukt in FTE’s) Jaar van oprichting Is het bedrijf winstgevend? Is het bedrijfsresultaat openbaar? Zijn referenties opvraagbaar? Welke waarborgen zijn er voor de continuïteit van het bedrijf? Is het Cliëntenbestand in te zien ter controle door een externe auditor? Is er een privacy reglement? Oftewel hebben medewerkers getekend voor geheimhouding. 114 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Welke supportvormen worden geboden en wie verzorgd deze dan? Welke helpdeskfaciliteit worden geboden en wat zijn de openingstijden van de helpdesk? Hoeveel medewerkers (uitgedrukt in FTE's) zijn werkzaam op de helpdesk? Is een customerportal aanwezig voor bestaande cliënten? Kort profiel van leverancier Algemene eigenschappen pakket Producent pakket. Alleen van toepassing als de leverancier van het pakket niet tevens de producent is. Taal pakket (gebruikers interface) Taal handleiding (papier / pdf) Is het pakket onderdeel van een ander pakket? Sinds wanneer is het pakket op de markt? Indien van toepassing aangeven voor binnenland en buitenland Is een demoversie van het pakket beschikbaar en zo ja hoe lang kan de demo gebruikt worden en wat zijn de kosten? Wordt het pakket direct en/of via dealers geleverd? Ingeval dealers graag verwijzen welke. Is sprake van een openSource licentie? Dat wil zeggen of de broncode vrij beschikbaar is, aangepast en gedistribueerd mag worden. Is een escrowregeling getroffen voor het pakket? Dat wil zeggen dat de broncode (source) in bewaring wordt gegeven bij een onafhankelijk escrow agent. Is het pakket al eens getest door een derde, zo ja: 115 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar door wie, wanneer en met welk resultaat. Hoeveel gebruikers kunnen tegelijkertijd met het pakket kan werken (single-, Multi-user)? Is aanvullend maatwerk mogelijk op het standaard pakket? Kent het pakket een actieve gebruikersgroep? Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, WORD, EXCEL, XML, etc.? Zo ja, dan graag specificeren. Beveiliging en Audit Op welke wijze hebben gebruikers toegang tot de applicatie? Veelal is sprake van een gebruikerscode en wachtwoord. Er kunnen ook aanvullende eisen gesteld worden aan toegang, zoals een speciale toegangscode die per SMS wordt ontvangen door de gebruiker. Welke voorwaarden worden gesteld aan gebruikersnaam en wachtwoord? - Minimale lengte gebruikersnaam - Minimale lengte wachtwoord - Wachtwoord niet zichtbaar opgeven - Wachtwoord versleuteld opslaan Wordt inloggen geblokkeerd na enkele foutieve pogingen en is er een logging van alle inlogpogingen? Zijn er meerdere gebruikersniveaus in te stellen met verschillende rechten (zo ja, welke en op welk niveau)? Wordt bij alle mutaties de gebruiker bijgehouden? Zodat achteraf de gebruiker van een bepaalde mutatie eenvoudig getraceerd kan worden. Zijn voorloopgegevens duidelijk zichtbaar op rapporten? 116 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Is er een audittrail van alle mutaties? (Wijzigen en verwijderen bijhouden van instellingen, basisgegevens en transacties) Welke auditrapportages zijn opgenomen in het pakket? Is er een beveiliging dat geen (basis)gegevens verwijderd worden waarop (financiële) transacties zijn geboekt? Zijn rapportages dermate beveiligd dat er geen gegevens beïnvloed kunnen worden? Dit laatste is bijvoorbeeld het geval als rapportages via Excel of Word aangemaakt worden. Is een backup mogelijkheid van de data opgenomen binnen het pakket? Bediening van de software Beschikt het pakket over invoer wizards? Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuw bedrijf of voor de jaarafsluiting. Beschikt het pakket over online helpteksten? Zijn de online helpteksten aanpasbaar door de gebruiker? Zijn de online helpteksten contextgevoelig? Wordt bij een invoerveld en/of scherm direct de juiste helptekst getoond als gekozen wordt voor opvragen helpinformatie. Kan er gezocht worden in de online helpteksten? Zoeken naar zelf op te geven woorden of delen daarvan. Kan per tabel aangegeven worden door de gebruiker welke kolommen getoond worden op schermen? Is het pakket volledig via het toetsenbord te bedienen? Ter voorkoming van RSI. 117 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Is er een taalkeuze per gebruiker mogelijk en zo ja graag specificeren waarvoor: schermen, helpteksten en rapporten. Is een aparte gebruikershandleiding beschikbaar? Kent het pakket een querytool of rapportgenerator? Kan de gebruiker zelf op eenvoudige wijze rapportages samenstellen. Is sprake van een logische menu-indeling? Is sprake van consistente keuzes binnen alle functies? Zijn geen overbodige gegevens zichtbaar in menu’s en schermen? Zoals opties die uitgeschakeld zijn maar wel zichtbaar voor de gebruiker? Zijn er geen harde fouten aanwezig in de software? Zijn alle meldingen in de Nederlandse taal? (zoals systeemmeldingen) Zijn er sorteermogelijkheden bij uitvoer op het scherm en kunnen kolommen verschoven worden door de gebruiker? Installatie en techniek Onder welke besturingssystemen draait het pakket? Welke databases worden ondersteund door het pakket? Kan het pakket op server (of lokale PC) van de cliënt geïnstalleerd worden? Het gaat erom dat het pakket lokaal geïnstalleerd kan worden. Wordt pakket aangeboden via het ASP/SAAS model? ASP staat voor Application Service Providing. SAAS staat voor Software as a Service. In dit geval wordt het pakket niet lokaal geïnstalleerd. Is sprake van een web(based) applicaties? Het gaat erom of de applicatie speciaal is ontworpen en gebouwd om via internet te gebruiken. 118 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Is Terminal Server ondersteuning mogelijk? Kan de applicaties bijvoorbeeld via internet toegankelijk worden gemaakt voor externe gebruikers via een Terminal Server programma? In dit verband wordt vaak gesproken over Web enabled. Dit laatste wil zeggen dat de applicatie geschikt is voor gebruik op internet met behulp van een hulpprogramma (Terminal Server emulatieprogramma). Op deze wijze kunnen bestaande Windows applicaties geschikt worden gemaakt voor extern gebruik. Welke configuratie eisen worden gesteld aan de applicatie? Welke software eisen worden gesteld? Bijvoorbeeld de noodzaak van de aanwezigheid van Microsoft Excel voor het vervaardigen van rapporten. Wat is de ontwikkeltaal waarin het pakket is gebouwd? Welke eventuele beperkingen in aantallen kent het pakket? Implementatie Wie verzorgt de installatie van het pakket? Hoe is de implementatie geregeld? Welke rol speelt bijvoorbeeld de producent van het pakket of een dealer. Wat is de gemiddelde duur van een implementatie? Welke documentatie wordt bij het pakket geleverd? Hoe is de opleiding geregeld? Is sprake van webbased/computerbased training? Wordt dataconversie uitgevoerd voor de klant? Zo ja, voor welke systemen. Support en updates Welke garantie wordt geboden? Is een onderhoudsabonnement verplicht? 119 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Wanneer gaat een onderhoudsabonnement in? Wat is begrepen in een onderhoudsabonnement? Wat is de gemiddelde wachttijd op de helpdesk? Updates Hoe worden updates beschikbaar gesteld? Bijvoorbeeld via internet of per post op CD(-rom). Wie installeert de updates? Bijvoorbeeld automatisch via internet of via een installatie wizard. Verschijnen er regelmatig updates met nieuwe functionaliteit? En wat is de frequentie daarvan? Aanschaf en kosten Wanneer is de volgende versie gepland? Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in de volgende versie? Kosten Hoe is het licentiemodel opgebouwd? Bijvoorbeeld per administratie, gebruiker of module? Wat zijn de eenmalige (aanschaf, licentie)kosten van het pakket? Graag specificeren en niet antwoorden “op aanvraag” of “ afhankelijk van situatie” of iets dergelijks. Hoeveel bedragen de periodieke kosten, zoals onderhoud en updates? Graag specificeren en niet antwoorden “marktconform” of iets dergelijks. Hoe zijn de implementatiekosten opgebouwd? Wat zijn de kosten van opleiding en training? Met welke overige kosten moet rekening worden gehouden? Bijvoorbeeld andere software die noodzakelijk is om met het pakket te kunnen werken. Wat zijn de kosten van dataconversie? 120 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar SAAS model Steeds meer toepassingen worden via internet aangeboden via het SAAS model. Voor toepassingen die via internet draaien volgens het SAAS model zijn de volgende specifieke eigenschappen opgenomen. Wat is de minimale contractduur? Wat is de opzegtermijn? Hoe is de (toegangs)beveiliging geregeld? Hoe is de backup geregeld? Hoe is de exit strategie geregeld? Op welke wijze kunt u over uw gegevens beschikken als u het contract opzegt of als de ASP aanbieder onverhoopt ophoudt te bestaan? Welke partners zijn betrokken bij het ASP model? (zoals datacentrum) Moet lokaal nog software geïnstalleerd worden? (behalve een webbrowser) Nadere toelichting SAAS model (bijv. Installatiemodel) Specifiek Het volgende deel bestaat uit eigenschappen die specifiek gelden voor creditmanagement toepassingen. Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Basisfuncties Functies op het gebied van creditmanagement die veelal ondersteund worden door uw debiteurenadministratie. Een ouderdomsanalyse met zelf in te delen ouderdomstermijnen. Het vervaardigen van rekeningoverzichten per post en per email. Het vervaardigen van aanmaningen per post en per 121 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar email. Het vervaardigen van brieven per post en per email. Het opgeven van een kredietlimiet per klant en het bewaken daarvan bij orderintake. Het opvragen van een kopie van een factuur. Historie van betaalde facturen opvraagbaar. Controle kredietwaardigheid Koppeling met D&B Koppeling met Graydon Koppeling met Bureau Kredietregistratie (BKR) Koppeling met Experian Koppeling met kredietverzekeraars, zoals Atradius, Coface, Euler Hermes, etc. Zo ja, graag specificeren met welke kredietverzekeraar(s). Dossiervorming Vastleggen van klantendossiers. Dossiers automatisch vullen vanuit de boekhouding. Dossiers automatisch vullen met alle (hieronder genoemde) correspondentie. Correspondentie Een directe koppeling met Office (met name Word en Outlook). Het vanuit de software opstellen en verzenden van brieven. Het vanuit de software opstellen en verzenden van e- 122 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar mails. Het vanuit de software opstellen en verzenden van sms berichten. Vastleggen van notities, zoals deze tijdens telefoongesprekken plaatsvinden, die tevens in de betreffende dossiers terecht komen. Is het registreren en (letterlijk) vastleggen van telefoongesprekken met klanten (uiteraard met toestemming van de klant). Betalingsafspraken Het vastleggen van betalingsafspraken. Het bewaken van betalingsafspraken. (Automatisch) betalingsschema’s maken en opvolgen. Workflow management Kunnen gebruikers zelf acties aanmaken. Kan workflow volautomatisch ingesteld worden (bijv. meerdere contactpersonen / afdelingen bij klachten). Is het mogelijk Business rules in te stellen: het al dan niet automatisch beslissingen nemen op basis van bepaalde parameters. Scoring Op basis van welke parameters kunnen klanten gescoord worden. Rapportage Een rapportage van DSO (Days Sales Outstandig) 123 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar vervaardigen. Worden meerdere DSO berekeningsmethoden ondersteund. Een liquiditeitsprognose vervaardigen. Op welke manier(en) wordt de cashflow forecast berekend (vervaldatum, historisch betalingsgedrag of anders). Kan de gebruiker zelf eenvoudig maatwerk rapporten maken (aanwezigheid rapportgenerator). Klachtenmanagement Is er een functie om klachten te registeren. Worden klachten automatisch op datum bewaakt. Kan de gebruiker zelf klachten, oorzaken en oplossingen in de software toevoegen. Kunnen tijd en kosten gemeten worden. Kunnen facturen zowel in de Creditmanagement systeem als in het bronsysteem automatisch geblokkeerd worden. Koppelingen Koppeling boekhoudsystemen (zo ja, specificeren met welke systemen) Koppeling ERP systemen (zo ja, specificeren met welke systemen) Koppeling klachtenregistratiesystemen (zo ja, specificeren met welke systemen) Koppeling met incassosystemen en/of incassobureaus (zo ja, specificeren met welke systemen) Koppeling met Business Intelligencesystemen (zo ja, 124 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar specificeren met welke systemen) Andere koppelingen 125 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com Rapport Creditmanagement software 2014 Bijlage III Literatuurverwijzing Credit management software - Van inventarisatie tot operationeel, Marcel Wiedenbrugge, www.wcmconsult.com./ http://www.managementboek.nl Gids boekhoudsoftware 2014; Gerard Bottemanne, www.softwarepakketten.nl. 126 Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl – www.softwarepakketten.nl | WCMConsult – www.wcmconsult.com
© Copyright 2024 ExpyDoc
