Voortgangsrapportage juni 2014 - Belastingsamenwerking Oost

Voortgangsrapportage juni 2014
Op basis verbeterplan september 2013
Inhoud:
1. Inleiding
2. Samenvatting verbeterplan
3. Status per cluster
4. Financiën
Bijlage: alle aanbevelingen op een rij
1. INLEIDING
Voorwoord directeur
Voor u ligt een voortgangsrapportage met relevante informatie voor het bestuur en de deelnemers.
De belastingsamenwerking Oost-Brabant bevindt zich momenteel in een ontwikkeltraject, dat is
gebaseerd op de bevindingenrapportage en de verbeterpunten van de Taskforce, inclusief de
meerjarenbegroting 2013-2016.
Met regelmaat wordt de voortgang van de taakuitvoering van de BSOB gerapporteerd.
Aansturing
Op tijdelijke basis is een aantal belangrijke sleutelposities ingevuld, namelijk de functie van
directeur, controller, een afdelingshoofd (wegens ziekte) en per juni twee coördinatoren
(gegevensbeheer en innen, deze laatste wegens ziekte). De functie van ICT coördinator/
projectleider betreft een nieuwe positie, welke per 1 maart jl. is vervuld. Verder is de rol van
coördinatoren per 1 januari jl. formeel ingevuld. De aansturing wordt door middel van opleiding op
diverse belangrijke aspecten ondersteund. In diverse interne overlegvormen wordt de voortgang
besproken, worden besluiten genomen en wordt de bedrijfsvoering integraal benaderd.
Medewerkers worden in hoge mate betrokken.
Personele inzet
In de herziene begroting is voorzien in de inzet van extra medewerkers om achterstanden in te
halen, zieke medewerkers te vervangen en de processen beter in te richten. De reguliere formatie
bedraagt 57 fte.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim betreft in de periode van 1 januari tot 1 mei 2014 12,24% met een
meldingsfrequentie van 1,9. Het percentage wordt sterk beïnvloed door 4 langdurig zieken op een
formatie van 57 fte’s. Op basis van een plan van aanpak wordt, daar waar beïnvloedbaar, zowel
het langdurig als het kortdurend ziekteverzuim teruggedrongen.
Afstemming tussen BSOB en de deelnemers
Met de deelnemende organisaties wordt met regelmaat afgestemd over beleid en financiën in het
“regievoerdersoverleg” en het overleg van “financiën en control”. Binnenkort zal met de
regievoerders het overleg worden geëvalueerd en desgewenst anders worden opgezet.
Processen
Er is een start gemaakt met het project procesgericht verbeteren. De processen gegevensbeheer
en bezwaar/beroep zijn afgerond met het opstellen van een implementatieplan.
Er is gestart met de processen front-office en invordering.
Binnenkort starten de processen heffen en waarderen.
BSOB in de pers
De BSOB heeft het afgelopen jaar met diverse berichten in het nieuws gestaan.
Recent heeft de BSOB in de pers gestaan met een bericht over positief resultaat over het boekjaar
2013
Communicatie
BSOB heeft onlangs een communicatieplan vastgesteld, dat voorziet in de uitgangspunten rondom
interne en externe communicatie. Aan de hand van een actieplan worden middelen ingezet.
2
2. Samenvatting verbeterplan september 2013
De BSOB is een nog relatief jonge organisatie die voor het waterschap Aa en Maas en 6 gemeenten
de belastingen uitvoert. De organisatie was medio 2013 nog niet in control.
Een groot aantal verbeteracties is noodzakelijk om uiteindelijk in control te komen. Daarbij zijn
zeven prioriteiten bepaald die liggen op de volgende terreinen:
1. aansturing en strategie en beleid
2. processen
3. ICT/ applicaties
4. financiën & control
5. gegevensbeheer
6. ziekteverzuim
7. uitwerking kernwaarden in noodzakelijk gedrag
Daarnaast is een groot aantal aanvullende acties, maatregelen, projecten geduid die eveneens
aandacht behoeven. Maar omdat niet elke actie even belangrijk is en omdat de organisatie ook niet
alles tegelijkertijd kan oppakken is als actie geformuleerd om een
8. activiteitenschema op te stellen waarin die acties geprioriteerd en gefaseerd worden.
De uitvoering van dit plan is gestart in september 2013.
Nog op te pakken aanbevelingen uit de bevindingenrapportage en actieplan van 5
september 2013
In de rapportage zijn in totaal 37 aanbevelingen opgenomen. De meeste ervan zijn al afgerond.
Een aantal van 14 punten staat nog open. Hieronder worden de aanbevelingen opgenomen die nog
niet voldoende resultaat hebben opgeleverd. Enkele daarvan staan ook later gepland in de
wetenschap dat ook niet alle aanbevelingen tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd.
Nr.
Aanbeveling
3
De rol van integrale manager van de afdelingshoofden goed vastleggen in de
mandaatregeling en budgethoudersregeling. Vervolgens afdelingsmanagers ook in die rol
gaan aanspreken.
7
Richt de managementinformatie in op de geformuleerde prestatie-indicatoren en gestelde
doelen.
9
Laat na uitvoering van de verbeteracties voor 2015 een bedrijfsplan opstellen vanuit de
missie, visie en concrete doelen.
12 Neem initiatieven tot harmonisatie van beleid.
13 Stel een strategisch personeelsplan op.
23 Herschrijf c.q. werk een aantal basisnota’s (waaronder: nota financieel beleid,
budgetregeling, mandaatsbesluit etc.) uit.
25 Herijk de planning & controlcyclus, zodat intern de betrokkenheid wordt vergroot en extern
duidelijkheid wordt geschapen.
26 Evalueer periodiek de herziene opzet van kostentoerekening en breid deze uit met een
calculatiemodel voor nieuwe toetreders.
32 Het laten opstellen van een informatiebeleidsplan onder regie van de coördinator ICT
(. Eind 2013 zijn de eerste versie’s van het beveiligingsbeleid en informatiebeleid opgesteld,
deze worden in de 2e helft van 2014 verder aangevuld en geactualiseerd.)
35 In 2014 de dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Oss en het Waterschap Aa en
Maas zowel inhoudelijk als financieel evalueren.
36 Voer het projectplan uit om te komen tot een procesbeleid, processtructuur, rollen,
verantwoordelijkheden en taken bij het procesbeleid en dat is vastgesteld door het MT van
juni 2013.
Op basis van de tussentijdse evaluatie die we in maart gehouden hebben komen daar de
volgende punten bij:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
kwaliteit van het gegevensbeheer
interne en externe communicatie
aanvulling in managementinformatie
personele kwaliteitsborging en volledig instrumentarium (strategisch personeelsplan)
waarderingsmeting (medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoek)
herijking afstemming deelnemers (regievoering)
projectsturing inclusief deze evaluatiepunten
3
3. Status per cluster – enkele bijzonderheden
Algemeen
Alle clusters hebben met de medewerkers een clusterplan opgezet. Deze dient als basis voor het
maken van persoonlijke werkplannen.
Heffen
De kohierenplanning 2014 staat onder druk. Met name het combi-kohier voor de
waterschapsheffingen voor de niet-deelnemende gemeenten loopt vertraging op. De applicatie, die
is aangepast om de WOZ-gegevensset in 2014 als basis te laten dienen voor de aanslagen
watersysteemheffing ongebouwd, functioneert niet zoals verwacht. Dit vergt extra controle
inspanningen voordat de aanslagen kunnen worden verzonden. Onlangs zijn de aanslagen voor
Gemert-Bakel verzonden en volgen de aanslagen voor de overige gemeenten op korte termijn,
afhankelijk van een systeemupdate.
Er is in de eerste helft van 2014 een aantal kohieren verzonden over de oude belastingjaren 2012
en 2013. Deze inhaalslag levert naast inkomsten ook de nodige reacties op van belastingplichtigen
omdat zij in twee opeenvolgende maanden twee belastingaanslagen (over 2012 en 2013)
ontvangen. Algemene informatie staat vermeld op de site. Voor de betrokkenen geldt, op verzoek,
een ruimere betalingsregeling. Voor het wegwerken van de achterstand wordt extra capaciteit
ingezet. De heffingsadministratie van 2012 en 2013 is zeer complex opgezet met veel dubbele
objecten. Deze objecten zijn per 1 januari 2014 ontdubbeld. Deze werkvoorraad wordt met interne
betrokkenen projectmatig opgepakt en weggewerkt.
De definitieve aanslagen zuiveringsheffing over 2011, 2012 en 2013 voor ongeveer 4.000
bedrijven moet nog opgelegd worden. Deze achterstand wordt met inzet van extra capaciteit
weggewerkt.
In 2014 is een nieuwe procedure ingevoerd m.b.t. het afhandelen van bezwaren. Dit heeft er mede
toe geleid dat op dit moment alle bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn kunnen worden
afgehandeld. Er zijn tot eind mei 2014, 695 bezwaren ontvangen tegen de aanslagen
waterschapsheffingen. Hiervan zijn 477 bezwaren afgewikkeld en staan er nog 218 bezwaren open.
Voor de afhandeling van de bezwaren tegen de gemeentelijke heffingen is de wettelijke termijn
ruimer. Hiervoor geldt dat deze voor het einde van het kalenderjaar moeten worden afgehandeld.
Er staan eind mei nog 509 bezwaarschriften open. De procedure is erop gericht om binnen de
wettelijke termijn uitspraak te doen. In het algemeen kan gesteld worden dat er minder bezwaren
tegen de aanslagen worden ontvangen. De voorcontrole van de belastingkohieren is hier de
voornaamste oorzaak van. Ook aan de prestatieafspraken m.b.t. de beantwoording van brieven en
e-mails wordt door het cluster voldaan.
Binnenkort wordt, onder externe leiding, gestart met een procesverbeteringstraject.
Innen
In 2014 wordt gestart met het reguliere proces van dwanginvordering incl. loonvorderingen en –
beslagen. De betalingsherinnering wordt niet meer gehanteerd. Dit betekent dat de
belastingschuldigen bij het niet betalen van de belastingaanslag direct een aanmaning ontvangen.
Hieraan zijn kosten verbonden en dit leidt tot de nodige reacties. Er zijn in 2014 inmiddels 22.900
aanmaningen en 6.400 dwangbevelen verzonden. De volgende invorderingsstap voor particulieren
is de loonvoordering. De doelstelling was om eind februari 2014 de nieuwe module voor
loonvorderingen te implementeren. Hiermede kunnen geautomatiseerd aankondigingen
loonvorderingen en andere beslagen in bulk worden verwerkt. Deze doelstelling is niet gehaald. De
applicatie is op dit onderdeel getest en nog niet akkoord bevonden. Nu wordt gestreefd naar een
implementatie in juni.
Het afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken verloopt volgens de afgesproken
prestatieafspraak. Dat wil zeggen dat nagenoeg 100% van de verzoeken binnen 8 weken wordt
afgehandeld. In totaal zijn tot eind mei 1.203 verzoeken toegekend. 692 Verzoeken zijn
afgewezen.
4
De betalingsverwerking wordt dagelijks bijgehouden maar dit proces verloopt niet efficiënt.
Ongeveer 20% van de betalingen wordt handmatig verwerkt. Het doel is om de applicatie aan te
passen zodat dit percentage omlaag kan.
Indien blijkt dat de oude vorderingen, die zijn overgedragen door de deelnemers aan BSOB, niet
invorderbaar blijken worden deze op “voorstel oninbaar” gezet. De deelnemers dienen dit voorstel
te accorderen. Dit i.t.t. de aanslagen die de BSOB zelf heeft opgelegd (en de aanslagen 2011).
Hierover beslist de directeur van BSOB over het voorstel oninbaar. Door deze actie wordt het
vorderingenbestand opgeschoond.
De prestatieafspraken m.b.t. de beantwoording van brieven en e-mails kunnen momenteel niet
worden gehaald. Er komt meer correspondentie binnen dan waarvoor interne capaciteit
beschikbaar is. Dit is een belangrijk aandachtspunt en er wordt gewerkt aan een inhaalslag.
Organisatie breed geldt na 31 mei, een periode van 10 werkdagen om te reageren op inkomende
correspondentie. In de periode januari tot en met mei geldt een periode van 20 werkdagen. De
workload van het cluster Innen is echter constant. De termijn van 10 dagen lijkt hier niet haalbaar.
Betreft het SEPA proof maken van de organisatie BSOB is een onverwachte tegenvaller
geïncasseerd. Het inlezen van de machtigingskaarten levert nog problemen op en er zijn
problemen met het bestand van de automatische incasso’s. Deze problemen worden momenteel
opgelost. De landelijke deadline van 31 juli lijkt hiervoor ruim genoeg.
Binnenkort wordt gestart met een procesverbeteringstraject.
Front-Office
Vanaf 2014 werkt de BSOB met vaste krachten die worden aangevuld met uitzendkrachten. Op
drukke dagen zijn er 15 medewerkers (maximum aantal lijnen) beschikbaar om de telefoon aan te
nemen. Begin 2014 zijn er ook geluiddempende tussenwanden geplaatst en is het cluster
frontoffice naar een andere vleugel binnen de BSOB verplaatst. Deze maatregelen beperken het
geluidsoverlast aan de telefoon. Op dit moment worden de telefoongesprekken binnen 5 minuten
beantwoord. Alleen in de piektijden ligt dit hoger. De frontoffice is bij met het beantwoorden van
de mails. De belastingplichtige die een mail stuurt krijgt vaak dezelfde dag nog een antwoord. In
de piektijden is dit binnen een paar dagen. Ook met de analoge post is de frontoffice bij. De post
van een belastingplichtige wordt binnen een paar dagen verwerkt of de belastingplichtige krijgt
binnen een paar dagen een reactie op de brief.
Aantal telefoon
Januari
Februari
Maart
April
2013
6434
8856
8374
8313
2014
4721
7692
6485
5182
Waarderen
Ter voorbereiding op de finale controle van de WOZ-bestanden medio februari, heeft de BSOB op 7
januari de Waarderingskamer geïnformeerd over de voortgang van de behandeling van de WOZbezwaren en de herwaardering. De BSOB heeft aangegeven voor kwaliteit te willen gaan, maar dat
de consequentie hiervan is dat de landelijk geldende planning niet volledig wordt gehaald. De
Waarderingskamer is akkoord met het voorstel om in februari 90% van de WOZ-objecten te
beschikken en zo snel mogelijk daarna (april/mei) de overige 10% te beschikken.
Inmiddels is 99% beschikt. De Waarderingskamer is hierover geïnformeerd. In onderstaande tabel
is een overzicht te vinden van de aantallen woningen en niet-woningen die nog beschikt moeten
worden, per deelnemende gemeente. Van de 1125 objecten die nog beschikt moeten worden voor
belastingjaar 2014 zijn er ruim 700 al voorzien van een WOZ-waarde. Deze worden met
dagtekening 30-06-2014 beschikt.
5
Boekel
Deurne
Landerd
Oss
Uden
Veghel
Totaal BSOB
Nog te beschikken objecten per 01-06-2014
Woning
Niet-Woning
36
33
133
91
105
67
87
56
68
83
269
97
698
427
Boekel
Deurne
Landerd
Oss
Uden
Veghel
Totaal BSOB
Objecten beschikt met dagtekening 31-05-2014
Woning
Niet-Woning
135
76
237
119
367
118
345
342
324
188
442
113
1850
956
Totaal
69
224
172
143
151
366
1125
Totaal
211
356
487
687
512
555
2808
De kwaliteit van de WOZ-taxatiewaarden voldoet voor alle gemeenten aan de wettelijk gestelde
eisen. De aanslagen en beschikkingen van alle deelnemers zijn/worden volgens planning verstuurd.
Het cluster Waarderen is in grote mate afhankelijk van het cluster gegevensbeheer en bezwaar en
beroep. Als daar het werk stagneert heeft dat direct gevolgen voor de planning van Waarderen.
Door deze afhankelijkheid zijn achterstanden ontstaan bij het afwerken van de bezwaren (door ICT
problemen binnen het project zaakgericht werken en het ontbreken van een workflow) en de
Permanente Marktanalyse als gevolg van een achterstand bij de kadasterverwerking.
Gegevensbeheer
Voor gegevensbeheer is de vacature van coördinator opengesteld. Helaas heeft dit geen geschikte
kandidaten opgeleverd. Inmiddels is voor bepaalde tijd een externe projectleider aangesteld, om
de vele gegevensbeheerprojecten (BAG-WOZ, GouwBasis etc.) te leiden en de benodigde acties uit
te zetten om het gegevensbeheer binnen BSOB op orde te krijgen.
Door automatiseringsproblemen werkt de kadasterkoppeling sinds januari niet. Hierdoor is in de
kadasterverwerking een achterstand ontstaan van vijf maanden. De verwachting is dat de
problemen bij de eerstvolgende release van het systeem opgelost zijn, waarna ook de
achterstanden in de kadasterverwerking weggewerkt kunnen worden.
De verwerking van de GBA gegevens vindt dagelijks plaats. Voor de bedrijfsgegevens is geen
werkende KvK -koppeling beschikbaar, deze gegevens worden voor de deelnemende gemeenten
handmatig verwerkt. Voor de niet deelnemende gemeenten is het nabije vooruitzicht dat de
gegevens van eigenaren uit de Stuf -WOZ aanleveringen worden overgenomen, zodra de
benodigde koppeling is opgeleverd.
In mei 2014 is de Stuf-WOZ koppeling opgeleverd door GouwIT, in juni wordt een herziene,
werkbare versie verwacht.
6
ICT
De ICT koppelingen met basisregistraties geven nog altijd problemen te zien. In het tweede
kwartaal van 2014 wordt een aanvang gemaakt met de invoering van Gouw-basis. Dit vormt een
gegevensmagazijn als voorportaal voor de Gouw-belastingapplicatie.
Implementatie van GouwBasis is volgens planning in Q2 gestart, in de maand juni worden
systeem- en acceptatietesten uitgevoerd bij BSOB. De in productie name staat gepland voor begin
augustus 2014.
Voor de implementatie van GouwWOZ7 en BAG/WOZ koppeling vindt eind juni 2014 een
heroverweging plaats vanwege de volgende redenen:

De grote impact van het project op zowel de ICT als gebruikersorganisatie binnen BSOB;

Andere geplande projecten in de 2e helft van 2014, waaronder conversie van Geffen; die
veel aandacht vragen en een “harde” einddatum hebben;

Opgetreden vertragingen bij leveranciers en koplopergemeentes bij het aansluiten op de
Landelijke Voorziening WOZ (LV WOZ).
Begin 2014 is gestart met Zaakgericht Werken voor het afhandelen van bezwaren. Eind juni wordt
een eerste fase afgerond. Aansluitend vindt verdere efficiency verbeteringen plaats en workflow
functionaliteiten zullen toegevoegd worden.
Voor het verbeteren van de projectsturing is een integrale projectplanning opgesteld waarin de
afhankelijkheden tussen projecten beter zichtbaar en controleerbaar zijn. De ICT
coördinator/projectleider is verantwoordelijk voor het beheer van deze planning en periodieke
afstemming met de verschillende projectleiders.
In 2014 zijn ook projecten gepland die de kwaliteit van ICT dienstverlening zullen verhogen en
een betere beheersbaarheid van systemen zullen opleveren, onder meer op het gebied van
koppelingen tussen systemen, ICT procedures en autorisaties.
Juridische zaken
De harmonisatie van de belastingverordeningen zal in twee fases plaatsvinden. De eerste fase
betreft harmonisatievoorstellen die minder ingrijpend zijn, omdat ze slechts beperkt gevolgen
hebben voor de heffingssystematiek. Voor de eerste fase zijn de concrete harmonisatievoorstellen
aan de deelnemers voorgelegd. Beoogd wordt om de voorstellen te concretiseren in de
belastingverordeningen 2015.
De beroepen van 2013 zijn volop in behandeling. Gelet op de grote aantallen die gelijktijdig zijn
binnengekomen is het niet altijd mogelijk geweest om binnen vier weken alle stukken naar de
rechtbank te sturen. De essentiële termijnen worden wel gehaald. Er komen momenteel vrijwel
geen nieuwe zaken over 2013 meer binnen, zodat we op korte termijn weer aan de vier weken
termijn kunnen voldoen.
De mandaatregeling en de mandaatbesluiten zijn door het bestuur vastgesteld. Momenteel wordt
gewerkt aan een procedurebeschrijving voor de af te geven mandaten en aan het opstellen van
een mandaatregister
7
4. Financiën
Uitvoering begroting 2014
Er worden op dit moment geen wijzigingen voorgesteld.
In december 2014 wordt bezien of er aanleiding is de begroting 2014 te herzien aan de hand van
de dan actuele ontwikkelingen.
Begroting 2015
Deze begroting is ter zienswijze aangeboden aan de besturen van de deelnemers.
Accountant & interne controle
De controles zijn na een moeizame start met een nieuw team afgerond.
De controle-activiteiten bestaan uit twee delen:

de jaarrekening van de BSOB

deelverklaringen voor de afzonderlijke deelnemers m.b.t. de opbrengsten
De gemeente Oss en het waterschap Aa en Maas hebben besloten de deelverklaring zelf op te
(laten) stellen om te tijdigheid te garanderen.
De overige deelverklaringen zijn door EY afgerond.
8

Bijlage: ALLE AANBEVELINGEN OP EEN RIJ
9

Download Report