Handleiding economisch finaliteit (pdf)

Handleiding Strategisch Basisonderzoek (SBO)
Oproep voor projecten met een primaire economische finaliteit
Versie september 2014
Opmaak en indiening van een projectaanvraag: zie SBO-oproepdocument en
aanvraagtemplate (http://www.iwt.be/subsidies/sbo)
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
PROJECTFICHE
Basiskenmerken strategisch basisonderzoek
1. de nadruk op risicovol, inventief en vernieuwend onderzoek;
2. het strategisch belang en de omvang van de lange termijn valorisatieperspectieven in
Vlaanderen.
Belangrijke data
zie oproepdocument
Documentenoverzicht (beschikbaar op http://www.iwt.be/subsidies/sbo)
2/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
INHOUD
1. SITUERING
1.1. Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal
1.2. De keuze tussen het economisch en maatschappelijk programmadeel
1.3. Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire economische
finaliteit
1.3.1. Valorisatiestrategie: transfer naar bestaande bedrijven of spin-off creatie
1.3.2. Begeleidingscommissie
1.3.3. Interacties met gebruikers voor, tijdens en na het SBO-project
2. PROGRAMMAKENMERKEN
2.1. Projectindieners (consortium) en gebruikers
2.1.1. Projectindieners
2.1.2. Niet Vlaamse partners
2.2. Steunbare activiteiten
2.3. Projectbegroting en steun
2.3.1. Projectduur en projectbegroting
2.3.2. Steun
2.3.3. Kostenmodel
2.4. Gebruik van de resultaten - eigendomsproblematiek
3. BEHANDELING PROJECTAANVRAAG
3.1. Verloop van het evaluatieproces
3.2. Beoordelingskader
3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse
3.2.2. De eerste selectieronde (voorselectie)
3.2.3. De tweede selectieronde
3.3. Na de beslissing
3.4. Rechten en plichten
3.4.1. Overeenkomst
3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst
3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun
4
4
4
5
5
5
7
9
9
9
9
9
10
10
11
11
12
13
13
14
14
15
15
17
18
18
18
19
3/19
HANDLEIDING
1.
SITUERING
1.1.
Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
Het SBO (strategisch basisonderzoek)-financieringskanaal betreft vernieuwend onderzoek dat in geval
van wetenschappelijk succes een vooruitzicht biedt voor latere economische of maatschappelijke
toepassingen.
Het SBO-programma is opgedeeld in twee finaliteitsdelen: een economisch programmadeel voor
projecten met een primaire economische finaliteit en een maatschappelijk programmadeel voor projecten
met een primaire maatschappelijke finaliteit. Voorliggende handleiding richt zich tot aanvragers van
projecten in het economisch programmadeel. Voor het maatschappelijk programmadeel is een andere
handleiding beschikbaar op de website.
SBO betreft voornamelijk uitvoering van onderzoek door onderzoeksorganisaties. De implementatie van
de economische toepasbaarheid gebeurt door samenwerking met bedrijven en transfer van de kennis naar
die bedrijven. Het doel is bij te dragen aan een influx van nieuwe ideeën en concepten die in een later
stadium de basis kunnen zijn voor een nieuwe generatie van producten, processen of diensten in de
bedrijfswereld.
SBO beoogt geen kennisdisseminatie, maar opbouw van nieuwe kennis waarbij het doel van het
programma is om een dialoog op te starten tussen de onderzoeksorganisaties die het onderzoek uitvoeren
en de bedrijven. Vanuit deze dialoog kunnen valorisatietrajecten gestart worden. Door de grote afstand
van de markt zal een succesvol SBO-project in de eerste plaats resulteren in opvolgings O&O projecten,
die eventueel opnieuw kunnen gesteund worden door het IWT als industrieel onderzoek.
Een SBO-project kan uitgevoerd worden ofwel door een consortium van enkel onderzoeksorganisaties,
waarbij de resultaten nadien via verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten vertaald
worden naar concrete toepassingen bij bedrijven, ofwel door een consortium van onderzoeksorganisaties
én bedrijven, waarbij de bedrijven reeds tijdens de projectuitvoering bepaalde onderzoeksactiviteiten
uitvoeren.
1.2.
De keuze tussen het economisch en maatschappelijk programmadeel
De eerste basiskeuze die de projectindieners moeten maken is de keuze tussen het economisch of
maatschappelijk SBO-programmadeel. De primaire finaliteit van het projectvoorstel wordt bepaald door
de primaire aard van de actoren die de beoogde onderzoeksresultaten in een verder stadium zullen
benutten:
- Indien de voorziene verdere benutting van de onderzoeksresultaten primair zal verlopen via
economische actoren (zoals bedrijven) met het oog op economische waardecreatie kadert het SBOprojectvoorstel binnen het economisch finaliteitsdeel.
- Indien de benutting daarentegen primair gericht is op maatschappelijke actoren
(overheidsdepartementen, maatschappelijke organisaties, social profit sector,....) en op maatschappelijke waardecreatie hoort een SBO-projectvoorstel binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel.
Ter verduidelijking worden hieronder volgende voorbeelden gegeven:
- Een SBO-project op basis waarvan bedrijven via vervolg-O&O nieuwe medicijnen ontwikkelen met
het oog op economische waardecreatie kadert binnen het economisch finaliteitsdeel. Dat de
aanwending van deze medicijnen maatschappelijk relevant is, is hierbij niet maatgevend voor de
aanduiding van de primaire finaliteit.
4/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
- Een (macro)economisch SBO-project op basis waarvan overheidsactoren of sociale partners nieuwe
beleidsvisies en -strategieën ontwikkelen kadert binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. De
onderzoeksdiscipline op zich is niet maatgevend voor de aanduiding van de primaire finaliteit.
- Een SBO-project dat gericht is op duurzame ontwikkeling hoort niet a priori thuis binnen het
maatschappelijk finaliteitsdeel. Indien de verdere absorptie en benutting van de onderzoeksresultaten
primair verloopt via bedrijven, valt het project binnen het economisch finaliteitsdeel.
Er kunnen ook mengvormen voorkomen, waarbij de resultaten van een project in het economisch
finaliteitsdeel in bijkomende orde ook benut kunnen worden door maatschappelijke actoren. Hetzelfde
geldt voor een project in het maatschappelijk finaliteitsdeel dat in bijkomende orde ook door bedrijven
benut kan worden. Essentieel is te vermelden waar het zwaartepunt ligt inzake valorisatie, zodat geopteerd
kan worden voor de meest relevante finaliteit. De evaluatie door IWT zal gebeuren binnen de finaliteit
die de projectindiener heeft vermeld bij indiening. Projectvoorstellen die geen duidelijke keuze maken,
zullen als onontvankelijk worden beschouwd.
1.3.
Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire economische
finaliteit
Het valorisatiepotentieel bestaat uit de bijdrage die het project kan leveren aan het oplossen van bepaalde
problemen (vraaggedrevenheid vanuit de bedrijven) of aan het creëren van nieuwe opportuniteiten met
een perspectief voor economische waardecreatie (aanbodgedrevenheid vanuit de onderzoeksorganisaties).
1.3.1. Valorisatiestrategie: transfer naar bestaande bedrijven of spin-off creatie
De twee belangrijkste basisvalorisatiestrategieën bij de opzet en de uitvoering van een SBO-project met
een economische finaliteit zijn:
o
de transfer van de onderzoeksresultaten naar bestaande bedrijven. Hierbij is het aangewezen
om een toepasbaarheid bij meerdere bedrijven aan te tonen. Indien het project selectiviteit naar
één bedrijf vertoont of sterk ingebed is in het productengamma van een specifiek bedrijf is
steunverlening als O&O-bedrijfsproject beter geschikt (cfr. http://www.iwt.be/subsidies/oenobedrijfsproject).
o
de creatie van een nieuw spin-off bedrijf door de onderzoeksorganisaties. Deze strategie kan
aangewezen zijn in situaties waarbij de projectresultaten een duidelijk economisch
valorisatiepotentieel voor Vlaanderen bieden, maar waarbij het bestaande industriële weefsel in
Vlaanderen onvoldoende aanwezig is om de SBO-resultaten te absorberen. Bij de projectselectie
wordt maximaal 20% van het beschikbare budget voor het economisch SBO-programmadeel
voorzien voor projecten die gericht zijn op de creatie van een nieuwe spin-off.
Uiteraard kan de valorisatiestrategie ook mengvormen bevatten:
o
Indien men voorziet om slechts een bepaald deel van de projectresultaten te transfereren naar een
nieuwe spin-off en men voor de overige delen een rechtstreekse transfer naar bestaande bedrijven
beoogt, wordt het projectvoorstel voor de evaluatie beschouwd als in overeenstemming met de
hierboven vermelde eerste valorisatiestrategie, namelijk de transfer van de onderzoeksresultaten
naar bestaande bedrijven.
1.3.2. Begeleidingscommissie
Indien geopteerd wordt voor een transfer naar bestaande bedrijven, wordt tijdens de projectuitvoering een
begeleidingscommissie voorzien. Bij de keuze voor de creatie van een spin-off, is een
begeleidingscommissie optioneel.

De begeleidingscommissie staat open voor alle geïnteresseerde bedrijven, ook voor bedrijven
gevestigd buiten het Vlaams gewest.
5/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK

Indien een bedrijf wenst toe te treden tot de begeleidingscommissie van een SBO-project vereist
dit -tijdens de projectuitvoering- het volgende:
o een beperkte financiële inbreng: alle leden van de begeleidingscommissie dienen een
geldelijke bijdrage in te brengen van minimaal 250 euro/jaar voor een kmo of minimaal
1.000 euro/jaar voor een groot bedrijf of andere organisatie. Een aantoonbare equivalente
inzet van menskracht en middelen ten behoeve van de projectuitvoering kan eveneens in
aanmerking genomen worden, indien deze duidelijk onderbouwd wordt. Een hogere
inbreng dan de vermelde minimale bedragen kan positief gewaardeerd worden tijdens de
evaluatie van het projectvoorstel.
o een engagement tot een inhoudelijke inbreng en een tijdsinvestering om deel te nemen
aan bilaterale overlegmomenten met de projectuitvoerders en/of bijeenkomsten van de
begeleidingscommissie.

Indien een begeleidingscommissie voorzien wordt, dient in het SBO-projectvoorstel expliciet
aangegeven te worden welke specifieke bedrijven in deze commissie zullen participeren.

Bedrijven die wensen te participeren aan de begeleidingscommissie van een SBO-project, dienen
hun engagementen te staven aan de hand van een gemotiveerde intentieverklaring (te bezorgen
aan de SBO-projectpromotor voorafgaand aan de limietdatum voor de indiening van een SBOprojectvoorstel). Deze verklaringen vormen een integraal deel van een SBO-projectvoorstel.

Essentieel is dat de verklaringen goed gemotiveerd zijn en zeker niet beperkt blijven tot een
vrijblijvende algemene interessebetuiging. Er dient uitdrukkelijk aangegeven te worden wat de
specifieke meerwaarde van de verwachte projectresultaten is voor het desbetreffende bedrijf en
welke verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten haalbaar zijn. Tevens dient hierin het
engagement voor de verplichte financiële bijdrage opgenomen te worden. De intentieverklaring
voor het lidmaatschap van de begeleidingscommissie dient te worden ondertekend door een
rechtsgeldig vertegenwoordiger van het bedrijf (anders wordt de brief niet in rekening gebracht).
Dit staaft het intern draagvlak binnen het bedrijf voor het engagement in de
begeleidingscommissie.

De samenstelling van de begeleidingscommissie is bij voorkeur zo volledig mogelijk op het
ogenblik van de projectindiening (inclusief gemotiveerde intentieverklaringen met engagement
voor financiële bijdrage). Tijdens de eerste evaluatieronde zal enkel rekening gehouden worden
met de intentieverklaringen die op dat ogenblik in het bezit van IWT zijn. In de tweede
selectieronde kan de samenstelling van de begeleidingscommissie eventueel nog verder
aangevuld worden (tot de limietdatum voor het verstrekken van aanvullingen in de tweede
evaluatieronde zoals vermeld in het oproepdocument).

Bij een begeleidingscommissie hebben de leden geen automatische rechten op de exploitatie van
de resultaten. De uitvoerder is eigenaar en latere transfer gebeurt tegen gangbare marktconforme
condities. Bedrijven kunnen wel van bij de aanvang van het project een “first right of negotation”
of “first right of refusal” onderhandelen met de uitvoerende onderzoeksorganisaties. De transfer
van resultaten van onderzoeksorgansiaties staat open voor alle bedrijven in de Europese Unie,
ook als deze geen lid zijn van de begeleidingscommissie (zie 2.4).

Om de dynamiek van de begeleidingscommissie niet te verstoren, is een niet-exclusieve toegang
tot de resultaten te verkiezen. In een aantal sectoren is dat evenwel niet haalbaar. Daarom wordt
een exclusieve licentie of transfer a priori niet uitgesloten zolang dit de dynamiek van de
begeleidingscommissie niet verstoort. Dit kan bijvoorbeeld in een situatie waarbij de leden in de
begeleidingscommissie actief zijn in complementaire toepassingsgebieden, waarbij een bepaald
bedrijf exclusiviteit verwerft in zijn eigen niche zonder exclusiviteit te vragen in andere
toepassingsgebieden.
6/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK

Het is belangrijk om reeds vóór de projectindiening afspraken te maken over de wijze waarop
omgegaan zal worden met intellectuele eigendomsrechten en om een visie te ontwikkelen met
betrekking tot een mogelijke transfer van projectresultaten naar gebruikers. Tijdens de
projectevaluatie wordt veel aandacht besteed aan de haalbaarheid van de
toepassingsmogelijkheden, en deze haalbaarheid is onder meer afhankelijk van een goede
verstandhouding tussen de bedrijven onderling. Daarom is het, in het bijzonder bij bedrijven die
actief zijn in overlappende toepassingsgebieden met mogelijke exclusiviteit, opportuun om deze
visie reeds toe te lichten in de projectaanvraag.
1.3.3. Interacties met gebruikers voor, tijdens en na het SBO-project
Het is belangrijk om voldoende interacties te voorzien tussen de onderzoeksorganisaties en de potentiële
gebruikers van de projectresultaten, zowel tijdens het voortraject van het SBO-project, de uitvoeringsfase
van het SBO-project, en het natraject van het SBO-project (zie ook handleiding participatie gebruikers op
de website: www.iwt.be/subsidies/sbo/documenten):
SBO-voortraject
Bij de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel kunnen onderzoekers bedrijven contacteren voor een
bilateraal overleg of voor een voorbereidende brainstorming tesamen met andere bedrijven. Bedrijven
kunnen ook op eigen initiatief contact opnemen met onderzoekers over knelpunten of opportuniteiten
waarvoor strategisch onderzoek een meerwaarde zou kunnen bieden.
Bij de beoordeling van SBO-projectvoorstellen wordt veel nadruk gelegd op de actieve participatie van
bedrijven vanaf de prille fase van de totstandkoming van een projectvoorstel. Door in een vroege fase te
interageren met geïnteresseerde bedrijven, kan het projectvoorstel immers afgestemd worden op de reële
noden van de bedrijven en kunnen de kansen op toekomstige benutting van de resultaten gemaximaliseerd
worden. De indieners van een SBO-project dienen het uitgevoerde voortraject aan te tonen door in hun
projectvoorstel een verslag van het uitgevoerde voortraject en de impact hiervan op het project toe te
voegen (cfr. aanvraagtemplate).
SBO-projectuitvoering
Tijdens de projectuitvoering blijft een tweerichtingsdialoog tussen de onderzoekers en het betrokken
gebruikersveld essentieel om de beoogde kennistransfer van wetenschap naar concrete toepassingen te
kunnen realiseren. Bedrijven kunnen tijdens de SBO-projectuitvoering participeren als lid van de
begeleidingscommissie (geen IWT-subsidie) of als voorwaardige partner aan het onderzoeksconsortium
(wel IWT-subsidie mogelijk: zie 2.2 en 2.3.2). Een sterke betrokkenheid van de bedrijven en een goed
interactiedynamiek zijn hierbij cruciaal.
Bij de beoordeling van de projectvoorstellen wordt een selectievoordeel toegekend indien tijdens de
uitvoeringsfase dergelijke O&O-interacties tussen onderzoekers en bedrijven worden aangetoond. Er zijn
twee situaties waarin zo’n bonus kan toegekend worden:

De eerste situatie betreft de participatie van het bedrijf in het SBO-project als mede-uitvoerder en
mede-contractant. In deze situatie is er sprake van één project waarbij de bedrijfsactiviteiten volledig
ingebed zijn in het lange termijn strategische project. De bedrijfsactiviteiten in het projectvoorstel
dienen dus ook beduidend bij te dragen tot het vernieuwend strategisch karakter en de lange termijn
dimensie van het voorstel.

De tweede situatie betreft de situatie waarbij het SBO-project uitgevoerd wordt door
onderzoeksorganisaties en waarbij een wisselwerking en synergie kan aangetoond worden met een
bedrijf in de uitvoeringsfase zonder dat het bedrijf partner is van het SBO-project. In zo’n situatie is
het belangrijk dat het bedrijf (dat lid is van de begeleidingscommissie) zelf O&O-activiteiten uitvoert
7/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
die inhoudelijk goed aansluiten bij het SBO-project en een duidelijke meerwaarde hebben voor het
SBO-project. Deze O&O samenwerking moet verifieerbaar zijn en moet minstens één jaar overlappen
met de voorziene uitvoeringsfase van het SBO-project. Verder is het van belang dat de SBOprojectuitvoerders alle overige leden van de begeleidingscommissie terdege informeren over deze
O&O-samenwerking(en) met bepaalde leden uit de begeleidingscommissie.
In beide situaties blijft het SBO-project strategisch basisonderzoek met een vernieuwend strategisch
karakter en een langere termijn horizon. Het is in geen geval de bedoeling om de SBO-projecten qua
uitdaging en innovativiteit meer in lijn te brengen met de horizon van O&O-bedrijfsprojecten.
In beide situaties blijven de onderzoeksorganisaties eigenaar van de door hen behaalde resultaten van het
SBO-project en zijn de gangbare normen voor marktconforme transfer van toepassing (zie 2.4). Ook in
de tweede situatie blijft de vereiste voor marktconforme transfer onverminderd geldig. De interacties met
de voorziene begeleidingscommissie van het SBO-project worden niet gehypothekeerd door valorisatieafspraken bij bestaande O&O-samenwerkingen met één of enkele bedrijven. Deze bedrijven hebben
dezelfde rechten en plichten als alle andere leden van de begeleidingscommissie.
Naast de twee hoger vermelde situaties worden ook andere vormen van interacties met bedrijven positief
gewaardeerd, zoals:
- samenwerkingen in een ruimer kader;
- een (financiële of “in kind”) inbreng van de bedrijven die hoger is dan de minimale vereiste;
- korte bedrijfsstages van onderzoekers op basis van bilaterale afspraken;
- uitwisseling van materiaal,…
SBO-natraject
Na een geslaagd SBO-project zijn verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten van de
resultaten aan de orde. Het zwaartepunt verschuift hierbij naar de bedrijven. Deze verdere trajecten zijn
niet steunbaar binnen het SBO-financieringskanaal, maar kunnen mogelijk welk gesteund worden via
andere IWT subsidiekanalen (O&O bedrijfsprojecten, Baekeland-mandaten,…).
Het is belangrijk om in de projectaanvraag reeds concreet aan te geven welke mogelijke vervolgtrajecten
door de bedrijven beoogd worden.
8/19
HANDLEIDING
2.
PROGRAMMAKENMERKEN
2.1.
Projectindieners (consortium) en gebruikers
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
2.1.1. Projectindieners
Een SBO-projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaamse O&O-actor. Een Vlaamse
O&O-actor wordt hierbij gedefinieerd als een in het Vlaams Gewest gevestigde O&O-actor
(universiteit, hogeschool, onderzoekscentrum, bedrijf, ...) evenals een in het Brussels Hoofdstedelijk
Gewest gevestigde Vlaamse universiteit of Vlaamse hogeschool. Het SBO-kanaal is bijgevolg een open
instrument voor alle Vlaamse O&O-actoren.
Meerdere O&O-actoren kunnen ook samen een consortium vormen. In dergelijk geval wordt één van
de Vlaamse O&O-actoren als projectcoördinator aangeduid.
Verder gelden volgende specifieke randvoorwaarden:
- Het Interuniversitair Instituut voor Micro-Electronica, de Vlaamse Instelling voor Technologisch
Onderzoek, het Vlaams Interuniversitair Instituut voor Biotechnologie, iMinds, het Vlaams Instituut
voor de Zee en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen met een dotatie van de Vlaamse
overheid, dienen een SBO-projectvoorstel in te dienen in samenwerking met minstens één andere
Vlaamse
O&O-actor.
- Een Vlaamse hogeschool dient altijd een SBO-projectvoorstel in, in samenwerking met of minstens
na advies van de universiteit binnen de associatie waarmee ze verbonden is. Vlaamse hogescholen
dienen steeds een projectvoorstel in te dienen in samenwerking met minstens één andere Vlaamse
O&O-actor.
2.1.2. Niet Vlaamse partners
Een Vlaamse O&O-actor kan ook een projectvoorstel indienen met één of meerdere niet-Vlaamse O&Oactoren. In het projectvoorstel moet dan wel worden aangetoond dat de inbreng noodzakelijk is voor het
uitvoeren van het onderzoek en het bereiken van de valorisatieperspectieven in Vlaanderen. De
deelbegroting van de niet-Vlaamse O&O actoren die deel uitmaken van het consortium of die als derden
specifieke deeltaken uitvoeren, kan cumulatief niet meer dan 20% van de voorgestelde projectbegroting
bedragen.
2.2.
Steunbare activiteiten
De steunbare activiteiten voor de onderzoeksorganisaties omvatten het uitvoeren van het strategisch
basisonderzoek als dusdanig en daarnaast ook alle activiteiten die verbonden zijn met de beoogde
valorisatieaanpak (vergaderingen met de begeleidingscommissie, voorbereiding van octrooiaanvragen,
verkenningen van bilaterale vervolgprojecten met bedrijven,…). Dit impliceert dat ook de inzet van
personen met een valorisatietaak wordt opgenomen in een SBO-project1.
Voor bedrijven die deelnemen aan een project als partner/uitvoerder kan enkel steun toegekend worden
voor industrieel onderzoek, zoals gedefinieerd in de handleiding voor bedrijfssteun (industrieel
onderzoek: planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en
vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procédés of diensten, of om
1
Het gaat hierbij om personen die rechtstreeks geïntegreerd worden in de betrokken onderzoeksploegen van het SBOprojectconsortium, en dus niet om personen die tewerkgesteld zijn in de interfacediensten of diensten voor
onderzoekscoördinatie en waarvoor reeds een andere financieringsvorm voorhanden is (cfr. interfacebesluit: besluit van de
Vlaamse Regering van 29 mei 2009 betreffende de ondersteuning van de Industriële Onderzoeksfondsen en de
interfaceactiviteiten van de associaties in de Vlaamse Gemeenschap)
9/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
bestaande producten, procédés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de vervaardiging van
onderdelen van complexe systemen, die noodzakelijk is voor industrieel onderzoek, met name voor de
algemene validering van technologieën, met uitzondering van prototypes). Niet-steunbare activiteiten in
het kader van het SBO-besluit zijn het verder prototyperen en uitontwikkelen en verspreiden van de
bekomen projectresultaten. Voor deze vervolgtrajecten zijn andere steunkanalen voorhanden (O&Obedrijfsprojecten en VIS-projecten).
2.3.
Projectbegroting en steun
2.3.1. Projectduur en projectbegroting
De projectduur van een SBO-project bedraagt in principe vier jaar. Het project kan ook een kortere
looptijd hebben, waarbij een projectduur van twee jaar als een minimum dient te worden gehanteerd.
Aandachtspunt
Vanaf 1 december 2009 worden de verlengingen van lopende SBO-projecten begrensd op
een maximale projectduur van 48 maanden. Daar de meeste SBO-projecten een looptijd hebben van
4 jaar, impliceert dit dat voor deze projecten een verlenging van de einddatum in principe niet aan de
orde is.
Onvoorziene omstandigheden (latere opstart van een projectdeel, vertragingen door externe factoren,
personeelswissels, afwezigheden, ...) dienen opgevangen te worden binnen het projectconsortium
tijdens de vastgelegde projectduur. Wanneer er naar het einde van het project toe sprake is van
overmacht (vb. bevallingsverlof) en men heeft de voor het project voorziene mensmaanden nog niet
kunnen inzetten, dan kan men uitzonderlijk en mits motivatie een beperkte verlenging van het
projectduur aanvragen en bekomen.
Verschuivingen in de omvang van de ingezette menskracht binnen de projectperiode blijven natuurlijk
onverminderd mogelijk (bv. verminderde inzet menskracht in jaar 1 compenseren tijdens de latere
projectjaren).
De projectbegroting is a priori vastgelegd op maximaal 500.000 € per jaar. Indien het project in
consortiumverband wordt uitgevoerd, kan de projectbegroting worden verhoogd tot een maximum van
500.000 € per jaar vermenigvuldigd met het aantal rechtspersonen die als projectaanvrager optreden op
voorwaarde dat de deelprojectbegroting van deze projectaanvragers minimaal 15% van de totale
projectbegroting bedraagt.
Voorbeeld: Twee universiteiten participeren in een SBO-project van 4 jaar in een budgettaire verhouding
van 70%-30% tussen de partners. De maximaal mogelijke projectbegroting wordt dan 4
miljoen euro in plaats van 2 miljoen euro.
Dit betekent niet dat een onderzoekspartner binnen een consortium 15% van de projectbegroting moet
opnemen. De modaliteit van “minimum 15%” slaat enkel op het consortiumvoordeel dat er in bestaat dat
bij het bereiken van dit minimum het globale projectbudget telkens met maximum 500.000 euro/jaar kan
verhoogd worden.
De deelbegroting van de niet-Vlaamse O&O-actoren die deel uitmaken van een consortium of die als
derden specifieke deeltaken uitvoeren, kan cumulatief niet meer dan 20% van de projectbegroting
bedragen.
Als richtlijn voor de grootte-orde van een SBO-projectbudget wordt (1 tot) 2 miljoen euro
vooropgesteld met uitzonderingen tot 3 miljoen euro.
10/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
2.3.2. Steun
Het steunpercentage voor het gedeelte van een SBO-voorstel dat uitgevoerd wordt door
onderzoeksorganisaties bedraagt 100% van de aanvaardbare kosten, mits deze onderzoeksorganisaties
volledig beantwoorden aan volgende definitie: een entiteit, zoals een universiteit of
onderzoeksorganisatie, ongeacht haar rechtsvorm (publiek- of privaatrechtelijke organisatie) of
financieringswijze, die zich in hoofdzaak bezighoudt met het verrichten van fundamenteel onderzoek,
industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling en het verspreiden van de resultaten daarvan door
middel van onderwijs, publicaties of technologieoverdracht; alle winst wordt opnieuw geïnvesteerd in die
activiteiten, in de verspreiding van de resultaten daarvan, of in onderwijs. Ondernemingen die invloed
over een dergelijke entiteit kunnen uitoefenen door middel van bv. aandeelhouders of leden, genieten geen
preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit van een dergelijke entiteit of tot de resultaten van haar
onderzoek2.
Voor het bepalen van de steun aan het gedeelte van het SBO-voorstel uitgevoerd door een andere
projectaanvrager (bv. een bedrijf), gelden de regels voor de ondersteuning van het industrieel onderzoek
zoals vastgelegd in het O&O besluit van de Vlaamse regering3. De gehanteerde steunpercentages zijn
identiek aan de steunpercentages toegekend voor O&O bedrijfsprojecten (zie handleiding voor
bedrijfssteun).
2.3.3. Kostenmodel
De manier waarop de projectbegroting wordt opgebouwd en welke kosten aanvaardbaar zijn, wordt in
detail uitgelegd in het kostenmodel (http://www.iwt.be/subsidies/documenten/kostenmodel-pdf). Er is
een Excel-template beschikbaar om de begroting op te maken. Het gebruik ervan is verplicht.
http://www.iwt.be/subsidies/documenten/template-kostenmodel-sbo-xls.
Overige kosten
Bij aanvraag wordt een realistische inschatting van de kosten opgegeven. Het niveau van detail dat
gevraagd wordt voor de motivatie van de directe overige kosten beperkt zich voor een SBO-project tot
een oplijsting van de grote categorieën en hun gerelateerde kost (bv. materialen/grondstoffen, IT-kosten,
reis/verblijfkosten, afschrijvingen onderzoeksapparatuur, onderaannemingen, enz.). Het aandeel
onderaanneming (< 8.500 EUR) in de overige directe kosten dient duidelijk gespecifieerd te worden.
Onderaanneming
Vanaf 8.500 EUR moet een onderaanneming afgezonderd worden uit de overige kosten en moet de
noodzaak van de onderaanneming gemotiveerd worden.
Grote kost
In uitzonderlijke gevallen kan voor een SBO-project toegestaan worden dat een bijzondere grote kost uit
de overige kosten gelicht wordt en ondergebracht wordt in een aparte rubriek. Dit gebeurt steeds na
overleg met IWT. Deze grote kost moet noodzakelijk zijn voor het project en mag op geen enkele andere
manier verwerkt kunnen worden.
Specifieke aandachtspunten voor het SBO-programma
- De totale kostprijs van de taken die worden voorgesteld om aan onderaannemers toe te vertrouwen,
kan niet meer dan 30% van de voorgestelde SBO-projectbegroting bedragen.
- Er wordt van uitgegaan dat in veruit de meeste gevallen de som van de overige kosten en de
(eventuele) onderaannemingen begrensd kan worden tot het maximumbedrag van 40.000 euro per
2
Andere entiteiten dan kennisinstellingen of onderzoekscentra die zich wensen te beroepen op het steunpercentage van
100% financiering voor onderzoeksorganisaties dienen de vervulling van bovengenoemde ontvankelijkheidscriteria
geldend voor onderzoeksorganisaties als aanvrager voor SBO-steun (mogelijks) bijkomend expliciet aan te tonen en door
een rechtsgeldige vertegenwoordiger te laten bevestigen.
3
Besluit van de Vlaamse regering van 12 december 2008 tot regeling van de steun aan projecten van onderzoek en
ontwikkeling van het bedrijfsleven in Vlaanderen.
11/19
HANDLEIDING
-
2.4.
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
mensjaar. Bij afwijkingen is een expliciete verantwoording vereist. Dergelijke afwijkingen zullen
slechts uitzonderlijk worden aanvaard.
Indien een SBO-projectvoorstel wordt ingediend door een consortium bestaande uit ten minste drie
O&O-actoren kunnen de in de SBO-Handleiding vermelde maximumbedragen voor de voorgestelde
projectbegroting, worden vermeerderd met 5% voor het dekken van de coördinatiekosten. Deze
kosten worden geïntegreerd in de aangevraagde personeels- en overige kosten.
Gebruik van de resultaten - eigendomsproblematiek
Eigenaar van de resultaten
De projectaanvragers/uitvoerders zijn de eigenaars van de projectresultaten. Bij een consortium is elke
uitvoerder eigenaar van de eigen resultaten zonder recht te hebben op de resultaten van de partners. Ten
aanzien van een onderzoeksgroep behorend tot een universiteit of een hogeschool gelden de bepalingen
van art. IV 48 van de Codex Hoger Onderwijs.4
Transfer van de resultaten naar bestaande bedrijven
Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruiksrechten die voortvloeien uit
onderzoeksresultaten door een onderzoeksorganisatie (kennisinstelling of onderzoekscentrum) naar een
bedrijf met het oog op verdere valorisatie van de resultaten gelden volgende bepalingen:
- de onderzoeksresultaten zijn op gelijke en niet discriminerende basis beschikbaar voor alle
bedrijven in de EU;
- er is een marktconforme vergoeding vereist die gelijk is voor alle bedrijven in de EU, inclusief
leden van de begeleidingscommissie en bedrijven die deelnemen aan de projectuitvoering
(eventuele bijdragen van de bedrijven in de kosten van de onderzoeksorganisaties om tot de
resultaten te komen kunnen in mindering gebracht worden);
- de inkomsten uit transfer worden opnieuw in de primaire activiteiten van de
onderzoeksorganisatie geïnvesteerd.
Het is mogelijk dat de onderzoeksorganisaties een right of first negotiation afspreken met geïnteresseerde
bedrijven, voor zover deze afspraken uitgaan van een engagement tot transfer aan marktcondities. Op het
ogenblik dat beslist wordt tot transfer van een deel van de resultaten kan dat op exclusieve basis gebeuren,
mits voldoende ruimte gelaten wordt voor interacties met andere bedrijven voor de resterende resultaten.
Als alternatief kunnen de onderzoeksorganisaties en bedrijven overeenkomen dat de resultaten op nietexclusieve basis –aan marktcondities– gedeeld worden met alle leden van het consortium.
Wanneer een SBO-project gezamenlijk wordt uitgevoerd door bedrijven en onderzoeksorganisaties,
mogen de resultaten zonder valoriseerbare eigendomsrechten ruim worden verspreid.
Transfer van de resultaten naar een nieuw op te richten spin-off
Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruiksrechten die voortvloeien uit
onderzoeksresultaten door een onderzoeksorganisatie in het kader van de oprichting van een spin-off
bedrijf geldt eveneens de vereiste voor een vergoeding op marktconforme basis alsook de vereiste voor
de herinvestering van de inkomsten in de primaire activiteiten van de onderzoeksorganisatie.
4
Gecoördineerde decreten betreffende het hoger onderwijs (citeeropschrift: "Codex Hoger Onderwijs") van 11 oktober
2013.
12/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
3.
BEHANDELING PROJECTAANVRAAG
3.1.
Verloop van het evaluatieproces
De deadline voor indiening van een SBO-projectvoorstel wordt vermeld in het SBO-oproepdocument,
beschikbaar op de website. De indiening van de projectvoorstellen gebeurt op basis van de
aanvraagtemplate beschikbaar op de website.
Het initieel ingediende projectvoorstel blijft het basisdocument voor de ganse selectieprocedure. Dit
impliceert dat het projectvoorstel van bij de aanvang volwaardig uitgewerkt moet zijn. De
SBO-selectieprocedure biedt wel de mogelijkheid om bepaalde aanvullingen te verstrekken tijdens de
verdere selectieprocedure (zoals hierna nader gepreciseerd). Deze aanvullend verstrekte informatie heeft
steeds de status van een addendum dat aan het projectvoorstel wordt toegevoegd.
Het SBO-evaluatieproces wordt opgebouwd uit twee opeenvolgende selectierondes:
-
In de eerste selectieronde wordt een voorselectie uitgevoerd zodat enkel de meest kansrijke
projectvoorstellen het verdere selectieproces doorlopen. In dit stadium wordt tevens een
ontvankelijkheidsanalyse uitgevoerd.
o
-
Tijdens deze ronde wordt geen overlegvergadering met de indieners gehouden, maar kan de
IWT-adviseur wel contact opnemen met de indieners voor punctuele vragen. Er wordt een
overkoepelende commissie (één commissie per finaliteitsluik) ingeschakeld voor de
formulering van een advies. Op basis van deze adviezen neemt de raad van bestuur
aansluitend de beslissing over de projectselectie.
In de tweede selectieronde gebeurt de evaluatie ten gronde van de wetenschappelijke en de
valorisatiekwaliteit van de projectvoorstellen.
o
Voor de wetenschappelijke evaluatie wordt elk projectvoorstel aan minimaal vier
internationale experten voorgelegd. Voor een sterk multidisciplinaire projectaanvraag kan
een hoger aantal experten worden ingeschakeld.
Om mogelijke belangenconflicten te vermijden, kunnen de indieners een short list van
maximaal 5 te mijden experten voorleggen aan het IWT. Dit is vooral bedoeld voor
industriële experten en eventueel voor experten uit onderzoeksorganisaties die een
beduidende affiliatie hebben met een competitief bedrijf of spin-off ontwikkeling. Het
overmaken van een dergelijke short list dient te gebeuren uiterlijk bij de projectindiening in
een aparte annex zoals voorzien in de aanvraagtemplate. De short list moet specifiek zijn op
naam van de te wraken expert of ten minste op naam van zijn of haar onderzoeksgroep of
departement.
De schriftelijke expertadviezen worden anoniem en onverkort overgemaakt aan de indieners,
die hierop een schriftelijke respons van maximaal 5 A4 pagina’s kunnen formuleren. Deze
schriftelijke respons wordt als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag. Over de
wetenschappelijke aspecten wordt geen mondelinge vergadering met de indieners gehouden.
De IWT-adviseur kan per telefoon of email contact opnemen met de experten en/of met de
indieners voor specifieke vragen.
o
De evaluatie van de valorisatieaspecten verloopt parallel met de wetenschappelijke evaluatie.
Een mondelinge bespreking met de indieners wordt gehouden op het
IWT over het valorisatiepotentieel en de valorisatiestrategie en het projectbudget.
Aansluitend krijgen de indieners ook de mogelijkheid om hun projectformulering te
preciseren op vlak van de valorisatiefacetten en het budget. Deze schriftelijke aanvulling van
maximaal 5 A4 pagina’s wordt tevens als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag.
13/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
o
3.2.
Op basis van de expertadviezen en de schriftelijke aanvullingen van de indieners bereidt de
IWT-adviseur de verslaggeving voor ten behoeve van de overkoepelende commissie. Aan de
hand hiervan brengen de overkoepelende commissies een selectievoorstel uit binnen de
budgettaire mogelijkheden. De raad van bestuur neemt op basis hiervan een beslissing over
de finale selectie van de projectvoorstellen.
Beoordelingskader
3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse
Een formele ontvankelijkheidsanalyse wordt uitgevoerd als een geïntegreerd onderdeel van de eerste
selectieronde. De volgende ontvankelijkheidscriteria zijn van toepassing:
O1. Het projectvoorstel wordt ingediend uiterlijk op de resp. vastgestelde limietdatum en is volledig
en conform de vereisten van de aanvraagtemplate.
- Het projectvoorstel wordt ingediend tegen de limietdatum voor de indiening zoals vermeld in het
oproepdocument.
- Dit projectvoorstel wordt elektronisch ingediend conform de specificaties van de aanvraagtemplate.
- De delen van het projectvoorstel bestemd voor de experten (d.i. delen 1-4 cfr. aanvraagtemplate) worden in het
Engels opgesteld. De projectsamenvatting (zoals aangegeven in de aanvraagtemplate) wordt daarnaast ook in
het Nederlands opgesteld.
- Het maximum aantal bladzijden van een projectvoorstel zoals omschreven in de aanvraagtemplate wordt niet
overschreden. De bijlagen zijn conform de specificaties van de aanvraagtemplate.
O2. De aard van de primaire finaliteit van het project (d.i. economisch of maatschappelijk) wordt
expliciet vermeld.
- De indieners dienen expliciet aan te geven of in het projectvoorstel primair een economische dan wel een
maatschappelijke finaliteit wordt nagestreefd. Ook in het geval van eventuele mengvormen is de indiener
verplicht om de door hem gekozen primaire finaliteit expliciet aan te geven.
O3. Het onderzoeksconsortium is samengesteld uit actoren van de doelgroep.
- Het projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaamse O&O-actor.
- IMEC, VITO, VIB, iMinds, Vlaamse wetenschappelijke instellingen met dotatie, en hogescholen werken
samen met minstens één andere Vlaamse O&O-actor.
O4. Het projectvoorstel is voorzien van de nodige verklaringen van de aanvrager(s) en de
deelnemende partner(s) van het consortium. Het bevat tevens een rechtsgeldig ondertekende
afsprakennota tussen de deelnemende consortiumpartners. Bij een voorziene transfer naar
bestaande bedrijven bevat het voorstel ook de (financiële) inbreng van de bedrijven uit de
begeleidingscommissie conform de minimale vereisten van paragraaf 1.3.2. van deze
handleiding.
- De administratieve verklaringen van de projectuitvoerders zijn toegevoegd.
- Het projectvoorstel bevat een afsprakennota (“term sheet”) tussen de deelnemende consortiumpartners met
minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het budget en de personeelsinzet, het beheer en
de verdeling van de IPR, en de visie en aanpak voor de valorisatie. Deze nota wordt opgesteld in goede
voorafgaande interactie met de TTO afdelingen en tevens ondertekend door een rechtsgeldig
vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De afsprakennota (indicatief 1 A4 p.) is vereist uiterlijk tegen
de limietdatum voor de aanvullingen in de tweede ronde zoals vermeld in het SBO-oproepdocument.
- De inbreng van de bedrijven wordt aangetoond en gestaafd in de gemotiveerde brieven van de bedrijven uit de
begeleidingscommissie en voldoet aan de minimale vereisten van paragraaf 1.3.2. van deze handleiding.
Deze engagementen dienen reeds aanwezig te zijn bij de indiening van het voorstel.
O5. Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van de financiële draagkracht, het voldoen
aan overheidsverplichtingen, of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen.
De raad van bestuur van het IWT kan een negatieve beslissing nemen of bijkomende voorwaarden stellen op basis
van volgende elementen:
1) bij onvoldoende financiële draagkracht v/e projectaanvrager ten behoeve v/d uitvoering v/e projectvoorstel;
2) indien een projectaanvrager niet voldoet aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid;
3) indien een projectaanvrager blijk heeft gegeven van niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige
projectvoorstellen, onder meer inzake informatieverstrekking, inhoudelijke of financiële verplichtingen of
verslaggeving.
14/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
Deze ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. De
projectvoorstellen die onontvankelijk worden bevonden, komen uiteraard niet in aanmerking voor steun
en nemen niet deel aan de verdere selectie.
3.2.2. De eerste selectieronde (voorselectie)
De voorselectie gebeurt op basis van de beoordeling van het valorisatiepotentieel en de voorgestelde
valorisatiestrategie:
Het belang en de omvang van het economische valorisatiepotentieel in Vlaanderen onder de vorm
van een belangrijke kennistransfer
-
Het valorisatiepotentieel en de valorisatieaanpak zijn voldoende uitgewerkt en onderbouwd om in de verdere
selectie afdoend te kunnen worden beoordeeld.
Het projectvoorstel biedt vernieuwende en grensverleggende valorisatieperspectieven ten opzichte van het
verwachte valorisatiepotentieel binnen de normale O&O-programmering van één of enkele actoren op de
kortere termijn. Substantiële knelpunten voor valorisatie worden onderkend of aangepakt of ze zijn
overbrugbaar.
Qua positionering is het projectvoorstel duidelijk verschillend van een project dat redelijkerwijze zou kunnen
kaderen binnen andere voorhanden steunkanalen voor projecten met:
o hetzij een economische finaliteit op de kortere termijn zoals de (multi-partner) industriële O&Oprojecten; de VIS-projecttypes; de Tetra-fonds-projecten;
o hetzij een maatschappelijke finaliteit op de kortere termijn zoals de opdrachten voor
beleidsondersteunend onderzoek of de geprogrammeerde activiteiten van een steunpunt;
o hetzij gericht op algemeen kennisverruimend (fundamenteel) onderzoek (cfr. FWO-steunkanalen)
zonder een expliciete oriëntatie op verdere toepassingen met een economische of
maatschappelijke finaliteit.
Er wordt voldoende aandacht besteed aan vervolgprojecten die door of samen met de economische actorren
kunnen worden uitgevoerd.
Het projectvoorstel besteedt grondige aandacht aan het toepasbaar maken van de resultaten en de actieve transfer
naar economische actoren (extern aan het academisch milieu en de kenniscentra). Er is voldoende menskracht
en competentie voorzien voor het begeleiden van de valorisatieaanpak tijdens het project
Er is een duidelijke match tussen het beschreven valorisatiepotentieel en de wetenschappelijke projectinhoud.
De voorziene interactie met relevante gebruikers in Vlaanderen is toereikend en wordt goed onderbouwd.
Er is een goede match tussen de beoogde resultaten/toepassingen en het profiel van de betrokken gebruikers of
de mogelijke spin-off opportuniteit is toereikend uitgewerkt en is haalbaar.
Er worden betekenisvolle inspanningen aangetoond om in interactie te treden met relevante gebruikers in de
projectvoorbereidingsfase (voortraject) en tijdens het project.
Er zijn gemotiveerde intentiebrieven aanwezig voor alle leden van de begeleidingscommissie (indien relevant).
De intenties naar samenwerkingen met potentiële gebruikers in voorgaande projectaanvragen werden
gerealiseerd in de praktijk.
-
-
-
-
Projecten die “onaanvaardbaar” of “quasi geen informatie” scoren op minstens één van de selectiecriteria
(zie http://www.iwt.be/subsidies/documenten/scoreroosters-econ-finaliteit-sbo-pdf in de eerste tabel)
worden niet behouden voor de tweede ronde.
3.2.3. De tweede selectieronde
Het beoordelingskader voor een SBO-projectaanvraag tijdens de tweede selectieronde is als volgt:
Eerste dimensie: wetenschappelijke waarde W
W1. Het strategisch karakter van het onderzoek en de bijdrage tot de uitbouw van een ruim
kennisplatform met brede mogelijkheden voor verdere onderzoeksactiviteiten.
-
W1.1. Het project biedt een duidelijke wetenschappelijke meerwaarde ten aanzien van de internationale stateof-the-art (stand van de kennis en van het lopend onderzoek).
W1.2. Het uit te voeren onderzoek is kwalitatief hoogwaardig op het niveau van strategisch basisonderzoek,
met name op vlak van hoge risico's, uitdagingen en inventiviteit.
W1.3. De intrinsieke wetenschappelijke haalbaarheid van de projectdoelstellingen binnen het project kan als
realistisch worden aanzien (onder de aanname dat het project degelijk wordt aangepakt en uitgevoerd).
15/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
W2. De doelmatigheid en de kwaliteit van de onderzoeksaanpak, de projectplanning (incl. de wijze
waarop de coördinatie wordt verzekerd voor projectvoorstellen die in consortiumverband
worden uitgevoerd), het werkprogramma en het voorziene projectbeheer.
-
W2.1. De onderzoeksaanpak is duidelijk uitgewerkt en onderbouwd en goed afgestemd op het bereiken van
de strategische projectdoelstellingen.
- W2.2. De projectplanning en het projectbeheer zijn duidelijk en professioneel uitgewerkt.
Aandachtspunten zijn onder meer:
- De onderlinge toewijzing van onderzoekstaken en de onderlinge interacties tussen de partners in het
consortium zijn goed gebalanceerd in functie van het bereiken van de projectdoelstellingen.
- Het projectvoorstel bevat duidelijke doelstellingen, prestaties, mijlpalen en leverbaarheden aan de hand
waarvan de voortgang van het strategisch basisonderzoek kan gemonitord worden.
W3. De “value for money” en de uitvoerbaarheid of haalbaarheid van het voorgestelde onderzoek met
de voorziene menskracht en middelen.
-
W3.1. Er is een goede balans tussen de onderzoeksbelasting en de voorziene inzet van menskracht en
middelen (geen onderschatting, geen overschatting). Aandachtspunt: de eventueel bijkomend aangevraagde
zware onderzoeksuitrustingen of belangrijke onderaannemingen worden goed gemotiveerd en zijn essentieel
voor de doelmatige uitvoering van het project.
W4. De aanwezige competentie, infrastructuur en potentieel in de schoot van de projectaanvrager of
in geval van een consortium van de projectaanvragers om het voorgestelde onderzoek uit te
voeren.
-
W4.1. De deelnemende partners aan het consortium hebben een duidelijke O&O-capaciteit en competentie
in het beschouwde domein en dit op het niveau van strategisch basisonderzoek. De vereiste
basisinfrastructuur is grotendeels voorhanden. Er is een duidelijke en afdoende synergie tussen de partners
in het consortium met het oog op het uitbouwen van een strategisch kennisplatform (d.i. het geheel is meer
dan de som van de afzonderlijke delen). De deelnemende partners hebben een goede track record op het vlak
van O&O-samenwerkingsverbanden. Een selectiepluspunt is een consortium met een zeer goede competentie
en synergie met een zinvolle en nodige instellingsoverschrijdende samenwerking..
Tweede dimensie: Valorisatie- of utiliteitsperspectieven U
U1. Het belang en de omvang van het verwachte economisch valorisatiepotentieel in Vlaanderen.
-
U1.1. Het project biedt een potentieel voor een breed spectrum aan verdere toepassingsmogelijkheden) of/en
het project getuigt van een duidelijke probleemgedrevenheid vanuit industriële of economische behoeften.
U1.2. De onderzoeksaanpak is strategisch relevant om de beoogde toepassingen te kunnen bereiken.
U1.3. Er wordt een goed potentieel voor O&O-vervolgprojecten met economische actoren aangetoond en er
is commitment van deze actoren.
U1.4. De beoogde valorisatie in Vlaanderen is omvangrijk, realistisch en intrinsiek haalbaar. Er is een
duidelijke link tussen de projectresultaten en de strategische belangen en opportuniteiten voor economische
actoren in Vlaanderen (absorptiecapaciteit).
U2. De kwaliteit van de voorgestelde strategie en de aanpak ter ondersteuning van de verdere
economische benutting van onderzoeksresultaten (kennistransfer).
-
U2.1. Het projectvoorstel bevat een degelijk en goed uitgewerkt valorisatieplan gericht op de actieve transfer
van de resultaten naar de economische actoren aan de vraagzijde (d.i. extern aan het academisch milieu en
de kenniscentra aan de aanbodzijde). Potentiële risicofactoren of bijzondere randvoorwaarden (bv. IPR,
wetgeving etc..) ten aanzien van de valorisatieopportuniteiten in Vlaanderen worden onderkend en
aangepakt. Er wordt hierbij een adequate bestaffing van gekwalificeerde personen voorzien om deze
valorisatiegerichte taken uit te voeren.
-
U2.2. De haalbaarheid van de valorisatieaanpak is goed. De valorisatieaanpak verloopt via degelijke en
betekenisvolle interactieprocessen met representatieve gebruikers in Vlaanderen (d.i. actoren die een actieve
bijdrage kunnen leveren in het valorisatietraject) of via de beoogde creatie van een nieuwe spin-off met een
realistisch en duidelijk business concept.
Positieve punten zijn de staving van een actieve betrokkenheid van de bedrijven zoals o.a:
o er wordt bijkomend een goede en verifieerbare O&O-interactie en samenwerking aangetoond via de
deelname van een bedrijf als partner of aantoonbare en gedocumenteerde O&O-activiteiten van een
bedrijf met een meerwaarde voor de SBO-projectdoelstellingen en de valorisatie in Vlaanderen;
o er is een engagement tot financiële inbreng van alle leden van de begeleidingscommissie waarbij een
cashbijdrage wordt ingebracht die beduidend hoger is dan de minimale ontvankelijkheidsvereisten van
paragraaf 1.3.2. van deze handleiding.
o er is engagement van de leden van de begeleidingscommissie tot een actieve participatie in het project.
-
16/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
-
U2.3. Aan de indiening van het SBO-projectvoorstel is een professioneel voortraject voorafgegaan met
degelijke voorafgaande interacties met gebruikers (bedrijven). Dit wordt terdege aangetoond in het
projectvoorstel en eventuele bijlagen.
U3. De aanwezige competentie op vlak van het beheer van onderzoeksresultaten en de transfer ervan
naar economische actoren.
-
U3.1. De deelnemende partners hebben in het verleden actief bijgedragen tot de transfer van
onderzoeksresultaten naar bedrijven via bilaterale O&O-projecten of/en de totstandkoming van
spin-off activiteiten. Een aandachtspunt is: voorgaande of lopende SBO-projecten hebben geleid tot een
betekenisvolle interactie en samenwerking met bedrijven en een doelgerichte oriëntatie naar toepassingen en
transfer.
U4. De meerwaarde van het project op vlak van duurzame ontwikkeling (DO) indien van toepassing.
-
U4.1. Aan een projectvoorstel kan een score “uitmuntend” op het criterium U4.1. worden toegekend op
voorwaarde dat de indieners met een analyse en globale raming aannemelijk maken dat de hoofdmoot van
de te verwachten O&O-vervolgprojecten in het natraject in aanmerking komen voor een DO-oormerking als
O&O-bedrijfsproject conform de huidige werkwijze voor O&O-bedrijfsprojecten5. Net zoals de economische
valorisatieperspectieven dienen immers de op termijn te verwachten milieubaten te worden beredeneerd
vanuit het verdere O&O-natraject van een geslaagd SBO-project.
Het beslissingsmodel voor de globale score en de differentiëring van de projectvoorstellen is als volgt:
1. Volgende projecten komen niet in aanmerking voor steun en worden niet gerangschikt:
 Projecten die op minstens één subcriterium "Onaanvaardbaar” of "Quasi geen informatie"
scoren.
 Projecten die op minstens 1 van de hoofdcriteria (W1-W4, U1-U4) globaal lager dan “redelijk
goed” scoren.
 Projecten die op minstens één van beide beoordelingsassen (wetenschappelijke as of
utilisatieas) een globale delta-score < -2 hebben, waarbij deze score als volgt bepaald wordt:
o De scores "Uitmuntend", "Positief", "Redelijk" en "Zwak" op een criterium worden
vertaald naar resp. +1 , 0 , -1, -2 punten. Een dubbel gewicht wordt toegekend aan de
criteria W1.1 (delta ten opzichte van state-of-the-art) en W1.2. (uitdagend, risicovol
en inventief karakter van het onderzoek) gezien het belang van beide aspecten voor
een SBO-project. De globale deltascore is de som van deze punten op de criteria.
2. Projecten die aan de minimale vereisten voor steunverlening voldoen (minstens “redelijk goed” op
beide beoordelingsassen) worden gerangschikt op basis van volgende regels:
 De projecten worden gerangschikt op basis van een gelijk gewicht aan de scores op de
wetenschappelijke kwaliteit W en de utilisatieperspectieven U en van de nodige diversiteit
inzake toepassingsdomeinen bij gelijkwaardige scores.
 Aan projecten gericht op een bijdrage tot Duurzame Ontwikkeling wordt een selectieprioriteit
gegeven door een dubbel gewicht toe te kennen voor U4 (bijdrage tot duurzame
ontwikkeling).
 Maximum 20% van het beschikbare budget voor de SBO-projecten met een primaire
economische finaliteit kan besteed worden aan projecten die als valorisatiestrategie de creatie
van een nieuw spin-off bedrijf beogen.
Op basis van de budgettaire mogelijkheden worden de hoogst gerangschikte projectvoorstellen gesteund.
3.3.
Na de beslissing
De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de hoofdaanvrager overgemaakt bij bekendmaking van
de beslissing. De aanvragers kunnen een nabespreking aanvragen ([email protected]).
Bij een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de projectaanvragers.
5
Voor een beschrijving van de methodiek wordt verwezen naar http://www.iwt.be/subsidies/documenten/handleiding-dopdf
17/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
Bij een negatieve beslissing kan een verzoek tot herziening van de beslissing bij
IWT ingediend worden. De vraag tot herziening moet binnen een termijn van 30 werkdagen na melding
van de beslissing van de raad van bestuur gevraagd worden en moet gebaseerd zijn op duidelijke en
verifieerbare argumenten, zoals bijvoorbeeld concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct
werden geapprecieerd.
Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door IWT kan daarover te allen tijde schriftelijk,
mondeling of elektronisch klacht ingediend worden. Klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst
behandeld. Klachten over een negatieve beoordeling van een projectaanvraag door de raad van bestuur
van IWT kunnen echter slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening van de beslissing
ingediend werd en behandeld werd door de raad van bestuur.
3.4.
Rechten en plichten
3.4.1. Overeenkomst
Bij een positieve beslissing door de raad van bestuur, wordt een subsidieovereenkomst opgesteld waarin
de contractuele modaliteiten van het project tussen het IWT en de projectaanvragers (begunstigde)
beschreven worden.
De overeenkomst wordt door het IWT opgemaakt en bestaat uit twee delen. Een eerste deel betreft de
algemene
voorwaarden.
Dit
document
is
op
de
IWT-website
consulteerbaar:
http://www.iwt.be/subsidies/documenten/algemene-iwt-voorwaarden-pdf. Een tweede deel betreft de
projectspecifieke voorwaarden. Dit deel wordt opgestuurd naar de aanvragers. Zowel de hoofdaanvrager
als de mede-aanvragers dienen deze projectspecifieke voorwaarden te ondertekenen.
De hoofdverbintenis van de begunstigde is een middelenverbintenis: de begunstigde zal de nodige
inspanningen leveren om met de overeengekomen middelen via onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten
de beschreven projectdoelstellingen te bereiken en aan te wenden voor utilisatie in Vlaanderen.
3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst
Aandachtspunten:
Als onderdeel van het projectvoorstel wordt een afsprakennota (“term sheet” of voorlopige
samenwerkingsovereenkomst) gevraagd tussen de deelnemende consortiumpartners (bij meerdere
rechtspersonen in het consortium) met minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het
budget en de personeelsinzet, het beheer en de verdeling van de IPR, en de visie en aanpak voor de
valorisatie. Deze nota wordt opgesteld in goede voorafgaande interactie met de TTO afdelingen en wordt
tevens ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De
afsprakennota (indicatief 1 A4 p.) is vereist uiterlijk tegen de limietdatum voor de aanvullingen in de
tweede ronde zoals vermeld in het SBO-oproepdocument.
De definitieve rechtsgeldig ondertekende samenwerkingsovereenkomst dient aan het IWT te worden
overgemaakt binnen de vier maanden volgend op de ontvangstdatum van de steunbeslissing van de raad
van bestuur.
De samenwerkingsovereenkomst dient minimaal volgende aspecten te regelen:

aanduiding van een coördinator en een projectleider;

aanduiding van de te leveren onderzoeksactiviteiten;

gedetailleerde kostenberekening en betalingsmodaliteiten;

afspraken op het vlak van eigendoms- en gebruiksrechten mbt gebruik van achtergrondkennis en
projectresultaten nodig voor uitvoering van het valorisatieplan;
18/19
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK


wijze van regeling van onderlinge geschillen;
verslaggevingsverplichtingen.
De samenwerkingsovereenkomst dient in overeenstemming te zijn met de IWT-overeenkomst, en in het
bijzonder met de bepalingen op vlak van utilisatie/valorisatie van de projectresultaten.
3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun
Indien het project goedgekeurd wordt, zal de begunstigde regelmatig verslag dienen uit te brengen over
de goede voortgang van het project. Omtrent dit aspect bestaat er een afzonderlijke handleiding
(http://www.iwt.be/subsidies/documenten/handleiding-verslaggeving-doc-1).
Voor goedgekeurde projecten met een looptijd van meer dan twee jaar, wordt een tussentijdse herevaluatie
voorzien na twee jaar. Bij een niet positieve herevaluatie na twee jaar wordt de overeenkomst beëindigd.
19/19