Opstarten oefenfirma

OEFENFIRMA
Handleiding voor coördinator en coach
Auteur:
Steven Dewaele
1
Inhoud
1
2
3
4
5
6
Coördinator oefenfirma ................................................................................................................ 3
1.1 Wie? ........................................................................................................................ 3
1.2 Taken? ..................................................................................................................... 3
Coaches oefenfirma ...................................................................................................................... 4
2.1 Wie? ........................................................................................................................ 4
2.2 Taken? ..................................................................................................................... 4
Oprichting van een oefenfirma..................................................................................................... 5
Wat na de oprichting? .................................................................................................................. 8
Het verloop van een werkdag....................................................................................................... 8
Hulp of advies nodig? ................................................................................................................... 9
2
1
Coördinator oefenfirma
1.1
Wie?
Binnen de school of instelling kunnen verschillende oefenfirma’s actief zijn. Indien dit zo is,
adviseert Cofep om een interne coördinator aan te duiden.
1.2
Taken?
Taken
-
Hij/zij gaat op zoek naar
collega’s die de oefenfirma
willen gebruiken in hun lessen.
Extra uitleg/tips/ …
-
-
-
-
-
Hij/zij waakt erover dat de
bijna onvermijdelijke
startersproblemen snel
opgelost worden.
Hij/zij zorgt voor de aansluiting
bij Cofep en contacteert hen
bij eventuele problemen.
-
-
-
-
Hij/zij coördineert de
organisatie van allerlei interne
en externe evenementen.
Niet alleen vakcollega’s maar ook taal- of
informaticaleerkrachten kunnen in het team worden
opgenomen.
Peil tijdens een voorbereidend gesprek naar de motivatie van
je collega’s om mee te werken tijdens de werkuren van de
oefenfirma. Ook zij kunnen tijdens hun lessen onderdelen van
hun leerplan realiseren door gebruik te maken het concept.
Leg hen de werking uit (maak gebruik van de presentaties die
op de website terug te vinden zijn).
TIP: kijk en luister naar de signalen van de collega’s en
respecteer hun keuze. Start met gemotiveerde collega’s die
deze nieuwe werkvorm willen gebruiken en die bereid zijn om
als team samen te werken.
Maak duidelijke afspraken met de directie i.v.m. de inplanting
van de oefenfirma in de lesroosters van de verschillende
coaches.
Voorzie in de lesroosters eventueel een gemeenschappelijk uur
voor overleg.
Overleg op voorhand met coaches over de werkwijze en het
evaluatiesysteem dat zal gebruikt worden.
Zorg ervoor dat de kantoorklas in orde is.
Een peterbedrijf (= echt bedrijf dat actief is in dezelfde sector)
hebben, betekent een meerwaarde voor de oefenfirma. Dat de
zoektocht niet altijd onmiddellijk resultaat oplevert, is
normaal.
Zorg ervoor dat alle administratieve verplichtingen (op de
website te vinden bij >aansluiten) in orde zijn.
Overloop de verschillende diensten van Cofep (zie wegwijzer:
>diensten) en breng de eventuele noodzakelijke formaliteiten
in orde.
Mogelijke evenementen zijn:
-
presentatie n.a.v. opening van oefenfirma voor ouders, pers,
stage- en peterbedrijven, directie, leraren, …
3
-
-
2
Coaches oefenfirma
2.1
Wie?
verkoopmomenten (= kassaverkopen) organiseren voor
medeleerlingen zodat ook zij kunnen kennismaken met het
concept;
bedrijfsbezoek aan het peterbedrijf;
deelname aan binnen- of buitenlandse beurzen (Belfair);
eindpresentatie van de geïntegreerde proef voor een jury.
De coaches zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de oefenfirma. Uiteraard kan het in de
praktijk voorkomen dat één coach meerdere oefenfirma’s begeleid.
Coaches zijn leerkrachten, docenten of instructeurs die een bij het project betrokken vak onderrichten.
2.2
Taken?
Taken
-
Coach is verantwoordelijk voor
de dagelijkse werking van de
oefenfirma.
Extra uitleg/tips/ …
-
-
Zorg er voor dat er elke week voldoende werk is. Naast het
takenpakket dat behoort tot een bepaalde functie, zorg je best
ook voor extra opdrachten. Voorbeelden hiervan zijn terug te
vinden op de site (wegwijzer: >didactiek).
Tijdens de uren oefenfirma speelt de coach verschillende
rollen. Hij zal
o
o
o
o
o
o
-
Coach laat zo veel mogelijk het
initiatief over aan de
leerlingen.
-
-
-
observeren,
adviseren,
assisteren,
controleren,
evalueren
en rapporteren.
De firma is eigendom van de leerlingen en de leerkrachten
mogen toekijken en bijsturen, tips en hints geven.
Een vraag kan je vaak best met een andere vraag
beantwoorden. Zo zet je de leerlingen aan om er zelf over na
te denken.
In de beginfase voelen de leerlingen zich soms alleen en
verloren omdat ze een houvast van een beschikbare oplossing
missen. Ze moeten niets namaken, maar zelf iets creëren en
bedenken. Dit zijn ze niet gewoon. Moedig ze als coach dan
ook aan en geef hen zelfvertrouwen.
Zorg ervoor dat de leerlingen een team leren vormen.
Iedereen, dus ook de coach, is medeverantwoordelijk en zoekt
mee naar de oplossing van een bepaald probleem.
4
3
Oprichting van een oefenfirma
De oprichting van een oefenfirma gebeurt in een aantal fasen. Deze worden stap voor stap weergegeven in
onderstaande tabel. Het spreekt voor zich dat dit geen volledige opsomming is. Door te werken in een
oefenfirma zal men ook zelf zijn opdrachten creëren.
FASE 1
Voorbereiding
Opdrachten uit te voeren bij de voorbereiding
-
Kies een sector (voeding, elektronica, ontspanning, …) waarbinnen je actief wil
zijn.
Omschrijf de producten of diensten die je wenst te verkopen.
Bepaal een naam voor je oefenfirma.
Stuur het registratieformulier naar Cofep (zie website bij “Aansluiten”). De
oefenfirma ontvangt binnen de 3 werkdagen de toegangscodes voor:
o
o
o
o
o
-
-
De werking van de ZET-software staat uitvoerig uitgelegd op de website
(>Wegwijzer>Software). Neem als coach eerst goed de handleidingen door en ga
nadien met de leerlingen aan de slag in het programma.
Stel je assortiment samen.
o
o
o
o
-
Brainstormen
Marktonderzoek
Verkoopprijzen bepalen
Catalogus – webshop ontwerpen
Stel de werkprocedures op.
o
o
-
Website Cofep
Gmail (e-mailadres oefenfirma en persoonlijk e-mailadres voor coach)
Zet (administratie, database, bank en marktplaats)
Cofetrans (transportmodule)
Skype
Omschrijf gedetailleerd hoe de documentenstroom in de oefenfirma
verloopt en welke administratieve handelingen de werknemer moet
uitvoeren
Voorbeelden van procedures staan op de website (wegwijzer:
>didactiek). Deze procedures kunnen als vertrekpunt genomen
worden en aangepast worden naar eigen wens.
Start met de sollicitatieprocedure.
o
o
o
o
Stel, gebruik makend van een vooraf opgemaakt organigram, de
functiebeschrijvingen op.
Stel vacatures op (voorbeelden staan op website).
Leerlingen schrijven een sollicitatiebrief met CV (evtl. in meerdere
talen).
Neem een sollicitatiegesprek af in aanwezigheid van in- en externe
juryleden.
5
o
-
Schrijf het personeel in bij Cofesoc (zie website: wegwijzer>diensten)
Tip: breng eventueel ook een bezoek aan een echt sociaal secretariaat.
Stel een financieel plan op zodat de oefenfirma over extra startkapitaal kan
beschikken (zie website: >wegwijzer>richtlijnen).
o
o
-
Zoek in de Zet-database naar mogelijke leveranciers.
Verstuur prijsaanvragen.
Kies de beste leverancier en bestel.
Volg de aankopen verder op.
Ontwerp eigen handelsdocumenten (huisstijl)
o
o
o
o
FASE 2
Start
ondernemingsactiviteiten
Investeringsplan
Vaste kostenplan
Huur bij Real Estate, het immobiliënkantoor van het Cofep-netwerk, een
kantoorruimte of magazijn (zie website: >wegwijzer>diensten).
Richt de kantoorruimte in. Ga er vanuit dat er nog niets staat en dat alles nog in
het netwerk van oefenfirma’s moet aangekocht worden.
o
o
o
o
-
Wijs iedereen een functie toe die best bij zijn profiel past.
Ontwerp een logo.
Maak een briefhoofd op.
Stel standaardbrieven op.
Maak allerlei sjablonen aan.
Opdrachten uit te voeren bij het opstarten
-
Koop een eerste voorraad handelsgoederen aan.
o
o
o
o
o
o
-
Bepaal de minimumvoorraad voor elk artikel.
Zoek leveranciers in het netwerk of maak eventueel gebruik van de
diensten van Crecor (zie website: >wegwijzer>diensten).
Stuur prijsaanvragen door naar verschillende leveranciers.
Kies je leverancier(s) en plaats een bestelling.
Volg de aankopen verder op.
Betaal de factuur.
Zet de eerste stappen op de markt.
o
o
o
o
Organiseer een voorstelling van de oefenfirma voor de ouders,
leerkrachten en andere geïnteresseerden. Stel tijdens dit evenement
de catalogus voor en laat de aanwezigen ook aankopen verrichten (=
kassaverkoop; zie website: wegwijzer>richtlijnen)
Naambekendheid verwerven in het netwerk doe je door de catalogus
te verspreiden in het netwerk (= mailing organiseren).
Voer periodiek ook extra promotie in het netwerk.
Volg het effect van deze promotie ook op.
6
o
-
Start de boekhouding op.
o
o
o
o
o
o
-
o
o
Wat na de
start?
De keuze voor een boekhoudpakket is vrij en het gebruik ervan is niet
verplicht.
Voer de inkomende bestellingen in.
Maak de orderbevestiging, leveringsbon en factuur op en verstuur
deze naar de klant. Opgelet! Leveringsbon en factuur verstuur je niet
samen met de orderbevestiging. Dit gebeurt ook niet in het echte
bedrijfsleven.
Hou het voorraadpeil steeds in de gaten en bestel bij indien nodig.
Volg de inningen op (rekeninguittreksels opvragen in ZET-bank).
Verstuur eventueel maandelijks of 3-maandelijks de Btw-aangifte
naar [email protected]
Loonadministratie
o
FASE 3
De binnenkomende bestellingen volg je administratief op.
Gebruik makend van de ontvangen loonbrieven worden de
werknemers uitbetaald (= nettoloon op personeelsrekening storten)
Betaal de RSZ en bedrijfsvoorheffing.
Boek de lonen.
Opdrachten uit te voeren in de loop van het werkjaar
-
Bereid de deelname voor aan een regionale of nationale (Belfair) beurs voor
oefenfirma’s.
o
o
o
o
o
o
o
o
-
Opvolgen van
o
o
-
Hoe gaan we de stand opbouwen?
Welk promotiemateriaal hebben we nodig?
Hoe gaan we onze klanten aanspreken (inoefenen verkoopgesprek)?
Wie doet wat en wanneer?
Inoefenen aan- en verkoopgesprek in het Frans en/of Engels.
Welk budget is er beschikbaar voor bedrijfsaankopen?
Welk budget voor persoonlijke aankopen?
…
aan- en verkoopdossiers
personeelsaankopen = aankopen die het personeel doet met het geld
dat op de personeelsrekening staat.
Opgelet! Hou deze transacties buiten de boekhouding van de
oefenfirma.
Lanceren van nieuwe producten, updaten catalogus en opmaken reclamefolders.
Aankopen extra investeringsgoederen.
Ontwerpen van een webshop (zie website: wegwijzer>software>webshop).
7
Stap 4
Hoe afsluiten?
Opdrachten uit te voeren bij het afsluiten van het werkjaar
-
4
Afwerken van alle nog lopende transacties.
Analyseren van de financiële toestand van het bedrijf.
Overdracht van de oefenfirma aan de nieuwe “eigenaars” (dit zijn de leerlingen
die de oefenfirma overnemen)
Presentatie van de behaalde eindresultaten aan een jury (GIP-verdediging).
Wat na de oprichting?
Na de oprichting is het de bedoeling dat de firma verder actief is. Hij wordt m.a.w. niet jaarlijks opgedoekt
maar wordt overgenomen door een nieuwe groep werknemers. Door deze continuïteit is het mogelijk om
als bedrijf verder te blijven groeien.
Na de opstartfase kan men er als Belgische oefenfirma voor kiezen om bijvoorbeeld ook in het buitenland
de markt te veroveren en daar op zoek te gaan naar mogelijke klanten en leveranciers. Het wereldwijde
netwerk van 7 500 oefenfirma’s zorgt er zo voor dat leerlingen/studenten kennis kunnen maken met alle
aspecten van internationale handel.
Ook op boekhoudkundig vlak is er sprake van continuïteit. Dit laat de oefenfirma toe om opeenvolgende
boekjaren met elkaar te vergelijken. Belangrijke strategische vragen zoals “Hoe evolueerde onze omzet,
winst, kosten, …? “, kunnen dan ook beantwoord worden.
5
Het verloop van een werkdag
Het spreekt voor zich dat wat hier beschreven staat slechts een voorbeeld is. Net als in de echte
bedrijfswereld bestaan er ook in de virtuele wereld geen twee identieke werkdagen.
Vergadermoment bij de start (kan eventueel ook op het einde van de werkdag)
-
Bespreek met de werknemers het verloop van de werkdag.
o
o
o
o
o
Wie maakt het verslag op van dit overleg (beurtrol)?
Waar waren we vorige week gebleven?
Welke afdeling moet vandaag welke taken uitvoeren?
Zijn er vandaag bepaalde aandachtspunten?
Hebben de werknemers nog vragen of opmerkingen?
Leerlingen gaan aan de slag in hun afdeling
-
De taken die wekelijks terugkeren, staan omschreven in de werkprocedures.
Door handel te drijven in het netwerk zullen er elke week extra opdrachten gecreëerd worden. Dit
zijn de zogenaamde “zelfgenererende opdrachten”.
Soms zullen opdrachten niet op een correcte manier afgewerkt zijn. Deze moeten dan opnieuw
worden uitgevoerd.
8
-
6
De leerlingen kunnen tijdens rustiger momenten steeds verder werken aan langlopende
opdrachten zoals deze die ze gekregen hebben voor hun eindwerk (= GIP).
Voorbeelden van mogelijke taken zijn ook terug te vinden op de site (>Wegwijzer>Didactiek).
Hulp of advies nodig?
Blijf niet met je vragen zitten en contacteer ons. Het Cofep-team bestaat uit:
Dagelijkse werking
•
Ria Cox - [email protected] - Tel. 011 63 49 51 / Fax +32 (0)11 61 16 81
Pedagogische ondersteuning - projectverantwoordelijken
•
•
•
Steven Dewaele - [email protected]
Albert Geuens - [email protected]
Cocky Burger - [email protected]
Netwerkcoördinator/Coordinateur
•
Karin Grillet - [email protected]
9

Download Report