Gebruikershandleiding IKA Applicatie IKAPP

Gebruikershandleiding IKA Applicatie
IKAPP
HR Services
Versie: 1
Datum:11-3-2014
HR Services
Informatie op website
Bekijk voor u gaat beginnen de informatie op de website, www.ika.tudelft.nl, zodat u weet wat de
keuze mogelijkheden zijn en zorg dat u alle benodigde documenten bij de hand heeft. In IKAPP wordt
gebruik gemaakt van een aantal symbolen. Een overzicht en uitleg van alle symbolen vind u aan het
einde van dit document.
Opstarten IKA applicatie (IKAPP) en inloggen
Open IKAPP via de link op de website www.ika.tudelft.nl door op de banner te klikken en log in met
uw TU Delft NetID en wachtwoord. U kunt IKAPP opstarten in de laatste twee versies van de reguliere
browsers, zowel binnen als buiten TU Delft.
Stap 1: Doel kiezen
Kies het doel waar u een aanvraag voor wilt indienen door op het icoontje te klikken. Vervolgens klikt
u op ‘Selecteer dit doel’. Wilt u de informatie op de website over dit doel nogmaals bekijken klik dan
op ‘Bekijk het reglement’.
Stap 2: Doel gegevens invullen
Het systeem stelt u een aantal vragen waar u antwoord op moet geven. Ook vraagt het systeem welk
bedrag u wilt inzetten. Pas wanneer u alle vragen heeft beantwoord en alle gevraagde bijlagen heeft
bijgevoegd kunt u door naar de volgende stap. Gebruik de TAB toets of klik met de muis om naar het
volgende veld te gaan.
[2]
Wanneer u een doel inzet waarbij kilometers berekend moeten worden dan kunt u deze berekenen
door op uw NetID te klikken en vervolgens op ‘Persoonlijke informatie’ te klikken. Vul de gegevens
van uw werkplek in: Straatnaam, Huisnummer, Postcode & Plaats en klik op ‘Calculate’.
Stap 3: Inzet bronnen
Nadat u alle doelgegevens heeft ingevuld kunt u in stap 3 aangeven welke bronnen u wilt inzetten.
Vink daarvoor de bron aan en vul vervolgens in wat u wilt inzetten. Vergeet niet de IKA bijdrage te
gebruiken! Het systeem werkt met een Amerikaanse notatie, dit betekent dat er punten gebruikt
worden in plaats van komma’s.
Stap 4: Andere doelen kiezen en rapporten
Herhaal deze stappen voor alle andere doelen die u op dit moment wilt aanvragen. Klik op ‘Rapporten’
om een overzicht te zien van de tot nu toe gemaakte keuzes en een daarbij horende indicatie van het
(fiscaal) voordeel.
Stap 5: Definitief maken/Aanvraag indienen
Wanneer u klaar bent met het invullen van uw keuzes kunt u de aanvraag indienen door op ‘Definitief
maken/aanvraag indienen te klikken’. Indien Rapporten en Definitief maken niet beschikbaar zijn, dan
wordt dit waarschijnlijk veroorzaakt door een incomplete aanvraag. Maak alle aanvragen definitief of
verwijder het vinkje bij Selecteer dit doel.
Stap 6: Controleer en bevestig uw aanvraag
In het volgende scherm ziet u een overzicht van alle bronnen en doelen die u gaat indienen.
Controleer dit overzicht goed! Let op: het overzicht kan uit meerdere doelen per pagina en meerdere
[3]
pagina’s bestaan (zie voorbeeld hieronder). De controle is erg belangrijk, omdat een eenmaal
ingediende aanvraag niet meer gewijzigd kan worden! Wilt u iets wijzigen klik dan op ‘Terug’. Staan er
doelen tussen die nog niet volledig zijn of helemaal niet ingediend moeten worden, verwijder deze
dan eerst door het vinkje bij ‘selecteer dit doel’ weg te halen. Wanneer u zeker weet dat uw aanvraag
volledig is klikt u op ‘Bevestig uw aanvraag’.
Bevestiging aanvraag en afhandeling
Meteen na het indienen van uw aanvraag ontvangt u een e-mail waarin de ontvangst van uw
aanvragen wordt bevestigd. Daarbij ontvangt u ook een kopie van uw aanvragen. Wanneer u de
bevestiging niet binnen enkele minuten heeft ontvangen, neem dan contact op met HR Services.
Binnen het tijdsbestek van twee salarisbetalingen verwerkt HR Services uw aanvraag.
Nieuwe aanvragen
Het is mogelijk om op een later moment een nieuwe aanvraag te doen voor een nog niet gekozen
doel. Dit moet wel gebeuren binnen de openingstermijn van IKAPP. Zoals hierboven ook aangegeven
is het niet mogelijk om een definitief gemaakte keus te wijzigen. U kunt alleen een nieuwe aanvraag
indienen voor een doel dat nog niet definitief gemaakt is.
Persoonlijke informatie en uitloggen
Klik op uw TU Delft NetID om uw persoonlijke informatie te zien, uw kilometer afstand te berekenen
en om uit te loggen. Let er op, dat er uit veiligheidsoverwegingen een Time Out op het systeem zit.
Wanneer u voor een langere periode niet actief bent in het systeem, wordt u automatisch uitgelogd.
Als u deze melding krijgt dient u de browser volledig af te sluiten en opnieuw op te starten. Alle niet
definitief gemaakte keuzes worden gewist!
Uitleg symbolen
Waarschuwing – ga met uw muis op de waarschuwing staan om belangrijke informatie over
het doel of bron te lezen.
Hulptekst – ga met uw muis op dit symbool staan om extra informatie te lezen.
Foutmelding – er is een fout opgetreden, ga met uw muis op dit symbool staan om te zien
wat er foutief is ingevuld. U kunt pas verder als de foutieve invoer is hersteld.
Link – klik op dit symbool voor een doorverwijzing naar informatie op een website.
Vragen of meer informatie?
Kijk voor meer informatie en veel gestelde vragen over IKA op onze website: www.ika.tudelft.nl. Heeft
u na het lezen van de informatie op de website een vraag? Neem dan contact op met HR Services via
[email protected] of via telefoonnummer 85020.
[4]

Download Report