In 8 stappen naar uw business case voor de cloud

CHEOPS REPORT
DEEL 3
In 8 stappen naar uw business
case voor de cloud
Til uw onderneming naar een hoger niveau.
In 8 stappen naar uw business case voor de cloud
De sterke opmars van cloud computing toont aan dat steeds
meer bedrijven er gebruik van maken om hun strategische
doelstellingen te behalen. Flexibiliteit, schaalbaarheid,
kostentransparantie en scherpere focus op de kernactiviteiten
zijn slechts enkele van de vele voordelen.
In dit laatste rapport van onze reeks doorlopen we de
verschillende stappen om uw business case voor de cloud te
maken. Welke stappen zet u best om uw traject richting cloud
te laten slagen? Of hoe overtuigt u het bedrijfsmanagement
van de voordelen van de cloud?
Met onderstaand stappenplan zetten we u op weg.
U kan onze vorige twee cloudrapporten downloaden via:
www.cheops.be/cloud-rapporten
2
In 8 stappen naar
uw business case
voor de cloud
4 Maak een lijst
met voordelen
5 Maak een lijst met
mogelijke risico’s
3 Breng uw concrete
doelstellingen in kaart
6 Schets de
mogelijke scenario’s
2 Ontwikkel uw
visie rond de cloud
7 Werk uw plan
van aanpak uit
1 Analyseer waar uw
organisatie vandaag staat
op vlak van IT
8 Licht het
kostenplaatje toe
3
1 Analyseer waar uw organisatie
vandaag staat op vlak van IT
Een beslissing rond cloud computing staat nooit los van de IT-strategie
van uw bedrijf. Om te weten waar u naartoe wil, ook met de cloud,
brengt u best eerst in kaart waar u vandaag staat.
Hoe matuur is uw IT-omgeving?
Hoe paraat en bereid is uw organisatie om de cloud in te stappen?
Dat kan gaan om bepaalde financiële aspecten, zoals investeringen in
IT-beveiliging, die enkel voor uw eigen infrastructuur moeilijk te dragen
zijn. Het kan ook gaan om operationele zaken zoals het niveau van het
IT-servicebeheer: hoe beter geformaliseerd uw serviceprocessen, hoe
eenvoudiger het wordt om in de cloud te stappen.
Een grondige analyse van de bestaande situatie biedt u een goed zicht
op de troeven die u al hebt en de aspecten die u nog moet uitwerken
voor u definitief richting cloud stapt.
EEN AUDIT ALS STARTPUNT
Vandaag bestaan er beproefde methodes
om uw IT in zijn geheel zowel op technisch
en operationeel (maturiteit) als op financieel
(Total Cost of Ownership) vlak volledig door
te lichten. Zo’n audit biedt u voldoende
informatie als basis voor een analyse in het
kader van uw cloudplannen.
4
2 Ontwikkel uw visie rond de cloud
Er zijn vele redenen om cloud computing te omhelzen. Sommige
bedrijven zien er een kostenbesparing in, andere een manier om de
eigen ICT-medewerkers vrij te maken voor strategische projecten.
Nog andere zien de cloud als een mogelijkheid om snel te schakelen
wanneer nodig of als een drijfveer voor meer mobiliteit in de
organisatie. In de meeste gevallen is het echter een combinatie van
deze factoren.
Omdat zoveel facetten een rol spelen is het dus uiterst belangrijk
dat u en het management van de organisatie duidelijk bepalen
waar u met de cloud naartoe wil. Bepaal duidelijk en expliciet de
rol van de cloud in uw IT-strategie en hoe de cloud helpt om de
strategische en zakelijke doelstellingen van uw organisatie te
realiseren.
Dit heeft een grote impact op de keuzes die u in de volgende
stappen maakt.
OVER VISIE EN VERANDERING
Onderschat de noodzaak van het
formuleren van een duidelijke visie niet.
Volgens John Kotter zijn het onderschatten
van de kracht van visie en het te weinig
communiceren ervan belangrijke valkuilen
bij veranderingsprojecten.
Bron: Leading Change, John Kotter, 2012
5
3 Breng uw concrete doelstellingen in kaart
Het lijkt vanzelfsprekend maar het is niettemin noodzakelijk om
deze stap afzonderlijk te behandelen: het concreet definiëren
van wat u met de cloud precies wil bereiken.
Doelstellingen zijn wat dat betreft veel concreter dan een visie.
In deze stap lijst u concrete parameters op om te bepalen wat
u met cloud computing wil realiseren. In welke mate verwacht
u bijvoorbeeld dat de cloud zal bijdragen op financieel vlak,
bijvoorbeeld door kostenefficiëntie dankzij operationele
kosten (opex) in plaats van kapitaalinvesteringen (capex),
of het optimaliseren van marges. Is het een doelstelling om
tevredenheid bij medewerkers en klanten te verhogen, en zo
ja wat is die dan? Welke tijdswinsten of rendement verwachten
we bijvoorbeeld onder de vorm van een kortere time-to-market
of snellere doorlooptijden van bepaalde projecten?
BE SMART
Een veel gebruikte richtlijn voor het bepalen van
doelstellingen is het SMART-principe:
Specifiek - Is de doelstelling gericht en specifiek?
Meetbaar - Onder welke meetbare voorwaarden
is het doel bereikt?
Acceptabel - Wordt de doelstelling door iedereen
gedragen?
Realistisch - Is het doel haalbaar?
Die doelstellingen zijn voor elke organisatie verschillend
en ook welomlijnd.
Tijdgebonden - Wanneer moet het doel bereikt zijn?
6
4 Maak een lijst met voordelen
Het is vanzelfsprekend dat uw doelstellingen normaal gezien
resulteren in positieve effecten. Maar om een volledig en
accuraat beeld te vormen van wat u van cloud computing mag
verwachten, moet u ook een lijst opstellen van alle voordelen
die de cloud u mogelijk kan opleveren.
Dit kunnen opnieuw voordelen van operationele aard
zijn – vb minder behoefte aan gespecialiseerd personeel
(security, storage, …) – als strategische voordelen zoals
bedrijfscontinuïteit, concurrentiële voordelen, enzovoort.
COMPETITIEF VOORDEEL
CLOUD ONDERBENUT
Slechts 4 op de 10 Europese bedrijven die
cloud computing inzet doet dat vandaag om
een competitief voordeel te halen, terwijl
daar net de echte voordelen van cloud
computing liggen.
Bron: IDC CloudTrack Survey
7
5 Maak een lijst met mogelijke risico’s
Naast de voordelen moet u ook expliciet oplijsten welke risico’s
met de cloud verbonden kunnen zijn.
Op voorhand in kaart brengen van valkuilen kan u ervan
weerhouden om overhaaste beslissingen te nemen en
bijvoorbeeld niet-sluitende contracten of Service Level
Agreements (SLA’s) te ondertekenen. Zo kan het zijn dat een
keuze voor een buitenlandse cloudleverancier niet conform is
met de wetgeving of regelgeving voor uw sector.
Of wat met garanties voor de controle over, toegang tot en
recuperatie van uw bedrijfsgegevens? Is het te allen tijde
duidelijk waar uw data is opgeslagen, hoe ze wordt beveiligd
en hoe goed de dataverbinding naar de cloud is?
Zowel de voordelen als de risico’s kunt u altijd bespreken met
een expert ter zake.
CLOUD EXPERTISE
“Cloudproviders moeten de nodige
beveiliging implementeren om data te
beschermen en ze zijn verantwoordelijk voor
de gevolgen die hun beveiligingsactiviteiten
hebben. Om toezicht te houden op het
correcte gebruik van dataverwerkende
programma’s en persoonlijke data moeten
cloudproviders geschikt personeel hebben
dat specifiek instaat voor beveiliging,
naleving en privacy .”
Bron: European CloudScout
8
6 Schets de mogelijke scenario’s
Als u de vorige stappen hebt doorlopen, wordt het
eenvoudiger om mogelijke scenario’s uit te tekenen.
Met de bedrijfsvisie voor ogen kunt u beter kiezen uit de
vele mogelijkheden. Welke software u in de cloud zet en
welke u binnen eigen beheer houdt, bijvoorbeeld. Of de
keuze tussen een private, public of hybride cloud. Bekijk
ook de alternatieven: wat zijn de gevolgen als u niet voor
de cloud kiest? Als u alle scenario’s hebt uitgewerkt en
welbepaalde pro’s en contra’s van elke keuze hebt bepaald,
kunt u gefundeerd en beredeneerd uw voorkeurscenario
naar voren schuiven en uitwerken.
HYBRID CLOUD WORDT SNEL GROTER
Volgens een recente studie zal de markt van het
hybride cloud computing wereldwijd groeien van
21 miljard dollar in 2013 tot van 80 miljard dollar
in 2018.
Bron: Research and Markets
9
7 Werk uw plan van aanpak uit
Als al het voorgaande is gebeurd, is het tijd voor het plan
van aanpak. Nu begint de concrete invulling van uw cloudstrategie. U stelt een concrete timing op voor het hele project,
inclusief milestones die de voortgang zullen bepalen.
U bepaalt ook de modaliteiten van het project: wie binnen de
organisatie is verantwoordelijk, welke externe partners worden
aangezocht, en wat is de rolverdeling tussen beiden?
Ook heel belangrijk is een concrete invulling van de verwachte
impact van het cloudproject. Welke werklast voorziet u voor uw
team? En voor de gehele organisatie? Is dit te rijmen met de
timing die u hebt opgesteld?
Pas als dit plan voldoende uitgewerkt en realistisch is, maakt
u een echte kans op slagen. Opnieuw kan een externe
cloudpartner u bijstaan om dit plan vorm te geven.
7 TIPS OM SLAAGKANSEN VAN
UW CLOUDPROJECT TE VERHOGEN
1 Definieer duidelijke scope
2 Houd rekening met belangen van alle stakeholders
3 Stel een gedetailleerd communicatieplan op
4 Houd de risico’s in de gaten
5 Schat beschikbare middelen in
6 Creëer een projectcultuur
7 Leer van je fouten, maar zeker ook van je successen
10
8 Licht het kostenplaatje toe
Last but not least: als alles naar behoren is gedefinieerd, komt misschien nog de hoogste horde: het overtuigen
van het management en de financieel verantwoordelijke dat dit een project is met een toegevoegde waarde
voor de organisatie.
U begint met de kostenraming, met zo concreet en zo volledig
mogelijke cijfers van alle aspecten. Dan maakt u werk van de
ROI: hoe en op welke termijn zal de organisatie deze investering
terugverdienen? Hou hierbij vooral rekening met de verborgen
kosten wanneer u zelf deze toepassingen en omgevingen
moet beheren: fysieke infrastructuur, kosten voor beheer en
onderhoud, opleiding van gespecialiseerd personeel, upgrades
van software,...
RETURN ON CLOUD
Volgens een Amerikaanse studie zijn dit de vijf belangrijkste
factoren die bedrijven meenemen in hun ROI-berekening van
cloud computing:
∙ Initiële kapitaalinvesteringen of besparingen (64%)
Denk ook na hoe u het project gaat financieren. Meestal hebben
CFO’s wel oren naar een kapitaalinvestering die plaats maakt
voor operationele kosten, maar het is toch best om ook dit zo
concreet mogelijk uit te werken.
∙ Operationele kosten tijdens de levensduur van het project (55%)
∙ Toekomstige kapitaalinvesteringen of besparingen (50%)
∙ Hogere of lagere vereisten op het vlak van personeelsbezetting (33%)
∙ Tijdsbesparingen voor medewerkers of IT-personeel (29%)
Bron: Informationweek Reports
Tot slot kunt u ook al nadenken over ‘quick wins’: projecten die
een snel rendement kunnen opleveren, en die u helpen om het
management te overtuigen.
11
Elk parcours is verschillend
Het mag ondertussen duidelijk zijn dat voor elke onderneming de weg naar de cloud over een
verschillend parcours loopt. De keuzes die u maakt, hangen af van de bestaande infrastructuur en
de technische ambities, maar ook van de eigenheid en de strategische doelstellingen van
uw bedrijf.
Uw IT volledig in de cloud zetten is niet altijd de beste optie, maar overweeg ook de nadelen van
het geheel in-house beheren en onderhouden van alle software en hardware. Voor de meeste
ondernemingen gaat de voorkeur uit naar een hybride cloud.
Maar ook als u voor een hybride cloud kiest, is een doordachte aanpak aan de orde. Hoe beheert
u zo’n gemengde omgeving? Welke elementen blijven in uw eigen gecontroleerde omgeving,
welke mogen in een service provider cloud of eventueel public cloud? En hoe krijgt u dit alles
geïntegreerd?
Een goede ICT-partner kan hierin het verschil maken. Een partij die u de keuze laat uit alle
mogelijkheden in functie van uw behoeften. En die u bovendien betrouwbaar advies kan geven
over de beste keuzes, op basis van uw prioriteiten in plaats van hun eigen aanbod.
Cheops is zo’n partner: bij ons kunt u terecht voor elk type cloud en voor advies van experten over
welke cloud voor u het meest geschikt is. Neem gerust met ons contact op voor vrijblijvend advies.
12
Over Cheops
Het is de missie van Cheops om - samen met onze klanten - IT strategisch in te zetten en zo meetbaar bij te
dragen tot hun doelstellingen. Met een uniek aanbod van Managed en Cloud Services, een ervaren team van
IT-experten en unieke tools zorgen we voor meer bedrijfscontinuïteit, kostenefficiëntie en productiviteit.
Cheops is CloudAgile Business partner van HP.
Bronnen
Leading Change, John Kotter, 2012
IDC CloudTrack Survey, 2014
European CloudScout, 2014
Research and Markets: Global Hybrid Cloud Market Report, 2013-2018
Informationweek Reports, 2014 Cloud ROI Survey, 2014
Contacteer ons voor meer informatie:
+32 3 880 23 00
[email protected]
www.cheops.be
© Cheops Technology NV

Download Report