FOCUSLIJST VISD MINIMALE VEREISTEN VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING IN HET SOCIAAL DOMEIN PER 1-1-2015 Opgesteld door Datum Versie Datum afdruk: 16-7-2014 Programma VISD 16 juli 2014 1.0 Pagina 1 van 23 Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3 A. BELEIDSINFORMATIE ................................................................................................................... 5 1. B. Gebruik de gemeentelijke monitor sociaal domein ...................................................................... 5 KETENINFORMATISERING ........................................................................................................... 8 2. Sluit aan op CORV en maak afspraken over berichtafhandeling/verwerking ............................. 8 3. Richt berichtuitwisseling in voor zorgtoewijzing en declaratie Jeugd .......................................... 9 4. Richt berichtuitwisseling in voor zorgtoewijzing en declaratie i-WMO ...................................... 10 5. Richt berichtuitwisseling in met SVB voor trekkingsrecht PGB ................................................. 11 6. Richt berichtuitwisseling in voor Inzage indicaties WLZ ............................................................ 12 C. ÉÉNMALIGE GEGEVENSOVERDRACHT ................................................................................... 13 7. Organiseer eenmalige gegevensoverdracht Jeugd ................................................................... 13 8. Organiseer Gegevensoverdracht Wmo ..................................................................................... 14 D. PRIVACY ....................................................................................................................................... 15 9. E. F. Doe de Privacy Scan VISD en stel de actiepunten vast............................................................ 15 10. Voer de actiepunten uit de Privacy Scan VISD uit ................................................................ 16 11. Stel convenanten op met alle ketenpartners ......................................................................... 17 INFORMATIEBEVEILIGING .......................................................................................................... 18 12. Voer een BIG 0-meting en impactanalyse uit voor informatiesystemen Sociaal Domein ..... 18 13. Stel vast of de BIG voldoende is of welke (extra) maatregelen moeten worden getroffen ... 19 INFORMATIEVOORZIENING ALGEMEEN .................................................................................. 20 14. Bepaal welk archetype van toepassing is in het Sociaal domein .......................................... 20 15. Bepaal de prioriteiten informatievoorziening voor het Sociaal domein ................................. 21 16. Bepaal welke voorzieningen voor het Sociaal domein al aanwezig zijn ............................... 22 17. Bepaal welke voorzieningen voor het Sociaal domein nog ontbreken en maak invoeringsplan .................................................................................................................................... 23 Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 2 van 23 Inleiding “Wat moet ik doen om op 1-1-2015 klaar te zijn?” Uitdaging Met de decentralisaties in het Sociaal Domein staan gemeenten voor een enorme uitdaging op het gebied van jeugd, zorg, werk en inkomen. Ook op het gebied van de informatievoorziening moet er actie worden ondernomen. Om de taken straks goed uit te kunnen voeren is het van belang de informatiehuishouding op tijd aan te passen. VISD ondersteunt u daarbij. Een handig hulpmiddel is deze i-focuslijst. Daarmee krijgt u inzicht en overzicht in de activiteiten die u als gemeente moet ondernemen om “klaar te zijn” op 1 januari 2015. Gelet op de korte tijd tot aan 1 januari 2015, is het van belang om bij de implementatie te focussen op een aantal thema’s. De focuslijst is bedoeld als: hulp bij de aanpak van de inrichting van de informatievoorziening in het sociaal domein en de voorbereiding die in 2014 moet worden gedaan. De keuzes die u als gemeente maakt en de exacte resultaten op 1 januari 2015 zijn afhankelijk van de lokale en regionale context en het ambitieniveau van een gemeente. Voor wie? De noodzakelijke activiteiten op het gebied van de informatievoorziening is een aandachtspunt voor zowel de beleidsafdelingen als de afdeling I&A in een gemeente. Beleidskeuzes zijn van invloed op de inrichting van de informatiehuishouding en vice versa. Bespreek de daarom de focuslijst met alle betrokkenen bij de decentralisaties in het Sociaal Domein. Wie wat moet doen voor de opgesomde actiepunten is afhankelijk van de afspraken die daarover binnen uw gemeente worden gemaakt. Maar zeker is dat samenwerking tussen beleid en I&A noodzakelijk is voor het beste resultaat. Samenwerking met andere gemeenten Gemeenten werken vaak samen bij de uitvoering van taken. Dat geldt ook voor de taken die worden uitgevoerd in het Sociaal Domein. Bij de aanpak van actiepunten uit de focuslijst moet de gemeente zich daarom steeds afvragen of er wordt samengewerkt met andere gemeenten. Als dat het geval is, is het zaak het betreffende actiepunt ook gezamenlijk op te pakken. De Focuslijst In dit document worden 19 actiepunten genoemd. De actiepunten zijn onderverdeeld in een aantal thema’s: beleidsinformatie, keteninformatisering, eenmalige gegevensoverdracht, privacy, informatiebeveiliging en informatievoorziening algemeen. Hierna worden de actiepunten volgens een vast format uitgewerkt: Omschrijving Minimumscenario Mogelijke acties en aandachtspunten Mijlpalen Verantwoordelijke Middelen Meer informatie Voor de uitwerking van de actiepunten is gebruik gemaakt van de beschikbare informatie op het moment van schrijven. Dat heeft tot gevolg dat de uitwerking per actiepunt meer of minder uitgebreid of concreet is. In de komende maanden wordt de inhoud van de verschillende actiepunten steeds Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 3 van 23 verder geconcretiseerd. Houdt daarvoor de ontwikkelingen in de gaten. De links bij de actiepunten geven daarvoor een goed aanknopingspunt. Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 4 van 23 A. BELEIDSINFORMATIE 1. Gebruik de gemeentelijke monitor sociaal domein U bent in staat om de vastgestelde gegevensset te ontsluiten en aan te leveren aan de gemeentelijke monitor sociaal domein. Dat betekent dat u de benodigde gegevens uit uw processen (intern & met aanbieders) kunt destilleren. U kunt de resultaten uit de gemeentelijke monitor gebruiken voor beleidsinformatie en de verantwoordingsinformatie aan de gemeenteraad en burger. Omschrijving VISD ontwikkelt met en voor gemeenten een gemeentelijke monitor sociaal domein, zodat gemeenten 1) kunnen signaleren, (bij)sturen en beleid kunnen (her)formuleren; 2) kunnen leren en verbeteren door prestaties te beoordelen en te vergelijken en 3) het college van B&W de gemeenteraad en burger kan voorzien van verantwoordingsinformatie. De gemeentelijke monitor kent een groeimodel, wat inhoudt dat de monitor in het overgangsjaar 2015 inzicht geeft in het gebruik en de stapeling in het sociaal domein, verwijzingen, samenloop met de Wlz en Zvw, inzicht in de beweging (verschuiving en uitstroom) in de piramide van zorg en ondersteuning, early warning items en het sociaal profiel van de gemeente. In 2015 zal de monitor vooral inzicht bieden in de transitie. Gedurende het jaar 2015 (en mogelijk daarna) wordt de monitor doorontwikkeld naar een versie die gericht is op de transformatie en past bij de nieuwe werkelijkheid. Dat betekent inzicht in maatschappelijke effecten op wijkniveau, zodat gemeenten kunnen sturen op kwaliteit binnen budgettair kader en kunnen sturen op het realiseren van de transformatie. Beleidsinformatie wordt gegenereerd in het primaire proces (de gegevens die door gemeente en aanbieder worden verzameld en uitgewisseld ten behoeve van het uitvoeren van hun taken). Beleidsinformatie voor deze monitor ontstaat door bij gemeenten beschikbare informatie te combineren met reeds bij het CBS beschikbare informatie. Zo ontstaan dwarsdoorsneden van de wijk en gebruik, stapeling, etc. Die informatie helpt het college van B&W om de verantwoording1 richting de gemeenteraad en de burgers vorm te geven. De gegevens die worden uitgevraagd vanuit het primaire proces, zijn opgenomen in de gegevensset2 die met gemeenten is ontwikkeld. De gegevensset vormt de basis voor de indicatoren sociaal. De ontwikkeling van deze indicatoren met gemeenten vindt deze zomer plaats, gelijk met het opstellen van een ‘gezamenlijke taal’: een overzicht van begripsbepalingen/-definities in het sociale domein. De monitor wordt gepubliceerd via de website www.waarstaatjegemeente.nl en toont gegevens op geaggregeerd niveau (niet te herleiden naar een individu). U hoeft als gemeente niet zelf een eigen systematiek te bedenken, ontwerpen en uitvoeren. Daarnaast vormt de gemeentelijke monitor de basis voor de monitoring vanuit het Rijk. Minimumscenario 1) 2) 3) Beleidsinformatie wordt gegenereerd door middel van de gegevensset. Wij adviseren u te voldoen aan de volgende uitgangspunten: Maak gebruik van de gezamenlijke gegevensset sociaal domein die samen met gemeenten is ontwikkeld. Richt het primaire proces (tussen gemeente en aanbieder) zo in dat de gezamenlijke gegevensset gemeentelijke monitor sociaal domein gevuld kan worden. Met aanbieders maakt u afspraken waarin u aangeeft welke gegevens worden aangeleverd, inclusief frequentie, aanleveringswijze en voorwaarden. Deze afspraken 1 Met ‘verantwoording’ wordt bedoeld de informatie die het college van B&W verschaft aan de gemeenteraad om inzicht te geven in de ontwikkelingen in het sociaal domein. Dit betreft dus niet de verantwoording van aanbieders aan de gemeente betreffende het nakomen van contractafspraken dan wel rechtmatige besteding van middelen. 2 De gegevensset is te vinden op de website van VISD. De gegevensset bestaat uit een basis-set (gegevens die elke gemeente verzamelt voor beleidsinformatie) en een facultatieve set (verrijkende statistieken die optioneel verzameld worden door gemeenten). Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 5 van 23 kunt u vastleggen in het contract met de aanbieder. Hiervoor ontvangt u vanuit VISD handvatten. 4) Sluit aan bij de informatie- en aanleveringsprotocollen die ontwikkeld worden vanuit VISD t.b.v. dataverzameling en richt de interne processen van data-aanlevering hier op in. Houdt rekening met de rol van beleidsinformatie in de beleidscyclus zodat de gegenereerde beleidsinformatie tijdig ingezet kan worden voor de verantwoording naar de gemeenteraad (en de burger). Hiervoor ontwikkelt VISD in de herfst een handreiking. Mogelijke acties en aandachtspunten Datum afdruk: 16-7-2014 Loop de gegevensset volledig na en inventariseer de herkomst van de gegevens: bij de gemeente zelf of via de aanbieder. o Bron gemeente zelf: Inventariseer de bron van de gegevens (proces waarin het gegeven wordt gegenereerd). Maak – indien nodig – aanpassingen in de processen om de gegevens aan te leveren en instrueer medewerkers (zie ook het aanleveringsprotocol dat wordt ontwikkeld). o Bron aanbieder: Leg in de contracten van geselecteerde zorgaanbieders vast dat zij (productie)gegevens aanleveren voor de gemeentelijke monitor sociaal domein. U kunt hierbij in de inkoopdocumenten opnemen dat u aansluit bij de landelijke gegevensset die wordt ontwikkeld. Maak afspraken over de frequentie en wijze van aanlevering (zie ook het aanleveringsprotocol). Maak afspraken met jeugdhulpaanbieders en leg in contracten vast dat zij tenminste twee keer per jaar beleidsinformatie leveren aan het CBS. Geef contactgegevens van de jeugdhulpaanbieders met wie afspraken zijn gemaakt door aan het ondersteuningsprogramma Beleidsinformatie Jeugd. NB. De gemeentelijke monitor is domein-overstijgend. Vanuit de verschillende domeinen (beleidsdepartementen) wordt ook een beleidsinformatievraag geformuleerd. Deze is waar mogelijk afgestemd op de gemeentelijke monitor. Het blijft van belang om na te gaan welke aanvullende eisen op het gebied van informatievoorziening (betreffende beleidsinformatie) vanuit de Jeugdwet, Wmo en Participatiewet worden geformuleerd zodat afspraken met aanbieders en eventuele aanpassingen van de gemeentelijke processen, eenmalig en volledig opgepakt kunnen worden. Sluit aan bij de afspraken die worden gemaakt met betrekking tot het aanleveren van data aan het datawarehouse ( de ‘dataverzamelaar’) en gemeenten. Vanuit VISD wordt hier een protocol inclusief afspraken over frequentie en aanleveringsvorm voor gemaakt. Het protocol biedt alle benodigde richtlijnen voor het aanleveren van informatie. De gemeente moet zelf borgen dat de gegevensaanlevering volgens het protocol kan gebeuren. De dataverwerking en oplevering van de rapportages vragen geen extra acties of inspanningen van gemeenten. Iedere gemeente kan inloggen via waarstaatjegemeente.nl en een rapportage m.b.t. de eigen gemeente opvragen. Indien gewenst kunt u in de monitor ook zelf de geaggregeerde data inzien en eigen analyses maken. De ontwikkeling van de monitor stopt niet op 1 januari 2015. Omdat sprake is van een overgangsjaar, zal de gegevensset in 2015 nog deels aan ‘oude taal’ moeten voldoen. Vanaf 2016 zal de gegevensset en dus ook de monitor doorontwikkeld worden om zo goed mogelijk aan te sluiten op de nieuwe werkelijkheid. Pagina 6 van 23 Mijlpalen Onderstaande betreft mijlpalen voor gemeenten. Mijlpalen met betrekking tot informatie en producten die door VISD ter beschikking worden gesteld, staan opgenomen onder ‘Middelen’. Verantwoordelijke Afhankelijk van de interne rolverdeling die bij de gemeente wordt gehanteerd. We onderscheiden de volgende rollen: Middelen Datum afdruk: 16-7-2014 Input: verantwoordelijk voor het tijdig en volledig aanleveren van informatie bij datawarehouse (bij jeugd zijn specifieke afspraken gemaakt dat de aanbieder rechtstreeks informatie aanlevert), bijvoorbeeld een informatiemanager of procesverantwoordelijke sociaal domein. Output: verantwoordelijk voor het inzetten van beleidsinformatie als verantwoordingsinformatie naar de gemeenteraad en burger, bijvoorbeeld de gemeentesecretaris. Onderstaande middelen worden vanuit VISD beschikbaar gesteld aan gemeenten: Meer informatie Herfst 2014: afspraken met aanbieders over het aanleveren van informatie met als doel beleidsinformatie en verantwoording (bron primair proces) zijn afgerond. Herfst 2014: eigen processen zijn geschikt voor het aanleveren van informatie en medewerkers zijn geïnstrueerd. Herfst 2014: geef contactgegevens van de jeugdhulpaanbieders met wie afspraken zijn gemaakt door aan het ondersteuningsprogramma Beleidsinformatie Jeugd. 18 juni 2014: vaststelling gegevensset door de Algemene Ledenvergadering van de VNG. Zomer 2014: voorstel gemeenschappelijke taal. In samenwerking met het Platform Directeuren Sociale Pijler (PDSP) wordt een gemeenschappelijke taal ontwikkeld voor de gegevensset en indicatoren. Zomer 2014: de gegevensset vormt de basis voor de indicatoren die worden geformuleerd en worden ontsloten in de monitor. De indicatoren worden op de website van VISD geplaatst. Zomer 2014: selectie datawarehouse (dataverzamelaar). Herfst 2014: informatieprotocol (aanleveringsprotocol en voorwaarden voor afname van data). Om de administratieve lasten te beperken worden afspraken gemaakt tussen de bronhouders en de beheerder van de datawarehouse over de voorwaarden en procedures (zoals gebruik format) voor het aanleveren van data. Daarnaast worden aansluitvoorwaarden en procedures geformuleerd voor het ontsluiten van data. Dit bevat onder andere voorwaarden voor opslag, verwerking en privacy. Herfst 2014: handreiking opstellen beleidsinformatie https://www.VISD.nl/VISD/beleidsinformatie-sociaal-domein-2015 Pagina 7 van 23 B. KETENINFORMATISERING 2. Sluit aan op CORV en maak afspraken over berichtafhandeling/verwerking Omschrijving Om gegevens uit te kunnen wisselen met het justitiële domein moeten gemeenten verplicht aansluiten op de Collectieve Opdracht Routeervoorziening (CORV). De aansluiting moet 31 december 2014 gereed zijn. Minimumscenario In het minimumscenario kunnen gemeenten kiezen uit een tweetal ‘fall back’ scenario’s. Dit betreft het: Mandateren van taken: inzichtelijk is welke gemeenten, regio’s en gemandateerde instellingen zijn aangesloten. Gemeenten die niet tijdig aansluiten kunnen door het mandateren van taken naar één of meerdere van deze aangesloten instellingen alsnog aansluiten. Het mandateren kan plaatsvinden aan een reeds aangesloten gemeente, samenwerkingsverband of gemandateerde instelling. Aansluiten via een portal-oplossing: op basis van de marktscan is helder welke oplossingen ICT-leveranciers gaan bieden en wanneer zij deze klaar hebben. De technische aansluiting via een beschikbare SaaS-oplossing van een leverancier in de vorm van een portal biedt de mogelijkheid om snel te kunnen aansluiten. Mogelijke acties en aandachtspunten Zorg voor beleidsmatige keuzes (keuze waar de taken rondom het gedwongen kader worden belegd) Zorg voor technische aansluiting Zorg voor inbouw functionaliteit in applicaties Richt processen in Zorg voor instructie medewerkers (processen en systemen) Aandacht voor privacy en beveiliging Mijlpalen Impactanalyse CORV: mei 2014 Digitale routeplanner (stappenplan): juni 2014 Eerste resultaten praktijktoets: juni 2014 Start aansluiting gemeenten op CORV: vanaf augustus 2014 Verantwoordelijke Gemeente: college is eindverantwoordelijk Deelverantwoordelijk: transitiemanager/beleidsmedewerker jeugd in samenwerking met informatiemanager Middelen Impactanalyse CORV Digitale routeplanner Handreiking en voorbeeldmateriaal (in de routeplanner) Meer informatie Datum afdruk: 16-7-2014 https://www.VISD.nl/VISD/collectieve-opdracht-routeervoorziening-corv Pagina 8 van 23 3. Richt berichtuitwisseling in voor zorgtoewijzing en declaratie Jeugd Omschrijving Op 1 januari 2015 worden gemeenten verantwoordelijk voor alle jeugdhulp in het kader van de Jeugdwet. Voor een effectieve en efficiënte levering van voorzieningen en voor de financiële afwikkeling zijn en komen standaarden beschikbaar voor de berichtuitwisseling. Deze berichtuitwisseling wordt mogelijk gemaakt via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt waarop gemeenten worden aangesloten. Dit knooppunt is gekoppeld aan VECOZO, waarop (zorg)aanbieders zijn aangesloten. Minimumscenario De standaarden voor de Jeugd-GGZ voorzien in de volgende berichten: Jeugd-Toewijzing Jeugd-Declaratie van voorheen AWBZ-aanbieders Jeugd-Declaratie van voorheen ZVW-aanbieders Wij bevelen u aan: 1. Maak gebruik van de Jeugd-GGZ-standaard, die uitgaat van de gegevensuitwisseling die nu in de GGZ wordt gebruikt en is afgestemd met gemeentelijke software-aanbieders. 2. Zorg dat de software-aanbieder van uw systeem voor de Jeugd-GGZ ondersteuning geeft voor de standaard voor Jeugd-GGZ. Eventueel kunt u gebruik maken van de portal-functionaliteit van het knooppunt. 3. Zorg dat de (zorg)aanbieders waar u de zorg inkoopt ondersteuning bieden voor de Jeugd-GGZ-standaard. (Zorg)aanbieders kunnen gebruik maken van de portalfunctionaliteit van VECOZO. Mogelijke acties en aandachtspunten Zorg voor technische aansluiting op het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Hierover wordt vanaf september een voorlichtingscampagne gestart. Richt processen en organisatie in zodat op een door de gemeente gewenste manier afhandeling wordt geboden voor de berichten. Zorg voor instructie van medewerkers (processen en systemen) Zorg voor ondersteuning berichtuitwisseling door zorgaanbieders via contractering. Hiervoor heeft KING/VNG standaard teksten beschikbaar In de GEMMA softwarecatalogus vindt u de gemeentelijke softwareleveranciers die convenanten hebben ondertekend. Ook vindt u daar of deze leveranciers ondersteuning bieden voor de Jeugd-GGZ-standaard. Mijlpalen Communicatiemateriaal voor gemeenten beschikbaar: 1 sept. 2014 Integrale ketentesten voorloopregio’s: 1 okt. 2014 Gemeentelijk gegevensknooppunt beschikbaar voor aansluiting: 1 dec. 2014. Verantwoordelijke Gemeente: college is eindverantwoordelijk Deelverantwoordelijk: transitiemanager/beleidsmedewerker jeugd i.s.m. informatiemanager Middelen Factsheet Gemeentelijk Gegevensknooppunt Meer informatie Datum afdruk: 16-7-2014 http://www.vng.nl/onderwerpenindex/decentralisaties-sociaal-domein/decentralisatiejeugdzorg Pagina 9 van 23 4. Richt berichtuitwisseling in voor zorgtoewijzing en declaratie i-WMO Omschrijving Vanaf 1 januari 2015 gaan gemeenten met ketenpartners en verzekeraars de nieuwe Wmo uitvoeren. Voor een effectieve en efficiënte levering van voorzieningen en voor de financiële afwikkeling zijn standaarden beschikbaar voor de berichtuitwisseling. Deze berichtuitwisseling wordt mogelijk gemaakt via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt waarop gemeenten worden aangesloten. Dit knooppunt is gekoppeld aan VECOZO, waarop zorgaanbieders zijn aangesloten. De iWmo-standaard voorziet in de volgende berichten: Wmo-Toewijzing Wmo-Declaratie Wmo-AanvangOndersteuning Wmo-BeeindigingMutatieOndersteuning In 2015 zal het gemeentelijk gegevensknooppunt alleen ondersteuning bieden voor: Wmo-Toewijzing Wmo-Declaratie De overige berichten worden in 2015 ondersteund. Minimumscenario Mogelijke acties en aandachtspunten Wij bevelen u aan: 1. Maak gebruik van de iWmo-standaard, die uitgaat van de gegevensuitwisseling die nu in de AWBZ wordt gebruikt en is afgestemd met gemeentelijke softwareaanbieders. 2. Zorg dat de software-aanbieder van uw Wmo-systeem ondersteuning geeft voor de iWmo-standaard. Eventueel kunt u gebruik maken van de portal-functionaliteit van het knooppunt. 3. Zorg dat de (zorg)aanbieders waar u de zorg inkoopt ondersteuning biedt voor de iWmo-standaard. (Zorg)aanbieders kunnen gebruik maken van de portalfunctionaliteit van VECOZO. Zorg voor technische aansluiting op het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Hierover wordt vanaf september een voorlichtingscampagne gestart. Richt processen en organisatie in zodat op een door de gemeente gewenste manier afhandeling wordt geboden voor de berichten. Zorg voor instructie medewerkers (processen en systemen) Zorg voor ondersteuning berichtuitwisseling door (zorg)aanbieders via contractering. Hiervoor heeft KING/VNG standaard teksten beschikbaar In de GEMMA softwarecatalogus vindt u de gemeentelijke softwareleveranciers die convenanten hebben ondertekend. Ook vindt u daar of deze leveranciers ondersteuning bieden voor de iWmo-standaard. Mijlpalen Communicatiemateriaal voor gemeenten beschikbaar: 1 sept. 2014 Integrale ketentesten voorloopregio’s: 1 okt. 2014 Gemeentelijk gegevensknooppunt beschikbaar voor aansluiting: 1 dec. 2014. Verantwoordelijke Gemeente: college is eindverantwoordelijk Deelverantwoordelijk: transitiemanager/beleidsmedewerker Wmo in samenwerking met informatiemanager Middelen Factsheet Gemeentelijk Gegevensknooppunt Meer informatie Datum afdruk: 16-7-2014 https://www.VISD.nl/VISD/i-wmo Pagina 10 van 23 5. Richt berichtuitwisseling in met SVB voor trekkingsrecht PGB Omschrijving In de nieuwe Wmo en in de Jeugdwet wordt per 1 januari 2015 het persoonsgebonden budget (PGB) in de vorm van een trekkingsrecht aan de cliënt/burger beschikbaar gesteld. Dat betekent dat het PGB-budget van de budgethouder wordt beheerd door de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De gemeente zal hiervoor berichten gaan uitwisselen met de SVB en vice versa. Minimumscenario Mogelijke acties en aandachtspunten Publicatie WMO in juli 2014. Gegevensoverdracht AWBZ en Jeugdzorg naar gemeenten start in juli 2014. Aansluiting van gemeenten op het web portaal “MijnPGB voor gemeenten” van de SVB. Uitvoerbaar overgangsrecht per 1-1-2015. Plateau 1 van de fasering ingevolge het invoeringsplan van VWS. Invoeringsplan Trekkingsrecht (VWS): juli 2014 Functionele en technische specificaties: juli/aug 2014 Aanleveren van cliëntgegevens door gemeenten aan SVB ten behoeve van de initiële vulling: vanaf juli 2014 Aanleveren de cliëntgegevens (NAW, Zorgfunctie en Budget) door zorgkantoren en Jeugdzorg aan gemeenten ten behoeve van beoordeling van de rechten inzake de WMO en de Jeugdwet voor 2015 Structurele gegevensuitwisseling tussen gemeenten en SVB: vanaf 1-1-2015 Gespecificeerde berichten in gebruik nemen. Zorg voor technische aansluiting op web portaal SVB via een landelijk knooppunt (IB) en een beveiligde infrastructuur. Zorg voor inbouw functionaliteit en berichten in applicaties. Zorg voor instructie medewerkers (processen en systemen)\ Communicatieplan VWS: juli 2014 Mijlpalen overeenkomstig plateau 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1-7-2014 Programmaplan (incl: communicatieplan) gereed. 1-7-2014 Gemeenten starten met aansluiting op webportaal SVB. 01-08-2014 Deelplan gemeenten gereed. 15-7-2014 Aanlevering NAW door gemeenten aan SVB in tranches gestart. 1-8-2014 Aanlevering klantgegevens door zorgkantoren in tranches gestart. 1-11-2014 Zorgovereenkomsten ingevoerd in TR. 1-12-2014 Applicaties van gemeenten en SVB gereed. 15-12-2014 Medewerkers opgeleid en geïnstrueerd. 15-12-2014 Recht op PGB per 1 januari 2015 beoordeeld en beschikt. 1-1-2015 Budgethouders geïnformeerd. Verantwoordelijke 1: VWS 2: VNG en SVB 3: VNG 4: VNG 5: ZN 6: SVB 7: SVB en VNG 8: SVB en VNG 9: VNG 10: VWS Middelen Zie het Programmaplan Trekkingsrechten PGB. Meer informatie http://www.vng.nl/onderwerpenindex/decentralisaties-sociaal-domein/decentralisatieawbz (website VNG) http://www.vng.nl/onderwerpenindex/decentralisaties-sociaal-domein/decentralisatieawbz/brieven/invoering-trekkingsrecht-pgb (website VNG) http://extranet.svb.nl/ext/nl/ssp/wmo/index.jsp (website SVB) Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 11 van 23 6. Richt berichtuitwisseling in voor Inzage indicaties WLZ Omschrijving Voor gemeenten is het van belang inzicht te hebben in de indicaties die het CIZ voor haar burgers heeft gesteld. Hiervoor richt het CIZ een indicatieregister in. Bij dit indicatieregister kunt u voor uw burgers opvragen of deze een indicatie voor de WLZ hebben, en mag u geen Wmo-beschikking afgeven. Dit indicatieregister wordt ontsloten via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Minimumscenario Wij bevelen u aan: 1. Maak gebruik van de het indicatieregister WLZ. 2. Zorg dat de aanbieder van uw Wmo-systeem ondersteuning geeft voor de voor het indicatieregister. Eventueel kunt u gebruik maken van de portal-functionaliteit van het knooppunt. Mogelijke acties en aandachtspunten Zorg voor technische aansluiting op het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Hierover wordt vanaf september een voorlichtingscampagne gestart. Richt processen en organisatie in zodat op een door de gemeente gewenste manier gebruik wordt gemaakt van het indicatieregister WLZ. Zorg voor instructie medewerkers (processen en systemen) In de Gemma-softwarecatalogus vindt u de gemeentelijke softwareleveranciers die convenanten hebben ondertekend. Ook vindt u daar of deze leveranciers ondersteuning bieden voor het indicatieregister WLZ. Mijlpalen Communicatiemateriaal voor gemeenten beschikbaar: 1 sept. 2014 Integrale ketentesten voorloopregio’s: 1 okt. 2014 Gemeentelijk gegevensknooppunt beschikbaar voor aansluiting: 1 dec. 2014. Verantwoordelijke Gemeente: college is eindverantwoordelijk Deelverantwoordelijk: transitiemanager/beleidsmedewerker Wmo i.s.m. informatiemanager Middelen Factsheet Gemeentelijk Gegevensknooppunt Meer informatie Datum afdruk: 16-7-2014 http://www.vng.nl/onderwerpenindex/decentralisaties-sociaal-domein/decentralisatieawbz Pagina 12 van 23 C. ÉÉNMALIGE GEGEVENSOVERDRACHT 7. Organiseer eenmalige gegevensoverdracht Jeugd Omschrijving Op 1 januari 2015 worden gemeenten verantwoordelijk voor alle jeugdhulp in het kader van de Jeugdwet. Jeugdigen van wie de zorg doorloopt van 2014 naar 2015 blijven nog maximaal één jaar recht houden op de zorg die zij ontvangen. De gegevens van deze jeugdigen worden eenmalige aan gemeenten overgedragen. Minimumscenario In tegenstelling tot de Wmo worden alleen gegevens overgedragen van jeugdigen met een Pgb en op een wachtlijst (inclusief een nog niet afgeronde indicatieaanvraag). Meer informatie hierover verschijnt op de website voordejeugd.nl. Mogelijke acties en aandachtspunten Zorg voor verwerkingsmogelijkheid bestanden/dossiers Richt processen in Zorg voor instructie medewerkers (processen en systemen) Mijlpalen Eenmalige Gegevensoverdracht Jeugd: najaar 2014 Nb. De Jeugdwet is al vastgesteld maar gezien het kort cyclische karakter van de jeugdzorg heeft het geen zin om al voor september te starten met het overdragen van gegevens. Verantwoordelijke Rijk: Ministerie VWS Gemeente: Beleidsmedewerker jeugd / transitiemanager jeugd Middelen Meer informatie Datum afdruk: 16-7-2014 Factsheet Eenmalige gegevensoverdracht https://www.visd.nl/secties/eenmalige-gegevensoverdracht-jeugd/wat-houdt-deeenmalige-gegevensoverdracht-jeugd Pagina 13 van 23 8. Organiseer Gegevensoverdracht Wmo Omschrijving Om continuïteit in de ondersteuning voor de cliënt te waarborgen, is het voor gemeenten van belang om in een vroeg stadium te beschikken over gegevens van de AWBZ cliënten die vanaf 1 januari 2015 zijn aangewezen op de gemeente voor ondersteuning. Deze gegevens worden geleverd, zodat gemeenten in 2014 al (voorbereid) in gesprek kunnen gaan met de AWBZ cliënten. Middels een technische voorziening die op landelijk niveau wordt gevuld door CIZ en Vektis krijgen gemeenten via het CAK portaal de gegevens van de geselecteerde AWBZ cliënten. De selectie van de cliëntgegevens start op het moment dat de Wmo 2015 is gepubliceerd in het staatsblad. Op dat moment hebben gemeenten een wettelijke verantwoordelijkheid, ook voor de verdere gegevensverwerking van deze persoonsgegevens. U ontvangt deze gegevens in juli via het portaal van het CAK. U ontvangt de volgende gegevens: Cliënt identificerende gegevens; Gegevens over de geïndiceerde aanspraak; Gegevens over de geleverde zorg (inclusief aanbieder); Gegevens van het persoonsgebonden budget. Minimumscenario Wij adviseren u te voldoen aan de volgende uitgangspunten: Mogelijke acties en aandachtspunten Zorg voor goede beveiliging van de via het CAK portaal beschikbaar gestelde gegevensbestanden. Ga deze bestanden niet per e-mail verzenden of op USB stick verspreiden. Het betreft privacy gevoelige cliëntinformatie. U ontvangt via het CAK de bestanden. Hoewel de informatie is geactualiseerd, zijn de onderstaande acties zijn voor u van belang: Uitvoeren GBA-controle op inschrijving in de gemeente Uitvoeren GBA-controle voor actuele status (overleden). Het kan voorkomen dat er cliënten in uw bestand zitten die niet meer in uw gemeente wonen, bijvoorbeeld vanwege een verhuizing. U wordt gevraagd om in de volgende uitlevering te kijken of deze cliënten niet meer in uw bestand voorkomen. Zitten deze cliënten er nog wel in, dan wordt u gevraagd om dit bij de servicedesk van het CAK te melden. Cliënten die zorg ontvangen via Centrumgemeenten voor maatschappelijke opvang en verslavingsbeleid, worden apart geselecteerd en via apart bestanden in het CAK portaal aangeboden. Zorgdragen voor verwerkingsmogelijkheden voor de bestanden. Voordat u start met inlezen in uw productieomgeving is het raadzaam om na te gaan of uw softwareleverancier getest heeft of de bestanden goed in te lezen zijn Iedere uitlevering betreft het volledige bestand. Beoordeel welke uitlevering(en) u in uw productiesystemen wilt opnemen Inplannen van gesprekken met de cliënten Inrichten van processen (bijvoorbeeld bedrijfsvoering) Inrichten van goede privacy-waarborgen voor de aangeleverde bestanden Instrueren van medewerkers Mijlpalen Overdracht cliëntgegevens: juli, september, november 2014 en februari 2015 Verantwoordelijke Informatie manager: op adequate wijze ontvangen en verwerken van de gegevens van de cliënten Beleidsmedewerker: inplannen en uitvoeren gesprekken op basis van de ontvangen gegevens. Middelen Vanuit het programma is een helpdesk beschikbaar Meer informatie In het projectplan van het project GO is te vinden hoe de technische voorziening ingericht wordt en het bijbehorende tijdspad. Meer informatie leest u op www.invoeringwmo.nl en www.visd.nl Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 14 van 23 D. PRIVACY 9. Doe de Privacy Scan VISD en stel de actiepunten vast Omschrijving In het kader van de drie decentralisaties is het kunnen delen van gegevens binnen en over domeinen een randvoorwaarde. Het gaat daarbij ook over het delen van persoonsgegevens. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid om er voor te zorgen dat er goed en zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens van burgers. Leidend daarbij is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Dat vraagt een aanpak op meerdere gebieden die in samenhang zorgen voor goede en zorgvuldige gegevensdeling in het sociaal domein. Met de Privacy Scan Gemeenten krijgt de gemeente inzicht in de verschillende gebieden : de governance & organisatie, het privacybeleid, de inrichting van werkprocessen & triage, opslag & beheer van gegevens én communicatie & bewustwording. Door het invullen van de scan ontstaat inzicht in de huidige situatie en kan de gemeenten vaststellen welke acties nog uitgevoerd moeten worden. Minimumscenario Uitvoeren van privacy Scan vanuit de huidige situatie. Mogelijke acties en aandachtspunten De Scan richt zich met name op de inrichting van de wijkteams. Het verdient de voorkeur om de scan te laten invullen door informatiemanagers en/of I&A-managers samen met manager wijkteam en/of 3D-projectleiders. De Scan kijkt nadrukkelijk breder dan alleen informatiekundige vraagstukken. Om bepaalde vragen te kunnen beantwoorden is ook expertise vanuit juridische zaken nodig. Mijlpalen Privacy Scan op VISD website (april 2014) Factsheet governance (juni 2014) Factsheet Triage (mei 2014) Triage-instrument (najaar 2014) Verantwoordelijke Gemeenten: I&A-manager samen met manager wijkteam/beleidsmedewerkers en jurist gemeente. Middelen De Privacy Scan is vanuit VISD aan gemeenten beschikbaar gesteld. Voor de onderdelen worden instrumenten uitgewerkt en via VISD-website beschikbaar gesteld gedurende het jaar. Meer informatie https://www.VISD.nl/VISD/gegevensuitwisseling-en-privacybescherming Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 15 van 23 10. Voer de actiepunten uit de Privacy Scan VISD uit Omschrijving Met de Privacy Scan Gemeenten krijgt de gemeente inzicht in de verschillende processtappen die nodig zijn voor een goede en zorgvuldige gegevensuitwisseling na 2015. De specifieke acties verschillen per gemeente. Dat hangt bijvoorbeeld samen met de beleidskeuzes die gemaakt worden met betrekking tot inrichting van een wijkteam of de mate waarin werkprocessen zijn uitgewerkt. Door het invullen van de scan ontstaat inzicht in de acties die nog tot en vóór 1 januari 2015 moeten worden uitgevoerd. Het levert een actielijst op. Om te kunnen voldoen aan de eisen van een goede en zorgvuldige gegevensuitwisseling na 2015 moet de gemeente de actiepunten uit de Privacy Scan tijdig hebben afgerond. Minimumscenario Mogelijke acties en aandachtspunten Actielijst opstellen, inclusief tijdspad en verantwoordelijken benoemen Mijlpalen Verantwoordelijke Stel de actiepunten vast samen met de project- of programmamanager 3D Betrek ook de uitvoering bij het opstellen en uitvoeren van de actielijst (professionals wijkteams bv) Schakel waar nodig juridische expertise in (binnen of buiten gemeente) Privacy Scan beschikbaar: april 2014 Opstellen actieplan Privacy: planning gemeente, uiterlijk 1-1-2015 alle activiteiten gereed Gemeenten: I&A-manager samen met manager wijkteam/beleidsmedewerkers en jurist gemeente. Middelen Meer informatie Datum afdruk: 16-7-2014 https://www.VISD.nl/VISD/gegevensuitwisseling-en-privacybescherming Pagina 16 van 23 11. Stel convenanten op met alle ketenpartners Omschrijving In het kader van de decentralisaties krijgt de gemeente nieuwe taken en wisselt ze gegevens uit met bestaande en nieuwe organisaties (ketenpartijen). Het kunnen delen van gegevens binnen en over domeinen een randvoorwaarde voor de decentralisaties. De gemeente moet er voor zorgen dat wanneer er op structurele basis sprake is van het delen van persoonsgegevens afspraken zijn gemaakt over het inzien, delen, beheer en opslaan van gegevens. De gemeente is en blijft verantwoordelijk voor het goed en zorgvuldig omgaan met gegevens van burgers, ook wanneer taken worden uitbesteed of door ander partijen (mede) worden uitgevoerd. Een goede manier om dit vast te leggen is de vorm van een convenant, bijvoorbeeld als het gaat om gegevensuitwisseling in een sociaal wijkteam waar meerdere partijen bij betrokken zijn. Vanuit het programma VISD wordt een modelconvenant en enkele voorbeelden van convenanten van gemeenten ter beschikking gesteld. Minimumscenario Mogelijke acties en aandachtspunten Opstellen van convenant bij gegevensuitwisseling tussen meerdere partijen vanuit diverse domeinen. Mijlpalen Begin met de volgende actiepunten: Uitwerken van de werkprocessen en triage in samenwerking met de uitvoeringspraktijk: welke informatie wordt er op welk moment in het proces verwerkt en hoe vind de selectie en routering van casuïstiek en vragen plaats (zie Factsheet triage) Stel Samenwerkingsconvenant en privacy-protocol op samen met de ketenpartners met wie u persoonsgegevens uitwisselt in het sociaal domein of met de organisatie(s) aan wie u taken en bevoegdheden heeft gedelegeerd. o Richt de processen in waarbij de burger: Wordt geïnformeerd over het gebruik en verwerken van zijn/haar gegevens. Toestemming kan geven voor het gebruik van zijn/haar gegevens Zijn gegevens kan inzien en kan wijzigen Bezwaar en beroep kan aantekenen Instrueer medewerkers gemeente Convenanten met alle partijen door gemeente: uiterlijk 1-1-2015 Model convenanten en voorbeelden: juli 2014 Procesbeschrijvingen burger: juli 2014 Verantwoordelijke Middelen Manager wijkteam Goede praktijken worden via VISD website beschikbaar gesteld, inclusief een model voor het opstellen van een convenant. Meer informatie https://www.VISD.nl/VISD/gegevensuitwisseling-en-privacybescherming Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 17 van 23 E. INFORMATIEBEVEILIGING 12. Voer een BIG 0-meting en impactanalyse uit voor informatiesystemen Sociaal Domein Voor de bestaande informatiesystemen in het Sociaal Domein heeft de gemeente de BIG 0meting en de impact analyse uitgevoerd en daar waar nodig en mogelijk de benodigde acties uitgevoerd. Omschrijving Gemeenten hebben afgesproken de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) in te voeren en de maatregelen te treffen, die in de BIG staan beschreven. Daarmee wordt een basis voor de informatiebeveiliging gelegd, ook voor de nieuwe taken in het kader van de decentralisaties. Afhankelijk van de informatiebeveiligingsrisico’s (eisen) en de door de gemeente gemaakte inrichtingskeuzes dienen gemeenten voor haar bestaande systemen vast te stellen of deze BIG-proof zijn. De proceseigenaren sociaaldomein zijn verantwoordelijk voor de toetsing of bestaande systemen BIG-proof zijn. Minimum scenario 1. 2. 3. Mogelijke acties en aandachtspunten 1. 2. 3. 4. Mijlpalen Gemeenten hebben vastgesteld welke bestaande informatiesystemen gebruikt worden binnen het sociaal domein. Gemeenten hebben de 0-meting en impactanalyse uitgevoerd. De ontbrekende maatregelen zijn in een planning gezet om te worden geïmplementeerd. Inventariseer welke bestaande informatiesystemen gebruikt worden voor ondersteuning van het sociaal domein. Voer een 0-meting en impactanalyse uit conform de BIG richtlijnen. De gevonden ontbrekende maatregelen dienen te worden geïmplementeerd. Prioriteer de aanvullende maatregelen en stel een planning voor implementatie op. De risicoanalyse moet uiterlijk per 1 september 2014 uitgevoerd zijn, zodat er voldoende tijd is voor het oplossen van tekortkomingen. Tref aanvullende maatregelen uiterlijk voor: 1-1-2015 Verantwoordelijke Gemeente Eindverantwoordelijk: gemeentesecretaris (?) Deelverantwoordelijke: Proceseigenaar sociaaldomein Middelen BIG 0-meting en impact analyse instrument Meer info https://www.VISD.nl/VISD/informatiebeveiliging-het-sociaal-domein en website IBD: http://new.kinggemeenten.nl/informatiebeveiliging/downloadsinformatiebeveiligingsdienst Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 18 van 23 13. Stel vast of de BIG voldoende is of welke (extra) maatregelen moeten worden getroffen Voor zowel bestaande als nieuwe informatiesystemen in het Sociaal Domein heeft de gemeente vastgesteld of de BIG voldoende is dan wel welke maatregelen genomen moeten worden. Omschrijving In het kader van de decentralisaties gaat de gemeente nieuwe taken uitvoeren met bestaande of nieuwe (informatie)systemen. Daarbij moet worden vastgesteld of er voor de bestaande en nieuwe systemen ook voldoende maatregelen zijn getroffen door middel van de baselinetoets. Op basis van de baselinetoets wordt bepaald of een aanvullende risicoanalyse en/of een Privacy Impact Assessment (PIA) nodig is voor die systemen Minimum scenario 1. 2. 3. 4. Mogelijke acties en aandachtspunten De gemeente heeft de baselinetoets uitgevoerd voor de processen en systemen die het betreft De gemeente kan op basis van de baselinetoets constateren dat de BIG voldoende is. Verdere actie is dan niet nodig. De gemeente voert een aanvullende risicoanalyse uit indien de baselinetoets uitwijst dat de BIG niet voldoende is. Gemeenten houden rekening met de mogelijkheid dat een PIA nodig is om privacy gerelateerde maatregelen die nodig zijn bovenop de BIG vast te stellen. Tref de maatregelen, die staan beschreven in de BIG, voor alle domeinen en alle nieuwe taken in het kader van de decentralisaties. De volgende stappen zijn onderkend: 1. Verzamel de noodzakelijke input 2. Voer de baselinetoets uit 3. Voer (eventueel) diepgaande risicoanalyse uit 4. Voer (eventueel) de Privacy Impact Assessment uit 5. Voer de GAP- en Impactanalyse uit (bepaal welke maatregelen als extra ten opzichten van de BIG genomen moeten worden) 6. Stel een informatiebeveiligingsplan (per informatiesysteem) op en bewaak de uitvoering 7. De uitgevoerde onderzoeken moeten worden gedocumenteerd en bewaard Mijlpalen Analyseer zo vroeg mogelijk in 2014 doch uiterlijk per 1-9-2014, zodat er voldoende tijd is voor treffen van aanvullende maatregelen Tref aanvullende maatregelen uiterlijk voor: 1-1-2015 Verantwoordelijke Gemeente Eindverantwoordelijke: gemeentesecretaris Deelverantwoordelijke: Proceseigenaar Sociaal domein Middelen Baselinetoets PIA 0-meting en impact analyse Diepgaande risicoanalyse (in juni gereed op de IBD website) Meer info https://www.VISD.nl/VISD/informatiebeveiliging-het-sociaal-domein en website IBD: http://new.kinggemeenten.nl/informatiebeveiliging/downloadsinformatiebeveiligingsdienst Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 19 van 23 F. INFORMATIEVOORZIENING ALGEMEEN 14. Bepaal welk archetype van toepassing is in het Sociaal domein Het archetype is bepaald. U heeft op basis van uw ambitie en criteria vastgesteld welk dominant archetype voor u van toepassing is. Omschrijving Om gemeenten te ondersteunen bij het stellen van prioriteiten bij de informatievoorziening in het sociaal domein heeft het programma VISD zogenaamde archetypen ontwikkeld. Deze archetypen zijn samengesteld op basis van de meest voorkomende inrichtingskeuzes die momenteel in de praktijk door gemeenten zijn/ worden gemaakt. Het is geen normatief kader of wetenschappelijk model, het is een ordeningsprincipe en checklist voor consistentie, volledigheid en prioritering. Minimumscenario De gemeentelijke informatievoorziening is zo ingericht dat deze het continueren van zorg (zoals in 2014 geleverd) en het minimaliseren van de niet-financiële uitvoeringsrisico’s ondersteunt. Mogelijke acties en aandachtspunten 1. 2. 3. Ontrafelen welke gemeentelijke uitgangspunten er op dit moment leidend zijn voor de verschillende programma’s en projecten in het kader van de decentralisaties voor: a. de lange termijn b. de korte termijn (per 1-1-2015) Bepaal op basis van deze uitgangspunten het archetype voor uw gemeente. Stem voor het bepalen uw archetype af met uw transitiemanager(s), beleidsmensen en met dienstverlening Communiceer helder binnen uw gemeente het gedeelde beeld rondom koers voor de korte termijn en voor de lange termijn (gebruik de archetypen als hulpmiddel) Mijlpalen 1. 2. Verantwoordelijke Gemeente: gemeentesecretaris / directeur sociaal domein eindverantwoordelijke voor de uitvoering Middelen Meer informatie https://www.VISD.nl/VISD/producten/producten-actielijn-programma-van-eisen Datum afdruk: 16-7-2014 Beschrijving archetypen op website VISD: april 2014 Vragen voor het bepalen van het archetype op website VISD: april 2014 Test: Welk archetype is mijn gemeente? Archetypen versie 1.0 Minimale boodschappenlijst VISD Pagina 20 van 23 15. Bepaal de prioriteiten informatievoorziening voor het Sociaal domein Op basis van de archetype heeft u inzicht in de prioriteiten op het gebied van informatievoorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van de taken op het sociaal domein. Omschrijving Het is van belang dat, voor het uitvoeren van de processen die een rol spelen bij de decentralisaties, de bestaande gemeentelijke informatiesystemen en nieuwe of door te ontwikkelen applicaties de juiste ondersteuning leveren. Deze processen zullen op het niveau van werkproces voorlopig nog niet zijn uitgekristalliseerd, maar een aantal in te richten procescomponenten is te onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klantcontact en intake Stimuleren zelfredzaamheid Bepalen behoefte, maken plan en voeren van regie Verantwoorden Inkopen en beheren contracten Financieel afhandelen Ondersteunen Minimumscenario De gemeente voldoet slechts en uitsluitend aan de wettelijke vereisten, namelijk: Eenmalige gegevensoverdracht, Aansluiting CORV, Inrichting AMHK, richt berichtenuitwisseling in die inkoop ondersteunt (declaratiestandaarden iWMO en jeugd, standaarden CAK en PGB) Mogelijke acties en aandachtspunten Check de prioriteitstelling voor het archetype van toepassing. Voor de verschillende archetypen is beschreven op welke aspecten de nadruk moet liggen bij de inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening. Deze prioritering loopt van 0 - onvoorwaardelijk noodzakelijk - tot en met 5 - wenselijk maar niet noodzakelijk. Check deze prioriteitstelling met lopende acties binnen gemeentelijke programma’s en projecten in het kader van de decentralisaties EN met de huidige situatie bij gemeente Richt alignement in over alle gemeentelijke programma en projecten in het kader van de decentralisaties op basis van de bij het archetype horende prioriteitstelling. Mijlpalen Verantwoordelijke Gemeenten: Informatiemanager in overleg met afdelingsmanager I&A en directeur sociaal domein Middelen Meer informatie https://www.VISD.nl/VISD/producten/producten-actielijn-programma-van-eisen Datum afdruk: 16-7-2014 Prioriteiten informatievoorziening per archetype op website VISD: april 2014 Tabel prioriteiten applicatiefuncties Archetypen april 2014 www.gemmaonline.nl/index.php/Applicatiearchitectuur_3D Minimale boodschappenlijst per 1-1-2015 Pagina 21 van 23 16. Bepaal welke voorzieningen voor het Sociaal domein al aanwezig zijn Inzicht in de bestaande en benodigde voorzieningen. U heeft overzicht van de voor het sociaal domein benodigde informatiesystemen. Stel vast welke voorzieningen de gemeente al in huis heeft Omschrijving Gemeenten bepalen aan de hand van het gekozen archetype de prioritering en fasering van functionaliteit in de informatiearchitectuur. Een deel van de geprioriteerde functionaliteit is binnen de gemeenten aanwezig vanuit voorzieningen die worden ingezet ten behoeve van de digitale dienstverlening aan burgers en het zaakgericht werken. Gemeenten moeten inventariseren welke functionaliteit door bestaande voorzieningen wordt geboden en welke mate deze functionaliteit herbruikbaarheid is in relatie tot het gekozen archetype. Minimumscenario 1. 2. 3. Mogelijke acties en aandachtspunten De gemeente heeft bepaald welk archetype past bij haar ambitie De gemeente heeft vastgesteld welke informatiesystemen (applicaties) invulling geven aan de prioriteit 0 en 1 functionaliteit behorende bij het archetype. De geïnventariseerde functionaliteit is essentieel voor de operationalisering van het archetype en de ambitie van de gemeente Stel vast welke frontoffice en midoffice voorzieningen en functies in gebruik zijn Stel vast welke backoffice voorzieningen en functies op de gebieden Welzijn en Zorg in gebruik zijn Inventariseer welke voorzieningen de generieke functionaliteit leveren. Denk hierbij aan management informatiesystemen en financiële systemen. Stel vast wat de overeenkomsten zijn tussen de gewenste functionaliteit en de functionaliteit die door bestaande voorzieningen geboden wordt. Stel vast wat de bredere toepassingsmogelijkheden zijn van de functionaliteit die al beschikbaar is. Mijlpalen Verantwoordelijke Gemeenten; afdelingsmanager I&A, architecten, adviseurs Middelen Meer informatie Datum afdruk: 16-7-2014 Publicatie instrument voor applicatierationalisatie KING: juli 2014 Publicatie softwarecatalogus 2.0; KING: juni 2014 Door KING is het instrument GEMSS ontwikkeld. Het GEMSS-3D wordt een handzaam instrument die door gemeenten makkelijk toepasbaar is voor het kunnen ‘opschonen’ van dubbele/ niet-gebruikte backoffice functionaliteit in het sociaal domein. Dit instrument kan gebruikt worden voor het inventariseren van beschikbare functionaliteit binnen applicaties en het rationaliseren hiervan. Het ontsluiten van het instrument zal naar verwachting plaatsvinden via de softwarecatalogus van KING (https://www.softwarecatalogus.nl); Gemeenten kunnen hun applicatielandschap in de softwarecatalogus invoeren. Deze gegevens worden door de softwarecatalogus gebruikt om een voor de gemeente op maat gesneden overzicht te genereren van de aanwezige voorzieningen in relatie tot de benodigde functionaliteiten; Gemeenten kunnen de softwarecatalogus gebruiken om per gemeentelijke applicatie te bepalen wat de functionaliteit is door een applicatie geboden wordt; Bevragen van leveranciers door gemeenten met vragen ten aanzien van de functionaliteit van door applicaties van leveranciers; De GEMMA online Wiki (http://www.gemmaonline.nl) beschrijft de functies, de relatie met referentiecomponenten en de rol van de functies in de uitvoering van de bedrijfsprocessen. 3D architectuur: http://www.gemmaonline.nl/wiki/Inleiding_op_3D_architectuur Pagina 22 van 23 17. Bepaal welke voorzieningen voor het Sociaal domein nog ontbreken en maak invoeringsplan Omschrijving Uit de confrontatie van de bestaande voorzieningen en benodigde functionaliteit voor het betreffende archetype, stelt de gemeente vast voor welke functionaliteit de gemeente geen passende voorziening in huis heeft. In een invoeringsplan bepaalt de gemeente welke van deze functionaliteit op korte (vóór 1-1-2015) en langere termijn (na 1-1-2015) via nieuwe voorzieningen geïmplementeerd moet worden. Minimumscenario De gemeente heeft door middel van een inventarisatie vastgesteld welke functionaliteit met prioriteit 0 en 1 ontbreekt en essentieel is voor de bedrijfsvoering per 1-1-2015. Mogelijke acties en aandachtspunten In samenspraak met de business bepalen welke functionaliteit in 2014 moet worden gerealiseerd en welke kan wachten tot na 1-1-2015; Per ontbrekende functionaliteit bepalen welke leveranciers deze kunnen leveren; Per nieuwe voorziening bepalen of voor de verwerving een (Europees) aanbestedingstraject vereist is; Aanbesteden, verwerven en invoeren nieuwe voorzieningen; Afstemmen eisen aan nieuwe voorzieningen met de medewerkers in het sociale domein; zij moeten gaan werken met die nieuwe functionaliteit; Mijlpalen Verantwoordelijke Gemeenten; afdelingsmanager I&A, architecten, adviseurs Middelen Meer informatie Plan van aanpak gereed in juni 2014, zodat er voldoende tijd is om de minimaal noodzakelijke functionaliteit per 1-1-2015 te kunnen realiseren. Via de architectuur van de decentralisaties op de GEMMA online Wiki (http://www.gemmaonline.nl/wiki/Inleiding_op_3D_architectuur) kan de gemeente bepalen welke referentiecomponenten invulling geven aan de gewenste functionaliteit. Via de GEMMA softwarecatalogus kijken welke leveranciers via applicaties invulling geven aan deze referentiecomponenten; Model offerte uitvraag gemeenten VISD: augustus 2014 Marktscan naar aanwezige leveranciersaanbod 3D via de softwarecatalogus: juli 2014 https://www.VISD.nl/VISD/producten/producten-actielijn-programma-van-eisen Werksessies VISD: https://www.VISD.nl/VISD/regionale-werksessies 3D architectuur: http://www.gemmaonline.nl/wiki/Inleiding_op_3D_architectuur -0-0-0-0-0- Datum afdruk: 16-7-2014 Pagina 23 van 23
© Copyright 2024 ExpyDoc
