samenvatting voor informatiemanagers

Samenvatting Informatiekundige Kosten Efficiency Analyse (IKEA) voor
informatiemanagers
De decentralisaties van verantwoordelijkheden in het sociaal domein gaan per 1 januari 2015
grote invloed hebben op een variëteit aan functies binnen de gemeenten. Informatiemanagers
staan voor de taak om, samen met de collega’s uit het sociale domein, te bepalen welke
informatiekundige ondersteuning de uitvoering nodig gaat hebben. Bovendien moeten zij aan
de collega’s van financiën gaan toelichten welke investeringen nodig zijn voor de inrichting
en doorontwikkeling van deze ondersteuning.
KING heeft een praktijkonderzoek gedaan naar de informatiekundige behoefte bij
verschillende grootte gemeenten, klein, middelgroot en groot1, en bij verschillende
inrichtingsvarianten, de zogenaamde archetypen2. Een 10-tal gemeenten en samenwerkingen
zijn uitgebreid geïnterviewd, zowel ‘voorloop’-gemeenten als reguliere.
Voor de gemeentelijke informatiemanagers levert dit rapport een generieke aanzet tot het
verkrijgen van inzicht van de informatiekundige benodigdheden voor zijn of haar gemeente,
en daarmee een kapstok om met de beleidsmatige / uitvoerende afdelingen in gesprek te gaan
over deze benodigdheden. Het onderzoek geeft ook richtinggevende bedragen ten behoeve
van investeringen en structurele kosten per component. Daarnaast wordt een aantal
handreikingen gedaan om tot efficiënte en effectieve bestedingen op dit gebied te komen.
Als uitgangspunt voor de informatiekundige behoefte bij de decentralisaties is een focuslijst
samengesteld van 25 componenten, verdeeld in de categorieën
 Klantcontact (website als toegangskanaal voor burger);
 Stimuleren zelfredzaamheid;
 Ondersteuning bij uitvoering;
 Administratieve organisatie, verantwoording en controle.
Vervolgens is voor de vijf archetypen, gedefinieerd door het VISD programma, aan de hand
van verwachtingen van de deelnemende gemeenten, bepaald welk deel van deze lijst van
componenten, wenselijk of noodzakelijk is voor de invulling van elk archetype. Samen met
het kostenplaatje per component, ontstaat daaruit een globaal kostenplaatje voor elk
archetype, waarbij we zien dat de keuze voor een bepaald archetype de benodigde
investeringen (en structurele kosten) sterk beïnvloedt.
Wanneer een gemeente heeft bepaald wat haar gewenste archetype is, wat de benodigde
componenten zijn en wat deze globaal zouden kunnen kosten, is het van belang om te streven
naar het kostenefficiënt verkrijgen van deze componenten. Daartoe worden in het rapport een
aantal aanbevelingen gedaan:
Goede afweging
 Maak gebruik van bestaande oplossingen, binnen de eigen gemeente of bij anderen. Niet
elke gemeente hoeft elke component opnieuw te (laten) ontwikkelen. Zo bestaan er goede
applicaties voor de matching van vraag en aanbod. Ook zijn bijvoorbeeld een aantal eformulieren vrij generiek toepasbaar voor verschillende gemeenten.
1
Klein is minder dan 30.000 inwoners, middelgroot is tot 100.000 inwoners, groot is meer dan 100.000
inwoners.
2 Meer informatie over de archetypes op de site van VISD
 Maak een goede afweging met betrekking tot investeringen in efficiency: de
informatievoorziening is er om de uitvoering te ondersteunen, dus extra investeringen in
ICT systemen moeten besparingen mogelijk maken in die uitvoering. Het is raadzaam om
te zoeken naar deze efficiency, en ook de vraag te stellen of het punt van efficiënt
investeren niet gepasseerd is (te veel investeringen in informatiemanagement).
 Investeer in de voorkant van het proces: door een goede vraaggeleiding en
zelfredzaamheid (ondersteund door de juiste informatiekundige componenten), en
bijvoorbeeld ook door kwalitatief goede ondersteuning van het KCC, kunnen hoge
uitvoeringskosten in relatief duurdere kanalen worden voorkomen.
 Er ontstaat een interactiemodel tussen gemeente, zorgleveranciers en burgers met elk hun
eigen belangen. Bewustzijn van de gemeente dat deze belangen niet altijd parallel lopen,
en een organisatie-inrichting die daar rekening mee houdt, maakt dat de juiste zaken in
contracten en in beschikkingen worden vastgelegd. Dit zorgt voor een efficiënte
besteding van de beschikbare middelen. Naar de burgers toe kan zelfredzaamheid een
speerpunt zijn, naar de leveranciers toe een kritische marktbenadering, en naar de eigen
organisatie een focus op de functionaliteiten (in plaats van op de applicaties).
Samenwerken
 Bij de uitvoering: wanneer de uitvoering gezamenlijk wordt ondernomen, zoals bij een
gezamenlijke sociale dienst, worden ook de informatiekundige kosten gedeeld. Deze
zullen per gemeente lager zijn dan als elke gemeente voor zich de investeringen doet.
Ook centrale ontwikkeling van componenten zou daarbij een rol kunnen spelen.
 Bij ontwikkeling of inkoop: geeft schaalvoordelen waardoor de kosten per inwoner
kunnen dalen.
 Een kanttekening bij de positieve aspecten van samenwerkingen is wel dat rekening
gehouden moet worden met de ‘regiekosten’ van een samenwerking.
Sturing en verantwoording
Uit het onderzoek bleek dat, in het voorjaar van 2014, de ontwikkeling van sturing en
verantwoording over het proces, en de informatiekundige ondersteuning hiervan, nog niet de
aandacht kreeg die het verdient. Wanneer de sturingsvereisten vroeg in de processen worden
ingebed, bij inkoop, maar ook bij registratie in de uitvoering, zal dit kunnen leiden tot een
efficiëntie inrichting van deze functie. Gebrek aan inrichting op dit gebied kan leiden tot
onvoorziene kostenoverschrijdingen in de uitvoering, en andere nadelige effecten.
Het IKEA-rapport is te vinden op de site van VISD.

Download Report