Draaiboek Koningsspelen 2014.1

VERGUNNINGSAAN-
◊ ALGEMENE INFORMATIE ◊
Coördinatie draaiboek
: Mw. HWD Willems, PCPO Rijssen
Locatie
: Sportpark de Koerbelt te Rijssen
Datum
: Vrijdag 25 april 2014
Vergunning
: Verleend door de Gemeente Rijssen-Holten d.d. __________
: Telefoon: 0548 - 854 854
Horecavergunning
: nvt (géén tapinstallatie aanwezig)
Standplaatsvergunning
; nvt
Evenementenvergunning
: Verleend door de Gemeente Rijssen-Holten d.d. __________
: Telefoon: 0548 - 854 854
Gemeente Rijssen-Holten
◊ INHOUDSOPGAVE ◊
HOOFDSTUK 1
De Organisatie

1.1
Organisatoren

1.2
Vaste vrijwilligers

1.3
Taakverdeling Organisatie

1.4
Taakverdeling vrijwilligers

1.5
Organisatie Centrale Post
HOOFDSTUK 2
Algemeen

2.1
EHBO

2.2
Diverse afspraken

2.3
Foerage

2.4
Toiletgebruik

2.5
Energie / stroom

2.6
Muziek

2.7
Entertainment

2.8
Fotograaf & Internet

2.9
Verzekering

2.10 Programma
BIJLAGEN

Calamiteitenplan

Extreme weersomstantdigheden

Indeling terrein
TOT SLOT

Beschrijving evenement
◊ 1.0 ORGANISATIE ◊
ORGANISATIE KONINGSSPELEN 2014
1.1
Organisatoren
Mevr. Dorien Willems
Dhr. Bastiaan Goedhart
Dhr. Niels Klein Baltink
Taakverdeling organisatie:
Taakverdeling organisatie:
Taakverdeling organisatie:
 Contacten betrokken verenigingen
 Veiligheidsfunctionaris
 Ondersteuning Bastiaan & Dorien
 Materiaal bewaking
 Aansturen studenten
 Terrein controle
 Terrein controle
 Terrein controle
 Activiteitenboek
 Werving en selectie kader
 Werving en selectie kader
 Gastheer (ontvangst vrijwilligers/
 Contacten betrokken scholen
 Vrijwilligersbeheer
leerkrachten/studenten/scholen)
 Vrijwilligersbeheer
 Draaiboeken beheer
CALAMITEIT verantwoordelijkheden:
CALAMITEIT verantwoordelijkheden:
VEILIGHEIDSFUNCTIONARIS
VEILIGHEIDSFUNCTIONARIS
CALAMITEIT verantwoordelijkheden:
VERZAMELPUNT REGISTRATIE
Contact gegevens:
Contactgegevens:
Contactgegevens:
[email protected]
Tel.nmr. 06-14185221
[email protected]
Tel.nmr.. 06-41704777
[email protected]
Tel.nr. 06-25009468
1.2
Vaste vrijwilligers
Vrijwilligers
Dhr. Mathieu ten Dam
Verantwoordelijkheden:
Trainers & leden van lokale sportverenigingen
 Veiligheid
CIOS & CALO Studenten Overige vrijwilligers
 Ondersteuning Organisatie
Contactgegevens:
[email protected]
Verantwoordelijkheden:

Veiligheid deelnemers tijdens de Koningsspelen

Begeleiding deelnemers tijdens de Koningsspelen

Handhaving gedragsnormen en huisregels tijdens de koningspelen

Zorg dragen voor tijdige aanvang programma schema

Begeleiders en Courtmonitoren

Informatie voorziening aan de deelnemers tijdens de Koningsspelen
CALAMITEIT verantwoordelijkheden:

Spelers verzamelen en begeleiden naar de verzamelplaats
1.5
Organisatie Centrale Post
De Centrale Post zal op het zwembad gestationeerd zijn (betegelde gedeelte, bovenaan de trappen). De Centrale Post dient als info en verzamelplek voor de organisatie. Op de Centrale Post zijn aanwezig:

Deelnemers registratie overzichten

PCPO organisatie

EHBO post (Rode Kruis)

Verbanddoos

Sporttape, coolpack & warmtepakkingen

Draaiboek, Instructiekaart calamiteiten, Calamiteitenplan

Verzamelplek crisisteam organisatie koningsspelen 2014
◊ 2.0 Algemeen ◊
2.1
EHBO
Contactpersoon EHBO: Dorien Willems
De EHBO wordt verzorgd door EHBO Rijssen. Zij zullen met 2 mensen op de Centrale Post gestationeerd zijn.
Tevens zijn er diverse vrijwilligers en leerkrachten in bezit van EHBO e/o BHV certificaat.

Ziekenhuis
:Deventer Ziekenhuis Rijssen
Tel.nr. 0570 - 535 353
Wijnand Zeeuwstraat 26
7462 D.E. Rijssen

Huisartsenpost
: Medisch Centrum Rijssen
Wijnand Zeeuwstraat 26-003
7462 D.E. Rijssen
Tel.nr. 0548 - 512 563
Telefoonnummers diverse hulpdiensten:

Brandweer Rijssen
ALARMNUMMER:
112
ALARMNUMMER:
112
Molenstalweg 17
7462 AE Rijssen
Telefoon:
06-13009410
Contactpersoon: Dhr. H. Manenschijn

Politie Rijssen –Twente
Géén spoed, wel politie: 0900 8844
Molenstalweg 17a
7462 AE Rijssen
Wijkagent Centrum: Dhr. J. Busschers

EHBO Hulpdienst
Telefoon: 06-13200277
Contactpersoon: dhr. H. Ligtenberg
2.2
Diverse afspraken
Diverse organisaties zijn zijdelings betrokken bij de Koningsspelen 2014.

NOC*NSF
: Ambassadeur Bart Meijer komt naar Rijssen

Primair Onderwijs in Rijssen-Holten
: Deelnemende scholen met kinderen t/m 12 jaar
: Begeleiding van de eigen groepen op het evenement
: Leveren evenementen op en afbouw vrijwilligers

Lokale Sportverenigingen
: Leveren trainers en vrijwilligers
: Leveren evenemententerreinen op en afbouw vrijwilligers

Stichting Goed Geregeld
: Verantwoordelijk voor het veilige vervoer van alle deelnemers
: Verkeersbegeleiding en regeling tijdens fietstochten
: Evenemententerrein verkeersomleiding
: Parkeerbeheer en controle

PCPO Rijssen
: Levering coördinatoren
: Beschikbaar stellen kantoorruimte Organisatie Koningsspelen

Diverse sponsoren
: O.a. levering van krachtstroom door Pluimers Isolatie
Parkeren
Alle fietsen worden geparkeerd op het terrein van het zwembad. Vrijwilligers worden zoveel mogelijk gevraagd
met de fiets te komen. Auto’s worden geparkeerd langs de Kruisweg/Vincent van Goghstraat.
Garderobe
Elke deelnemer heeft zijn eigen sporttas, en dient zelf zorg te dragen voor zijn eigendommen. De organisatie kan
niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele diefstal, verlies e/of schade.
2.3
Eten/drinken
Het koningsontbijt wordt gebruikt als lunch. Er wordt gezorgd dat de pakketten van de Jumbo aanwezig zijn op
sportpark de Koerbelt. Broodjes worden gesmeerd door vrijwilligers.
De organisatie voorziet de deelnemers tijdens het sport & spel parcours en de aanwezige vrijwilligers van eten &
drinken. Geleverd door lokale sponsoren.
Afval gegenereerd uit de foerage wordt verzameld bij de aanwezige afvalcontainers op het sport & spel
parcours. Eventuele vuilniszakken kunnen naast de aanwezige afvalcontainers geplaatst worden, zodat deze na
15:30 door de Gemeentelijke reinigingsdienst verwijderd kunnen worden.
2.4
Toiletgebruik
Er zijn toiletten bij het zwembad en de atletiekbaan. Hier kunnen deelnemers en vrijwilligers gratis gebruik van
maken.
2.5
Energie - stroom
Tijdens het evenement zal er stroom nodig zijn, om Bossabal (een opblaaskussen) van stroom te voorzien). Deze stroom wordt bij AV Rijssen weggehaald.
2.6
Muziek
Tijdens het Koningsspelen evenement zal er muziek gedraaid worden. Het betreft Kids top 40 muziek.
2.7
Entertainment
Tijdens het evenement zal er een warming-up plaatsvinden door DOS Rijssen en Dance by Fernanda.
2.8
Fotograaf & internet
Tijdens het evenement zal door meerdere fotograven en videograven foto en video gemaakt worden van het
evenement voor promotionele doeleinden op het internet.
2.9
Verzekering
De organisatie en vrijwilligers van het evenement zijn gedekt door de gemeentelijke vrijwilligersverzekering.
2.10 Programma Rijssen
Hieronder volgt het organisatieschema van de koningsspelen 2014 te Rijssen:
Donderdag 24 april 2014
◊
15:00 - 20:00
: Aankomst basketbalvloer / grijze containers / dranghekken
◊
19:00 - 22:00
: Afzetten playgrounds / opbouw basketbalvloer
Vrijdag 25 april 2014

06:00 - 08:30
: Opbouw van de laatste clinic playgrounds onder supervisie van de organisatie en het
op– en afbouwteam
◊
07:00 - 08:00
: Laatste versieringen / sponsoruitingen aanbrengen
◊
08:30 - 09:30
: Verkeersregelaars actief voor veilige doorstroming van verkeer

07:45 - 08:15
: Ontvangst verenigingstrainers, CIOS en CALO studenten

08:45 - 09:00
: Aankomst en registratie deelnemende scholen op zwembadterrein

09:00 - 09:15
: Algemene warming up verzorgd door DOS en Dance by Fernanda (zwembad)


Afspelen Koningslied
9.15-12.00/12.30 : Sport en spelparcours op het parkeerterrein van de Koerbelt/ atletiekbaan
/zwembadbuitenterrein

10.30 - 10.45
: Drinken en krentebol gesponsord door Bakker Bart
* bij entree atletiekbaan/zwembad/ staat drinken klaar, nuttigen aan de biertafels
12:00 - 12:25
: Lunchpauze groep 8

12.25 - 12.50
: Lunchpauze groep 7

13.00—14.45
: Middagprogramma Sport & Spel Parcours (bovenbouw)

13.30– 13.45
: Middagpauze met NOC NSF ambassadeur
Drinken en een appel gesponsord door Fit in Vorm

14.45-15.00
: Einde Koningspelen 2014

15.00 - 18:00
: Afbouw van het terrein door vrijwilligers (sportverenigingen) / studenten

18:00
: Transport basketbalvloer

: Terrein controle door de beheerders van de sportverenigingen

: Drankje met afbouwploeg in clubgebouw van AV Rijssen

: Einde organisatie Koningsspelen 2014
◊ 3.0 COMMUNICATIE ◊
3.1
Indeling/organisatie Centrale Post
Centrale Post zal worden ingericht bij het zwembad (betegelde gedeelte).
De leiding tijdens het PCPO Streetball Scholen Toernooi zal in handen zijn van Coördinator: Mevr. J. Biccai, aangevuld met de organisatieleden en vrijwilligers.

Leiding Centrale Post Organisatie

: Coördinator sportverenigingen:
: Coördinator studenten/vrijwilligers:
Mevr. Dorien Willems
Dhr. Bas Goedhart
: Aanspreekpunt zwembadterrein & Atletiekterrein
(centrale post zwembad)Dhr. Niels Klein Baltink

: Aanspreekpunt parkeerterrein:
Dhr. Mathieu ten Dam

Communicatiemiddelen
: Mobiele telefonie

Medewerkers Centrale Post
: Koningsspelen Organisatie
: EHBO organisatie (2 personen)

Elke vrijwilliger is in bezit van een mobiele telefoon, of is in de gelegenheid om binnen enkele seconden bij
een mobiele telefoon te komen. Of zich te melden bij de centrale post.
CALAMITEIT
SITUATIE WAARBIJ ER DIRECT EEN HULPVRAAG
IS VOOR JEZELF EN OF ANDEREN
Brand:
Vraag indien nodig om de brandweer te bellen: 112.
Meld je bij de Centrale Post op het terrein waar je bent. De organisatie onderneemt gepaste stappen.
Ongeval/letsel
Meld je bij de Centrale Post (uitkijktoren zwembad). Hier is een EHBO team aanwezig.
Huisartsenpost:
Deelnemers dienen via de school zelf zorg te dragen voor eventueel vervoer naar de
huisartsenpost.
Medisch Centrum
W. Zeeuwstraat 26
7462 DE Rijssen
0548-512563
Verzamelplaats bij calamiteiten
Verzamelplaats bij calamiteiten op de hondenrenbaan is:
Tegenover de entree naar het hoofdveld van Sportclub Excelsior
De organisatie is in het bezit van alle deelnemerslijsten.
Alle deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid en worden
worden ondersteund en begeleid door vrijwilligers/leerkrachten/EHBO in geval
van calamiteiten.
Let op! De organisatie stelt zich niet verantwoordelijk voor diefstal.
Bereikbaarheid organisatie:

Dorien Willems (algemeen coördinator) : 06-14185221

Bastiaan Goedhart (algemeen coördinator): 06-41704777

Niels Klein Baltink(zwembad buitenterrein): 06-25009468
Extreme weersomstandigheden
Bij extreme weersomstandigheden moet men denken aan extreme hitte waardoor o.a. uitdroging, zonnesteek,
verbranding voorkomen en/of beperkt dienen te worden. Het andere uitgangspunt is zware storm/regenval. Bij
een zware storm zijn diverse spelonderdelen niet meer veilig om te betreden. Bij bliksem moeten alle vrijwilligers en toeschouwers direct van het veld af en een veilig onderkomen hebben.
De organisatie treft hiervoor de volgende regelingen:
Bij extreme hitte worden alle deelnemers en vrijwilligers voorzien van extra water naast de reguliere fourage
voorzieningen.
Bij de EHBO is zonnebrandcreme aanwezig waarmee deelnemers en vrijwilligers zich kunnen beschermen tegen
de zon. We gaan ervan uit dat deelnemers/vrijwilligers zich thuis ook alvast insmeren.
Schaduwplaatsen zijn voldoende aanwezig.
Bij slechte weersvoorspellingen en daadwerkelijke slechte weersomstandigheden brengt de organisatie een ‘Go
or no go’advies uit aan de deelnemers/vrijwilligers.
Bij plosteling opkomend onweer met bliksem worden de deelnemers begeleid naar het dichtstbijzijnde onderkomen. Dat zijn:

Zonneweide van het zwembad —> Centrale hal van zwembad de Koerbelt

Atletiekbaan en parkeerterrein—> AV Rijssen clubgebouw en tent AV Rijssen.
◊ 4.0 Tot slot ◊
SOORT EVENEMENT
 Sport evenement

Sport & Spel Carrousel

Naam evenement:
KONINGSSPELEN 2014
De Koningsspelen wordt door PCPO Rijssen in
samenwerking met sportverenigingen, De Klim-op
en De Salto georganiseerd.
PLAATS & TIJDSTIP

Locatie:
 Sportpark De Koerbelt te Rijssen
 Open lucht
 Toegankelijkheid aan-en afvoerwegen
 Matig, weg met obstakels
 Duur evenement:
 30 uur (incl. op en afbouw)
 Ondergrond:
 Harde en zachte ondergrond, steen asfalt
gras, kunstgras e.d.
PUBLIEK
Er zijn sportende deelnemers op het evenement,
begeleiders, toeschouwer en overig publiek.
Incl. de sporters zijn de verwachte bezoekers: 650
Het betreft publiek van alle leeftijden, met een
gemiddelde conditie.
GEBRUIK ALCHOHOL & DRUGS
Niet aanwezig, geen risicoverwachting.
RISICO & HULPVERLENERS
Het gelijktijdig aantal bezoekers dat aanwezig is, is
circa 550.
Er zijn 2 gediplomeerde hulpverleners ingezet. Teven zijn er diverse groepsleerkrachten en vrijwilligers in het bezit van E.H.B.O. of B.H.V.
Tijdens de aankomst en vertrek van alle deelnemers
zijn 5 verkeersregelaars ingezet om de veiligheid te
waarborgen.

Download Report