Jaarverslagen tbv Algemene Ledenvergadering 2014

Voorwoord
Beste leden,
2014 is op voorhand een felicitatie waard. Uw vereniging bestaat op 27 september 20 jaar! Hoewel
dat niet helemaal onopgemerkt voorbij mag en zal gaan, gaat de meeste aandacht dit jaar uit naar de
voorbereiding en uitvoering van onze verhuizing naar de Fazantendreef. Via de digitale nieuwsbrief
zullen we u hierover binnenkort helemaal bijpraten.
Het afgelopen jaar is een bewogen jaar geweest. We zijn door de grens van 400 leden gegroeid. Dat
is een prachtige prestatie en vooral de vrijwilligers verdienen hiervoor een groot compliment. Met al
hun verschillende kwaliteiten maken zij de H.S.V. Dronten de moeite meer dan waard. Het betekent
echter niet dat alles zomaar vanzelf gaat. Met de nieuwe spoorlijn naast ons is het vergelijk met onze
vereniging snel gemaakt. Er moeten voldoende zitplaatsen zijn om de reis voor iedereen aangenaam
te houden. Het treinkaartje mag niet te duur zijn terwijl er aan de service en de betrouwbaarheid
weinig mag mankeren. Ook bij uw vereniging rijdt de trein van station naar station. Wanneer een
trein te lang stil blijft staan stappen de mensen uit en kiezen ze voor ander vervoer. Er is dus geen
sprake van achterover leunen. We zullen met elkaar keihard moeten blijven werken om de
vereniging op het juiste spoor te houden; ook wanneer er een keer wat bladeren op de rails liggen.
Om de vaart erin te houden zijn we (nog steeds!) op zoek naar nieuwe vrijwilligers binnen het
bestuur, de activiteitencommissie, de kantine en de infohoek. En ook voor de op handen zijnde
verhuizing zullen we uw hulp meer dan nodig hebben.
Welkom bij de H.S.V. Dronten. Uw vereniging!
Mark Ermers
voorzitter
Jaarverslag secretaris Hondensport Vereniging Dronten e.o. 2013.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Januari
In de vergadering van januari meldt de penningmeester dat het clubgebouw weer verzekerd
is, behalve het glas. We hebben regelmatig last van vandalisme dus het kostte wat moeite
weer een verzekeraar te vinden.
Leden kunnen op de dag dat de lessen beginnen het lesgeld pinnen, dit bevalt goed.
Het gebruik van benches in de benchruimte wordt besproken. Vrijwilligers kunnen deze
benches gebruiken voor hun honden. Het gebeurt weleens dat honden aanhoudend blaffen.
Afgesproken wordt dat de eigenaar hierop zal worden aangesproken.
Er is een aanbod van fotograaf Harold Meerveld, die graag voor zijn port folio honden wil
fotograferen. We verloten een fotoshoot onder aanwezigen op de ALV in mei 2013.
Onderhoud en veldverlichting blijven aandachtspunten. Mark geeft aan dat er in het voorjaar
meer duidelijkheid zal zijn over hoe lang we hier nog zitten, dan kunnen we een plan maken.
Maart
Naar aanleiding van de gewijzigde samenstelling van de activiteitencommissie is Margreet bij
de vergadering aanwezig. De commissie bestaat nu uit: Chahnah, Margreet en de familie
Houtzager, René en Tina. De volgende afspraken worden gemaakt:
Als de commissie geld nodig heeft, moet men even aan de bel trekken, dan zorgt André dat
er geld wordt gestort.
De commissie organiseert alles wat afwijkt van reeds toegewezen taken, alles wat niet onder
de reguliere activiteiten van de vereniging valt en alle activiteiten waarom wordt gevraagd.
Mark hoopt op open communicatie: als er iets is, geeft het bestuur het aan, als zij iets
hebben trekken ze ook aan de bel.
De voorbereidingen van de algemene ledenvergadering (ALV) beginnen. De jaarverslagen
worden ook dit jaar op de site geplaatst zodat iedereen het van te voren kan lezen.
Het bestuur blijft in contact met de gemeente over de verhuizing. De gemeente heeft
gevraagd naar het aantal honden dat tegelijk aanwezig is, hoeveel auto’s, geluidsoverlast
enz.
Het kantinebeheer komt ter sprake. Bert Bouwland stopt. Ted Kreuzberg neemt inkoop en
financiën over van Bert. Mayke ter Steeg heeft aangegeven het kantinebeheer op zich te
willen nemen. René Houtzager fungeert als ondersteuning/back-up. Mark overlegt met
Mayke en René en zal aangeven dat het bestuur akkoord is.
April
De uitnodigingen voor de cursussen worden voor het eerst via mail gedaan.
Het bestuur bespreekt het onderwerp restitutie in verband met lessen die bijvoorbeeld
wegens weersomstandigheden niet doorgingen. Er vindt alleen restitutie plaats bij meer dan
drie gemiste lessen.
Harold Meerveld wordt huisfotograaf van de vereniging.
Juni
Het onderwerp ‘digitale nieuwsbrief’ is aan de orde. Nico Smit heeft tijdens de ALV
aangeboden de technische kant voor zijn rekening te nemen. Hij is op de vergadering
aanwezig.
De lijst met belangrijke telefoonnummers en mailadressen, van bestuur en trainers, zat altijd
in de papieren KwispelKrabbels. Deze zal nu als bijlage aan nieuwe leden gemaild worden.
Lotte verzamelt het materiaal, redigeert de teksten en levert het materiaal aan bij Nico. Dit
doet ze op proef, tot eind 2013. Ze maakt tevens een rooster voor de vrijwilligers, zodat zij
weten wanneer ze een bijdrage moeten aanleveren.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Het bestuur geeft toestemming voor deelname aan een puppyontdekkingstocht op 5 oktober
bij de firma Groenrijk. Volwassen honden kunnen ook meedoen. Een aantal trainers van
HSVD gaat dit begeleiden.
Het voortbestaan van Cynophilia is aan de orde. Het lijkt erop dat ze als vereniging door zal
gaan met vrijwilligers. We gaan vooralsnog door met de voorbereiding van de wedstrijd op
27 oktober.
De activiteitencommissie komt weer te sprake. Die functioneert niet zoals gehoopt. Mark
coördineert de activiteiten vooralsnog.
De ALV wordt geëvalueerd. Er was een grote opkomst.
De clubdag wordt een verplichte startdag, de dag van de eerste les.
Naar aanleiding van de op handen zijnde verhuizing heeft Mevrouw de Graaf van de
gemeente Dronten met Mark gesproken. Planning is dat de aankoop van de grond in
september behandeld wordt. Het college neemt voor die tijd een besluit daarover.
Gelijktijdig wordt er instemming gevraagd om met de vereniging een huur- of
koopovereenkomst aan te gaan. We gaan eerst uit van huur, dan kunnen we later overgaan
tot koop als we willen.
Juli
8 juli gaat het voltallige bestuur naar het gemeentehuis van Dronten om kennis te maken met
betrokkenen bij de verhuizing. Ze ontmoeten onder andere Hans Engelvaart, wethouder
Sport.
Augustus
Er zijn twee nieuwe vrijwilligers in de info-hoek.
De gemeente wil weten of we het nieuwe terrein gaan kopen of huren. Het bestuur heeft
contact gezocht met enkele banken, maar het gaat niet lukken om een hypotheek te krijgen.
Daarvoor moeten we € 7.500 overhouden per jaar. We gaan dus vooralsnog huren. Het
bestuur kijkt kritisch naar de huurovereenkomst.
In verband met het mogelijk verwerven van een hypotheek komen de kosten ter sprake.
De vrijwilligersvergoeding maakt een groot deel uit van het budget, ongeveer
€ 10.000 per jaar. De hypotheekrente is ook bijna € 10.000 per jaar. Als we meer draagkracht
willen hebben, moeten we, naast andere mogelijkheden, kijken naar de
vrijwilligersvergoeding. Alle bestuursleden denken na over mogelijkheden om kosten te
besparen.
September
Het bestuur overweegt een vrijwilligerscoördinator aan te stellen, omdat er steeds meer
vrijwilligers zijn.
Het onderwerp verhuizing HSVD was een hamerstuk in de raadsvergadering. De
verhuiscommissie is aan het werk.
De gemeente heeft een aangepaste versie van de huurovereenkomst gezonden. Wij zijn
hiermee akkoord en wachten op een uitnodiging van de notaris om hem te ondertekenen.
Hogeschool Windesheim heeft naar aanleiiding van onze wensen twee projectgroepen een
voorstel laten maken hoe het nieuwe clubhuis eruit zou kunnen zien, inclusief begroting. De
verhuiscommissie gaat dit voorstel verder bekijken en plannen maken.
Het bestuur stelt het budget voor de verhuiscommissie vast op € 60.000.
Het bestuur stelt voor om vanaf 1 januari 2014 geen vrijwilligersvergoeding meer uit te keren.
Er zal een brief naar de vrijwilligers gaan dat alleen vergoed worden de kilometers die door
vrijwilligers worden gemaakt die van buiten de kern Dronten komen. Verder kunnen op basis
van declaratie de kosten voor kopieën, porto, telefoon en dergelijkevergoed worden.
Wel kunnen de trainers en barmedewerkers worden gefaciliteerd met kleding, zoals jassen,
broeken en schoenen voor trainers en Sweaters/T shirts voor barmedewerkers.
Externe zaken zoals onderhoud database, maaien, schoonmaken en wassen komen wel in
aanmerking voor vergoeding.
•
•
•
•
•
December
De huurovereenkomst voor het nieuwe terrein is getekend.
Er zijn 15 bedrijven aangeschreven met een vraag om hulp. Aan de hand van een brochure die
in de maak is, wil men de situatie toelichten en zien of bedrijven willen steunen, in ruil voor
bv. een naambord langs de spoorlijn.
De verhuiscommissie gebruikt de plannen van Windesheim bij een informele bouwaanvraag
bij de gemeente. Die aanvraag moet in de raadsvergadering van januari 2014 behandeld
kunnen worden.
Het bestuur plant een vrijwilligersavond op 25 januari 2014.
In 2013 heeft het bestuur acht maal vergaderd en is er op alle fronten heel veel werk verzet.
In alle vrijwilligersgroepen Hebben zich verschuivingen voorgedaan waardoor we afscheid
namen van, maar ook nieuwe vrijwilligers konden verwelkomen.
Al met al kunnen we terug kijken op een actief jaar.
Lotte Bloemendaal, Secretaris.
Verslag trainersgroep tweede helft 2013
De tweede helft van het jaar begon met de afrondingen van de lesgroepen en de start van de
zomerpuppen.
De afronding is veranderd. We werken tegenwoordig met een leerlingvolgsysteem.
Dat houdt in dat cursisten in de onderbouw (puppen, Jonge Honden, Basis en Opstap) gedurende de
cursus individueel gevolgd worden door de instructeur. Deze houdt de vorderingen met behulp van
lijsten bij. Zijn er niet genoeg vorderingen en voldoet de cursist niet aan het vereiste eindniveau, dan
zal er een negatief advies gegeven worden om door te stromen naar een vervolgcursus.
Dit systeem heeft verschillende voordelen:
• je kan sneller ingrijpen als er te weinig vorderingen worden gemaakt.
• Je wordt scherper op je eigen functioneren. Je ziet duidelijker aan welke oefeningen je te
weinig aandacht hebt besteed.
• Voor de cursisten betekent het dat er geen “examen” meer is, met de stress die daarbij kan
horen en die de hond door de lijn heen voelt.
• Het scheelt enorm veel tijd op afrondingsdagen. De onderbouwgroepen vullen een half uur
met spel en ontvangen daarna wel of geen certificaat. In plaats van in twee uur zijn ze in een
uur klaar.
Mireille Middel begon met haar “snuffelstage.
De voorbereidingen voor de Landelijke kwalificatiewedstrijd G&G startten zachtjes aan. Er is een
draaiboek van waaruit men werkt. De wedstrijd vond plaats op 27 oktober 2013.
Op 8 september waren de trainers aanwezig om de Startdag te begeleiden. We hielden het niet
helemaal droog, maar iedereen was positief. Al met al voor herhaling vatbaar.
De opkomst was vanwege het slechte weer niet heel hoog maar de mensen die er waren hebben erg
goed hun best gedaan.
Hierna ging de laatste cursus van 2013 van start….
Vanaf nu gingen Susanne Malner en Dries van Dijk aan de slag als trainer. Hiermee was voor hen de
interne opleiding afgelopen.
Op 5 oktober begeleidde een aantal trainers het puppyparcours bij Groenrijk Dronten. Het was een
succes! Dank voor jullie inzet.
Op 27 oktober was er dan de G&G-wedstrijd. Met man en macht is eraan gewerkt om deze wedstrijd
op eigen terrein ook weer tot een succes te maken. Ondergetekende was helaas zelf op vakantie,
maar heeft alle positieve berichtgeving gevolgd.
Een groot compliment aan de wedstrijdcommissie voor het verloop van de dag en natuurlijk aan
ALLE vrijwilligers voor het besteden van vrije tijd aan de HSVD!! Dit wordt enorm op prijs gesteld.
We werden dit jaar vereerd met de aanwezigheid van zowel de wethouder van Sportzaken, dhr.
Engelenvaart, als onze eigen burgemeester dhr. A. de Jonge! Ze hebben de opening en de
prijsuitreiking verricht.
Henk Fuchs gaf aan te moeten stoppen met lesgeven. Eind november hebben de trainers, het
bestuur en ook zijn cursisten op gepaste wijze afscheid genomen. Namens HSV Dronten: Henk
bedankt voor al die jaren dat je de groepen getraind hebt en je ingezet hebt als vrijwilliger voor onze
club! Zowel in de Agility maar zeker ook in de Flyball.
Verslag trainersgroep eerste helft 2014.
In januari zijn we met zeer veel cursisten gestart. Er waren maar liefst drie puppengroepen. Die
aantallen zijn we in de eerste cursus van een jaar niet gewend.
Vorig jaar moesten we vanwege het weer veel lessen afzeggen, deze cursus geen enkele.
Natuurlijk was het wel stiller op het veld; de Agility, Flyball, Speuren en Ringtraining hielden een
welverdiende winterstop. Het veld moest rust krijgen om te herstellen.
Susanne en haar man waren inmiddels een tijdje in blijde verwachting, dus Susanne ging na dit blok
met zwangerschapsverlof.
Margreet nam even een time-out van de lessen. Gelukkig trainde ze wel met haar eigen honden;
anders werd het wel heel stil op het veld!
Marianne en Channah volgden een cursus sportfysiologie over hoe een hondenlichaam functioneert
in sport.
Er staat een workshop voor de trainers door Monique Appels op de agenda.
Terwijl we ons nog even zorgen maakten over een nieuwe lichting trainers , vielen alle kwartjes
ineens op hun plaats! We zijn inmiddels gestart met een vernieuwde interne opleiding die beter in
deze tijd past. Er nemen maar liefst zeven mensen deel. Theo, Yvonne, Mireille, Michelle, Kirsten,
Manon en Francis, heel veel succes en plezier!!
We hopen jullie straks allemaal voor de groep te zien.
Inmiddels zijn de sporten en ook de Ringtraining weer begonnen. Het is drukker dan ooit. Er lopen op
dit moment 268 combinaties op het veld. Dat vergt van iedereen veel inzet. Zonder al deze
vrijwilligers zou er geen HSVD zijn.
We hebben deelgenomen aan Koningsdag 2014 in Dronten. Er werden demo’s gegeven in Agility,
G&G en Fun. De plaats waar we neer werden gezet was niet super maar toch waren er veel mensen
die kwamen kijken. Dank aan de deelnemers en organisatie!! Het is toch een aardige traditie aan het
worden.
De trainersgroep vergadert zeer regelmatig. Er is gekozen om het voorzitterschap te laten rouleren.
Om er wel continuïteit in te houden blijven voorzitter en secretaris een jaar in functie.
Dit wordt een druk jaar voor de trainersgroep: stagiaires om te begeleiden, activiteiten om uit te
voeren en lessen te geven.
Ik kan niet anders dan zeggen: BEDANKT trainers!!!! Pluim voor jullie inzet en flexibiliteit !! De HSVD
mag trots zijn!
Bonieke Baumann
Jaarverslag Infohoek 2013
De infohoek startte in 2013 met de volgende personen:
Rieske Troost, Wil van Rijnswou, Rob van Rijnswou, Truus Geertsema en na de zomer zijn Anita
Post,Thea Schutte en Chantal Sijtsma het team komen versterken. Helaas heeft Rieske besloten om
te stoppen met de infohoek. Rieske hartelijk dank voor alle tijd en energie die je de afgelopen tijd
aan de infohoek gegeven hebt en voor de inwerking van de nieuwe infohoekers.
Als team hebben we er voor gezorgd dat er iemand was op de trainingsdagen: zondag ochtend,
woensdag avond en donderdag avond.
Taken
• Het afhandelen van telefoontjes en mails met betrekking tot de aan/afwezigheid van
cursisten tijdens de cursusdagen.
• Aanmeldingen van nieuwe leden toevoegen aan de database, zodat de cursusadministratie
deze voor de diverse cursussen in kan delen.
• Inventarisatielijsten aan het eind van de cursus verwerken.
• Veldlijsten, beoordelingslijsten en certificaten printen.
• het up-to-date houden van de mailadressen van de leden.
Draaiboek
Rob heeft voor de info hoek een draaiboek gemaakt zodat de nieuwe infohoekers altijd terug kunnen
kijken hoe de werkwijze is.
Verhuizing HSVD
De verhuiscommissie heeft ook de infohoek benadert om mee te denken over de indeling van het
straks te betrekken nieuwe clubhuis. Dit was erg prettig. We hebben een goede brainstormsessie
gehad met een mooie uitkomst.
Versterking team
Het team van de infohoek is nog steeds op zoek naar mensen die het team willen komen versterken.
Dit kan bijvoorbeeld voor een deel van de zondagochtend zijn.
Namens de Infohoek
Chantal Sijtsma
Verslag kantinecommissie 2013-2014
Op 25 mei 2013 stond de vereniging in het teken van ‘’de dag van de hond’’. Op het terrein waren
verschillende activiteiten voor baas en hond: demonstraties, kraampjes, en ook voor de inwendige
mens werd gezorgd. In de kantine was het assortiment uitgebreid met patat en snacks. Een groep
kantinemedewerkers heeft zich ingezet tijdens deze gezellige dag, zij waren van 10:00 uur tot 15:00
uur in de weer om vele mensen te voorzien van een hapje en een drankje. Met zo’n 100 bezoekers
was het een zeer geslaagde dag.
Op 8 september 2013 is het laatste cursusblok van 2013 begonnen met een startdag. Deze ochtend
werden er allerlei activiteiten georganiseerd voor cursisten en hun honden. Het was tevens de aftrap
van vele acties voor de verhuizing van de HSVD. Bij de bar was onder andere homemade pruimenen bramenjam te koop. Het was ook mogelijk om een steentje bij te dragen, of ‘vriend’ te worden
van de club. Dit was een zeer geslaagde ochtend, met extra omzet voor de kantine.
Op zondag 27 oktober 2013 was de HSVD de organiserende vereniging van de landelijke GGwedstrijd. Al vanaf 6:00 uur waren de eerste vrijwilligers bezig met de opbouw. De burgemeester van
Dronten kwam de wedstrijd openen. Alle vrijwilligers kregen een lunch aangeboden en in de kantine
was het assortiment uitgebreid met patat, snacks en erwtensoep. Een mooie extra omzet was het
gevolg. De prijsuitreiking was in handen van wethouder Hans Engelvaart. Hij sloot daarmee de
succesvolle wedstrijddag af.
Nadat een grote groep vrijwilligers alles had opgeruimd, schoof men aan voor een lekkere Hollandse
pot, met dank aan het bestuur. We kunnen terug kijken op een lange, maar zeer succesvolle dag.
Buiten al deze hoogtepunten om, zorgde Mariska ervoor dat de kantine er spic en span uitzag, Tonny
dat ervoor dat de wasmand geleegd werd en de inhoud weer schoon en opgevouwen bij de
vereniging terecht kwam en Jouez-Jouez dat de handgemaakte hondenspeeltjes altijd bijgevuld
werdenn.
In december 2013 begon de stroopwafelverkoop waarvan de opbrengst grotendeels naar de
verhuiscommissie ging. In de kantine lagen bestellijsten waarop iedereen de stroopwafels kon
bestellen. Vele leden hebben zich ingezet om ze aan de man te brengen. Ze konden op 25 januari,
tijdens de Midwinteravond opgehaald worden. Een succesvolle actie.
Op deze avond waren zowel leden als niet-leden van harte welkom. Er werd een en ander bekend
gemaakt over de verhuizing. Om er een echte winteravond van te maken was er Glühwein en warme
chocolademelk. Ook waren er vuurkorven voor de marshmallows en om ‘back to basic’ brood te
bakken en een stroopwafelkraam met heerlijke grote warme stroopwafels. Er waren diensten waar
men zich kon inschrijven, en na de bekendmaking moest diegene de dienst kopen. Er werd een
tombola gehouden, de prijzen werden allemaal gesponsord door bedrijven en de leden zelf. Het was
een leuke en gezellige avond, waarbij we een mooi bedrag hebben opgehaald voor de verhuizing.
In 2013 is een aantal kantine vrijwilligers gestopt met de kantinedienst. We namen afscheid van
Aukje, Natasja en Willem. Hiervoor is één nieuwe vrijwilliger in de plaats gekomen: Bianca. Nog altijd
zoeken we nieuwe vrijwilligers voor onze kantine.
Namens de kantinecommissie,
René Houtzager
Mayke ter Steeg
Verhuiscommissie
De Algemene ledenvergadering van 2013 geldt als startdatum voor de verhuiscommissie.
Een hele hoop werk voorafgaand aan het samenstellen van de commissie is al op de jaarvergadering
van 2013 aan de orde geweest. Het samenstellen van de commissie is een volgende stap naar de
nieuwe locatie.
De commissie ziet er als volgt uit
• Marianne Melis PR
• Ted Creutzberg Clubgebouw
• Jan Visser Financien
• Rob van Rijnswou Infra algemeen
• Mark Ermers bestuurlijke aangelegenheden
Met deze 5 gaan we de komende periode aan de gang om het globale plan uit te werken en
vervolgens te realiseren.
Wat is er tot nu toe al gedaan:
• Regelmatig overleg met de Gemeente Dronten over de locatie en de wijze van gebruik
• Uitwerken globale plannen clubgebouw door leerlingen van Windesheim Zwolle
• Ondertekenen van de huurovereenkomst
• Midwinteravond
• Opvragen offertes bij diverse bedrijven
o tbv aanleg veld
o tbv drainage
• Stukken voor het verkrijgen van de bouwvergunning zijn ingeleverd
Huidige stand van zaken:
• het veld is gespoten en gefreesd
• Werkzaamheden voor veldbewerking zijn aanbesteed bij Firma van Werven
o uitgraven cunet/parkeerterrein
o egaliseren van het terrein
o doorspitten
• Werkzaamheden voor de drainage worden aanbesteed bij Firma Bergsma
• Offerte tbv sondering wordt opgevraagd
• Offerte voor de veldverlichting wordt opgevraagd
• Palen en hekwerk voor afrastering wordeb besteld
• Bestrating tbv parkeerterrein is door de Gemeente Dronten geleverd.
Inmiddels is het wijzigingenbesluit op het bestemmingsplan Hanzekwartier door de Raad van
Dronten behandeld.
De wijzigingen liggen de komende 6 weken ter inzage bij de Gemeente en kunnen door eenieder
ingezien worden.
Door toedoen van het voorgenomen besluit van de Raad kan de bouwvergunning nu definitief
aangevraagd worden, m.a.w. de tijd loopt.
Namens de Verhuiscommissie
Rob

Download Report