Collegebesluit - Gemeente Nijmegen

Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Jaarplan 2014 onderhoud gemeentelijke gebouwen
Programma / Programmanummer
BW-nummer
Openbare
besluitenlijst
Facilitaire diensten
/ 1043 18 december 2007
Collegevergadering
no 47
Portefeuillehouder
H. Kunst
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
Samenvatting
Aanwezig:
VA21, Wim Niessen, 3289
In
de
Stadsbegroting
2014-2017
zijn
bedragen
opgenomen
voor
het
Th. de Graaf
Voorzitter
Datum ambtelijk voorstel
meerjaren-planmatig onderhoud van gemeentelijke gebouwen. Met dit
P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H.29Kunst,
Wethouders
januari 2014
voorstel willen we de definitieve raming voor het jaar 2014 in de
P. Lucassen, J. van der Meer
Registratienummer
begroting vaststellen en stellen wij het onderhoudsplan 2014 vast.
14.0001253
P. gebouwen
Eringa
Gemeentesecretaris
Met dit budget dienen wij de
die in eigendom zijn van de
A. Kuil
Communicatie
gemeente in stand te houden
op het huidige onderhoudsniveau.
Sofovic
Verslag
Dit instandhoudingsbudgetM.
voorziet
niet in technische verbeteringen
(denk aan duurzaamheidsinvesteringen), functionele verbeteringen
(functiewijzigingen) van gebouwen, renovatie-activiteiten en of
(ver)nieuwbouw.
Ter besluitvorming door het college
Aldus
vastgesteld in de vergadering van:
Paraaf
akkoord
Datum
Paraaf
akkoord
Datum
1. Het jaarplan 2014 van het planmatig onderhoud aan gebouwen vast
te stellen.
Leidinggevende
E. Peperkamp, VA20
De voorzitter,
De secretaris,
Programmamanager
P. Kluver
Programmadirecteur
R. van Wuijtswinkel
 Alleen ter besluitvorming door het College
Besluit B&W d.d. 18 februari 2014
 Conform advies
 Aanhouden
 Anders, nl.
nummer: 3.15
Bestuursagenda
1
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
Collegevoorstel jaarplan onderhoud 2014 en mjop.doc
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
Het onderhoud van onze gemeentelijke panden is sinds 2008 uitbesteed aan RoyalHaskoning
DHV.
Elk jaar actualiseert RoyalHaskoning DHV in overleg met de gemeente het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Hierin is het onderhoud van het gemeentelijk vastgoed voor de
komende jaren vastgelegd.
Het jaarbedrag zoals dat nu in de begroting is opgenomen gaat uit van het 20-jarig
gemiddelde. Jaarlijks wordt een 20-tal panden geschouwd. Hierdoor neemt de
betrouwbaarheid van de raming toe.
Jaarlijks stellen we de uitvoeringsplanning vast met de bijbehorende kostenraming.
De bedragen kunnen jaarlijks sterk fluctueren. We vangen de financiële effecten daarvan op
via de Voorziening POG (Planmatig Onderhoud Gebouwen). Met het vaststellen van het
jaarplan voldoen we aan de voorschriften voor rechtmatigheid van de uitgaven. Bovendien
komen we graag tegemoet aan een advies van de accountant om transparanter te zijn voor
wat betreft de ontwikkeling van de Onderhoudsvoorziening.
Het onderhoudsbudget voor de jaren 2014-2017 is vastgesteld in de Stadsbegroting.
We kunnen hiermee de gemeentelijke gebouwen in stand houden, maar het is niet bestemd
en ook niet toereikend om er verbeteringen qua materialengebruik, installaties of qua
functionaliteit mee aan te brengen.
Met dit voorstel stellen wij het onderhoud voor het jaar 2014 vast.
2
Juridische aspecten
Als eigenaar van vastgoed is de gemeente verantwoordelijk om naar behoren onderhoud te
plegen. Aard en omvang van dat onderhoud worden bepaald door technische noodzaak en
juridische verplichting (huurcontracten) en kunnen per pand zeer verschillend zijn. Een
dienstgebouw (Stadhuis, volledig eigendom en in gebruik bij gemeente zelf) vraagt om
andere aandacht dan De Waagh (casco verhuurd).
3
Doelstelling
Het vaststellen van de jaarschijf 2014 van het planmatig onderhoud van de gemeentelijke
panden.
4
Argumenten
Met dit voorstel willen we het jaarplan 2014 van het planmatig onderhoud aan gebouwen
vaststellen. Daarmee wordt vastgesteld welke onderhoudswerkzaamheden in 2014 worden
uitgevoerd. Het beschikbare budget voor 2014 is vermeld in de bijlage.
We willen dat onze gebouwen veilig en gezond zijn. Daar wordt dus een hoge prioriteit aan
gegeven. Vervolgens dient het gebruik onbelemmerd voortgang te krijgen (de gebruiker moet
in het pand kunnen blijven doen waar het voor bedoeld is). Daarna kijken we wat het risico is
op gevolgschade bij uitstel.
Huidige situatie m.b.t. het onderhoud en het onderhoudsvoorziening
Sinds 1 januari 2008 is de regie op het planmatig - en klachtenonderhoud van onze
gemeentelijke gebouwen uitbesteed aan advies- en ingenieursbureau RoyalHaskoning DHV.
De uitgangspunten daarbij zijn vastgelegd in een onderhoudscontract met RoyalHaskoning
DHV.
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
Ons onderhoudsbudget wordt louter benut voor het in stand houden van de objecten op basis
van technische noodzaak en beschikbare budgettaire ruimte.
Onder instandhouding verstaan we al het onderhoud dat is opgenomen in het planmatig en
periodiek onderhoud. Het is bedoeld om de bestaande staat van het gebouw op hetzelfde
niveau te houden. Voor het niveau van het onderhoud hanteren wij de landelijke NEN 2767norm voor de conditiemeting van gebouwen.
De planning van de uitvoering is vastgelegd in meerjarige onderhoudsplannen op basis van
een 20-jarig gemiddelde. De uitvoering vertoont in absolute zin grote fluctuaties. Daarom is
de Voorziening POG gevormd. Dit wordt gevoed vanuit de exploitatie (o.a. huuropbrengsten).
Wanneer er in een jaar een lager bedrag dan begroot wordt uitgegeven aan onderhoud dan
wordt het meerdere bedrag in deze voorziening gestort. Is er in een jaar te weinig
beschikbaar voor het onderhoud dan wordt dat tekort aangevuld vanuit de
onderhoudsvoorziening. Hierdoor vertoont de feitelijke belasting van de begroting een stabiel
beeld.
5
Klimaat
Binnen het reguliere onderhoud is RoyalHaskoning DHV gehouden om zo veel mogelijk
duurzame materialen te gebruiken en bij de vervanging van installaties uiteraard goed te
letten op energieverbruik.
Hierbij is een koppeling gemaakt met het Uitvoeringsplan Duurzaamheid Gemeentelijk
Vastgoed.
6
Financiën
Om de exploitatie-begroting meerjarig gelijkmatig te belasten en de onderlinge verschillen
tussen de uitvoeringsjaren te egaliseren werken we met een voorziening. Deze Voorziening
POG werkt als volgt:
Jaarlijks nemen we in de explotatie-begroting een gelijkblijvend bedrag op als storting in de
voorziening. Dit bedrag is gelijk aan het gemiddeld beschikbare bedrag dat in het betreffende
jaar is begroot als onderhoudsuitgaven. Als daadwerkelijke onderhoudsuitgaven ramen we
het MJOP-bedrag uit de betreffende jaarschijf met daartegenover voor hetzelfde bedrag een
onttrekking uit de voorziening. Op deze manier realiseren we:
a) een jaarlijks gelijkmatige belasting van de exploitatiebegroting voor onderhoudskosten
b) inzicht in daadwerkelijk verwachte onderhoudskosten van de betreffende jaarschijf en
c) inzicht in het verloop van de Voorziening POG.
Na vaststelling van de afzonderlijke MJOP-jaarschijven kunnen we de begroting actualiseren
en laten aansluiten bij de vastgestelde jaarplannen. Het verschil tussen jaarbedrag en het
20-jaars gemiddelde wordt zichtbaar als mutatie in de voorziening; het saldo van de
voorziening stijgt als het MJOP-jaarplan lager is dan de jaarlijkse storting en daalt als het
jaarplan hoger is.
De jaarplanning 2014 past in het meerjarenbeeld van de Voorziening POG.
7
Communicatie
Na vaststelling van het collegebesluit zal met de gebruikers en/of beheerders van het
betreffende gebouw worden overlegd over de uitvoering van de werkzaamheden in 2014.
Collegevoorstel
Vervolgvel
3
8
Uitvoering en evaluatie
Het onderhoud over 2014 wordt in 2014 uitgevoerd. De voorbereidende werkzaamheden en
de uitvoering van de meerjaren onderhoudsplannen 2015-2018 zullen in de volgende jaren
worden uitgevoerd.
Een eventueel verschil tussen de begrote bedragen en de daadwerkelijke realisatie zal
worden verantwoord bij de marapmomenten. Per kwartaal legt RoyalHaskoning DHV
verantwoording af over het verloop van de planning.
9
Risico
Kijkend naar de onderhoudssituatie van de gebouwen (technisch gezien dus) zouden we in
2014 volgens de onderhoudsplanning méér geld moeten besteden aan dit (instandhoudings)onderhoud dan het beschikbare bedrag.
Het is niet opportuun om over budgetverhoging te praten. RoyalHaskoning DHV heeft de
opgave om met dezelfde middelen meer te bereiken. De economische situatie is daar naar.
Daarnaast blijven we zeer kritisch kijken naar nut en noodzaak van ons bezit. Als er
gebouwen afgestoten kunnen worden zullen we dat niet nalaten. Zo beperken we de risico’s.
Het behoeft geen betoog dat uitstel van onderhoudswerkzaamheden uiteindelijk leidt tot meer
klachtenonderhoud (reparaties als het kapot gaat). Bovendien ontstaat er een “stuwmeereffect” waarbij onderhoudsachterstanden sneller toenemen en de financiële gevolgen steeds
groter worden.
Bij het maken van keuzes om onderhoudswerkzaamheden uit te stellen hebben we getracht
om de bouwkundige en financiële consequenties van uitstel te beperken en de gevolgen voor
onze gebruikers ook.

Download Report