ALGEMENE LEDENVERGADERING 2014 Verslag

ALGEMENE LEDENVERGADERING 2014
Verslag
1. Opening
Henrie opent de vergadering, na het verstrijken van het
Valburgs kwartiertje.
Henrie richt een bijzonder welkomstwoordje aan erevoorzitter
Geert Janssen en erelid Wim Knipping.
Deze Algemene ledenvergadering wordt belegd, zodat het
bestuur verantwoording kan afleggen aan onze leden. Ervaring
leert ook dat de opkomst van een ALV beperkt is. Er zijn 129
stemgerechtigde leden bij SC Valburg. Het minimale aantal van
30 stemgerechtigde leden is nodig om een stemronde te kunnen
laten plaatsvinden. Er zijn deze avond echter 23
stemgerechtigde leden aanwezig. Dat is minder dan 1/5, maar er
zijn geen besluiten waarover gestemd moet gaan worden, dus
kan de vergadering vervolgd worden.
2. Terugblik seizoen 2013-2014
Er volgt een terugblik en tevens ook een kort vooruitzicht
middels een jaarrede die wordt uitgesproken door Henrie. Met deze traditionele
terugblik is oud-voorzitter Marinus van Pommeren ooit begonnen. Het bestuur
wil dit graag in stand houden. De jaarrede zal terug te lezen zijn op de website
en wordt als bijlage toegevoegd aan dit verslag. Vanuit de ALV zijn er geen
opmerkingen of vragen over deze jaarrede.
3. Notulen BALV 2014
Normaal wordt het verslag van vorig jaar voorgelegd ter goedkeuring, echter is
er een Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV) geweest op 7 juli
2014. Tijdens deze BALV is het verslag van 2013 al goed gekeurd.
Opmerkingen vanuit de ALV over het verslag van BALV 2014:
Ilona Stegeman: “Er is niet helemaal goed geïnformeerd tijdens de BALV.
Seniorenleden en ouders van jeugdleden gaan een vrijwilligerstaak op zich
nemen. Maar de minimale leeftijd is verkeerd in beleid en notulen terecht
gekomen.”
Antwoord  “De doelstelling is vanaf 14 jaar. Aan de betreffende jeugdleden
wordt bij voorkeur verlangd dat zij 2 jeugdwedstrijden fluiten. Het alternatief is
het draaien van bardiensten. De leeftijdscategorie was inderdaad verkeerd, dat
is inmiddels aangepast.”
1
Barry Leenders: “Een lid van 15 jaar fluit twee wedstrijden,
wordt dan de ouder vrijgehouden van vrijwilligerstaak?”
Antwoord  “Ja.”
Ilona Stegeman: “Maar als dit lid van 15 een jonger broertje of
zusje heeft?”
Antwoord  “Het toepassingsgebied van het
vrijwilligersbeleid kun je onderverdelen in 2 groepen:
- leden van 14 jaar of ouder (B-junioren, A-junioren en
senioren)
- ouders van jeugdleden tot 14 jaar (t/m C-junioren)
Als binnen een gezin bijvoorbeeld 2 jeugdleden actief zijn die
elk in een categorie vallen, dan betekent dit dat voor het
jeugdlid dat ouder is dan 14 jaar de vrijwilligerverplichting
geldt (2 wedstrijden fluiten). En dat voor de ouders de
verplichting geldt voor het jeugdlid dat jonger is dan 14 jaar
(lees: 2 bardiensten of een andere vrijwilligerstaak uitvoeren
die staat vermeld in het organigram).
Op het moment dat in een gezin bijv. 3 jeugdleden jonger dan
14 jaar actief zijn, dan wordt van de ouders niet verlangd dat zij 3 x 2
bardiensten draaien. Alle leden vallen namelijk in dezelfde categorie (jeugdlid
tot 14 jaar). Voor die categorie geldt de vrijwilligersverplichting en dat houdt in
dat de ouders 2x ingeroosterd worden voor bardiensten.”
Jan de Haas: “Mag een jeugdlid van 14 jaar wel achter de tap?”
Antwoord  “De tap mag bediend worden vanaf 16 jaar. Het is daarom ons
streven dat deze jeugd jeugdwedstrijden gaat fluiten. Op zaterdagmorgen wordt
echter geen alcohol geschonken, dus dan zou een jeugdlid welbardienst kunnen
draaien.”
Robert Wilke: “Hoe worden spelers benaderd voor wat betreft het fluiten van
wedstrijden? Drie weken geleden stond er iemand bij ons op papier. Hij is niet
op komen dagen.”
Antwoord  “Spelers worden ingeroosterd en worden benaderd door de TC.
Ervaring leert inmiddels dat iedereen moet wennen aan het nieuwe beleid. De
discipline bij ouders voor wat betreft het draaien van bardiensten, en jeugdleden
voor het fluiten van wedstrijden laat (zeer) te wensen over.”
2
Verder zijn er geen opmerkingen/vragen vanuit ALV. Het
verslag wordt vastgesteld.
4. Huishoudelijke mededelingen
- BALV: er is toen een nieuw vrijwilligersbeleid vastgesteld.
Dit leidt tot opstart problemen. Het geeft nog niet het gewenste
resultaat. Mensen komen te laat, willen niet of komen niet
opdagen. De betrokkenheid laat nog te wensen over. Er valt nog
veel te verbeteren. We kunnen de mensen hierop alleen maar
aanspreken. We kunnen niet zonder de hulp van mensen die
vrijwilligerstaken uitvoeren. Het liefst vrijwillig, maar dat is
schijnbaar niet meer van deze tijd, dus is het verplicht gesteld.
Bij kantinebeheer en bij leiders zijn er regelmatig frustrerende
momenten. Maar het is nog te vroeg om te zeggen dat het niet
gaat werken. Dat kan ook niet want er zijn op dit moment geen
alternatieven beschikbaar.
- Nieuw organigram: Bij ons beleid hoort een
organisatiestructuur. Die structuur dragen we continu uit en
proberen we zoveel als mogelijk te communiceren. Maar
daarvoor is ook de betrokkenheid en bereidwilligheid van de ontvanger
noodzakelijk om dit te laten werken, zodat we de juiste mensen aanspreken voor
de verschillende onderwerpen. Direct de juiste persoon aanspreken werkt
efficiënter en voorkomt vertragingen of communicatieve misverstanden.
Henrie benoemt de nieuwe vrijwilligers die n.a.v. de BALV zich hebben
aangemeld. Dat is voor ons een solide basis om door te gaan. Het lijkt een hele
lijst met nieuwe aanmeldingen, maar er zijn ook mensen gestopt en weggegaan.
De nood die we in de zomer hadden, die is deels weggenomen. Er staan echter
nog talloze vacatures open, waardoor het nog steeds behelpen blijft en niet alle
taken optimaal kunnen worden uitgevoerd.
- Lid van Verdienste. Het bestuur heeft besloten om Dik alsnog Lid van
Verdienste te maken. Jan Philipsen en Janny Lodder waren eerder al benoemd
tot Lid van Verdienste. Vermeld wordt dat we deze mensen samen met de
ereleden willen eren door deze op een opvallende plaats te vermelden. Op dit
moment wordt bekeken wat hiervoor de meest geschikte locatie is.
- Beleidsplan: We zijn in 2012 gestart met een vierjarig beleidsplan 2012-2016.
Komend jaar loopt dit af en hopen we onze doelstellingen zoveel mogelijk te
hebben gerealiseerd. Maar we moeten vooruit kijken en gaan dus starten met het
opstellen van nieuw beleid (2016-2020) met daarin onze visie over de
3
(door)ontwikkeling van onze vereniging. We laten een
verenigingsscan maken door de Gelderse Sport Federatie
(GSF), dat uitgangspunt voor ons beleid wordt. Hiermee zijn
we de Gemeente Overbetuwe een stapje voor geweest, zij gaan
het maken van een scan namelijk aan alle clubs aanbieden.
Voordeel is wel dat de kosten voor het maken van een scan naar
alle waarschijnlijkheid worden gefinancierd door de Gemeente.
5. Financiën
a. Jaarverslag/begroting
Hogere opbrengsten zijn te zien. Hiervoor staan 3 factoren ten
grondslag:
- Sponsoren
- Nieuwe meisjesteams
- Kantine-inkomsten.
Het is een mooi resultaat. Dit geeft de financiële armslag om
stappen te maken op het technische vlak. We wilden een
jeugdtrainer en een technisch coördinator aantrekken. Daarnaast
kunnen we voorzieningen treffen voor het aankomende 70 jarig
jubileum en voor groot onderhoud. Het nieuwe gebouw is
immers al weer 6 jaar oud.
Ondanks deze positieve resultaten is voorzichtigheid geboden in de nabije
toekomst. Dit wordt het eerste seizoen zonder Allio. Een tweede punt is de
sponsoring, er lopen aan het einde van het seizoen een aantal contracten af. De
sponsorcommissie heeft hier een grote taak.
Tot slot de omzet van de kantine. We zijn er niet zo zeker van dat dit zo zal
blijven. We zijn hierin ook voorzichtig. Komend jaar verwachten wij een klein
positief resultaat te realiseren om daarmee toch onze plannen uit te kunnen
voeren.
b. Kascommissie
Barry Leenders is namens de kascommissie aanwezig en vermeld de
bevindingen van de kascommissie. Edwin Kalthoff en Bas Verhoeven zijn
verhinderd.
Allereerst de complimenten voor de penningmeester en het bestuur voor het
positieve resultaat. Opvallend is de behoorlijke verhoging van de baten. Dit is
een groot compliment voor alle vrijwilligers. Wij vinden het verstandig dat er
reserveringen zijn gemaakt. We hebben de penningmeester echter wel een
advies meegegeven om een meerjarige onderhoudsplanning aan te leggen. De
reservering voor het jubileum is prima, want dit jubileum (2016) mag niet
onopgemerkt voorbij gaan.
4
De baten zijn voorzichtig begroot: de kantineopbrengst was een
grote plus afgelopen jaar. We ambiëren om dat op hetzelfde
niveau te houden, maar de vraag is of dat realistisch is. Dus dit
lijkt ons een verstandige keuze.
Conclusie is dat de kascommissie de vergadering voorstelt om
het bestuur decharge te verlenen over het seizoen 2013-2014 en
de begroting van 2014-2015 goed te keuren.
c. Vragen
Jan de Haas:
-“Blz. 1, vanwaar het verschil?”
Antwoord “Het trainingsweekend van de selectie was nog
niet bekend toen de begroting was opgesteld. Grotendeels is dat
door extra sponsoring gefinancierd, waardoor de uitgaven bij
senioren, maar ook de sponsorinkomsten afwijken van de
begroting.”
- “Hoe kun je dat verschil van €4000,- nog meer verklaren?”
Antwoord “De begroting is gebaseerd op huidige
sponsorcontracten , maar de sponsorcommissie heeft nog meer
sponsoren weten binnen te halen. Te denken valt aan een
kledingsponsor, sponsor wedstrijdpremies ed.”
- “Blz. 3, diverse baten €1000,- schenking/subsidie? Wat houdt dit in?”
Antwoord “Met Koningsdag kregen we een subsidie van de Gemeente. We
hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheden die de Gemeente biedt,dit viel
onder maatschappelijk belang.”
Marinus van Pommeren:
“Overige voorzieningen, wat valt daaronder?”
Antwoord  “Koningsdag is samen met Zwarte Schoap georganiseerd. Dit is
de opbrengst van die dag, die gebruikt zal gaan worden om komend jaar
Koningsdag mee op te starten.”
Door de vraagstelling/reacties vanuit de ALV blijkt dat de vergadering akkoord
is met het gevoerde financiële beleid. Er wordt decharge verleend. Bas
Verhoeven is aftredend kascommissielid. Remi Brunink geeft aan zijn plaats in
te willen nemen. Henrie wijst hem er op dat de taak “kascommissielid” iemand
niet ontslaat van de vrijwilligersverplichting op basis van het
vrijwilligersbeleid. Desondanks neemt Remi de taak op zich. Hiervoor wordt
waardering uitgesproken door Henrie.
5
6. Jubilaris
We hebben mensen in ons midden, die de club al jarenlang als
voetballer en vrijwilliger steunen. Er zijn 2 leden die inmiddels
25 jaar lid zijn en wij willen hen in het zonnetje zetten met een
“retro” speldje. Jan van Noordenburg en Job van de Logt
nemen de bloemen en het speldje onder applaus in ontvangst.
7. Bestuursleden aftreedbaar en herbenoembaar
Er is destijds een rooster gemaakt door het bestuur. Er hebben
zich geen tegenkandidaten gemeld, dus er volgt geen stemming.
Ruben en Henrie zijn automatisch herbenoemd.
Henrie neemt van de gelegenheid gebruik om zijn zorg uit te
spreken en dat er binnen het bestuur kritisch over gesproken is
over het al dan niet opnieuw kandidaat stellen. Zeker na de
“moeilijke zomer”. Voor de buitenwereld loopt het goed en
hebben we een heel aantal leden/vrijwilligers/ouders jeugdleden
en wordt er veel georganiseerd. Maar we zijn nog steeds niet
compleet. Moeten we dan wel door? Het automatische
herbenoemen is eigenlijk kritischer/gevoeliger dan dat het nu
over komt. Onze visie blijft ambitieus en daar willen we niet
aan tornen. Ruben en Henrie nemen applaus in ontvangst.
8. Rondvraag
Jan de Haas: “Ik heb inmiddels het Huishoudelijk Reglement. Wanneer komt dit
op de site?”
Antwoord  “Na dit weekend komt dit op de site. Alle stukken staan op de site,
behalve het Huishoudelijk Reglement. Er is iets mis gegaan.”
Ilona Stegeman:
- “De uitnodiging en later de herinnering, is naar twee verschillende adressen
gestuurd en niet alles is aangekomen op het ene adres en juist meerdere dezelfde
berichten op het andere adres. Dit is geen vraag, maar wellicht kan hier naar
gekeken worden.”
Antwoord  “Nemen we mee en onderzoeken hoe dit kan. E-mail is het
belangrijkste communicatiemiddel, dus dat moet juist zijn.”
- “Kunnen jullie aangeven waarom ouders van jeugdleden niet mogen stemmen?
Omdat ik merk dat we (ouders) niet mogen stemmen, maar mogen alleen wat
zeggen. Dan vind ik de meerwaarde van de ALV er niet. Is het een idee om naar
de betrokkenheid van deze vrijwilligers te kijken?”
6
Antwoord  “Dit is zo in de statuten vastgelegd, maar een
begrijpelijke vraag. Dit nemen we mee. De statuten zijn
verouderd. We verlangen inmiddels meer van ouders van
jeugdleden, dus is het een heroverweging waard om dit
bekijken. Binnen bestuur maken we dan een afweging en komen
hier inhoudelijk op terug.”
Opmerkingen Marinus van Pommeren: “De oplossing kan ook
zijn om steunend lid te worden, dan ben je stemgerechtigd.”
Henrie merkt op dat leden beslissen over de Statuten. Het
bestuur doet een voorstel aan ALV of als er meer dan 10 leden
een voorstel doen, dan wordt het ook voorgelegd aan ALV.
9. Sluiting
- Communicatie/informeren: via de verenigingskalender, e-mail
en website communiceren wij. Belangrijk vinden wij dat het
goed is dat een ieder weet wat er speelt binnen de vereniging.
Dit betekent dus dat de gecommuniceerde informatie goed
gelezen behoort te worden. Dit voorkomt veel onnodige vragen
of dat vragen bij de verkeerde persoon terecht komen. Dus om vrijwilligers te
ontlasten: bekijk eerst goed welke persoon gaat over de specifieke vraag die
gesteld gaat worden.
- Na de vergadering: de PR zal de vernieuwde Seizoensgids op bijzondere wijze
presenteren. Door middel van een filmpje wordt de Seizoensgids gepresenteerd.
Vanaf maandag 20 oktober (week 43) zal bij een ieder de Seizoensgids op de
mat liggen. In de kantine zijn wat inkijkexemplaren te zien.
De vergadering wordt gesloten door Henrie om 21:08 uur.
7
BIJLAGE
JAARREDE
Terugblik op afgelopen seizoen en begrotingsjaar
Op 14 oktober 2011 hebben wij onze plannen gepresenteerd en zijn
wij door de ALV benoemd in onze huidige functies. Het is nu 3 jaar
later. Het is inmiddels een traditie dat de voorzitter ieder jaar de
leden verteld hoe het bestuur het afgelopen jaar heeft ervaren. In een
zogenaamde jaarrede vertelt hij hoe de vlag er voor hing, waar we
staan met de uitvoering van onze plannen, hoe dat zich verhoudt tot
het vastgestelde beleid en ambities.
Inleiding
In ons beleidsplan dat loopt tot en met 2015 hebben wij verschillende
doelen geformuleerd. De 3 belangrijkste speerpunten zijn: een duidelijke
organisatie hebben, een financieel gezonde vereniging zijn en op sportief
vlak het hoogst haalbare nastreven. In die volgorde zijn we ook gestart
met het doorvoeren van wijzigingen en optimaliseren van de te verrichten
werkzaamheden.
In seizoen ‘11-‘12 hebben we een nieuwe organisatiestructuur neergezet
en de basisvoorzieningen op een adequaat niveau gebracht. In ’12-13
hebben we de inkomsten en uitgaven in balans gebracht en de negatieve resultaten van de 2
jaren daarvoor omgebogen tot een positief resultaat. Afgelopen jaar was ons speerpunt om
financieel gezond te blijven en door te groeien en te starten met het verbeteren en
professionaliseren van het technisch beleid en te investeren in jeugdopleiding. Komend
seizoen willen dat verder uitbreiden en is technische zaken ons speerpunt. Waarbij het niveau
van de eerder doorgevoerde verbeteringen en behaalde resultaten op andere vlakken minimaal
behouden. Komend jaar zullen zal ook gestart worden met een nieuw beleidsplan (20162020).
Terugkijken op afgelopen seizoen kunnen we stellen dat we vele hoogtepunten en
dieptepunten hebben meegemaakt. Het was een enerverend jaar.
Dieptepunten
Bestuurlijk dieptepunt was het uitschrijven van een buitengewone algemene vergadering.
Aanleiding: het sterk teruglopend aantal vrijwilligers en het daardoor niet kunnen uitvoeren
van de benodigde werkzaamheden om op een voldoende niveau als vereniging te kunnen
functioneren. Op die slecht bezochte vergadering hebben we onder andere onze visie daarop
gegeven en maatregelen getroffen die binnen onze mogelijkheden liggen.
Afgelopen jaar zijn er veel mensen om verschillende redenen gestopt als vrijwilliger bij onze
vereniging. Vaak een persoonlijke keuze, soms onverwacht en ongewild. Waarbij het
wegvallen en gedwongen afscheid nemen van Dik Cornelissen nog vers in ons geheugen ligt.
Ondanks het sterk teruglopende aantal vrijwilligers kunnen we kort samengevat stellen dat we
onze doelstellingen afgelopen seizoen grotendeels behaald hebben. Dat is
bewonderenswaardig en een groot compliment aan degenen die dat mogelijk hebben gemaakt.
8
Hoogtepunten
Naast het behalen van de zakelijke doelstellingen hebben we ook kunnen
genieten van succes en hoogtepunten:
-
Kampioenschappen van Vrouwen 1, E1 en F1
De dubbelslag op SVHA door het eerste elftal
Het verlengen van het dienstverband van onze hoofdtrainer Job Landman
Het organiseren van Koningsdag i.s.m. het Zwarte Schoap
Het mogen verwelkomen van twee nieuwe meidenteams
Start van de succesvolle voetbalschool
Het trainingsweekend van de selectie in de winterstop
Het zeergeslaagde Jeugdkamp 2014 en diverse andere acties
Het binnenhalen van verschillende nieuwe sponsors
Vooruit kijken
Voor zowel hoogte punten en minder leuke gebeurtenissen geldt dat we er
bij stil moeten staan, maar dat we als bestuur vervolgens ook weer snel
vooruit moeten kijken en voorbereid moeten zijn op de toekomst.
Zo hebben we de afgelopen maanden al keuzes gemaakt en investeringen
gedaan voor de toekomst. Voorbeelden hiervan zijn:
-
aanstelling van gediplomeerde jeugdtrainer Peter Raijmann
aanstelling van gediplomeerde jeugdcoördinator Cees Hensen.
Daarnaast hebben we een aantal nieuwe vrijwilligers mogen verwelkomen
en zijn een aantal vacatures inmiddels weer ingevuld.
Financieel gezond blijven
Om vooruit te kunnen kijken moet je zorgen voor een solide basis. Afgelopen seizoen is dat
op financieel gebied voor het 2e seizoen op rij gelukt.
Dat wil niet zeggen dat we achterover kunnen leunen. Integendeel, het is een continu
aandachtspunt om de inkomsten en uitgaven in balans te hebben en te houden.
Neemt niet weg dat we het afgelopen seizoen een positief resultaat hebben gehaald. Dit door
het realiseren van meer inkomsten dan begroot, terwijl de uitgaven in de lijn van de begroting
hebben kunnen behouden.
Dit positieve resultaat geeft ons de financiële armslag om op technische vlak stappen te
maken komend seizoen , zoals in de inleiding al aangegeven. Desalniettemin is
behoedzaamheid en behoudendheid op zijn plaats.
Tot slot
Zoals aan het begin van mijn verhaal aangegeven zijn we gestart met het realiseren van ons
derde speerpunt en ligt de focus op technische zaken en onze sportieve doelstelling.
Vorig seizoen lag de focus bij de senioren en het “op orde brengen van de organisatie van de
seniorenteams”. Inmiddels zijn we gestart met een structurele verbering van de jeugdafdeling.
De nieuwe basisstructuur staat. De vraag is of we dat als vereniging kunnen volhouden. Dat
moet blijken. Alles heeft tijd nodig. Vertrouwen, discipline en geduld zijn wederom de
sleutelwoorden.
Vertrouwen hebben we zeker als bestuur. Het geduld en de discipline ook. Maar dat kunnen
we niet alleen. En hebben we iedereen bij nodig. We vragen van onze leden en vrijwilligers.
9
Als vervolgens ook de betrokkenheid en saamhorigheid kan worden
verhoogd, dan hebben we een goede basis om uit te groeien tot een
gezonde en florerende dorpsvereniging
Henrie Janssen
voorzitter SC Valburg
Uitgesproken op 17 oktober 2014 tijdens de Algemene Ledenvergadering
10

Download Report