ABCD Laan van Langerhuize 1 1186 DS Amstelveen Telefoon (020) 656 7890 Fax (020) 656 7700 KPMG Advisory Postbus 74500 1070 DB Amsterdam Aan De Heer Jerôme Kolste De heer René Segers-Hoogendoorn Van Thomas Zwiers Datum Ref. 7 februari 2014 14.H00501 Memo Review.docx Review capaciteitsberekening Achtergrond van de opdracht De Samenwerkende Gemeenten Jeugdhulp Rijnmond hebben aan de gemeente Rotterdam gevraagd om de regionale (buitenwijkse) jeugdhulp in te kopen en om met een concreet voorstel te komen hoe de gemeente Rotterdam deze extra taak voor hen gaat uitvoeren. Naar aanleiding van dit verzoek is de werkgroep Regionale Inkoop in het leven geroepen om deze regionale inkoopfunctie uit te schrijven. De organisatie wordt onderdeel van de directie Jeugd en Onderwijs van de gemeente Rotterdam en ondergebracht bij de afdeling Jeugd. Voor het inkoopteam wordt door de gemeente Rotterdam in personele bezetting in FTE voorgesteld: • 6 contractmanagers • 1 juridisch adviseur • 1 subsidiemedewerker • 1 inkoper Aanvullend aan bovenstaande formatie is voor contractmanagement aanvullende formatie nodig voor de ondersteuning van de GR. In lijn met de ondersteuning voor de GR GGD RR wordt dit door de Gemeente Rotterdam geraamd op 1,12 FTE. Uw vraag De Gemeente Rotterdam heeft KPMG gevraagd de berekening van de personele formatie en de kosten te reviewen en de uitgangspunten die u heeft gebruikt te vergelijken met normen die in het veld gebruikelijk zijn. Scope van deze review Onze dienstverlening bestaat uit het reviewen van het ‘voorstel regionale inkoop Rotterdam’, voor wat betreft de capaciteitsberekening en kosten voor de benodigde formatie aan personeel. Het doel van deze adviesopdracht is de berekening en de uitgangspunten die aan de capaciteitsberekening en de kostenberekening ten grondslag ligt te reviewen. Tot de scope van deze opdracht behoort niet het herberekenen en ‘onderbouwen’ van het huidige voorstel. De uitvoering van onze werkzaamheden heeft plaatsgevonden aan de hand van de door u beschikbaar gestelde documenten en spreadsheets. Wij hebben dit als uitgangspunt gehanteerd. Voor de volledigheid merken wij op dat u als opdrachtgever verantwoordelijk bent voor de juistheid en de volledigheid van de aan ons, in het kader van bovengenoemde werkzaamheden, KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is een dochtermaatschappij van KPMG Europe LLP en lid van het KPMGnetwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. ABCD Dienst Maatschappelijke ontwikkeling, Gemeente Rotterdam Review capaciteitsberekening 7 februari 2014 ter beschikking gestelde informatie. Wij hebben aannames over de te verwachten tijdsbesteding per activiteit als een gegeven beschouwd, net zoals de hoeveelheid activiteiten die uitgevoerd moeten worden om te komen tot de te verwachte caseload. De tijdsbesteding is ons inziens organisatiespecifiek en wij hebben in deze review geen onderzoek gedaan naar de efficiency daarvan. Uitgangspunten bij de review Op 21 januari heeft er een telefonische vergadering plaats gevonden met de heer Segers en de heer Kolste. Hierbij zijn een aantal uitgangspunten besproken die de gemeente Rotterdam hanteert. Deze uitgangspunten worden hieronder toegelicht: • De contractmanagers hebben een zorginhoudelijke rol, een beleidsmatige rol, bewaken de middelen, moeten sturing geven aan het inkoopproces en hebben de rol van accountmanager. De contractmanagers worden de spil tussen aanbieders en de gemeenten die aangesloten zijn bij de samenwerking. Dit alles vergt vergaande competenties van de contractmanagers. • Er worden specifieke accountmanagers toegewezen aan de afzonderlijke gemeenten en aanbieders. • Er is een juridisch adviseur nodig binnen de gemeenschappelijke regeling. Er moeten eigen verordeningen worden opgesteld, subsidie afspraken en overeenkomsten gesloten worden. Dit vergt specifieke kennis rondom wet- en regelgeving in het sociale domein. • Er is een inkoper benodigd voor het uitvoeren van onderhandelingen met de aanbieders. • De eerste jaren zullen vooral in het teken staan van het ‘optuigen’ van de organisaties. De eerste jaren wordt er naar verwachting voornamelijk teruggegrepen naar de afspraken die gemaakt zijn in het transitiearrangement en zullen deze verder worden uitgewerkt. Dit is een groeipad naar vernieuwde inkoop van zorg aan jeugd. De eerste jaren is afgesproken ‘de markt niet te openen’. Na een aantal jaar breekt mogelijk meer dynamiek aan wanneer de markt wel wordt opengesteld. Dit betekent dat er de komende jaren continue inzet voor de inkoop benodigd zal zijn. • De GGZ doorloopt een apart traject. Er zijn ontwikkelingen dat deze vorm van jeugdhulp landelijk door Zorgverzekeraars Nederland wordt ingekocht. Deze landelijke inkoop heeft een duur van drie jaar. Deze formatie komt niet te liggen bij de gemeenschappelijke regeling en is daarom niet in het voorstel meegenomen. Hoor en wederhoor Wij hebben twee conceptversies van deze memo met u besproken. Naar aanleiding van telefonische gesprekken en mailwisselingen heeft dit geleid tot wijzigingen die in overleg met u zijn doorgevoerd in de eindversie van deze memo. 14.H00501 Memo Review.docx 2 ABCD Dienst Maatschappelijke ontwikkeling, Gemeente Rotterdam Review capaciteitsberekening 7 februari 2014 Uitvoer van de review Wij hebben deze review in een aantal stappen uitgevoerd.. Wij nemen u mee in stappen die wij in de review hebben uitgevoerd. 1 Te verwachten caseload per type medewerker. U geeft in een nader onderbouwing per mail d.d. 23 januari aan dat de volgende inzet benodigd zal zijn per type medewerker. Dit is op basis van een inschatting van de gemeente Rotterdam. Er is geen verdere gespecificeerde onderbouwing aanwezig die wij kunnen reviewen. Wij hebben ons dan ook verder geen beeld kunnen vormen over de gebruikte uitgangspunten en berekeningen. U geeft aan de volgende caseload te verwachten per week per type medewerker: Inkoper Subsidie medewerker Contactpersoon Beleidsmedewerker/Contractmanager 4,5 uur per aanbieder 4,5 uur per aanbieder 5 uur per gemeente 8 uur per gemeente Verder gaat u er vanuit dat: • Er voor 9 aanbieders voor Jeugd & Opvoedhulp afspraken gemaakt moeten worden voor subsidies • Er moet met 8 aanbieders voor jeugd met een beperking een overeenkomst worden gesloten. • Er zijn 16 gemeenten betrokken in de gemeenschappelijke regeling. • De rol van contactpersoon wordt uitgevoerd door de contractmanager. Dit betekent volgens u dat de uren van de contactpersoon opgeteld kunnen worden bij de contractmanager. Dit betekent dat de volgende aantallen uren per jaar nodig zijn per type medewerker: Type medewerker Inkoper Subsidiemedewerker Contactpersoon Beleidsmedewerker/Contractmanager 14.H00501 Memo Review.docx Uur per aanbieder (17) per week 4,5 4,5 Uur per gemeente (16) per week 5 8 Totaal aantal uren per jaar 3978 3978 4160 6656 3 ABCD Dienst Maatschappelijke ontwikkeling, Gemeente Rotterdam Review capaciteitsberekening 7 februari 2014 2 Benodigde aantal FTE Door de caseload per medewerker uren te delen door de productieve uren wordt inzichtelijk gemaakt wat het benodigde aantal FTE is dat nodig is per type medewerker. Als uitgangspunt voor het aantal productieve uren heeft u als norm 1350 uur per FTE gebruikt. Dit komt ongeveer overeen met de norm uit de handleiding overheidstarieven 2014. Deze handleiding gaat uit van 1375 productieve uren per medewerker per jaar. Dit is inclusief een correctie van 188 uur voor indirect productieve uren. Bij de indirect productieve uren kan gedacht worden aan werkbesprekingen, personeelsaangelegenheden, ondernemingsraden, studieverlof en cursussen, etc. Voor de berekening hanteren wij de norm van 1350 uur. Op basis van de berekening met de normproductiviteit is het volgende aantal FTE nodig per type medewerker. Type medewerker Totaal aantal Productieve uren per jaar uren per fte Aantal FTE Inkoper 3978 1350 2,9 Subsidiemedewerker 3978 1350 2,9 Contactpersoon 4160 1350 3,1 6656 1350 Beleidsmedewerker/Contractmanager Subtotaal 4,9 18772 13,9 Onderstaand overzicht laat het verschil in FTE zien volgens de door ons uitgevoerde berekening en de inschatting van het aantal FTE volgens de gemeente Rotterdam. Dit laat een relatief groot verschil zien. Op basis van de door ons uitgevoerde berekening is ruim 5,8 FTE meer nodig. Dit ligt niet in lijn met de inschatting van de gemeente Rotterdam in het voorstel. Type medewerker Inkoper Subsidiemedewerker Contactpersoon Beleidsmedewerker/Contractmanager Subtotaal Aantal FTE volgens berekening Aantal FTE volgens Rotterdam Verschil 2,9 2,9 3,1 4,9 1 1 1,9 1,9 6 2 13,9 8 5,8 Verder verwacht de Gemeente Rotterdam 1 FTE nodig te hebben voor een juridisch medewerker. Aanvullend aan bovenstaande formatie is volgens de Gemeente Rotterdam voor contractmanagement aanvullende formatie nodig voor de ondersteuning van de GR. Dit wordt geraamd op 1,12 fte. Dit bestaat uit 0,72 FTE als accountmanager voor de GR en 0,4 FTE aan secretariële ondersteuning (secretaresse). Voor de caseload van deze functies is 14.H00501 Memo Review.docx 4 ABCD Dienst Maatschappelijke ontwikkeling, Gemeente Rotterdam Review capaciteitsberekening 7 februari 2014 geen verdere onderbouwing beschikbaar. In totaal betekent dit dat de volgende aantal FTE benodigd is. Type medewerker Aantal FTE Inkoper 2,9 Subsidiemedewerker 2,9 Contactpersoon 3,1 Beleidsmedewerker/Contractmanager 4,9 Juridisch medewerker 1,0 Accountmanager GR 0,72 Secretariële ondersteuning 0,4 Totaal 16,0 De 16 FTE die volgens de berekening benodigd is op basis van de aannames van de gemeente Rotterdam is aanzienlijk hoger dan het aantal van 10,12 FTE dat de gemeente Rotterdam voorstelt. 3 Inschaling van de medewerkers. U heeft de volgende inschaling aangegeven van de medewerkers. Functie Inkoper Subsidiemedewerker contr .manager (3 FTE) contr .manager (3 FTE) Juridisch adviseur secretaresse accountmanager GR Schaal 12 10 11 12 12 7 13 Deze inschaling is in eerste instantie vergeleken met het door u aangereikte: “Functieboek Dienstencentrum Facilitair” d.d. 9 december 2013. De Gemeente Rotterdam heeft in eerste instantie aangegeven dat de inschaling die hierin is vermeld representatief is voor de inschaling voor de regionale inkoopfunctie. Uit de vergelijking met het “Functieboek Dienstencentrum Facilitair” blijkt dat er een groot aantal functies niet teruggevonden kunnen worden in dit Functieboek. Volgens het Functieboek lijken contractmanagers in schaal 12 ingeschaald te worden, terwijl Rotterdam er voor de inkooporganisatie er voor kiest om 3 FTE in te schalen in schaal 11 en 3 FTE in te schalen in schaal 12. Schaal 11 lijkt op basis van de vergelijking te laag. De secretaresse is aangenomen als ‘management assistent’ hierbij hoort een inschaling in schaal 7 dit komt overeen. De andere functies zijn niet opgenomen in het functieboek. Uiteindelijk zijn er ook andere functieboeken aangereikt voor de overige functies die niet terug te vinden zijn in het “Functieboek Dienstencentrum Facilitair”, namelijk het inkoopboek voor de dienstencentra: Fnanciën, Juridisch en inkoop. Hier kan opgemerkt 14.H00501 Memo Review.docx 5 ABCD Dienst Maatschappelijke ontwikkeling, Gemeente Rotterdam Review capaciteitsberekening 7 februari 2014 worden dat de vergelijking met de functieboeken niet aansluit met het voorstel van de gemeente Rotterdam voor functies van de inkoper en de subsisidiemedewerker. De vergelijking wordt in onderstaand overzicht weergegeven. Functie Schaal Inkoper 12 Subsidiemedewerker 10 Contr manager (3 FTE) Contr manager (3 FTE) 11 12 Juridisch adiseur 12 Secretaresse Accountmanager GR 4 7 13 Functie uit functieboek Inkoper Subsidieadministrateur Contractmanager Juridisch adviseur Management assistent Niet opgenomen Inschaling functieboek Functieboek Inkoop 11-10-8 Financiën 8-7 Facilitair 12 Juridisch 9-12 Facilitair 7 - - Toerekening van overhead aan directe kosten De gemeente Rotterdam beschikt over tarieven die gebruikt worden voor gemeentelijke samenwerking. De gemeente Rotterdam geeft aan dat in het verleden afspraken zijn gemaakt om deze tarieven te hanteren. De gemeente Rotterdam geeft aan dat deze tarieven zijn gehanteerd in de berekening van de totale kosten. Uitgaande van de formatie die de gemeente Rotterdam heeft voorgesteld is een berekening van de totale kosten gemaakt om te komen tot totale (integrale) kosten per medewerker. Des gevraagd kon de gemeente Rotterdam geen inzage geven in de opbouw van de overhead kosten naar de medewerkers die in de tarieven zijn gehanteerd. De berekeningen zijn gebaseerd op basis van een kostprijsmodel waar wij geen inzage in konden hebben voor deze review. Wij kunnen daarom niet toetsten of aannames en berekeningen kloppen. Ter illustratie, wanneer wij uitgaan van de door de gemeente Rotterdam toegezonden wijziging van het bezoldigingsbesluit 1993 vastgesteld op 31 juli 2012, dan komen wij uit op de salariskosten per jaar per FTE per functie. Wij hebben hierbij aangenomen dat gemiddeld medewerkers in periodiek 6 worden ingedeeld (dit ongeveer de helft van de schaal). Vervolgens corrigeren wij voor sociale lasten. Hiervoor hanteren wij als aanname een percentage van 34%. 14.H00501 Memo Review.docx 6 ABCD Dienst Maatschappelijke ontwikkeling, Gemeente Rotterdam Review capaciteitsberekening 7 februari 2014 Als we dit vervolgens vergelijken met de kosten per FTE die de gemeente Rotterdam hanteert in de gehanteerde (vastgestelde) tarieven dan komen wij op een opslag voor indirecte kosten (overhead materieel en personeel + overige personele kosten) variërend van 118% tot 191%. Het onderstaande overzicht illustreert dit: Functie Schaal Inkoper Subsidiemedewerker contr manager (3 FTE) contr manager (3 FTE) Juridisch adviseur Secretaresse Accountmanager GR Salariskosten (periodiek 6) EUR 12 10 11 12 12 7 13 Incl soc. Lasten 34% EUR Kosten volgens Rotterdam EUR 71.894 52.887 61.956 71.894 71.894 37.595 78.872 161.581 124.807 135.337 161.581 161.581 109.242 177.889 53.652 39.468 46.236 53.652 53.652 28.056 58.860 Verschil EUR absoluut % indirecte kosten 89.687 71.920 73.381 89.687 89.687 71.647 99.017 125% 136% 118% 125% 125% 191% 126% Verder is het, door het ontbreken van verdere onderbouwing, niet te toetsen of alle medewerkers beschouwd moeten worden als een medewerker met directe taken. Een secretaresse kan bijvoorbeeld ook aangemerkt worden als overhead. Dit zou betekenen dat een secretaresse in de indirecte kosten als overhead wordt meegenomen en niet als een medewerker met ‘directe’ taken. 5 Budget in relatie tot uitvoeringskosten De gemeente Rotterdam heeft het percentage budget t.o.v. de uitvoeringskosten uitgerekend. Het totale budget is volgens de gemeente Rotterdam als volgt opgebouwd: Sector Budget Rotterdam JB/JR/AMHK Jeugd & Opvoedhulp J-GGZ Jeugd met een beperking Totaal Budget overige regiogemeenten TOTAAL 22.800.000 12.600.000 35.400.000 25.370.364 17.710.708 43.081.072 5.021.498 11.160.494 16.181.992 5.479.584 2.509.681 7.989.265 58.671.446 43.980.383 102.651.829 Hierbij valt wel op te merken dat er momenteel over gesproken wordt om de J-GGZ te laten inkopen door de zorgverzekeraars. De gemeente Rotterdam heeft een totaal bedrag berekend aan uitvoeringskosten van EUR 1.510.500. Dit betekent dat de uitvoeringskosten ten 14.H00501 Memo Review.docx 7 ABCD Dienst Maatschappelijke ontwikkeling, Gemeente Rotterdam Review capaciteitsberekening 7 februari 2014 opzichte van het totaal budget 1,5% bedragen. Wanneer het budget voor J-GGZ niet meegenomen wordt in de berekening dan bedraagt dit 1,7%. Vergelijkingen met andere organisaties zijn moeilijk te maken. Er is nog geen ervaring met dezelfde inkooporganisaties met dezelfde taken bij gemeenten. Dit geeft deels ook de complexiteit weer waar gemeenten nu mee te maken hebben en wat mogelijk vraagt om extra inzet van personeel. Ter illustratie de Stadsregio Amsterdam had in 2012 ongeveer 0,7% aan uitvoeringskosten voor het provinciale deel voor zorg aan jeugd. Als vergelijking het totaal aan zorgkantoren heeft ongeveer 0,7% uitvoeringskosten 1 ten opzichte van het totale AWBZ budget (2013), maar dit gaat verder dan alleen de functie inkoop (bijvoorbeeld ook afhandeling declaraties en verantwoording, PGB’s, kwaliteitsbeleid, etc). Verder zal ook de relatief grote schaal waarop de AWBZ wordt uitgevoerd mogelijk leiden tot kosten voordelen. 1 Hier is uitgegaan van de budgetten voor de AWBZ te benaderen via: http://www.cvz.nl/binaries/hst%3Ahst/hst%3Asites/zinlwww/hst%3Acontent/verzekering/exploitatie/exploitatie/exploitatie/zinl%3Aparagraph%5B2%5D/zinl%3Adocuments/1401-exploitatie-awbz-20022013/Exploitatie+AWBZ+2002-2013.xls Voor de totale budget voor de AWBZ (2013) is uitgegaan van 27 miljard en de beheers- en uitvoeringskosten van EUR 183 miljoen. 14.H00501 Memo Review.docx 8
© Copyright 2024 ExpyDoc
