NOTULEN van de vergadering van de Vereniging tot beheer

NOTULEN van de vergadering van de
Vereniging tot beheer Gemeenschappelijke Vorzieningen Park Duinland
d.d. 1 november 2014
1.
OPENING EN MEDEDELINGEN
Opening:
De heer Albert Wegman, voorzitter, opent de vergadering om 10.40 uur en heet iedereen welkom. Hij
stelt voor aan de vergadering: mw. Bernadette Verheggen, die door het bestuur wordt voorgedragen
als nieuwe penningmeester. Mw. Martine Wijn is niet aanwezig om te vertalen. Hij verzoekt de Duitse
leden om de hand op te steken als er iets vertaald moet worden.
Mededelingen:
De volgend leden hebben zich afgemeld voor deze vergadering:
Bankamp-Kaufmann (25), Bartelings(10), van Bekkum (92), Bode (147), Brause (105), Brouwer
(13), Clapham (114), Erven Brouwers (106), Van Es (186), Hahn (145), De Heutger (160),
Kersting (63), Krug (107), Leygraaf (189), Maissan (130), Michels (75), Mol (8), Mol (93),
Nottinger (24), Pouwe (56), Ruloff (42), Schüler (96), Sievers (173), Tiemstra (155), Valkhoff (18),
Vink-de Vries (79), Wiegmann-Kropp (29), Zaddach (102).
Het grofvuilhok blijft een probleem:
 Legen van het hok kost ruim € 2000,-per keer. Om de kosten te drukken moet grof vuil zoveel
en zo goed mogelijk gestapeld worden.
 Geen bouwafval in het grofvuilhok a.u.b. Als we kunnen traceren van wie het bouwafval is,
zullen we de bewoner erop aanspreken. Het bestuur heeft ook de zin van een grofvuilhok
besproken. Voorlopig blijft het zo, maar bij problemen en hoge kosten gaan we wellicht
stemmen of het hok moet blijven.
Het bestuur heeft een rechtsbijstandsverzekering voor zaken binnen de vereniging afgesloten.
Met deze verzekering kunnen op te stellen of te nemen procedures en documenten door een
advocaat worden getoetst.
Het grasveldje achter ‘Grutto’, aan de oostkant, wordt door het laden en lossen steeds opnieuw
kapot gereden en zal jaarlijks moeten worden hersteld. Daarom wordt dit stuk afgesloten. Ook
het stuk naast de tennisbaan is slecht en wordt voor de winter afgesloten. Mw Yvonne Smudde
149) stelt dat het laden en lossen voor de mensen achterin het park op die manier ernstig
bemoeilijkt wordt en vindt dit geen goed idee. Het bestuur stelt voor af te sluiten met een
uitneembare paal.
De website wordt steeds meer als communicatiemiddel gebruikt. Ook de stukken voor de
vergaderingen kunt u er vinden. Graag regelmatig kijken voor actuele informatie. U kunt ook via
de website vragen stellen en zaken melden aan het bestuur.
Op verzoek van de zaal biedt Mw Yvonne Smudde (149) zich aan om te vertalen.
2. INGEKOMEN EN UITGAANDE STUKKEN
Ingekomen stukken:
a.
Rapport ‘Groen moet je doen’ van het Landschap Noord-Holland (LNH);
b.
Een verzoek van GDF-Suez voor het plaatsen van 8 windmolens van ongeveer 100 m. hoog (3
MW). Gaat de gemeente Schagen akkoord, dan maken de recreatieondernemingen gezamenlijk
bezwaar. Op 10 november is een raadszitting, live te volgen op internet. U vindt de brief en de
plattegrond op de website. Eventueel gemaakt bezwaar komt op de website.
3. VASTSTELLEN NOTULEN VAN DE VERGADERING d.d. 17 mei 2014
N.a.v: 1e deel van de vergadering, pag. 1:
Dhr. Peter Heller, nr. 99: stelt dat eerdere besluitvorming niet is meegenomen in het huidige HHR.
Genomen besluiten blijven altijd gelden. Het bestuur meent dat het nieuwe HHR alle eerdere besluiten
omvat. Dhr. Heller meent dat er een 8-tal besluiten niet zijn meegenomen. De voorzitter nodigt de heer
Heller uit deze besluiten ter beschikking te stellen van het Bestuur en zal vervolgens samen met dhr.
Peter Heller eventueel gemiste oude besluiten inventariseren. Het onderwerp komt terug in de
volgende vergadering.
N.a.v. 2e deel van de vergadering: geen opmerkingen.
Het verslag is ongewijzigd vastgesteld.
pagina 1 van 5
NOTULEN van de vergadering van de
Vereniging tot beheer Gemeenschappelijke Vorzieningen Park Duinland
d.d. 1 november 2014
4. VAN DE BESTUURSTAFEL
Benoeming penningmeester mw. Bernadette Verheggen
Dhr. Albert Wegman stelt mw. Bernadette Verheggen (nr. 101) voor en geeft haar het woord. Mw.
Bernadette Verheggen is hoofd van de afd. Planning & Control van het Ontwikkelingsbedrijf bij de
gemeente Amsterdam (OGA). Het OGAverstrekt en verpacht grond aan ontwikkelaars en richt de
openbare ruimte in. Zij is dus vertrouwd met de wereld van cijfers, aannemers, offertes etc. Zij hoopt
en vindt het leuk om iets voor het park te kunnen betekenen en samen met u een mooi en financieel
gezond park in stand te houden. Mw. Bernadette Verheggen wordt met applaus benoemd tot
penningmeester.
Voortgang annexatie
Er is een 20-tal annexaties geconstateerd. Het bestuur is in gesprek gegaan met de betreffende leden
en op 1 annexatie na is alles opgelost. In twee gevallen is er sprake van verjaring. Dat betekent dat
deze twee leden 20 jaar lang geen bericht van het bestuur hebben ontvangen over de annexatie en de
grond hen wettelijk toebehoort. Het bestuur is nog wel in gesprek met de bewoners. Een aantal leden
moet bij verkoop van het huisje de geannexeerde grond teruggeven aan het park. De oorspronkelijke
kadastergrenzen worden dan hersteld. Deze leden krijgen in november 2014 een gebruikersovereenkomst toegestuurd waarin staat dat de grond ‘om niet’ in gebruik is en bij verkoop in de
kadastrale staat teruggebracht moet worden. Door middel van deze gebruikersovereenkomsten is
e.e.a. dan gedocumenteerd in de ledenadministratie. Het bestuur is nu anderhalf jaar bezig met
annexaties en doet een beroep op alle leden om zelf bij hun huisje te bezien of er grond geannexeerd is.
Er komt een kadasterkaart of een ander document van Ruimtelijk Ordening op de website waarop u de
werkelijke kadastrale grenzen kunt zien. Is er bij uw huisje sprake van annexatie, dan stelt het bestuur
het op prijs als u dit meldt. U krijgt dan ook een Gebruikers-overeenkomst toegestuurd. Op voorstel
van dhr. Gertjan Kerkhof (101) zal het bestuur bij de advocaat informeren of er juridische
mogelijkheden zijn om leden te verplichten het te melden als er grond geannexeerd blijkt.
Voortgang tennisbaan
Tijdens de vorige ledenvergadering is een commissie Tennisbaan opgericht. De commissie had de
opdracht om het onderhoud en de financiën in kaart te brengen. Er is nog geen plan, het bestuur neemt
de opdracht terug. Eind november zit het bestuur met de gemeente en andere parken om de tafel om
te bekijken of er zaken gezamenlijk georganiseerd kunnen worden. Te denken valt bijvoorbeeld aan:
riolering, tennisbaan en groenbeheer. Het onderwerp komt terug op de volgende ledenvergadering.
Benoeming lid kaskommissie
Dhr. Wil Sierhuis (200), lid van de kascommissie, attendeert het bestuur erop dat mw. Greetje van
Spijker (13a) nog benoemd moet worden als nieuw lid van de kaskommissie. Mw. Greetje van Spijker
stelt zich kort voor en wordt vervolgens met applaus benoemd.
5. BEGROTING 2015
Begroting 2015 en toelichting
De penningmeester licht toe: Zoals in de toelichting is te lezen, is de financiële reserve te mager
geworden. De oorzaak daarvan is het opvangen van calamiteiten en grotere uitgaven als de slagbomen,
reparaties aan het riool en ander niet regulier onderhoud. De afspraak in de Vereniging is dat de
reserve minimaal eenmaal de omslagheffing is. Besturen hebben getracht te werken met een reserve
van ongeveer 120.000 euro. De huidige reserve (van circa € 67.000 eind 2013) is te laag, er is een te
kwetsbare positie ontstaan om calamiteiten op te vangen. Daarom stelt het bestuur voor om voor het
jaar 2015 een jaarbijdrage te vragen van € 750 i.p.v. € 475; € 500 als reguliere bijdrage 2015 en €
250 ter aanvulling van de reserves. De buffer is dan aangesterkt naar € 110.000 en een stelpost van €
50.000 voor eventuele noodzakelijke reparaties naar aanleiding van inspectieresultaten. Het bestuur
licht toe n.a.v. diverse vragen uit de zaal:
Het voorstel betreft een eenmalige extra bijdrage in 2015, niet een jaarlijkse verhoging, om te
sparen. Dit is conform eerdere besluitvorming in ledenvergaderingen, immers de afspraak is
dat de reserve eenmaal de omslagheffing is en voor grote projecten een extra bijdrage wordt
gevraagd.
Zaken als reparaties aan de slagbomen, riolering en andere noodzakelijk reparaties die niet
kunnen wachten, komen niet ten laste van de gewone begroting.
pagina 2 van 5
NOTULEN van de vergadering van de
Vereniging tot beheer Gemeenschappelijke Vorzieningen Park Duinland
d.d. 1 november 2014
-
De stelpost van € 50.000 is niet voor de inspecties maar om de eventuele gevolgen
ervan aan te kunnen pakken.
We hebben niet kunnen constateren dat de schade bij het elektriciteitshuisje door
bouwwerkzaamheden is veroorzaakt. We hebben de schade dus ook niet kunnen verhalen.
Ledenvergaderingen besluiten hoe de reserve gebruikt wordt. Het is dus niet zo dat u betaalt
terwijl u niet weet waar het geld aan besteed wordt.
De extra 250,- euro volgens voorstel van dhr. Derks in twee termijnen betalen, geeft veel
administratie. Het bestuur heeft de voorkeur voor betalen van € 750 in één keer maar
leden kunnen -zoals dhr. De Ruiter voorstelt- indien nodig de € 250 ook in augustus betalen.
Op de factuur wordt deze uitsplitsing ook zichtbaar gemaakt..
Dhr. Wil Sierhuis complimenteert het bestuur voor de nauwgezette uiteenzetting. Persoonlijk wil hij
niet verrast worden door onvoorziene grote uitgaven en voorbereid zijn op de toekomst.
Het bestuur vraagt de leden vervolgens om te stemmen over:
1. de begroting 2015 met daarin een omslagheffing van € 500: de vergadering stemt vóór.
2. een eenmalige bijdrage van € 250, eventueel te betalen in augustus 2015 maar bij voorkeur
gelijk in februari: de vergadering stemt vóór.
De voorzitter spreekt namens het bestuur uit erg gelukkig te zijn met deze uitslag, gezien de zorgelijke
situatie. Hij stelt voor een kwartier te pauzeren.
(12.15 uur) De voorzitter heropent de vergadering. Tijdens de pauze zijn er vragen gesteld over
opgehangen tekeningen waarop mogelijke verbouwingen van de patiowoningen staan. De voorzitter
stelt voor dat leden bij dhr. Johan Kamstra (245) [email protected] of bij het secretariaat
hun naam doorgeven als zij een bijeenkomst willen bezoeken waar Courage hen uitleg geeft over de
opties. Begin volgend jaar wordt een bijeenkomst met het architectenbureau georganiseerd. Nadere
informatie op de website. Dit valt buiten de vergadering.
6.
MEERJARENONDERHOUDSPLAN
Mw. Bernadette Verheggen licht toe: Het MJOP is opgesteld om inzicht te geven waar we de komende
jaren mee te maken kunnen krijgen: hoe oud zijn de voorzieningen en wanneer moeten ze vervangen
worden? Het voorliggende plan is nog niet definitief want er zijn nog geen inspecties geweest, het is
een indicatie. De bedragen zijn naar beste weten opgesteld, sommige zijn exact, sommige zijn door
externen ingeschat. De cijfers zijn ook op basis van ervaring van andere parken.
De komende maanden gaat het Bestuur inventariseren wat er noodzakelijk is, wat het kost en wat de
financieringsmogelijkheden zijn. In de voorjaarsvergadering van 2015 krijgt u de resultaten hiervan
gepresenteerd. Tijdens deze voorjaarsvergadering beslist u welk onderhoud of vervanging in 2016
moet gebeuren, wat prioriteit heeft en welke financiële scenario’s we gaan hanteren. Hiervoor betaalt
u in 2016 een extra eenmalige bijdrage of er moet in de vergadering voor een ander systeem dan het
huidige worden gekozen. In het MJOP is ook zichtbaar wat de uitgaven naar verwachting de komende
jaren zullen zijn.
Het bestuur tracht door een logische volgorde van werkzaamheden zoals waterhuishouding en
bestrating, e.e.a. slim te organiseren en met meerdere offertes de kosten te drukken.
Zodoende kunnen we de komende jaren steeds een jaar van tevoren beslissen wat er aan onderhoud
noodzakelijk is welke extra bijdrage we hiervoor nodig hebben.
Als toelichting op vragen uit de zaal:
Het bestuur benadrukt dat er geen sprake is van een vijfjarenplan. De ledenvergadering
bepaalt op basis van de huidige systematiek elk jaar opnieuw of er het volgende jaar iets gaat
gebeuren, wat prioriteit heeft en of er een bijdrage nodig is en hoe hoog deze moet zijn.
Dhr. Dirk Koster licht toe dat de indicatieve kosten voor de riolering ook al rekening houden
met meerkosten, zoals werkzaamheden bij een hoge waterstand.
Het bestuur neemt het voorstel om gezien de lage rentestand een lening af te sluiten mee,
maar is zeer behoedzaam v.w.b. financiering op de lange termijn.
Het bestuur neemt het voorstel over om ook landelijk offertes aan te vragen, omdat deze
behoorlijk kunnen verschillen.
pagina 3 van 5
NOTULEN van de vergadering van de
Vereniging tot beheer Gemeenschappelijke Vorzieningen Park Duinland
d.d. 1 november 2014
Het bestuur wordt in de financiële scenario’s ondersteund door de accountant.
Het bestuur benadrukt dat de onderwerpen in het MJOP nog niet definitief zijn.
Het bestuur vraagt de leden of ze het MJOP ondersteunen en of het bestuur in mei met een plan van
aanpak moet komen.
De vergadering complimenteert het bestuur voor de inventarisatie en stemt onder applaus in met het
voorstel van een nadere uitwerking van het MJOP.
7.
HANDHAVING
Het bestuur heeft niet de taak als politie op te treden; toch is handhaving van het HHR nodig. Het
protocol gaat op dit moment alleen over de thema’s:
bouwwerkzaamheden tijdens de zomer;
verhuur aan seizoenarbeiders;
extreme geluidsoverlast tussen 22.00-08.00 uur.
Het bestuur gaat ervan uit dat bewoners altijd zelf een eerste stap zetten: onderling afstemmen. Het
bestuur licht toe n.a.v. vragen uit de zaal:
Het protocol is bedoeld voor excessen, b.v. er worden grote luidruchtige feesten gehouden en
aanspreken helpt niet.
Politie kan niet optreden op het park omdat het privaat terrein betreft.
De eigenaar blijft bij verhuur altijd verantwoordelijk, die is immers op de hoogte aan wie het
huisje wordt verhuurd.
De genoemde boetes zijn maximale bedragen. Ze zijn hoog, maar hopelijk niet nodig. Wordt
er niet betaald, dan geeft het bestuur de vordering uit handen.
Het bestuur zal n.a.v. de suggesties het protocol aanvullen en aanscherpen en brengt deze opnieuw in
op de volgende vergadering.
8.
‘GROEN MOET JE DOEN!’ – RAPPORT LANDSCHAP NOORD-HOLLAND (LNH)
Het bestuur is heel tevreden over het plan. De kosten voor de uitvoering bedragen 80.000,- euro; LNH
draagt circa 40% bij aan subsidie, waardoor de kosten teruggebracht worden naar ong. 50.000,- euro,
verspreid over circa vier jaar. Het plan hoeft niet in één keer te worden uitgevoerd, maar kan ook
gefaseerd in vier/vijf jaar. Een uitgangspunt is dat de onderhoudskosten niet hoger worden dan de
huidige kosten.
Er zijn twee mogelijkheden:
1. Het plan onderdeel laten uitmaken van het MJOP;
2. Het plan naar voren trekken.
Het bestuur beaamt dat de ontmoetingsplek niets met groenvoorziening te maken heeft, maar wel met
herindeling en beleving van het park. Dit onderdeel zou door een commissie die met de architect gaat
praten, kunnen worden besproken.
De vergadering is eerst van mening dat het plan niet moet worden uitgevoerd, maar besluit daarna het
plan met uitsluiting van de ontmoetingsplek op te nemen als onderdeel van het MJOP.
9.
WATERBEHEER
Achterstallig onderhoud is hersteld, de egalementsloot is in orde, de afvoer loopt goed. De regen levert
behoorlijke wateroverlast op, er zal een goede hemelwaterafvoer moeten worden gemaakt. In de
meivergadering van 2015 wordt een advies en een plan gepresenteerd.
10.
HERSTRUCTURERING VAN HET PARK
Is behandeld onder 8.
11.
VASTSTELLEN DATUM VOORJAARSVERGADERING 2015
De voorjaarsvergadering wordt vastgesteld op 16 mei 2015.
12.
RONDVRAAG EN SLUITING
Het bestuur zet graag een aantal mensen in het zonnetje. Veel dank aan:
- de heer Siegfried Wirtgen, die de website onderhoudt.
pagina 4 van 5
NOTULEN van de vergadering van de
Vereniging tot beheer Gemeenschappelijke Vorzieningen Park Duinland
d.d. 1 november 2014
- de heer Johan Kamstra voor het bijhouden van de ledenadministratie, en
- Annie van Kuppevelt voor alle hand- en spandiensten.
Het bestuur overhandigt hen onder applaus een presentje.
Rondvragen:
- Hoeveel m² kan worden gebouwd op een perceel? Dat staat in het HHR en het bestemmingsplan.
- Wie betaalt beschadigde bestrating? Als bestrating wordt veroorzaakt door bouw, wordt de
schade na afloop van de bouw verhaald op de veroorzaker.
- Er zijn schuttingen geplaatst op het park. Dat mag toch niet? Nee, dat mag inderdaad niet maar het
bestuur beperkt zich tot handhaven van de drie genoemde zaken onder punt 7.
- Dhr. Cor De Ruiter: de postvakken in de wassalon worden vernieuwd. Permanente bewoners krijgen
een afsluitbare brievenbus en betalen hier een eigen bijdrage voor. De huidige brievenbus is mijn
eigendom. Ik ga akkoord met vernieuwing maar maak bezwaar tegen de eigen bijdrage.
Bestuur: we richten de wassalon in zoals voorgesteld, met een nieuwe brievenbus tegen een
gereduceerde prijs voor de vaste bewoners
- Dhr. Sietse Derks (103): complimenten aan het bestuur voor de voortvarende manier aan aanpakken.
Vertaling voor de Duitse leden moet echter niet afhankelijk zijn van de goodwill van één aanwezige.
Graag een Duitse vertaler aan de tafel van het bestuur tijdens de vergaderingen. Het Bestuur zegt toe
opzoek te gaan naar een vaste vertaler die de gehele vergadering zal vertalen.
Het bestuur dankt voor de suggestie en sluit de vergadering om 13.30 uur.
pagina 5 van 5

Download Report