Startnotitie Aan : Fractievoorzitters Bussum, Muiden, Naarden Van : Griffiers Bussum Muiden Naarden Onderwerp : Startnotitie Herindeling voor Gemeenteraden (Notitie over Rol van raden bij herindeling) Datum : 16 januari 2014 Inleiding Op 5 november 2013 heeft Gedeputeerde staten van Noord Holland een advies gestuurd aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) over de bestuurlijke toekomst van de regio Gooi en Vechtstreek. Daarmee is de procedure gestart om de Gooise gemeenten Naarden, Muiden en Bussum samen te voegen. Het streven is dat de nieuwe gemeente per 1 januari 2016 een feit is. De gemeentebesturen zijn conform de Wet Arhi gehouden de fusie daadwerkelijk voor te bereiden. Aan de gemeenteraad van Muiden, Naarden en Bussum wordt een voorbereidingsbudget gevraagd om een start te kunnen maken met de voorbereidingen van het herindelingstraject. De benodigde voorbereidende activiteiten zijn benoemd en gepland in het door de colleges van B&W vastgestelde plan van aanpak Herindeling NMB. Dit plan wordt bij het raadsvoorstel voorbereidingskrediet ter informatie aangeboden. De griffiers stellen voor de raadseigen aspecten een aparte notitie voor. Deze notitie ligt nu voor u. Hierin wordt beschreven welke rol raadsleden/raden hebben in de projectorganisatie om te komen tot een nieuwe gefuseerde gemeente. Besluitvorming in korte lijnen en zoveel mogelijk gemeenschappelijk Bij fusies moet er ontzettend veel in gang worden gezet. Het is gewoon een intensief proces. Doel is dan ook om de drie raden goed ‘in stelling te brengen’ voor de noodzakelijke besluitvorming. Er wordt ingezet op een besluitvormingsstructuur (en cultuur) die zoveel mogelijk uitgaat van: 1. gemeenschappelijk proces van advisering en besluitvorming door (vertegenwoordigers van) de drie raden; tenslotte gaan we gezamenlijk een fusie in; 2. optimale aansturing en invloed van de raad op de ‘raadseigen’ onderwerpen; 3. een per fusieonderwerp zorgvuldig en efficiënt besluitvormingstraject en bijbehorende doorlooptijd. Wij stellen ons de volgende projectorganisatie voor: Let op: deze wijkt af van het schema in het Plan van Aanpak; daarin komt het besluitvormingsproces door de raden wat ons betreft niet goed naar voren en is verwarring over de positie van GO/BOR die aan dezelfde kant als raden staan ipv colleges en raden aan dezelfde kant. 140204 2014-01 Startnotitie Herindeling voor Gemeenteraden BuMuNa v1 2 (2) 1 Werkgroepen raadseigen producten Lijnorganisaties Burgers, Bedrijven, Instellingen Gezamenlijk Presidium Raden Gemeensch. Overleg 3 Raden Griffiers Bijzonder Georganiseerd Overleg Stuurgroep Bijzondere Ondernemingsraad Projectgroep Colleges Management Werkgroepen Medewerkers besluitvormend voorbereiden informeren adviseren De twee centrale besluitvormingslijnen in de projectorganisatie zijn die tussen Project- en Stuurgroep (“intern”) en die tussen het Gezamenlijk Presidium en de drie afzonderlijke Raden (“extern”). De eindverantwoordelijkheid van de drie gemeenteraden komt hiermee nadrukkelijk tot uitdrukking. Gemeenschappelijk Overleg 3 Raden Normaal loopt de besluitvorming via een presidium/agendacommissie/seniorenconvent, raadscommissie danwel voorronde, en daarna raad. Nu wordt voorgesteld een Gezamenlijk Presidium in te stellen. Dit gez. Presidium stuurt voorstellen vervolgens rechtstreeks naar de drie raden. Ter voorbereiding op de besluitvorming in de drie afzonderlijke raden, kan het gez. Presidium een Gemeenschappelijk Overleg 3 Raden bijeenroepen om hen te informeren en te overleggen. Burgerparticipatie vindt in een eerder stadium plaats (zie schema bij Burgers, Bedrijven, Instellingen). Het gemeenschappelijk overleg 3 raden wordt voorgezeten door een van de huidige raadsvoorzitters (burgemeesters) (en deze is ook voorzitter van het Gez. Presidium). Om de gezamenlijkheid en doorlooptijd te optimaliseren wordt voorgesteld om een gezamenlijk vergaderschema op te stellen voor de voorstellen die de herindeling betreffen. Dit schema fungeert dus parallel aan de schema’s van de afzonderlijke raden. Daarbij kunnen op één avond voorstellen eerst in het gezamenlijk Overleg 3 Raden worden besproken. Als dit afdoende besproken is, kunnen direct aansluitend (na een korte schorsing) drie aparte raadsvergaderingen plaatsvinden (parallel of opeenvolgend) waarin besluitvorming over de voorstellen kan plaatsvinden. Onverlet wordt steeds gestreefd naar eenduidige informatie en voorstellen/stukken voor de 3 raden en ook naar besluitvorming die in de 3 gemeenten zoveel als mogelijk qua datum en tijdstip dicht bij elkaar vallen. Rol Gezamenlijk Presidium De individuele raden kunnen te allen tijden zelfstandige beslissingen nemen. Zij zijn eindverantwoordelijk. Het gez. Presidium fungeert als belangrijke intermediair hierin. De colleges van burgemeester en wethouders zijn normaliter verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan hun gemeenteraad. Waar het de herindeling betreft, is een vorm van gezamenlijkheid tussen 140204 2014-01 Startnotitie Herindeling voor Gemeenteraden BuMuNa v1 2 (2) 2 de gemeenteraden wenselijk. Het gez. Presidium komt periodiek bijeen om bijgepraat te worden over de stand van zaken en de adviezen die aan de afzonderlijke Raden worden voorgelegd. De voorstellen kunnen komen vanuit de Stuurgroep (‘gezamenlijk college’) of via de eigen werkgroepen van de raden (waar het de raadseigen producten betreft). Het gez. Presidium geleidt de voorstellen door naar het gemeenschappelijk overleg 3 Raden en naar de afzonderlijke Raden. Uiteraard zullen de raden, daar waar er op grond van het dualisme een rol is weggelegd, ook in het voorbereidingsproces zelf worden betrokken. De informatie die de leden van het Gez. Presidium ontvangen zal in principe gelijktijdig aan de overige raadsleden ter beschikking worden gesteld. Doel Gezamenlijk Presidium: 1. Agendacommissie voor besluitvormingstraject naar afzonderlijke raden, zowel voor stukken die vanuit de stuurgroep komen als de raadseigen stukken die vanuit werkgroepen van de raden komen. 2. Eenduidige besluitvorming in de afzonderlijke gemeenteraden voorbereiden en bewerkstelligen. Voor de nieuwe gemeente van belang dat belangrijke besluiten op een breed politiek en bestuurlijk draagvlak kunnen rekenen. Formele besluitvorming vindt plaats in afzonderlijke raden. 3. Fungeren als klankbord voor de Stuurgroep waar het (politiek/bestuurlijk) gevoelige onderwerpen betreft (vooral op proces!) Samenstelling en eigenschappen Gezamenlijk Presidium: • 2 vertegenwoordigers (fractievoorzitters) per gemeenteraad, liefst coalitie én oppositie • Griffiers zijn adviseur van het gez. Presidium. • Gez. Presidium vergadert in openbaarheid, tenzij beslotenheid vereist is (‘broedplaats’); de besluitenlijsten van Gez. Presidium zijn openbaar. • De voorzitter is een van de huidige raadsvoorzitters (burgemeesters); deze is tevens voorzitter Overleg 3 Raden Gez. Presidium bereidt in ieder geval de besluitvorming van de raden voor op de volgende onderwerpen: o Werkwijze gemeenteraad / vergaderstructuur (al dan niet vorm van politieke markt, commissies) o Huisvesting nieuwe gemeenteraad o Inrichting griffie o Werving, selectie, (voorbereiden) benoeming (beoogd) griffier o Reglement van Orde gemeenteraad o Zonodig Verordening op commissies (afhankelijk van werkwijze/vergaderstructuur) o Invulling / harmonisatie rekenkamerfunctie o Overige raadseigen verordeningen (fractieondersteuning, ambtelijke bijstand, …. ) o Aanstelling accountant (kan nog na fusiedatum) o Voorbereiding start nieuwe raad (verkiezingen, inwerkprogramma etc) Voor al deze onderwerpen zal een separate werkgroep ingericht worden langs de volgende lijnen: (nader in te vullen in werkplan griffiers) Doelstelling Producten Planning Inhoudelijke kaders Organisatie/aanpak Bezetting, personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen Trekker Overige aspecten Daarnaast: Gez. Presidium kan fungeren als klankbord voor de Stuurgroep waar het (politiek/bestuurlijk) gevoelige onderwerpen betreft. Overigens is voor deze aspecten meestal ook besluitvorming door de raden nodig maar de voorbereiding vindt plaats in werkgroepen onder stuurgroep/projectgroep. Dit in tegenstelling tot de raadseigen producten (zie hierboven). Gez. Presidium kan bijvoorbeeld als klankbordgroep fungeren bij: o Visie op de nieuwe gemeente (al dan niet in samenspraak met inwoners) o Dienstverleningsconcept (visie op kernenbeleid): is mede uitwerking van visie op de nieuwe gemeente (zie boven) o Voorbereiding op naamgeving nieuwe gemeente (evt. wapen/logo) 140204 2014-01 Startnotitie Herindeling voor Gemeenteraden BuMuNa v1 2 (2) 3 Er kan uiteraard ook voor worden gekozen om bij een aantal onderwerpen vertegenwoordigers van raden in het totstandkomingsproces mee te nemen. Communicatie / bijeenkomsten Raden Er komt tijdens een herindeling veel op de gemeenteraden danwel de fracties/raadsleden af. Daarnaast moeten ze gaan samenwerken met raadsleden uit de andere gemeenten die zij minder goed of vaak helemaal niet kennen. Daarom is het goed om meerdere informele en formele contactmomenten te organiseren tussen de verschillende raden. Wij stellen de volgende eerste stappen voor: • Februari/Maart 2014: gezamenlijke bijeenkomst van de raden waarin aandacht is voor (nadere) kennismaking met elkaar, met de externe voorzitter van de stuurgroep en zo mogelijk met de externe projectleider. Daarin kan een presentatie gegeven worden van deze startnotitie herindeling gemeenteraad (griffiers). o Optie in alle raadsagenda’s is maandagavond 3 maart 2014 Vanwege de gemeenteraadsverkiezingen in maart is het aan te bevelen om de kandidaatraadsleden bij deze startbijeenkomst te betrekken; alternatief is dat deze bijeenkomst 2x gehouden wordt: voor de ‘oude’ raden en voor de ‘nieuwe’ raden. • Maart 2014: gemeenteraadsverkiezingen en installatie nieuwe raden • Maart 2014: vaststellen Startnotitie herindeling voor gemeenteraden (deze notitie) • April/Mei 2014 Vaststellen Werkplan ter uitvoering van Startnotitie); benoemen leden Gez. Presidium • Mei 2014: benoemen leden werkgroepen • Vanaf Mei 2014: diverse excursies, werkbezoeken, presentaties over herindelingszaken én lopend beleid voor de drie raden gezamenlijk organiseren (of vertegenwoordigers daarvan). Dat is zowel efficiënt als goed voor de onderlinge contacten. Volgende stappen volgen bij uitwerking in werkplannen. Aan de gemeenteraden wordt voorgesteld: 1. In te stemmen met de startnotitie Herindeling voor gemeenteraden BuMuNa 2. De griffiers te vragen de verdere uitwerking zoals in de notitie genoemd, ter hand te nemen 140204 2014-01 Startnotitie Herindeling voor Gemeenteraden BuMuNa v1 2 (2) 4
© Copyright 2024 ExpyDoc
