VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: B. Weda Datum: 6 maart 2014 Tel.nr. 8756 : Geraadpleegd consulent Datum: 6 m a a r t 2 0 1 4 Team: Juridische en facilitaire Financieel: Ja Juridisch Nee Personeel Nee Communicatie Nee ICT Nee Inkoop: Nee Nummer: 14A.00083 zaken Tekenstukken: Nee Afschrift aan: Bijlagen: 3 F. vd Berg, R. Smits, C. Potuijt, teammanagers N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: Invulling stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering Advies: 1. In te stemmen met het resultaat van de eerste invulling van de stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering. 2. De financiële opbrengst (€ 168.140 in 2014 en € 343.140 2015 en verder) in de begroting te verwerken. 3. De directie de opdracht te geven de aanbevelingen conform bijlage 2 uit te voeren. Paraaf team-manager: Begrotingsconsequenties JA O p m e r k i n g e n l e i d i n g g e v e n d e / s e c r e ta r i s / p o r t e f e u i l l e h o u d e r : B . e n W. d . d . : 11 / 0 3 / 2 0 1 4 Besluit 11-03-2014: Aangehouden. Portefeuillehouder: - Inl ei din g: 1 van 3 wethouder Duindam In de begroting 2014 zijn een aantal meerjarige bezuinigingen (stelposten / taakstellingen) opgenomen die nog nader ingevuld moeten worden. Het totaal hiervan loopt in 2017 op tot € 2,9 miljoen. Hiervan zal € 450.000 per jaar in inkoopvoordelen en bedrijfsvoering gevonden moeten worden. De externe inkoopmanager van Aanbestedingswijzer heeft samen met de teammanagers onderzocht hoe dit ingevuld kan worden. Met de inzet van de teammanagers is in relatief korte tijd een eerste stap gezet in het invullen van de stelpost. Hiermee wordt organisatiebreed gewerkt aan de realisatie van de stelposten / taakstellingen. De resultaten hiervan zijn nu beschikbaar en kunnen geëffectueerd worden. Duidelijk is dat er nog vele extra inspanningen verricht moeten worden om alle taakstellingen meerjarig te realiseren. Bev o egd he id: He t Co l l eg e is be v o eg d om be dr a ge n i n d e b egr o ti n g af t e ram e n m its er de do e ls t e l l in g en v an d e be gr ot i n g no g we l ge h aa l d wo r d e n. Beo ogd ef fe ct: Invulling te geven aan de in de begroting opgenomen stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering. Ar g um ent en: 1.1. De genoemde bedragen zijn niet noodzakelijk voor het halen van de doelstellingen uit de begroting. De in bijlage 1 genoemde bedragen kunnen geschrapt worden, zonder dat het halen van doelstellingen uit de begroting in gevaar komt. 2.1 Met de financiële opbrengst wordt de taakstelling inkoop voor een groot deel ingevuld. 2014 2015 2016 2017 Stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering € 450.000 € 450.000 € 450.000 € 450.000 Invulling (zie bijlage 1) € 168.140 € 343.140 € 343.140 € 343.140 Restant stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering € 281.860 € 106.860 € 106.860 € 106.860 3.1 Met de acties zoals in bijlage 2 benoemd wordt op goede wijze invulling gegeven aan de aanbeveling van Aanbestedingswijzer. 3.2 Er wordt gewerkt aan verbetering inzicht in financiën bij de budgethouders. Bij alle onderzoeken die vanuit inkoopmanagement gedaan worden, ontstaan discussies over de beschikbare budgetten. Er blijkt vaak dat het inzicht van de budgethouders in hun eigen financiën onvoldoende is. Daarom gaat de directie hier samen met het team financiën actie op ondernemen om dit te verbeteren. Dit staat ook bij de acties in bijlage 2 benoemd. Kan tte k eni ng: 1.1 de post onvoorzien beperkt mogelijkheden om in te spelen om onvoorziene omstandigheden Door de post onvoorzien te verlagen van € 126.505 naar € 51.505 heeft de gemeente minder ruimte in de begroting om op onvoorziene omstandigheden in te spelen. Hoewel dit budget niet 1:1 inkoop hoeft te zijn, is het toch in dit onderzoek als bezuinigingsoptie gevonden en benoemd en wordt het meegenomen in het realiseren van de taakstelling. 1.2 met het inboeken van het inkoopvoordeel Huishoudelijke hulp kunnen bezuinigingen van het rijk moeilijker opgevangen worden. Er is een inkoopvoordeel op de huishoudelijke hulp gesignaleerd van € 150.000 in 2015. Dit bedrag is in dit voorstel meegenomen. Echter het rijk gaat 40% bezuinigen op het bedrag dat de gemeente krijgt voor huishoudelijke hulp. De gemeente zal dus met het inboeken van het inkoopvoordeel nog meer moeten gaan bijsturen om deze bezuiniging op te vangen. Dit neemt echter niet weg dat er door de organisatie een inkoopvoordeel is gerealiseerd en dat deze dus ingeboekt kan worden op de stelpost. 2 van 3 Fin an ci ën: De begrotingsposten zoals vermeld in bijlage 1 worden afgeraamd. Dit om eerste invulling te geven aan de stelpost inkoop (fcl 6.922.01.02 - ecl 00.038) en voor zover mogelijk ook invulling te geven aan de taakstelling bedrijfsvoering (fcl 6.922.01.02 – ecl 00.057). Er is daarmee een stap gemaakt in het invullen van de stelposten, echter dit is nog onvoldoende om de stelposten volledig in te vullen. Uitv o er ing : Het team financiën gaat de begrotingswijzigingen verwerken. Daarnaast gaat de directie invulling geven aan de overige aanbevelingen door acties bij teammanagers / de inkoopmanager te beleggen. De directie gaat ook nog nadere stappen ondernemen om aan de overgebleven stelposten invulling te geven. Com mun ic at ie / Web s ite: Niet van toepassing O nde rn em ing s r aad : Niet van toepassing S am enh ang m et e e rd er e b es lui tv or min g: Bij l ag en: 1. O v er zi c h t f in a nc ië l e i n v u ll i n g s te l pos t i nk oo p e n ta ak s te l l in g b e dr ij f s v oer i n g (14 i .0 0 9 85) 2. O v er zi c h t a a nb e v el i n g en v oor ve r vo l g ( 1 4 i. 0 08 8 4) 3. Toel ic ht i ng wij zi g i n g c o ll e ge v o or s t e l ( 1 4 i. 0 0 98 9) 3 van 3 Bijlage 1: Financiële invulling stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering Het onderzoek van Aanbestedingswijzer heeft een aantal financiële opbrengsten opgeleverd. In onderstaande tabel staat weergegeven op welke posten bedragen daadwerkelijk afgeraamd gaan worden om de stelpost inkoop en de taakstelling bedrijfsvoering in te vullen. Categorie Team 2014 inkoop Communicatie & Personeel Bedrijfsgezondheidszorg Communicatie & Personeel Werving, selectie en introductie Juridische & Facilitaire zaken Centrale inkoop Juridische & Facilitaire zaken Centrale inkoop WMO Levering in natura door thuiszorg Wijkonderhoud Abri's Klantcontactcentrum Persoonsregistraties Totaal bijdrage stelpost inkoop Bedrijfsgezondheidszorg Werving en selectie Schrijf en bureaubehoeften Druk en bindwerk Huishoudelijke hulp Leasekosten abri's* Contributies & lidmaatschappen bedrijfsvoering Financiën Kwijtschelding Financiën Liquiditeitsbeheer en treasury Financiën Invordering gemeentelijke belastingen Communicatie & Personeel Ontwikkeling personeelsbeleid Ruimtelijke plannen Bestemmings- en structuurplannen Wijkonderhoud Jaarmarkt (lasten) Wijkonderhoud Wijkonderhoud Concernzaken Planning & Control Totaal bijdrage taakstelling bedrijfsvoering beleid / overig Financiën Ruimtelijk beleid en projecten Ruimtelijk beleid en projecten Ruimtelijk beleid en projecten Ruimtelijk beleid en projecten Ruimtelijke plannen Totaal bijdrage beleid / overig Lasten 15.000 € € € € € € Advies en onderzoekskosten Overige kosten en div. Uitgaven Heffings en invorderingskosten Contributies en lidmaatschappen Bestem.en structplan uitbest werk Ontheffingen parkeren Huur gebouwen Programmabegroting Onvoorzien Activiteiten econ.zaken Aanjaagbudget recreatiebeleid Werkbudget citymarketing Budget duurzaamh projecten Bijdrage gem.monumenten 2016 2017 FCL - ECL 5.000 2.500 18.360 480 41.340 € € € € € € € € 15.000 15.000 5.000 2.500 150.000 18.360 480 206.340 € € € € € € € € 15.000 15.000 5.000 2.500 150.000 18.360 480 206.340 € € € € € € € € 15.000 15.000 5.000 2.500 150.000 18.360 480 206.340 52060105-34045 52060112-34050 52050101-34035 52050101-34034 66220201-40011 62100210-34126 60030101-34015 € € € € € € € € € 1.000 1.000 3.000 500 10.000 2.600 1.700 18.000 37.800 € € € € € € € € € 1.000 1.000 3.000 500 10.000 2.600 1.700 18.000 37.800 € € € € € € € € € 1.000 1.000 3.000 500 10.000 2.600 1.700 18.000 37.800 € € € € € € € € € 1.000 1.000 3.000 500 10.000 2.600 1.700 18.000 37.800 66140201-34072 69110102-34016 69400104-34246 52060111-34015 68100102-34000 63100101-34750 52100301-34019 60020701-34426 € € € € € 75.000 1.000 1.000 2.000 10.000 89.000 75.000 1.000 1.000 2.000 10.000 10.000 99.000 € € € € € € € 75.000 1.000 1.000 2.000 10.000 10.000 99.000 € € € € € € € 75.000 1.000 1.000 2.000 10.000 10.000 99.000 69220101-00004 63100201-34135 65600301-34631 66300501-34066 67230105-34074 65410105-34166 € € € € € € € € Totaal nu in te boeken stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering € 168.140 € 343.140 € 343.140 € 343.140 Totaal stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering € 450.000 € 450.000 € 450.000 € 450.000 Restant stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering € 281.860 € 106.860 € 106.860 € 106.860 Onvoorzien Algemeen economisch beleid Bevordering toerisme & openluchtrecreatie Coördinatie binnenstad Budget duurzaamheidsprojecten Monumenten en -commissie € 2015 *) Over de leasekosten abri's heeft het college 25 februari 2014 al een besluit genomen, maar ze staan hier voor de volledigheid toch genoemd. Bijlage 2: Aanbevelingen voor vervolg Bij het onderzoek naar de invulling van de taakstelling is Aanbestedingswijzer tegen een aantal zaken aangelopen. Hier hebben ze aanbevelingen over gedaan. Hieronder staat aangegeven hoe er met deze aanbevelingen wordt omgegaan. 1. Aanbeveling Aanbestedingswijzer ten aanzien van administratie: Het ontbreken van een actuele verplichtingen administratie geeft een vertekend beeld van de ruimte die in de begroting van 2014 en verder bestaat. Het geeft ook een vertekend beeld van het beïnvloedbare inkoopvolume. Aanbevolen wordt om de verplichtingenadministratie in kwartaal 1 van 2014 volledig op orde te brengen. Hiermee komt de input voor de rapportage inkoop op voldoende niveau. Dit is een voorwaarde om op basis van de rapportage inkoop te kunnen gaan sturen. Actie gemeente: de directie gaat de teammanagers de opdracht geven om de verplichtingenadministratie in het eerste helft 2014 volledig op orde te brengen. 2. Aanbeveling Aanbestedingswijzer ten aanzien van administratie: Om de verstorende werking van interne kosten geboekt op externe ECL’s weg te nemen, wordt aanbevolen om een controle uit te voeren in de administratie op de zuivere scheiding tussen interne en externe kosten en eventuele correcties direct door te voeren. Aanbevolen wordt om dit in kwartaal 1 van 2014 uit te voeren. Hiermee komt de input voor de rapportage inkoop op voldoende niveau. Dit is een voorwaarde om op basis van de rapportage inkoop te kunnen gaan sturen. Actie gemeente: Op basis van de door aanbestedingswijzer aangereikte voorbeelden is nog geen verstorende werking van interne kosten op externe ecl’s geconstateerd. Er is dan ook geen reden om aan te nemen dat de input voor de rapportage inkoop op dit punt onvoldoende zou zijn. Waarschijnlijk komt deze aanbeveling voort uit interpretatieverschillen. Wat wel nadrukkelijk naar voren komt is de mate waarin budgethouder inzicht hebben in hun eigen budgetten. Dat kan vaak als onvoldoende gekwalificeerd worden. Daardoor ontstaan er onder andere de eerder genoemde interpretatieverschillen. De directie gaat samen met het team financiën werken aan verbetering. 3. Aanbeveling Aanbestedingswijzer ten aanzien van inkoopmanagement: Om de mogelijkheden te inventariseren om de administratieve lasten van de subsidieverlening te verlagen, wordt aanbevolen om een complete screening op dit punt uit te voeren. Gezocht wordt dan naar het bereiken van het achterliggende doel van de subsidie met een andere set aan voorwaarden. Aanbevolen wordt om deze actie uit te voeren in kwartaal 1 of 2 in 2014 (afhankelijk van start inkoopmanager), zodat eventuele wijzigingen in het tweede deel van het jaar doorgevoerd kunnen worden. Opbrengsten kunnen dan mogelijk in 2015 bereikt worden. Aanbevolen wordt om deze actie te beleggen bij de nieuwe inkoopmanager. Actie gemeente: de inkoopmanager gaat dit in 2014 oppakken. 4. Aanbeveling Aanbestedingswijzer ten aanzien van inkoopmanagement: Om de mogelijkheden te inventariseren om de voorwaarden van de gemeenschappelijke regelingen anders toe te passen of aan te passen, wordt aanbevolen om een complete screening op dit punt uit te voeren. Gezocht wordt naar mogelijkheden om een betere verhouding te creëren tussen de hoogte van de bijdrage en de mate waarin productie wordt afgenomen. Aanbevolen wordt om deze actie uit te voeren in kwartaal 1 of 2 in 2014 (afhankelijk van start inkoopmanager). Aanbevolen wordt om deze actie te beleggen bij de nieuwe inkoopmanager. Actie gemeente: Vanuit concernzaken wordt samen met de verantwoordelijke teams gewerkt aan een betere sturing van de gemeenschappelijke regelingen. De inkoopmanager zal in overleg met concernzaken bekijken hoe hier verder invulling aan gegeven kan worden. 5. Aanbeveling Aanbestedingswijzer ten aanzien van inkoopmanagement: Om de inkoopvoordelen te bepalen van de investeringen, wordt aanbevolen om het investeringsprogramma te actualiseren (incl. planning) waarbij ook een inkoopafweging toegevoegd wordt. Aanbevolen wordt om de inkoopmanager dit samen met de ambtelijk opdrachtgevers te laten uit voeren in de eerste helft van 2014. Actie gemeente: de nog aan te stellen inkoopmanager gaat dit oppakken. 6. Aanbeveling Aanbestedingswijzer voor Directie: Verzorg besluitvorming in het directieteam op de volgende onderwerpen: a. Bevestiging (on)haalbaarheid potentiele opbrengsten conform opgaaf team Jeugd, leefbaarheid en Veiligheid b. Overgang naar digitale publicatie (ipv informatiepagina krant) c. Opnemen aframing onvoorzien conform opgaaf team Financiën als opbrengst d. Hoogte opbrengst post reserve VVE conform opgaaf team Jeugd, leefbaarheid en Veiligheid e. Bestemming verschil tussen begroting en MOP-bedrag als opbrengst taakstelling Actie gemeente: ten aanzien van deze vijf punten gaat de directie het volgende doen: a. Opdracht aan de teammanager om de haalbaarheid van de potentiële opbrengsten van het team Jeugd, Leefbaarheid en Veiligheid in overleg met de inkoopmanager nader te onderzoeken en hier een voorstel voor te maken. b. Hier wordt op dit moment al onderzoek naar gedaan. c. De post onvoorzien is meegenomen in het collegevoorstel over de taakstelling. d. De reserve VVE is meegenomen in de operatie “stofkam reserves”. e. De MOP bedragen komen aan de orde in de besluitvorming over de strategische inkoopafweging MOP. 7. Aanbeveling Aanbestedingswijzer voor Directie: Overweeg om ICT een advies uit te laten brengen over de mogelijkheden om via digitalisering en andere ICT-ingrepen, voorwaarden te creëren voor structurele optimalisatie in de werkprocessen. Het betreft met name het team Gegevensbeheer/DIV. Ook is dit van belang voor het herontwerp van de ICT in het kader van de samenvoeging met Oudewater en de uitbreiding van de taken in het sociale domein. Actie gemeente: In het programma voor de ambtelijke samenvoeging met Oudewater wordt uitdrukkelijk naar ICT gekeken. Daarmee wordt voldoende invulling gegeven aan deze aanbeveling. Dit is een concernopgave. 8. Aanbeveling Aanbestedingswijzer voor vervolg: Leg als directie de genoemde bedragen op als taakstelling aan de betreffende teams. Wacht met daadwerkelijk inboeken van de taakstelling op eventuele nuanceringen of aanscherpingen van de teammanagers. Actie gemeente: Voor de besluitvorming in het college over de taakstelling, is bij de teammanagers gecheckt of ze ingeboekt kunnen worden. Dit blijkt het geval en daarom kunnen worden ze (na collegebesluit) direct ingeboekt. 9. Aanbeveling Aanbestedingswijzer voor vervolg: Beleg het inboeken van de taakstelling en het monitoren van de indirecte opbrengsten bij één persoon uit de organisatie (Financiën of Controlling). Zorg dat vanuit deze centrale aansturing actuele informatie beschikbaar is om het bestuur te informeren over de status van de taakstellingsopgave. Vraag ook aan dit centrale punt om in de eerste actualisatie de eerder gemelde opbrengsten te verwerken. Actie gemeente: Er is geen noodzaak om het inboeken van de opbrengsten van dit onderzoek verder te monitoren. Eventuele problemen komen in de reguliere planning en control cyclus wel aan bod. MEMO Aan: College Onderwerp: Datum: Toelichting wijzigingen collegevoorstel “invulling stelpost inkoop en taakstelling bedrijfsvoering” 12 maart 2014 Van: Bert Weda Op 11 maart 2014 is het voorstel voor de invulling taakstelling inkoop en bedrijfsvoering in het college aangehouden. U heeft gevraagd om een nadere onderverdeling van de financiële opbrengsten. Daarnaast heeft u voor de voorgestelde aframing van de post onvoorzien om een nadere onderbouwing gevraagd. Beide punten staan hieronder toegelicht. Onderverdeling financiële opbrengsten. De financiële opbrengsten zoals vermeld in de bij het collegevoorstel gevoegde bijlage 1 zijn onderverdeeld naar de categorieën inkoop, bedrijfsvoering en beleid / overig. Hieronder staan deze categorieën toegelicht: - Inkoop: In deze categorie staan de posten vermeld waarbij goedkoper is aanbesteed. Ook staan hier de posten waarbij er sprake is van een voordeel vanwege gewijzigde inkoopbehoefte (minder volume of ander product). - Bedrijfsvoering: In deze categorie staan de posten gerelateerd aan de eigen organisatie. Het betreft kosten die werden uitgegeven ter ondersteuning van de eigen organisatie en waarbij het budget geheel of gedeeltelijk overbodig is geworden. - Beleid overig: Hier staan de posten die sterk beleidsinhoudelijk gerelateerd zijn. Deze budgetten kunnen krimpen zonder dat de beleidsdoelstellingen in gevaar komen. Echter de ruimte om te werken aan de beleidsdoelstellingen wordt natuurlijk wel beperkter. Onderbouwing aframing post onvoorzien De argumentatie om de post onvoorzien af te ramen is als volgt: 1. Door een strakkere naleving van de Financial Governance (budgetdiscipline en het uitgangspunt om tegenvallers zoveel mogelijk op te vangen binnen eigen programma's) wordt de post onvoorzien de laatste drie jaar al niet meer volledig gebruikt. De onderuitputting is: - 2011: € 123.000 - 2012: € 10.000 - 2013: € 26.000 2. Door het strakkere risicomanagement en de koppeling met het weerstandsvermogen zijn risico's tegenwoordig beter in beeld en moet het weerstandsvermogen hoog genoeg zijn om risico's (onvoorziene zaken) op te vangen. 3. Een post onvoorzien is verplicht, maar hoe hoog die moet zijn is niet vastgelegd (bij verlaging gaan we naar 1 euro per inwoner). Dit is toegestaan door de financieel toezichthouder (de Provincie Utrecht). DSPDF_5AD_31313437393936323435.DOC 12-03-2014, blad 1 van 1
© Copyright 2024 ExpyDoc
