richtlijnen voor Stepstoneprojecten

Industrieel
Onderzoeksfonds
IOF Stepstone
Oproep en toelichting bij de aanvraagdocumenten – jul-14
1
2
3
Inleiding .......................................................................................................................... 2
1.1.
Industrieel Onderzoeksfonds (IOF): introductie ....................................................... 2
1.2.
IOF-projectfinanciering ............................................................................................ 2
1.3.
Oproepen ................................................................................................................ 4
Stepstone-projecten ....................................................................................................... 6
2.1.
Doelstelling ............................................................................................................. 6
2.2.
Indieningsvoorwaarden ........................................................................................... 6
2.3.
Onderzoeksresultaten ............................................................................................. 9
2.4.
Vertrouwelijkheid ..................................................................................................... 9
2.5.
Evaluatie ................................................................................................................. 9
2.6.
Opvolging en rapportage ........................................................................................10
Richtlijnen voor het invullen van de aanvraag ................................................................12
Part 1: Administrative data ................................................................................................12
Part 2: Summary...............................................................................................................13
Part 3: Technology ...........................................................................................................13
Part 4: Opportunity ...........................................................................................................13
Part 5: Project description.................................................................................................14
Part 6: Valorization ...........................................................................................................14
Part 7: Risk assessment ...................................................................................................15
Part 8: Project funding ......................................................................................................15
Part 9: Project staffing ......................................................................................................17
Part 10: Contact data ........................................................................................................17
Part 11: Valorization Team ...............................................................................................18
Part 12: Ethical and/or biosafety implications....................................................................18
Part 13: Signatures ...........................................................................................................18
http://www.techtransfer.ugent.be
Pagina 1 van 19 - 10/07/2014
1 INLEIDING
1.1. Industrieel Onderzoeksfonds (IOF): introductie
Het Industrieel Onderzoeksfonds wordt gefinancieerd met middelen van de Vlaamse
overheid. Het heeft als doel het ondersteunen van de opbouw van een portefeuille aan
toepassingsgerichte kennis en technologie en de valorisatie ervan via transfer naar het
bedrijfsleven, de overheid en/of de non-profitsector of door het oprichten van nieuwe
bedrijven.
De beschikbare middelen van de Vlaamse overheid worden verdeeld tussen de universitaire
associaties volgens de parameters die in Tabel 1 weergegeven worden. De
overheidstoelage 2013 voor de AUGent, berekend op basis van de interuniversitaire
verdeelsleutel aan de hand van de IOF-parameters, bedroeg 5.935.900 euro. Dit betekent
een procentueel aandeel van 30,83% in het globale Vlaamse budget (19.252.000 euro). De
aan AUGent ter beschikking gestelde middelen worden verdeeld financiering voor mandaten
en projecten. Toewijziging gebeurt op basis van positieve adviezen van de IOF-raad, die
bestaat uit leden van de Universiteit Gent, Associatiepartners en het bedrijfsleven. De
samenstelling van de IOF-raad kan hier geraadpleegd worden:
http://www.ugent.be/nl/univgent/bestuur/centraal/iof-raad
Met het IOF beoogt de Associatie Universiteit Gent de volgende doelstellingen:
 het bevorderen van de samenwerking tussen universitaire groepen en bedrijven;
 het bevorderen van toepassingsgerichte technologieontwikkeling;
 creatie van een strategisch commerciële octrooiportefeuille;
 implementatie van universitaire technologieën in een marktomgeving;
 bevorderen van multidisciplinaire samenwerkingsverbanden;
 stimuleren van de intersectoriële mobiliteit tussen de industriële en de academische
sector;
 professionalisering van onderzoeksgroepen op het vlak van technologietransfer.
Parameter
P1: Doctoraten
P2 : A1-publicaties en citaties
P3: Industriële projecten
P4: EU-kaderprogramma
P5: Octrooien
P6: Spin-offs
Gewicht
0,15
0,15
0,30
0,10
0,15
0,15
Tabel 1 - prestatieparameters voor de berekening van de IOF verdeelsleutel (vanaf 2011)
1.2. IOF-projectfinanciering
Het doel van de IOF-projectfinanciering is de ondersteuning van het ontwikkelingstraject van
waardevolle onderzoeksresultaten of technologieën met duidelijk valorisatiepotentieel. De
IOF-projectfinanciering heeft een functie als hefboom voor het verwezenlijken van valorisatie.
Om deze hefboom in de toekomst te kunnen verzekeren worden de IOF-projectmiddelen
beschouwd als investeringsmiddelen: indien het project leidt tot een succesvolle valorisatie
dan zal er van de inkomsten een bepaalde terugvloei zijn naar de IOF-middelen, volgens de
bepalingen in het Valorisatiereglement.
p.2/19 - 10/07/2014
Het unieke karakter van een valorisatieproject wordt mee bepaald door de maturiteit van de
technologie, de intrinsieke karakteristieken van het wetenschappelijk domein en de
financieringsbehoefte. Omwille van deze diversiteit werden drie verschillende projecttypes
gecreëerd die geënt werden op de verschilllende ontwikkelingsstadia van valorisatie gerichte
projecten.
Onderstaande figuur toont de opeenvolging van deze stadia en de flexibele inpassing van de
IOF-projectfinanciering om elke valorisatie-opportuniteit optimaal te ondersteunen. Het dient
duidelijk te zijn dat IOF-projectfinanciering niet kan aangewend worden voor pure
wetenschappelijke onderzoeksdoeleinden: er dient met name een substantiële, tastbare
technologiebasis en/of unieke knowhow beschikbaar te zijn.
Innovative
Research results
IOF StarTT
IOF
Advanced
Licence
negotiations
IOF
Stepstone
Spin-off
incubation
De verschillende ontwikkelingsstadia werden als volgt gedefinieerd:
o
o
o
o
Conceptdefinitie: demonstratie van de haalbaarheid en functionaliteit van een
concept, idee of methode binnen het raamwerk van wetenschappelijk innovatieve
resultaten;
Technische proof of Concept (TPoC): demonstratie van de technische haalbaarheid
(toepasbaarheid) en functionaliteit via bijvoorbeeld de implementatie van de PoC op
laboschaal;
Industriële Proof of Concept (IPoC): demonstratie van de haalbaarheid en
toepasbaarheid op industriële schaal, processen en procedures, aantonen van
commerciële haalbaarheid;
Valorisatie: licentie onderhandelingen of incubatie fase specifiek voor spin-off
trajecten.
p.3/19 - 10/07/2014
Hierin worden de drie projecttypes gekoppeld:

StarTT: StarTT-projecten vormen de overgang van de klassieke financieringskanalen
voor wetenschappelijk onderzoek naar de doel- en toepassingsgerichte uitwerking van
een valorisatietraject. Gebaseerd op innovatieve onderzoeksresultaten of unieke kennis,
bieden deze projecten een flexibele instapmodule waarbinnen het valorisatietraject
geïdentificeerd en geïnitieerd wordt. Dit valorisatietraject staat centraal en wordt
omschreven in een gedetailleerd stappenplan met duidelijke en meetbare deliverables.

Advanced: Voor valorisatieprojecten met een duidelijk gedefinieerd en gedetailleerd
valorisatietraject (al dan niet ontwikkeld binnen StarTT), bieden Advanced-projecten
meer substantiële financiering voor de maturatie van (propriëtaire) technologie of unieke
kennis. De uitvoering van deze projecten kan leiden naar rechtstreeks valorisatie
(licentiedeal / oprichting spin-off) of kan fungeren als voortraject van een Stepstoneaanvraag.

Stepstone: De Stepstone-projecten worden typisch geïnitieerd vanuit een voortraject
(StarTT- of Advanced-project) en zullen bij voorkeur gereserveerd worden voor de
incubatie van projecten tot aan het uiteindelijke valorisatiedoel, namelijk de oprichting
van een spin-off. Deze middelen hebben als doel om de funding-gap te dichten tussen
industriële proof-of-concept en de oprichting van de spin-off (inclusief VC-funding).
Stepstone-projecten met een andere finaliteit dan de creatie van een spin-off zijn in
andere gevallen bijvoorbeeld licentiegerichte projecten met een brede technologiebasis
of in een kapitaalsintensief domein.
De drie projectmodules kunnen zowel solitair als geschakeld worden ingezet, zodat een
flexibele ondersteuning van het valorisatietraject mogelijk is.
De instapdrempel voor de verschillende IOF-projectmodules zijn gekoppeld aan de
financieringsbehoefte en de specifieke kenmerken van het valorisatieproject. Hierdoor ligt de
klemtoon niet op de startvoorwaarden, maar op de beoogde deliverables. De minimale
startvoorwaarde is evenwel een substantiële/tastbare technologiebasis en/of unieke kennis /
knowhow die in verhouding staat tot de aangevraagde financiering.
1.3. Oproepen
Om de kwaliteit van de evaluatieprocedure te waarborgen worden drie oproepen per jaar
uitgeschreven. Elk jaar zal een vaste omslag vastgelegd worden voor besteding aan IOFprojectfinanciering, gebaseerd op de IOF-begroting. Voor elke oproep zal een vaste
enveloppe van 1/3 van het totaal beschikbare jaarlijkse IOF-projectbudget ter beschikking
gesteld worden. Voor 2014 betekent dit een projectbudget van 1.000.000 euro per oproep
(jaarenveloppe 3.000.000 euro). Voor de eerste 2 oproepen kan dit budget met maximaal
25% opgetrokken worden. Het beschikbare budget voor de laatste oproep bedraagt minimaal
500.000 euro.
De oproepomslag wordt niet opgesplitst per projecttype, doch kan flexibel ingezet worden
voor de meest kwaliteitsvolle projecten (met de hoogste rangschikking). Onderstaand
schema en bijhorende tabel toont de opeenvolging van de oproepen en evaluatieperiodes en
de relevante data. Meer details rond de indieningsmodaliteiten en evaluatiecriteria kan u
vinden in hoofdstuk 2 van dit document.
p.4/19 - 10/07/2014
Deadline oproep
16/09/2014
IOF-werkgroep
26/11/2014
IOF Raad
15/12/2014
ev. startdatum
15/01/2015
12/12/2014
27/02/2015
19/03/2015
15/04/2015
13/03/2015
21/05/2015
22/06/2015
15/07/2015
11/09/2015
26/11/2015
december 2015
15/01/2016
p.5/19 - 10/07/2014
2 STEPSTONE-PROJECTEN
2.1. Doelstelling
Stepstone-financiering wordt aangewend voor investering in waardevolle en mature
valorisatieprojecten die een substantiële return on investment beogen. De Stepstoneprojecten worden typisch geïnitieerd vanuit een voortraject (StarTT- of-Advanced project) en
zullen bij voorkeur gereserveerd worden ter (pre-)incubatie van spin-offs met als doel de
kloof te dichten tussen industriële proof-of-concept en de oprichting van de spin-off (inclusief
VC-funding). Stepstone projecten met een andere finaliteit dan de creatie van een spin-off
zijn bijvoorbeeld licentiegerichte projecten met een brede technologiebasis of in een
kapitaalsintensief domein.
Het stappenplan voor de realisatie van de einddoelstelling (VC funded spin-off / licentie) kan
volgende elementen bevatten:
 Maturatie van het technologie-platform;
 Opvolging marktevolutie en opportunity scouting;
 FTO-analyse, SWOT, due diligence;
 Spin-off traject: roadmap/business plan, identificatie van management team, identificatie
van mogelijke kapitaalverstrekkers, oprichting vennootschap;
 Licentietraject: contacten met potentiële licentienemers, LOI, due diligence, specifieke
testen, getekende licentie.
Zowel voor licentie- als spin-off geörienteerde Stepstone-projecten wordt een
terugverdienfactor beoogd: de grootte hiervan kan domeinafhankelijg variëren maar een
substantiële return on investment dient haalbaar te zijn binnen een termijn van 5 tot 10 jaar.
Projectvoorstellen die geen duidelijk meetbaar valorisatieobjectief voor ogen hebben, kunnen
niet voor financiering in aanmerking genomen worden. De economische valorisatie die
desgevallend kan voortvloeien uit Stepstone-projecten hoeft niet noodzakelijk in Vlaanderen
te gebeuren.
2.2. Indieningsvoorwaarden

Aanmelding en intakegesprek:
Nieuwe projecten dienen aangemeld te worden bij de IOF-projectwerking ([email protected]),
waarna de aanvraagdocumenten ter beschikking gesteld worden. Vervolgens zal een
verplicht intakegesprek georganiseerd worden waar de betrokken stakeholders (ZAP, IOF,
TechTransfer) op uitgenodigd zullen worden. In deze meeting dient, naast een introductie
van de technologie, het optimale financieringstraject bekeken te worden, alsook eventuele
aandachtspunten voor de evaluatie. Het ondersteunende TechTransfer team zal bij
eventuele goedkeuring deel uitmaken van het Valorisatieteam van het project. Voor de
voorbereiding van de Stepstone-aanvraag zal de input van de leden van dit team bijdragen
tot de transparantie en maturatie van het dossier.

Taal:
De voorstellen voor Stepstone-projecten worden in het Engels ingediend met een
Nederlandstalige samenvatting toegevoegd aan de aanvraag.

Termijn:
De duur van een Stepstone-project is minimaal 1 jaar en maximaal 3 jaar. Het project dient
verplicht opgesplitst te worden in 3 fasen, met 2 duidelijk omschreven en meetbare go/no go
p.6/19 - 10/07/2014
mijlpalen die de overgang vormen tussen de fasen. Slechts bij het behalen van de
vooropgestelde mijlpalen zal, na goedkeuring door de IOF-raad, de volgende fase aangevat
worden en de bijhorende budgetten vrijgesteld. De fasen moeten niet evenredig verdeeld te
zijn in de tijd, maar voldoende spreiding is aangewezen. Het strekt tot aanbeveling om bij de
projectplanning ook rekening te houden met de data van de IOF-raad, die zal oordelen over
de vrijstelling van de budgetten.

Budget:
Voor een Stepstone aanvraag bedraagt het budget minimaal 150.000 euro en maximaal
500.000 euro. Per fase kan maximaal 250.000 euro aangevraagd worden. Het budget dient
voldoende gemotiveerd te worden, personeelsbudget dient onderbouwd te worden via een
SAP-simulatie.

Cofinanciering:
Industriële cofinanciering is verplicht voor de projecten met licentie-finaliteit: dit wijst op
een concrete interesse van een industriële partner. Gezien Stepstone-projecten worden
ingediend vanuit een voortraject (bv. StarTT / Advanced) kan de cofinanciering ruim op
voorhand besproken en afgelijnd worden. Bij het bepalen van de voorwaarden voor de cofinanciering dienen in overleg met TechTransfer minstens de eigendomsrechten voor
AUGent gevrijwaard te worden: in geen geval kan er geïnvesteerd worden in toegepaste
R&D die door de industrie zelf gedragen kan/moet worden.
De cofinanciering kan reeds bij aanvang van het project bijgedragen worden of kan
onderdeel vormen van een mijlpaal of tussentijdse deliverable binnen de eerste fase van het
projectvoorstel. In het tweede geval is het verplicht minstens een intentieverklaring voor te
leggen van de industriële partner(s) waaruit het engagement om tot cofinanciering over te
gaan duidelijk blijkt. Voor spin-off georiënteerde projecten is de cofinanciering niet
verplicht.

Team:
-
Hetzij verbonden aan de Universiteit Gent en behoort tot het Zelfstandig Academisch
Personeel, IOF-mandaathouder, onderzoeksleider of onderzoeksdirecteur met contract
van onbepaalde duur bij het FWO Vlaanderen.
-
Hetzij verbonden aan één van de hogescholen die deel uitmaken van de AUGent en met als
opdracht het verrichten van wetenschappelijk onderzoek.
Deze promotor treedt op als enige budgethouder van het WBS-element. De promotor draagt
de verantwoordelijkheid over de goede uitvoering en rapportering van het project. Het
promotorschap is niet verzoenbaar met een aanstelling ten laste van het project.
Eén of meerdere copromotoren zijn toegelaten. Copromotoren zijn geen budgethouder van
het WBS-element van dit project. De copromotoren moeten, zoals blijkt uit de
projectbeschrijving en de werkplanning, een reële coördinerende inbreng hebben in het
project. Zij moeten behoren:
-
ofwel tot de categorieën geldig voor de promotor;
ofwel tot de categorie van gastprofessoren van UGent;
ofwel tot de categorie van wetenschappelijke medewerkers met een doctoraat die
werkzaam zijn binnen de Universiteit Gent via een aanstelling aan de Universiteit Gent
(met inbegrip van FWO postdoctorale onderzoekers en IWT onderzoeksmandaten), het
p.7/19 - 10/07/2014
Universitair Ziekenhuis, VIB, IMEC, iMinds en/of Vlerick Leuven Gent Management
School;
ofwel tot de categorie personeelsleden die verbonden zijn aan één van de hogescholen
uit de AUGent en die het verrichten van wetenschappelijk onderzoek tot hun opdracht
hebben;
ofwel tot de categorie personeelsleden die werkzaam zijn binnen de AUGent via een
combinatie van deeltijdse aanstellingen of benoemingen aan één of meerdere partners
van de AUGent (met inbegrip van FWO postdoctorale onderzoekers en IWT
onderzoeksmandaten), het Universitair Ziekenhuis, VIB, IMEC, iMinds, en/of Vlerick
Leuven Gent Management School;
ofwel tot de categorie van externe post-docs die voltijds of deeltijds werkzaam zijn in een
bedrijf.
-
-
De IOF-middelen kunnen niet worden aangewend ter financiering van
doctoraatsonderzoek, dat in se basisonderzoek is en dus niet compatibel is met de
doelstellingen van het IOF. Omwille van het typische valorisatie-gericht karakter van de IOFprojecten zijn bursalen (doctoraat of post-doc) niet toegelaten. Daarom dient ook de
personeelscategorie van de gebudgetteerde medewerkers opgegeven te worden.

Onderaanneming:
Voor elke onderaanneming dient de UGent reglementering gevolgd te worden: de
procedures hiervoor zijn beschikbaar op de UGent website:
https://www.ugent.be/nl/univgent/reglementen/werken/financien/reglementen/overheidsopdrachten/aa
ndachtspunten/grensbedragen.htm (inloggen vereist).
Schema in verband met de verplichting tot bekendmaking:
o tot en met 8.500 euro: op basis van aangenomen factuur
o meer dan 8.500 euro tot en met 30.000 euro: minimum drie kandidaten contacteren
o meer dan 30.000 euro tot en met 67.000 euro: minimum drie kandidaten +
bankgarantie
o tussen 67.000 euro en 200.000 euro: nationale aanbestedingsprocedure
o 200.000 euro of meer: Europese aanbestedingsprocedure

Indiening:
De finale versie van de Stepstone-aanvragen dienen te voldoen aan de
ontvankelijkheidscriteria voor indiening zoals voorgeschreven in dit oproepdocument (zie
hoofdstuk 3). Onvolledige of foutief opgestelde aanvragen worden niet behandeld.
De finale versie dient uiterlijk op de laatste dag van de oproep voor 17u (zie tabel p 5) in
elektronische vorm doorgestuurd te worden naar de IOF-coördinatiecel. Van elk ingediend
project dienen tevens 2 origineel ondertekende exemplaren aan de IOF-coördinatiecel
overgemaakt te worden. Gelieve indien mogelijk de voorstellen recto/verso te kopiëren. Van
de eventuele parallelle aanvragen, en desgevallend gunstig ethisch advies en/of attestering
bioveiligheidsdossier is het verplicht een exemplaar bij te voegen.
Gelieve de projectvoorstellen te bezorgen t.a.v.
Voorzitter van de IOF-raad
p.a. UGent TechTransfer
Bollebergen 2B
B-9052 Gent-Zwijnaarde
p.8/19 - 10/07/2014
2.3. Onderzoeksresultaten
De (onderzoeks-)resultaten die gerealiseerd worden op basis van toegekende IOFfinanciering zijn onderhavig aan het AUGent Algemeen onderzoeks- en Samenwerkingsreglement. Dit kan geraadpleegd worden via (inloggen vereist):
https://www.ugent.be/nl/univgent/reglementen/onderzoek/reglementen/onderzoeksreglementaugent.pdf/view .
2.4. Vertrouwelijkheid
Aanvragen voor Stepstone-projecten zijn uiterst confidentieel. Wij verzoeken u om alle
eventuele kladversies duidelijk als vertrouwelijk te markeren.
De externe deskundigen en IOF-raadsleden die de aanvragen voor Stepstone-projecten
zullen beoordelen zijn gebonden aan hun akte van vertrouwelijkheid, inclusief Conflict of
Interest clausule. Elk derde individu (bijvoorbeeld een externe consultant) is tevens
gebonden aan een akte van vertrouwelijkheid.
Bij de opmaak van een projectaanvraag dient ook bijzondere aandacht te worden besteed
dat GEEN confidentiële informatie van derde partijen, in het bijzonder bedrijven, wordt
opgenomen. Zo bijvoorbeeld vragen wij in geval van samenwerking met bedrijven, geen
namen van bedrijven (duid aan als “Vlaams bedrijf”, “Belgisch bedrijf”, “Internationaal
bedrijf”,…) of specifieke bedrijfsstrategieën te vermelden, tenzij met de bedrijfspartner
anders overeengekomen.
2.5. Evaluatie
Na ontvankelijkheidsanalyse door de IOF-coördinatiecel worden voor de ingediende
Stepstone-projecten drie externe deskundigen (uit binnen- of buitenland) aangezocht. Om
de objectiviteit te bewaken worden deze aangeleverd door het IWT. De evaluatie verloopt via
een evaluatierooster dat een aantal criteria omvat die correleren met het aanvraagformulier:
opportunity, project plan en valorization. De evaluaties zijn niet-bindend en richtinggevend.
Deze rapporten worden samen met de aanvragen overgemaakt aan de leden van de IOFraad, die via twee IOF-werkgroepen, onderverdeeld per domein in “Engineering & Material
Sciences” en “Life & Environmental Sciences”, de projecten zullen beoordelen.
Ook de aanvragers zullen inzage krijgen in de anonieme rapporten van de externe
deskundigen en kunnen hierop reageren via een formeel weerwoord. Dit weerwoord wordt
niet opnieuw overgemaakt aan de externe deskundigen. Indien de aanvragers uitgenodigd
worden voor een toelichting voor de IOF-werkgroep zal dit weerwoord vervat zijn in de
presentatie. De presentatie maakt echter geen deel uit van de formele evaluatieprocedure.
De beoordeling en rangschikking van de projecten zal uitgevoerd worden via de twee IOFwerkgroepen, rekening houdend met de aanvraag, evaluatie van deskundigen en het
weerwoord van de aanvragers. De finale rangschikking over de projecten en werkgroepen
heen zal gebeuren op het niveau van de IOF-raad, gebaseerd op het advies van de IOFwerkgroepen en rekening houdend met de budgettaire beperkingen per oproep. Om een
finale rangschikking over de verschillende onderzoeksdomeinen heen mogelijk te maken,
zullen de twee werkgroepvoorzitters aanwezig dienen te zijn op beide werkgroepvergaderingen of minstens met elkaar dienen te overleggen. Dit zal hen toelaten om
enerzijds een uniforme en objectieve scoringswijze na te streven en anderzijds om een
inschatting te kunnen maken van het valorisatiepotentieel van alle projecten.
Indien een Stepstone-project, ondanks een positieve score, buiten de selectie van
steunwaardige projecten valt op basis van de rangschikking van de projecten en het
beschikbare budget, hebben de aanvragers de mogelijkheid om het project opnieuw in te
dienen en eventueel aan te passen. In dit geval zal het project opnieuw besproken worden
p.9/19 - 10/07/2014
door de IOF-werkgroep tijdens de eerstvolgende vergadering (zonder externe deskundigen).
Het advies wordt voorgelegd aan de IOF-raad voor bespreking en goedkeuring. Indien geen
bijkomende informatie/nieuwe aanvraag ontvangen wordt tegen de eerstvolgende
trimestriële werkgroepvergadering, leidt dit automatisch tot een negatief advies.
Op basis van de rangschikking van de projecten maakt de IOF-raad een selectie van de
steunwaardige aanvragen en formuleert hierover een gemotiveerd advies aan de Raad van
Bestuur van AUGent ter bekrachtiging en vrijstelling van de fondsen.
Voor de evaluatie van Stepstone-projecten wordt volgend tijdsschema nagestreefd:
Indienen aanvraag Stepstone-project
Selectie externe deskundigen
Evaluatie door externe deskundigen
Bespreking op IOF-werkgroep
Bespreking op IOF-raad
Formele beslissing
2.6.
Deadline oproep
Deadline oproep + max. 15 werkdagen
Deadline oproep + max. 25 werkdagen
Deadline oproep + max. 40 werkdagen
Deadline oproep + max. 55 werkdagen
Eerste vergadering RvB AUGent na IOF-raad
Beroepsprocedure
Aanvragers van IOF-projectfinanciering kunnen in geval van ingetrokken, niet- of
verminderde toekenning beroep instellen tegen deze beslissing indien zij van mening zijn dat
deze genomen is in strijd met de geldende procedures en modaliteiten zoals bepaald in het
IOF-besluit en het Algemeen Onderzoeks- en Samenwerkingsreglement van de AUGent.
Beroep kan niet worden ingesteld tegen de feitelijke appreciatie en rangschikking van de
IOF-projectfinanciering.
Voor de verdere modaliteiten van deze beroepsprocedure verwijzen wij naar artikel 41.07
van het Algemeen Onderzoeks- en Samenwerkingsreglement van de AUGent:
http://www.ugent.be/nl/univgent/reglementen/onderzoek/reglementen/onderzoeksreglementaugent.pdf/view
(inloggen vereist).
2.7. Opvolging en rapportering
De inhoudelijke (wetenschappelijke) opvolging van goedgekeurde Stepstone-projecten
berust bij de promotoren, IOF-mandaathouder en betrokken onderzoekers.
Het valorisatietraject wordt opgevolgd door het Valorisatieteam. Dit team is samengesteld
uit de betrokken wetenschappers/professoren, IOF-mandaathouder(s), relevante TechTransfer adviseurs en 1 of meerdere IOF-raadsleden. De afvaardiging van 1 of meerdere
IOF-raadsleden in het Valorisatieteam vormt de formele link met de IOF-raad en vervangt het
IOF-begeleidingscomité dat voorheen werd samengesteld in het kader van Stepstoneprojecten. Bij de vergaderingen van het Valorisatieteam kunnen steeds ad hoc leden
(onderzoekers, consultants, partners) aansluiten indien specifieke kennis of feedback vereist
is. Een lid van de IOF-coördinatiecel kan ook steeds deelnemen aan de vergaderingen van
het Valorisatieteam.
Het Valorisatieteam staat in voor de begeleiding van het valorisatietraject d.m.v. inhoudelijke
opvolging van het project, nastreven van de strategische objectieven/deliverables en de
begeleiding van het project tot aan de oprichting van de spin-off of het afsluiten van een
licentiedeal. Het Valorisatieteam heeft eveneens als taak om de oprichting van de spin-off te
faciliteren bv. door de identificatie van de kernleden van het management en mogelijke
financiële partners. Na oprichting van de spin-off neemt de Raad van Bestuur deze taken
over. Het Valorisatieteam komt minimaal twee keer per jaar samen (of meer frequent indien
p.10/19 - 10/07/2014
vereist). De contactpersoon wordt gevraagd hiertoe het initiatief te nemen. De notulen van de
vergaderingen van het Valorisatieteam gelden als formele tussentijdse rapportage en dienen
ter kennisgeving aan de IOF-coördinatiecel overgemaakt te worden.
Voor de vrijstelling van middelen voor het uitvoeren van Fase 2 (en later Fase 3) van het
Stepstone-project dient een ‘milestone-report’ opgemaakt te worden door de (co-)
promotoren waarin duidelijk wordt aangegeven wat de meetbare criteria waren waaraan de
kritische go/no go mijlpaal gekoppeld werd en welke resultaten effectief behaald werden.
Indien relevant, wordt in dit rapport ook een gewijzigd valorisatietraject opgenomen. Het
milestone-report dient besproken te worden met het Valorisatieteam. De IOF-raadsleden
zullen, eventueel na een gesloten bespreking met de IOF-coördinatiecel en TechTransfer
adviseurs, een advies formuleren dat voorgelegd wordt aan de IOF-raad. Na goedkeuring
door de IOF-raad kunnen de budgetten voor de volgende fase vrijgesteld worden.
Uiterlijk twee maanden na beëindiging van het project moet een door de promotor
ondertekend eindverslag ingediend worden t.a.v. de voorzitter van de IOF-raad, p.a. UGent
TechTransfer, Bollebergen 2B, 9052 Gent-Zwijnaarde. Dit eindverslag zal ter kennisgeving
overgemaakt worden aan IOF-raad.
p.11/19 - 10/07/2014
3 RICHTLIJNEN VOOR HET INVULLEN VAN DE AANVRAAG
Part 1: Administrative data

Project title
Bepaal een geschikte titel voor uw projectaanvraag die het project bondig beschrijft,
zonder dat de intellectuele eigendomsrechten geschonden worden. Deze titel dient
eveneens geschikt te zijn om gepubliceerd te worden op de IOF-website en het FRISportaal.

Required funding & timing
De gevraagde financiering bedraagt minimaal 150.000 euro en maximaal 500.000
euro (BTW inclusief). Maak hier een duidelijke opdeling tussen de gevraagde
financiering voor Fase 1, 2 & 3 (max. 250.000 euro per fase). Gelieve de duur van het
project en de fasen in aantal maanden uit te drukken. De duur van een Stepstoneproject dient min. 12 en max. 36 maanden te bedragen.

Industrial co-funding
Industriële cofinanciering is vereist voor de licentieprojecten, voor spin-off
georiënteerde projecten is de cofinanciering niet verplicht. Geef hier aan in welke fase
van het Stepstone project industriële cofinanciering zal gerealiseerd worden.
Omschrijf eveneens de omvang en de aard van de cofinanciering. Gelieve meer
duiding hierbij te geven in paragraaf 8.2. en de projectspecifieke afspraken
hieromtrent.

Valorization objective
Geef aan wat de doelstelling van het project is: de oprichting van een spin-off of het
afsluiten van een licentieovereenkomst.

Contact (Key member of valorization team)
Vermeld in deze tabel de gegevens van de contactpersoon die als primair
aanspreekpunt voor het project zal fungeren.

Lead organization and project partners
Naam van de hoofdonderzoeksgroep. Indien het voorstel wordt ingediend door
verschillende onderzoeksgroepen/bedrijven, dienen deze hier te worden vermeld.
Opgelet: om redenen van confidentialiteit verzoeken wij u uitdrukkelijk geen
bedrijfsnamen te vermelden, noch specifieke bedrijfsstrategieën. Gebruik in geval van
samenwerking met bedrijven, termen als “Vlaams bedrijf”, “Belgisch bedrijf”,
“Internationaal bedrijf”, …

Keywords
Geef hier 3 tot 5 trefwoorden die het project omschrijven. Deze trefwoorden hebben
als doelstelling de toekomstige integratie in databanken en de selectie van de externe
deskundigen te faciliteren.

Starting date
Geef de vooropgestelde startdatum, deze dient binnen de drie maand na de
eventuele goedkeuring door de IOF-raad te zijn.
p.12/19 - 10/07/2014

Preparatory track
Geef aan via welke IOF-projectmodule het Stepstone-voortraject werd gefinancierd,
inclusief IOF-referentienummer, toegekende financiering en einddatum van het
project.

TTRM reference
Geef hier TTRM referentie aan van het valorisatieproject. Dit nummer dient
aangemaakt te worden door de IOF-mandaathouder of door de betrokken TT
adviseur.
Part 2: Summary
Geef een Engelstalige en Nederlandstalige samenvatting van de projectaanvraag.
Schets in deze samenvatting de samenhang tussen de opportuniteit, de economische
relevantie en het stappenplan dat uitgevoerd dient te worden om tot valorisatie te
komen. Geef aan wat de kritische mijlpalen zijn in het stappenplan. (maximum 2 p.)
Part 3: Technology
3.1 Background
Omschrijf kort de historiek van de technologie binnen de UGent: hoe werd deze
ontwikkeld en in het kader van welke projecten en fondsen? Geef een overzicht van
de mijlpalen die reeds behaald werden: proof of principle, technological proof of
concept, prototyping, upscaling, … . Geef kort aan hoe een eventueel IOF voortraject
(StarTT/Advanced) bijgedragen heeft. (maximum 2 p.)
3.2 Current status
Omschrijf de huidige stand van zaken van de UGent technologie/concepten en geef
aan welke ontwikkelingen nog nodig zijn voor verdere valorisatie. (maximum 1 p.)
Part 4: Opportunity
4.1 Opportunity
Omschrijf de aanwezige opportuniteit: werd er een reëel probleem of vraag
geïdentificeerd? In welke mate zal de UGent technologie hier een antwoord aan
kunnen bieden? Is er een incrementele verbetering van de state-of-the-art of gaat het
om baanbrekende ontwikkelingen? Is er een markt voor deze technologie? (maximum
1 p.)
4.2 Target markets & technology impact
Ga dieper in op de segmentatie en keuze van de doelmarkten. Omschrijf de
marktgrootte en –kenmerken. Geef aan wat de economische relevantie en de impact
van de technologie kan zijn op de verschillende markten. (maximum 2 p.)
4.3 Competitive landscape: differentiators/USP
Beschrijf de alternatieven die momenteel bestaan of in ontwikkeling zijn en welke
bedrijven of instellingen hiermee bezig zijn. Geef aan wat het voordeel/unique selling
proposition van de UGent technologie is t.o.v. de alternatieven, bijv. prestatie,
efficiëntie, … (maximum 2 p.)
p.13/19 - 10/07/2014
Part 5: Project description
5.1 Objective & general approach
Omschrijf kort de doelstellingen van het project en licht schematisch toe hoe deze
bereikt zullen worden: wat is de te volgen strategie, de structuur van de
werkpakketten en hoe verhouden deze zich t.o.v. elkaar? (maximum 1 p.)
5.2 Work packages & deliverables
Geef een beschrijving van de werkpakketten, deliverables, methodologie, fasering en
kritische mijlpalen die nodig zijn om de doelstellingen van het project te realiseren,
zowel op gebied van de technologie (industrial PoC, upscaling, …) als wat betreft de
realisatie van de valorisatiedoelstellingen (benchmarking, validatie, business plan,
…). Geef duidelijk aan welke pakketten door welke projectpartner uitgevoerd zullen
worden, en voor welke taken de IOF-middelen aangewend zullen worden. Geef,
indien van toepassing, aan welke taken door derden gefinancierd of uitgevoerd zullen
worden. De koppeling met de gevraagde financiering dient uitgewerkt te worden in
rubriek 8.1. Een tijdsindeling van de werkpakketten en mijlpalen dient in rubriek 5.4
opgenomen worden. (maximum 4 p.)
5.3 Project milestones
Geef in de tabel de kritische go/no go mijlpalen aan en wanneer deze bereikt dienen
te worden. Duid hoe de mijlpalen objectief geëvalueerd kunnen worden op basis van
duidelijk omschreven deliverables, deadlines en benchmarks. Voorbeelden van
dergelijke benchmarks kunnen golden standards omvatten, externe beoordeling,
toetsing aan industriële specificaties of vereisten, … . (maximum ½ p.)
5.4 Project timelines
Geef een tijdslijn voor de aangehaalde werkpakketten, deliverables en kritische
mijlpalen. Geef tevens de fasering van het Stepstoneproject aan. Gelieve de titels en
labels van de tabel aan te passen volgens behoefte. (maximum ½ p.)
Part 6: Valorization
6.1 IP & Legal landscape

Intellectual property
Omschrijf, in overleg met de leden van het Valorisatie-team, alle publieke en nietpublieke octrooien, octrooiaanvragen, software en/of waardevolle materialen waarvan
AUGent de exploitatierechten bezit en die relevant zijn voor de uitvoering van dit
Stepstone-project en voor de realisatie van de valorisatiedoelstellingen. Bespreek ook
bijkomende informatie rond freedom-to-operate (FTO). Gelieve voor wat betreft de
octrooi(-aanvragen) de tabel aan te vullen met alle relevante informatie rond deze
octrooifamilies (tabel dupliceren indien nodig). Indien relevant, gelieve eveneens
bijkomende informatie rond search reports, status en patentstrategie op te nemen bij
„remarks‟. (maximum 2 p.)

Legal & Contracts
Geef, in overleg met de leden van het Valorisatieteam, een overzicht van alle
relevante overeenkomsten met derden inzake de exploitatie (licentie, overdracht,
optie) van de onderzoeksresultaten behaald door de (co-)promotoren in het kader van
deze Stepstone-aanvraag. Vermeld hiertoe het referentienummer en relevantie, nietconfidentiële data: omschrijving van de betreffende technologie, prioriteitsdatum
p.14/19 - 10/07/2014
(en mogelijke einddatum van de overeenkomst), status van de exclusiviteit.
(maximum 1 p.)
6.2 Roadmap for valorization
Wat zijn de algemene doelstellingen op vlak van valorisatie? Omschrijf een duidelijk
stappenplan dat zal resulteren in de valorisatie van de technologie. Geef aan wat de
logica is tussen de opeenvolgende stappen en duidt aan waarop deze stappen
gebaseerd zijn (precedenten, feedback van partners, gesprekken met potentiële
klanten, …). Geef aan welke stappen in het huidige project genomen zullen worden
en welke in het natraject. Wat zijn de cruciale stappen in de valorisatie roadmap? Is
er een terugvalpositie voorzien/mogelijk? Geef in het stappenplan ook een duidelijke
tijdslijn aan. (maximum 2 p.)
6.3 Valuation & Financial return
Maak, op basis van de unieke kenmerken / voordelen van de applicaties/produkten
die ontwikkeld zullen worden binnen dit IOF-project, een inschatting van de
marktwaarde. Geef een prognose van de potentiële financiële return met indicatie van
het beoogde tijdsvenster. Geef, indien mogelijk, een inschatting van de gerelateerde
productiekosten en de impact hiervan op de marktwaarde en mogelijke financiële
return voor AUGent: zowel voor spin-off als licentie-georiënteerde projecten wordt
beoogd dat het geïnvesteerde bedrag terugverdiend kan worden met een bepaald
rendement. (maximum 2 p.)
Part 7: Risk assessment
7.1 SWOT analysis
Maak een overzichtelijke SWOT analyse van de opportuniteit en de objectieven:
bespreek de eigen sterktes en zwaktes en externe opportuniteiten en bedreigingen.
In het additionele tekstvak kan eventuele bijkomende informatie/duiding opgenomen
worden.
7.2 Major project risks
Ga dieper in op de technologie gebonden risico‟s, zowel op technisch, budgettair,
timing, HR, juridisch, IP, environmental niveau. Maak een inschatting van dit risico
(high/medium/low) en de impact dat dit risico kan hebben op het project en de
valorisatiedoelstellingen. Geef onder de tabel aan hoe deze risico‟s opgevolgd en
eventueel gemedieerd zullen worden.
Part 8: Project funding
8.1 Required IOF funding
Geef in de tabel een gedetailleerd overzicht van de gevraagde financiering. Splits de
gevraagde budgetten op in functie van de bestemming (personeelskosten,
werkingsmiddelen, investering en onderaanneming) en van de fase (zie rubriek 5.3)
waarin deze budgetten nodig zijn. Maak gebruik van het tekstvak onder de tabel om
de gevraagde budgetten duidelijk te motiveren en indien mogelijk te koppelen aan de
vooropgestelde deliverables/werkpakketten. (maximum ½ p.)
In onderstaande paragrafen worden de verschillende bestemmingen meer in detail
toegelicht.
p.15/19 - 10/07/2014

Personnel costs:
Voor de omschrijving en motivering van de gevraagde personeelskredieten, vermeld
duidelijk:
o de personeelscategorie: WP-ATP – geen doctoraats- of post-doc-bursalen, zie de
rubriek Indieningsvoorwaarden.
o aantal jaar anciënniteit;
o % van een voltijdse tewerkstelling (voltijds = 100%);
o duurtijd (uitgedrukt in maand) van de mandaten waarvoor u kredieten vraagt;
o (indien reeds gekend) de naam van de medewerker.
Gelieve voor de onderbouwing van het budget een SAP simulatie bij de aanvraag te
voegen.

Operating costs:
De werkingskredieten worden uitgesplitst naar soort: kredieten voor documentatie, de
reis- en verblijfskredieten, het gebruik van computermateriaal, de benodigdheden of
materiaal voor laboratorium, kantoorbenodigdheden, het onderhoud van de
apparatuur, enz. Alle uitgaven tot een bedrag van €8.500 per eenheid (exclusief
BTW) ten laste van een IOF-krediet worden als werkingsuitgaven beschouwd en dit
ongeacht de manier waarop ze in SAP worden ingeboekt. Dit grensbedrag is gelijk
aan het maximum eenheidsbedrag (exclusief BTW) waaronder geen vergelijkende
offertes hoeven te worden opgevraagd.

Investment costs (VAT included):
Investeringen betreffen de aankoop en de installatie van wetenschappelijke en
technische toestellen met een aankoopbedrag van meer dan 8.500 euro (exclusief
BTW) per toestel. Voor deze toestellen dienen volgende gegevens vermeld te
worden:
o technische specificaties van het aangevraagde toestel;
o betreft het de vervanging of verbetering van een aanwezig toestel dan wel de
aankoop van een nieuw toestel;
o inzet van het toestel in het onderzoek met vermelding of er reeds vergelijkbare
toestellen aanwezig zijn in de onmiddellijke omgeving van de
onderzoeksgroep(en).

Subcontracting costs (VAT included)
Geef aan welke taken via onderaanneming zouden gebeuren en waarom voor
onderaanneming geopteerd wordt. Geef in deze raming eveneens een overzicht van
consultancy-opdrachten die omschreven worden in rubriek 9.2. Voor elke
onderaanneming dient de UGent reglementering gevolgd te worden, zie de rubriek
Indieningsvoorwaarden.

Total required funding
Geef het totaal aangevraagde budget aan en splits dit duidelijk op in de verschillende
fases zoals beschreven in rubriek 5.3.
8.2 Industrial co-funding
Geef in de tabel een gedetailleerd overzicht van de (beoogde) industriële
cofinanciering. Splits de bijdragen/budgetten op per fase (zie rubriek 6.3). Maak
gebruik van het tekstvak onder de tabel om de bijdragen/budgetten verder te
omschrijven (maximum ½ p.): omschrijf de aard van de bijdrage, de motivatie van de
partner om deze bijdrage te leveren en de randvoorwaarden die gepaard gaan met
deze bijdrage. Voeg een eventuele intentieverklaring toe als bijlage bij de aanvraag.
p.16/19 - 10/07/2014
8.3 Other project related funding
Maak gebruik van de tabel in het aanvraagdocument om bijkomende informatie te
geven omtrent onderzoekscontracten, projectaanvragen of toegekende projecten die
betrekking hebben tot de technologie die voorwerp uitmaakt van deze Stepstoneaanvraag. Geef op basis van de deliverables duidelijk aan hoe deze projecten
complementair zijn aan de Stepstone-aanvraag. Geef eveneens aan hoe afhankelijk
dit Stepstone project, en bij uitbreiding de valorisatie van de technologie, is van de
andere projecten.
Dit onderdeel van het aanvraagdocument is verplicht in te vullen en zal aangewend
worden om de nood aan IOF-financiering na te gaan: indien via alternatieve
financieringskanalen budgetten binnengehaald worden voor de uitvoering van taken
die in deze Stepstone-aanvraag vermeld worden, kan de IOF-financiering
teruggevorderd worden. Dit onderdeel dient niet ter onderbouwing van de track
record van de betrokken (co-)promotoren, maar kan nuttige informatie verschaffen
inzake de niet-IOF financiering van de meer fundamentele onderzoeksaspecten van
de technologie of van de industriële relevantie/interesse in de technologie. (maximum
2 p.)
Part 9: Project staffing
9.1 Role specification & track record
Omschrijf kort de specifieke bijdrage van de (co)-promotoren, onderzoeksgroepen
en/of (externe) projectpartners en de kwalificaties/expertise die deze bezitten voor het
behalen van de deliverables van dit project, met focus op het toegepast
wetenschappelijk onderzoek en de valorisatieactiviteiten binnen het domein van de
aanvraag. (maximum 1/2 p. per groep/persoon)
Maak, indien relevant, een schema dat de relaties/interacties tussen de verschillende
partners en actoren (bedrijven, spin−off's, hogescholen, etc..) die betrokken zijn bij dit
project weergeeft.(totaal maximum 2 p.)
9.2 Consultancy & management
Geef aan en motiveer voor welke taken/werkpakketten externe consultants
ingeschakeld dienen te worden. Geef, indien mogelijk, ook reeds aan welke
perso(o)n(en) voor het uitvoeren van deze opdracht in aanmerking kunnen komen of
over welke expertise-domeinen de consultants dienen te beschikken.
Indien spin-off georiënteerd, geef aan in welke fase van dit Stepstone-project een
management team zal samengesteld worden & welke ervaring/expertise specifiek
vereist is (eventueel aanvullend aan het reeds uitvoerende team van het Stepstone
project). Omschrijf de taken die het toekomstige management team zal toebedeeld
krijgen en hoe de continuïteit met het Valorisatieteam zal opgevolgd worden.
(maximum 1 p.)
Part 10: Contact data

Promoter (only one promoter permitted)
Gelieve de contactgegevens aan te vullen van de promotor en de copromotoren van
het project, die voldoen aan de vereisten zoals beschreven bij de
indieningsvoorwaarden. Het statuut van de copromotoren (inclusief de aard en duur
van hun aanstelling) dient gespecifieerd te worden. Het (co)-promotorschap is niet
p.17/19 - 10/07/2014
verzoenbaar met een aanstelling ten laste van het project. Gelieve voor de promotor
ook de vakgroepcode op te geven. De promotor en co-promotoren dienen de
aanvraag te dateren en te handtekenen in het daartoe voorziene van deel 13 van de
aanvraag.
Part 11: Valorization Team
Geef in dit deel van de aanvraag de samenstelling van het Valorisatieteam weer. De
kerngroep is beperkt in omvang en wordt typisch samengesteld uit de
verantwoordelijke ZAP‟er, de IOF-mandaathouder of adviseur Valorisatiecel, de
relevante TechTransfer adviseurs (IP, L&C, BD) en 1 of meerdere IOF-raadsleden.
De betrokken TechTransfer adviseurs zullen aangeduid worden bij de intake-meeting,
de IOF-raadsleden worden door de IOF-coördinatiecel aangevuld na eventuele
goedkeuring van het project.
Part 12: Ethical and/or biosafety implications
Gelieve aan te geven of uw projectvoorstel eventueel ethische en/of
bioveiligheidsimplicaties heeft. Meer bepaald dient u aan te geven of het onderzoek:
o Experimenten op de mens betreft?
o Experimenten op gewervelde dieren betreft?
o Of er een verwerking van persoonsgegevens gebeurt (privacy wetgeving)?
o Er gewerkt wordt met genetisch gemodificeerde organismen?
o Er gewerkt wordt met biologische agentia, fytopathogenen en/of
zoöpathogenen?
Part 13: Signatures
Gelieve de aanvraag in tweevoud te ondertekenen door promotor en alle
copromotoren.
Verdere informatie:
Dr. Ingrid Merchiers
09/264.99.51
[email protected]
p.18/19 - 10/07/2014
p.19/19 - 10/07/2014

Download Report