NR B FAC-advies JR 2013 Definitief

B
Advies Financiele Advies Commissie
betreffende Jaarrekening 2013
Abvakabo FNV
Definitief
Aan:
de leden van het congres van 27 mei 2014
de leden van het bondsbestuur
de bezoldigd bestuurders
Ter kennisneming aan:
de secretarissen van de afdelingen en sectoren, afdeling Planning & Control
Utrecht, 27 mei 2014.
Geachte collega’s,
Samenvatting.
Advies FAC over de Jaarrekening 2013 Abvakabo FNV.
Het advies van de Financiële Adviescommissie (FAC) bestaat uit 5 hoofdstukken. De onderbouwing
van het advies met de algemene overwegingen en de argumenten enz. zijn opgenomen in deze 5
hoofdstukken en vindt U terug in de bijlage bij dit advies.
Hoofdstuk 1. Inleiding bestaat uit de onderdelen 1.1 Plaats en positie FAC, 1.2 Jaarrekening 2012 en
1.3 Begroting 2014.
Hoofdstuk 2.Gevolgde werkwijze bij de opzet van het FAC-advies over de Jaarrekening 2012.
Hoofdstuk 3. Advies FAC over Jaarrekening 2013 in samenhang met artikel 18, lid 3, sub c van de
statuten (vaststelling van de Jaarrekening 2013 door het bondscongres) gaat in op de
beraadslagingen van de FAC om te komen tot een advies.
De FAC komt na afweging van alle pro’s en contra’s tot onderstaande positief advies.
De FAC adviseert het congres de jaarrekening 2013 conform artikel 18, lid 3, sub c vast te stellen.
1
ADVIES FAC INZAKE JAARREKENING 2013 ABVAKABO FNV
Hoofdstuk 4. Advies FAC over Jaarrekening 2013 in samenhang met artikel 18, lid 3, sub d van de
statuten (het verlenen van decharge aan het bondsbestuur door het bondscongres) gaat in op de
rechtmatigheid van het gevoerde financieel beleid van het bondsbestuur.
De FAC komt na afweging van alle pro’s en contra’s tot onderstaand positief advies.
De FAC adviseert het congres om conform artikel 18, lid 3, sub d van de statuten het bondsbestuur
decharge te verlenen voor het door haar gevoerde financieel beleid in het verenigingsjaar 2013.
Hoofdstuk 5. Afsluitende opmerkingen FAC over het verenigingsjaar 2013.
De besluitvorming van deze adviezen van de FAC is in unanimiteit tot stand gekomen.
Met vriendelijke groet namens de Financiële Advies Commissie ABVAKABO FNV,.
Rudovicus Speltie, Secretaris FAC ABVAKABO FNV
Bijlage:
Algemene overwegingen en argumenten enz. bij het FAC-advies Jaarrekening 2013.
2
ADVIES FAC INZAKE JAARREKENING 2013 ABVAKABO FNV
Bijlage bij FAC-advies over de Jaarrekening 2013 van ABVAKABO FNV
Algemene overwegingen en argumenten enz. bij het FAC-advies Jaarrekening 2013 .
1. Inleiding
1.1 Plaats en positie FAC
De FAC is door besluitvorming in het congres van mei 2010 in de nieuwe statuten opgenomen als
een formele adviescommissie van de bondsraad (straks Ledenraad) met eigen statutair verankerde
bevoegdheden en die gevraagd en ongevraagd adviezen kan uitbrengen over alle aangelegenheden,
die betrekking hebben op financiële zaken binnen onze bond.
In het statutencongres van 15 december 2011 is de FAC verankerd in artikel 30 van de Statuten en in
artikel 45 van het huishoudelijk Reglement.
En tot slot is van belang mee te delen dat besloten is dat de FAC totdat de nieuwe statuten door de
notaris formeel zijn gearresteerd kan functioneren als ware de statuten en reglementen al
rechtsgeldig ingevoerd.
Na een uitvoerige discussie over de positie en verantwoordelijkheden van het Bondsbestuur (BB), de
Bondsraad (BR) en de Financiële Adviescommissie (FAC) aan de hand van notitie BR 12/072 is door de
BR besloten om conform deze rolverdeling te gaan werken en nieuwe verkiezingen voor leden van de
FAC te houden. In de vergadering van de BR van 23 april 2013 is besloten om de FAC te laten bestaan
uit 7 leden. Daarna zijn de 7 leden van de FAC gekozen en ieder lid heeft een ruime meerderheid van
de stemmen gekregen zodat van een breed draagvlak van de nieuw gekozen FAC kan worden
gesproken.
In de loop van 2014 is Ton van der Scheer teruggetreden als FAC-lid. In de BR-vergadering van 8 april
2014 is Hans Wensing, de eerste opvolger op de lijst, door de BR benoemd als FAC-lid, zodat de FAC
weer voltallig is.
1.2 Jaarrekening 2012
In het Kleine Congres van 30 mei 2013 is uitvoerig de Jaarrekening 2012 met het advies van de FAC
behandeld. De FAC had positief over de JR 2012 geadviseerd en eveneens positief geadviseerd over
het verlenen van decharge aan het Bondsbestuur over het gevoerde financieel beleid in 2012.
Wel had de FAC hieraan een aantal randvoorwaarden gekoppeld met name over verdergaande
onderbouwing van de aangevraagde Bestemminsgreserve financiering activiteiten fusieproces FNV in
Beweging. Tevens was een signaleringslijst in het FAC-advies opgenomen over onderwerpen die
mede op aanbevelingen van de accountant op kortere termijn afgehandeld moesten worden. Het
betroffen hier onderwerpen als opstelling en uitwerking begrotings- en budgetregels, opstelling
sluitende controle op de te ontvangen werkgeversbijdragen, opstelling sluitende controle op te
ontvangen vacatiegelden, opzet procedure om ontwikkelingen ledenaantal te relateren aan de
ingezette middelen zoals Organising, opstellen bestuursnotitie over nut/noodzaak deelnemingen,
opstellen procedure voor inzet extrapersoneel, opstellen blauwdruk informatie- en
automatiseringsplan terzake uitrol ILSA/SAGE en een notitie over het beleggingsbeleid en de daaraan
gekoppelde procedures. Bij het uitbrengen van het advies over de JR 2013 zijn een aantal
onderwerpen helaas nog niet tot een afronding gekomen.
3
ADVIES FAC INZAKE JAARREKENING 2013 ABVAKABO FNV
Het congres besloot verder zonder stemming akkoord te gaan met de vaststelling van de JR 2012 en
het verlenen van decharge aan het Bondsbestuur. Er is door het congres geen expliciete uitspraak
gedaan over het FAC-advies en de daarin opgenomen signaleringslijst, hetgeen de FAC op zich
betreurt omdat daardoor onnodig onduidelijkheid blijft bestaan over de uitvoering van de in het FACadvies opgenomen aanbevelingen.
1.3 Begroting 2014
In de vergadering van de Bondsraad van 26 november 2013 is de Begroting 2014 behandeld, mede
aan de hand van het advies van de FAC van 18 november 2013.
De FAC heeft positief gereageerd op de mededelingen dat de Begroting 2014, wellicht de laatste van
de ABVAKABO FNV als zelfstandige organisatie, nu een volledig activiteitenbegroting is.
In het advies zijn aangekaart de voorgenomen uitbreiding van Organising met 8 fte’s, de extra
inspanningen voor kadervorming en –scholing, die gefinancierd worden vanuit de extra
contributieverhoging van €0,25 en de berekening van de contributieopbrengsten, waarbij het
begroten van een ledendaling van 2,5% niet strookt met de ambitie van een grotere en sterkere
vakbond ABVAKABO FNV.
De FAC heeft de Bondsraad geadviseerd positief in te stemmen met de begroting 2014, uitgaande
dat er door het Bondsbestuur bevredigende antwoorden werden gegeven op de vorige vermelde
punten.
In de vergadering is door de Bondspenningmeester uitvoerig ingegaan op deze punten, waarbij
vooral de nadruk lag op de extra contributieverhoging van €0,25. De Bondsraad stemde hiermee
alleen maar in als er hiervoor echte extra inspanningen gedaan worden voor kadervorming- en –
scholing. De Bondsraad was mordicus tegen deze contributieverhoging als die alleen maar zou
dienen als een opstapje naar een toekomstige hogere contributie in de nieuwe FNV. De
Bondspenningmeester ontkende dit laatste categorisch.
De Begroting 2014 werd tot slot na uitvoerige discussies met een grote meerderheid van stemmen
vastgesteld.
2 Gevolgde werkwijze bij de opzet van het FAC-advies over de
Jaarrekening 2013
Begin april 2014 heeft de FAC een eerste digitale versie van het concept Jaarverslag 2013 (JV2013) en
op 22 april 2014 een aangepaste versie va het JV2013 ontvangen. De FAC waardeert deze tijdige
toezending zeer; hierdoor ontstond er ruimte voor een goede voorbereiding van het FAC-advies over
het JV 2013.
In een plenaire bijeenkomst van de FAC is het JV2013 uitvoerig besproken met in de ochtend de
accountants van PwC en in de middag met de Bondspenningmeester en Hoofd Financiën.
In het ochtenddeel is met PwC gesproken over het (concept) Accountantsverslag 2013 (Verandering
wordt niet bereikt zonder ongemak), de IT rapportage Abvakabo FNV 2013/2014 en de Rapportage
interimbevindingen controle 2013 (Aandachtspunten in een veranderende omgeving).
Accountantsverslag 2013
De accountant geeft op de pagina’s 8 en 9 van het verslag als de belangrijkste controlebevindingen
aan dat het geconsolideerd verenigingsresultaat ruim € 7,4 miljoen positief is en dat er een verdere
versterking van de vermogenspositie heeft plaats gevonden. De Abvakabo FNV is volgens PwC
financieel een gezond bedrijf en kan een stootje verdragen. Verder is PwC van mening dat de
4
ADVIES FAC INZAKE JAARREKENING 2013 ABVAKABO FNV
kwaliteit van de toelichtingen verbeterd is t.a.v. vorig jaar. Verder is PwC tevreden over de
waarderingsgrondslagen in de JR2013 en de kwaliteit van de kritische schattingen bij het opstellen
van de JR 2013.
De FAC heeft PwC gevraagd waarom ingestemd is met geen aparte risicoparagraaf in de JR 2013 op
te nemen, terwijl PwC wel adviseert dit te doen in de JR2014. Het antwoord was dat in het kader van
de fusie een adequate risico-analyse is uitgevoerd. De FAC had de voorkeur dat deze risico-analyse
dan was opgenomen in de JR2013.
Ontevreden was PwC, ondanks gemaakte afspraken hierover, over het proces van de jaarafsluiting
2013. Vooral het ontbreken van de juiste kwaliteit en volledigheid van de op te leveren documenten
en de tijdigheid van beantwoording van vragen bemoeilijkte het proces.
De FAC vond de opmerking van PwC dat de financiële administratie onvoldoend betrouwbaar was
voor een effectieve en efficiënte jaarafsluiting, teleurstellend, maar niet verrassend.
In de loop van het jaar heeft de FAC geluiden bereikt dat de opzet om gelijktijdig én een nieuw
ledenadministratiesysteem SAGE én een nieuw financieel systeem DYNAMICS én een reorganisatie
met krimp op de financiële administratie in te voeren veel te ambitieus was en verstoken was van
realiteitszin. Als dan ook een dergelijk ingrijpende reorganisatie onvoldoende wordt gemanaged is
succes niet mogelijk. De gevolgen waren in 2013 duidelijk te merken. Onvoldoende beheersing van
de debiteuren en de crediteuren. Declaraties werden niet of te laat betaald; specificaties ontbraken.
Debiteuren werden niet geïnd, crediteuren werden dubbel betaald. De volledigheid van de innig van
contributies was niet geborgd, afdelingen kregen geen inzicht in hun werkelijke aantallen leden enz.
PwC onderschrijft volledig de conclusie van de FAC dat de basisadministratie eerst volledig op orde
moet zijn alvorens ingrijpende systeemwijzigingen te gaan invoeren.
Binnen de FAC is de mening geventileerd dat er onvoldoende aandacht is voor de inrichting van de
bedrijfsprocessen en de aansturing daarvan door de organisatie en de verankering van de AO/IB in
de nieuwe constellatie. Verder is er twijfel over de interne controle (three lines of defense).
Kortom, hier moeten nog de nodige verbeterslagen gemaakt worden.
Onderwerp van gesprek is ook geweest de afwaardering van de gronden in Woerden. Door een
nieuwe taxatie is in 2013 een afwaardering gebeurd van €1,1 miljoen. Dat betekent dat ABVAKABO
FNV in vergelijk met de eerste waardering op de balans 2006 van ruim €4 miljoen inmiddels bijna €
3,5 miljoen heeft moeten afwaarderen. Dit is toch wel erg extreem. De FAC adviseert het
Bondscongres daarom het Bondsbestuur op te dragen hierover een bestuursnotitie te laten opstellen
hoe deze kapitaalvernietiging in deze omvang heeft kunnen gebeuren.
Verder blijkt niet uit de jaarcijfers welke uitgaven in 2013 intern zijn gedaan voor de fusie.
Ongetwijfeld maken deze kosten een substantieel onderdeel uit van de jaarcijfers. Bij het doorgaan
maar zeer zeker bij een onverhoopt niet doorgaan van de fusie is het belangrijk inzicht te hebben in
de omvang van deze kosten. Een helder en transparant beeld hiervan is noodzakelijk.
Maar er zijn uiteraard ook goede resultaten in 2013 te melden.
Abvakabo FNV heeft de inhuur van derden stevig onder controle, deze ”bleeder” is tot normale
proporties terug gebracht en dat is een prima resultaat; er is beheersing van fraude risico’s,
Abvakabo FNV voldoet aan de SEPA-vereisten, het ledenverlies is praktisch tot stilstand gebracht en
de JR 2013 is toch nog ruim binnen de tijd klaar gekomen.
En zeer belangrijk: PwC heeft een positieve controleverklaring afgegeven over de JR 2013.
IT rapportage Abvakabo FNV 2013/2014
5
ADVIES FAC INZAKE JAARREKENING 2013 ABVAKABO FNV
Dit rapport heeft de FAC op 22 april ontvangen van PwC en is kort besproken. Er zijn door PwC en
aantal aanbevelingen gedaan om de IT-processen beter te beheersen en aan te sturen. Zo dient het
wijzigingsbeheer aangescherpt te worden, heeft de informatiebeveiliging aandacht nodig en dient er
een continuïteitsplan opgesteld te worden. De FAC zal aan dit rapport en aan de daarin gegeven
aandachtspunten in de komende follow-up veel aandacht besteden.
Rapportage interimbevindingen controle 2013
Deze rapportage werd vergeleken met het accountantsverslag 2013 om de voortgang in afhandeling
van de interimbevindingen te monitoren. Voornamelijk de hoge risico’s op het onderdeel “Interne
beheersing van de geautomatiseerde omgeving” en “kwaliteit en prestaties van belangrijke
beheersingsmaatregelen ten aanzien van aansluitingen” zijn nog niet opgelost, zie ook de ITrapportage. De belangrijkste bevindingen van PwC hadden betrekking op het ledensysteem SAGE,
financiële administratie Dynamics AX en de volledigheid van verschillende opbrengstenstromen.
Verder zijn er een 11-tal onderwerpen benoemd door PwC die geregeld moesten zijn voordat de
jaarrekeningcontrole2013 tot een goed einde kon worden gebracht.
De FAC zal in gesprek blijven met PwC en de Bondspenningmeester over de afhandeling daarvan.
Signaleringslijst horende bij FAC-advies over de JR 2013, zie pagina 9.
De FAC is van mening dat deze Signaleringslijst een heel nuttig instrument is om de kwaliteit van het
beheer binnen Abvakabo FNV te monitoren. Noodzakelijk is wel dat het Bondscongres het nut en
noodzaak van de in de Signaleringslijst opgenomen onderwerpen ondersteunt.
3
Advies FAC over Jaarrekening 2013 in samenhang met
artikel. 18, lid3, sub c van de statuten (vaststelling van de
Jaarrekening 2013 door het bondscongres)
De FAC heeft zich uitvoerig beraden over het uitbrengen van het advies over de Jaarrekening 2013.
De FAC constateert tot haar tevredenheid dat in de enkelvoudige jaarrekening 2013 (pag. 72) het
operationele resultaat positief sluit met € 534K en het verenigingsresultaat met positief € 7,953
miljoen. Daarnaast hebben de accountants van PwC een goedkeurende controleverklaring,
gedagtekend 6 mei 2014, afgegeven.
De FAC complimenteert het Bondsbestuur en de werkorganisatie met dit positieve financiële
resultaat over 2013.
Bij het uitbrengen van het advies heeft de FAC verder ook betrokken de afspraken over mogelijke
verbeterpunten zoals die zijn gemaakt bij de advisering over de Jaarrekening 2012, zie de
betreffende signaleringslijst. Hierbij worden dan ook betrokken de nog openstaande bevindingen
vanuit de accountants- en managementrapporten.
De FAC concludeert nu dat een aantal van de verbeterpunten in deze Jaarrekening zijn gerealiseerd,
dat de accountants constateren dat de Abvakabo FNV veel aandacht heeft besteed en effort
gestoken om de interne beheersing naar een hoger niveau te brengen en het bondsbestuur ook
uitspreekt aan de verbeterpunten de hoognodige prioriteit te verlenen.
De FAC zal de afhandeling van de nog openstaande verbeterpunten dan ook nauwgezet volgen en
6
ADVIES FAC INZAKE JAARREKENING 2013 ABVAKABO FNV
indien nodig het bondsbestuur aansporen tot uitvoering daarvan, al dan niet in samenspraak met de
accountant.
De FAC heeft daartoe een nieuwe signaleringslijst 2013 opgesteld en verzoekt het Bondsbestuur
nadrukkelijk hierop haar visie te geven zodat helder is dat de vermelde punten geheel of gedeeltelijk
in 2014 worden afgehandeld.
Ook zal de implementatie van het Handboek Financieel Beleid zorgvuldig door de FAC gemonitord
worden waarbij voornamelijk de hoofdstukken over het budget- en begrotingsrecht in samenspraak
met de Bondsraad duidelijker vastgelegd en ook uitgevoerd moeten worden; dit heeft voor de FAC
nog steeds topprioriteit.
Een duidelijk minpunt blijft in de ogen van de FAC bestaan de ondeskundige aanpak en aansturing
door het management van de gelijktijdige invoering van nieuw systemen SAGE en DYNAMIXS AX met
gelijktijdige reorganisatie met personele krimp van de afdeling Financiën. Ook het nog niet op orde
zijn van de IT-omgeving en aansturing daarvan blijft zorgelijk.
De conclusie van de FAC is toch dat de positieve punten de overhand hebben en dat er een positieve
ontwikkeling in het jaarverslag is te constateren t.a.v. de voorgaande jaarrekening 2012 en dat er
daarom door de FAC een positief advies over de jaarrekening 2013 kan worden uitgebracht.
De FAC adviseert het congres de jaarrekening 2013 conform artikel 18, lid 3, sub c vast te stellen
waarbij de FAC het congres tevens adviseert om het Bondsbestuur de onderwerpen, zoals
opgenomen in de Signaleringslijst 2013, met voortvarendheid uit te voeren en de voortgang via de 4maands en 8-maansarapportages terug te koppelen aan de Bondsraad.
4 Advies FAC over Jaarrekening 2013 in samenhang met artikel 18,
lid3, sub d van de statuten (het verlenen van decharge aan het
bondsbestuur door het bondscongres)
Hier dient een uitspraak gedaan te worden over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid van het
bondsbestuur. Beoordeeld moet worden of de activiteiten en de daarvoor gedane uitgaven passen
binnen de afgesproken kaders, zoals de begrotingsposten, het huishoudelijk reglement en de
statuten.
Ook hier de afweging of de ondeskundige aanpak en aansturing door het management van de
gelijktijdige invoering van nieuw systemen SAGE en DYNAMIXS AX met gelijktijdige reorganisatie met
personele krimp van de afdeling Financiën én het nog steeds niet op orde zijn van de IT-omgeving en
aansturing daarvan van invloed moet zijn op de dechargeverlening voor het gevoerde beleid.
Gezien het positieve operationele én verenigingsresultaat 2013 én de goedkeurende
controleverklaring van de accountants alsmede de verbeteringen van de jaarrekening 2013
vergeleken met de jaarrekening 2012 concludeert de FAC dat er toch positief geadviseerd kan
worden over de decharge.
7
ADVIES FAC INZAKE JAARREKENING 2013 ABVAKABO FNV
Daarom adviseert de FAC het congres om conform artikel 18, lid 3, sub d van de statuten het
bondsbestuur decharge te verlenen voor het door haar gevoerde financieel beleid in het
verenigingsjaar 2013.
De besluitvorming van deze adviezen van de FAC is in unanimiteit tot stand gekomen.
5 Afsluitende opmerkingen FAC over het verenigingsjaar 2013.
De FAC wil graag haar erkentelijkheid uitspreken over de positieve manier waarop het overleg is
gevoerd met Bondsbestuur in de persoon van de Bondspenningmeester en de medewerkers van de
werkorganisatie.
Ook de contacten met de accountant van PwC waren open en constructief en werden gekenmerkt
door openhartigheid bij besprekingen over soms moeilijke onderwerpen. Ook hiervoor de
erkentelijkheid van de FAC.
Tenslotte nog het volgende. Abvakabo FNV hanteert een duaal systeem, waar gescheiden
verantwoordelijkheden zijn tussen enerzijds het Bondsbestuur en anderzijds de Bondsraad. De FAC is
een adviescommissie van de Bondsraad met het doel optimaal ondersteuning te geven aan die
verantwoordelijkheid en stelt haar adviezen op basis van deskundigheid en professionaliteit op voor
de Bondsraad. De Bondsraad toetst die adviezen en vormt dan een oordeel of deze gevolgd worden.
8
ADVIES FAC INZAKE JAARREKENING 2013 ABVAKABO FNV
Signaleringslijst, horende bij FAC-advies over de Jaarrekening 2013.
De FAC ervaart de “Signaleringslijst” als een heel nuttig instrument om de kwaliteit van het beheer
binnen Abvakabo FNV ook in 2014 te monitoren.
1. Opstelling begrotings- en budgetregels, zodat de rechtmatigheid van de gerealiseerde
opbrengsten en uitgaven getoetst kunnen worden aan de relevante begrotingsposten.
FAC: In het Handboek Financieel Beleid AKF zijn in Hoofdstuk 2 hierover globale afspraken
gemaakt. Om concreet de rechtmatigheid te kunnen toetsen dienen nadere afspraken tussen
Bondsraad en Bondsbestuur gemaakt te worden; de FAC wil hierbij graag adviseren.
2. Opstelling sluitende registratie en controle op de te ontvangen vacatiegelden, gesplitst in te
ontvangen vacatiegelden van het bezoldigd personeel en te ontvangen vacatiegelden van het
onbezoldigde kader.
FAC: Uit het Accountantsverslag 2012 blijkt dat Abvakabo FNV met betrekking tot de
vacatiegelden op de goede weg. Het project dient wel nog in 2014 verder te worden
geïmplementeerd.
3. Opstelling bestuursnotitie ter bespreking en vaststelling in de bondsraad inzake nut,
noodzaak en (financiële) besluitvormingsprocessen in deelnemingen/gelieerde instellingen
van Abvakabo FNV (Wachtgeldfonds, Revo, GBF en Vastgoed FNV, ACOP)
FAC: Ook hier is gebleken dat de gevraagde bestuursnotitie nog niet is gemaakt en besproken
met de Bondsraad. De FAC verzoekt het Bondsbestuur deze bestuursnotitie alsnog op te
stellen.
4. Abvakabo FNV heeft de ICT-omgeving nog niet onder controle. PwC heeft hierover een ITrapportage Abvakabo FNV 2013/2014 van maart 2014 uitgebracht met verbeter- en
aandachtspunten.
De FAC heeft de ICT binnen Abvakabo FNV altijd als een risico ingeschat en wenst de
voortgang van de afhandeling van deze verbeter- en aandachtspunten periodiek met het
Bondsbestuur te monitoren. Hierbij dient nadrukkelijk de verdere implementatie van SAGE en
Dynamics AX in relatie met de kwaliteit van de basisadministraties te worden betrokken.
9
ADVIES FAC INZAKE JAARREKENING 2013 ABVAKABO FNV

Download Report