Procedure calls KFZ

Procedure en formats calls KFZ versie 1.0
1. Inleiding
In deze notitie is de concept call-procedure beschreven. Bij het beschrijven van de call-procedure is
gebruik gemaakt van de bestaande procedures van Resultaten Scoren en ZonMW. Ook is gekeken
naar de procedure die Vilans hanteert bij het beoordelen van offertes in het kader van het programma
In voor Zorg. In paragraaf 2 is de voorgestelde KFZ-procedure beschreven. In paragraaf 3 wordt
ingegaan op diverse andere aandachtspunten.
2. Procedure calls
Een vergoeding aanvragen bij KFZ kan alleen nadat een call is bekendgemaakt en opengesteld. De
standaardprocedure verloopt in 5 stappen:
- Stap 1: Projectvoorstel
- Stap 2: Beoordeling van het projectvoorstel
- Stap 3: Aanvraag
- Stap 4: Oordeel over kwaliteit, relevantie en prioritering aanvraag
- Stap 5: Honorering/afwijzing
Deze stappen zijn hier onder verder uitgewerkt en toegelicht.
1
Stap 1: Projectvoorstel
De Programmacommissie KFZ stelt een calltekst op en zet deze uit in het forensische zorgveld. De
geïnteresseerde instellingen kunnen binnen 4 weken na de publicatie van de call een projectvoorstel
doen. Een projectvoorstel is een korte aanvraag en dient als voorselectie voor de uitgewerkte
aanvraag.
Toelichting:
- De call wordt uitgezet binnen het forensische zorgveld bij de instellingen waar DForZo forensische
zorg inkoopt. De calls worden opgenomen op de KFZ-website en (in ieder geval) worden gestuurd
aan:
o Directeuren (en hun secretaresses) van alle instellingen met een contract met DForZo met het
uitdrukkelijke verzoek om zelf te zorgen voor verspreiding binnen hun organisaties.
o Hoofden Onderzoek.
o Communicatieafdelingen van de instellingen.
o Universiteiten.
o Betrokken gremia (Forensisch Netwerk, ODO, LBHIV, FPA/FPK Directieberaad)
o Afhankelijk van de call: kennisinstituten, PPC´s, Reclassering.
- De mogelijkheid bestaat dat de programmacommissie KFZ ‘open’ calls uitzet waarbij het veld
ideeën kan inbrengen voor KFZ-projecten. De Programmacommissie zal hiervoor de komende
periode criteria ontwikkelen en reserveert budget voor deze open calls
- Om te voorkomen dat de instellingen er (te) veel werk in stoppen, terwijl maar één partij het
project gegund krijgt, kunnen geïnteresseerden een (kort) projectvoorstel doen. De inspanning
voor de instellingen is dan nog beperkt. Op basis van de projectvoorstellen vindt een eerste
selectie plaats, waarna gericht aan een aantal instellingen wordt gevraagd om een uitgebreide
aanvraag op te stellen. De twee tot drie projecten met de hoogste beoordeling worden uitgenodigd
om een uitgebreide aanvraag in te dienen.
- Het projectvoorstel moet niet al te uitgebreid zijn, maar tevens wel voldoende informatie bevatten
om een beoordeling te kunnen doen en te kunnen bepalen welke partijen door gaan naar de
volgende ronde.
- Op de website van KFZ is het format te vinden dat moet worden gebruikt voor het projectvoorstel.
- In het projectvoorstel moeten de indieners akkoord gaan met verschillende voorwaarden. Als de
indiener niet akkoord gaat met de voorwaarden zal de aanvraag niet verder in behandeling
worden genomen.
2
Stap 2: Beoordeling van het projectvoorstel
De programmacommissie KFZ beoordeelt het projectvoorstel vooral op relevantie voor het programma
en globaal op kwaliteit. Daarvoor zijn per call criteria vastgesteld.
Toelichting:
- Voordat de beoordelingsprocedure van start gaat controleert de secretaris van KFZ de tijdigheid
en volledigheid van de ingediende aanvraag (Is het projectvoorstel tijdig ingediend? Zijn alle
benodigde stukken aanwezig? Is voldaan aan de formele indienings- en uitsluitingscriteria? Is het
Masterprotocol voldoende gevolgd door de projectindieners?.
- De secretaris van KFZ controleert de resterende projectvoorstellen op betrokkenheid met risico op
belangenverstrengeling van leden van de Programmacommissie KFZ. Als een lid van de
Programmacommissie direct of indirect betrokken is bij een ingediend projectvoorstel, dan is hij/
zij niet betrokken bij de beoordeling van de desbetreffende projectvoorstellen en aanvragen.
- Er geldt een verschoningsregeling voor de leden van de Programmacommissie. Dat betekent dat
niet alleen de secretaris let op mogelijke belangenverstrengeling, maar dat ook de leden bij elke
voorstel steeds opnieuw voor zichzelf beoordelen of er sprake is van belangenverstrengeling. De
leden kunnen zich zonodig verschonen.
- De voorzitter van de Programmacommissie benoemt drie beoordelaars uit de overgebleven leden
van de Programmacommissie KFZ, waarvan in ieder geval één wetenschapper en één
praktijkvertegenwoordiger. Daarnaast beoordeelt ook de secretaris het voorstel. In totaal zijn er
dus vier beoordelaars.
- De beoordelaars toetsen het projectvoorstel onafhankelijk van elkaar aan de vooraf gestelde
criteria. Op de website van KFZ is het beoordelingsformulier voor de projectvoorstellen
opgenomen.
- De projectsecretaris verzamelt de beoordelingen en maakt een overzicht met alle
projectvoorstellen en de bijbehorende scores.
- De resultaten worden met het advies van de beoordelaars besproken in een overleg van de
Programmacommissie waarna de Programmacommissie een formeel besluit neemt over de twee
tot drie instellingen die een gedetailleerde aanvraag in mogen dienen.
- De instellingen ontvangen een mail waarin is beschreven of het projectvoorstel een positieve of
negatieve beoordeling heeft gekregen. Op verzoek van de instelling kan een nadere toelichting
worden verstrekt.
3
Stap 3: Aanvraag
De twee tot drie projectvoorstellen met de hoogste scores worden uitgenodigd een gedetailleerde
aanvraag op te stellen.
Toelichting:
- Hierbij moet gebruik worden gemaakt van het standaard format voor de aanvraag. Dit format
bouwt voort op het reeds eerder opgestelde projectvoorstel en is te vinden op de KFZ-website.
- De aanvragers moeten in hun aanvraag aangeven op welke wijze ze invulling geven aan de
stappen uit het Masterprotocol KFZ. Het betreft de stappen (1) voorbereiding, (2) literatuurstudie,
consultatie, aanbevelingen, (3) programma van eisen, (4) formuleren en toetsen van het op te
leveren resultaat, (5) interne pilot, (6) implementatieplan, (7) externe pilot en (8) implementatie en
onderhoud. Naar gelang de aard van het project kunnen deze stappen meer of minder van
toepassing zijn.
- In de aanvraag moeten de indieners akkoord gaan met verschillende voorwaarden. Als de
indiener niet akkoord gaat met de voorwaarden zal de aanvraag niet verder in behandeling
worden genomen. Het betreft o.a. voorwaarden op het gebied van het intellectuele eigendom, het
uitsluiten van bezwaar en beroep, het gebruik van het Masterprotocol KFZ en het gebruik van de
vaste formats rond de aanpak, de voortgang en de verantwoording.
4
Stap 4: Oordeel over kwaliteit, relevantie en prioritering aanvraag
De programmacommissie KFZ stelt een eindoordeel over de kwaliteit, relevantie, prijs en prioritering
vast op basis van de aanvraag. Wanneer de programmacommissie KFZ vindt dat zij over
onvoldoende expertise beschikt kan zij een kwaliteitswerkgroep instellen of een expert raadplegen.
-
-
-
-
-
Voordat de beoordelingsprocedure van start gaat controleert de secretaris van KFZ de tijdigheid
en volledigheid van de ingediende aanvraag (Is de aanvraag tijdig ingediend? Zijn alle benodigde
stukken aanwezig? Is voldaan aan de formele indienings- en uitsluitingscriteria? Is het
Masterprotocol voldoende gevolgd door de projectindieners?).
De aanvragen worden beoordeeld door de vier beoordelaars die ook de projectvoorstellen hebben
beoordeeld.
De beoordelaars toetsen de aanvraag onafhankelijk van elkaar aan de vooraf gestelde criteria.
Hierbij maken ze gebruik van het beoordelingsformulier voor de aanvragen. Dit formulier is te
vinden op de KFZ-website.
De projectsecretaris verzamelt de beoordelingen en maakt een overzicht met de aanvragen en de
bijbehorende scores.
Tijdens de eerstvolgende vergadering van de Programmacommissie KFZ wordt het besluit over
de aanvragen genomen op basis van het overzicht met de beoordeling (en eventuele
opmerkingen) De beoordelaars krijgen de gelegenheid tot mondelinge toelichting. Als de planning
het niet toe laat om te wachten op de volgende bijeenkomst van de Programmacommissie, dan
wordt een en ander via de mail afgehandeld.
Wanneer unaniem dezelfde aanvraag op de eerste plaats eindigt wordt aldus besloten. Wanneer
er geen consensus is tussen de beoordelaars wordt hierover in de voltallige
Programmacommissie gediscussieerd. Eventueel betrokken leden van de Programmacommissie
(met risico op belangenverstrengeling) verlaten tijdelijk de vergadering.
De (overgebleven) aanwezige Programmacommissieleden besluiten bij meerderheid van
stemmen welke aanvraag wordt gehonoreerd.
Als de Programmacommissie over onvoldoende expertise beschikt om een goede beoordeling
mogelijk te maken, kan een beroep worden gedaan op experts. De experts beoordelen in dat
geval de aanvraag en geven een advies aan de Programmacommissie KFZ.
Stap 5: Toekenning/ afwijzing
Op basis van de beoordeling neemt de Programmacommissie een besluit welke aanvraag wordt
toegekend en welke aanvragen worden afgewezen. Indieners ontvangen een toekenning of een
gemotiveerde afwijzing.
Toelichting:
- De secretaris KFZ draagt zorg voor contractering, waarbij eventueel door de
Programmacommissie gemaakt aanvullende opmerkingen in het contract worden opgenomen.
5
3. Overige uit te werken punten
In deze paragraaf zijn de overige uit te werken punten opgenomen. Achtereenvolgens wordt ingegaan
op de termijnen (3.1), de voorwaarden (3.2), de richtlijnen voor begrotingen (3.3), de code
belangenverstrengeling (3.4), het bezwaar & beroep (3.5), en de formats voor de voortgangs- en
eindrapportages (3.6).
3.1 Termijnen
KFZ streeft naar een zo kort en efficiënt mogelijke beoordelingsprocedure, maar wil de beoordeling
ook zorgvuldig uitvoeren. Daarnaast moeten de instellingen voldoende tijd hebben om de
projectvoorstellen en de aanvragen op te stellen. Dat leidt tot de volgende termijnen.
Stappen
Stap 1: projectvoorstel
Stap 2: beoordeling van het
projectvoorstel
Stap 3: Aanvraag
Stap 4: Oordeel over kwaliteit,
relevantie en prioritering
Stap 5: Honorering/afwijzing
Totale doorlooptijd
Termijnen
Na de publicatie van de call hebben de instelling 2 weken de tijd
hun projectvoorstel in te dienen.
Binnen 3 weken beoordeelt de Programmacommissie KFZ de
projectvoorstellen.
De instellingen hebben 4 weken de tijd om de gedetailleerde
aanvraag in te dienen.
De totale beoordelingsprocedure binnen KFZ is binnen 3 weken
afgerond.
12 weken
3.2 Voorschotten vergoeding
Bij de toegewezen calls wordt gewerkt met voorschotten. Het laatste bedrag wordt pas overgemaakt
als het afgesproken resultaat is gerealiseerd. Er wordt gewerkt met één voorschot van 75%. De
laatste 25% wordt overgemaakt na afronding van het project.
3.3 Richtlijnen voor begrotingen
KFZ werkt niet met standaard tarieven voor de inzet van medewerkers. De begroting en de tarieven
moeten wel duidelijk worden toegelicht.
3.4 Code belangenverstrengeling
Als de eigen instelling van een lid van de Programmacommissie een voorstel indient n.a.v. een call,
dan mag dit lid van de Programmacommissie bij die ronde dan niet mee beoordelen. Er is tevens een
verschoningsregeling voor de leden van de Programmacommissie.
3.5 Voortgangs- en eindrapportages.
- Voor de voortgangs- en eindrapportages zijn vaste formats opgesteld waarvan gebruik moet
worden gemaakt.
- Ieder half jaar moet een voortgangsrapportage worden aangeleverd.
- Als er aanleiding voor is op basis van de voortgangsrapportage, kan besloten worden een bezoek
te brengen aan de betrokkenen.
- Als de voortgang onvoldoende is of als de kwaliteit van de tussenproducten te wensen over laat,
zal de Programmacommissie KFZ bijsturen.
6

Download Report