charter voor goed bestuur

Charter Flanders Inshape vzw
1. De raad van bestuur van Flanders Inshape vzw (FIS) beschikt over de nodige autonomie,
competenties en objectiviteit om zijn verantwoordelijkheden inzake strategische sturing en controle
van het uitvoerend management te kunnen uitvoeren.
De rol van de raad van bestuur bestaat erin de strategie en het algemeen beleid van FIS te
bepalen. Tevens oefent hij controle uit op FIS in het algemeen en de operationele directie in het
bijzonder. De raad van bestuur heeft eveneens de taak te waken over de naleving en de
toepassing van de visie en missie van FIS.
De raad van bestuur speelt een actieve rol in het onderhandelingsproces, de afsluiting en de
opvolging van de overeenkomst met de Vlaamse overheid.
De raad van bestuur evalueert jaarlijks de wijze waarop de overeenkomst door de operationele
directie wordt uitgevoerd en rapporteert hierover desgevallend aan het IWT en de functioneel
bevoegde minister van de Vlaamse Regering.
De raad van bestuur beslist over de structuur van de operationele directie en bepaalt de
bevoegdheden en de plichten die aan de operationele directie worden toevertrouwd. De raad
van bestuur selecteert en benoemt de algemeen directeur.
De raad van bestuur weerhoudt zich van enige inmenging in het dagelijkse bestuur van FIS en
respecteert de operationele autonomie van de operationele directie.
2. De raad van bestuur is zo samengesteld dat hij voldoende zicht heeft op de additionaliteit en de
focus van de werking van FIS voor het realiseren van haar missie, zie artikels 5 en 17 van de
statuten van Flanders Inshape vzw.
3. De raad van bestuur van FIS wordt op een professionele en transparante manier samengesteld met
de nodige aandacht voor diversiteit en complementariteit.
De omvang van de raad van bestuur wordt afgestemd op de behoeften van FIS en dient een
doeltreffende besluitvorming toe te laten.
Bij de samenstelling van de raad van bestuur wordt aandacht besteed aan de beginselen van
een democratische vertegenwoordiging en aan de onverenigbaarheden van de bestuurders.
Daarbij wordt eveneens aandacht besteed aan de noodzakelijke diversiteit en complementariteit
inzake bekwaamheden, ervaring en kennis van de bestuurders.
Bij de samenstelling van de raad van bestuur wordt aandacht besteed aan de beginselen van
genderdiversiteit. Om een vacature binnen de raad in te vullen zal de raad van bestuur op zoek
gaan naar een kandidaat en een benoeming voorstellen met aandacht voor de voordelen van
diversiteit binnen de raad. Zo streeft de raad van bestuur naar ten minste één derde vrouwen in
de samenstelling van de raad.
De raad van bestuur is samengesteld uit maximum twaalf bestuurders, al dan niet
vertegenwoordigers van leden van de vereniging, gekozen en benoemd door de Algemene
Vergadering onder de kandidaten voorgedragen door de effectieve leden.
De raad van bestuur is samengesteld uit zes vertegenwoordigers van doelgroepbedrijven en
sectorfederaties,
twee
vertegenwoordigers
van
dienstverlenende
bedrijven
in
productontwikkeling en industrieel design, een vertegenwoordiger van de opleidingen in
productontwikkeling en industrieel design, een vertegenwoordiger van kenniscentra met
expertise in productontwikkeling en industrieel design, een vertegenwoordiger van toegetreden
leden en een lid gezamenlijk voorgedragen door de 4 categorieën van effectieve leden, dat een
bedrijfsleider uit de doelgroepbedrijven is.
Naast de leden van de raad van bestuur kunnen twee waarnemers, als vertegenwoordigers van
de Vlaamse overheid, aangeduid worden, enerzijds door het IWT en anderzijds door het
Agentschap Economie.
De bestuurders worden benoemd voor een maximale termijn van twee jaar.
Er is geen enkele vergoeding voorzien (in welke vorm dan ook) voor de uitoefening van dit
bestuursmandaat.
De bestuurders oefenen hun mandaat uit als college.
Elke categorie van effectieve leden heeft een bepaald aantal stemmen, zie artikel 23 van de
statuten van Flanders Inshape vzw.
4. De raad van bestuur van FIS kwijt zich op een doeltreffende en efficiënte manier van zijn taken en
levert zodoende een waardevolle bijdrage tot de realisatie van de doelstellingen van FIS. Zie artikel 19
en 20 van de statuten van FIS.
De frequentie van het aantal raadsvergaderingen is aangepast aan de rol en het takenpakket
van de raad van bestuur en aan de noden en toekomstige uitdagingen van FIS.
De voorzitter van de raad van bestuur geeft leiding aan de raad van bestuur. Hij of zij neemt de
nodige maatregelen met het oog op de totstandkoming van een klimaat van vertrouwen binnen
de raad van bestuur, dat bijdraagt tot een open discussie, opbouwende kritiek en steun voor de
besluiten van de raad.
De voorzitter zorgt ervoor dat alle bestuurders met kennis van zaken kunnen deelnemen aan
het debat tijdens de raadsvergaderingen en dat er voldoende tijd is voor beschouwing en
discussie alvorens tot een besluit te komen.
De voorzitter stimuleert een daadwerkelijke interactie tussen de raad van bestuur en de
operationele directie.
De voorzitter legt de agenda van de bestuursvergaderingen vast in samenspraak met de
algemeen directeur.
De agenda weerspiegelt het takenpakket van de raad van bestuur en omvat een lijst van te
behandelen onderwerpen. Daarbij wordt gespecificeerd of deze ter besluitvorming of ter
informatie zijn opgenomen.
De agenda wordt voorafgaandelijk aan alle bestuurders meegedeeld.
Een goede informatiedoorstroming naar de raad van bestuur is van groot belang om tot een
correcte besluitvorming te komen. Voor de vergaderingen van de raad van bestuur, en indien
nodig, tussen de vergaderingen in, ontvangen de bestuurders tijdig accurate, duidelijke en
voldoende informatie. Alle bestuurders ontvangen daarbij dezelfde informatie.
Bij de uitoefening van hun mandaat en in het licht van de belangen van FIS zijn de leden van
de raad van bestuur gehouden tot de discretieplicht in verband met de informatie die zij in het
kader van de uitvoering van hun bestuursmandaat ontvangen.
De beslissingen van de raad van bestuur worden genomen in het licht van het halen van de
missie en de strategische doelstellingen van FIS. Indien er bij het beslissen over een van de
agendapunten een mogelijk belangenconflict zou kunnen ontstaan, dan moet(en) de betrokken
bestuurder(s) het mogelijke conflict of interest aan de voorzitter melden. Ze zullen zich
onthouden bij de beraadslaging van het betreffende agendapunt of indien relevant de
vergadering van de raad van bestuur op het moment van de beraadslaging verlaten.
Er worden notulen van de beraadslagingen opgemaakt tijdens de raadsvergadering. Deze
notulen omvatten op zijn minst een lijst van de genomen besluiten en maken melding van enig
voorbehoud van bepaalde bestuurders. Aan de notulen wordt een opdrachtenlijst voor de
operationele directie gehecht.
De raad van bestuur kan een secretaris aanstellen die de voorzitter van de raad van bestuur
bijstaat in de voorbereiding en de opvolging van de vergaderingen van de raad van bestuur.
5. De raad van bestuur van FIS richt, indien relevant, gespecialiseerde comités op die de raad bijstaan
in de uitvoering van zijn taken.
De raad van bestuur richt een beperkt aantal gespecialiseerde comités op om bepaalde dossiers
uit de diepen en voor te bereiden en de raad hierin te adviseren.
Met het oog op de voorbereiding van de zittingen van de raad van bestuur en opvolging van
operationele doelstellingen richt de raad van bestuur een comité van de raad op, samengesteld
uit de directeuren van de sectorfederaties en de kenniscentra. Dit comité vergadert op
geregelde basis met de algemeen directeur van Flanders Inshape (minimaal 4 keer per jaar).
Met het oog op de strategische doorlichting van de organisatie van het onderzoek in het kader
van de geoormerkte middelen van Flanders Inshape richt de raad van bestuur een adviesraad
op. De adviesraad dient tevens als orgaan voor de wetenschappelijke en industriële screening
van de projecten en valideert het onderzoeksprogramma en de individuele
onderzoeksprojecten.
Met het oog op het monitoren en bijsturen van het wetenschappelijke karakter van de lopende
onderzoeksprojecten van Flanders Inshape richt de raad van bestuur een wetenschappelijke
projectstuurgroep (WPSG) op. De projectstuurgroep is overkoepelend voor alle lopende
onderzoeksprojecten binnen de geoormerkte middelen van Flanders InShape.
Met het oog op de evaluatie en de beoordeling van de prestaties van de algemeen directeur
richt de raad een evaluatiecomité op.
De raad van bestuur kan indien nodig een beperkte ad-hoc groep samenstellen met bestuurders
om over een bepaalde vraag een advies uit te werken aan de raad van het bestuur.
6. FIS beschikt over een professionele en geresponsabiliseerde uitvoerende operationele directie,
onder leiding van de algemeen directeur, die instaat voor de operationele leiding van FIS en een team
dat instaat voor de operationele uitvoering van de doelstellingen.
Het uitvoerend management staat in voor de operationele werking van FIS, o.a. voor het
behalen van vooropgestelde doelstellingen, het bewaken van de kwaliteit en de relevantie van
de diensten en de verdere ontplooiing van de samenwerking met diverse partners
(sectorfederaties, dienstverleners, onderwijs, kenniscentra).
7. FIS waarborgt een toepassing van de publiekrechtelijke verplichtingen inzake de wet op de
overheidsopdrachten en een passende openbaarmaking van de principes inzake deugdelijk bestuur.
Goedgekeurd op de raad van bestuur van Flanders Inshape vzw op 2 juli 2013.

Download Report