Draaiboek start finish 2014 - Stichting Triathlon Noordwijkerhout

Draaiboek
Start-finish locatie voor de
24e Triathlon van Noordwijkerhout op 6 juli 2014
Beste
Hartelijk dank dat u ook dit jaar weer bereid bent om de Triathlon van Noordwijkerhout
mogelijk te maken. De deelnemers en het organisatieteam realiseert zich dat zonder u er
geen evenement is.
Mocht het in een noodgeval nodig zijn dat het zwembad ontruimt wordt dan dient u de
aanwijzingen van het zwembad personeel op te volgen.
Dit draaiboek is er voor om u zo goed mogelijk te informeren en te zorgen dat u niet voor
verrassingen komt te staan. Het is niet zo dat dit de enige manier is om uw taak te doen.
Graag doen wij een beroep op uw inzicht en creativiteit om voorkomende problemen op te
lossen. Zie dit draaiboek als een richtlijn. Mocht u vooraf of tijdens de wedstrijd vragen of
opmerkingen over uw taak heb kunt u contact opnemen met;
 Erik Nieuwenhuis, 06-33609820 algehele coördinatie
 David Peters coördinator start-finish locatie hij is tijdens de wedstrijd aanwezig op
rondom de Schelft en daarmee uw eerste aanspreekpunt.
 Lenard Onderwater, verantwoordelijk voor de wisselzone, hij tijdens het evenement
steeds aanwezig in de wisselzone.
In de Schelft kunt u bij het vrijwilligerspunt (direct bij de ingang), voordat u met uw taak
aanvangt daar een kopje koffie krijgen. Ook is het mogelijk om daar alvast uw lunchpakket
mee te nemen. Tijdens de wedstrijd wordt u op uw post voorzien van koffie, thee, frisdrank
en lunchpakket.
Indien er in uw pakket een veiligheidsvest, wordt u verzocht deze te dragen voor uw
veiligheid en die van de deelnemers. Dit vest gaarne na afloop retour bij de organisatie.
Het zou mooi zijn als u tijdens de wedstrijd het verstrekte T-shirt zichtbaar draagt.
Heeft u suggesties, ideeën of vindt u dat iets voor verbetering vatbaar is laat het ons dan
weten. Namens het organisatie team nogmaals hartelijk dank,
Erik Nieuwenhuis,
[email protected]
06-33609820
Draaiboek Start-finish locatie (wedstrijddag)
Algemene beschrijving
Op deze locatie komen activiteiten samen, deelnemers, toeschouwers, vrijwilligers en reguliere bezoekers
van Optiesport, dienen veilig te kunnen passeren. Het is daarom belangrijk dat, iedereen goed op de hoogte
is van de afspraken en dat de regie zorgvuldig in de hand wordt gehouden. De coördinatie is in handen van
David Peters. Hij is het eerste aanspreekpunt op deze dag. Op de zaterdag voor de wedstrijd word alles
zover mogelijk in gereedheid gebracht.
Op de wedstrijddag is vanaf 07:30 is de wisselzone open, dan hebben alleen deelnemers (op vertoon van
startnummer), vrijwilligers en juryleden toegang tot de wisselzone. Fietsen van de deelnemers mogen pas
geplaatst worden als deze goed gekeurd zijn door de jury en voorzien zijn van de fietssticker.
In de wisselzone mag niet gefietst worden.
Calamiteiten en Veiligheid.

Voor een geslaagd evenement is het waarborgen van de veiligheid van de deelnemers en vrijwilligers
belangrijk. Een veilig uitgezet en bewaakt parcours is daar een kritische succesfactor in. De vrijwilligers
zijn hierin de belangrijkste schakel. Hun inzicht en flexibiliteit maakt het mogelijk dat iedereen,
deelnemers en andere weggebruikers veilig kunnen passeren
Voor de veiligheid van de deelnemers en vrijwilligers, is in overleg met de gemeente, door middel van
een vergunning, een gedeelte van Noordwijkerhout afgesloten.
Hulpdiensten (Politie, Brandweer & Ambulance) hebben altijd toegang tot het parcours.
Daarnaast hebben de bewoners en de medewerkers van de organisatie (deze laatste zijn herkenbaar
aan groene kaart) toegang tot het parcours.
Voor de veiligheid zijn alle verkeersregelaars en posters, voorzien van hesjes.
In een noodgeval direct contact opnemen met 112 gebruik hiervoor het onderstaande format.
Locatie





Aard van het ongeval
Aantal betrokkenen
Letsel
Aanrijroute (geadviseerd)
daarna Erik Nieuwenhuis informeren (Bereikbaar via 06-33609820).
Bij ongelukken of andere calamiteiten (geen noodgeval) contact opnemen met Erik Nieuwenhuis.
Op 12 locaties zijn EHBO posten aanwezig (zie plattegrond), ingeval van een lichte verwonding deze
eerst raadplegen.
Spoedeisende huisartsenhulp 0900 – 3343678.
Ingeval van een noodsituatie, kan de wedstrijd stilgelegd worden. Dit wordt via de telefoon en de
motorrijders bekend gesteld.





Indeling startnummers
Er worden 4 programmaonderdelen afgewerkt op de deze dag.
Programma onderdeel
starttijd
locatie
startno
1-250
kleur grp
1
1/4 Wedstrijd triatlon
09:00
Oosterduinse Meer
Wit
2
1/4 Recreatie triatlon 1e serie
09:15
De Schelft
251-285
Blauw
2e serie
09:45
De Schelft
301-335
Geel
3
1/4 Recreatie estafette triatlon
10:15
De Schelft
351-385
Oranje
4
Recreatie 1/8 triatlon 1e serie
10:45
De Schelft
401-435
Groen
(alleen dames start) 2e serie
11:05
De Schelft
436-470
Rood
(snelste mannen) 3e serie
11:25
De Schelft
471-500
Paars
Chronologisch verloop wedstrijddag
06:00
06:30
07:30
07:30
08:00
08:15
09:00
09:15
09:13
09:45
09:40
10:05
10:15
10:15
10:45
10:44
11:05
11:20
11:25
11:40
11:15
12:00
12:00
12:55
13:00
13:30
Aanvang opbouw, wisselzone, parcours, Oosterduinse Meer (OM), wedstrijd secretariaat.
De Schelft open.
Wedstrijd secretariaat open, ophalen wedstrijd bescheiden deelnemers
Wisselzone de Schelft open, voor het plaatsen van loop benodigdheden, Wedstrijdatleten.
Wisselzone OM open, deelnemers mogen fietsen plaatsen.
Wisselzone de Schelft open voor het plaatsen van de fietsen etc, Recreatie atleten.
Start wedstrijd bij het Oosterduinsemeer.
Start eerste serie, recreatieve triatlon.
Eerste fietser op het parcours.
Start tweede serie, recreatieve triatlon.
Laatste zwemmer OM het water uit.
Eerste loper op het parcours.
Start estafette triatlon.
Doorkomst eerste loper.
Start eerste serie 1/8 triatlon.
Finish eerste atleet.
Start tweede serie 1/8 triatlon.
Finish eerste recreatieve triatleet
Start derde serie 1/8 triatlon.
Finish eerste 1/8 triatleet.
Laatste zwemmer het zwembad verlaten.
Finish eerste estafette team.
Prijsuitreiking, wedstrijd triatlon.
Laatste fietser van het parcours.
Prijsuitreiking overige afstanden.
Binnenkomst laatste triatleet.
Vrijwilligers lijst Start-finish
No
Taak
Wie
Opbouwen locatie.
Algehele coördinatie en aansturen vrijwilligers cf. onderstaande vrijwilligers en
takenlijst.
David Peters
Lenard Onderwater
Pepijn Bomas
7
Opvangen en begeleiden deelnemers bij de uitgang van het zwembad.
Gert de Bruin
& Begeleiden deelnemers naar de doorkomst en finish bij het
looponderdeel.
Vanaf 09:15(Eerste zwemstart)
 Deelnemers die na het zwemgedeelte via de uitgang uit het zwembad komen
vrije doorgang geven.
 Richting wissel zone sturen (linksaf tussen de dranghekken)
 Vanaf 10:15 combineren met deelnemers doorsturen voor de volgend
ronden.
 Om ongeveer 10:44 zal naar verwachting de eerste atleet finishen
 Post wordt opgeheven bij de finish van de laatste deelnemer.
8
Bewaken Wissel zone
 Vanaf 07:30 aanwezig.
 Alleen deelnemers (op vertoon van startnummer), vrijwilligers en juryleden
hebben toegang tot het Wissel zone.
 Deelnemers Oosterduinse Meer leggen hun loopspullen gereed op hun
plaats.
 Fietsen van de deelnemers mogen pas geplaatst worden als deze goed
gekeurd zijn door de jury en voorzien zijn van de fietssticker.
 Indien geen NTB jury aanwezig, dienen de fietsen van de deelnemers door
ons op deugdelijkheid gecontroleerd te worden
Geen toeschouwers binnenlaten - geen hulp - geen fotografen (muv Lex
Verveer van de organisatie)
 In de Wissel zone mag niet gefietst worden.
 Bewaking wordt pas opgeheven als de laatste fiets is opgehaald. Uiterlijk
14:00.
Cor van der Lans
Piet van Tol
10
Deelnemers Estafette triatlon begeleiden.
 Vanaf 10:00 aanwezig in het zwembad voor het begeleiden van de
deelnemers, indien nodig uitleggen wat de nieuwe regels zijn.
 Deelnemers voor het fietsonderdeel van de estafette triathlon begeleiden en
bij elkaar houden in het "wisselvakTrio's.
 Controleren of er cf de regels gewisseld wordt (wisselen van bandje).
 Deelnemers voor het looponderdeel van de estafette-triatehlon begeleiden
en bij elkaar houden in het wisselvak.
 Bij aankomst teamlid op de fiets, mogen de lopers nadat het enkel bandje
hebben gewisseld het wisselvak verlaten.
 Post wordt opgeheven na vertrek laatste loper.
Alex van der Lans
11
Bewaken oversteek plaats bij de ingang van de Schelft
 Vanaf 08:45 aanwezig.
 Zorgen voor een veilige oversteek van publiek en deelnemers van en naar
de Schelft, zodanig dat de deelnemers op het parcours niet gehinderd
worden.
 Post wordt opgeheven als de laatste deelnemer gefinishd is.
Nelleke Huis &
Lisette Kaptein
12
Begeleiding deelnemers en bezoekers bij de Schipperslootbrug
 Vanaf 10:00 post bezetten.
 De toeschouwers en deelnemers begeleiden die via de brug over de
Schippersloot naar De Schelft willen.
 Toeschouwers buiten de dranghekken, deelnemers er tussen.
 Post wordt opgeheven als de laatste deelnemer gefinishd is.
Jan de Ridder
Vrijwilligers lijst Start-finish
No
Taak
Wie
13
Deelnemers begeleiden in de juiste richting (wisselen, volgende ronden
en finish lopen)
 Vanaf 09.00 uur aanwezig (eerste zwemstart)
 Deelnemers die moeten wisselen van zwemmen naar het fietsen de juiste
richting op sturen. (Links af)
 Deelnemers wijzen naar de volgende ronden of finish deelnemers dienen
zelf het aantal ronden bij te houden. Mondeling aangeven "volgende ronde
links, finish rechts".
 Zorg ervoor dat er niemand anders dan de deelnemers die in de wedstrijd
zitten de wisselzone in gaat.
 Post wordt opgeheven wanneer laatste loper is gefinisht ongeveer (13:50
uur)
Dedi den Elzen
14
Begeleiden deelnemers bij het op stappen
Maureen
 Vanaf 07:30 uur aanwezig met het opgaan van de wisselzone, zie er op toe Duivenvoorden
dat niemand de wisselzone in of uit gaat bij post 14. Deelnemers mogen
uitsluitend bij het controlepunt voor de fietsen bij post 8 de wisselzone in of
uit.
 Houd tot dat de eerste deelnemer (ongeveer 09:30) gaat fietsen deze (post
14) uit en ingang hermetisch gesloten.
 Op toe zien dat deelnemers niet fietsen in de wisselzone.
 Deelnemers mogen pas op de fietsstappen en als zij de wittestreep
gepasseerd zijn.
 Zorg ervoor dat niemand deze uitgang als ingang gebruikt
 Geen toeschouwers over laten steken.
 Als de laatste fietser is vertrokken dient de uitgang weer gesloten te worden.
 Blijf assiteren tot het einde van de wedstrijd en zorg ervoor dat niemand
anders dan de deelnemers zich in wisselzone bevinden.
15
Opvangen fietsers voor de wissel fietsen/lopen.
 Vanaf 09:00 aanwezig.
 Zorg ervoor dat niemand anders dan de deelnemers die gaan wisselen voor
het lopen deze ingang gebruikt.
 De fietsers erop attent maken om vaart te minderen en om verplicht af te
stappen. Voor de wittebalk Het is verboden te fietsen in de wisselzone
 Als de laatste fietser weer binnen is dient de ingang weer gesloten te
worden.
 Blijf assiteren tot het einde van de wedstrijd en zorg ervoor dat niemand
anders dan de deelnemers zich in wisselzone bevinden.
Jan Brama
16
Begeleiden en oversteken deelnemers en toeschouwers.
 Om 08:30 uur In gereedheid brengen rotonde Maandagse wetering.
 Corridor maken voor de lopers tot aan de brug. Bij de oversteekplaats de
hekken zo plaatsen dat er vrije doorgang is voor publiek en deelnemers.
 Vanaf 10:00 post bezetten. Zodat het publiek en deelnemers alleen kunnen
oversteken met begeleiding.
 Deelnemers naar De Schelft verwijzen via de parkeerplaatsen.
 Om ongeveer 10.15 uur passage eerste deelnemers lopen.
 Oversteken alleen mogelijk op de Wildlaan
 Post wordt opgeheven na binnenkomst laatste loper + begeleiding,
(ongeveer 13:35 uur).
 Bij opheffing van uw post gelieve de dranghekken bij elkaar aan de kant van
de weg te plaatsen. Deze worden later opgehaald.
Richard van Dijk
Vrijwilligers lijst Start-finish
No
Taak
Wie
17
Begeleiden de deelnemers in de wisselzone
 Vanaf 08:45 aanwezig.
 Vraag Lenard Onderwater coördinator wisselzone om uitleg
 Zorg ervoor dat niemand anders dan de deelnemers zich op houden in de
wisselzone.
 Let op dat de deelnemers die met de wedstrijd bezig zijn niet gehinderd
worden door deelnemers die hun fiets komen brengen of halen.
 Wij de deelnemers in de juiste richting bij de wissel.
 Zie er op toe dat ze niet fietsen in de wisselzone.
Jos van der Klucht
Peter Roelofs
Andy Limoen
Ed Went
Geluid verzorgd door Night-force
Dirk Jan Barnhoorn
Takenlijst Wisselzone Start-finish
Takenlijst Wisselzone & Start-finish Wedstrijddag
Tijd
Taak
Wie
06:00 In gereedheid brengen van de wisselzone en Start-finish.
David Peters
Lenard Onderwater
 Dranghekken ter afsluiting Maandagse wetering richting De Schelft
verwijderen. Tot 08.15 uur diverse auto's organisatie de gelegenheid geven Pepijn Bomas
voor vrije doorgang voor De Schelft.
 Plaatsen finish boog Hardloop winkel
 Ophangen op wedstrijddag diverse reclameborden – banners - vlaggen etc.
 Bordjes nummering parc-fermé plaatsen.
 Borden wedstrijdsecretariaat, Fetsenstalling etc plaatsen.
 Controleren van de start nummers op de dranghekken, van het Parc-fermé.
Indien dit op zaterdag niet gelukt is vandaag doen.
 Plaatsing jurytafel.
 Verlengsnoeren uitrollen.
 Pionnen plaatsen.
 Uitrollen verlengsnoer t.b.v. geluid en 27 MC,
 Parkoers voor De Schelft verder in orde brengen.
 Coördinatie rond finish
07.00 Opbouwen Finish-Podium etc. zoals besproken!
Opvangen een plaatsen Mylaps systeem
David Peters
Pepijn Bomas
07:30 Aanvang bewaking Wisselzone
 Deelnemers Oosterduinse Meer leggen hun loopspullen gereed op hun
plaats
 Toegang alleen voor deelnemers,
 Op vertoon startnummer toegang parc fermé.
 Alle deelnemers krijgen een genummerde sticker in hun tas die zij zelf op
hun fiets dienen te plakken.
 De andere ingangen dicht zetten met hekken.
Lenard Onderwater
Cor van der Lans
Maureen van
Maureen
Duivenvoorden
Piet van Tol
Peter Roelofs
Andy Limoen
Jos van der Klucht
08.00 Inrichting locatie geluid 'Night Force:
Dirk Jan Barnhoorn
08:00 Begeleiden mensen van Mylaps voor het uitleggen van de matten etc.
David Peters
08.00 Opstellen jurytafels zoals besproken en volgens tekening.
David Peters
08:30 Start-finish locatie, verkeersvrij maken en dranghekken definitief opstellen.
Locatie afsluiten.
David Peters
Pepijn Bomas
09:00 Wedstrijdklokken inschakelen, starten op het startsignaal van het
Oosterduinsen Meer.
Ronald van der
Veek
09:15 Locatie gereed voor de wedstrijd.
Start wedstrijd
Allen
09:15 Bezemwagen, gereed staan rotonde Maandagsewetering-Wildlaan.
Hans van der Voet
09:28 Eerste deelnemer zal vanuit het zwembad het parcours betreden
allen
09:45 Speaker aanwezig
10:05 Eerste deelnemer wisselt van het fietsen naar het lopen.
Eerste loper op het parcours.
10:25 Verwachte eerste wissel zwemmen / fietsen estafette triathlon
Alex van der Lans
10:44 Verwachten finish eerste deelnemer
allen
11:00 Op halen fietsen deelnemers.
Uitsluitend op vertoon startnummer na afloop de fiets mee naar huis. Het
nummer op de fiets moet corresponderen met het startnummer. Bewaken
fietsenstalling tot uiterlijk 14:30.
Cor van der Lans
Piet van Tol
11:45 Verwacht 1e wissel (fietsen lopen) deelnemers estafette triathlon.
Alex van der Lans
Takenlijst Wisselzone & Start-finish Wedstrijddag
Tijd
Taak
13:45 Assistentie opruimen na de wedstrijd, op sein Lennard Onderwater die in
contact staat met laatste fietsbegeleider (lopen)
LET OP ! Dranghekken op juiste manier in de rekken. Beginnen met
achterste hek links doorsteken. 25 hekken per rek.
Wie
allen
Materiaal lijst Wisselzone & Start-finish.
Wat
waar komt het vandaan
Trap Podiumwagen
STN
Verhogingen podiumwagen
STN
Bord sponsors
STN
Witte vlaggen, voor sluiten van het parcours
STN
Krijt
STN
Rood/wit lint. 200 meter
STN
Kniptang
STN
Ijzerdraad
STN
Borden strafbox
STN
Tiewraps
STN
Meetlint
STN
Mesjes
STN
Touw
STN
Borden en palen doorkomst lopen & finish
STN
Borden nummering Wisselzone
STN
Borden in en uitgang Wisselzone
STN
Staanders met informatie borden
STN
Stickers Parc Fermé
STN
Publicatie bord NTB
STN
Wedstrijd klokken
NSL, AV Rijnsoever,
Pionnen
NSL, Spartaan, VVSB
2 Kabel haspels
NSL
2 Kabel haspels
NOTG
Start en finish doeken
NSL
Tafel & stoelen
de Schelft
Gereedschap, hamer, nijptang, schroeftol, schroeven Zelf meenemen David Peters
draaier
250 Dranghekken, leverancier Leiden
1,2,3 hek
50 Bamboestokken met Rood/wit lint voor het
afsluiten van de wisselzone
STN
Stoelen, voor wisselvak Trio's
Humpy's Palace
Finish wagen met taluud
Cor Bader
Cateringwagen
NSL
Plattegrond

Download Report