Inhoud Inleiding 1. maakt plannen! 2. 3. 4. Femma maakt plannen - 1 3 Voorbereiden van de planning 1.1. Waar & wanneer 4 1.2. Evaluae vorig jaar 4 1.3. Wie? 1.4. Werkgroep 5 1.5. Uitnodiging 5 1.6. Hoe? 4 4 5 Het planningsmoment 7 2.1. Onthaal & Kennismaking 7 2.2. Brainstorm 2.3. Voorstellen Femma-aanbod 8 2.4. Kiezen 2.5. Jaarkalender opstellen 8 8 De planning uitvoeren 10 11 3.1. Jaarprogramma op de weegschaal 11 3.2. Taakverdeling 12 3.3. Promoe voeren Tijdens het jaar 13 15 Femma maakt plannen - 2 Inleiding Voorbereiden van de planning Elk jaar opnieuw plannen Femmagroepen een jaar vol acviteiten voor vrouwen, leden en niet-leden. Elk jaar gaan duizenden acviteiten door in heel Vlaanderen en Brussel. Duizenden acviteiten voor nog veel meer vrouwen. Jullie, Femmavrijwilligers, doen het elk jaar weer. In deze brochure geven we een aantal ps om het komende jaar nog boeiender, aantrekkelijker, democrascher en gevarieerder te maken. Dit kan je doen door je planning eens op een andere manier aan te pakken, bijvoorbeeld door alle ‘vastgeroeste’ acviteiten overboord te gooien en te vertrekken van het wi6e blad. Een goede planning vraagt een goede voorbereiding. Steek de koppen bij elkaar en denk na over volgende punten: Het is ook aan te raden om leden uit te nodigen om mee te denken. Nieuwe vrouwen brengen immers nieuwe ideeën mee. Ze hebben een eigen, misschien nog onbekend netwerk, waaronder mogelijke begeleiders van een acviteit, uitbaters van gezellige cafeetjes, te bezoeken bedrijven, … Die leden (of niet-leden) die mee planden, zijn dan meteen de beste ambassadeurs voor de acviteiten die zij aanbrachten. Dat betekent meer promoe en het aanspreken van een nieuw netwerk! Als die leden (of niet-leden) dan ook nog eens een verantwoordelijkheid opnemen in het organiseren van die acviteiten, dan betekent dit een heuse ontlasng van het team. In de brochure overlopen we stap voor stap hoe een planning tot stand kan komen. Per stap vind je basisinformae en extra ps of variaes. Pik eruit wat jullie als groep interessant en haalbaar vinden. Bij vragen kunnen jullie zoals steeds terecht bij je groepsbegeleider. Ook zij heeA heel wat ps en voorbeelden in haar rugzak. Plan ze! Femma • Waar & wanneer Maak van je planning een leuk moment en organiseer het moment anders en elders dan gewoonlijk. Zoek een leuke locae en prik een moment op de kalender waarop je veel mensen kan uitnodigen. Bijvoorbeeld: Begin een zaterdagvoormiddag met een ontbijt op een mooie en inspirerende locae. Een boeiende voormiddag plannen kan je dan gezellig afsluiten met een aperief! • Evaluae van vorig jaar Het voorbije jaar hebben jullie acviteiten georganiseerd en wellicht ook geëvalueerd. Neem die evaluaes bij de hand en bekijk hoe je hier volgend jaar rekening mee kan houden. Tip Stel een lijstje op met aandachtspunten dat je naast je legt jdens het plannen van je programma. • Wie? Probeer eens te plannen met meer dan jullie team. Een buitenstaander brengt vaak verfrissende ideeën. Nodig daarom alle leden uit of spreek eens niet-leden aan. Maak jdens de acviteiten zoveel mogelijk mensen warm om mee te komen plannen. Spreek zeker de mensen aan die jdens acviteiten enthousiast zijn en spontaan een handje toesteken. Varianten ∗ Als je het niet goed ziet zi6en om leden uit te nodigen op je planning, kan je hen wel vragen om mee te werken aan een beperkt aantal acviteiten, zoals een spe6erende uitbreekacviteit. ∗ Je kan er ook voor kiezen om een beperkt aantal leden uit te nodigen. Zorg dan wel dat je dit duidelijk communiceert naar alle leden zodat er geen negaeve gevoelens ontstaan. Femma maakt plannen - 3 Femma maakt plannen - 4 ∗ Indien je wel de mening van de leden wil kennen, maar het niet ziet zi6en om hen uit te nodigen op je planningsmoment, kan je hen vooraf bevragen (op een acviteit of via mail). Verwerk de antwoorden van die bevraging en neem ze mee naar je planningsmoment. • Werkgroep Vorm een klein werkgroepje om het planningsmoment voor te bereiden. Dit werkt vaak efficiënter dan een volledig team. Zorg wel dat het volledige team op de hoogte is van het verloop van het planningsmoment. • ∗ Maak een draaiboek voor het planningsmoment. Wat moet er zeker in: een ming per onderwerp, hoe het zal worden aangepakt, wie dit zal doen en welk materiaal ervoor nodig is. Bijvoorbeeld: Onderwerp Timing Hoe Wie Materiaal Kennismaking 10 min voorstellingsrondje Jenny Eke#en, s% Brainstorm 30 min Wedstrijdje om het meest acviteiten bedenken in groepjes Hilde Papier, balpennen Uitnodiging Zorg voor een aantrekkelijke en prikkelende uitnodiging. Vraag mensen om hun top 5 van favoriete acviteiten mee te brengen of een droomacviteit te bedenken. Vraag hen ook om het Femmamagazine van oktober zeker te lezen en mee te brengen. Hang aan je uitnodiging een bonnetje voor een hapje, drankje of een a6ene en hun aanwezigheid is verzekerd. … … … Maak de datum voor de planning jdig bekend en zet hem vanaf dan op elke nieuwsbrief of uitnodiging. • Hoe? Zoek een leuke manier om met alle aanwezigen tot een gevarieerde planning te komen. Op de volgende pagina’s vind je wat ideeën. Je groepsbegeleider heeA er nog veel meer! Zorg misschien voor een leuke acviteit voor of na de planning, zoals een wandeling of een cocktailworkshop. Een leuke beloning voor de inzet van de aanwezigen! Tips ∗ Laat de werkgroep hun voorstel voor het planningsmoment uitleggen op een teamvergadering. Doe dit ruim op voorhand zodat je nog kan bijsturen. Een goede taakverdeling zorgt ervoor dat iedereen op het moment zelf weet wat ze moet doen en dat er niet teveel werk op dezelfde schouders rust. ∗ Vergeet niet om een verslaggever aan te duiden op het planningsmoment. Zo gaat er geen enkel creaef idee verloren. Femma maakt plannen - 5 Femma maakt plannen - 6 … … • Brainstorm Als jullie groep nog acviteiten organiseert buiten het Femma-aanbod, dan is het een leuk idee om eens te brainstormen over welke acviteiten dit wel zouden kunnen zijn dit jaar. Brainstormen komt eigenlijk neer op ideeën spuien. Elk idee is goed. Hoe meer hoe liever. Door het ene idee kom je weer op een ander. Beoordeel de ideeën niet. Geen “ja, maar” dus. Het planningsmoment Als de voorbereiding helemaal af is, kan er niets foutlopen en kan je met een gerust hart aan de planning zelf beginnen. Belangrijk! ∗ Straal enthousiasme uit! ∗ Probeer met iedereen een praatje te maken en niet alleen met de vaste kliek. ∗ Houd je oren en ogen open voor kleine en grote suggeses. Ook tussendoor hoor je waardevolle opmerkingen en ideeën. • Onthaal & Kennismaking Zorg voor een leuk onthaal. Wat je doet is uiteraard aGankelijk van wie je uitnodigt. Mensen persoonlijk aanspreken wordt enorm geapprecieerd. Voorzie hier eventueel een verantwoordelijke voor. Omdat niet iedereen op hetzelfde moment binnenkomt, kan je iets voorzien om de jd te doden. Laat de aanwezigen de acviteiten van vorig jaar evalueren aan de hand van flappen aan de muur of een enquête op tafel. Of laat hen al eens dromen over de volgende uitstap of over iets wat ze echt heel graag eens willen leren of doen. Als je mensen hebt uitgenodigd die elkaar niet zo goed kennen, kan je hen een naamkaartje opkleven of een kennismakingsronde doen. Verwelkom iedereen en leg hen het verloop van de dag of avond uit. Leg zeker duidelijk uit wat de doelstelling is en wat van hen verwacht wordt. Kunnen de deelnemers echt het programma van volgend jaar mee bepalen of kunnen ze enkel een aantal ideeën geven? Tip Richt de locae gezellig in. Maak een soort overzichtstentoonstelling met foto’s, anekdotes en/of cijfers van vorig jaar: Wat waren topacviteiten? Hoeveel vrouwen hebben we in het totaal bereikt? Wanneer hebben we het hardst gelachen? Wat was het meest memorabele moment? Brainstormen kan op verschillende manieren. Laat je inspireren door foto’s uit jdschriAen en kranten, doe een wedstrijdje ‘om het meest acviteideeën’ in verschillende groepjes, maak per rubriek een ideeënbus, … Je groepsbegeleider heeA hiervan zeker nog een aantal voorbeelden. Tip De deelnemer waarvan haar acviteit(idee) in het programma wordt opgenomen, mag gras aan deze acviteit deelnemen! • Voorstellen Femma-aanbod De Praksche School heeA uiteraard ook dit jaar een nieuw aanbod uitgewerkt. Samen met de acviteiten van vorige jaren vormt dit een inspiraebron om jullie programma op te stellen. Je vindt het aanbod in het magazine van oktober en op de Webwijzer. Stel dit aanbod voor aan alle aanwezigen. Hoe uitgebreid je dit doet, is aGankelijk van wie je hebt uitgenodigd. Laat het aanbod, bijvoorbeeld per rubriek, eventueel door verschillende personen voorstellen. Tip Breng een aantal Femmamagazines van oktober mee ter inzage. Variant Op de webwinkel vind je een powerpointpresentae van het aanbod van de Praksche School. Dit kan je gebruiken om het aanbod aan je groep voor te stellen. • Kiezen Je hebt nu waarschijnlijk heel veel goede ideeën verzameld, misschien zelfs iets Femma maakt plannen - 7 Femma maakt plannen - 8 teveel. Nu moet je kiezen wat er ook daadwerkelijk in het programma komt. Je kiest uit de ideeën van de brainstorm, het Femma-aanbod en de vaste acviteiten van jullie groep. Pas op dat je in je enthousiasme niet teveel plant. Het moet haalbaar zijn voor jullie team om alles te organiseren. Criteria voor een goed keuzemoment Alles moet duidelijk zichtbaar zijn voor alle aanwezigen (pas op met flappen en affiches die niemand kan lezen). De keuzes die hier gemaakt worden, moeten ook echt terugkeren in het programma. Geen vals gevoel van inspraak. Iedereen kan zijn/haar zegje doen. Het planningsmoment mag niet te lang of te langdradig zijn. Acviteiten die het meest gekozen worden, komen het eerst op het jaarprogramma te staan. Durf de ‘vaste’ acviteiten in vraag stellen. Belangrijk! ∗ Laat ook de deelnemers van je planningsmoment mee kiezen wat op het programma komt. Dit zorgt voor een grotere gedragenheid van het programma. Zij kunnen dan ook een inbreng doen over het meest geschikte moment om deze acviteit te organiseren en misschien komen ze wel helpen om alles op poten te ze6en. ∗ Denk ook al over hoe je kan samenwerken met andere groepen. Misschien lijkt een acviteit teveel werk of te duur. Waarom niet de kosten en/of het werk verdelen? ∗ Geef duidelijk mee aan de aanwezigen dat jullie zeker bereid zijn om de gekozen acviteiten te programmeren, maar dat jullie dan graag op extra helpende handen willen rekenen. ∗ Noteer zeker de namen en de gegevens van de aanwezigen die aangeven dat ze graag een handje willen toesteken. Mogelijkheden ∗ Schrijf alle mogelijke acviteiten op flappen en maak 3 kolommen: wil ik zeker meedoen, heb ik misschien interesse voor, wil ik mee helpen organiseren. Laat de aanwezigen nu sckertjes kleven of kruisjes ze6en. ∗ Overloop alle acviteiten en laat mensen hun hand opsteken als ze deze acviFemma maakt plannen - 9 teit in het jaarprogramma willen. ∗ Laat iedereen haar top 5 van voorgestelde acviteiten opstellen. Met al deze topacviteiten stel je een boeiend jaarprogramma samen. ∗ Verdeel de aanwezigen in groepjes volgens interesse. De sporeve dames kiezen de sporeve acviteiten, de creaevelingen maken een keuze uit de creaeve voorstellen, enz. ∗ Je groepsbegeleider heeA zeker nog heel wat mogelijkheden om samen de acviteiten voor het komende jaar te kiezen • Jaarkalender opstellen Een groot deel van het werk zit erop. Jullie hebben beslist wat jullie volgend jaar zullen doen en misschien van een aantal acviteiten ook al wanneer. Dan rest er jullie nu alleen nog de kalender volledig in te vullen. Je kan er hier voor kiezen om dit enkel met het team of met een kleiner groepje te beslissen. Houd dan wel rekening met wat de deelnemers aan het planningsmoment hebben gezegd. Bekijk met het hele team hoeveel acviteiten jullie per jaar aan kunnen, maandelijks of liever tweewekelijks? Tips ∗ Duid je acviteiten aan op een grote blanco jaarkalender waarop de schoolvakanes en feestdagen al aangeduid staan. ∗ Schoolvakanes zijn minder geschikt om acviteiten te plannen. Ook de weken vooraf aan de vakanes zijn minder interessant wegens de examens en het oudercontact. ∗ Houd rekening met de (vaste) acviteiten in de gemeente. ∗ Probeer te variëren met jdsppen en dagen. ∗ Eens je jaarprogramma op punt staat, kan je dit doorsturen naar de aanwezigen op het planningsmoment zodat zij kunnen zien wat met hun ideeën is gebeurd. ∗ Houd rekening met de beschikbaarheid van de lokalen. Femma maakt plannen - 10 ∗ De acviteiten die het meest werden gekozen, krijgen eerst een plaats op de kalender. ∗ Neem contact op met andere groepen voor de acviteiten waarbij jullie willen samenwerken. ∗ Bekijk per acviteit wat het ideale moment is om dit te organiseren (vb. een winteravond of eerder een avond in de zomer). Tips ∗ Maak al een grove begrong op om een idee te hebben van de kostprijs en dus de haalbaarheid van de verschillende acviteiten. De echte begrong zal worden opgemaakt door de verantwoordelijken van de acviteit. ∗ Bekijk meteen per acviteit hoe je deze zal promoten en wie dit zal doen. Noteer de ideeën die hierover gegeven worden. Hoe de promoe precies zal verlopen, wordt beslist door de werkgroep of verantwoordelijken van de acviteit. De planning uitvoeren Zo, je jaarprogramma ligt er! Nu kan je beginnen uitvoeren door de taken te verdelen, promoe te voeren en de acviteiten voor te bereiden. Maar eerst doe je best de test of je jaarprogramma wel evenwichg is. • • Het is handig om op voorhand ruwweg al een taakverdeling op te maken per acviteit. Zo heb je ook een beter idee of je voldoende vrijwilligers hebt om deze acviteiten te organiseren. Jaarprogramma op de weegschaal Is je jaarprogramma in evenwicht? Kijk het even na in het lijstje. Hebben we een goed en evenwichg programma? Wisselen acviteiten met veel en weinig werk elkaar af? Is er minstens 1 acviteit waarmee onze groep uitbreekt? Is er minstens 1 acviteit waarbij de leden verwend worden? Zijn er minstens 2 acviteiten waarbij de vrijwilligers verwend worden? Is er opening en openheid om eventueel later nog extra acviteiten in te plannen? Wisselen dure en goedkope acviteiten elkaar af? Zijn er acviteiten waarop we veel niet-leden verwachten? Is de verhouding tussen acviteiten uit de verschillende rubrieken (sport, crea, culinair, …) evenwichg? Zijn er acviteiten voor alle leeAijdsgroepen? Taakverdeling OK? ∗ Duid per acviteit één of twee verantwoordelijke(n) aan. Maak duidelijk dat deze personen er niet alleen voor staan, maar door het team zullen geholpen worden. ∗ Het team moet niet per se alle acviteiten organiseren. Maar jullie moeten wel op de hoogte zijn van de voorbereidingen en het verloop van de acviteiten. Je kan hiervoor een contactpersoon uit het team aanduiden die de acviteit wat opvolgt. Zorg ervoor dat de verantwoordelijken voor de acviteiten goed weten bij wie ze terecht kunnen. ∗ Je kan er ook voor kiezen om een aantal taken te bundelen. Zo kan bijvoorbeeld één persoon telkens de locae vastleggen voor alle acviteiten. Tip Een acviteitenverantwoordelijke kan ook (beperkt) toegang krijgen tot de webwijzer door haar de funce ‘vrijwilliger’ te geven. Op die manier kan zij een lesgever aanvragen, een uitnodiging toevoegen, enzovoort. Zijn er minstens 2 acviteiten waarbij samengewerkt wordt met een andere Femmagroep of een andere organisae? Gaan de acviteiten op verschillende dagen in de week door? Is ons programma financieel haalbaar? Femma maakt plannen - 11 Femma maakt plannen - 12 ∗ Maak een handige werkkalender Januari op waarin alle praksche afspra- Datum ken staan. Bijvoorbeeld: Verantwoordelijke Acviteit X wen in de gemeente. Zorg er dan ook voor dat ze allen op de hoogte zijn (en niet enkel de leden). Plan ook in je werkkalender hoe je promoe zal voeren voor elke acviteit. Dit kan je nu al grofweg doen. De uiteindelijke promoe wordt een taak van de personen die de acviteit zullen voorbereiden. Probeer telkens te antwoorden op de vragen: Zaal Lesgever Uitnodiging klaar tegen ∗ Wie wil je bereiken? ∗ Hoe bereik je hen? Via welk kanaal: gemeenteblad, facebook, flyer, email, website, …? ∗ Wie neemt dit op zich? Helpende handen begrong Promoe (wie waar) Datum Acviteit Y … … Aandachtspunten ∗ Wees tevreden met alle hulp die je krijgt, want dit ontlast het team. Zet nieuwe vrijwilligers niet meteen onder druk om mee te organiseren en eventueel in het team te stappen. Zorg dat het zo plezant is dat ze vanzelf bij het team willen horen. ∗ Sommige mensen zien het niet zi6en om een acviteit te organiseren, maar zijn wel bereid om op het moment zelf een handje toe te steken. Apprecieer elke helpende hand en noteer dit in het overzicht. ∗ Zorg dat iedereen duidelijk weet wat van haar verwacht wordt. Spreek goed af met de acviteitenverantwoordelijken en/of de helpende handen. ∗ Vergeet niet om de acviteitenverantwoordelijken op de hoogte te houden van het vastleggen van een locae en eventueel een lesgever. ∗ Durf los te laten! Een andere aanpak mag wel eens. Geloof er in dat andere mensen ook de organisae op zich kunnen nemen. ∗ Spreek met de acviteitenverantwoordelijke af wanneer zij de acviteit op de teamvergadering brengt. • Tips ∗ Maak een mooie jaarkalender op en verspreid die onder de leden. Je kan daarvoor gebruik maken van het sjabloon op de webwijzer. ∗ Geef de vrouwen die hebben meegewerkt aan de planning een aantal exemplaren van de kalender mee. Aangezien zij het programma mee bepaald hebben, zijn zij de beste ambassadrices. ∗ Geef jullie acviteiten in in de UIT-databank, in de acviteitenkalender van de gemeente en/of andere lokale promoekanalen. ∗ Organiseer een leuk startmoment waarop je je programma bekend maakt. Nodig hier alle vrouwen uit de gemeente op uit. ∗ Bewaar aljd een extra jaarprogramma in je handtas. Je weet nooit wie je allemaal tegenkomt … Promoe voeren Uiteraard wil je zoveel mogelijk deelnemers op jullie acviteiten. Zorg dat jullie programma wijd verspreid wordt. Je organiseert de acviteiten immers voor alle vrou- Femma maakt plannen - 13 Femma maakt plannen - 14 Tijdens het jaar We wensen jullie een acef, plezant, hartverwarmend en vreugdevol Femmajaar toe! Voorbereiden – Ideeën zoeken en vinden – Alles op punt ze(en Tip Houd je ogen en oren aljd open. Als je merkt dat je leden zin hebben in meer, probeer hier dan op in te spelen. Probeer die enthousiaste leden mee te betrekken zodat je niet alleen instaat voor de organisae. Femma maakt plannen! Voorzie de openheid om jdens het jaar in te spelen op populaire acviteiten! 3 fases: Op de webwijzer vind je in de rubriek crea en culinair een groot aantal fiches met doe-het-zelf-ideeën voor acviteiten die je zonder lesgever kan organiseren. Hiermee kan je heel gemakkelijk zelf een acviteit begeleiden. En als je er echt niet genoeg van krijgt, kan je voor inspirae ook aljd terecht op www.pinterest.com/femmavzw. Stappenplan voor een creaeve planavond! Een gevarieerd en evenwichg programma staat garant voor een boeiend Femmajaar. Tijdens het werkjaar kom je soms nog leuke acviteiten op het spoor. Soms moet je kort op de bal spelen. En dat kan! Je kan het hele jaar door acviteiten toevoegen aan je programma. Bij vragen kan je zoals steeds rekenen op je groepsbegeleidster. Aarzel niet haar te contacteren. Femma maakt plannen - 15 Femma maakt plannen - 16
© Copyright 2024 ExpyDoc
