Landelijke inkoop: meer kwaliteit voor minder geld

bestuu r & organ isati e
Landelijke inkoop: meer
kwaliteit voor minder geld
Samen materieel of verzekeringen aanschaffen levert veel voordeel op. Naast flinke
kostenbesparingen leidt landelijk inkopen tot een professionalisering van het inkoopvak en
kennisdeling in het land. Met die insteek gaat de pilot ‘Faciliteit Landelijke Inkoop
Brandweer Nederland’ komend voorjaar van start. Stuurgroepvoorzitter John van der Zwan
kan niet wachten. ‘Nu alle brandweerkorpsen geregionaliseerd zijn, is het tijd om
ondersteunende processen zoals de inkoop te verbeteren.’
Door Casper Ferwerda
fotografie Veiligheidsregio Flevoland
H
et doen van aankopen was binnen de brandweer tot
voor kort sterk lokaal ingericht. Op zoek naar kostenbesparingen gingen diverse regio’s pionieren met
gezamenlijk inkopen. Zo ook Gooi en Vechtstreek, vertelt John van der Zwan, regionaal commandant van de regio. ‘Met
de aanschaf van printers bespaarden wij alleen al 20.000 euro
dankzij een pakketdeal. Dat is een flinke winst voor een relatief
kleine regio. Kijkend naar de gehele automatisering in onze regio
hebben we hierop goed kunnen besparen.’
Van der Zwan bezit binnen de Raad van Brandweercommandanten (RBC) de portefeuille Inkoop. Hij is onlangs benoemd tot voorzitter van de stuurgroep van de pilot Faciliteit Landelijke Inkoop
Brandweer Nederland, waarvoor afgelopen december de kogel
door de kerk ging. De faciliteit is ondergebracht binnen het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). ‘In april of mei gaan we los. De pilot
gaat twee jaar duren. Voor deze lange termijn is bewust gekozen;
zo heeft de landelijke inkoop voldoende tijd om zich te bewijzen.’
Dat er bij de brandweer meer aandacht moest komen voor inkoop,
bleek al in 2006 uit de scriptie van Frans Gorissen (IFV): ‘Inkopen
is meer dan boodschappen doen’. Daarin werd vastgesteld dat de
brandweer nog onvoldoende beschikt over een inkoopstrategie en
professionele inkoopkennis. Ook de commissie Mans betoogde in
2010 dat landelijke inkoop veel voordelen zou opleveren.
‘Na een landelijke scan
bleek dat alle regio’s
verbeterpunten hadden op
In december kreeg veiligheidsregio Flevoland twaalf nieuwe TS’en. De
voertuigen zijn via een interregionale aanbesteding gekocht samen met Utrecht
en Gooi en Vechtstreek.
het gebied van inkoop’
Meer kwaliteit, lagere kosten
Van der Zwan is ervan overtuigd dat hij over twee jaar een mooi
rapport over de pilot kan overleggen. De voordelen van gezamen34
nummer 3 maart 2014
lijke inkoop zijn talrijk. Ze sluiten ook goed aan bij het streven van
de RBC om als brandweer meer op te treden als één organisatie,
waarbij kwaliteit en betaalbaarheid centraal staan. Van der Zwan:
‘De pilot is een goed voorbeeld van dit streven. Als je bijvoorbeeld een Europese aanbesteding wilt doen, kun je dat beter met
Sdu Uitgevers
bestuu r & organ isati e
meerdere regio’s tegelijk oppakken. Dan gaat het in één keer goed.
Niet elke regio beschikt namelijk over de kennis van dergelijke
ingewikkelde aanbestedingen. Inkoop heeft te maken met zeer
complexe regelgeving.’
Daarnaast brengt het aanbrengen van landelijke structuur een
kwalitatief betere organisatie met zich mee, aldus Van der Zwan.
‘De projectgroep heeft vorig jaar een landelijke scan gedaan. Het
bleek dat alle regio’s nog de nodige verbeterpunten hebben op
het gebied van inkoop. Dit was overigens geen verrassing, gezien
onder meer het proces van regionalisering. Maar nu dat achter
de rug is, en de brandweerkorpsen onderdeel uitmaken van de
veiligheidsregio’s, kunnen we aan de slag met de borging van de
ondersteunende processen zoals inkoop. Met het opzetten van
landelijke inkoop brengen we meer professionalisering aan en
worden kennis en expertise gedeeld.’
En Van der Zwan steekt het niet onder stoelen of banken: uiteraard is er met landelijke inkoop ook een duidelijk financieel
voordeel te behalen. ‘Je hoeft immers met z’n allen maar één keer
een inkoopproces te doorlopen.’ Dit doet Gooi en Vechtstreek sinds
op welke schaal je inkoopt. Soms is het juist veel goedkoper als je
als regio zelf overgaat tot aankoop, in plaats van dat er een complex aanbestedingstraject wordt opgestart.’ De stuurgroepvoorzitter noemt klein materieel en brandstof als goede voorbeelden. ‘Bij
interregionale aankopen denk ik onder andere aan het afsluiten
van verzekeringspakketten. Zeven regio’s hebben dat onlangs
gedaan voor al hun auto’s.’
Wat zou je dan wel landelijk kunnen aanschaffen? Van der Zwan:
‘Uniformen bijvoorbeeld. Of arbodiensten zoals de PPMO (Periodiek Preventief Medisch Onderzoek), telefoonabonnementen en
gas/water/licht.’ Met deze ‘producten’ kan de pilot dit voorjaar
al meteen van start. Voor de komende twee jaar heeft de projectgroep een landelijke inkoopkalender opgesteld. Van der Zwan en
zijn team weten van alle regio’s wanneer ze toe zijn aan welke
aanschaf. ‘De stuurgroep is nu bezig met het invullen van vier
vacatures voor de pilot. Drie mensen gaan zich bezig houden met
de inkoopprocessen, één krijgt een accountmanagementfunctie
en houdt de inkoopkalender goed in de gaten. Wanneer meerdere
regio’s toe zijn aan dezelfde inkoop, brengt hij of zij de partijen bij
elkaar.’
‘Met het opzetten van landelijke
inkoop brengen we meer
professionalisering aan en
worden kennis gedeeld’
anderhalf jaar met buurregio’s Utrecht en Flevoland. ‘Zo hebben
wij begin 2013 samen nieuwe TS’en aangeschaft’, illustreert Van
der Zwan.
Goede balans
Dergelijke interregionale inkopen, maar ook door regio’s zelf,
moeten naast de landelijke inkopen blijven bestaan, vindt Van der
Zwan. Hij zoekt de komende twee jaar met zijn projectgroep naar
een goede balans tussen de drie categorieën: regionaal, interregionaal en landelijk. ‘Het hangt steeds van het specifieke product af
Brand&Brandweer
Samen met het veld
Op papier ziet het er allemaal goed uit. Toch heeft het even
geduurd voordat er groen licht kwam voor de pilot. Van der Zwan:
‘We dachten al langere tijd na over de vraag hoe we de organisatie
van inkoopprocessen slimmer konden inrichten. Het heeft ongeveer anderhalf jaar in beslag genomen voordat iedereen op één
lijn zat. We hebben eerst de ‘wat en hoe’-vraag uit elkaar gehaald
en zijn samen met de vakgroep ‘inkopers’ gaan praten hoe we
de landelijke inkoop het beste konden opzetten. We moeten het
samen doen - opleggen dat we overgaan tot landelijke inkoop was
geen optie. We wilden het veld laten spreken voordat we zouden
beginnen met een pilot. Zaten zij wel te wachten op gezamenlijke
inkoop? Je moet tenslotte als regio ‘een stukje loslaten’. En zo ja,
waar zien zij de winstpunten? Hier hebben we ruim de tijd voor
genomen.’
Na een zorgvuldige voorbereiding ligt een uitgebreide nabespreking voor de hand. ‘Dat klopt’, zegt Van der Zwan. ‘Bij een groot
landelijk project moet je goed evalueren. Dit doen we tijdens
de pilot tussentijds. Het doel is om elk inkoopproces onder een
vergrootglas te leggen. Is er daadwerkelijk efficiënter ingekocht?
Werd het veld goed betrokken? En hebben we een hogere kwaliteit bereikt voor wat betreft de aankoop en de inrichting van
de organisatie? Voor het laatste punt, de organisatie, hebben wij
inmiddels nulmetingen gedaan. Dit nemen we bij elk inkoopproces als uitgangspunt. In het eindrapport komen al deze punten
uiteraard ook terug.’ Van der Zwan neemt alvast een voorsprong
op de eindconclusie daarvan. ‘Als je op een slimme manier samen
zaken doet, hebben we er allemaal voordeel van.’ ■
nummer 3 maart 2014
35

Download Report