20140415 GMRVO DEFINITIEF verslag d.d. 15

Verslag
Status
Vergadering
Datum
Tijd
Plaats
Aanwezig personeelsgeleding
:
:
:
:
Aanwezig oudergeleding
Aanwezig leerlinggeleding
Aanwezig bevoegd gezag
:
:
:
Afwezig
Verslag
:
:
Vastgesteld
GMR-VO met het Bevoegd Gezag
15 april 2014
20.00 uur
Den Haag
Mw. P. Bukman, dhr. M. Daems, dhr. H. de Grood, mw. I. van Griethuijsen,
dhr. H. Mieog, mw. N. Huizenga, dhr. R. van Peursen, dhr. M. de. Schiffart (vz.)
Dhr. J. Main, dhr. M. Schuit en dhr. W. Zelisse (toehoorder)
Dhr. D. van Ark, dhr. Bolsenbroek en dhr. M. van der Lans
Dhr. H. van Asseldonk, dhr. J. van Dam (agendapunt 2, 6 en 7), dhr. F. Loogman en
dhr. E. van Vliet
Dhr. Visee en dhr. Olsthoorn
Mw. I. van Hagen-Reijerse
GMRVO/14/035
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering om 20.15 uur, heet een ieder welkom en in het bijzonder Mike van der Lans, leerling van
Stanislas College, locatie Pijnacker, die Sophie van Willigen gaat vervangen.
Dhr. Van Dam is aanwezig in verband met bespreking van het Formatieplan en het Bekwaamheidsdossier.
Er volgt een voorstelronde van alle GMRVO-leden in verband met de aanwezigheid van de nieuwe bestuursvoorzitter Ewald van
Vliet.
2. Kennismaking nieuwe voorzitter, Ewald van Vliet
In het kader van de kennismaking beantwoordt Ewald van Vliet vragen van de GMRVO-leden en deelt hij ervaringen van zijn
eerste maanden bij Lucas Onderwijs.
Hij treft een grote mate van diversiteit in het onderwijs aan met ruimte op onderdelen voor verbetering. Er zijn vele
ontwikkelingen aan de gang en er heerst een grote gedrevenheid. Nog meer zou gebruikt gemaakt moeten worden van elkaars
expertise voor het delen van kennis van zowel positieve als lastige ervaringen.
Inmiddels is hij bij veel locaties langs geweest. Hij vindt het belangrijk contact te houden met de scholen, docenten, ouders en
leerlingen. De samenwerking binnen het CvB loopt voortreffelijk.
3. Vaststelling agenda/verslag overlegvergadering d.d. 10 december 2013/verslag overlegvergadering d.d. 28 januari 2014/
aangehouden besluitenlijst (GMRVO/14/013/034/014/015)
 GMRVO-verslag d.d. 10 december 2013 wordt vastgesteld.
 GMRVO-verslag d.d. 28 januari 2014:
Naar aanleiding van punt 10, BMTVO-verslag d.d. 25/26 november, inzake de VAVO-regeling wordt gevraagd naar de
financiering van zorgleerlingen. Voor 1 augustus a.s. moet hier duidelijkheid over zijn. HvA laat dit onderzoeken.
 Aangehouden besluiten:
Naar aanleiding van de mogelijkheid van het benutten van de ruimte binnen het Cafetariareglement voor ICT en
sportschoolabonnementen deelt HvA mee, dat dit momenteel landelijk geïnventariseerd wordt. Met name het ICT-deel blijkt
ingewikkeld, omdat dit valt onder verschillende fiscale regimes. Bovendien impliceert een verruiming binnen het
Cafetariareglement een bezuiniging elders.
Besluiten:
•
De verslagen d.d. 10 december 2013 en 28 januari 2014 worden vastgesteld.
4. Mededelingen
 GMRVO:
o studiedag: deze kon geen doorgang vinden in verband met andere verplichtingen van de sprekers.
o Brief Min. OC&W en bonden inzake rekentool functiemix (GMRVO/14/032)
o Het vooroverleg met de financiële delegatie (NH/PB/HdG/MdS) inzake de jaarrekening 2013 vindt plaats op 22 mei 2014 om
9.00 uur.
 College van Bestuur:
o Aloysius College (AC) (GMRVO/14/029):
HvA geeft een toelichting op de historie van de grote fusie in 1999/2000 en de mogelijkheid van het AC om hieraan mee te doen,
maar waarbij het verkoos om als eenpitter voort te blijven bestaan. Twee jaar geleden is ook de vraag van eventuele
samenwerking gekomen en nu is de derde discussie vanuit een veel bescheidener positie ingestoken.
Hier moet heel kritisch naar gekeken worden, met name gezien onze maatschappelijke verantwoordelijkheid ten opzichte van 900
lln. die bij het wegvallen van het AC niet eenvoudig door de regio, waarin nog groei te verwachten valt, opgevangen kunnen
worden.
HvA
IvH
1
Binnen het CvB is besloten te laten onderzoeken of de sterke MAVO binnen het AC en het programma voor bijzonder
getalenteerde leerlingen mogelijkheden bieden voor overname van onderdelen van het AC door Lucas zonder schade aan onze
eigen scholen.
Bij een eventuele overname van het AC geldt een aantal randvoorwaarden, te weten de visie op het onderwijsaanbod,
geschiktheid van het personeelsbestand, sanering van de gebouwen en een gezonde meerjarenbegroting. De opdracht is verleend
aan Capgemini en moet uiterlijk op 6 juni a.s. een voorstel tot besluitvorming opleveren.
De GMRVO betreurt het, dat het eerste rapport dat in dit kader geproduceerd is, niet ter beschikking van de GMRVO is gesteld.
Het CvB geeft aan, dat er zaken in dit rapport vermeld staan, waarvan het CvB niet de verantwoordelijkheid wil nemen om deze
naar buiten te brengen, daar deze onvoldoende gevalideerd zijn.
Gevraagd wordt naar de verdeling van de kosten van het onderzoek. Deze worden 50-50 gesplitst tussen Lucas en het AC.
Ook wordt gevraagd of wij het enige bestuur zijn, waarbij het AC heeft aangeklopt. Voor zover het CvB dit kan inschatten, is Lucas
het enige bestuur.
Getracht wordt zo snel mogelijk een delegatie vanuit de GMRVO in contact te brengen voor een gesprek met Capgemini. HdG
wordt aangewezen als contactpersoon om dit te bewerkstelligen.
Dit thema komt op de volgende vergadering opnieuw aan de orde.
o Nutsscholen (GMRVO/14/023/024):
Gevraagd wordt of de mededelingen en cijfers niet erg positief zijn neergezet.
EvV antwoordt, dat dit de prognose is voor de komende tijd en dat de cijfers tot nu toe kloppen. Op een school na zijn de
Nutsscholen over een aantal jaar weer allemaal gezond.
Zekerheden zijn er niet, maar er heerst binnen de Nutsscholen grote opluchting na de sanering. Tezamen met de andere sfeer en
aanpak is dit zichtbaar is in de resultaten die bewaakt worden door het CvB.
o Evaluatie-onderzoek Tredin
HvA licht toe, dat er een onderzoek loopt naar de ervaringen met Tredin, waarbij steekproefsgewijs met personen wordt
gesproken die met Tredin te maken hebben gehad. Het contract is met een jaar verlengd, waarna tijdig opnieuw de overweging
gemaakt dient te worden over doorgang.
o Internetconsultatie Modernisering Onderwijstijd (GMRVO/14/025): ter kennisneming
o Verbeterprogramma / Taskforce (GMRVO/14/026/027/028)
EvV geeft een toelichting op dit thema waarbij al geruime tijd gewerkt is aan het verbeteren van met name de controlfunctie en
het eenduidig inrichten van de bedrijfsvoeringsprocessen op stichtings-, instellings- en schoolniveau.
Op vier hoofddomeinen moet een betrouwbaar inzicht zijn in de bedrijfsvoering, te weten onderwijs, financiën, personeel en
facilitair incl. huisvesting.
Bij eventuele afwijkingen moet tijdig ingegrepen worden. Hierbij is de essentie het eenduidig maken van de KPI’s (Key
Performance Indicators) (45), waarbij het van belang is, dat de gegevens helder en vergelijkbaar zijn uit dezelfde systemen, te
weten Planon (huisvesting), Magister (leerlingadministratie), Exact (financieel), Raet (HRM). De totale “BI-tool” moet per 1 juli a.s.
in werking zijn.
En extra project is toegevoegd aan het verbeterprogramma, zodat ook de instroomgegevens beter in beeld worden gebracht en
er is een Taskforce ingericht.
Gevraagd wordt naar de besparing die het hele verbeterprogramma op gaat leveren. Hierop wordt geantwoord, dat om dit beter
te kunnen beoordelen opnieuw gebouwd wordt aan de begroting. Wel is inmiddels duidelijk geworden, dat de te verwachten
structurele besparing ambitieus was ingeschat en voor dit jaar niet haalbaar is. De meerkosten van het verbeterprogramma
kunnen daaruit niet worden bekostigd en moeten dus gedekt worden door de instellingen.
Wat betreft het overgaan op shared services ligt de verantwoordelijkheid bij de instelling. Transparantie binnen het BMTVO is wel
een vereiste, waarbij de bedrijfskosten zo laag mogelijk moeten zijn, maar de uitvoering wel op orde en zonder risico moet
geschieden.
Wat betreft de BI-tool is gekozen voor 45 kritische KPI’s, waar deskundigen naar gekeken hebben om uit de bestaande systemen
zo eenvoudig mogelijk de informatie te halen met gebruikmaking van de ICT-kennis die we reeds in huis hebben. Hierbij wordt
scherp in de gaten gehouden of de kosten binnen de perken blijven en de structurele kosten zo laag mogelijk blijven. Ook wordt
de controlfunctie bekeken en het aantal controllers dat nodig zou zijn.
Gevraagd wordt naar het onderzoek door ConQuaestor. EvV meldt, dat dit dient om de processen op stichtingsniveau aan te laten
sluiten op die op instellingsniveau.
Op een vraag naar de samenstelling van het CvB wordt gemeld, dat Diana v.d. Stelt geen deel meer uitmaakt van het CvB, maar in
de komende maanden nog is aangesteld als programmamanager van het verbeterprogramma.
Wat betreft de problemen bij een eventuele ICT-crash wordt gemeld, dat alle data zeer geregeld gebackupd worden.
Gevraagd wordt naar het ICT in het onderwijs. EvV antwoordt, dat het accent nu ligt op de bedrijfsvoeringspakketten. ICT in het
onderwijs is een volstrekt ander vraagstuk. Na de zomervakantie starten gesprekken over systematisch gebruik van ICT in het
onderwijs in de komende jaren, waarbij het onderwijs zelf het uitgangspunt moet zijn en niet de techniek. In Nederland zullen de
krachten gebundeld moeten worden om tot een nieuwe impuls te komen voor het ICT in het onderwijs.
HdG/IvH
IvH
2
o VO-conferentie:
Op 31 maart jl. heeft de VO-conferentie voor de locaties plaats gevonden, waarbij middels een carrouselformat de verbinding
tussen scholen tot stand is gebracht en informatie op VO-niveau is gedeeld.
o Bijeenkomst VMBO-profielen:
Onlangs heeft een bijeenkomst inzake VMBO-profielen plaats gevonden, waarbij vakinhoudelijke programma’s in revisie zijn
genomen om de programma’s een meer op de praktijk en op de actualiteit gestoelde invulling te geven met een eventuele
koppeling naar het MBO.
Op een vraag naar vergelijkbare mogelijkheden voor HAVO en VWO wordt geantwoord, dat de deze aanpak zich daar ook voor
leent, zodra de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
5. Protocol informatieverstrekking gescheiden ouders (GMRVO/14/009/010/011/012
De aangedragen wijzigingen uit de vorige vergadering zijn zichtbaar verwerkt in het protocol.
JM geeft aan, dat de ouders van het Westplantsoen van het Stanislas meer duidelijkheid wensen over de regels ten opzichte van
de wet, daar het protocol te weinig aangeeft waar de wettelijke kaders liggen, met name met betrekking tot 16-jarigen.
Meegedeeld wordt, dat de juridische lijn is gevolgd. FL komt hier bij JM op terug.
Besluit:
•
De ouder- en leerlinggeleding van de GMRVO stemmen, na de check door FL met de ouderraad van het SCC, in met het
protocol. De definitieve versie wordt ter beschikking gesteld aan de GMRVO.
5a. Prototcol ziekteverzuim
Gevraagd wordt naar het protocol Ziekteverzuim. Dit is terug te vinden op de Lucas-portal.
•
Op de volgende vergadering wordt dit protocol aan de orde gesteld.
6. Bekwaamheidsdossier
JvD geeft een toelichting op de procedure ten aanzien van het nieuwe systeem van het bekwaamheidsdossier, waarbij
verondersteld werd, dat de lijn met de GMRVO goed was uitgestippeld. De aansluiting van een delegatie vanuit de GMRVO is niet
juist verlopen.
Voorgesteld wordt om een stap terug te doen om de klokken weer gelijk te zetten, waarbij vier GMRVO-leden tezamen met de
staf van het stichtingsbureau betrokken worden bij de keuze voor een nieuw systeem en van voren af aan gekeken wordt welke
producten tot de mogelijkheden behoren en wat de analyse oplevert.
Hierbij wordt meegegeven, dat geconstateerd is, dat Bardo erg kostbaar is en dat het wenselijk is te kijken naar applicaties binnen
systemen waar we al op aangesloten zijn. De kosten en baten moeten in de gaten gehouden worden zonder afbreuk te doen aan
kwaliteit en veiligheid. Ook is vaart houden van belang, aangezien inmiddels gestopt is met Bardo en het risico gelopen wordt van
een te grote inhaalslag om de diverse dossiers juist in het nieuwe systeem te brengen, dat voor alle scholen gehanteerd gaat
worden.
Het eerste overleg met de delegatie zal over drie weken plaatsvinden.
Besluit:
•
Het proces voor het systeem voor het bekwaamheidsdossier wordt opnieuw gestart met een delegatie vanuit de GMRVO
bestaande uit mw. Bukman, mw. Van Griethuijsen, dhr. De Grood, en mw. Huizenga. Over drie weken wordt een eerste
overleg gepland.
7. Formatieplan (GMRVO/14/033)
Er is op dit moment geen sprake van voorziene kwantitatieve frictie. Gevraagd wordt of er op locatieniveau wel frictie is.
Uitgangspunt is, dat eventuele frictie op locatieniveau opgelost wordt, daarna op instellingsniveau en dan eventueel op
stichtingsniveau. Dit laatste is op dit moment dus niet aan de orde.
Verzocht wordt er bij de instellingen zorgvuldig op te letten, dat wanneer Lucasmedewerkers bij een andere instelling solliciteren,
zij in ieder geval uitgenodigd worden voor een gesprek. Dit is ook afgesproken in de kaderregeling.
Besluit:
•
Ingestemd wordt met het Formatieplan.
8. Vergaderschema t/m 2015 (GMRVO/14/022)
•
Het schema wordt akkoord bevonden.
9. Verslagen BMTVO (GMRVO/14/017/016/019/018/020)
Aan de orde komen de volgende BMTVO-verslagen: d.d. 25-26 november 2013; d.d. 16 januari 2014; d.d. 28 januari 2014;
d.d. 11 februari 2014; d.d. 17 februari 2014
Op het Stanislas vinden op dit moment onderhandelingen plaats over de maximale lestaak. Gevraagd wordt naar de visie van het
CvB inzake de mogelijkheid voor het in aanmerking komen van een herziening van de werkdrukverhogende maatregelen.
HvA geeft aan, dat dit onderwerp op instellingsniveau aangepakt moet worden. De visie is om bij voorrang werkdrukverzwarende
taken terug te dringen. Wat betreft de inzet van de gelden vanuit de NOA wordt aangegeven, dat rekening gehouden moet
worden met de kosten die de nieuwe CAO met zich meebrengt.
Uitleg wordt gegeven over de genoemde verevening op pag. 2 inz. punt 13 en 14 (verslag 11 februari 2014).
10. Rondvraag
o MvdL wordt gevraagd naar zijn ervaring op zijn eerste GMRVO-vergadering. Ondanks hier en daar moeilijke termen, vond hij
het interessant.
o IvG meldt, dat bij vacatures voor teamleider de animo van academici gering is, o.a. als gevolg van het verschil tussen een
schaal 12 en een LD-functie.
HvA geeft aan, dat dit landelijk gesignaleerd wordt en een gevolg is van het actieplan leerkracht. Het geeft aanleiding om de
rol en inschaling van teamleider opnieuw te bekijken, daar de functie meer een coördinerende en leidinggevende geworden
FL/IvH
IvH
IvH
HvA/IvH
3
is. Via een memo komt dit terug op de agenda.
11. Sluiting
De vergadering wordt gesloten om 22.10 uur.
4

Download Report