Boekhouding Kostenplaatsen instellen en gebruiken - PDF

Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
Hoofdstuk 1
Kostenplaatsen instellen en gebruiken
Bijvoorbeeld voor praktijken met meerdere locaties is het handig om omzet en kosten te verdelen
over de verschillende locaties. Dit kan door middel van het instellen van kostenplaatsen.
Een kostenplaats is een extra indicatie die aan een omzet- of kostenboeking wordt meegegeven, en
die aangeeft in welk bedrijfsonderdeel deze zijn opgetreden/gegenereerd. Er kunnen kostenplaatsten
worden gekoppeld aan locaties, ruimtes, medewerkers, abonneerbare diensten en
inkoopfactuurregels.
Bijvoorbeeld: u heeft in de systeemgegevens op tabblad "4. Financieel" ingesteld dat alle omzet wordt
geboekt op grootboekrekening 8000. Als u vervolgens 3 locaties heeft ingesteld in Intramed, en
daarbij 3 verschillende kostenplaatsen, wordt de omzet automatisch verdeeld over de 3 verschillende
kostenplaatsen (locaties).
Het is niet verplicht om kostenplaatsen in te stellen. U hoeft deze alleen in te stellen als u de omzet en
kosten per locatie/ruimte/medewerker/abonneerbare dienst en/of inkoopfactuurregels wilt uitsplitsen.
Als u gebruik wilt maken van kostenplaatsen, kunt u ook kiezen om de omzet en kosten
bijvoorbeeld alleen uit te splitsen per locatie of medewerker. Het is dus niet verplicht om alle
mogelijkheden in te stellen.
Allereerst is het nodig dat u bij grootboeken van het type "Omzet" of "Kosten" aangeeft, dat u gebruik
wilt maken van kostenplaatsen.
Daarna kunt u kostenplaatsen toevoegen. Vervolgens kunt u deze toekennen aan ruimtes, locaties,
abonneerbare diensten, medewerkers en inkoopfacturen.
Grootboekrekening aanpassen
Alleen bij grootboekrekeningen van het type "Omzet" of "Kosten", kunt u aangeven of u gebruik wilt
maken van kostenplaatsen. Als u daarvoor kiest, wordt de grootboekrekening automatisch
opgesplitst in verschillende kostenplaatsen (als u ook kostenplaatsen heeft ingesteld).
Per grootboekrekening kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van kostenplaatsen.
1.
Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Grootboek];
het scherm "Grootboekrekeningen" wordt geopend.
1
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
2.
3.
Klik op de grootboekrekening die u wilt wijzigen en typ "Ctrl" + "W" in, of klik op het icoon
het scherm "Grootboekrekening" wordt geopend.
;
Als de grootboekrekening van het type "Omzet" of "Kosten" is, kunt u aangeven of u gebruik
wilt maken van kostenplaatsen.
Vul het veld "Kostenplaatsen gebruiken:" in.
Veld
Omschrijving
Kostenplaatsen
gebruiken:
Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Type rekening:" heeft
gekozen voor "Omzet" of "Kosten".
Klik op de pijlknop
achter het veld. Kies voor "Ja" als u gebruik wilt
maken van de onderverdeling in kostenplaatsen.
Vervolgens wordt de grootboekrekening automatisch opgesplitst in de
verschillende kostenplaatsen, wanneer u deze heeft ingesteld.
Bijvoorbeeld: u heeft in de systeemgegevens ingesteld dat alle omzet wordt
geboekt op grootboekrekening 8000. Als u vervolgens 3 locaties heeft
ingesteld in Intramed, en daarbij 3 verschillende kostenplaatsen, wordt de
omzet automatisch verdeeld over de 3 verschillende kostenplaatsen
(locaties).
4.
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon
5.
het scherm wordt gesloten, en u keert terug naar het scherm "Grootboekrekeningen".
Wijzig zo nodig meer grootboekrekeningen; herhaal dan stappen 2 t/m 5.
6.
Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op
Kostenplaats toevoegen of wijzigen
U kunt kostenplaatsen toevoegen of wijzigen.
2
.
;
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
1.
Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Kostenplaatsen].
2.
Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon
om een nieuwe kostenplaats toe te
voegen, OF
klik op de kostenplaats die u wilt wijzigen en druk op de toetsen "Ctrl" + "W", of klik op het
icoon ;
het scherm "Kostenplaats" wordt (al dan niet gevuld) geopend.
3.
Vul de velden in.
4.
Veld
Omschrijving
Nummer:
Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als u de inkoopfactuur
bewaart; u kunt ook zelf een nummer invullen.
Omschrijving:
Typ een omschrijving van de kostenplaats in.
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon
het scherm wordt gesloten.
;
Kostenplaats koppelen
Vervolgens kunt u de kostenplaatsen koppelen aan een locatie, ruimte, medewerker, abonneerbare
dienst en/of inkoopfactuurregels.
Als er géén kostenplaats per locatie, ruimte, medewerker, abonneerbare dienst en/of
inkoopfactuurregel is gekoppeld, wordt gekeken naar de instellingen in de systeemgegevens.
-
Locatie
In Intramed kunt u verschillende locaties instellen. Aan elke locatie kunt u een kostenplaats
koppelen. Op die manier kunt u een onderverdeling maken in omzet en kosten per locatie.
-
Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens];
het scherm "Praktijk" wordt geopend.
Klik op tabblad "3. Locaties".
3
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
-
U kunt de gegevens wijzigen door "Ctrl" + "W" in te typen, of door te klikken op het icoon
;
het scherm "Locatie" wordt geopend.
-
Vul de velden in ; natuurlijk voor zover van toepassing voor u.
Door op de "TAB"-toets te drukken gaat u naar het volgende veld. Met de toetsen "Shift" +
"TAB" kunt u naar het vorige veld.
Veld
Omschrijving
Kostenplaats:
Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren
Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK".
De omzet van praktijkbehandelingen op de betreffende locatie wordt
op de gekozen kostenplaats geboekt.
U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de
"Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere
instructies.
4
-
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon
het scherm "Locatie" wordt gesloten.
-
Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op
.
;
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
-
Ruimte
Als u de module "Bedrijfsmiddelen" heeft geactiveerd op tabblad "7. Modules" van de
systeemgegevens, kunt u ruimtes en bedrijfsmiddelen instellen in Intramed.
Aan elke ruimte kunt u een kostenplaats koppelen. Op die manier kunt u een onderverdeling
maken in omzet en kosten per ruimte.
-
-
Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens];
het scherm "Praktijk" wordt geopend.
Klik op tabblad "3. Locaties".
Dubbelklik op een locatie;
het scherm "Locatie" wordt geopend.
Klik één keer in een regel in de lijst onder "Ruimte:".
U kunt de gegevens wijzigen door "Ctrl" + "W" in te typen, of door te klikken op het icoon
;
het scherm "Ruimte" wordt geopend.
Vul het veld "Kostenplaats" in.
Veld
Omschrijving
Kostenplaats:
Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren
Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK".
5
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
Veld
Omschrijving
De omzet van praktijkbehandelingen op in
de betreffende ruimte wordt op de gekozen kostenplaats geboekt.
U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de
"Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere
instructies.
-
-
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon
het scherm "Ruimte" wordt gesloten.
-
Druk op "ESC" om elk scherm te sluiten, of klik op
;
.
Medewerkers
Per medewerker kunt u kostenplaatsen instellen. Op die manier kunt u de omzet en kosten van
een medewerker op een specifieke kostenplaats onderverdelen.
-
6
Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]; het scherm "Medewerkers" wordt
geopend.
Dubbelklik op een medewerker of klik op een medewerker en op het icoon ;
het scherm "Medewerker" wordt geopend op tabblad "1. Algemeen".
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
-
Klik op tabblad "3. Instellingen".
-
Vul de velden in de rubriek "Kostenplaatsen" in.
Veld
Omschrijving
Kostenplaats voor Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik in het scherm
omzet
"Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de
uitbehandelingen: knop "OK".
De omzet van uitbehandelingen van de
betreffende medewerker wordt op de gekozen kostenplaats
geboekt.
U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via
de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere
instructies.
Kostenplaats voor Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik in het scherm
omzet afwijkende "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de
declaratietrajecten: knop "OK".
De omzet van afwijkende declaratietrajecten wordt op
de gekozen kostenplaats geboekt, als de betreffende medewerker de
behandelaar op de bijbehorende verwijzing is.
7
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
Veld
Omschrijving
Kostenplaats voor Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik in het scherm
omzet verkopen:
"Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de
knop "OK".
De omzet van verkopen wordt op de gekozen kostenplaats geboekt,
als de betreffende medewerker de verkoper is.
-
-
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon
het scherm wordt gesloten.
;
Abonneerbare diensten
Als u de module "Abonnementen" heeft geactiveerd op tabblad "7. Modules" van de
systeemgegevens, kunt u abonnementsvormen en -diensten instellen in Intramed.
Aan elke abonneerbare dienst kunt u een kostenplaats koppelen. Op die manier kunt u een
onderverdeling maken in omzet en kosten per abonneerbare dienst.
-
8
-
Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Abonnementen], [Diensten];
het scherm "Abonneerbare diensten" wordt geopend.
Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon
OF
dubbelklik op een bestaande abonneerbare dienst om deze te wijzigen;
het scherm "Abonneerbare dienst" wordt geopend.
-
Vul het veld "Kostenplaats:" in.
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
Veld
Omschrijving
Kostenplaats:
Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren
Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK".
De omzet van abonnementen wordt op de gekozen kostenplaats
geboekt.
U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de
"Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere
instructies.
-
-
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon
het scherm wordt gesloten.
;
Inkoopfactuurregels
Aan elke inkoopfactuurregel kunt u een kostenplaats koppelen. Op die manier kunt u een
onderverdeling maken in kosten per aankoop.
-
Ga naar menu [Financieel], [Inkoop facturen];
het scherm "Inkoopfacturen" wordt geopend.
U ziet een lijst met op elke regel de gegevens van een inkoopfactuur.
9
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
-
Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon
het scherm "Inkoopfactuur" wordt geopend.
-
In de kolom "Kpl." kunt u een kostenplaats selecteren.
;
Deze kolom kunt u alleen invullen als u een grootboek van het type "Omzet" of "Kosten"
heeft geselecteerd in de kolom "Reknr".
-
Klik in de kolom "Kpl.", en vul het veld in.
Kolom
Omschrijving
Kpl.
Als het een grootboek van het type "Omzet" of "Kosten" betreft, kunt u
hier een kostenplaats selecteren. Klik op de pijlknop
in het veld.
Klik in het scherm "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste
kostenplaats, en klik op de knop "OK".
Omschrijving
kostenplaats
-
Hier wordt de omschrijving van de kostenplaats getoond; u kunt dit
niet wijzigen.
-
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon
-
Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op
.
.
Systeemgegevens
U kunt ook algemene kostenplaatsen instellen. Als er geen kostenplaats is gekoppeld bij één
van de vorige opties, wordt gekeken naar de systeemgegevens. Als er ook geen kostenplaatsen
10
Kostenplaatsten instellen en gebruiken v2
zijn ingesteld in de systeemgegevens, wordt de omzet of worden de kosten op het bijbehorende
grootboek niet onderverdeeld in kostenplaatsen.
-
Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens];
het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend.
Klik op tabblad "4. Financieel".
-
Vul de velden in de rubriek "Kostenplaatsen" in:
Klik op de pijlknop
-
achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren
Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK".
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ;
het scherm wordt gesloten.
11