Flint Group

Flint Group
Gedragscode
Gedragscode
Inleiding
Flint Group staat voor ethisch zakendoen, persoonlijke integriteit en het naleven van de
Gedragscode (“Code of Conduct”) en alle wetten die van toepassing zijn voor Flint
Group in alle landen waarin de groep actief is. Flint Group heeft de reputatie
verantwoordelijk te handelen, wat een cruciale rol speelt in ons succes als bedrijf.
Onze reputatie is gebaseerd op onze vijf leidende beginselen, die de essentie van ons
handelen en zakendoen definiëren:

Onze klanten staan steeds in het middelpunt bij alles wat we doen;

Iedereen draagt bij tot ons succes;

Onze integriteit is onaantastbaar;

Voortdurende verbetering drijft onze prestaties en steunt onze ambitie om
excellentie te bereiken; en

Leiderschap en teamwork
doelstellingen te bereiken.
zijn
noodzakelijke
voorwaarden
om
onze
Deze waarden komen tot uitdrukking in de principes en gedragsregels die te vinden zijn
in onze Gedragscode. Ze definiëren de wijze waarop we economische, sociale,
veiligheids- en milieuaspecten van onze wereldwijde organisatie beheren.
Deze Gedragscode wordt aangevuld met meer gedetailleerde beleidslijnen en
procedures over specifieke domeinen van compliance.
1
Inhoud
Deel 1.
Toepassing van de Gedragscode voor Flint Group en Derden .................... 2
Deel 2.
Naleving van de Gedragscode en de Wetgeving ......................................... 3
Deel 3.
Bedrijfsethiek ................................................................................................ 4
Deel 4.
Veiligheid, Gezondheid en Milieu ................................................................. 4
Deel 5.
Werkomstandigheden ................................................................................... 5
Deel 6.
Vertrouwelijke Informatie .............................................................................. 6
Deel 7.
Belangenconflicten ........................................................................................ 7
Deel 8.
Omkoping en Corruptie ................................................................................. 7
Deel 9.
Witwassen van geld ...................................................................................... 9
Deel 10.
Fraude en Illegale Praktijken ........................................................................ 9
Deel 11.
Handelscontrole ............................................................................................. 9
Deel 12.
Antitrust- en Concurrentiewetgeving ............................................................. 10
Deel 13.
Officiëel Onderzoek ...................................................................................... 11
Deel 14.
Politieke Betrokkenheid ................................................................................ 11
Deel 15.
Registratie van Transacties en Gegevens van Flint Group ......................... 11
Deel 16.
Gebruik van bedrijfsmiddelen van Flint Group ............................................ 12
Deel 17.
Internet en E-Mail .......................................................................................... 12
Deel 18.
Ethisch Advies en Rapporteren van Schendingen ....................................... 13
Deel 19.
Toepassing en Verklaring van Afstand van deze Gedragscode .................. 14
1.
Toepassing van de Gedragscode voor Flint Group en Derden
Flint Group
Het doel van deze Gedragscode is het vastleggen van de algemene normen
binnen Flint Group rond ethisch en juridisch gedrag. Deze Code regelt de
handelingen en werkrelaties van werknemers, kaderleden en directieleden van
Flint Group,1 met huidige en potentiële klanten, leveranciers, distributeurs,
agenten, concurrenten, overheden en autonome organisaties, de media en alle
anderen waarmee Flint Group contact heeft.
Derden
Via de aangewezen contractuele overeenkomsten worden consultants,
agenten, distributeurs, dienstverleners en leveranciers (“Derden”) van Flint
Group evenzeer verwacht de principes van deze Gedragscode na te leven
inzoverre ze van toepassing zijn op hun zaken met of in naam van Flint Group.
Bovendien zullen Derden rekening houden met het feit dat werknemers van
Flint Group gebonden zijn aan deze Gedragscode en zullen zij onze
werknemers niet aansporen om deze Code op enigerlei wijze te overtreden.
1 De definitie van “werknemer” met betrekking tot deze Gedragscode omhelst werknemers in tijdelijk en vast
dienstverband, evenals contractors.
2
2.
Naleving van de Gedragscode en de Wetgeving
Elk van ons heeft de verantwoordelijkheid op integere wijze te werken
als we handelen in naam van Flint Group. In elke land waarin Flint
Group actief is, wordt van werknemers verwacht dat zij bekend zijn
met de wetten, regels en bepalingen die van toepassing zijn op onze
specifieke rol en verantwoordelijkheden—het niet kennen van de wet
is geen aanvaardbare reden voor niet-naleving ervan. Werknemers
worden geacht de wetgeving, deze Gedragscode en de beleidslijnen
en beleidsregels die van toepassing zijn op hun taken en
verantwoordelijkheden, na te leven. Bovendien hebben werknemers in
leidinggevende functies een bijzondere verantwoordelijkheid in het
leiden door het voorbeeld te geven in opperste integriteit. Zij dienen
zich ervan te vergewissen dat werknemers onder hun toezicht training
krijgen in en zich bewust zijn van deze Gedragscode, en deze ook
naleven.
Mocht u weet hebben van enig gedrag dat in overtreding lijkt te zijn met
de wet, deze Gedragscode of de beleidslijnen en normen van Flint
Group, dan is het uw verantwoordelijkheid om dit te rapporteren via één
van de rapporteringsmechanismes beschreven in Artikel 18, Ethisch
Advies en Rapportering van Schendingen. Als u niet zeker weet wat u
in een bepaalde situatie te doen staat, lees dan het relevante deel van
deze Gedragscode, praat met uw manager of, als u hieraan de
voorkeur geeft, neem contact op met één van de andere
contactpersonen in dit document.
Flint Group zal alle schendingen van deze Gedragscode als ernstig
beschouwen, ongeacht hoe klein of onbeduidend de schending lijkt.
Alle vermeende schendingen of overtredingen zullen direct worden
onderzocht, en bewezen schending kan ernstige disciplinaire gevolgen
hebben, inclusief beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Bovendien
kan het contract van Derden die deze Gedragscode niet respecteren
worden beëindigd of niet verlengd. Indien Flint Group bepaalt dat de
schending van deze Gedragscode ook een schending van de
wetgeving kan zijn, zal de zaak worden onderzocht en, waar
toepasselijk, doorgegeven aan de bevoegde autoriteiten.
Onze Gedragscode is geen contract. Hieraan kan geen specifiek
recht op tewerkstelling worden ontleend noch garandeert het
tewerkstelling voor een bepaalde tijd.
Flint Group respecteert en steunt de geest van het 'Global Compact'initiatief van de Verenigde Naties (http://www.unglobalcompact.org).
Het is belangrijk dat we voortdurend ons eigen handelen en gedrag in
vraag stellen - stel uzelf de volgende vragen:

Gedroeg ik me in overeenstemming met onze waarden?

Leefde ik de Gedragscode en de Wetgeving na?

Als dit verhaal in de krant zou verschijnen, zou ik me prettig
voelen bij de beslissing die ik nam?

Voelt dit aan als de juiste manier om dingen te doen?
3
3.

Zou ik trots zijn op de manier waarop we ons in deze situatie hebben
gedragen?

Hoe zou ik me voelen als de rollen omgedraaid waren en ik
aan dit gedrag zou worden blootgesteld?

Is de beslissing die ik nam fair, professioneel en gebaseerd op feiten?

Heeft mijn beslissing een negatieve of nadelige impact op een
ander persoon zonder geldige en redelijke reden?

Liet ik mijn persoonlijk belang of oordeel invloed uitoefenen op
mijn gedrag?
Bedrijfsethiek
Er wordt van alle werknemers en Derden van Flint Group verwacht dat ze, naast
naleving van de wetgeving, zich houden aan hoge normen voor bedrijfsethiek en
persoonlijke ethiek bij het uitvoeren van de hun toegewezen taken en
verantwoordelijkheden. Dit vereist eerlijkheid, integriteit en verstandig
beoordelingsvermogen in alle aspecten van de omgang met andere werknemers
van Flint Group, het publiek, de bedrijfsgemeenschap, klanten, leveranciers en
overheids- en wetgevende instanties.
Goed ethisch gedrag gaat verder dan wat door de wetgeving is
voorgeschreven. Het is het beleid van Flint Group om ervoor te zorgen dat de
bedrijven in alle landen waar de groep actief is, voldoen aan de hoogste
ethische normen, zodat de integriteit en eerlijkheid van Flint Group en de
kaderleden en werknemers buiten twijfel staan.
4.
Veiligheid, Gezondheid en Milieu
Flint Group wil haar activiteiten uitvoeren volgens alle geldende veiligheids- en
milieuwetgeving, evenals alle wetgeving en regelgeving voor de werkplek,
zodat de veiligheid en gezondheid van de werknemers en de bescherming van
het milieu op de beste manier worden gewaarborgd.
Daarom verwacht Flint Group van alle werknemers dat ze hun uiterste best
doen om de letter en geest van deze wetgevingen en verordeningen na te
leven, evenals de volgende essentiële elementen van het Beleid voor
Veiligheid, Gezondheid en Milieu van het bedrijf in acht te nemen:
Wij verwachten dat elke werknemer verantwoordelijk is voor
zijn of haar eigen veiligheid, en zich op veilige wijze gedraagt.
Bovendien verzoeken we dat werknemers hun collega's
onmiddellijk aanspreken als zij iemand onveilig zien
handelen.
Nul letsels op de werkvloer is een fundamentele doelstelling
van Flint Group. Voor alle werkactiviteiten hanteren we deze
regels als leidende beginselen bij het overwegen van nieuwe
of bestaande werkprocessen en productontwerp en ontwikkeling.
Flint Group wil al zijn werknemers een veilige werkomgeving bezorgen. Wij
verschaffen de noodzakelijke tools en training om er voor te zorgen dat
werknemers hun werk kunnen uitvoeren en op veilige wijze zaken kunnen
doen.
4
Wij zullen alle lokale van toepassing zijnde regels, wetten en bepalingen naleven,
of de standaardvereisten van Flint Group volgen, afhankelijk van welke
bepalingen verregaander zijn. Proactieve tools en technieken zullen hiervoor
worden ingezet, ook bij het anticiperen op wetgeving die kan resulteren in nieuwe
regelgeving.
Flint Group werkt enkel met leveranciers van materialen en contractors die over
de geschikte reglementaire goedkeuring beschikken. We verwachten van onze
leveranciers en contractors dat zij onze opinie delen aangaande veiligheid op de
werkvloer en milieubescherming.
Flint Group streeft naar vermindering van vervuiling door lozingen en uitstoot.
We besparen actief energie tijdens de levensduur van onze producten.
Bovendien gebruiken we Veiligheids-, Gezondheids- en Milieugegevens om onze
werknemers en klanten correct te informeren door het gebruik van goedgekeurde
labels en Veiligheidsgegevensdocumenten.
5.
Werkomstandigheden
A.
Dwangarbeid
Flint Group veroordeelt dwangarbeid en voldoet aan de betreffende
wetgevingen van alle landen waarin het werkzaam is.
B.
Kinderarbeid
Flint Group erkent de rechten van elk kind op bescherming tegen
economische uitbuiting en voldoet wat betreft de minimumleeftijd van
personeel aan de wetgevingen van alle landen waarin het werkzaam is.
Verder voldoet Flint Group te allen tijde aan de VN Verklaring van de
Rechten van het Kind.
(http://www.unicef.org/lac/spbarbados/Legal/global/General/declaration
child1959.pdf)
C.
Anti-Discriminatie
Flint Group erkent de waardigheid van alle werknemers en het recht op
een werkplek die vrij is van pesterij, misbruik of lijfstraffen.
Beslissingen over indienstname, salaris, bonussen, promoties,
beëindiging of pensioen zijn gebaseerd op de bekwaamheden van de
werknemer om het werk uit te voeren. Flint Group discrimineert niet op
basis van eigenschappen die door de geldende wetgeving worden
beschermd maar zal altijd, indien deze handelingen niet vallen onder of
worden voorzien door geldende wetgeving, zorgen dat geen
discriminatie bestaat op basis van ras, geloof, handicap, geslacht,
huwelijkse status of moederschap, religieuze of politieke standpunten,
leeftijd of seksuele geaardheid.
D.
Arbeidsrecht en Minimum Beleidsnormen
Flint Group voldoet aan alle geldende arbeidswetgeving, verordeningen
en bedrijfsnormen in alle landen waarin we werkgelegenheid
verschaffen. De werknemers van Flint Group ontvangen redelijke lonen
voor de diensten die ze verlenen.
5
Flint Group verwacht dat nergens ter wereld werknemers lijden onder
enige vorm van pesterij, intimidatie, respectloze behandeling,
bedreigende werkomgevingen, enz.
E.
VN Universele Verklaring van de Rechten van de Mens
Flint Group respecteert en steunt de geest van de Universele
Verklaring van de Rechten van de Mens van de VN
(http://www.un.org/en/documents/udhr/index.shtml).
6.
Vertrouwelijke Informatie
Flint Group ziet bedrijfseigen informatie als een belangrijk bezit in de
bedrijfsvoering en verbiedt onbevoegd gebruik of onthulling van deze
informatie. Flint Group ontvangt soms vertrouwelijke informatie van andere
bedrijven, onder een Geheimhoudingsverklaring. Werknemers dienen deze
informatie te beschermen zoals in de Geheimhoudingsverklaring overeen
gekomen is. Flint Group respecteert de rechten van andere bedrijven wat
betreft hun bedrijfseigen informatie en eist dat werknemers volledig voldoen
aan zowel de geest als de letter van de geldende wetgevingen en
verordeningen die dit soort rechten beschermen.
Alle niet-openbare informatie betreffende Flint Group of haar bedrijven,
werknemers, klanten en leveranciers is vertrouwelijk. Vertrouwelijke informatie
wordt toevertrouwd aan de werknemers, kaderleden en directeuren van Flint
Group. Dit soort informatie mag alleen worden gebruikt voor het bedoelde
zakelijke gebruik. Vertrouwelijke informatie mag niet worden gedeeld met
personen buiten Flint Group, inclusief familie en vrienden, of met andere
werknemers die de informatie niet nodig hebben voor het uitvoeren van hun
taken. Werknemers van Flint Group kan worden gevraagd specifieke
geheimhoudingsverklaringen te ondertekenen tijdens hun tewerkstelling bij Flint
Group, waarbij de volgende niet-limitatieve lijst van vertrouwelijke informatie
richtlijnen kan verstrekken, maar niet definitief is wat betreft inhoud of reikwijdte.
De werknemers van Flint Group blijven, binnen de grenzen van de geldende
wetgeving of jurisdictie, verplicht om alle informatie vertrouwelijk te houden,
zelfs na beëindiging van hun tewerkstelling bij Flint Group.
Hieronder volgt een niet-limitatieve lijst van vertrouwelijke informatie:

De huidige en voorspelde handelsresultaten van Flint Group voordat ze
door het bedrijf in het openbare domein bekend zijn gemaakt.

Handelsgeheimen, inclusief zakelijke of technische informatie, zoals
formules, programma's, methodes, processen, technieken, compilaties
of informatie die van waarde is omdat ze niet algemeen bekend is.

Alle rechten op een uitvinding of een proces dat door een werknemer
ontwikkeld is met behulp van faciliteiten van Flint Group of informatie
van handelsgeheimen resulterend uit werk voor Flint Group, of
gerelateerd aan de bedrijfsvoering van Flint Group.

Klantgegevens, offertes en prijzen en voorwaarden.

Leveranciersgegevens, offertes en prijzen en voorwaarden.

Productieprocessen, capaciteiten en uitvoer.

Geheime informatie zoals klantenlijsten en vertrouwelijke informatie van
klanten.
6

7.
Alle publieke en mediacommunicaties met betrekking tot Flint Group
(andere dan loutere handelsmededelingen) moeten vooraf worden
goedgekeurd door de Chief Executive Officer.
Belangenconflicten
Belangenconflicten kunnen potentieel schade toebrengen aan klantenrelaties en
aan de reputatie van Flint Group, of Flint Group blootstellen aan juridische
gevolgen. Communicatie en waakzaamheid zijn dan ook noodzakelijk om ervoor
te zorgen dat u zichzelf niet in een situatie brengt waarbij uw persoonlijke
belangen of relaties in conflict komen met de onze of die van onze klanten. U
dient professioneel, onbevooroordeeld en onpartijdig te zijn als u ons
vertegenwoordigt en met onze klanten werkt. Het is van belang dat zelfs de
schijn van een belangenconflict wordt vermeden. De beslissingen die u neemt
mogen niet zijn beïnvloed, of lijken te zijn beïnvloed, door enige persoonlijke
opportuniteiten of relaties, potentieel financieel voordeel of enig ander voordeel
voor uzelf of een derde, met inbegrip van een vriend, een familielid of een
zakenpartner.
Belangenconflicten kunnen onder andere zijn:

werk of tewerkstelling buiten de groep;

een zakenrelatie buiten de groep met, of interesse in, een klant of een
concurrent;

een zakenrelatie namens Flint Group met een persoon die een familielid
of een persoonlijke vriend is, of met een bedrijf dat door zo'n persoon
wordt beheerd;

een positie waarin u invloed of controle hebt op de verloning van een
persoon die een familielid of een levenspartner is; of

het aanvaarden van persoonlijk voordeel, dat meer is dan een
bescheiden geschenk of entertainment, van een persoon of organisatie
die handelt of verwacht te handelen met Flint Group in een zakelijke
transactie.
Werknemers zijn altijd verplicht om aan hun superieuren situaties te melden
waarin de mogelijkheid van een conflict of belangenverstrengeling tussen de
werknemer en Flint Group bestaat. Het onthullen van mogelijke conflicten door
een voorafgaande melding aan de manager/supervisor van de werknemer is de
sleutel tot volledige naleving van deze Gedragscode.
8.
Omkoping en Corruptie
Elke werknemer, directielid, kaderlid, Derde of elke andere persoon die handelt
voor of in naam van Flint Group heeft de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen
dat Flint Group niet betrokken is in corrupte activiteiten. Deze
verantwoordelijkheid is ook van toepassing op al onze zakelijke transacties over
de hele wereld, ongeacht de gebruikelijke of vereiste lokale praktijken.
Flint Group voert een expliciet verbod op omkoping en corruptie in elke vorm,
rechtstreeks of onrechtstreeks, in onze contacten in alle delen van de wereld
waar we actief zijn. Dit is van toepassing op alle werknemers, zakenpartners en
Derden van Flint Group die handelen met anderen in naam van Flint Group.
Flint Group verbiedt specifiek elk aanbod, belofte, geschenk of toestemming tot
betaling of ander voordeel of gunst—rechtstreeks of onrechtstreeks—aan:
7

Een overheidsfunctionaris voor het (proberen) beïnvloeden van elke
actie, niet-actie of beslissing om zaken of zakelijk voordeel te krijgen of
te houden voor Flint Group; of

Ieder ander met het doel om die persoon, of elke andere persoon, te
(proberen) brengen tot het niet correct uitvoeren van hun taak of te
belonen voor de niet correcte uitvoering.
Een “overheidsfunctionaris” is elke amtenaar of werknemer van een overheid
overal ter wereld, op elk niveau; entiteiten die tot een overheid behoren of door
hen worden gecontroleerd, zoals universiteiten of nutsbedrijven; politieke
partijen; of publieke internationale organisaties zoals het Rode Kruis.
Ongeacht de lokale praktijken, staat Flint Group in geen geval de betaling toe
van "steekpenningen"—dit zijn betalingen aan een overheidsfunctionaris voor
routinematige overheidsacties (zoals het verwerken van documenten, het
verkrijgen van vergunningen, enz.) om een versnelde uitvoering te verkrijgen
van hun taken, (een actie die zij sowieso dienen te verrichten). Onder
“steekpenningen” vallen niet de betaling van sommen die zijn vastgelegd door
een lokale wet voor de betaling aan lokale overheden.
We dienen er ons ook bewust van te zijn dat commerciële akkoorden, zoals
overeenkomsten met adviseurs of commissies, en giften aan liefdadige instellingen,
potentieel kunnen worden gebruikt als een dekmantel voor omkoping. Alle akkoorden
met Derden en liefdadige bijdragen dienen het beleid van Flint Group te volgen.
Flint Group stimuleert een open en onmiddellijke melding van elke poging tot,
vermoeden van of feitelijke schending van de bepalingen van deze Gedragscode.
Niemand mag feitelijke omkoping, poging tot omkoping of signalen die omkoping
suggereren, door de vingers zien.
A.
Commerciële Omkoping
Het aanbieden, maken, vragen om of ontvangen van betalingen of betalingen in
natura (giften, gunsten, enz.) voor beïnvloeding van personen voor het
verwerven van zakelijke mogelijkheden voor Flint Group of voor het nemen van
een zakelijke beslissing ten gunste van Flint Group of met de bedoeling dat een
actie dientengevolge onjuist uitgevoerd wordt, wordt door Flint Group niet
getolereerd.
Het doel van Flint Group is het wedijveren op de markt op basis van superieure
producten, diensten en competitieve prijzen. Commerciële omkoping met als
doel de continuering van bestaande zakelijke betrekkingen of het verwerven van
nieuwe zakelijke mogelijkheden wordt niet geaccepteerd en is in alle gevallen
verboden. Dit soort handelingen is in strijd met de bepalingen van deze
Gedragscode en kan in strijd zijn met de geldende wetgeving, waardoor de
werknemer mogelijk een boete en/of inhechtenisneming tegemoet ziet. Deze
bepalingen verbieden niet dat kortingen of bonussen worden toegekend aan
klanten volgens de gangbare sectoriële afspraken, noch dat financiële
regelingen worden getroffen met juridische entiteiten of de eigenaars van deze
entiteiten, volgens de gangbare sectoriële afspraken.
B.
Geschenken, Entertainment en Sponsoring
Gekregen en gegeven geschenken en entertainment als beloning of aansporing
voor een voorkeursbehandeling zijn niet toegestaan. In bepaalde gevallen is het
geven en ontvangen van bescheiden geschenken en entertainment
aanvaardbaar. Een zakenlunch kan bijvoorbeeld een ontspannen manier zijn om
8
informatie uit te wisselen. Niettemin kan dit, afhankelijk van het volume, de
frequentie en de omstandigheden waarin het plaatsvindt, beschouwd worden als
omkoperij, politieke betaling of onrechtmatige invloed. De belangrijkste test
hierbij is de vraag of geschenken of entertainment de intentie kunnen hebben of
redelijkerwijs kunnen worden geïnterpreteerd als een beloning voor of
aansporing tot het verkrijgen van een gunst of voorkeursbehandeling. Als het
antwoord ja is, zijn deze verboden volgens het beleid van Flint Group. Het
uitwisselen van geschenken en entertainment, met inbegrip van de betaling van
reiskosten, en alle sponsorovereenkomsten, moeten in overeenstemming zijn
met het beleid van Flint Group.
Geschenken, met inbegrip van elke vorm van gastvrijheid, mogen niet
rechtstreeks of onrechtstreeks worden gegeven aan overheidsfunctionarissen
zonder de voorafgaande goedkeuring van het Legal Department van Flint
Group. Diensten en gunsten, met inbegrip van het geven van geld, reizen of
andere voordelen mogen in geen enkel geval, noch rechtstreeks noch
onrechtstreeks, aan overheidsfunctionarissen worden gegeven.
Hou te allen tijde de integriteit in gedachten—weten we zeker dat we hebben
gehandeld op een manier die stand houdt bij onderzoek naar de geschenken of
gastvrijheid die we hebben gegeven of ontvangen?
9.
Witwassen van geld
Het witwassen van geld is het proces van verbergen van de oorsprong van geld
dat men via illegale weg heeft verkregen, door legale zakelijke transacties te
voeren. Wie voor Flint Group werkt mag zich nooit laten gebruiken voor het
witwassen van geld, het financieren van criminele activiteiten of het steunen
van illegale activiteiten.
Wie werkt voor of in naam van Flint Group mag niet toestaan dat middelen of
systemen van Flint Group worden gebruikt voor criminele of illegale activiteiten
en wordt geacht om de nodige behoedzaamheid aan de dag te leggen als zij
weet krijgen van transacties of activiteiten die ongebruikelijk of vreemd lijken, of
als zij gevraagd worden iets te doen dat niet strict voldoet aan onze vereisten
voor risicobeoordeling, gegevensopslag of processen.
10.
Fraude en Illegale Praktijken
Elk gedrag of elke transactie bedoeld om financiële of andere voordelen te
bezorgen aan uzelf of aan derden, met inbegrip van verduistering van de
bezittingen van Flint Group of van een klant, zijn niet enkel in strijd met deze
Gedragscode en de voorwaarden voor uw tewerkstelling, maar zijn een
misdaad in de meeste landen. Flint Group zal elke frauduleuze of illegale
praktijk onderzoeken en op gepaste wijze melden aan de relevante autoriteiten,
zonder afbreuk te doen aan enige andere rechten die het kan hebben.
Flint Group vereist van werknemers, kaderleden en directie dat zij melding
maken van elke gekende of vermoede fraude of illegale praktijk waarbij Flint
Group of iemand die werkt voor of in naam van Flint Group is betrokken,
overeenkomstig de richtlijnen voor het melden in Artikel 18 van deze
Gedragscode, Ethisch Advies en Rapporteren van Schendingen.
11.
Handelscontrole
Personeel van Flint Group dient bijzonder te letten op wetten die de
internationale handel bepalen, met inbegrip van exportcontrole, importvereisten
9
en sanctionele wetten (samen, “de handelscontrole”). Sommige landen waarin
Flint Group actief is leggen handelsbeperkingen op aan bepaalde landen,
entiteiten en individuen. De meeste landen leggen ook tijdelijke controles op
voor export en eindgebruik van bepaalde producten, technologie, software en
diensten. De straffen voor het overtreden van deze wetten kunnen hoog
oplopen. Straffen kunnen gaan van burgerlijke of strafrechtelijke boetes,
gevangenisstraf en het herroepen van exportvergunningen tot uitsluiting van het
werken aan overheidscontracten. Deze wetten zijn vaak ook van toepassing op
personen en activiteiten buiten het land waar de wet van kracht is.
Handelsbeperkingen omvatten:

Export of herexport naar een verboden of gesanctioneerd land, entiteit of
individu zonder de noodzakelijke licentie of toestemming;

Import of vastgoedtransacties van of afkomstig uit een land waarvoor een
sanctie geldt;

Import of vastgoedtransacties met een entiteit of een individu waarvoor een
sanctie geldt;

Zakelijke transacties met een land, entiteit of individu waarvoor een sanctie
geldt;

De transfer van producten, software, technische gegevens of technologie
waarvoor beperkingen gelden, zonder licentie, via email, download of
vrijgave aan mensen in of afkomstig uit een land waarvoor een sanctie geldt;

Het verbod op de deelname aan bepaalde boycotactiviteiten, bijvoorbeeld
Amerikaanse antiboycotwetten.
Wie werkt voor of in naam van Flint Group moet altijd handelen volgens de van
toepassing zijnde wetten en regelgevingen op handelscontrole.
Daarom zal Flint Group:
12.

De relevante import- en exportregels in acht nemen die bepalend zijn voor
het versturen van de grondstoffen, producten en diensten van Flint Group,
evenals alle van toepassing zijnde handelsovereenkomsten;

Geen zaken doen (import noch export) met landen waarvoor een
handelsembargo en/of economische sancties gelden die van toepassing zijn
op Flint Group en/of dochterondernemingen; en

Nooit zaken doen in een land waar Flint Group nog niet eerder zaken deed
zonder het risico te bepalen en te bespreken met het management en het
Legal Department van Flint Group.
Antitrust- en Concurrentiewetgeving
Flint Group leeft de principes van vrije en eerlijke concurrentie na. Ons beleid
bestaat erin sterk en effectief te concurreren, met inachtneming van de van
toepassing zijnde concurrentie-/antitrustwetten en reglementeringen in alle
landen waarin we actief zijn. We moeten dan ook:

Contact met onze concurrenten tot een minimum beperken;

Geen
commercieel
gevoelige
informatie,
zoals
prijzen,
contractonderhandelingen, capaciteit, productiekost, commerciële
strategieën of plannen, offerteplanning, klanten en marktaandeel,
vrijgeven aan, zoeken bij of uitwisselen met concurrenten;
10

Geen commercieel gevoelige informatie bespreken in joint ventures met
concurrenten of potentiële concurrenten tenzij die van toepassing zijn op
die specifieke venture;

Geen commercieel gevoelige informatie bespreken bij deelname aan
handels- of industriële samenwerking; en

Bij het verkopen of kopen van producten bij een concurrent, enkel die
informatie uitwisselen die wettelijk is vereist om te transactie te doen.
Het is illegaal om enig akkoord te sluiten met een concurrent over prijzen,
kosten, voorwaarden, klanten, markten, productie, business plannen of enig
ander feit dat de concurrentie zou kunnen beïnvloeden. Een onuitgesproken
akkoord om prijzen vast te leggen of markten toe te kennen is net zo illegaal als
een besproken of geschreven akkoord.
13.
Officiëel Onderzoek
Openbare aanklagers en toezichthouders van de overheid hebben een grote
bevoegdheid om mogelijke schendingen van de wetgeving te onderzoeken. Ze
kunnen kwesties voor de rechtbank brengen, documenten dagvaarden en om
gesprekken of getuigenissen van werknemers van Flint Group verzoeken. Het
beleid van Flint Group is samen te werken met elk redelijk verzoek van
onderzoekers van de overheid. Tegelijkertijd heeft Flint Group recht op de
bescherming die de wetgeving biedt aan personen waarop het onderzoek van
toepassing is, of die beschuldigd worden van overtredingen, inclusief juridische
bijstand. Als een vertegenwoordiger van een overheid of een overheidsinstantie
contact opneemt met een werknemer van Flint Group of voor een onderzoek
toegang vraagt tot gegevens of documenten, dan dient de werknemer
onmiddellijk de supervisor of de juridische afdeling van Flint Group op de
hoogte te brengen en te reageren volgens de gebruikelijke bedrijfspraktijk van
Flint Group. Betreffende materialen, inclusief documenten die betrekking
kunnen hebben op het onderzoek, worden bewaard als dit door de wetgeving
wordt vereist.
Bij vragen over het onderzoek of over hoe te reageren, dient de werknemer de
juridische afdeling van Flint Group te contacteren.
14.
Politieke Betrokkenheid
Het beleid van Flint Group bepaalt dat er geen bedrijfsfondsen worden gebruikt
voor het geven van politieke contributies aan kandidaten of politieke partijen.
Dit verbod heeft niet alleen betrekking op directe contributies, maar tevens op
indirecte bijdragen of steun aan kandidaten of politieke bijdragen door middel
van aankoop van tickets voor speciale diners of andere evenementen voor
fondsenwerving, en het leveren van andere goederen, diensten of apparatuur
aan politieke partijen of comités. Geen enkel persoon mag direct of indirect
vergoedingen ontvangen van Flint Group voor een politieke contributie of voor
de kosten van het bijwonen van een politiek evenement.
Elke vorm van politieke lobbying is verboden.
11
15.
Registratie van Transacties en Gegevens van Flint Group
Flint Group houdt boekhouding, facturen, gegevens en accounts bij die, in
redelijk detail, accuraat en eerlijk de transacties en het gebruik van de
bezittingen van Flint Group weerspiegelen. Elke werknemer dient accurate en
eerlijke gegevens bij te houden van transacties, tijdrapportages, onkostennota's
en andere gegevens van Flint Group. Flint Group dient een systeem van interne
controles op te stellen en bij te houden, dat afdoende is voor een redelijke
garantie dat transacties correct worden geautoriseerd, uitgevoerd en
geregistreerd.
Alle boeken, gegevens, accounts, fondsen en bezittingen van Flint Group
moeten worden bijgehouden in redelijk detail, eerlijk, accuraat en in de juiste
boekhoudkundige periode waarin de relevante transactie, de onderliggende
transacties en de beschikking van Flint Group hebben plaatsgevonden. Er
wordt geen enkele boeking gedaan om de ware aard van een transactie van
Flint Group bewust te verbergen. Wat dit betreft moeten de volgende richtlijnen
worden opgevolgd:
1. Fondsen of bezittingen die niet onthuld, niet opgeslagen, of buiten de
boeken worden gehouden, mogen in geen geval voorkomen.
2. Er mogen geen onjuiste of fictieve facturen worden betaald of gemaakt.
3. Er mogen geen onjuiste of kunstmatige posten worden gemaakt en er
mogen geen misleidende rapporten worden uitgegeven.
4. Bezittingen en schulden van Flint Group worden erkend en vermeld
volgens de standaard werkwijzen van Flint Group en 'GAAP' (algemeen
geaccepteerde accountingsprincipes), die altijd worden toegepast.
Als een werknemer van Flint Group van mening is dat boeken en gegevens van
Flint Group niet volgens deze voorwaarden worden bijgehouden, dan dient de
werknemer de zaak direct te rapporteren aan het managementniveau dat hij/zij
geschikt acht, of zoals aangegeven in Artikel 18, Ethisch Advies en Rapporteren
van Schendingen.
16.
Gebruik van bedrijfsmiddelen van Flint Group
De bezittingen van Flint Group mogen uitsluitend worden gebruikt voor
legitieme zakelijke doeleinden van Flint Group zoals bepaald in het IT-beleid en
alleen door geautoriseerde werknemers of personen die door hen zijn
aangewezen.
Dit omvat zowel materiële als immateriële bezittingen. Voorbeelden van
materiële bezittingen zijn kantoorapparatuur zoals telefoons, kopieerapparatuur,
computers, meubels, voorraden en productie-apparatuur.
17.
Internet en E-Mail
Internet en e-mail worden aan werknemers van Flint Group ter beschikking
gesteld voor zakelijk gebruik en niet voor persoonlijk gebruik. Er wordt van
werknemers verwacht dat ze deze hulpmiddelen gebruiken op een manier die
in lijn is met het IT-beleid en de procedures van Flint Group.
Daarnaast zijn gebruikers gebonden aan de voorwaarden van lokale,
provinciale, nationale en geldende internationale wetgeving en contractuele
verplichtingen, inclusief, maar zonder beperking, het beleid betreffende
12
acceptabel gebruik van het netwerk en de internet serviceprovider(s) van Flint
Group.
18.
Ethisch Advies en Rapporteren van Schendingen
Op veel ethische vraagstukken waarmee men in de dagelijkse zakelijke
activiteiten wordt geconfronteerd, zijn geen eenvoudige antwoorden. In sommige
gevallen is de juiste handeling duidelijk, maar in meer complexe situaties kan het
voor een werknemer moeilijk zijn om te beslissen wat de beste handelswijs is.
Er zijn verschillende opties voor wie bij of in naam van Flint Group werkt in het
geval vragen rijzen over de naleving van procedures of als men een mogelijk
geval van schending wil melden. Dit zijn: (1) praten met een manager of
supervisor; (2) formele interne processen, zoals de formele klachtenprocedure;
(3) praten met een Human Resources medewerker; en (4) contact opnemen met
een medewerker van Flint Group Corporate Compliance. Bovendien zijn de
gratis telefonische Hotline voor Ethiek en Integriteit van Flint Group en het
meldingsformulier op het web 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar
om anoniem melding te making van een ernstig geval van schending, met
inbegrip van fraude, discriminatie, pesterij, geweld, schendingen van het beleid
of juridische overtredingen, en milieukwesties.
Alle meldingen worden ernstig genomen. Elke aantijging wordt onderzocht en,
indien bewezen, opgelost door gepaste corrigerende maatregelen en/of
straffen. Als de werknemer zich bekend maakte, zal hij/zij feedback ontvangen
als het onderzoek is afgerond.
Flint Group duldt geen enkele vorm van wraak of vergelding tegen wie in eer en
geweten een potentiële schending heeft gemeld. Ons nultolerantiebeleid inzake
wraak gaat samen met onze overtuiging dat melding maken altijd de juiste keuze
is. Als u te goeder trouw uw bekommernis uit of wanbeheer meldt - of deelneemt
aan een onderzoek naar een zaak rond ethiek en compliance - handelt u
volgens onze Gedragscode. Flint Group zal in geen enkel geval wraak tegen u
dulden. Flint Group beschouwt wraakacties als een uiting van wangedrag dat,
indien het wordt bewezen, kan leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met
beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Als u melding maakt van een vermoedelijke schending waaraan u hebt
deelgenomen, zal uw aangifte en medewerking in aanmerking worden genomen
bij het bepalen of, en zoja welke, sancties geschikt zijn voor uw
verantwoordelijkheid in de schending.
Het meldingsproces dient echter enkel te worden gebruikt voor een oprechte
bekommernis. Als u te kwader trouw een bekommernis uit waarvan u weet dat
deze onjuist of kwaadwillig is, zal de zaak worden doorgegeven aan de Senior
VP - Human Resources, Communications and Compliance, die advies zal
uitbrengen over de gepaste disciplinaire maatregelen tegen u.
Als u aan derden melding maakt van een mogelijke schending (met uitzondering
van een erkende regelgevende of overheidsinstantie)—bv. een journalist of een
sociale mediasite—voor dit intern is gemeld zoals hier bepaald, tijdens een
onderzoek of nadat een onderzoek is afgerond, zal de zaak worden voorgelegd
aan de Senior VP - Human Resources, Communications and Compliance, die
advies zal uitbrengen over de gepaste disciplinaire maatregelen tegen u.
Als een bekommernis of klacht rond een schending wordt gemeld, zal elk
individu dat ervan wordt verdacht deze schending te hebben begaan, het
vermoeden van onschuld genieten tot Flint Group het anders bepaalt. Dit
principe van onschuld tot de feiten en omstandigheden anders uitwijzen is een
13
belangrijke waarborg voor werknemers die het onderwerp zijn van een melding
in verband met een vermoeden van schending.
De Corporate Compliance Officers die u kunt contacteren voor richtlijnen zijn de
Regional Integrity and Compliance Contacts, de Flint Group Integrity Officers, de
Chief Compliance Officer en de Voorzitter.
19.
Toepassing en Verklaring van Afstand van deze Gedragscode
Deze Gedragscode wordt beheerd door de Raad van Bestuur van Flint Group.
Vragen en verzoeken om meer informatie over deze Gedragscode dienen in
eerste instantie te worden gericht aan een Corporate Compliance Officer.
Op regelmatige tijdstippen verspreidt Flint Group de Gedragscode onder zijn
werknemers en organiseert het opleidingen over de Gedragscode. Er is een
jaarlijks Werknemers Vertegenwoordigingscertificaat (ERC) waarbij uitgekozen
werknemers en onze Raad van Bestuur dienen te verklaren dat zij de
Gedragscode hebben gelezen en begrepen en dat zij deze naleven, en
potentiële belangenconflicten of enige andere mogelijke uitzondering op de
naleving van de Gedragscode aan het licht zullen brengen. Het niet volgen van
dit certificeringsproces kan een schending zijn van de Gedragscode en kan u
blootstellen aan disciplinaire of andere maatregelen waarover het bedrijf beslist
en waar toegestaan bij wet. In geen geval is het niet lezen van de Gedragscode,
het niet ondertekenen van de verklaring of het niet volgen van de online
certificering een vrijstelling van uw verplichting om onze Gedragscode na te
leven.
Werknemers, kaderleden en directeuren van Flint Group dienen deze
gedragscode op te volgen, en dienen Flint Group (en dochterondernemingen)
in alle regio's en territoria altijd op een verantwoordelijke manier te
vertegenwoordigen. In het algemeen mag er niet worden afgeweken of afstand
worden genomen van deze gedragscode. In zeer uitzonderlijke gevallen kan er
echter een conflict met de Code ontstaan, en hier kan dan een afstandname
worden toegestaan.
Afstandname wordt per geval bekeken door de Chief Executive Officer. De
overweging en beslissing tot afstandname wordt volledig beschreven in de
notulen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur.
Bekende of vermoede schendingen van deze Gedragscode worden
onderzocht en elke werknemer die betrokken is bij dit soort schendingen, en
een manager die dit soort schendingen aanmoedigt, steunt of bewust negeert,
zijn onderhevig aan disciplinaire acties, tot aan beëindiging van de
arbeidsovereenkomst toe.
Informatie die aan het Auditcomité van de Raad van Bestuur van Flint Group
wordt verstrekt, bevat:
1. Een samenvatting van alle commentaren en resultaten in het Werknemer
Vertegenwoordigingscertificaat
2. Een overzicht van alle integriteits- en schendingskwesties - rapportage van
de gegevens en resultaten en
3. Alle serieuze kwesties betreffende ontdekte fraude en criminele activiteiten.
Aangenomen door de Raad van Bestuur:
Voorzitter:
14
Datum:

Download Report