EDI - Electronic Data Interchange

EDI - Electronic Data
Interchange
Tips en advies om EDI te implementeren in de
Modesector
Datum: 24 maart 2014, versie: 1.0
Inhoud
1
Wat is EDI?
4
1.1
1.2
1.3
Waarom is dit belangrijk?
Wat levert het op?
Wat krijgt u van GS1 Nederland?
4
4
5
2
EDI-berichten voor de mode
6
2.1
EDI-berichten in de Modesector
6
3
De basis voor EDI implementatie
8
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
Begin met barcodes
Vraag een basispakket eCom aan
Neem contact op met een implementatiepartner
Welk(e) businessmodel(len) gaat u gebruiken?
Gegevens aanleveren aan handelspartner(s)
Afspraken
Aan de slag
Analyse
8
8
8
8
9
9
10
10
4
Hulp nodig?
11
Bijlage 1: Begrippenlijst
12
Versiebeheer en contactinformatie
13
Inleiding
Als u aan de slag gaat met EDI berichten binnen de modesector bent u op de goede
weg. De consument verandert en de markt dus ook. U kunt inspelen op deze
veranderingen door op gestandaardiseerde wijze elektronische communicatie te
implementeren. GS1 Nederland helpt u hierbij. Binnen GS1 Nederland zijn retailers,
leveranciers en brancheverenigingen uit de modesector georganiseerd. Gezamenlijk zijn zij
overeengekomen welke richtlijnen gehanteerd moeten worden voor sectorbrede invoering
van elektronische communicatie. De oplossing voor EDI implementaties van GS1
Nederland is gebaseerd op EANCOM.
Wie zijn wij?
GS1 Nederland biedt (internationale) standaarden voor unieke identificatie en voor het
vastleggen en delen van gegevens. Dit doen we met barcodes, centrale artikeldatabases
en elektronisch berichtenverkeer. Als onafhankelijke partij brengen we al ruim 40 jaar
retailers, leveranciers en logistiek dienstverleners bij elkaar om sectorbrede afspraken te
maken over het vastleggen en delen van informatie over producten en processen met
onze standaarden. Hiermee kunnen deelnemers – bedrijven uit de modesector efficiënter werken en zo kunnen zij hun klanten het beste bedienen. Volgens ons is
samenwerken in de keten een sleutel tot verbeteren van efficiency en effectiviteit.
Wat doen wij voor u?
Bij GS1 zitten deelnemers in de ‘drivers seat’. Business Councils – directieleden van
toonaangevende bedrijven - bepalen welke projecten worden opgestart.
Het ontwikkelen van standaarden is één ding, het implementeren ervan is iets heel
anders. GS1 biedt u hierbij graag hulp en advies door de focus te leggen op het
faciliteren van de implementatie en het verbeteren van samenwerking tussen
handelspartners. Zo kunt u makkelijker aan de slag met het implementeren van EDI
binnen uw organisatie.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
3
1
Wat is EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) is een standaard voor het geautomatiseerd
uitwisselen van gegevens tussen computersystemen van bedrijven. In principe zonder
menselijke tussenkomst. Het is een vorm van “electronic business” en wordt vooral
gebruikt voor veel voorkomende transacties. Met elektronische communicatie (GS1
eCom) kan het computersysteem van de leverancier gegevens uitwisselen met de
computers van haar handelspartners. Het is een set van afspraken voor
elektronische communicatie (bijvoorbeeld order-, leverings-, ontvangst- en
factuurberichten) tussen fabrikanten, afnemers en logistiek dienstverleners. Met GS1
eCom spreken alle leveranciers, afnemers en logistiek dienstverleners dezelfde taal,
onafhankelijk van sector of land. De handelsberichten zijn op dezelfde manier
opgebouwd als die van alle betrokken handelsrelaties in de keten.
1.1
Waarom is dit belangrijk?
Om zo efficiënt, goedkoop en snel mee te kunnen veranderen met de markt is
elektronisch zakendoen onmisbaar. Marges staan onder druk, assortimenten volgen elkaar
steeds sneller op, het aantal gegevens dat per artikel wordt geregistreerd groeit en
informatiestromen veranderen snel in de multichannel modewereld. Om het hoofd te
kunnen bieden aan deze ontwikkelingen ontstaan nieuwe business modellen met elk weer
hun eigen informatiebehoeften en -stromen.
Daarom is een hechte samenwerking tussen leverancier en retailer onmisbaar. Met up-todate retailinformatie kan een leverancier maatwerk leveren en de informatie digitaal
uitwisselen. Dat kan een bijdrage leveren aan het stijgen van de opbrengst per m2.
1.1.1
Veranderende consument
De consument kan 24 uur per dag 7 dagen per week in winkels en op internet kopen.
Hij raakt meer en meer gewend aan een ruim aanbod en is veeleisend als het gaat om
beschikbaarheid van maat- en pasvorm. Door overaanbod en sterke concurrentie dalen
de prijzen, waardoor retailers voor grote uitdagingen staan om de kosten in hun bedrijf
te drukken. Alleen de ideale winkelomgeving, waarin beleving en gekwalificeerd personeel
cruciaal zijn, zal in de komende jaren succesvol zijn.
1.2
Wat levert het op?
Door logistieke, commerciële en administratieve processen beter op elkaar af te stemmen
en gegevens op een eenduidige manier met elkaar te delen, kan de goederenstroom
beter worden aangestuurd. Alle partijen in de keten besparen daardoor tijd en geld.
Door digitaal samen te werken zullen rendementen en brutomarges stijgen en blijft er
uiteindelijk onder de streep meer over.
Verbeteren efficiency in de keten
Foute bestellingen, foute leveringen en foute facturen zorgen voor vertragingen,
misverstanden en ergernissen tussen handelspartners. Bovendien kost het geld en
worden logistieke, commerciële en administratieve processen verstoord. Genoeg redenen
dus om bijvoorbeeld orders, pakbonnen, retouren en facturen elektronisch uit te wisselen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
4
Verbeteren efficiency in uw bedrijfsproces
Door het elektronische uitwisselen van handelsberichten kunt u uw bedrijfsproces nog
efficiënter maken. De voordelen:
U kunt vaker factureren waardoor het debiteurensaldo verlaagt
Facturen zijn vaker first time right (gebaseerd op de eerder uitgewisselde
informatie) dus zonder aanpassingen (credits e.d.) eerder betaald
Beter inzicht in verkoop en voorraad
Vaker bestellen waardoor de voorraad verlaagt
Beter, sneller reageren op de vraag uit de markt
U werkt met één werkwijze om verschillende businessmodellen te ondersteunen
Op document-/informatieniveau zijn er voordelen als:
nauwelijks papier meer in de organisatie
geen of nauwelijks handmatige invoer van gegevens in het bedrijfssysteem, dus
minder kans op fouten
afhandeling van facturen kan veel sneller verlopen, dat scheelt tijd en geld
controle op inkomende en uitgaande facturen maken een betere liquiditeitsplanning
en budgettering mogelijk
betere binding tussen ketenpartners doordat iedereen gelijkluidende informatie
uitwisselt
1.3
Wat krijgt u van GS1 Nederland?
GS1 Nederland biedt u een standaard voor elektronische communicatie in de
modesector waar u direct mee aan de slag kunt. We werken nauw samen met GS1
Germany. GS1 Germany heeft een business model ontwikkeld dat processen beschrijft
die voorkomen in de modesector met de bijbehorende berichten volgens de GS1standaard. GS1 Nederland heeft dit document, waarin vooral de handelsgerelateerde
processen aan bod komen, op de praktijk in Nederland gericht. Dit model biedt een
gemeenschappelijk referentiekader voor de toepassing van elektronische
(handels)berichten.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
5
2
EDI-berichten voor de mode
In de mode worden al veel elektronische berichten uitgewisseld. Dit gebeurt op dit
moment volgens verschillende methodes. Daarom is er vanuit de sector behoefte aan
één internationale en bewezen standaard methode. De modesector heeft voor de
elektronische berichten van GS1 gekozen vanwege de afspraken die (internationaal) zijn
vastgelegd voor een eenduidige inhoud van de berichten en welke rol deze spelen in
allerlei bedrijfsprocessen.
In 2012 is de berichtenset van GS1 Germany door de Business council en Tactical
Group uit de Nederlandse modesector beoordeeld op toepasbaarheid en tot standaard
verkozen. Ook is vastgesteld dat de implementatie van het verkoopbericht,
voorraadbericht en het artikelbericht de hoogste prioriteit hebben. Er is recent een pilot
uitgevoerd om het artikelbericht te testen. De documentatie die u nodig heeft om dit
bericht te implementeren vindt u op onze website. De andere berichten gaan op korte
termijn de pilotfase in. De documentatie voor de implementatie van deze berichten wordt
zo snel mogelijk ter beschikking gesteld. Het stappenplan in het volgende hoofdstuk
geeft u handvatten om aan de slag te gaan met de implementatie van elektronische
communicatie.
2.1
EDI-berichten in de Modesector
Om met elkaar elektronisch te kunnen communiceren zijn verschillende typen berichten
ontwikkeld.
EDI Bericht
Naam
Omschrijving
Price Catalogue
Dit bericht bevat artikelgegevens zoals prijzen en
codes en wordt door de leverancier verstuurd aan
de retailer. Zodra de PRICAT is ingelezen in uw
bedrijfssysteem kunt u de producten scannen aan
de kassa
Purchase Order
Response
Dit bericht is een orderbevestiging die de
leverancier naar de retailer stuurt. Als er nog
wijzigingen in de order zijn worden deze hierin
doorgevoerd. De ORDRSP bevat de artikelen met
het definitieve aantal stuks dat geleverd zal
worden
Despatch Advice
Dit bericht bevat een leveringsaankondiging, ook
wel pakbon genoemd. De leverancier verstuurt dit
bericht naar de retailer. De retailer kan met dit
bericht de goederen reeds in het bedrijfssysteem
inboeken
RECADV
Receiving Advice
Dit bericht is een ontvangstbevestiging die de
retailer verstuurt naar de leverancier. Het bevat
dus de bevestiging van de goederen op de
pakbon
INVOIC
Invoice
PRICAT
ORDRSP
DESADV
Dit is de factuur die de leverancier stuurt naar
de retailer. De factuur correspondeert met de
geleverde goederen zoals in de DESADV
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
6
REMADV
SLSRPT
INVRPT
Remittance Advice
Dit bericht is een betaalspecificatie (t.b.v.
aflettering – het automatisch regel voor regel
afhandelen) die van de leverancier verstuurd
wordt naar de retailer
Sales Report
Dit is een verkoopbericht waarin alle verkopen
over een bepaalde periode worden vermeld. De
retailer verstuurt dit bericht naar de leverancier,
meestal op vooraf vastgestelde momenten
Inventory Report
Dit is een voorraadbericht waaruit de leverancier
kan opmaken hoe het staat met de voorraad
van de retailer. Dit bericht stuurt de retailer aan
de leverancier. Als een retailer meerdere
vestigingen heeft en onderling goederen
uitwisselt, is dit bericht essentieel bij het volgen
van de voorraad
Onderstaande afbeelding geeft de samenhang van de verschillende berichten weer.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
7
3
De basis voor EDI implementatie
3.1
Begin met barcodes
Het is belangrijk voor alle partijen in de keten te kunnen vertrouwen op eenduidige en
betrouwbare informatie. Als artikelen via een Global Trade Item Number (GTIN) eenduidig
en uniek gecodeerd zijn is de basis gelegd voor het effectief elektronisch delen van uw
handelsgegevens, waaronder artikel- en voorraadgegevens. Alleen zo kan een efficiënte
keten worden gerealiseerd. Ook belangrijk is het toekennen van de GS1-adrescode
(Global Location Number of GLN). Alleen als het assortiment op de juiste en unieke
manier gecodeerd is en uw bedrijf/locatie voorzien is van een GLN kunnen de
artikelgegevens op een efficiënte en foutloze manier elektronisch worden uitgewisseld
met uw handelspartners.
GS1 Nederland heeft een handleiding ontwikkeld die speciaal gericht is op coderen van
artikelen in de modesector. Daarnaast zijn er GLN allocation rules beschikbaar over het
toekennen van GS1-adrescodes.
3.2
Vraag een basispakket eCom aan
Om gebruik te kunnen maken van de standaard manier van elektronisch zakendoen
bestelt u een basispakket eCom bij GS1 Nederland. U krijgt dan toegang tot alle
documentatie die u nodig heeft om elektronische berichten uit te wisselen. Deze
documentatie bestaat uit procesmodellen, gebruiksregels en technische (inter-)nationale
afspraken. Meer informatie over aanmelden vindt u op onze website. Na het aanvragen
van het basispakket adviseren wij u op projectmatige wijze aan de slag te gaan.
3.3
Neem contact op met een implementatiepartner
Implementatiepartners helpen u bij het correct implementeren van uw barcodes en
elektronische berichten. Zij maken een koppeling tussen de specifieke EDI-software en
uw eigen bedrijfssysteem.
GS1 Nederland biedt u een zoekmachine voor het vinden van de implementatiepartner
die bij uw implementatietraject past. Via deze tool kunt u gericht zoeken naar een bedrijf
dat u kan helpen om aan de slag te gaan. De bedrijven die op basis van uw selectie
worden getoond zijn aangesloten bij GS1 Nederland en hebben een referentieproject
aangeleverd, waaruit blijkt dat zij met succes een EDI oplossing hebben
geïmplementeerd.
Daarnaast kunt u bij uw handelspartners informeren of zij ervaringen met een
implementatiepartner hebben.
3.4
Welk(e) businessmodel(len) gaat u gebruiken?
Uw handelspartners kunnen met verschillende businessmodellen werken. Per
businessmodel verschillen de EDI berichten die worden gestuurd.
De meest gebruikte businessmodellen zijn consessie en consignment.
Kenmerken consignment
-
De leverancier levert de artikelen, voorraad en risico zijn van de leverancier
Het personeel is in dienst van de retailer
De betalingstermijn 30 dgn + 7e dag
Er is een constante informatiestroom met EDI berichten
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
8
Kenmerken consessie
-
De voorraad is het eigendom en het risico van het merk
Het personeel is in dienst van het merk
e
De betalingstermijn (bijvoorbeeld: 30dgn + 7 dag)
Voor meer informatie over welke businessmodellen worden gebruikt en welke EDI
berichten hierbij horen kunt u de GS1 handleiding raadplegen.
3.5
Gegevens aanleveren aan handelspartner(s)
Daarnaast moeten er, voor u adres- en artikelsgegevens met uw
handelspartners kunt uitwisselen, een aantal praktische zaken met uw handelspartners
worden gecommuniceerd. Het gaat om aanvullende informatie, zodat de aansluiting op
het netwerk met u kan worden gerealiseerd. Dit geldt zowel voor leveranciers als
retailers. Het gaat om de volgende gegevens:
-
3.6
Uw GS1 adrescode (GLN) en die van uw handelspartner
Het adres dat gebruikt wordt voor het uitwisselen van berichten en welk netwerk
wordt gebruikt
Condities voor het aanleveren en de ontvangst van artikelen (bijvoorbeeld op basis
van handelseenheden of consumenteneenheden)
Het e-mailadres waar berichten naar toe kunnen worden gestuurd
De contactpersoon voor EDI-implementatie.
Welke berichten (en welke versie) u op dit moment kunt verwerken
Afspraken
Doorloop de laatste voorbereidingen voor u daadwerkelijk aan de slag kunt:
Afspraken maken
Digitale samenwerking is alleen mogelijk met goede afspraken tussen leverancier en
retailer. Steeds vaker wordt een overeenkomst (interchange agreement) opgesteld waarin
afspraken staan over de totale samenwerking.
-
Voorspellen
Vervolgens werken retailer en leverancier de ruwe planningen verder uit zodat u inzicht
krijgt in hoeveel stuks per artikelgroep per leverancier/retailer gekocht/verkocht moeten
worden. Geef als retailer door hoeveel en welke ruimte u beschikbaar heeft voor de
leverancier om te vullen. Hij weet dan precies hoeveel hangend en liggend gepresenteerd
kan worden. Aan de hand van de verkoopcijfers kan de leverancier zien hoe snel de
goederen weg (zullen) zijn. Zo blijven de rekken in de winkel optimaal gevuld.
-
Inkopen en verkopen
Nadat de conceptorders door beide partijen zijn uitgewisseld, vindt de daadwerkelijke inen verkoop plaats. Dit gaat veel sneller, omdat de leverancier al weet welke artikelen
voor de retailer geschikt zijn. Daarnaast kan met EDI direct de inkooporder in het
verkoopsysteem van de leverancier worden geladen.
-
Controleren en bijsturen
De laatste stap is het controleren en bijsturen van de verkoop. De leverancier analyseert
de verkoopcijfers en vergelijkt deze met zijn gegevens van de verkopen aan andere
-
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
9
retailers, het zogenoemde benchmarken. U krijgt hiermee waardevolle informatie over uw
verkoopresultaten.
Controleer ook of de resultaten overeenkomen met de afgesproken doelstellingen in de
overeenkomst.
3.7
Aan de slag
Voordat u operationeel bent gaat u eerst een testfase in (pilot) waarbij beide partijen
controleren of de communicatie correct verloopt. Denk hierbij aan het testen van elke
berichtuitwisseling, de bureautesten (waarbij wordt gekeken of de programma’s goed
werken), de systeemtesten en de real-time testen in testomgeving met de
handelspartners.
Als dit allemaal goed is verlopen kunt u daadwerkelijk EDI berichten uit gaan wisselen
met uw handelspartners.
3.8
Analyse
Zijn de omzetverwachtingen vastgelegd, dan kan de leverancier een verkoopplanning
maken en de retailer een inkoopplanning. De leverancier maakt een planning voor alle
retailers samen op basis van de vergaarde informatie uit EDI data en marktanalyses. De
retailer maakt twee planningen: een waaruit blijkt wat per leverancier gekocht wordt, en
een met inkopen per artikelgroep. Door het samenspel rolt er een ideale order uit
waarbij beiden en goed gevoel hebben.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
10
4
Hulp nodig?
GS1 Nederland werkt graag met u de modesector samen om implementaties te
realiseren.
Als onafhankelijke partij kunnen wij u in contact brengen met bedrijven of
implementatiepartners.
Daarnaast bieden wij ondersteunende dienstverlening. Dit bestaat (onder andere) uit:
Gebruikersdocumentatie die u kunt vinden op onze website.
Voor toegang tot deze documentatie heeft u inloggegevens nodig die u heeft
ontvangen bij het afsluiten van een eCom abonnement.
Trainingen specifiek voor de modesector.
Tijdens de training over EDI in de modesector wordt uitleg gegeven en krijgt u
tips om aan de slag te gaan. Deze training wordt ook speciaal voor
implementatiepartners aangeboden. GS1 Nederland biedt daarnaast iedereen die
meer wil weten over coderen in de modesector een praktische, inspirerende
webinar waarna u direct aan de slag kunt.
Onze afdeling Customer support, bereikbaar via 020 511 38 88 of [email protected]
Hier kunt u terecht voor operationele vragen.
Sectormanager Mode, Dorien Mouthaan, bereikbaar via 020- 511 38 20 of
[email protected].
Hier kunt u terecht voor inhoudelijke ondersteuning en overige vragen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
11
Bijlage 1: Begrippenlijst
Begrip
Keten (supply chain)
Definitie
Een groep entiteiten of organisaties die een handelsrelatie met
elkaar hebben.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
12
Versiebeheer en contactinformatie
Datum
28 Januari
2014
24 Maart
2014
Versie
0.1
1.0
Door
Jisca Kers
Jisca Kers
Wijziging
-
Concept versie
-
Geüpdatet volgens de
Terugkoppeling van de
Standaards
ToetsingsCommissie
(STC).
De tekst uit deze publicatie mag zonder toestemming vooraf worden verveelvoudigd op
voorwaarde dat de bron wordt vermeld.
Hoewel alle zorg is betracht om te garanderen dat de inhoud van dit document juist is,
kan GS1 Nederland niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten of ontbrekende
gegevens in deze publicatie. Neem bij vragen over de inhoud van deze publicatie
contact op met de Customer Support van GS1 Nederland. Deze is bereikbaar via
telefoonnummer 020 511 38 88 of door een e-mail te sturen aan [email protected].
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
13
All contents copyright © | GS1 Nederland | 24 maart 2014
14

Download Report