Waarom is een pak melk beter traceerbaar dan

Netwerkbijeenkomst GS1 focusgroep Traceability in de zorg en
LogiZ
Waarom is een pak melk beter traceerbaar dan een
kunstheup?
Bernhoven in Uden is in verschillende opzichten een
bijzonder ziekenhuis. Zo is er op elke afdeling een kok
die à la minute eten bereidt, zowel voor patiënten als
voor bezoekers. Aparte kantoorruimtes voor artsen zijn
er niet; er is één grote kantoortuin. De uitstraling is niet
steriel en wit, maar laat ook iets van de natuur in de
omgeving zien. De belangrijkste reden om dit ziekenhuis
te kiezen als locatie voor een netwerkbijeenkomst, is
echter het logistieke proces in en om de OK’s. “Zonder
goede logistiek ben je als ziekenhuis nergens”, vindt
medisch directeur Roland Koopman.
Er is in Bernhoven gekozen voor een unieke structuur, bedacht en vormgegeven door
de mensen die er werken. Koopman is deeltijd directeur en daarnaast ook nog
specialist. En dat geldt ook voor het andere directielid. De Raad van Bestuur is
opgeheven en de Vereniging Medische Staf is afgeschaft. Koopman: “We hebben
structuren weten te doorbreken. En ik denk dat juist daarom GS1 op ons pad is
gekomen. We zijn van mening dat het in deze tijd echt niet meer kan dat je medische
hulpmiddelen niet kunt traceren. En dat je stickers in schriftjes plakt.” Bernhoven
heeft traceability hoog op de agenda staan en is een samenwerking aangegaan met
GS1 Nederland. Er wordt gefaseerd gewerkt en als eerste is gestart met efficiënter
werken op de OK. “We hebben de ambitie het beste OK-complex van Nederland te
worden”, vertelt Koopman. Bernhoven maakt zich er, samen met GS1, tevens sterk
voor om bij de politiek duidelijk te maken dat eenduidige codering verplicht moet
worden gesteld. Er is regelmatig een delegatie vanuit het ministerie van VW S over
de vloer.
Efficiency en patiëntveiligheid
Esther Peelen, projectleider gezondheidszorg bij GS1 Nederland, lichtte tijdens de
bijeenkomst uitgebreid toe waarom die uniforme codering zo belangrijk is. “In de
eerste plaats kun je veiliger werken. Maar dat is niet het enige. Jaarlijks kunnen de
ziekenhuizen in ons land gezamenlijk zo’n 170 miljoen euro besparen door met onze
standaarden te werken. Je krijgt beter inzicht in de voorraad, kunt derving tegengaan
en legt een basis voor het gestandaardiseerd uitwisselen van gegevens, zoals
facturen of bestelbonnen.” Onderzoek in Amerika heeft uitgewezen dat het aantal
medicatiefouten met ongeveer 40% afneemt door met barcodes te werken.
Daarnaast kun je middelen en patiënten er goed mee registreren en het uitvoeren
van een eventuele recall wordt veel eenvoudiger. Peelen: “Als uitgangspunt geldt dat
de bron codeert. De grondstofleverancier begint met coderen en dezelfde code wordt
vervolgens in de hele keten gebruikt, tot en met de registratie van het gebruik bij de
patiënt.” Zover is het in de praktijk helaas nog niet. “Producten zijn voorzien van
verschillende soorten barcodes, meerdere codes op één verpakking of soms
ontbreekt een barcode. Daar moeten dus duidelijke afspraken over worden gemaakt,
ook internationaal.”
GS1 Healthcare
Ongeveer zes jaar geleden is GS1
Healthcare opgericht, een
internationale groep waarin
verschillende stakeholders –
leveranciers, ziekenhuizen,
apothekers en
wetgevingsinstanties – gezamenlijk
afspraken maken om
patiëntveiligheid te verhogen en
efficiënter te werken. Bij het
ontwikkelen van standaarden
gelden er drie pijlers: identificeren,
de barcode die je daarvoor gebruikt
en het uitwisselen van gestandaardiseerde informatie. Peelen: “Je moet producten,
locaties en mensen kunnen identificeren en je wilt weten wat, wanneer, waar en door
wie is gebruikt. Daarvoor heb je drie dingen nodig; een artikelnummer (GTIN), een
locatienummer (GLN) en patiënt- en medewerkeridentificatie (GSRN).” In de
foodsector zijn al goede ervaringen opgedaan met traceren. De traceability standaard
in de food is daarom
als uitgangspunt genomen en deze is aangepast naar de zorgsector. Deze standaard
is hier te downloaden.
Wetgeving
In eigen land vormen vijf UMC’s, tien algemene ziekenhuizen en negen leveranciers
de focusgroep traceability van GS1 Nederland. Deze groep probeert te
bewerkstelligen dat ook in Nederland traceerbaarheid breed wordt opgepakt. Er is
daarom een business case opgesteld waarmee wordt aangetoond wat de voordelen
zijn en een stappenplan biedt hulp bij het invoeren van de nieuwe werkwijze. Beide
documenten zijn hier te downloaden. Ook wordt momenteel gewerkt aan een
benchmark. De resultaten hiervan zijn dit najaar beschikbaar. Hoewel veel
ziekenhuizen en leveranciers het nut van uniforme barcodering inzien, is deze
werkwijze nog geen gemeengoed. Er zijn echter ontwikkelingen op komst die het
proces zullen versnellen. “In Amerika is bij wet vastgelegd dat medische
hulpmiddelen voorzien moeten zijn van een unieke code en Europa gaat deze
wetgeving overnemen. Verder zorgt het feit dat er steeds meer namaakmedicijnen op
de markt zijn ervoor dat de geneesmiddelenindustrie kiest voor het aanbrengen van
een serienummer in een GS1 DataMatrix. Daarnaast hebben Europese
ziekenhuisapothekers een dringende oproep gedaan aan de industrie om ook op
elke dosis een barcode aan te brengen zodat toedieningsregistratie mogelijk wordt.”
Samenwerking
Om zowel de logistiek in en om de OK’s en de registratie bij de patiënt te verbeteren,
werken GS1 Nederland en Bernhoven intensief samen. In dit ziekenhuis wordt
gebruikgemaakt van GS1-barcodes en er is een speciale tool ontwikkeld, de GS1
Data Source Light. Leveranciers kunnen hiermee het hele assortiment uploaden,
waarna Bernhoven automatisch over de juiste gegevens beschikt. Er hoeven geen
Excellijsten meer te worden uitgewisseld, want in de tool kan alle benodigde
informatie worden ingevoerd.
Denk bijvoorbeeld aan productnaam, GTIN, leveranciersnaam, GLN,
verpakkingstype en expiratiedatum. Er wordt nu uitgebreid getest en een aantal
leveranciers werkt al mee, maar vanaf 2015 zal Bernhoven GS1-codes eisen van
alle leveranciers. Het ziekenhuis zal deze case ook nationaal en internationaal onder
de aandacht brengen. Voor Bernhoven zelf zijn de opbrengsten heel duidelijk; de
patiëntveiligheid verhogen, de kosten verlagen en efficiënter werken. Bovendien is
het ziekenhuis met deze werkwijze al voorbereid op de nieuwe wetgeving. Later dit
jaar kunnen andere Nederlandse ziekenhuizen profiteren van de ervaring die in
Bernhoven is opgedaan, want de tool is dan voor iedereen beschikbaar.
Twee miljoen op de plank
Jan Vink, strategisch adviseur/directeur Zorgsupply+, verzorgde namens Bernhoven
een presentatie en leidde een deel van de aanwezigen rond in de OK-ruimtes.
Bernhoven focust zich op vernieuwing binnen de OK, meer controle op
achtergrondprocessen, meer grip op indirecte kosten en een betere aansluiting
tussen planning en inzet van middelen. Er is veel voordeel te behalen en dat is zeer
welkom in een tijd waarin ziekenhuizen flink moeten bezuinigen. “Het gaat over heel
veel geld. Ik durf te stellen dat er per ziekenhuis voor zo’n twee miljoen op de plank
blijft liggen. Er worden dus jaarlijks miljoenen verspild. De oplossing ligt niet alléén in
het gebruik van barcodes, maar ook in structuren en het maken van duidelijke
afspraken. Neem bijvoorbeeld de afspraken over het plaatsen van bestellingen. Nu is
bijna iedereen bevoegd om dit te doen, wat eigenlijk heel vreemd is. En alleen al het
voeren van gesprekken kan bijdragen aan nieuwe inzichten waarmee voorraden
verlaagd kunnen worden. De schroevenkast bevatte bijvoorbeeld voor 250.000 euro
aan materiaal, maar dat hebben we naar beneden kunnen bijstellen tot 200.000 euro.
Dat scheelt aanzienlijk.” De razendsnelle ontwikkelingen op het gebied van techniek
zullen dit proces nog verder versnellen. Wanneer je implantaten op maat kunt laten
vervaardigen met behulp van een 3D-printer, dan heeft dat direct gevolgen voor de
voorraad.
Klaarzetprotocollen
De OK-afdeling is geen gemakkelijk bedrijf. Elke dag is er sprake van
afstemmingsproblemen, derving, het aanhouden van de voorraad en dood kapitaal.
Er worden materialen door de CSA aangeleverd en er zijn spullen nodig uit het
magazijn. Klaarzetprotocollen zijn in de ogen van Vink het meest onderschat. “Vaak
wordt er gebruikgemaakt van een Excellijstje of een Worddocument dat nergens aan
is gekoppeld. Ook verandert de planning voortdurend. Het resultaat is dat veel
spullen in de OK ongebruikt weer retour gaan. Dat moet beter kunnen.” Vink is wel
blij om te merken dat goederenlogistiek, in tegenstelling tot een aantal jaar geleden,
inmiddels een belangrijk issue is. Zowel nationaal als internationaal is er interesse
om processen te verbeteren. En kansen zijn er volop! In Bernhoven is ervoor
gekozen om elk product eenmalig te registreren en voorlopig te voorzien van een
gele sticker met een code. “Dat levert extra werk op”, bevestigt Vink, “maar de markt
is nog niet klaar voor een andere werkwijze. En dit is efficiënter dan aan alle
medewerkers uitleggen welke van alle codes op een verpakking de juiste is.” Deze
code bevat meer dan alleen het artikelnummer, dus bijvoorbeeld ook de
expiratiedatum en een lotnummer. “Door het product te scannen muteer je de
voorraad en registreer je tevens de juiste gegevens in het EPD.”
Belangrijkste uitdaging
De belangrijkste uitdaging is volgens Vink niet zozeer het verhogen van de
patiëntveiligheid en de kwaliteit van de zorg. “Het is heel vanzelfsprekend dat daar
aan wordt gewerkt. Maar het is vooral een hele opgave om dit in balans te brengen
met de kosten. We moeten echt toe naar kleinere voorraden en minder derving.
Daarnaast kunnen de planning en de inzet van middelen vaak beter op elkaar
aansluiten.” Vink was dan ook blij verrast met de hoge opkomst – ruim tweehonderd
personen – bij de eerste bijeenkomst onder de noemer ‘Logistiek is OK’. “Logistiek
medewerkers gaan steeds belangrijker worden, daar ben ik van overtuigd.”
Vertrouwen
Patiënten moeten erop kunnen vertrouwen dat de juiste medische hulpmiddelen
worden toegepast of dat de juiste medicijnen in de juiste dosis worden toegediend.
Waarom kun je wel een pak melk registreren, maar een kunstheup niet? De
noodzaak wordt in de gehele zorgsector wel ingezien, maar het is tot nu toe nog niet
gelukt om alle partijen binnen de keten op eenzelfde manier te laten werken. De
stelling ‘Alleen wetgeving kan ervoor zorgen dat alle ziekenhuizen in Nederland GS1standaards gaan gebruiken’ lokte bij de aanwezigen een behoorlijke discussie uit. “Is
het niet eerder de vraag of leveranciers ermee gaan werken?”, stelde een van de
aanwezigen. “Als je in kaart kunt brengen wat scannen op de OK oplevert, krijg je al
snel de steun van de afdeling financiën”, gaf iemand anders aan. Esther Peelen
vertelde dat het proces in landen waar het verplicht is gesteld in een
stroomversnelling is gekomen. “Het zou mooi zijn als het uit de markt komt, maar er
gebeurt helaas te weinig, ondanks het feit dat veel ziekenhuizen en de industrie
zeggen dat ze dit willen. Wetgeving kan dus voor een extra push zorgen.”
Een van de aanwezigen gaf aan dat het niet per se om GS1-standaarden hoeft te
gaan. “Standaardisatie is belangrijk, maar welke techniek je gebruikt maakt niet uit.”
Er werden verschillende factoren benoemd die de invoering van gestandaardiseerd
werken bemoeilijken. Zo is goederenlogistiek bij de Raad van Toezicht meestal een
onbelangrijk issue, heeft de ICT-afdeling al zoveel aan het hoofd en is het maken van
een goede business case voor de eigen organisatie een flinke klus. Allemaal
elementen die ervoor zorgen dat standaardisatie in de meeste ziekenhuizen nog
geen prioriteit heeft. Het lijkt er dan ook op dat de meeste mensen het eens zijn met
de stelling. De laatste bijdrage aan de discussie onderstreept dit. “In de foodsector
heeft de komst van de General Food Law, waarbij is vereist dat levensmiddelen
binnen vier uur traceerbaar moeten zijn, enorm veel impact gehad. Wetgeving kan
dus wel degelijk een versneller zijn.”
Wegens grote belangstelling voor het onderwerp, zal deze bijeenkomst worden
herhaald op 11 juli bij ziekenhuis Tjongerschans voor de noordelijke ziekenhuizen.

Download Report