Voorstel overname activiteiten document@work

Voorstel overname activiteiten document@work
1. Inleiding
Het bestuur van document@work heeft na enkele verkennende gesprekken Xplor Nederland
gevraagd antwoord te geven op de vraagstelling uit een door document@work opgesteld
Request for Proposal. Xplor Nederland wil hier graag aan meewerken om een mogelijke
overname van de activiteiten binnen heldere kaders te kunnen vormgeven. Xplor Nederland
is verheugd deze vraag van het bestuur van document@work te hebben gekregen. Al langer
bestaat er bij Xplor Nederland de wens om in brede zin met kennispartners in de keten
samen te werken. Vooral samenwerken met document@work heeft in deze wens al langere
tijd centraal gestaan omdat Xplor Nederland (leden en bestuur) van mening is dat de
activiteiten van de leden van genoemde verenigingen al heel dicht bij elkaar staan en elkaar
aanvullen. De toenemende digitalisering maakt deze verbinding alleen maar sterker.
Het bestuur van Xplor Nederland ziet de keuze van document@work als dé kans om een nog
sterker kennisplatform te ontwikkelen: een platform dat recht doet aan de veranderende
omgeving van de leden van beide verenigingen.
Het bestuur van Xplor Nederland heeft de vragen van document@work zo goed als mogelijk
beantwoord. Hierbij dient één voorbehoud te worden gemaakt: de uitgangspunten zoals
deze nu worden geformuleerd moeten nog wel door de leden van Xplor Nederland
goedgekeurd worden. Zodra document@work aangeeft het voorstel van Xplor Nederland te
accepteren, zal het bestuur van Xplor Nederland de voorwaarden voor overname voorleggen
aan een algemene ledenvergadering (ALV). Dit moet binnen zeer korte tijd gerealiseerd
worden om de streefdatum van 1 januari 2015 te kunnen realiseren.
Leeswijzer: we hebben de structuur van onze antwoorden zoveel als mogelijk geënt op de
gestelde vragen - we hebben alleen de volgorde aangepast.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 1
Voorstel overname activiteiten document@work
2. Structureel borgen gedachtegoed document@work
Xplor Nederland heeft in 2012 haar nieuwe visie, missie en strategie geformuleerd. Binnen
een ruime definitie van het begrip ‘document’ zal Xplor Nederland moeten inspelen op de
veranderingen in de wereld van het document. Veel van deze veranderingen worden
geïnitieerd door nieuwe stakeholders van klantcommunicatie, zoals Business Managers en
Regievoerders, Business- en ICT-architecten, Marketing- , Communicatie- en Customer
Experience-managers. Zij zijn de nieuwe gesprekspartners voor documentmanagers. Xplor
Nederland zorgt ervoor dat documentmanagers en deze nieuwe stakeholders elkaar kunnen
vinden, ervaringen kunnen uitwisselen en zich over nieuwe ontwikkelingen kunnen
informeren.
De leden van document@work hebben een vergelijkbare positie in bedrijven en
organisaties. Zij vertegenwoordigen alleen een ander domein in de documentketen. Maar de
leden hebben met dezelfde ontwikkelingen te maken als de leden van Xplor Nederland. Het
visiedocument van document@work spreekt over de andere presentatievormen van het
document (van papier naar mobiele devices), de werkprocessen die in toenemende mate
door de klantketen worden gestuurd en over het vervagen van de grenzen tussen de klanten
en leveranciers door een verregaande online klantinteractie.
Xplor Nederland en document@work willen de kennis van documentmanagement (onder
meer inputmanagement en informatieborging en opslag) en outputmanagement gekoppeld
aan BPM (Business Proces Management) gebruiken om de business te helpen om in een ICTgedreven wereld de juiste en toekomstbestendige beslissingen te nemen. Hierin staan de
nieuwe stakeholders in de business, naast de rol van de klant, centraal.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 2
Voorstel overname activiteiten document@work
Zowel document@work als Xplor Nederland hadden tot voor kort vooral aandacht voor het
bedrijf en de organisatie, ieder in een eigen domein met de klant als onderdeel van de
informatieketen. Met eigen kennissessies werd de verdieping in de eigen domeinen
vormgegeven. Figuur 1 geeft dit schematisch weer.
Figuur 1: Xplor Nederland en document@work in de ketenprocessen
In onze toekomstige wereld (Xplor Nederland noemt dit Xplor 2.0) staat de klant centraal en
zijn de business-processen er omheen gepositioneerd.
Figuur 2: Xplor 2.0 geeft de eindklant een centrale rol
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 3
Voorstel overname activiteiten document@work
Welke kansen ziet Xplor Nederland door de fusie met document@work?
Het primaire aandachtsgebied van Xplor Nederland was tot nu toe outputmanagement, dus
het genereren van documenten/informatie op een gestructureerde manier, delivery via print
fulfilment of via digitale kanalen. De toenemende digitalisering brengt outputmanagement
dichter bij de domeinen input-, proces- en documentmanagement, vaak samengevat tot het
domein ECM. Er ontstaat steeds meer vraag naar interne afstemming over deze domeinen
heen, bijvoorbeeld om interne werkstromen beter te laten verlopen. Om onze leden goed te
blijven ondersteunen met kennis en inspirerende case studies, is het noodzakelijk om ons
aandachtsgebied over de gehele keten te verbreden. Door het samengaan van Xplor
Nederland en document@work komen juist deze domeinen en bijhorende competenties bij
elkaar en ontstaat er een nog breder opgezet kennisplatform.
3. Structureel meerwaarde bieden voor leden
Xplor Nederland is het actieve netwerk- en kennisplatform voor alle professionals uit de
wereld van het digitale en fysieke document. De leden van document@work worden
opgenomen in dit actieve netwerk en krijgen hiervoor:






toegang tot meerdere seminars en bijeenkomsten (gemiddeld vier maal per jaar)
toegang tot kennis op een navolgend werkgebied
netwerk van document professionals
carrièreontwikkeling
een abonnement op VIP/DOC
korting lidmaatschap 2015 en 2016
Het bestuur van de samengevoegde verenigingen stelt zich tot doel de kennisdomeinen te
verbinden. In die zin zullen alle thema’s (zie ook figuur 2) in gelijke mate aan bod moeten
komen. Het bestuur wil dit vormgeven door het activeren van de reeds bestaande maar niet
zo actieve ‘Content Commissie’ waar één of meer van de huidige bestuursleden van
document@work (Xplor Nederland denkt aan Philip van der Most) een actieve rol in kan (of
kunnen) spelen.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 4
Voorstel overname activiteiten document@work
Carrièreontwikkeling
Xplor Nederland richt zich ook op de carrièreontwikkeling van de documentprofessional (nu
nog alleen in de vorm van een certificering) bij de eindgebruiker en leveranciersleden. Ook
hier zal er een verbreding van thema’s plaats moeten vinden. Hans Dickerscheid trekt dit
domein nu al bij Xplor Nederland en kan de verbindende schakel zijn om voldoende
aandacht te hebben voor het domein van de leden van document@work.
Contributie
Xplor Nederland stelt voor de contributie voor de document@work-leden in eerste instantie
te handhaven op een bedrag van € 125,- per jaar. In de komende jaren zal er een ingroei
moeten plaatsvinden waarbij de leden vanuit de verschillende groepen over een aantal jaren
een gelijke contributie bepalen. Xplor Nederland ziet nu een vereffening in drie jaar: een
contributieverhoging voor de voormalige leden van document@work (na het eerste jaar)
moet altijd in verhouding staan tot een verhoogde meerwaarde voor deze leden.
Toegevoegde waarde voor leden
Xplor Nederland gaat zich de komende jaren nadrukkelijk richten op innovatie voor haar
leden. De versterking door een groter aantal leden maar ook een te verwachten hogere
opbrengst van de sponsoren maakt het mogelijk meer financiële middelen vrij te maken
voor:







inhuren van betaalde sprekers met zeggenschap komt binnen bereik,
extra – meer specialistische – kennissessies,
inzetten van nieuwe vormen van netwerken met social business structuren worden
onderzocht (het maken van een business club voor de professionals),
de samenwerking met andere kennisinstituten krijgt meer zeggenschap door de
bundeling van de verenigingen,
nieuwe vormen van kennisontwikkeling en uitwisseling worden uitgeprobeerd en
bieden de leden meer dan de standaard,
het anders en moderner inrichten van het netwerk,
het verder aansluiten van kennisbronnen binnen de zich ontwikkelende professie van
de leden.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 5
Voorstel overname activiteiten document@work
Financiële reserves document@work
Document@work brengt bij de overname reserves in bij Xplor Nederland.
De financiële reserves van Xplor Nederland bedragen ultimo 2013 circa € 85.000,-. Uiteraard
komen deze reserves ook ten goede aan de voormalige leden van document@work.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 6
Voorstel overname activiteiten document@work
4. Meerwaarde voor sponsoren
De bijdrage van sponsors ten behoeve van de vereniging is essentieel. Xplor Nederland heeft
twee jaar geleden de waarde van en voor de sponsor opnieuw geformuleerd (zie figuur 3).
Figuur 3: Waarde van en voor de sponsor
De waarde wordt benadrukt door de mogelijkheid om eigen informatie en kennis te delen en
eigen klanten toegang te geven tot het netwerk van Xplor Nederland. Immers, de
leveranciers zijn in veel gevallen de link tussen de operationele ervaring en de kennis en
ontwikkeling in algemene zin. Maar zij zijn ook de link tussen de klanten en het
kennisnetwerk. De bijdrage van operationele ervaring is essentieel voor alle leden van de
vereniging.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 7
Voorstel overname activiteiten document@work
De sponsorbijdrage wordt daarom beoordeeld aan de mogelijke inhoudelijke toegevoegde
waarde en een jaarlijkse financiële vergoeding. De huidige sponsors van document@work
vinden derhalve ook een goed onderkomen en de juiste aandacht binnen de nieuwe
vereniging Xplor Nederland (zie figuur 4).
Figuur 4: Sponsorpakket
Het gezamenlijk optreden leidt tot verdieping van de evenementen, verbreding van de
kennis in het documentdomein en een overall input voor de persoonlijke ontwikkeling van
de leden.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 8
Voorstel overname activiteiten document@work
5. Bijzondere aandacht ereleden en bestuur
Xplor Nederland herkent het belang van ereleden en bestuursleden. Xplor Nederland wil de
ereleden van document@work het behoud van de huidige privileges en minimaal het
jaarlijkse etentje bieden. Daarbij hebben zij onbeperkte toegang tot alle door Xplor
Nederland zelf georganiseerde evenementen.
Xplor Nederland stelt een passende invulling van activiteiten voor de document@workbestuurleden voor:
Hans Dickerscheid werkt al intensief samen met Xplor Nederland bij de aansturing van de
EDP-certificering. Xplor Nederland wil Hans vragen (in het verlengde van zijn activiteiten
voor EDP) binnen het bestuur het aanbod voor de carrièreontwikkeling van de professional
verder uit te bouwen
Philip van der Most heeft aangegeven vooral inhoudelijk een uitdaging te zoeken. Xplor
Nederland wil hem vragen de Content Commissie nieuw leven in te blazen waarin
onderwerpen uit de beide domeinen de juiste aandacht krijgen.
Michel van ’t Holt heeft aangegeven graag actief te blijven in het vakgebied indien hij zijn
carrière voortzet binnen de professie. Dit geldt ook voor de periode nú waarin hij op zoek is
naar een nieuwe uitdaging. Xplor wil Michel vragen het bestuur te komen ondersteunen in
de rol van bestuurslid. Er zijn voldoende nieuwe initiatieven waaraan gewerkt moet worden.
De activiteiten worden onderling verdeeld: hier zal binnen het bestuur in onderling overleg
een verdeling gemaakt worden. Wanneer Michel dit ambieert kan hij de taak van
penningmeester oppakken.
Er is geen contact geweest met Benedict Böhm. Via de andere bestuursleden hebben wij
vernomen dat hij op afstand nog actief is bij document@work. Xplor Nederland kan Benedict
inzetten bij de uitvoering van specifieke activiteiten. Hierover dient nader overleg te zijn.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 9
Voorstel overname activiteiten document@work
6. Bijlage 1: Missie, visie en strategie van Xplor Nederland
Missie
Xplor Nederland is de actieve netwerk- en kennisorganisatie voor alle professionals uit de
wereld van het digitale en fysieke document. Xplor Nederland is het onafhankelijk platform
voor documentprofessionals.
Visie
Xplor Nederland hanteert een ruime definitie van het begrip ‘document’:



in digitale en fysieke verschijningsvorm,
als middel om informatie te presenteren en te transporteren,
voorzien van gepersonaliseerde informatie.
De wereld van het document is sterk aan het veranderen. Voorbeelden hiervan zijn:











de overgang van papier naar digitaal,
van document naar content en vervolgens naar interactie,
de overgang van zwart/ wit naar kleur voor transactiedocumenten,
de aandacht voor het complete gebied: input-, document- en outputmanagement,
de inspanningen om regie te kunnen voeren over de totale keten,
de transformatie naar échte multichannel-communicatie,
de wens van de consument om informatie op te kunnen halen (pull),
de digitalisering in het kader van “Het Nieuwe Werken”,
de toenemende focus op kostenaspecten, anderzijds de waardecreatie van
documenten,
de toenemende druk door wet- en regelgeving,
de toepassing van duidelijke klantcommunicatie als strategisch middel, bijvoorbeeld
om klanten te behouden.
Veel van deze veranderingen worden geïnitieerd door “nieuwe stakeholders”, zoals Business
Managers en Regievoerders, Business- en ICT-architecten, Marketing- , Communicatie- en
Customer Experience-managers. Zij zijn de nieuwe gesprekspartners voor
documentmanagers.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 10
Voorstel overname activiteiten document@work
Strategie
Xplor Nederland zorgt ervoor dat documentmanagers en deze nieuwe stakeholders elkaar
kunnen vinden, ervaringen kunnen uitwisselen en zich over nieuwe ontwikkelingen kunnen
informeren.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 11
Voorstel overname activiteiten document@work
7. Bijlage 2: Visie document@work
Het vakgebied van Enterprise Content Management is breed, veelzijdig en voortdurend in
beweging. Om alle ontwikkelingen op de voet te volgen wil je in verbinding staan met de
juiste content en organisaties. Om kennis en ervaring van documentmanagement en
werkprocessen uit te wisselen is document@work een onafhankelijk netwerk van
gebruikers. We voegen complementaire kennis toe en werken samen met initiatieven in
deze markt.
Document
Het document is nog steeds de dominante presentatievorm, maar al lang niet meer de
enige. Door Web en Mobiel worden de presentatievormen steeds meer divers. Wat deze
presentatievormen samenbind is complexe informatie, tekstueel of visueel. De totale
document life cycle van ontstaan tot vernietiging en alles daartussenin. Het omzetten van
presentatievormen is zowel bij input- als outputmanagement nog steeds big business. Maar
ook het herkennen en vastleggen van samenhang, het vinden van de juiste informatie en het
rechtmatig beschermen van betrokkenen is essentieel.
Work
Werkprocessen drijft onze business, steeds meer wordt geredeneerd vanuit volledige
klantketens dan vanuit losse processen. Ontwikkelingen als Straight-Through-Processing
vereisen een naadloze aansluiting van informatie op deze ketens. Ook vervagen de
traditionele grenzen tussen klant en leverancier in de keten door verregaande online
klantinteractie. Waar vroeger de klant bij de balie tot stilstand kwam dringt hij nu door in het
hart van de business en haar werkprocessen.
Kennis
Kennis van documentmanagement binnen werkprocessen helpt de business om de juiste
beslissingen te nemen in de steeds complexer wordende ICT gedreven wereld. Wij zijn hét
netwerk voor gebruikers en bedrijven die digitale multimediale en geautomatiseerde
documentverwerking willen optimaliseren en die oplossingen zoeken voor nieuwe
uitdagingen. Denk daarbij aan het ontginnen, analyseren en benutten van Big Data. Denk
ook aan voortdurend veranderende wet- en regelgeving waar de informatiehuishouding aan
dient te voldoen. En denk ook aan sociale media, die een nieuwe dimensie geven aan
klantcontact en aan het beheren van enterprise content
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 12
Voorstel overname activiteiten document@work
Netwerk
We zijn een netwerk van eindgebruikers van documentmanagement die steeds meer vragen
om zelf te bepalen wat men binnen ketens doet, met welk hulpmiddel en wat de business
hierna met onze informatie mag doen. Een netwerk van kennisorganisaties zoals onze global
partner AIIM International, de internationale branchevereniging voor informatie en ECMprofessionals. AIIM genereert een schat aan content in de vorm van white papers,
onderzoeken, blog, etc. Document@work is samen met haar netwerk ook nauw betrokken
bij de organisatie van enkele toonaangevende ECM-gerelateerde congressen in Nederland.
In dit fascinerende en uitdagende gebied van documentmanagement en werkprocessen is
document@work al jaren lang een betrouwbaar netwerk en aanjager.
___________________________________________________________________________
Voorstel overname activiteiten document@work
28 oktober 2014
Pagina 13

Download Report