17/03/2014 Overname verkeersbelastingen leerpunten voor de toekomst Programma • verkeersbelastingen? • I. uitdagingen voor VLABEL en projectdoelstellingen • II. Voorbereiding en Implementatie: beperkte chronologie voor enkele thema’s • III. Aandachts- en leerpunten • A goal without a plan is just a wish (Antoine De Saint-Exupéry) 1 17/03/2014 Verkeersbelastingen • verschillende heffingen… • • • jaarlijkse verkeersbelasting belasting op inverkeerstelling eurovignet – Budgettair belangrijke belasting !! – Verzekeren inkomsten • 4,2 miljoen aanslagbiljetten; > 1,2 miljard euro I. Uitdagingen en Projectdoelstellingen • streven naar meer Vlaamse fiscale autonomie – logische verderzetting in proces staatshervorming (5e staatshervorming) – adequater en sturender beleid (bvb. vergroening, gebruiksgerelateerde heffing, vrijstellingen, …) – zichtbaarheid en accountability (“no taxation without representation”) –… beleidsdoelstellingen – om processen moderner en efficiënter te laten verlopen operationele doelstelling 2 17/03/2014 I. Uitdagingen en Projectdoelstellingen • Uitdagingen voor VLABEL – overname als big bang op 01/01/2010 (eenmalig uitstel tot 01/01/2011 na issues tijdens voorbereidingstraject) • Krachtlijnen in BFW • van … tot: – 10/07/2008: Beslissing VR – 7/12/2008: Betekening van de opzeg – uitwerking: in theorie: +2 jaar, in praktijk: +1 jaar • pas na beslissing: budgetten en concrete start – afbreukrisico maximaal beheersen: • financiële impact voor Vlaamse overheid • impact op transportsector • dreiging van economische schade: “machtspositie” van D&A met impact op bvb. haven I. Uitdagingen en Projectdoelstellingen • Uitdagingen voor VLABEL – trajecten die lange doorlooptijd vereisen • P&O integratie 253 VTE (289 koppen) federaal personeel binnen VLABEL (204 VTE), met al zijn deelaspecten vastgelegde procedure! • Facility – huisvesting – controlematerieel • ICT integratie binnen bestaande IT-omgeving (Vlaams Fiscaal Platform): » synergieën in inning en invordering met OV » “eenloket-functie” met webapplicaties 3 17/03/2014 II. Voorbereiding & implementatie FACILITY • huisvesting: – uitbreiding bestaande zetels Brussel en Aalst – 4 bijkomende kleinere vestigingen: huisvesting “zoeken” en inhuren • controlematerieel: – prioritaire voertuigen en uitrusting (mobiel netwerk, printer, …) – signalisatie en kledij – betaalterminals op 01/01/2011: • OK, vanaf dag 1 controleploegen actief • in 2011: nummerplaatscanners II. Voorbereiding & implementatie ICT • nieuwe heffingen: integratie in VFP: – databanken: • vooral DIV: maandelijkse aanlevering wagenpark en verschuivingen • Vernieuwend: online aangiftemodule • hangend issue MOBIVIS: eigen herziening databank • hangend issue van vergroening als beleidsdoelstelling (nieuwe bronnen) – voor berekeningsmodule en vorderingenbeheer & voor dossierbehandelingssyteem • gekende concepten, dus nabouwen van bestaand systeem • nieuw aspect: terugbetalingen bij vervanging voertuigen 4 17/03/2014 II. Voorbereiding & implementatie ICT • “oude heffingen” (historische dossiers): – moeten mee overgenomen worden (fysisch en digitaal – aspect uitsplitsing dossiers bij FOD Fin) – VLABEL krijgt geen toegang tot FOD Fin systeem voor afwerking • nabouwen van bestaand systeem FOD Fin II. Voorbereiding & implementatie ICT Besluit ICT: klassiek traject van analyse, validatie, proof of concept, ontwikkeling, testing, change-requests, … = onhaalbaar “lean” ontwikkeltraject: • modulaire opbouw met “sprintsessies” (elke paar weken minicycli met afgewerkt product als resultaat) • wisselende teams bij outsourcer, zowel aansturing als uitvoering: samenstelling “eigen” teams, deels los van HP/Belgacom op 01/01/2011: • grotendeels operationeel • enkele processen konden later van start gaan • continue bijsturing 5 17/03/2014 II. Voorbereiding & implementatie – P&O vooral P&O zorgde voor uitstel in overname met een jaar: ISSUES tijdens voorbereidingstraject: • ! nog geen formele beslissing tot overname personeel of eigen werving ! • ! lange procedure voorgeschreven door BFW en overdrachts-KB ! • ! afhankelijkheid van: – verspreiding dienstorder door FOD Fin ! – vastleggen inschalingsprincipes binnen VPS ! • ! geen contacten tussen professionals onderling, omweg via Waarnemingspost Gewestelijke Fiscaliteit ! U hebt niet alles zelf in de hand hoge mate van afhankelijkheid van federale entiteiten … Kritisch tijdspad afspreken met duidelijke “milestones” !! II. Voorbereiding & implementatie – P&O PROCEDURE OVERHEVELING PERSONEEL • Noodzakelijke contacten met personeelsdienst FOD FIN – stroef • Informatiesessies naar potentiële doelgroep voor overdracht naar Vlaamse Belastingdienst – m.o.o. creatie positieve beeldvorming – Road shows absoluut noodzakelijk !! Grote meerwaarde en erg gewaardeerd door het personeel dat overkomt … • Dienstorder: strategische keuze “vijver”: – vrijwilligers, met niet noodzakelijk know-how – desnoods gedwongen, in principe wel know-how 6 17/03/2014 II. Voorbereiding & implementatie – P&O • Opzetten diverse communicatiekanalen naar potentiële doelgroep via samenwerking met BZ, afdeling regelgeving – informatieve website – algemene mailbox (voor allerhande vragen, weddensimulaties,…) • Voeren van oriënteringsgesprekken met 281 vrijwilligers – oktober/november 2010 – m.o.o. toewijzen personeelslid aan best passende job • Nominatief invullen van functies – op basis van feedback uit oriënteringsgesprekken – samen met leidinggevend kader III. Leerpunten • snelle besluitvorming met duidelijke doelstellingen én engagementen • partnership met en engagementen van “verstrekkende” entiteit (FOD Fin) – vooral voor overnameprocedure personeel: dienstorder en KB ! – inzicht in processen, gehanteerde werkmethodieken, databanken, … – vervroegde indiensttreding mogelijk van enkele sleutelfiguren? • expertise van collega-entiteiten benutten (vb. Afdeling Regelgeving, AFM) • Integratie van bestaande en overkomende personeelsleden … zoniet blijf je verschillende bedrijfsculturen cultiveren … en dat is zeer nefast voor goede verstandhouding tussen alle personeelsleden … 7 17/03/2014 III. Leerpunten • communicatie: klare taal en transparantie – Middenveld betrekken (vb. Febiac, Febetra, …) – Informatiecampagne vooraf naar overkomend personeel • meer focussen op takenpakket en verwachtingen van de organisatie, minder op voordelen • grotere transparantie rond verloningspakket – individuele oriënteringsgesprekken: DO ! (toont commitment en is een investering) • leiderschap – commitment van alle leidinggevenden in organisatie – vervroegde indiensttreding van aantal key-personen (bij voorkeur ook leidinggevenden): DO ! III. Leerpunten • geen púúr projectmatige benadering « a goal without a plan is just a wish » MAAR: projectplanning is de Bijbel niet: flexibel inspelen op niet te voorziene omstandigheden vb. invoering Europese nummerplaten, MOBIVIS, … • veranderingsbereidheid goed inschatten: “What’s in it for me?” is de leidende vraag voor de personeelsleden, niet het belang van de organisatie (bvb. loon, standplaats, …) Zorgen voor open geest en veranderingsbereidheid bij eigen personeel !! 8 17/03/2014 P.S. na de overname verkeersbelastingen per 01/01/2011: – overname groep Registratie-, Successie- en Schenkingsrechten – +/- 400 personeelsleden contactpersonen: [email protected] ; administrateur-generaal [email protected] ; HR-verantwoordelijke [email protected] ; verantwoordelijke organisatie-ontwikkeling VRAGEN? 9