Nota van Inlichtingen gunning 1 versie 1.0

Nota van Inlichtingen - Gunningsleidraad 1
Nota van Inlichtingen
IUC Belastingdienst
Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
INK 12-223
Aanbestedende dienst:
Aanbesteding:
Referentienummer:
E-mail:
Nr.
1
[email protected]
Document / Bijlage Pagina Paragra Vragen / Opmerkingen
Antwoord (invullen door IUC)
af / Eis
1.3
B/CFD faciliteert een aantal klanten binnen en buiten de Belastingdienst. Kunt u Nee, dat is op dit moment niet mogelijk.
Gunningsleidraad
5
aangeven welke klanten er zijn buiten de Belastingdienst?
2
Gunningsleidraad
14
2.5.1.5
Van welk tarief wordt uitgegaan bij Perceel 1 om de factuurkorting over te
berekenen?
Public Rate, Contracted Rate of BAR?
Uit de Raamovereenkomst artikel 9 maken wij op dat voor kamers hiermee de
beste prijs wordt bedoeld. Kunnen jullie dit bevestigen?
Zelfde vraag voor Perceel 2. Van welk tarief wordt uitgegaan om de
factuurkorting over te berekenen? Public Rate, Contracted Rate of BAR?
Zijn de 30 materiedeskundigen voor perceel 1 hetzelfde als voor perceel 2?
In perceel 1 wordt uitgegaan van BAR (best available rate). Met artikel 9 in
de raamovereenkomst wordt inderdaad bedoeld de best beschikbare prijs
voor de kamer.
3
Gunningsleidraad
14
2.5.1.5
4
Gunningsleidraad
15
2.5.1.6.
5
Gunningsleidraad
21
4.2 en
Eis 5
U geeft aan dat vermelde bedragen zowel op de site als op de offerte inclusief
alle mogelijke bijkomende kosten moeten zijn. Voor perceel 1 is dit in de
boekingsportal niet mogelijk, omdat we hiervoor afhankelijk zijn van de
gegevens die in GDS zijn geladen. Hierin is toeristenbelasting bijvoorbeeld nooit
opgenomen, omdat deze per gemeente wordt vastgesteld. Wel kunnen deze
kosten op de factuur vermeld worden. Bent u bereid deze eis aan te passen?
Ja, wij zijn bereid deze eis aan te passen. Eis 5 luidt nu als volgt: Eis 5.
Vermelde bedragen, zowel op de site als op de offerte zijn inclusief alle
mogelijke bijkomende kosten, met uitzondering van toeristenbelasting. De
toeristenbelasting dient wel te worden vermeld op de factuur en dient dus
door de intermediair aan de accommodatie te worden betaald.
6
Gunningsleidraad
21
4.2 en
Eis 5
U geeft aan dat vermelde bedragen zowel op de site als op de offerte inclusief
alle mogelijke bijkomende kosten moeten zijn. Echter In de NVI ronde 1 heeft u
op vraag 67 geantwoord dat het niet noodzakelijk is dat prijs van accommodatie
zichtbaar zijn in de bookingtool voor perceel 2. Geldt dit nog steeds?
Ja, dit is geldt nog steeds. Voor perceel 2 is het niet noodzakelijk dat de prijs
van de accommodatie op de site direct zichtbaar is. Voor perceel 2 moeten
uiteraard wel alle kosten in de offerte zijn vermeld. Ook tijdens de
testperiode zullen de beoordelaars ficitieve boekingen maken, waarbij de
intermediair 2 offertes dient aan te bieden.
7
Gunningsleidraad
21
Eis 3 en Indien een locatie/leverancier geen commissie wilt geven aan de intermediair,
Eis 4
kunt u dan bevestigen dat wij deze locatie/leverancier niet hoeven te boeken?
Indien u wilt dat wij deze wel blijven boeken, zie volgende vraag
8
Gunningsleidraad
21
9
Gunningsleidraad
21
Eis 3 en Kunt u bevestigen dat het kortingspercentage niet van toepassing is indien wij
Eis 4
een locatie/leverancier boeken die geen commissie afdraagt? Indien u wel wilt
dat het kortingspercentage over de factuur van toepassing is, zie volgende
vraag.
Eis 3 en Realiseert de Belastingdienst zich dat u in dit geval verlangt van de intermediair De Belastingdienst gaat er van uit dat het door u geboden
Eis 4
dat de intermediar geld toelegt d.m.v. de korting af factuur over een opdracht
kortingspercentage een gemiddelde is. Op de ene opdracht zult u meer
waar de intermediair niets aan verdiend? Zie volgend voorbeeld.
commissie ontvangen dan de andere. De Belastingdienst eist niet dat u alle
ontvangen commissie doorgeeft aan de opdrachtgever.
10
Gunningsleidraad
21
Eis 3 en Stel; een locatie wordt geboekt voor 20.000 euro. In dit voorbeeld geeft de
Eis 4
locatie geen commissie. De klant wil er persé heen en wij willen graag de klant
van dienst blijven. Stel er is een kortingspercentage van 5% overeengekomen.
Dan betekent dit voor de intermediair dat er 1.000 euro uit eigen inkomsten
moet worden toegelegd. Kunnen wij afspreken dat indien een locatie geen
commissie biedt, er geen geld hoeft worden toegelegd? Of wilt u dat wij deze
locatie dan niet voor u boeken?
11
Gunningsleidraad
23
Eis 4 en Testgebruikers maken daadwerkelijke boekingen. Hoe gaat intermediair om met De financiële afhandeling wordt niet getest. U dient alle boekingen zelf na de
Eis 5
de financiele afhandeling van de boeking? M.a.w. wat zijn de factuurgegevens? testperiode te annuleren en te verwijderen. Alle boekingen zijn ficitief en
Of dienen wij de boeking uiteindelijk te annuleren?
mogen dus niet bij de accommodaties worden vastgelegd.
12
Gunningsleidraad
24
13
14
Gunningsleidraad
Gunningsleidraad
24
15
Dienen de online managementrapportages in de testfase reeds aanwezig te
zijn?
Wat verstaat u onder bestuurlijke informatie?
Over hoeveel inlogcodes willen jullie beschikken om te testen?
15
Gunningsleidraad
23
4.6/ eis
43
4.6/ eis
44
Website
test
Eis 34
16
Gunningsleidraad
24
Eis 44
Kunnen jullie omschrijven wat wordt verstaan onder bestuurlijke informatie?
Graag voorbeeld aangeven. Kan deze informatie verschillen per deelnemende
dienst?
Managementrapportages, de minimaal gevraagde informatie staat bij eis 41.
Per deelnemende dienst kan in overleg met de intermediair hiervan worden
afgeweken. Zie tevens het antwoord op vraag 13.
17
Gunningsleidraad
25
Eis 56
18
Gunningsleidraad
27
Eis 64
19
Gunningsleidraad
28
Eis 66
Is het verplicht invullen van het bestelnummer een handeling bij het maken van
de reservering of wordt dit nummer achteraf gekoppeld?
Kunt u bevestigen dat deze eis ook van toepassing is als u de boeking met een
patroon kunt kopiëren naar een nieuwe datum? Kunt u tevens bevestigen dat
deze optie ook via de persoonlijke service verzorgd kan worden om werk & tijd
uit handen te nemen van een boeker?
Kunt u aangeven onder welk perceel een groepsreservering zonder vergadering
valt? Dus puur alleen hotelkamers. De reden dat wij dit vragen is dat vanaf 8
geboekte kamers een hotel de reservering niet meer als individuele aanvraag
ziet maar als een groep. Men mag dus bv. niet 11 of 12 keer een individuele
kamer via een tool boeken. Of bijvoorbeeld een groep van 30 personen op site
inspectie zonder bijeenkomst. Voor groepen gelden andere tarieven dan voor
individuele reserveringen.
Bij het maken van de reservering, zodra er een daadwerkelijke boeking
wordt gemaakt.
Ja, dat is juist. U voldoet aan de eis wanneer een boeking gekopieerd kan
worden naar een nieuwe datum. Wanneer u ervoor kiest deze
werkzaamheden te beleggen bij één van uw medewerkers dan voldoet u
eveneens aan deze eis.
Wanneer de boekingssite van perceel 1 geen mogelijkheid biedt voor
dergelijke boekingen wordt deze geboekt in perceel 2.
20
Gunningsleidraad
28
Eis 74
21
Gunningsleidraad
28
Eis 74
22
Gunningsleidraad
28
6.2 en
Eis 74
Dienen de medewerkers die de site
mogen raadplegen ook te beschikken over een inlogcode?
In perceel 2 wordt uitgegaan van BAR (best available rate).
Ja, de 30 materiedeskundige zijn gelijk voor beide percelen.
Nee, dit kunnen wij niet bevestigen. Ook accommodaties die geen
commissie wensen te verstrekken dienen geboekt te worden indien de
opdrachtgever dat wenst. U dient in uw aangeboden kortingspercentage
hiermee rekening te houden.
Nee, dit kunnen wij niet bevestigen. Zie tevens het antwoord op vraag 7.
Zie het antwoord op vraag 9. U dient de accommodatie wel te boeken en of
u toelegt op de commissie hangt af van het door u zelf gekozen
kortingspercentage.
Nee.
De managementrapportage.
Voldoende inlogcodes om 40 personen gelijktijdig te laten testen. U dient
deze te vermelden in de inloginstructie.
Dat is afhankelijk van de situatie van de deelnemende organisatie. In de
meeste gevallen zal de website in een beveiligde omgeving worden
geplaatst waardoor een inlogcode voor raadplegen niet vereist is. Voor
deelnemende diensten die de site niet in een beveiligde omgeving plaatsen
zijn inlogcodes wel noodzakelijk. Let wel, dit betreft de uitvoeringsfase, niet
de testfase.
Geldt het aangeleverde BO nummer voor de gehele bestelling of per individu
(gast/deelnemer).
Wij begrijpen de vraag in relatie tot de genoemde eis niet volledig.
Bovendien is ons niet geheel duidelijk wat u bedoelt met BO nummer.
Aangeleverde bestelnummers gelden in ieder geval voor de gehele
bestelling / boeking en niet per individu.
Dient deze maatwerk eis te vallen binnen de afspraken omtrent de
Voor maatwerk wat niet gekoppeld is aan de accommodaties geldt niet het
factuurkorting?
aangeboden kortingspercentage. Bijvoorbeeld een boeking in een
Valt onder maatwerk ook losse restautant-reserveringen waar geen vergadering nabijgelegen restaurant niet zijnde de accommodatie zelf. Diner- en andere
aan gekoppeld is?
activiteiten die wel vanuit de accommodatie worden georganiseerd dienen
wel te vallen onder de gegeven factuurkorting.
Graag ontvangen we een duidelijke afkadering van het begrip maatwerk,
Zie het antwoord op vraag 21. Activiteiten welke door de
aangezien letterlijk genomen een buitenactiviteit ook een sportdag voor het hele accommodatieverschaffer worden aangeboden zijn maatwerk. Al het
departement kan zijn.
overige valt buiten de scope.
23
Gunningsleidraad
29
24
Bijlage 3
-
6.2 en
Eis 75
Eis 76
-
Hoe wordt intermediair geinformeerd over wijzigingen die van invloed zijn op de
totale kosten indien bestelgemachtigden rechtstreeks met locatie
communiceert?
Kunt u een indicatie geven voor perceel 2 in de verhouding 'standaard'
vergaderingen en maatwerk?
Kunt u een indicatie geven hoeveel omzet er bij bijzondere locaties geboekt
worden, zoals buurthuizen en recreatieparken, etc?
De intermediair zal door de accommodatie hierover worden geïnformeerd.
De intermediair zal hierover afspraken moeten maken met de
accommodatie.
Nee, deze informatie is niet voorhanden.
25
Bijlage 3
-
-
26
Bijlage 3
-
-
Kunt u een indicatie geven wat de gemiddelde waarde is van de geboekte
vergaderarrangementen? En een indicatie van aantal vergader boekingen op
jaarbasis?
Kunt u een indicatie geven van het aantal hotelboekingen op jaarbasis?
Heeft de Belastingdienst de visie om met voorkeurslocaties te werken, waarop
intermediair de boekers kan sturen?
Nee, deze informatie is niet voorhanden.
27
28
Bijlage 3
Bijlage 3
-
-
29
Bijlage 3
-
-
Kunt u een voorbeeldberekening voor de beoordeling prijs geven o.b.v. drie
percentages?
Indien een inschrijver een kortingspercentage offreert van 4% is de
puntentoekenning als volgt:30,5*(1/(1+EXP(0,8*(5-4)))-0,5 = 9 punten. Bij
een kortingspercentage van 6% bedragen de prijspunten:
30,5*(1/(1+EXP(0,8*(5-6)))-0,5 = 20,5 punten. Voor een geoffreerde
kortingspercentage van 1% bedragen de prijspunten: 30,5*(1/(1+EXP(0,8*(51)))-0,5 = 0,7 punten
30
Bijlage 6
-
-
Voor de testfase dienen wij voor de gebruikers inlogcodes aan te maken.
Hiervoor hebben wij e-mail adres en voor- en achternaam nodig.
Wij verstrekken geen gegevens van testpersonen. U kunt er voor kiezen
fictieve namen en mailadressen te gebruiken. Deze informatie kunt u
bijvoegen bij uw inloginstructie. Wanneer het niet mogelijk is de inlog tot
stand te laten komen o.b.v. fictieve gegevens dan dient u in de omschrijving
van uw inlogprocedure tevens een aanmeldprocedure te omschrijven. De
beoordelaars kunnen zich dan persoonlijk aanmelden en registeren.
31
Bijlage 6
pag 2
Het is voor de beoordelaars niet toegestaan om contact op te nemen met een
helpdesk van 1 van de gebruikers. Echter in de gunningsleidraad geeft u voor
perceel 2 aan dat perceel 2 zich kenmerkt door professioneel advies en veel
maatwerk en een minder gemakkelijk te automatiseren proces. Wij stellen voor
dat voor perceel 2 wel contact opgenomen mag worden.
Voor perceel 2 is het toegestaan dat de beoordelaar contact opneemt met
de intermediair. U dient dit duidelijk in uw inloginstructie te vermelden.
32
Overeenkomst
perceel 2
Artikel 9 Wat wordt verstaan onder een goede
punt 1
prijs-kwaliteitverhouding? Zie ook vraag 2.
Nee, deze informatie is niet voorhanden.
Nee, deze informatie is niet voorhanden.
Ja, deze visie heeft de Belastingdienst. De overige deelnemende diensten
kunnen een dergelijke afspraak vastleggen in de nadere overeenkomst.
Ondere goede prijs-kwaliteit verhouding wordt verstaan dat het geboden
tarief overeenkomt met de kwaliteit van de accommodatie.

Download Report