2014Lokaal01 - BBC-deadline gehaald

special
na een jaar nieuw besturen
BBC-deadline gehaald
De lokale besturen hebben zich het voorbije jaar uit de naad gewerkt om de nieuwe beleids- en beheerscyclus
tijdig op de rails te krijgen. De basis is gelegd, maar het zal ook in de toekomst nog veel zweet kosten om het
systeem te verfijnen, de software te verbeteren, de rapportage goed te krijgen. Daarover zijn Johan Coens,
stadssecretaris van Brugge, en Hilde Van der Jeugt, OCMW-secretaris in Berlare, het eens.
tekst bart van moerkerke beeld stefan dewickere
I
n veel gemeente- en OCMW-diensten
klonk enkele weken geleden een zucht
van opluchting. Ze hadden de deadline voor het invoeren van de nieuwe
beleids- en beheerscyclus (BBC) gehaald,
maar het had heel veel moeite gekost. Dat
was in de stad Brugge niet anders. ‘We
hadden ons niet aangediend als pilotgemeente, maar we zijn toch ruim twee jaar
geleden met de voorbereidingen begonnen,’ zegt secretaris Johan Coens. ‘We
hebben iemand vrijgesteld, op het niveau van afdelingschef, om het project te
trekken. Hij werd aangestuurd door de
financiële dienst, maar we hebben van bij
het begin beslist om dit organisatiebreed
door te voeren en er ook het beleid bij te
betrekken. Er kwam een stuurgroep met
politici en leden van het managementteam, enkele werkgroepen spitsten zich
toe op specifieke aspecten zoals communicatie en vorming. We hebben via workshops en vormingsmomenten alle diensten erbij gehaald. Omdat het vertrouwde
patroon van budgetopmaak of verantwoording van kredietaanvragen vervangen werd door nieuwe formats, maar ook
omdat de stad de weg insloeg van projectmatig, doelgericht en dienstenoverschrijdend werken. Iedereen moest dus mee.
Voor de gemeenteraadsleden organiseerden we enkele informatie- en commissievergaderingen, ze kregen alle nodige
documentatie en toelichting. Tijdens het
debat over de beleidsdoelstellingen merkte ik dat de raadsleden een inspanning
hadden gedaan om zich het format eigen
te maken. Ik weet niet of we volledig geslaagd zijn in ons opzet maar we moeten
eerlijk zijn: ook de vroegere budgetten
waren, ondanks de toelichtende nota’s
van de finanicële dienst, niet de meest
transparante documenten.’
28 januari 2014 Lokaal
Olie in het raderwerk
De leden van het managementteam van
het OCMW van Berlare – de voorzitter, de secretaris, de financieel beheerder,
de directeur van het woonzorgcentrum,
de hoofdmaatschappelijk werker en de
kwaliteitscoördinator – volgden samen
een opleiding in de BBC, de mensen van
de financiële dienst kregen een meer gespecialiseerde vorming. Secretaris Hilde
van visie en missie schrijven, de andere
MAT-leden ondersteunen om hun doelstellingen goed te formuleren en om indicatoren te selecteren.
BBC komt niet alleen
Brugge greep de invoering van de BBC
aan om over te schakelen op een nieuw
softwarepakket van een softwareleverancier die, zoals secretaris Coens het
Hilde Van der Jeugt: ‘Ik vrees dat de OCMW-raad
teleurgesteld zal zijn: als je een goed overzicht
wil hebben van de financiën van het OCMW is
het nieuwe systeem een stap achteruit.’
Van der Jeugt: ‘We hadden het voordeel
dat we al met budgethouderschap werkten, bijvoorbeeld voor de directeur van
het woonzorgcentrum en de hoofdmaatschappelijk werker. Ze waren het al gewend om voor hun eigen dienst het budget op te volgen. Het managementteam
heeft het project van de BBC getrokken,
de financiële dienst nam de financiële
vertaling voor zijn rekening. De andere
personeelsleden waren maar zijdelings
bij het project betrokken. Daar komt nu
verandering in. De boekhouding is natuurlijk verbonden met het personeelsbudget, de loonadministratie, de sociale
dienst, het woonzorgcentrum. De personeelsdienst en de sociale dienst zullen dus vertrouwd moeten worden met
de nieuwe rekeningstelsels. Daar maken
we nu werk van. De OCMW-raadsleden
kregen een uiteenzetting over de BBC,
maar voor het overige was hun rol beperkt tot de formele momenten, zoals
het goedkeuren van de rekeningstelsels
en de beleidsvelden.’
En wat was de rol van de secretaris?
‘Dezelfde als in andere dossiers: wat olie
in het raderwerk brengen,’ zegt Johan
Coens. ‘De projectleider coachen, bijsturen en tips geven, bij de diensthoofden
de aanvankelijke schrik wat wegnemen,
de leden van het college sensibiliseren
voor de BBC zodat ze het niet louter als
een project van de administratie zouden
zien.’ Hilde Van der Jeugt was vooral bezig met het strategische luik: het ontwerp
formuleert, niet ‘een van de usuals’ was.
Het voordeel was dat het pakket samen
met en op maat van de stad werd ontworpen, het nadeel dat Brugge niet kon
profiteren van de ervaring die andere
softwarehuizen hebben met de BBC in
andere lokale besturen. Het OCMW
Berlare is bij zijn vertrouwde leverancier gebleven, maar daar liep een ander
goede evolutie dat er indicatoren gedefinieerd zijn en dat er meer naar het resultaat wordt gekeken, maar dat had ook gekund in het vroegere systeem. Een nadeel
is, vind ik, dat we onze vergelijkingsbasis
met vroeger kwijt zijn, vooral op het niveau van de oude activiteitencentra of de
toekomstige kostenplaatsen. En ik vind
de output van het systeem, de cijfers,
voorlopig ook vrij mager. Ik vrees dat de
OCMW-raad teleurgesteld zal zijn: als je
een goed overzicht van de financiën van
het OCMW wil hebben, is het nieuwe
systeem een stap achteruit. Daar moeten
we aan werken. Misschien zijn we er nog
niet in geslaagd alle achterliggende gegevens naar boven te halen. Dat zal deels te
maken hebben met het softwarepakket,
maar ik denk dat het ook ten dele aan het
systeem van de BBC zelf ligt.’
Johan Coens was aanvankelijk vrij
enthousiast over de BBC. Dat enthousiasme is onderweg wat bekoeld door de
manier waarop de Vlaamse overheid het
goede idee heeft uitgehold en het veel te
gedetailleerd heeft vertaald. ‘Er wordt
aan de lokale besturen gevraagd om in
de BBC-filosofie te denken en te werken,
Johan Coens: ‘De winst van het hele proces voor
de lokale besturen zou planlastvermindering zijn.
Wel, daar hebben we nog niet veel van gemerkt.’
parallel traject. Een organisatiestudie
voor gemeente en OCMW leidde tot
het samenvoegen van de twee financiële
diensten. De financieel beheerder van de
gemeente ging met pensioen, zijn collega
van het OCMW moest zich in 2013 ook
inwerken in de gemeente en ook daar de
deadline voor de invoering van de BBC
halen. De BBC kwam dus noch in Brugge, noch in Berlare alleen.
Wijziging van wijziging
Was het vele extra werk voor ambtenaren en politici de moeite waard? Hilde
Van der Jeugt: ‘Het grote voordeel is dat
gemeente en OCMW eindelijk hetzelfde
boekhoudsysteem hebben. Of het nodig was het stelsel waar het OCMW al
zo lang mee werkte zo ingrijpend te veranderen, is een andere vraag. Het is een
maar Vlaanderen gaat er zelf niet in mee.
De verschillende verkokerde departementen en agentschappen blijven ons
aansturen en ons richtlijnen opleggen
die haaks op die filosofie staan. De winst
van het hele proces voor de lokale besturen zou planlastvermindering zijn.
Wel, daar hebben we nog niet veel van
gemerkt. Maar we staan positief tegenover de insteek van de BBC en we zijn
fier op wat we er nu van hebben gemaakt.
De BBC zal de komende jaren verfijnd
en bijgestuurd moeten worden. Ik hoop
dat Vlaanderen dan meer zal luisteren
naar de lokale besturen en ons niet zal
blijven overstelpen met allerlei instructies die wijzigingen zijn van eerdere instructies.’
Bart Van Moerkerke is redacteur van Lokaal
Lokaal januari 2014
29

Download Report