Voorbeschouwing op De Agenda 2020

Memo
DATUM
ONDERWERP
AAN
VAN
21 augustus 2014
De GBLT Agenda 2020
MT
B.Groeneveld
AFSCHRIFT
Voorbeschouwing op De Agenda 2020
INLEIDING
Bij de oprichting van GBLT (2011) zijn missie, visie en strategie bepaald en in de daarop
volgende jaren heeft de organisatie een grote ontwikkeling doorgemaakt.
In 2014 is de missie, visie en strategie voor de jaren 2016 – 2020 herijkt en aangepast aan de
toekomstige ontwikkelingen. In het najaar van 2014 wordt als vervolg daarop samen met het
bestuur en vertegenwoordigers van de opdrachtgevers een verdiepingsslag gemaakt rondom
“het samenspel” tussen de uitvoeringsorganisatie van GBLT en haar deelnemers.
Daarnaast staan ook de ontwikkelingen in de omgeving van GBLT niet stil, maatschappelijk is
veel in beweging en het is de kunst voor GBLT om daarin mee te bewegen, mee te initiëren,
constructief mee te ontwikkelingen en dat alles passend te maken binnen de missie, visie en
strategie van GBLT.
Het doel van deze voorbeschouwing op De GBLT Agenda 2020 is het in eerste instantie kort
schetsen van de huidige situatie, de te verwachten situatie in 2015 (de springplank voor de
volgende jaren) en vervolgens de interne agenda te bepalen met de accenten van de
organisatieveranderingen voor de komende jaren richting het jaar 2020.
Deze memo is tot stand gekomen n.a.v. een tweetal gespreksrondes in een voorbereidingsgroep bestaande uit Ellen Vink, Valentine van Zadel. Richard van Hussel, Gert Westerveld, Jet
Lepage en Bert Groeneveld.
HET HEDEN
Vanuit het verleden




Fusie organisatie
Van waterschappen en
gemeenten naar
Lococensus en Tricijn en
vervolgens naar GBLT
Integraal management
naar het heden






Ambitieuze en platte organisatie
Duidelijke keuze voor consolidatie en stabilisatie
Lean processen en een daarbij passende Houding en
gedrag-cultuur
Optimalisering klantoriëntatie
Verhuizing naar centrale huisvesting per einde 2014
Groei met nieuwe deelnemers
ONDERWERP
De GBLT Agenda 2020
DATUM
21 augustus 2014
Het GBLT heeft de afgelopen jaren een grote ontwikkeling doorgemaakt. In velerlei opzichten.
Van afzonderlijke belastingkantoren voor 5 of 3 waterschappen naar een gemeenschappelijk
kantoor voor 6 waterschappen, 4 gemeenten én (in ieder geval) 1 nieuwe gemeente per 2016.
De levenscyclus van organisaties (in het algemeen) heeft een verloop zoals hieronder is
aangegeven.
De organisatie
bevindt zich
inmiddels bewust
in de
zogenaamde
“stabilisatiefase”.
Ter voorkoming
van de
“stagnatiefase” is
het noodzakelijk
om op het juiste
moment “op de
volgende golf te
springen”.
Die golf ontstaat uiteraard niet vanzelf en is een gevolg van bewust besluiten vanuit de
stabilisatie-fase.
In de Veranderagenda 2014 – 2015 is eveneens expliciet afgesproken dat er gedurende deze
termijn geen nieuwe deelnemers zullen aansluiten. Dit om de organisatie “de rust” te geven
om te consolideren en stabiliseren.
Daarvoor is een
programma
opgezet waarin
op basis van de
INK methodiek de
volgende
aspecten
voorkomen
waarbij voor die
consolidatie en
stabilisatie wordt
zorggedragen.
Op 4 deelgebieden zijn in concrete acties benoemd die in 2013/2014 zijn/worden uitgewerkt:
Leiderschap:
 Houding & Gedrag
 INK verbeter en optimalisatiepunten
2/6
ONDERWERP
De GBLT Agenda 2020
DATUM
21 augustus 2014
Management van medewerkers:
 Oprichten van GBLT academie
Strategie en Beleid:
 Huisvesting
 Slimmer werken 2.15
 Strategisch personeelsbeleid
 ICT Veiligheidsbeleid

Management van Processen
 Implementatie van gespreid en gecombineerd heffen en innen
 Beschrijven werkprocessen
 Digitaal werken
 Procesverbeterplannen
Bestuur en financiers
 Optimaliseren van de sturingsinformatie.
Medio 2014 heeft er in het algemeen bestuur van GBLT een herijking plaatsgevonden van de
missie, visie en strategie. Deze is als volgt vastgesteld.
Missie
Wij heffen en innen belastingen en geven uitvoering aan basisregistratieve taken voor
lokale overheden, tegen zo laag mogelijke kosten.
Visie
GBLT is toonaangevend in Belastingen.
Strategie
 Onze processen zijn zodanig ingericht dat wij tegen minimale kosten maximaal
heffen, optimaal innen en basisregistratieve taken uitvoeren.
 De contacten met de burgers zijn daarbij betrouwbaar en respectvol.
 Wij hebben samenwerkingsovereenkomsten met minimaal 8 gemeenten en/of met
andere overheden/samenwerkingsverbanden.
3/6
ONDERWERP
De GBLT Agenda 2020
DATUM
21 augustus 2014
Denkend vanuit de stabilisatiefase is de feitelijke situatie per medio 2015 naar onze
verwachting als volgt:
Externe component
Kwaliteit en
kwantiteit
Interne component
Slim werken 2.0
Klantdienstverlening



GBLT- academie
Kernwaarden
Betrouwbaar
Met lef en passie
Altijd beter
Betrokken
We voldoen aan de geëxpliciteerde verwachtingen (via de DVO) die onze opdrachtgevers
hebben en die wij hebben vertaald in kwaliteits- en kwantiteitsdoelstellingen ten aanzien
van de te leveren producten en diensten en wij hebben een adequate klantdienstverlening
ten opzichte van de burgers in ons verzorgingsgebied. Daarmee wordt maximaal inhoud
gegeven aan onze missie, visie en strategie.
We zitten sinds eind 2014 in een prachtige nieuwe huisvesting, zijn voorzien van moderne
technische hulpmiddelen en werken volgens het GBLT Slim Werken 2.0 concept en we zijn
een lerende organisatie waarbij o.a. d.m.v. de GBLT academie medewerkers kansen krijgen
en nemen om zich te ontwikkelen in het kader van persoonlijke en organisatorische groei.
We werken volgens en geven actief inhoud aan onze kernwaarden: Betrouwbaar, Met Lef
en Passie, Altijd beter en Betrokken.
VERANDERINGEN IN EN RONDOM GBLT 2015 – 2020
GBLT is echter geen statische organisatie, net zo min als haar omgeving. Beiden zijn continu
in verandering en in beweging. Een belangrijke eigenschap van GBLT is het vermogen om die
veranderende (omgevings)factoren te herkennen, te erkennen en zonodig ook mee te
bewegen en op te nemen in de dagelijkse werkzaamheden en taakuitvoering richting de
deelnemers.
Wat zijn die relevante veranderende (omgevings)factoren rondom en in GBLT voor de
komende jaren?
1) Bij de waterschappen is in toenemende mate sprake van schaalvergroting, optimalisering
van hun primaire uitvoeringstaken en samenwerking met gemeenten op het gebied
waterbeheer;
2) Gemeenten hebben m.i.v. 2015 nieuwe taken en budgetten van het Rijk (3 D’s) gekregen,
waar – voor de middenlange termijn - veel politiek-bestuurlijke en ambtelijke aandacht
naar uitgaat. Bij gemeenten verschuift derhalve de focus van bezuiniging en
optimalisering van uitvoeringstaken richting deze taakaspecten en naar (congruente)
samenwerking op die terreinen. De groei van GBLT met nieuwe deelnemers kent daardoor
naar verwachting een gematigd verloop;
3) Er is in toenemende zin sprake van onderlinge samenwerking tussen waterschappen en
tussen gemeenten op het gebied van bedrijfsvoeringstaken. Shared service organisaties
die deze ontwikkeling beiden integreren zijn er (nog) niet. Het samen optrekken bij deze
toenemende trend biedt kansen voor alle partijen;
4/6
ONDERWERP
De GBLT Agenda 2020
DATUM
21 augustus 2014
4) Vanuit de deelnemers (m.n. gemeenten) komt een toenemende vraag naar de
mogelijkheid van uitbreiding van (uitvoerings)taken (bv. t.a.v. basisregistraties) en wellicht
ook op andere bedrijfsvoeringstaken. Op verzoek van een of van diverse opdrachtgever(s)
kan een samenwerkingsorganisatie met verschillende uitvoeringstaken nader worden
onderzocht;
5) De effecten van de Participatiewet, aspecten van duurzaamheid en vormen van
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen hebben hun doorwerking op alle overheidsorganisaties;
6) Om continu te verbeteren en vernieuwen werkt GBLT aan:
a) Een doorlopende focus op haar primaire taakuitoefening waarbij de kwaliteit (o.a.
optimalisering belastingopbrengsten en uitvoering van basisregistratieve taken) en de
klantdienstverlening centraal staan en zoekt daarover steeds commitment en
afstemming (van overtuigen en verantwoorden  onderbouwen) met de deelnemers;
b) de verankering van het steeds verbeteren en vernieuwen van processen, het vermijden
van verspilling en de borging volgens de PDCA-cyclus;
c) “multischaligwerken”, d.w.z. dat de organisatie strategische samenwerkingsallianties
en –relaties ontwikkelt met andere belastingkantoren en/of deelnemers of andere
overheden rondom specifieke deel terreinen (bv. t.a.v. de belastingapplicatie) maar
ook op andere bedrijfsvoeringstaken (b.v. t.a.v. personeelsmobiliteit en het beheer van
basisregistratieve taken);
d) het initiëren en actief mee doen in kennisuitwisselingstrajecten met andere
belastingkantoren.overheden/instanties gericht op de inhoud van het werk.
7. GBLT ziet vervolgens de volgende aspecten die in randvoorwaardelijke en organisatorische
zin vertaald moeten worden naar concrete uitvoeringsacties:
a) Het werk binnen GBLT kent naast specifieke uitvoeringsgerichte in toenemende mate
regisserende taken omdat taken al dan niet structureel deels worden uitbesteed.
De competentie ontwikkeling van (sommige) medewerkers moet daarmee parallel
verlopen. Daarnaast worden nieuwe concepten in het beheer en het onderhoud van de
relatie tussen deelnemers/opdrachtgevers en GBLT en vice versa, in ontwikkeling
genomen. Oog en oor voor de belangen en drijfveren van de opdrachtgever vragen om
continue aandacht.
b) Het functiehuis binnen GBLT wijzigt zich van proces-specifieke functies naar
generalistische functies en daarmee ook meer van MBO+ naar HBO niveau. Ook op
individueel niveau is er steeds meer sprake van het zoeken naar de beste “fit” en inzet
van persoonlijke capaciteit;
c) GBLT voert daarom een strategisch-personeelsbeleid met een op mobiliteit (intern en
extern), in- door- en uitstroom gericht specifiek personeelsbeleid;
d) De werkverhoudingen verschuiven vanuit de meer traditionele werkconcepten naar het
meer zelforganiserend vermogen van medewerkers waarin tijd- en plaats-onafhankelijk
werken een belangrijke plaats innemen en voorwaarde scheppend zijn. De
leidinggevenden nemen bij deze ontwikkeling het voortouw, initiëren en schakelen
tussen verbeteringen en innovatieve ontwikkelingen.
e) De optimalisering van de digitaliserings- en automatiseringsmogelijkheden voor de
werkprocessen van GBLT worden nauwgezet gevolgd en de komende jaren (passend
binnen de strategie) uitgevoerd;
f) er is in toenemende mate sprake van certificering van uitvoeringstaken en
objectivering van kerngegevens.
5/6
ONDERWERP
De GBLT Agenda 2020
DATUM
21 augustus 2014
De Agenda 2020 voor GBLT:
1. Een optimaal presterende organisatie t.a.v.
a) de werkprocessen, d.w.z. Lean, beheerst, flexibel, kwaliteitsvol en vernieuwend
met continue verbeteringen van taken, actief optimaliseren van digitalisering en
automatiseringsmogelijkheden;
b) de medewerkers, d.w.z. met een strategische personeelsbeleid gericht op
mobiliteit, “best fit”, in-, door- en uitstroom beleid en - faciliteiten, meer regie,
inzet en ontwikkeling van generalistische functies.
2. Klantgericht zowel t.a.v. de burger als de deelnemer/opdrachtgever.
3. Actief deelnemen in c.q. initiëren van bestaande of nieuwe samenwerkingsrelaties en –
allianties op het gebied van de huidige - en daaraan gelieerde (bedrijfsvoerings)taken.
CENTRALE VRAAG IS : IS ER EEN GEDEELD BEGRIP EN OVEREENSTEMMING OVER DE BESCHRIJVING VAN DE
HUIDIGE SITUATIE EN DE VERANDERENDE OMGEVINGSFACTOREN VOOR DE KOMENDE JAREN EN DE KOERS DIE
GBLT DAARIN VAART ?
Vervolgens kan de organisatie antwoord geven op de vervolgvragen:
a. Hoe wordt De Agenda 2020 organisatorisch vertaald en geconcretiseerd?
b. Wat is het tempo en welke prioriteiten worden gehanteerd?
c. Wie of wat hebben we daarbij nodig?
6/6

Download Report