Opening en mededelingen De voorzitter heet de

Sportvereniging Epse
Verslag Extra Algemene ledenvergadering
Datum
woensdag 11 juni 2014
Aanvang
20.00 uur
Locatie
Aanwezig:
Kantine Sportvereniging Epse
Jan Brinkman, Arjan Dommerholt, Niels van Heesen (vz), Jon Pijnacker, Eric ten
Wolde, Rietje Dommerholt (hoofdbestuursleden) en 32 leden.
Gasten:
De heren Paul Meessen Peter van Barneveld (dorpsraad Epse/Joppe)
Afwezig met
kennisgeving:
Hans Eisink
1. Opening en mededelingen
De voorzitter heet de aanwezigen van harte welkom op deze extra algemene
ledenvergadering. Aanwezig zijn twee leden van de dorpsraad Epse/Joppe. De aanwezigen
leden hebben geen bezwaar dat twee vertegenwoordigers van de dorpsraad aanwezig zijn.
Uiteraard hebben zij geen stemrecht. Een afmelding van de heer H. Eisink van de afd. bridge
is binnengekomen. Hij heeft geen bezwaar tegen de voorliggende goedkeuring van de
plannen en investering, mede namens de afd. bridge.
2. Verbouwing kantine
De voorzitter vertelt de historie van de jarenlange wens om in Epse een dorpshuis te
realiseren. Uiteindelijk is twee jaar geleden een werkgroep uit de dorpsraad opgericht dat
heeft geleid tot een 5 dakenplan. Gekeken wordt om in de bestaande locaties waaronder: de
kerk, het Wansinkhof, bij de sportvereniging, Van der Hoevenschool en het digitale dak
(website Epse/Joppe) geschikt te maken voor het dorpshuisachtige activiteiten. Inmiddels is
het 5 dakenplan goedgekeurd door de gemeenteraad van Lochem. Voor deze accommodatie
houdt dit in dat de toiletgroep wordt verplaatst naar de plek van de huidige bestuurskamer. De
ingang wordt verplaatst naar de andere zijde en de bestuurskamer komt op de plek van de
toiletten. In de kantine komt een schuifwand, een nieuwe vloer en een nieuw plafond. De bar
blijft op dezelfde plek maar wordt gerestyled. De toiletgroep wordt verplaatst om de ruimte
efficiënter te gebruiken. De overeenkomst ligt klaar, maar de uitkomst van de leden vanavond
is bepalend, voor een go of no go. Gerrit Enderink heeft een offerte gemaakt met
onderliggende offertes van Peter Smale voor het installatiewerk. Het plan moet uitgewerkt
worden in een gedetailleerd bouwplan. Tevens is een bouwcommissie ingesteld met
afgevaardigden uit alle afdelingen. Inmiddels is het duidelijk dat een begin met de zomerstop
te ambitieus is. Over de vloer, kleur en verlichting zijn nog verschillende keuzemogelijkheden.
Door het Hoofdbestuur is niet gekozen om meer offertes aan te vragen. Gekeken is naar de
sponsoren. Bouwbedrijf Enderink is transparant, flexibel, betrouwbaar, geeft goede
ondersteuning en zal de vrijwilligers bij de zelfwerkzaamheden begeleiden. Hij heeft het hele
traject meegemaakt. Begroot is voor de hele aanpak €120.000, - incl. btw. en er is een
stelpost van €10.000, - opgenomen voor de inventaris. Vanuit het 5 dakenplan komt € 80.000,
-, € 40.000, - van de vereniging zelf en € 10.000, - door zelfwerkzaamheid.
Edo Eduards, hockeylid, heeft moeite met alle informatie die op hem afkomt. Hij had het fijn
gevonden, vooraf de informatie en het plan te zien.
De voorzitter geeft aan dat er geen stukken beschikbaar zijn. Hij heeft de leden zoveel
mogelijk bijgepraat over de ontwikkelingen, die al enige tijd gaande zijn. De bouwcommissie is
goed op de hoogte van de plannen. Ramingen en offertes zijn er wel, het Hoofdbestuur werkt
met een open calculatie. Wel zat er enige druk op om goedkeuring voor de subsidie te krijgen.
Een lid van de afd. hockey geeft aan dat een betrouwbare externe partij ook wel bereid was te
offreren en het werk voor een scherpere prijs kan doen. Het Hoofdbestuur heeft hiervoor niet
gekozen. Een gedetailleerd bestek komt er nog en dit kan betekenen dat er detailwijzigingen
komen. Wie het bestek gaat schrijven is nog niet bekend. De zelfwerkzaamheid zal bestaan
uit de sloopwerkzaamheden en een stukje sponsering. Op de vraag of er gekeken is naar
alternatieve plannen voor minder geld, antwoordt de voorzitter dat verschillende mensen
hebben meegekeken. Wil je er een multifunctionele ruimte van maken dan kom je uit op dit
plan. De vereniging doet er €40.000, - bij voor cofinanciering. De subsidie is bedoeld voor niet
zijnde sportactiviteiten. Door de schuifwand kan de kantine worden opgedeeld in tweeën en
geschikt worden gemaakt voor “dorpshuisachtige activiteiten”. Wanneer de SV Epse de
subsidie niet krijgt zal zij zelf de kantine moeten updaten. Nu wordt de kantine door middel
van de schuifwand kleiner en dus gezelliger. Ook kan de kantine voor verhuur beschikbaar
gesteld worden voor andere verenigingen, wanneer de SV Epse er zelf geen gebruik van
hoeft te maken. Dit komt in punt 5 van de overeenkomst te staan. Een hockeylid is gewend
meer informatie te krijgen. De voorzitter vindt dat dit transparant genoeg is. Het hoofdbestuur
legt aan de leden verantwoording af en vindt het niet nodig om met alle leden in discussie te
gaan. De voorzitter van de afdelingen worden tijdens de beleidsvergaderingen op de hoogte
gehouden.
Op de vraag of er een projectleider is aangesteld die de financiën in de gaten houdt of deze in
de pas blijft lopen wordt negatief geantwoord. In de bouwcommissie zitten wel 2
hoofdbestuursleden maar het is een goede suggestie om een projectleider aan te stellen.
De deadline is 1 september en voor die datum moet het bedrag van de gemeente door de
dorpsraad, een adviesorgaan van de gemeente, worden aangesproken.
De stukken van de voorbereiding van de overeenkomst staan op de website Epsejoppe.nl.
Voor de hypotheek, geldlening zonder rente, wordt voor elk dak een zekerheidsstelling
opgesteld.
3. Goedkeuring investering en zekerheidsstelling subsidie 5 dakenplan
De voorzitter gaat over tot stemming. Er zijn 24 voor, 3 tegen en 5 onthoudingen van
stemmen. Dit betekent dat het voorstel is aangenomen.
In de begroting wordt een stelpost opgenomen voor het aanleggen van een verhoogd terras
tussen de voetbal en de hockey. In combinatie met de verbouwing wordt dit aangelegd.
4. Mededelingen
Jan Brinkman, bestuurslid van de SV Epse heeft aangekondigd tijdens de Algemene
Ledenvergadering in oktober af te treden. De vereniging is op zoek naar een contributie
administrateur. Tevens zoekt de opgerichte stichting sportaccommodatie ’t Hassink een
penningmeester. Wel is er een lid van de afd. hockey die zich beschikbaar heeft gesteld als
bestuurslid.
5. Rondvraag
Lammert Plette betreurt het dat er voorafgaande aan deze vergadering niet meer informatie
beschikbaar was over het onderwerp wat besproken is op deze vergadering. De opmerking
wordt ter harte genomen.
De voorzitter bedankt de aanwezigen voor de komst en nodigt iedereen uit voor een drankje.

Download Report