Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Eeldeg n i g i veren EHBO wolde Paters 2011-2 oktober 2011 Bestuur: ‘t Snelverband Bert Piers-Voorzitter Het bestuur van de EHBO vereniging Eelde Paterswolde heeft het genoegen u allen uit te nodigen voor de Algemene Ledenvergadering. Hierbij treft u de stukken aan. Deze vergadering zal plaatsvinden in Herberg ‘t Oud Gemeentehuis, aan de Hoofdweg 90 te Eelde. Het bestuur hoopt op een grote opkomst. Voorafgaand aan de vergadering zal de eerste gezamenlijke EHBO les plaatsvinden, deze zal zoals gebruikelijk plaatsvinden in de vorm van een oefening. Hiervoor kunt u zich nog opgeven, zie onderstaand kader. Wij hopen u allen te zien op 27 oktober. OPROEP: Met vriendelijke groet, Het bestuur. Yvette Ottens-Secretaris Trudy Eilander-Penningmeester Anja Beving– Opleidingen/ Ledenadministratie Dick Koster-Algemeen Coördinator Evenementen/ Vicevoorzitter Elly Nijdam-Kledingbeheer Bart Smidts-Materiaalbeheer Heeft er nog iemand EHBO kleding thuis liggen? Graag inleveren bij Elly Nijdam. Plesmanweg 12. Opgave bijscholingslessen: We beginnen op 27 oktober met een gezamenlijke oefening in Herberg ‘t Oud Gemeentehuis, aanvang 19.00 uur met aansluitend de Algemene ledenvergadering. De overige lessen vinden plaats in het Loughoes van 19.30 tot 21.30 uur. 2e les - 1 en 3 november 3e les - 13 en 15 december 4e les - 17 en 19 januari 5e les - 14 en 16 februari 6e les - 13 en 15 maart Bijscholing EHBO bij kinderen: 26 en 27 maart Pag. 1 Op de website van onze vereniging, www.ehbo-eelde.nl, staan deze data ook vermeld onder de knop EHBO kalender. Pag. 2 Uitnodiging ALV Opgave bijscholing Agenda Algemene Ledenvergadering 27-10-2011 Graag wil ik van je weten op welke avond je de bijscholing wilt volgen, dit kan via de mail naar [email protected] of door een briefje bij mij in de bus te gooien (Hayo Hindriksweg 8, 9765 GG Paterswolde). Om competent te blijven is het belangrijk om zoveel mogelijk 1x per maand te komen. Als je een maand niet kunt zou je maand later 2x kunnen komen. Ik wil je er op wijzen dat wij als vereniging de regels van het Oranje Kruis in acht moeten nemen om diploma’s te mogen verlengen. Dit houdt in dat wij controleren hoe vaak je bijscholing volgt in de 2 jaar waarin jouw diploma geldig is. Heb je vorig jaar om welke reden dan ook één of meerdere lessen verzuimd, kom dan dit jaar iedere maand. Mocht je verder nog vragen hebben dan zie ik die graag tegemoet. Met vriendelijke groet Anja Beving. 1 Pag. 3 Notulen ALV 13-10-2010 (gewijzigd) Pag. 6 Verslag Secretariaat Pag. 7 Verslag Ledenadministratie/ Opleidingen Pag. 8 Verslag Evenementen Pag. 9 Begroting en resultaat Pag. 10 Financieel Jaarverslag 2010-2011 Pag. 11 Bestuursverkiezing Pag. 12 Huishoudelijk reglement + bijlagen Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 EHBO vereniging Eelde-Paterswolde Algemene Leden Vergadering d.d. 27 oktober 2010 Aanvang 20.30uur, volgend op de oefening/ eerste EHBO-les Plaats: Herberg ’t Oud Gemeentehuis, Hoofdweg 90 , Eelde Agenda: 1) Opening + vaststelling agenda 2) Mededelingen 3) Notulen algemene ledenvergadering dd. 13-10-2010 (gewijzigd) 4) Ingekomen stukken 5) Jaarverslag secretaris evenals de diverse commissies 6) Financieel jaarverslag 2010/2011 7) Verslag kascontrolecommissie 7a Benoeming leden kascontrolecommissie 8) Begroting 2011/2012 8a) verzoek toestemming buitengewone uitgave 9) Bestuursverkiezing (toelichting pag 11, belangstellenden kunnen zich tot 30 minuten voor aanvang van de vergadering melden bij één van de bestuursleden, of via [email protected]) 10) Huishoudelijk reglement 11) Wat verder ter tafel komt 12) Rondvraag 13) Sluiting 2 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 EHBO vereniging Eelde-Paterswolde Notulen Algemene ledenvergadering d.d. 13 oktober 2010 Aanvang: 20.30 uur Plaats: Bloemenveiling Flora Holland, Burg. Legroweg 80 Eelde Presentielijst getekend door 58 leden, inclusief 7 bestuursleden. De vergadering begint om 20.45u, na de eerste EHBO les, die gecombineerd wordt met een oefening van de brandweer. Vóór de vergadering evalueert de brandweer de oefening en bedankt de EHBO leden voor de samenwerking 1. Opening + vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen De voorzitter Bert Piers legt uit dat de vorige vergadering langer dan een jaar geleden is gehouden ivm een wijziging van het boekjaar. Er zijn 31 leden met kennisgeving afwezig. Er is een nieuwe docent, mw. Hanneke Schipper, opvolgster van Carla van Eldik. De communicatie vanuit het bestuur naar de leden gaat grotendeels via e-mail. Verzoek aan de leden te zorgen dat het juiste e-mail adres bekend is bij het bestuur. Verzoek de presentielijst te tekenen. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ter zake doende stukken binnengekomen voor deze Algemene Ledenvergadering. 4. Notulen ALV 14-04-2009 Gerhard Kok vraagt of er nog een reactie is geweest vanuit de gemeente, ivm de oefening op het vliegveld waar wij als vereniging niet voor gevraagd zijn. Anja legt uit dat er sprake is geweest van miscommunicatie waardoor de vereniging niet is benaderd. Piet Reidinga memoreert het feit dat hij samen met Jan Roelofs destijds (2008/2009) gezorgd heeft voor een evenementen coördinatorengroep, alsmede een verbindingsteam, een team dat leden benadert met de vraag of ze een evenement willen lopen. Hierdoor ligt de coördinatie van de evenementen niet meer bij één persoon zoals in het verleden. Bovendien zijn door Reidinga en Roelofs, als “informateurs” ongeveer 30 gesprekken gevoerd, met als resultaat een compleet bestuur en 13 vaste medewerkers voor de evenementen (inclusief het verbindingsteam van Lia Bruijn, Gerbrig Rietema en Frank Faber). De notulen worden vastgesteld met dank aan de samensteller Bein Stiksma. 3 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 5. Jaarverslag secretaris en de diverse commissies Secretariaat: Frank Faber vraagt hoever de ontwikkelingen zijn mbt de 6 minuten zone. Yvette Ottens legt uit dat hierover nog gesprekken gaande zijn met de gemeente. Het jaarverslag secretariaat wordt vastgesteld. Ledenadministratie/Opleidingen: Hennie Zweers merkt op dat er geen 6 maar 7 leden gediplomeerd lotus zijn. Kinderen die meehelpen, mogen geen lotus genoemd worden maar zijn slachtoffer. Het jaarverslag van de ledenadministratie/ opleidingen wordt vastgesteld. Evenementen: Dick Koster licht het jaarverslag evenementen toe, en doet een beroep op de leden om evenementen te lopen. De vergadering reageert hierop door aan te geven dat men soms niet benaderd wordt. Elly Nijdam vertelt dat er een bijeenkomst georganiseerd gaat worden, waar intekenlijsten zullen liggen voor de evenementen. Een aantal leden geeft aan het prettig te vinden een uitnodiging om een evenement te lopen via de mail te ontvangen. Het jaarverslag evenementen wordt vastgesteld. 6. Financieel jaarverslag 2009-2010 Trudy Eilander legt uit waarom het boekjaar éénmalig drie maanden langer is geworden. Verder geeft zij een uitgebreide toelichting op de cijfers. 7. Verslag kascontrolecommissie Wim Kema en Frank Faber hebben de kas gecontroleerd, zij complimenteren Trudy met de gevoerde boekhouding, en stellen de vergadering voor het bestuur te dechargeren voor het gevoerde financiële beleid. De aanwezigen stemmen hiermee in. 7a. Benoeming kascontrolecommissie Wim Kema wordt bedankt voor zijn inzet. Frank Faber en Gerbrig Rietema vormen de nieuwe kascontrolecommissie. JanMenno Medendorp is reserve. 8. Begroting 2010-2011 Trudy Eilander licht de begroting toe. Het ziet er iets anders dan gebruikelijk uit door de verschuiving van het boekjaar. De vergadering gaat akkoord. 9.Bestuursverkiezing Het voorstel van het bestuur is dit jaar met de huidige bezetting onveranderd zo door te gaan. Er komt een rooster van aftreden, gekoppeld aan het huishoudelijk reglement, dat weer gekoppeld is aan de nieuwe statuten. De vergadering gaat akkoord. 10. Conceptstatuten De vorige statuten dateren van 1979. De tekst is gemoderniseerd. Er zijn enkele kleine wijzigingen aangebracht. Het doel van de vereniging is uitgebreid: naast eerste hulp bij ongelukken nu ook aandacht voor levensbedreigende situaties in het algemeen. De minimumleeftijd is verlaagd naar 15 jaar, op advies van 4 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 het districtsbestuur. De conceptstatuten zijn geaccordeerd door het landelijk bestuur. De aanwezige stemgerechtigde leden geven hun instemming aan de conceptstatuten. Overeenkomstig art. 23, lid 3 van de huidige statuten is hiermee het nieuwe concept goedgekeurd. 11. Vrijwilligersverzekering Trudy Eilander geeft opheldering over de vrijwilligersverzekering. Als een lid hier een beroep op denkt te moeten doen, kan hij/zij contact opnemen met het bestuur. 12. Wat verder ter tafel komt. Anja Beving meldt dat ons erelid Margje Smid in het ziekenhuis ligt, er gaat een kaart voor haar rond waar men zijn naam op kan zetten. Hennie Zweers, Gerbrig Rietema en Dick Koster worden voorgedragen als erelid voor hun jarenlange verdiensten voor de vereniging. Dit wordt door de leden met applaus goedgekeurd. De nieuwe ereleden krijgen bloemen. De kaders en lotussen worden bedankt voor hun inzet van het afgelopen jaar en krijgen een presentje. De oud secretaris Bein Stiksma ontvangt bloemen als dank voor zijn inzet in het vorige seizoen. 13. Rondvraag Carla Toonstra meldt dat ze de les aan het begin van deze avond wil evalueren op de volgende les. Inge Vink vraagt of er een betere begeleiding geregeld kan worden voor leden die voor de eerste keer meelopen bij een evenement. Bein Stiksma bedankt en complimenteert het bestuur. Lia Bruijn merkt op dat EHBO momenteel ‘leeft’ omdat veel mensen zich hebben aangemeld voor een beginnerscursus, zonder dat er een advertentie heeft gestaan in dorpsklanken. Yvette Ottens vraagt of er leden zijn die samen met Grieteke Dijkhuis EHBO les aan kinderen wil geven op de Eelderdalton school. Gea Been heeft hiervoor belangstelling. Zij denkt hierover na. Bert Piers geeft uitleg over een telefoonnummer dat leden kunnen bellen na een voor de hulpverlener traumatische eerste hulp verlening. Stickers met dit nummer liggen voor de leden op de bestuurstafel. 14. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22.25 en dankt de aanwezigen voor hun inbreng en enthousiasme. 5 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Jaarverslag Secretariaat 2010/2011 Sinds de laatste Algemene Ledenvergadering op 13 oktober 2010, is het bestuur op dezelfde koers doorgegaan. Er hebben zeven bestuursvergaderingen plaatsgevonden. Op de vorige ALV zijn de gewijzigde statuten goedgekeurd. Ze zijn vervolgens bij de notaris vastgelegd. Daarna zijn we verder gegaan met het aanpassen van het huishoudelijk reglement, met de daarbij behorende stukken, zoals de functieomschrijving van alle bestuursleden; het rooster van aftreden, en de taakverdeling van EHBO-assistentie bij evenementen, met andere woorden, een protocol waarin staat wie wat doet, op het moment dat een aanvraag voor EHBO assistentie bij een evenement, binnenkomt. Veel papierwerk dus. In april is er een AED-informatieavond geweest betreffende de 6-minutenzones i.s.m. Vereniging Hartveilig Drenthe. Naar aanleiding hiervan is een aantal mensen opgeleid. Deze cursussen zijn, zoals afgesproken, betaald door de gemeente, omdat de cursisten zich hebben aangemeld bij de AED locator. Onze website is door een extern bedrijf onder handen genomen, en is inmiddels sinds het voorjaar in de lucht, hierop is veel informatie te vinden voor zowel leden als belangstellenden, zo staan bijvoorbeeld de data van alle cursussen (herhaling-, en beginners) op de kalender. Ook zijn er diverse formulieren te downloaden, bijvoorbeeld voor het aanvragen van EHBO-assistentie. Kijk eens rond, het adres is www.ehbo-eelde.nl Verder heeft het bestuur zich met de ‘dagelijkse’ zaken bezig gehouden, zoals het voorbereiden en evalueren van evenementen, het verzorgen van de nieuwsbrief, en het onderhoud en aanschaf van materiaal. Kortom, we hebben als bestuur niet stilgezeten. De vergaderingen zijn altijd gezellig, en het is leuk om te doen. De bestuursleden danken een ieder voor het in hen gestelde vertrouwen. 6 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Jaarverslag Ledenadministratie Ons ledenbestand stond op 30 juni 2011 op 102 leden, onderverdeeld in: 5 ere leden 2 kaderleden 7 lotussen 13 nieuwe leden waarvan 11 uit onze opleiding 2 leden volgen bijscholing op het werk 4 leden hebben geen geldig diploma meer 4 mensen hebben hun lidmaatschap opgezegd In totaal zijn er 5 mensen die nog geen aantekening verbandleer hebben. Zij zijn uitgenodigd om komend seizoen alsnog deze module te halen. Alle leden zijn opgeleid als AED bediener. Jaarverslag Opleidingen Er is een basiscursus EHBO geweest waarbij 13 mensen het diploma behaald hebben. De module verbandleer en EHBO bij kinderen is gevolgd door 9 personen. Bijscholing Om competent te blijven moeten de leden hun kennis en vaardigheden op peil houden. Dit kan het beste door in ieder geval 6x per jaar de bijscholing bij te wonen. In totaal hebben acht leden een aanschrijving gehad om vaker op de bijscholingsavonden aanwezig te zijn. Voor één lid is een competentietoets aangevraagd om verlenging van het diploma mogelijk te maken. De bijscholingslessen EHBO werden verzorgd door Carla Toonstra en Hanneke Schipper. Hanneke heeft aan het eind van het seizoen aangegeven niet beschikbaar te zijn voor komend seizoen. Er waren bij wijze van proef twee bijscholingsavonden per maand ingepland. Aangezien er geen klachten zijn binnen gekomen over de omvang van de groepen is besloten ook komend seizoen twee bijscholingsavonden in te plannen. 7 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Jaarverslag Evenementen De evenementen welke bemand zijn door het verbindingsteam zijn: Drentse rijwielvierdaagse 15 juli 2010 Autocross op 22 augustus 2010 Feesttent Eelde op 28 augustus 2010 Levend tafelvoetbal 29 augustus 2010 Bloemencorso 4 en 5 september 2010 Zeskamp 3 oktober 2010 Oldtimer beurs 27 en 28 november 2010 Cycle trend kerstcross 26 december 2010 Volleybaltoernooi 16 april 2011 Paasvuur 25 april 2011 (afgelast) Sterkste man 1 mei 2011 Avondvierdaagse 23-26 mei 2011 Flora Holland 29 mei 2011 Autocross 19 juni 2011 Met glans van de schans 5 juni 2011 Voor zover bekend zijn alle evenementen met het juiste aantal EHBO’ers bemand. Dick J.Koster, Algemeen Coördinator EHBO Evenementen EHBO vereniging Eelde-Paterswolde. 8 9 11.080,00 12.313,39 2.430,00 2.299,03 550,00 483,60 250,00 164,42 300,00 1.642,29 575,00 1.035,77 11.280,00 11.636,25 Begroting Resultaat 750,00 550,00 0,00 0,00 850,00 670,00 700,00 986,39 750,00 962,23 200,00 74,10 900,00 677,41 300,00 180,56 175,00 145,46 1.650,00 1.298,69 900,00 442,80 0,00 23,50 Uitgaven Kader Beginners intern Kader Beginners extern Kader Herhaling intern Kader herhaling extern Overige kosten eigen opleiding Overige kosten externe opl. Organisatie Administratie Abonn. en verzekeringen Huur, incl. cons. Verbruiksmateriaal Reinigen kleding Afschr.mat.(wel kosten geen uitg) Afdrachten Kosten evenementen Media / website Overige kosten Inkomsten Lidmaatschap Beginnerslessen intern Beginnerslessen extern Donateurs Herhalingslessen intern Herhalingslessen extern Evenementen Verlengingen per saldo Verhuur Bankkosten/rente per saldo Overige inkomsten Begroting Resultaat 1.100,00 1.070,00 2.800,00 4.210,00 0,00 0,00 30,00 20,00 2.750,00 2.497,00 2.000,00 1.845,00 2.000,00 2.240,50 0,00 105,15 150,00 65,00 250,00 260,74 0,00 0,00 EHBO-vereniging Eelde/Paterswolde Begroting en resultaat 1 juli 2010 - 30 juni 2011 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Verslag penningmeester over het boekjaar 2010-2011 We hebben wederom een goed financieel jaar achter de rug. Aan de inkomstenkant hebben we ruim € 2.000,00 meer binnengekregen dan begroot. Aan de andere kant hebben we maar € 400,00 meer kosten gehad dan begroot. Er zit wel een verschuiving in de kosten qua begroting en resultaat. Zo zijn de kosten voor media/website behoorlijk hoger uitgevallen. Dit komt omdat we een nieuwe website hebben laten bouwen, en we hebben veel promotiemateriaal gekocht. Hier is nog behoorlijk wat van over voor een volgende keer. De kosten voor verbruiksmateriaal zijn uiteindelijk lager uitgevallen. De module-indeling van de tassen bleek minder duur te zijn. De extra inkomsten komen met name van de beginnerscursus EHBO. Bij het maken van de begroting waren er 7 aanmeldingen, uiteindelijk werden dat er 13. Omdat we al met 6 deelnemers willen starten, is de prijs van de cursus zo berekend dat we dan quitte spelen. Bij meer deelnemers zijn er uiteraard wel meer kosten, maar we houden dan per saldo aardig wat over. Dat maakt het overigens wel mogelijk dat we nu weer meer kleding en een oefen-AED-pop kunnen kopen. We hebben geen beginnerslessen extern gehad maar die waren ook niet begroot, dus geen reden voor verschillen. Begroting 2011-2012 Lidmaatschap Donateurs Beginners Herhalings intern extern intern extern Evenementen Verhuur Rente Certificaten/verlengingen Overige inkomsten saldo – 1.000,00 Inkomsten 1.150,00 p.m. 2.100,00 1.400,00 3.500,00 1.750,00 2.000,00 100,00 250,00 0,00 0,00 Kader Beginners Kader Herhaling Ov.kosten opleiding Uitgaven intern extern intern extern intern extern Huur en kosten Loughoes/Herberg Afschr.mat.(wel kosten geen uitg) Verbruiksmateriaal Organisatie Administratie Abonn.+ verzekeringen Afdrachten Kosten evenementen Media/website Overige kosten 850,00 600,00 1.050,00 750,00 750,00 600,00 2.050,00 2.450,00 750,00 600,00 300,00 150,00 600,00 250,00 500,00 1.000,00 13.250,00 12.250,00 Toelichting op de begroting voor 2011-2012 Op het moment dat de begroting is gemaakt, zijn er 6 nieuwe aanmeldingen voor de beginnerscursus. Op basis van de aanmeldingen in september/oktober zijn de beginners AED op 15 geschat. Er is een externe beginnerscursus kinder-EHBO voor Trias gestart, en de bekende herhalingen zijn ingepland. De afschrijvingskosten gaan ook omhoog omdat er nieuwe kleding gekocht is, deels als aanvulling en deels als vervanging. En er is een nieuwe oefen-AED-pop aangeschaft. In de overige kosten zitten o.a. de kosten voor de barbecue en uitgaven voor attenties en boeketten. Onze buffer is groot genoeg om een negatief begrotingssaldo van € 1.000,00 op te vangen. 10 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Het bestuur bestaat momenteel uit de volgende leden: Voorzitter Bert Piers Secretaris Yvette Ottens Penningmeester Trudy Eilander Ledenadministratie/ Opleidingen Anja Beving Materiaalbeheer Bart Smits Aftredend en herbenoembaar Algemeen Coördinator Evenementen Dick Koster Aftredend en NIET herbenoembaar Kledingbeheer Elly Nijdam Aftredend en herbenoembaar Zoals blijkt uit bovenstaand overzicht komt de functie Algemeen Coördinator Evenementen vacant. Deze functie wordt momenteel door de overige bestuursleden vervuld. We zijn dus nog op zoek naar een bestuurslid zonder speciale taak binnen het bestuur. Belangstellenden kunnen zich tot 30 minuten voor aanvang van de vergadering melden bij één van de bestuursleden of bij het secretariaat via [email protected] 11 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Concept 27 oktober 2011 Huishoudelijk Reglement (HR) van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde, vastgesteld in de ALV van 27 oktober 2011 Inleiding Overeenkomstig de statuten (art. 19) kan de vereniging reglementen opstellen waarin onderwerpen uit deze statuten nader worden uitgewerkt, bijvoorbeeld in een huishoudelijk reglement (HR). Vaststelling of wijziging van dat reglement vindt plaats overeenkomstig art. 19, lid 3 van de statuten. De Leden (als aanvulling op art 4,5 en 6 van de statuten) De leden worden dringend verzocht tijdig aan het secretariaat wijziging van hun postadres en hun e-mailadres door te geven. De jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (aanvulling op art 12 t/m 16 van de statuten) De agenda dient ten minste de volgende punten te bevatten:de notulen van de vorige (algemene) ledenvergadering, het jaarverslag van de secretaris, het financieel jaarverslag,de begroting, het verslag van de kascommissie, de benoeming van de nieuwe kascommissie en de verkiezing van nieuwe bestuursleden. Ieder lid is gerechtigd uiterlijk 7 dagen vóór de ledenvergadering een agendapunt voor te dragen bij de secretaris. Het Bestuur Het bestuur stelt een functieomschrijving op voor de verschillende bestuursfuncties. Deze lijst vormt bijlage 1 van dit HR. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. Dit rooster is bijlage 2 van dit HR Cursussen Voor een beginnerscursus EHBO kan een ieder zich aanmelden; lidmaatschap van de vereniging is niet verplicht. Voor deelname aan de bijscholingscursus EHBO is lidmaatschap van de vereniging wel verplicht. Voor deelname aan een beginnerscursus AED, bijscholingscursus AED en beginnerscursus Kinder-EHBO is lidmaatschap van de vereniging niet verplicht. De kosten van deze cursussen worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld. Evenementen De vereniging wordt regelmatig gevraagd door organisatoren van evenementen om EHBO-ondersteuning te leveren. De leden worden geacht hun bijdrage te leveren aan de EHBO-inzet bij deze evenementen. In bijlage 3 bij dit HR wordt de taakverdeling voor de organisatie van EHBO-assistentie bij evenementen geregeld. 12 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Bijlage 1 bij het Huishoudelijk Reglement van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde Functieomschrijving Bestuursleden afdeling Eelde-Paterswolde. Vastgesteld d.d. 27 oktober 2011 Voorzitter: leidt de Vereniging en representeert de Vereniging bij ontvangsten, besprekingen, prijsuitreikingen enz.; leidt (leden-)vergaderingen; stelt in overleg met de secretaris de agenda voor een vergadering op; ziet erop toe dat de besprekingen zakelijk verlopen; vat de naar voren gekomen meningen in het kort samen, waarna een conclusie of een besluit wordt genomen; ziet toe op de naleving van statuten en huishoudelijk reglement. Vice-voorzitter: vervangt de voorzitter tijdens diens afwezigheid. Secretaris: verzorgt de uitnodigingen voor de vergaderingen; maakt verslag van het besprokene en zorgt voor de versprei-ing; stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor een vergadering op; legt de vergaderruimte vast; verzorgt de inkomende en uitgaande correspondentie; maakt jaarlijks het Jaarverslag van de Vereniging; verzorgt de externe publicaties; vraagt onderscheidingen aan; vergaart en verzendt de door het Hoofdbestuur gevraagde jaarlijkse gegevens; verzorgt het archief van de Vereniging. Penningmeester: beheert de financiën van de afdeling en zorgt voor een heldere vastlegging hiervan; draagt zorg voor de inning van de contributies en cursusgelden en betaling van de facturen; stelt binnen twee maanden na het verstrijken van het boekjaar een resultatenrekening en een begroting samen en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur en de algemene ledenvergadering; beheert de abonnementen op vakbladen; beheert de verzekeringen. Materiaalfunctionaris: verzorgt de aanschaf van instructie- en hulpmateriaal, inclusief de tassen, en houdt de voorraden op peil; één en ander in overleg met het bestuur; verzorgt het onderhoud en de opslag van al dit materiaal. Kledingfunctionaris: verzorgt de aanschaf van de kleding; verzorgt het onderhoud en de opslag van de kleding; regelt de uitgifte van de kleding i.o.m. de evenementencoördinatoren. Ledenadministrateur: houdt aantekening van namen/adressen van leden en donateurs; houdt het diplomabestand bij; verzorgt de verlenging van de diploma's;. vraagt de examens aan; zorgt dat de diploma’s bij de rechthebbenden komen; verzorgt de administratieve contacten met het Oranje Kruis; 13 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Coördinator Opleidingen: stelt in overleg met bestuur, docenten, instructeurs en LOTUS een cursusaanbod samen, en controleert de voortgang ervan; zorgt voor tijdige bekendmaking van het aanbod aan cursussen en bijscholingen; neemt de aanmeldingen in ontvangst voor de beginners- en bijscholingscursussen EHBO en aanvullende EHBOaantekeningen; draagt zorg voor bekendmaking van wijzigingen in het programma; is uitvoerend contactpersoon van de Nederlandse Hartstichting (AED/reanimatie) en geeft op grond hiervan uitvoering aan dezelfde punten als de gewone EHBO-opleidingen. Evenementen: EHBO-assistentie bij evenementen is omschreven in bijlage 3. Hierbij horen de volgende functies: Bestuurslid: Algemeen coördinator evenementen is de "stem" van de ploeg coördinatoren in het bestuur. wordt bijgestaan door een verbindingsteam en evenementencoördinatoren. zorgt dat de ontvangen verzoeken voor assistentie bij manifestaties contractueel en administratief worden afgewikkeld waarbij wordt vastgelegd hoeveel hulpverleners er moeten komen, hoe lang en waar de hulpverleners worden verwacht. draagt zorg voor het bekend zijn van de aanvraag bij de penningmeester i.v.m. bijdragen, vergoeding e.d. De evenementencoördinatoren kunnen, als zij dat nodig achten, op hem terugvallen. Ondersteunend: Verbindingsteam Het Verbindingsteam werft periodiek en/of per evenement leden voor het verlenen van diensten bij de verschillende evenementen. Het team houdt daarbij waar nodig contact met de coördinator(en) van het betrokken evenement. Ondersteunend: Evenementencoördinatoren De Coördinatoren van de verschillende evenementen organiseren de dienstverlening tijdens (een deel van) het betrokken evenement, zo mogelijk in overleg met de dienstverlenende leden. Ook leggen zij contact met de materiaalbeheerder zodat materialen geregeld zijn. Allen elk bestuurslid kan zich - na overleg met zijn medebestuursleden - laten bijstaan door leden van de vereniging; elk bestuurslid draagt een medeverantwoordelijkheid voor de EHBO-activiteiten en werkzaamheden van zijn medebestuursleden in hun hoedanigheid van bestuurslid; 14 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Bijlage 2 bij het Huishoudelijk Reglement van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde Rooster van aftreden: Functie 2011 Voorzitter Secretaris 2012 2014 x 2015 2016 2017 x x 2018 x x x x x x x Ledenadministratie x x x Opleidingen x x x Kledingfunctionaris Materiaalfunctionaris x x x x x x Nb. In het huidige bestuur wordt de functie ledenadministratie en opleidingen door dezelfde persoon uitgevoerd. 15 2019 x x Penningmeester Alg. coördinator 2013 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde oktober-2011 Bijlage 3 bij het Huishoudelijk Reglement van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde Taakverdeling bij de organisatie van EHBO-assistentie bij evenementen Organisatie die EHBO-assistentie wil, neemt contact op met de algemeen coördinator evenementen. Algemeen coördinator evenementen stuurt aanvraagformulier naar de organisatie die EHBO-assistentie wil de organisatie stuurt ingevuld en voor akkoord getekend aanvraagformulier terug Algemeen coördinator evenementen zorgt ervoor dat een kopie van de aanvraag bij de kledingbeheerder komt zorgt ervoor dat een kopie van de aanvraag bij de coördinator van het betreffende evenement komt mailt de penningmeester datum en omvang evenement mailt de materiaalfunctionaris datum en omvang evenement mailt/belt de organisatie van het evenement ONDER VOORBEHOUD dat we komen. Verbindingsteam: Penningmeester: Materiaalfunctionaris: kan dan aan de hand van het aanvraagformulier gericht EHBO’ers bellen om uit te kunnen leggen welk evenement het betreft. weet dan dat er t.z.t. een nota de deur uit moet (als de exacte gegevens na het evenementen te lang uitblijven kan hij navraag doen). kan dan met deze datum rekening houden i.v.m. het tijdig klaar hebben staan van de tassen en eventueel ander materiaal. Zodra het verbindingsteam de EHBO’ers “rond” hebben, kan ALLES in werking en bellen ze: de algemeen coördinator, zodat deze: contact kan opnemen met de organisatie het definitieve contract door de organisatie kan laten tekenen het getekende contract weer bij hem terug laat komen de materiaalcommissaris informeert over het exacte aantal benodigde tassen andere benodigde materialen de coördinator van het betreffende evenement, zodat deze: alles regelt voor de EHBO’ers uiterlijk 1 week van tevoren contact met / uitleg aan de EHBO’ers geeft nauw contact heeft met kledingteam i.v.m. overdracht nauw contact heeft met materiaalcommissaris i.v.m. overdracht kledingfunctionaris, zodat deze: aan de hand van de doorgegeven EHBO’ers-lijst de kledingpakketten klaar kan leggen nauw contact met de coördinator houdt i.v.m. de overdracht van de kledingpakketten + tekenen voor deze uitleen op het ingevulde papier dat daarna op de afgesproken plaats bij de kledingbeheerder komt te liggen N.B. op dit papier bij de kledingbeheerder staan de volgende gegevens: - naam coördinator - omschrijving en datum evenement - aantal uitgeleende: broeken, polo’s, truien, riemen, caps NA afloop van het evenement: Coördinator zorgt ervoor dat: de EHBO-locatie bij het evenement netjes wordt achtergelaten; alle kledingpakketten compleet ingeleverd worden bij kledingbeheerder, die het aantal broeken – polo’s - truien – riemen en caps telt aan de hand van het eerder ingevulde papier. Indien akkoord wordt dit getekend; alle tassen en andere materialen worden ingeleverd bij de materiaalcommissaris; de algemeen coördinator - een korte evaluatie krijgt - eventueel verbruik van bijzondere materialen krijgt (i.v.m. nota) Algemeen coördinator belt organisatie voor korte evaluatie / bedankje voor de opdracht / nota komt volgens afspraak (of aan de nota zijn extra kosten toegevoegd omdat ……..) Algemeen coördinator zorgt dat de penningmeester alle benodigde gegevens krijgt voor de nota; Penningmeester dat de organisatie een nota krijgt en dat die betaald wordt Materiaalfunctionaris zorgt dat de tassen weer nagekeken en aangevuld bij de kledingbeheerder komen Kledingbeheerder zorgt dat de kleding weer schoon in de kast komt te liggen. 16
© Copyright 2024 ExpyDoc
