Guidebook construction NL

VERKOOPGIDS
BOUWSECTOR
Succesvol verkopen in de bouwsector
INHOUDSOPGAVE
DE BOUWSECTOR
04
De Workflow
06
DE OPLOSSING
08
DE VOORDELEN
10
VERKOOPARGUMENTEN
12
BEZWAREN OVERWINNEN
14
DE BOUWSECTOR
In de bouwsector zijn efficiency en
nauwkeurigheid belangrijker dan in welke
industrie ook. Daarom kan een goed
functionerende workflow van spraak naar
tekst de klantrelaties, documentatie en
rapportage stap voor stap verbeteren. Vooral
projectteamleden en beoordelaars van
bouwprojecten moeten de voortgang van de
bouw en mogelijke gebreken tot in de kleinste
details documenteren. De bouwdagboeken,
notulen van de bouwvergaderingen, afspraken,
aanbestedings- en opleveringsrapporten worden
gewoonlijk opgesteld tijdens de inspectierondes
op het bouwterrein. De opgenomen informatie
moet vervolgens voor transcriptie aan het
kantoor worden overhandigd. Daarna moeten
de voltooide rapporten schriftelijk naar alle
betrokken partijen worden gestuurd. Zonder
een professionele oplossing is dit proces vaak
problematisch en tijdrovend. De mobiele
dicteeroplossing voor smartphones van Philips
beperkt de hoeveelheid werk tot een minimum
en maakt het veel eenvoudiger. Het notuleren
gebeurt voor alle betrokken partijen op een
eenvoudige en winstgevende manier, elke dag
opnieuw.
Van de nummer 1 op het gebied van
professioneel dicteren
4
De workflow
oude Workflow
Geoptimaliseerde Workflow
Tijdens zijn inspectieronde op het bouwterrein
noteert het projectteamlid van de bouwonderneming
de informatie met de hand. Eventueel neemt hij foto's
met een aparte handcamera.
Het projectteamlid van de bouwonderneming
registreert de informatie tijdens zijn inspectie op
het bouwterrein met de smartphone en stuurt de
versleutelde geluids- en beeldbestanden rechtstreeks
naar kantoor.
DE WORKFLOW:
OUDE WORKFLOW ZONDER MOBIELE DICTEEROPLOSSING
Projectteamleden en deskundigen moeten de voortgang van de bouw tijdens regelmatige
inspecties op het bouwterrein documenteren. Statusrapporten van elke bouwfase,
bouwdagboeken, bouwovereenkomsten, defecten en andere relevante informatie: alles moet
worden vastgelegd. In het verleden gebeurde dit met papier, pen en camera (voor visuele
documentatie). Deze documentatiemethode nam tijdens bezoeken aan het bouwterrein veel
tijd in beslag. Vaak werd het doorsturen van de vastgelegde informatie naar het hoofd- of
lokale kantoor, waar de transcriptie werd gedaan, uitgesteld omdat de projectteamleden terug
naar kantoor moesten om de informatie te overhandigen. Daarna moest men de meestal
handgeschreven tekst combineren met de foto's, een lastige taak met een groot risico op
fouten. Tegenstrijdigheden kunnen zeer negatieve gevolgen hebben voor de bewijslast. Bovendien
leidde deze documentatiemethode tot verspilling van veel kostbare tijd. Dit kon ongunstige
consequenties hebben, zoals vertraging bij het herstellen van schade en het voldoen aan
wijzigingsaanvragen conform het bouwproject.
Vervolgens moet hij zijn aantekeningen op de pc
uittypen en met de foto's combineren, waarna hij ze
naar kantoor stuurt voor verdere registratie.
Het kantoor ontvangt de bestanden per e-mail en
gebruikt ze om het protocolbestand te creëren.
Het kantoor ontvangt deze geluids- en beeldbestanden
rechtstreeks in de transcriptiesoftware en maakt op
basis daarvan een tekstbestand (protocol).
Het document wordt bij het dossier van de klant
gevoegd of per e-mail naar de betrokkenen gestuurd.
Het projectteamlid ontvangt het voltooide document
per e-mail en kan het onderweg met zijn smartphone
bekijken.
GEOPTIMALISEERDE WORKFLOW MET DE PHILIPSDICTEERRECORDER VOOR SMARTPHONES
De dicteerrecorder en SpeechExec-workflowsoftware besparen veel kostbare tijd. De workflow
wordt volledig geoptimaliseerd. Daardoor hoeven de projectteamleden geen tijdrovende
administratieve taken te doen en kan de klanttevredenheid worden verbeterd. Er is dan meer tijd
voor andere projecten en het optimaliseren van de efficiency van de bouwonderneming.
De dicteerrecorder verandert de smartphone in een mobiel dicteerapparaat. Op het bouwterrein
of thuis: dicteren is overal mogelijk en verzending van de geluidsbestanden is eenvoudig en veilig
(versleuteld).
6
7
DE OPLOSSING
DE OPLOSSING
SpeechExec-dicteerrecorder voor smartphones
SpeechExec-workflowoplossingen
De SpeechExec-dicteerrecorder voor smartphones verandert uw smartphone in een draadloos
digitaal dicteerapparaat. Neem dicteerbestanden thuis op, in het vliegtuig, op kantoor of overal
waar u spraakbestanden wilt opnemen en verzenden. De mogelijkheid om dicteerbestanden
via draadloze overdracht te verzenden, reduceert de verwerkingstijd en verhoogt de individuele
productiviteit aanzienlijk.
De SpeechExec-software kan perfect worden afgestemd op wat uw bedrijf nodig heeft. Met zijn
geavanceerde functies verbetert hij workflows aanzienlijk:
Uw voordelen:
• Onze oplossingen zijn beschikbaar op alle bekende mobiele platforms, zoals iOS, Android en
BlackBerry
• Perfecte integratie in onze SpeechExec-workflowsoftware
• Complete versleuteling volgens de hoogste veiligheidsnormen
• De enige oplossing met de geoptimaliseerde DSS-standaard voor de beste geluidskwaliteit en
kleine bestanden
• Ondersteunt fotobijlagen voor veelzijdig gebruik
• SpeechExec software kan worden afgestemd op elke dicteerbehoefte
• SpeechExec integreert transcriptie en spraakherkenning probleemloos
• Archiveert en organiseert documenten
• Stuurt documenten terug naar de vooraf bepaalde bestemmingen
• Biedt applicatie-interfaces met document- en klachtenbeheersystemen
• Ondersteunt alle bekende platforms – Windows & Mac
Verkrijgbare versies
iPHONE-APPLICATIE
LFH7430, LFH0743
BLACKBERRY-APPLICATIE
LFH7455, LFH0745
ANDROID-APPLICATIE
LFH7457, LFH0747
8
9
De voordelen
De voordelen
DICTEREN MET DE SMARTPHONE VEREENVOUDIGT HET
OPERATIONELE PROCES
“Ik vind het prettig dat ik zo eenvoudig een foto kan toevoegen. Dit
moet ik vaak doen tijdens mijn werk en nu kan ik tijd besparen door de
tekst en de foto samen te voegen. Vroeger had ik mijn mobiele telefoon,
dicteerapparaat en camera nodig. Nu hoef ik alleen mijn smartphone bij
me te hebben.”
Karl Hackl, afdelingsdirecteur bij het toonaangevende Oostenrijkse
bouwbedrijf ELK, die al jarenlang dicteert
Bouwmanagers en projectteams zijn dagelijks druk met allerlei documentatieklussen voor de
verschillende bouwfases. Spreken gaat sneller dan schrijven, dus door met de smartphone
te dicteren verloopt de aanmaak van documenten effectiever. Hetzelfde geldt voor allerlei
administratieve schrijfklussen. Projectteamleden zijn het grootste deel van hun werkdag bezig met
reizen tussen verschillende bouwterreinen. Dankzij deze oplossing kunnen ze overal geluids- en
beeldbestanden aanmaken met hun smartphone.
SNELLERE DOCUMENTATIE
Na het opnemen kunnen de geluidsbestanden, eventueel met beeldbestanden, snel en gemakkelijk
van de smartphone naar kantoor worden gestuurd. Dit kost veel minder tijd dan handgeschreven
notities. Het combineren van de beeld- en tekstbestanden is ook veel gemakkelijker.
10
MEER KLANT- EN WERKNEMERSTEVREDENHEID
PERFECTE INTEGRATIE MET SPEECHEXEC-SOFTWARE
Met behulp van deze tools kunt u onderweg efficiënter werken en vermijdt u onprettige
bijkomende klussen. Projectteamleden kunnen hun tijd beter besteden om veilig en zorgvuldig
aantekeningen, rapporten en documenten te maken. Dit heeft als voordeel dat het gehele
documentatieproces sneller verloopt. Aanvragen tot wijziging kunnen in elke bouwfase sneller
worden verwerkt en bouwprojecten worden sneller gerealiseerd.
Met de dicteerrecorder voor smartphones kunt u opnames naar uw SpeechExec-programma
sturen via e-mail, FTP of rechtstreeks naar uw bedrijfsnetwerk. De audiobestanden verschijnen
automatisch in uw 'to-do'-lijst voor transcriptie. De prioriteitsinstelling biedt de mogelijkheid om
prioriteit te geven aan urgente opnames. Dit garandeert dat belangrijke dicteerbestanden in een
oogopslag als zodanig herkenbaar zijn en als eerste worden verwerkt en afgeleverd.
11
De voordelen
De voordelen
VERKOOPARGUMENTEN
• Een nieuw apparaat kopen is meestal niet nodig (de meeste mensen hebben al een smartphone)
• Koppelen van geluids- en beeldbestanden
• Efficiënter aanmaken en overbrengen van documenten door rechtstreekse verzending
• Dictaten op locatie opnemen gaat aanzienlijk sneller dan zonder dicteeroplossing voor de smartphone
• Efficiënter gebruik van de capaciteit van het kantoor
• Tijdbesparing in de gehele workflow
• Meer klanttevredenheid door de snellere verwerking
UW VOORDELEN IN ÉÉN OOGOPSLAG
• Sneller documenteren (spreken gaat sneller dan schrijven), dus meer informatie in een korte tijd
• Koppelen van geluidsbestanden en bijbehorende beeldbestanden
• Meer efficiency dankzij een snellere overdracht van geluids- en beeldbestanden
• Dossiervorming op kantoor verloopt eenvoudiger en sneller
• Meer klanttevredenheid door de kortere reactietijd van de bouwonderneming
• Sneller afronden van bouwprojecten, wat leidt tot een betere operationele efficiency van het
bouwbedrijf
BELANGRIJKSTE BEZWAREN EN ZORGEN
BELANGRIJKSTE BEZWAREN EN
ZORGEN: HOE OVERWINT U DEZE?
“We hebben geen geld om in extra software en
hardware te investeren.”
Voor deze oplossing hoeft u geen extra hardware te kopen, aangezien bijna iedereen
tegenwoordig een smartphone heeft. De dicteerrecorder verandert elke smartphone in een
professioneel dicteerapparaat. Met het SpeechExec workflow- en dicteerhubsysteem hebt u alle
voordelen van een complete professionele workflowoplossing. Het systeem is geheel aan te passen
en uit te breiden. Begin klein en doe eerst een test met enkele teamleden. Hou het bij uw eerste
keuze, of besluit om de oplossing op een later moment uit te breiden. De software van Philips is
modulair en geschikt voor bedrijven van elke omvang en met elk budget.
“Het opnemen van dictaten en spraak is nieuw
voor ons. We hebben geen ervaring met deze
documentatiemethode.”
Dicteren via de smartphone vereist zeer weinig training en is door iedereen te leren. Mensen
die met dicteren beginnen, wennen er snel aan en willen dan niet meer zonder. Documenten op
basis van dictaten worden veel sneller geproduceerd dan documenten op basis van aantekeningen,
omdat mensen sneller spreken dan schrijven. Onze dicteerrecorder is speciaal ontworpen voor
smartphonegebruikers en ondersteunt een intuïtieve bediening.
14
“We willen niet dat een smartphone onze
dicteermicrofoons vervangt voor het opnemen van
informatie.”
De smartphone kan onderweg in aanvulling op een dicteermicrofoon worden gebruikt om een
dictaat gemakkelijk altijd en overal ter wereld te verzenden, zonder dat u een docking station
of computer nodig hebt. Dicteren via de smartphone versnelt de aanmaak van documenten en
ondersteunt de efficiency van de gehele workflow.
“Ik zie niet in hoe deze oplossing een voordeel zou
kunnen zijn voor mijn afdeling en rapportagemethode.”
Spraakbestanden hebben diverse voordelen. Allereerst kunnen ze gemakkelijk worden
gearchiveerd en verzonden en jarenlang worden bewaard zonder kwaliteitsverlies voor
beoordelingsdoelen. Als u niet alleen op handgeschreven aantekeningen hoeft te vertrouwen,
worden rapporten gedetailleerder. Op deze manier kunnen documenten sneller worden verwerkt.
Hoe meer informatie er wordt vastgelegd, des te eenvoudiger is het om een geval te beoordelen.
Als u niet hoeft te typen, houdt u ook dagelijks veel tijd over om andere taken te doen.
15
www.philips.com/dictation
© 2013 Speech Processing Solutions GmbH. Alle rechten voorbehouden.
Philips en het Philips-schild zijn geregistreerde handelsmerken van Koninklijke
Philips Electronics N.V. en worden onder licentie van Koninklijke Philips
Electronics N.V. gebruikt door Speech Processing Solutions GmbH.
Alle handelsmerken zijn het eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

Download Report