3a4 adviesnota - Waterschap Brabantse Delta

Behandelend ambtenaar: R.Nouws
Beleidsveldbeheerder: A. Meuleman
Portefeuillehouder: C. Moonen
Ambtenaar aanwezig bij het DT: Ja
Zaaknr. : 14.ZK02172/ 14.B0125
Kenmerk : 14IT004896
Barcode
:
14IT004896
Bestuurlijke projectevaluaties 2013
Doel van de notitie: Middels de projectevaluaties wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de
resultaten van projecten met een uitvoeringkrediet groter dan € 500.000,-.
Samenvatting: De nota is een verzameling van projectevaluaties waarmee het algemeen bestuur wordt
geïnformeerd inzake de afgeronde projecten van 2013 met een uitvoeringskrediet groter dan € 500.000,-.
Advies: Het AB neemt kennis van de projectevaluaties van de projecten inclusief de verantwoorde totale
projectkosten.
Bespreking in:
Directieteam
Vergaderdatum:
06 mei 2014
Overlegvergadering
Dagelijks Bestuur
20 mei 2014
Georganiseerd Overleg
--
Besluitvormend AB
11 juni 2014
Bijlage(n) bij het besluit
Bijlage projectevaluaties overall tabel
AB Evaluatie IP 2054
AB Evaluatie IP 165
AB Evaluatie IP 6598
AB Evaluatie IP 561
AB Evaluatie IP 6038
AB Evaluatie IP 211
AB Evaluatie IP 255
AB Evaluatie IP 240
AB Evaluatie IP 256
AB Evaluatie IP 8063
AB Evaluatie IP 197
AB Evaluatie IP 217
AB Evaluatie IP 800132
AB Evaluatie IP 190
AB Evaluatie IP 239
AB Evaluatie IP 557/559
AB Evaluatie IP 7995
AB Evaluatie IP 6274
AB Evaluatie IP 210
AB Evaluatie IP 6334
AB Evaluatie IP 9321
Achtergronddocument(en)
14IT010349
14IT005754
14IT005659
14IT002092
14IT001954
14IT003965
14IT008385
14IT008362
14IT008427
14IT008378
14IT005654
14IT001702
14IT003418
14IT005658
13IT029100
14IT001933
14IT002668
14IT005657
14IT008429
14IT008400
14IT002809
14IT003105
Aanleiding
Middels de projectevaluaties wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de resultaten van projecten met
een uitvoeringkrediet groter dan € 500.000,-.
Beoogd effect
De eerder vastgestelde bestuurlijke afspraak is dat voor alle projecten met een krediet groter dan
€ 500.000,- een bestuurlijke projectevaluatie wordt opgesteld en geagendeerd. De evaluaties worden voor
een AB-vergadering verzameld en als één bijlage bij een adviesnota aangeboden aan het algemeen bestuur.
Reguliere verantwoording over de voortgang van de projecten vindt plaats via de managementletters en de
jaarrekening.
Argumenten
De evaluaties betreffen projecten die in bedrijf zijn genomen in 2013 met een uitvoeringskrediet groter dan
€ 500.000,- De projectevaluaties worden tevens gebruikt om lering te trekken uit de opgedane ervaring om
hier in de toekomst gebruik van te kunnen maken.
Voor projecten waarbij het risico op afwijking van de werkelijke kosten nog te hoog is, is door de
opdrachtgever iom met de portefeuillehouder besloten deze volgend jaar in de evaluatie ronde mee te
nemen.
Kanttekeningen en risico’s
Niet alle projecten zijn financieel volledig afgerond, hierdoor worden bij enkele projecten de financiële cijfers
onder voorbehoud weergegeven. Mocht blijken dat het hier om bijzondere redenen alsnog significant van
gaat afwijken, zal dit bij de volgende projectevaluaties gerapporteerd worden aan het algemeen bestuur.
Financiële dekking
Investeringsprojecten, met extra financiële consequenties. In totaal hebben de projecten die als bijlagen zijn
toegevoegd circa € 1,8 miljoen minder netto kosten dan begroot. Dit zal afhankelijk van de
afschrijvingstermijn per project minder lasten met zich meebrengen. Het totale beeld van de evaluaties is dat
vrijwel alle doelen zijn behaald met circa 85% van het beschikbare bruto budget.
Zie onderstaande tabel met het totale beeld van de projectevaluaties.
Begroot
Uitgaven
€ 20.817.000
Subsidie
€ 5.421.255
Werkelijk
€ 17.577.123
€ 4.028.979
Analyse aangevraagde en verkregen subsidies
In 2013 heeft de Rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar subsidieverwerving bij het waterschap. In
de bestuurlijke reactie op het onderzoeksrapport heeft het dagelijks bestuur toegezegd dat in de oplegnota
bij de bestuurlijke projectevaluaties een analyse van aangevraagde en verkregen subsidies wordt
opgenomen.
Uit de evaluatie blijkt dat het waterschap voor 10 van de 20 projecten vooraf een subsidiebijdrage heeft
begroot en voor 11 van de 20 projecten een subsidiebijdrage heeft gerealiseerd. Voor één project was vooraf
subsidie begroot, maar heeft het waterschap deze niet gerealiseerd (project 6038). De reden hiervan is dat
een voorziene maatregel die door een gemeente betaald zou worden uiteindelijk niet nodig bleek te zijn.
Bij twee projecten was vooraf geen subsidie begroot, maar heeft het waterschap uiteindelijk wel een bijdrage
ontvangen door afspraken met projectpartners te maken (190 en 255).
Uit de evaluaties blijkt dat veel van de projecten die in 2013 zijn afgerond betrekking hebben op renovatie,
vervanging van materieel en onderhoud. Voor dit type projecten zijn niet of nauwelijks
subsidiemogelijkheden. Voor de projecten die betrekking hebben op ecologische inrichting (beekherstel,
evz’s) en waterberging heeft het waterschap in alle gevallen subsidie verkregen.
Uit de evaluaties blijkt dat € 1,4 miljoen minder subsidie is gerealiseerd dan vooraf was begroot. Hier zijn
twee hoofdoorzaken voor aan te wijzen. Op de eerste plaats kennen veel projecten lagere uitgaven dan
vooraf begroot (de totale uitgaven zijn € 3,2 miljoen lager dan begroot). Veel subsidies worden beschikt als
een percentage van de subsidiabele kosten. Indien de kosten lager zijn, daalt ook de subsidiebijdrage.
Een tweede belangrijke oorzaak is de subsidiabiliteit van interne uren en rentekosten. Bij vier projecten is in
de begroting een subsidiebijdrage geraamd voor alle kosten. In de Tweede Bestuursovereenkomst met de
provincie is echter afgesproken dat eigen apparaatskosten en bouwrente niet subsidiabel zijn. Hierdoor is de
gerealiseerde subsidie lager dan de begrootte subsidie.
Uit de concept jaarrekening 2013 blijkt overigens dat de totale subsidie inkomsten in 2013 hoger zijn dan de
gerealiseerde subsidies voor projecten die in 2013 zijn afgerond. In totaal heeft het waterschap in 2013 €
11,22 miljoen aan subsidies en bijdragen van derden ontvangen.
Voor de verdere details zie de onderliggende overall tabel en de projectevaluaties.
Uitvoering
Standaard worden de projecten intern geëvalueerd en hiermee wordt het decharge verleend door de
opdrachtgever aan de projectleider en het project afgerond. Periodiek wordt specifiek van de projectleiders
gevraagd om evaluaties te maken volgens een vastgesteld format van de projecten met een
UVK > € 500.000,- die in de afgelopen periode gereed zijn gekomen. In overleg met de opdrachtgever wordt
de evaluatie opgesteld. De financiële gegevens in de evaluaties, zoals kosten en subsidies, worden getoetst
door de afdeling financieel economische zaken. De evaluaties worden besproken binnen de
projectenorganisatie.
Over het algemeen kan de conclusie getrokken worden dat de beoogde doelen zijn gehaald binnen de
projectbegroting. Dit is veelal gebeurd binnen de planning en met het begrote subsidiebedrag. Het totale
krediet overschot leidt tot minder lasten dan vooraf begroot in de meerjarenramingen (zie hiervoor de
jaarrekening 2013). Als er op individuele projecten een overschrijding heeft plaats gevonden valt dit binnen
de marge van 10% bij ontwikkelingsinvesteringen en 0% bij instandhoudingsprojecten.
Bij project 9321 ‘Vervanging Materieel’ is er een kleine overschrijding van het krediet (€8.527) waardoor dit
buiten de marge valt van 0% bij instandhoudingsinvesteringen. De oorzaak hiervan is dat er meer interne
uren zijn besteed vanwege een bezwaar op de aanbestedingsprocedure.
Project 800132 ‘EVZ Zwarte Sloot’ is qua kosten maar net binnen de toegestane 110% van het krediet
gebleven. De afwijking is toe te schrijven aan in het verleden gemaakte interne kosten ter voorbereiding op
dit project.
Alhoewel de conclusie getrokken kan worden dat de beoogde doelen zijn gehaald binnen de projectbegroting
en veelal binnen de planning worden de volgende leerpunten meegenomen binnen de organisatie:
- Voor een betere projectcontrole is het belangrijk tijdig op te schalen naar de opdrachtgever. Dit
wordt momenteel opgepakt binnen de handreiking projectmatig werken waarbij extra aandacht wordt
besteed aan opdrachtsgeverschap.
- Extra aandacht voor contractmanagement, dit levert gedurende de uitvoer van het project winst op.
Binnen de afdeling Ontwerp & Realisatie en Bouwprojecten wordt contractmanagement verder
ontwikkeld, hierbij wordt gebruik gemaakt van uitwisseling van interne kennis en aanwezig externe
contractmanagers.
- Voor een betere subsidiebegroting meer gebruik maken van de subsidie specialisten binnen het
waterschap.
- Afspraken met de gemeentes goed vastleggen en communiceren binnen het project, mede door
gebruik te maken van samenwerkingsovereenkomsten.
Voor verdere details met betrekking tot de projecten zie de bijhorende projectevaluaties.
Toelichting op de gebruikte begrippen
Verstrekt krediet: verstrekt bruto krediet
Werkelijke kosten: werkelijke bruto kosten gemaakt op het project
Subsidie begroot: begroot subsidiebedrag zoals opgenomen in de toetsingslijsten tijdens kredietaanvraag
Subsidie beschikt: verkregen (toegezegde) subsidie
Communicatie
Binnen de organisatie maken evaluaties onderdeel uit van de afronding van projecten. De evaluaties worden
gebruikt om te leren van uitgevoerde projecten, ervaringen uit te wisselen tussen projectleiders en
opdrachtgevers en om te kijken of er bepaalde trends te herkennen zijn.
Relatie met beleidsvelden
- Winnend Samenwerken in Brabant
Niet van toepassing.
- Bijdrage aan doelen voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
De evaluaties worden ook gebruikt om de opgedane ervaringen en kennis breed te delen en te benutten
bij volgende projecten.
-2-

Download Report