Download de volledige case study van Waterschap Peel

Waterschap wil hoge ambities behalen met SureCase
Case study Waterschap Peel en Maasvallei
Juni 2014
Waterschap Peel en
Maasvallei wil hoge
ambities behalen met
SureCase
©2014 Motion10
Pagina
2/5
Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge
ambities behalen met SureCase
Waterschap Peel en Maasvallei heeft hoge ambities. Als dé waterautoriteit in Noorden Midden Limburg besloot het waterschap zijn organisatie en processen te
verbeteren. Er wordt niet meer afdelingsgericht, maar proces- en projectgericht
gewerkt. Het SharePoint 2013-platform gaat de medewerkers helpen om alle
informatie gemakkelijk vast te leggen, te ontsluiten en te delen. Motion10 ondersteunt
het waterschap om SharePoint succesvol te implementeren.
Voldoende schoon water
Wie Erik Voeten, Sr. Medewerker DIV bij Waterschap Peel en Maasvallei, vraagt wat de
taken van het waterschap zijn, krijgt een helder antwoord: “Wij zorgen ervoor dat de
inwoners van Noord- en Midden Limburg droge voeten houden, dat zij voldoende en schoon
water tot hun beschikking hebben en dat zij veilig kunnen wonen, werken en recreëren.”
Daarbij spelen de dijken in Noord- en Midden-Limburg een belangrijke rol. Dit gebied heeft
namelijk regelmatig te kampen met hoge waterstanden van de Maas en haar beken.
Gelukkig overstromen de bebouwde gebieden in het Maasdal zelden door de deskundige
inzet van de 180 medewerkers van het waterschap.
©2014 Motion10
“Wij
verwachten
10 tot 30%
efficiënter
te werken
door
informatie
makkelijker
vindbaar te
maken in
SureCase”
Pagina
3/5
Informatie is versnipperd
Actuele informatie is voor alle medewerkers van Waterschap Peel en Maasvallei cruciaal om
hun werk goed te kunnen doen, vertelt Erik Voeten. “Onze medewerkers zijn voor een groot
deel van hun tijd aanwezig op de dijken, stuwen en andere buitenlocaties. In hun werk zijn
ze afhankelijk van goede informatie . Die moet dus op elk moment en vanaf elke locatie
beschikbaar zijn. Maar ook voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor bijvoorbeeld
vergunningen, dijkverbeteringstrajecten en bestrijding van muskus- en beverratten is dit
belangrijk.”
Op dit moment is de informatievoorziening nog niet ideaal. “We hebben wel een
documentmanagementpakket, maar hiermee kunnen wij niet onze ambities realiseren. De
informatie is versnipperd over diverse systemen. Veel mensen gebruiken nog de traditionele
netwerkschijf om documenten op te slaan. Informatie is daardoor vaak heel moeilijk terug te
vinden of zelfs onvindbaar.”
Zaakgericht werken
Waterschap Peel en Maasvallei is dé waterautoriteit in de regio zijn en heeft een heldere
visie op waterbeheer tot het jaar 2020 opgesteld. “Om onze visie succesvol in praktijk te
brengen, hebben we een professionele organisatie nodig”, zo stelt Erik Voeten. “Sinds kort
hebben wij de organisatie en processen anders ingericht. Mensen werken niet meer
©2014 Motion10
Pagina
4/5
afdelingsgericht, maar proces- en projectgericht. Dat heeft ook gevolgen voor onze
informatisering en automatisering. Op dat gebied hebben wij drie speerpunten: digitalisering,
tijd- en plaatsonafhankelijk werken, en gegevens op orde.”
Om zaakgericht werken te ondersteunen, gaat Waterschap Peel en Maasvallei werken met
SharePoint 2013. Hierbij wordt SureCase ingezet: de standaardoplossing van Motion10,
waarmee mensen eenvoudig zaakdossiers en andere documenten kunnen opslaan,
bewerken, terugvinden en kunnen rapporteren over de gegevens. Erik Voeten heeft er hoge
verwachtingen van. “Onze medewerkers kunnen hiermee gemakkelijk en op een intuïtieve
manier samenwerken. De status is op elk moment inzichtelijk en het dossier is altijd
compleet en up-to-date.” Dat komt niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening ten goede,
maar ook zal het waterschap aardig wat tijd winnen ten opzichte van de huidige situatie.
“Wij verwachten 10 tot 30 procent efficiënter te werken als documenten gemakkelijk
vindbaar zijn. Dat betekent dat we het werk van een aantal FTE’s veel slimmer kunnen
inrichten. Het is immers niet meer nodig handmatig naar documenten te zoeken. Onze
ambitie is om in 2015 alle projecten en processen met SharePoint te ondersteunen.”
Flexibel
Bij de selectie van een nieuw documentmanagementsysteem was een belangrijke eis dat de
oplossing flexibel en configureerbaar zou zijn. “Wij willen dat het systeem met onze
organisatie kan meegroeien. Zo kunnen wij de verbeterideeën van onze medewerkers over
de werkprocessen meenemen in de inrichting van het systeem. Als mensen kunnen
meedenken, zullen ze het systeem ook sneller adopteren en ervaren ze dat het echt een
verbetering is.”
Standaard DMS oplossing gebaseerd op SharePoint
Motion10 voerde bij andere waterschappen vergelijkbare projecten uit. Dat was een
belangrijk argument voor Waterschap Peel en Maasvallei om voor Motion10 te kiezen. Erik
Voeten: “Wij kregen positieve referenties en het is natuurlijk een groot voordeel dat zij onze
sector al kennen. Bovendien heeft Motion10 SureCase ontwikkeld en dit is de enige
standaardoplossing gebaseerd op SharePoint voor zaakgericht werken. Dat gaf de
doorslag. Want maatwerk past niet binnen onze visie en beleid, met het oog op toekomstige
migraties en uitbreidingen.”
“Wij startten met een SharePoint Strategie Advies. Motion10 organiseerde workshops om
samen met ons de visie, doelstellingen en businesscase duidelijk te formuleren. Dat waren
hele waardevolle sessies; ik raad iedereen aan om daarmee te starten. Het helpt je om
duidelijk te krijgen welke richting je op wilt met het SharePoint-platform, ook op de lange
termijn.”
©2014 Motion10
“Wij kozen
voor
SureCase
omdat wij
een
standaard
SharePoint
oplossing
zochten
zonder
maatwerk”
Pagina
5/5
Daarna is het governancetraject afgerond, waarin een kernteam van zes mensen bepaalde
hoe het project wordt ingericht en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Vervolgens
heeft Motion10 een Architecture Design Sessie begeleid waarin onder meer de ICTinfrastructuur is ontworpen. Verder zal Motion10 een sociaal intranet voor ons bouwen en
implementeren.”
Bedrijfskritisch platform
De komende tijd gaat het waterschap SureCase implementeren. “We starten met het
instroom-, doorstroom- en uitstroomproces en de vergunningprocessen. Daarna volgt de
rest van de organisatie. We gaan ook koppelingen maken naar onze backofficesystemen.
Zo zal SharePoint stapsgewijs het enige platform worden waar alle medewerkers mee
werken. Ze hoeven straks maar op één punt in te loggen. Het wordt een bedrijfskritisch
platform. SharePoint is dus echt de toekomst.”
©2014 Motion10

Download Report