Verantwoord Gebouw Onderhoud Hoe kiest u een schoonmaak- of glazenwassersbedrijf dat bij u past en betrouwbaar is? Nico Koch Beleidsadviseur KAM en Economie Voorlichtingsbijeenkomsten VvE Belang 2014 1 Waar gaat het over? Schoonmaak gezamenlijke ruimtes Glasbewassing binnen en buitenzijde van appartementsgebouw 2 Inkoopprocesmodel Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen (Van Weele) Bewaken Nadruk op eerste fasen van het model: Hoe vind ik een goede leverancier? Waar moet ik op letten bij de selectie? Geen blauwdruk; wel aandachtspunten 3 Nazorg en evaluatie Definieer behoefte (1) Definieer behoefte (2) • Oriënteer u op wat er te koop is – (huidige) leverancier – vakbladen / internet / vakbeurzen – andere VvE’s – brancheorganisaties – adviseur? 5 Definieer behoefte (3) • Zorg voor intern draagvlak – Betrek bewoners VvE bij het proces • Stel vast welk onderhoud u wilt inkopen – Niveau van onderhoud – Frequentie, tijdstip etc. – Onderhoudsplan 6 U bepaalt hoe schoon het moet zijn Van invloed op frequentie en aard werkzaamheden • Hoe vaak tapijt gezamenlijke hal of trappenhuis stofzuigen? • Vingerafdrukken verwijderen van liftknoppen, deuren, binnenglas en deurklinken? • Hoe vaak ramen wassen aan binnen- en buitenzijde? • Hoe vaak brievenbussen afnemen? • ……….. 7 Hoe vind ik een leverancier? Hoe vind ik een leverancier? • Oriënteer u op de markt! – Welke bedrijven? – Hoe is de markt verdeeld? – Welke specialismen? – Doen bedrijven alles, of besteden ze werk uit? 9 De schoonmaakmarkt • 11.000 bedrijven, ca. 3.300 met personeel • Omzet jaarlijks 4,2 miljard euro, 143.000 werknemers • Top 5 (ISS, CSU, Asito, Hago, Gom) 39% • Middenmoot (ca. 20 bedrijven / 500-10.000 WN) 22% • MKB (ca. 3250 bedrijven / 1-500 WN) 39% • Reguliere schoonmaak, Glasbewassing, Gevelreiniging, Calamiteitenreiniging, Vloeronderhoud, Scholen, Hotel, Gezondheidszorg, Rollend materieel, levensmiddelenindustrie 10 Eisen aan leverancier (1) • Betrouwbaar – – – – Financieel gezond / goede administratie Aangesloten bij een brancheorganisatie Hanteert algemene voorwaarden (van de branche) Heeft juiste verzekeringen (opzicht!) • Houdt zich aan wet- en regelgeving – – – – 11 Leeft CAO na Draagt belastingen en premies af (WKA) Heeft geen illegalen in dienst (WAV) Veilig werken op hoogte (arbocatalogus) > RI&E => bezoek met vragen OSB-stand Eisen aan leverancier (2) • Kwaliteit / Vakbekwaamheid – – – – – Opleiding personeel Kwaliteitsmeting/borging Heeft veilig werken geïntegreerd in bedrijfsvoering Bedrijfskleding/herkenbaarheid/representativiteit Heeft het bedrijf specialisten in huis of wordt specialistisch werk uitbesteed? • Code Verantwoordelijk Marktgedrag – Zorgvuldig/sociaal/transparant/controleerbaar 12 Eisen aan leverancier (3) • Zelf toetsen of een keurmerk? – VCA – ISO 9001 etc. 13 www.osb.nl 14 Uitvoering van het werk (1) • • • • • • • • • • • • • 15 Actuele Risico Inventarisatie & Evaluatie Kwaliteitsniveau / frequentie Planning werkzaamheden + info bewoners Werktijden Vakopleiding in te zetten medewerkers Bereikbaarheid van het pand Benodigde (milieu)vergunningen MVO / duurzaamheid Onderhoud en keuring arbeidsmiddelen Tekenen van werkbriefjes Afspraken over meerwerk Wijze van facturering Prijs Uitvoering van het werk (2) • Onderaanneming/specialistisch werk – Specifieke eisen opnemen – Aparte opdracht • Verantwoordelijkheden opdrachtgever – Stuur op kwaliteit – Stuur op betrokkenheid – Stuur op respect 16 Selecteren Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken • Offertes opvragen • Offertes/inschrijvingen beoordelen • Besluitvorming 17 Nazorg en evaluatie offerte aanvraag • Beschrijving van het gebouw • Onderhoudsbehoefte – Inspanningsgericht of resultaatgericht • Eisen aan leveranciers (selectiecriteria) • Wensen m.b.t. uitvoering (gunningscriteria, waaronder prijs) • Procedure (deadlines, wegingsfactoren) 18 Contracteren Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken • Detailafspraken maken • Afspraken schriftelijk vastleggen (contract) • Alg. Voorwaarden van kracht verklaren 19 Nazorg en evaluatie Schoonmaakprogramma en contract • Schoonmaakprogramma is onderdeel van contract VVE-Schoonmaakbedrijf • Wie doet wat wanneer en waar? • Grote schoonmaak? • Gedrag van bewoners VvE 20 Conclusie • Een goede voorbereiding loont! • Vraag doelgericht uit • Zorg dat in offertes appels met appels worden vergeleken • Stel veilig werken / naleven weten regelgeving als eis 21 Tips (1): • Ruimtes bekijken • Vaste contactpersoon • Klachtenprocedure • BTW 22 Tips (2): • Wie komt er schoonmaken? Contractswisselingsparagraaf in CAO • Check recensies website • Lid brancheorganisatie? Keurmerk? 23 Vragen? 24