Inbesteden of Uitbesteden? Atlant heeft met

zorg
Zelden was de discussie over inbesteden zo actueel. Ook de Atlant Zorggroep uit
Beekbergen stond voor de keuze. Zelf doen of uitbesteden? Het werd uiteindelijk zelf
doen. Sebastiaan Germers, hoofd interne dienst: “We wilden schoonmaak centraal
stellen.”
tekst: Ronald Bruins
Atlant Zorggroep kiest
Inbesteden of
uitbesteden?
D
aarnaast gold voor de
Atlant Zorggroep een
adagium voor uitbesteden:
garbage in, is garbage
out. Oftewel: zorg eerst zelf voor een
goede structuur, dan pas kunnen
organisaties eventueel gaan nadenken
over outsourcen. Tot voor kort hadden decentrale teamleiders, gericht
op zorg, ook de schoonmakers onder
hun hoede. De interne dienst pakte
wel de schoonmaak van de algemene
ruimtes op. Germers: “Maar we hadden geen overkoepelende organisatie
voor de schoonmaak. En dus ook geen
Advertentie
kennisdeling en de mogelijkheid om
op te leiden.” Daarnaast werd op acht
locaties verschillend schoongemaakt,
constateert hij. “De één verzorgde
niet alleen de schoonmaak, maar ging
bijvoorbeeld ook een rondje lopen met
een bewoner. De ander maakte bedden
op of bracht maaltijden rond. Duidelijkheid over het takenpakket was er
onvoldoende. Er was een vrij groot grijs
gebied.” Om eensluidendheid te krijgen
en om efficiëntie in schoonmaak te bewerkstelligen, wilde Germers naar één
schoonmaakorganisatie toe. “Werkprogramma’s kwamen door de verdeeldheid moeilijk van de grond, waardoor
we lastig konden sturen op kwaliteit.
Dat werd nog eens onderbouwd door
een rapport van een stagiair die er begin 2012 achter kwam dat we wat betreft
financiën en kwaliteit onder de maat
scoorden. We gaven al met al meer uit
aan schoonmaak dan begroot.”
Diepgravend
Adviseurs van adviesbureau Masterkey
verzorgden aansluitend in de periode
van september 2012 tot oktober 2013
diepgravend onderzoek, met daarin
34 |
s e r v ice Man agement
| 3 2014
enkele technische kwaliteitsmetingen.
“Daarbij scoorde de Atlant Zorggroep
op punten onvoldoende”, aldus Tineke
Martens, operationeel manager bij
Masterkey. “Inspecteurs van ons hebben
de VSR-kwaliteitsmetingen uitgevoerd.
Met name bij het sanitair en het periodiek onderhoud vielen deze onvoldoende uit.” En ook de cliëntentevredenheid
was te laag, was eerder al de conclusie
van het rapport van de stagiair. Al met
al reden voor een goed gesprek. De
schoonmaak moest en zou anders, maar
niet zonder de teamleiders er vanaf
het begin bij te betrekken. Germers:
“We konden niet zonder hun input.”
Germers richtte een projectgroep op
met daarin teamleiders van iedere locatie van Atlant en de afdelingen P&O,
financiën en facilitair. “We hebben
bewust die groep zo groot gemaakt om
draagvlak te creëren. De urgentie was,
gezien de voorliggende cijfers, meteen
al duidelijk. Het schoonmaakvak moest
de aandacht krijgen die het verdient.”
In een centrale kick-offbijeenkomst
met alle teamleiders gaf Germers het
startsein voor het project. Masterkey
‘De prestatienormen bij
commerciële partijen ligt
hoger dan bij ons’
Meer dan sofware alleen
Portal & App’s
KLANTEN
&
MEDEWERKERS
WEBPORTAL
APPS
NOCORE
DATABASE
Tineke Martens: “De schoonmaak moest en zou anders, maar
niet zonder de teamleiders er vanaf het begin bij te betrekken.”
deed onderzoek op de werkvloer. Martens: “Zijn er ruimtestaten? Wat doe je precies als schoonmaker? Hoeveel uren ben
je met je werkzaamheden bezig? Welke werkzaamheden zijn
het precies? Om antwoorden op dat soort vragen te krijgen
ondervroegen we schoonmakers en teamleiders. Om uiteindelijk te becijferen wat de efficiëntieslag zou kunnen zijn, maar
ook om te kijken welke werkzaamheden waar gepland zouden
moeten worden.” Het eindrapport bevatte een overzicht van
waar Atlant de schoonmaakuren tot dan toe inzette. Martens:
“De hotelmatige werkzaamheden hebben we uit die berekening gehaald. We hebben dit separaat berekend en inzichte-
Medewerkers, klanten en rayonleiders kunnen via
internet inloggen op hun eigen Nocore omgeving
In de klantportal kunt u o.a. facturen, DKS
rapportages, werkbonnen en ID-bewĳzen tonen
aan uw opdrachtgever.
Uw werknemer kan in de portal zĳn loonstroken,
arbeidsovereenkomst en rooster inzien.
De apps, zoals Werkbonnen-, DKS- en Materiaal
App zĳn volledig geïntegreerd met Nocore ERP.
w w w.n ocore.n l
Tel: 0413-24 2 0 5 0
35
zorg
lijk gemaakt. Daarnaast hebben we de cijfers vergeleken met
marktconforme prestatienormen en de inkomsten vanuit de
zorgzwaartepakketten. Welk deel van die pakketten zouden we,
in vergelijking met andere zorginstellingen, voor schoonmaak
mogen uitgeven?” De analyse leidde tot een becijfering van
5,6 fte te veel ingezet voor schoonmaak. Twee ton moest en kon
er bezuinigd worden. De hotelmatige taken gingen per 1 oktober
2013 terug naar de afdelingen. Germers: “Dat was ook de grootste hobbel. Wie ging nu precies wat uiteindelijk oppakken?”
Plotten
Gaandeweg het traject volgden diverse plenaire sessies om
schoonmakers op de hoogte te houden. Germers: “Nadat de
keuze voor inbesteden was gemaakt hebben we met iedereen
inventarisatiegesprekken gevoerd om te kijken waar iemand
het beste op zijn plek zou zitten. Die input hebben we gekoppeld aan de werkzaamheden die Masterkey voor ons op papier
zette. Denk daarbij ook aan het zorgen voor diversiteit van de
werkzaamheden. Je wilt niet dat een schoonmaker acht uur
alleen maar aan het poetsen is. Al met al was dat plotten een
hele puzzel. Maar door die puzzel op te pakken, heb je over
het algemeen wel schoonmakers die de werkzaamheden doen
die ze leuk vinden.” Germers kent de schoonmaakbranche op
zijn duimpje. In zijn werkzame leven was hij achtereenvolgens
objectleider, vestigingsmanager en commercieel calculator bij
Asito. Om uiteindelijk bij de Atlant Zorggroep terecht te komen. “De prestatienormen bij commerciële partijen ligt hoger
Over de Atlant Zorggroep
Atlant Zorggroep biedt vanuit acht locaties zorg. Onder de paraplu zorggroep verstaat de zorginstelling wonen, welzijn en zorg.
Germers: “Vanuit de acht locaties in Apeldoorn en Beekbergen
geven we op vele manieren kleur aan levens. Wij bieden plaats in
één van de Atlanthuizen of geven zorg thuis.” Ook biedt Atlant
specialistische zorg voor mensen met dementie, dubbelproblematiek (psychiatrische ziektebeelden/persoonlijkheidsstoornis en de
noodzaak voor 24-uurs verpleeghuiszorg), Korsakov en Huntington.
Er werken in totaal 1100 medewerkers en 800 vrijwilligers.
AZ_Rene_Hendriksen_90x265_sw_1011.indd 1
36 |
s e r v ice Man agement
07.10.11 10:11
| 3 2014
Digitaal
••• www.atlant.nl
••• www.masterkey.nl
dan bij ons en we hebben ook serieus
nagedacht over uitbesteden. In de projectgroep waren de meningen verdeeld.
Reden om in scenario’s de voor- en nadelen uit te werken en die voor te leggen
aan ons managementteam. Dat heeft
uiteindelijk voor interne schoonmaak
gekozen.”
De becijferde kosten van interne
schoonmaak lagen 30.000 euro hoger
dan uitbestede schoonmaak. Germers: “Met de wetenschap dat we nog
een efficiëntieslag met verdergaande
professionalisering zouden kunnen
halen. We willen zelf het onderste uit de
kan en daar is ruimte voor. Daarnaast
is het niet verstandig om een overgang
van decentraal naar centraal gepaard te
laten gaan met een uitbesteding.” Niet
in de laatste plaats wilde Germers de
interne schoonmaakorganisatie goed
neerzetten en zo ook schoonmakers
de kans geven zich te ontwikkelen.
Daar waar dat jarenlang, vanwege de
organisatiestructuur, onvoldoende tot
de mogelijkheden behoorde. “We zijn
nu in rap tempo al onze 33 schoonmakers, 18 fte, aan het scholen middels de
basisvakopleiding. We willen jaarlijks
gaan bijscholen op diverse terreinen.”
Er vielen geen gedwongen ontslagen,
zegt Germers. “We hebben wel tijdelijke contracten op moeten zeggen en
enkele schoonmakers zijn herplaatst op
andere functies in onze instelling.” De
33 schoonmakers kregen ter introductie van hun nieuwe werkprogramma’s
begeleiding. Martens: “Waar moet je
op letten bij een bepaalde ruimte? Hoe
moet ik mijn werkprogramma lezen?”
Sebastiaan Germers: “Je wilt niet dat een schoonmaker acht uur alleen maar aan het
poetsen is.”
Germers stelde voor de 33 schoonmakers 2 objectleiders aan. Daarnaast
houden twee schoonmakers zich specifiek met het periodiek vloeronderhoud
bezig. “Dat specialisme konden we nu
neerzetten omdat we schoonmaak hebben gecentraliseerd.”
Te vroeg
Het is volgens Germers eigenlijk,
na drie maanden, nog te vroeg om
de balans op te maken van de hele
overgang. “Ook omdat die spannende
periode door pure pech ook gepaard is
gegaan met het nodige ziekteverzuim.
De verandering is daardoor nog niet
helemaal geland. Verder moeten we
eens de diepte in en evalueren. Wat gaat
er goed? Wat zijn verbeterpunten en
wat gaan we daaraan doen?” Wanneer is
de operatie geslaagd? Germers: “Als we
op VSR-controles structureel voldoendes scoren en ook de tevredenheid van
cliënten is gestegen. Daar zijn we nu
nog niet, maar ik ben ervan overtuigd
dat we die doelen halen. Al was het
alleen maar omdat we schoonmaken
veel serieuzer als een vak oppakken.
De teamleiders kunnen zich nu meer
bezighouden met de kernactiviteit van
Atlant. Dat is de zorg voor bewoners.
Zij moeten op een prettige manier bij
ons kunnen wonen. Vooral daar ligt
hun hart en zit hun kennis.”
In het kort
••• Op 8 locaties verschillend schoongemaakt
••• Lastig sturen op kwaliteit
••• Toe naar één schoonmaakorganisatie
••• Keuze uiteindelijk gevallen op inbesteden
••• Schoonmaken serieuzer als vak opgepakt
37

Download Report